procedura controlul documentelor 423 01

7/31/2019 Procedura Controlul Documentelor 423 01

http://slidepdf.com/reader/full/procedura-controlul-documentelor-423-01 1/5

Cod Denumire Tip Durata depăstrare

Unde sepastrează

Arhivare

423-01-01 Fişa Documentului FormularPerioada

valabilităŃiila RMI -

423-01-02 Formular de Confirmarea Instruirii (FCI) FormularPerioada

valabilităŃiila RMI 5 ani

423-01-03 Matricea Elementelor Aplicabile FormularPerioada


423-01-04InstrucŃiuni de Format şi Numerotare aDocumentelor

Instr. de lucruPerioada


423-01-05 Simboluri pentru Diagrame (Flowcharts) Instr. de lucruPerioada

valabilităŃii la RMI 5 ani

423-01-06 Lista Standardelor de ReferinŃă RegistruPerioada

valabilităŃii la RMI 5 ani

423-01-07 Nota de ŞedinŃă Formular 12 luni la RMI 5 ani

423-01-08 Registrul Formularelor RegistruPerioada


410-01Structura Sistemului de ManagementIntegrat

RegistruPerioada


424-01 Controlul Înregistrărilor Procedură - la RMI 10 ani

1. SCOP

Stabilirea unui mod documentat de control si verificare a documentelor elaborate de pentru produsele/serviciilefurnizate clientilor. Aceasta procedura reglementeaza controlul documentelor în cadrul societatii .Procedurile includ metodele si responsabilitatile pentru identificarea, eleborarea, analiza/avizarea, aprobarea,difuzarea si modificarea documentelor.

2. DOMENIU DE APLICARE

Procedura se aplica in toate sectoarele organizatiei in cadrul activitatilor de baza si a activitatilor de sustinere a

acestora. Prezenta procedura se aplica in cadrul tuturor documentelor legate de calitate, inclusiv celor deprovenienta externa. Categorii de documente proprii organizatiei: Manualul Sistemului de Management Integrat

(422-01); procedurile sistemului de management integrat; alte categorii de documente aferente procedurilor,formulare, instructiuni de lucru, etc.

3. DEFINITII / PRESCURTARI

Document - informatia împreuna cu mediul sau suport. Mediul poate fi hartia, discuri magnetice, fotografie saumostra, sau combinatii ale acestora.Analiza - activitate de determinare a potrivirii, adecvantei si eficientei în ceea ce priveste îndeplinirea obiectivelor sale.Eficienta - relatie între rezultatul obtinut si resursele utilizate.Sistem de management integrat - sistem de management al calitatii, mediului si sanatatii si securitatii ocupationaleSistem de management - sistem prin care se stabilesc politica si obiectivele si prin care se realizeaza aceleobiective.

RMI - Reprezentantul Managementului Integrat

4. RESPONSABILITATI

-RMI: raspunde de elaborarea, aplicarea si eficienta procedurii de control al documentelor; raspunde deidentificarea, elaborarea, analizarea/avizarea, difuzarea si modificarea documentelor; se ocupa de achizitionareanoilor standarde si STAS-uri aparute in domeniul calitatii, este responsabil de informarea serviciilor implicate desprenoi reglementari aparute;-Secretara: este responsabil pentru inregistrarea, copierea, pastrarea si difuzarea documentelor externe.-Juristul: se ocupa de incheierea abonamentelor anuale la Monitorul Oficial, este responsabil de informareamanagementului despre noi reglementari aparute si de pastrarea si arhivarea acestora.- Proprietarii de procese: initieaza imbunatatirea procedurilor; aprobarea procedurii al carei proprietar este.

5. DOCUMENTE AFERENTE

Pagina 1 din 5Controlul Documentelor Procedura Controlul

Documentelor 423-01.vsd

DOCUMENT CONTROLAT

© 2011

423-01 Rev. 0 Ex.

Proprietar de Proces: RMINumele:Data: 16 / 02 / 2011 Semnatura:





DOCUMENT CONTROLAT

Un nou document intern in sistemul demanagement la calitatii poate fi - Manual,Procedura Interna, Instructiune de Lucru,Formular, Registru.

Initiator elaboreaza noul document tinand contde instructiunile de format si numerotare siinstructiunile pentru simboluri diagrame adocumentelor si il prezinta spre analiza

Proprietarului de Proces.

Document Intern Nou

Proprietarul

de Proces este de acord cu"DocumentulIntern Nou" ?

DA

Initiator / RMI pe bazaobservatiilor facute aduce

modificari la documentul nou.

Formular de Confirmarea Instruirii423-01-02

Structura Sistemului deManagement Integrat

410-01

Matricea Elementelor Aplicabile423-01-03

NU

6.1 DESCRIEREA PROCESULUI SUB FORMA DE SCHEMA LOGICA

Atunci cind Proprietarul de Proceseste RMI iar documentul nou esteinitiat de catre RMI, analizadocumentului nou elaborat va fi

realizata de catre RMI- Director General .

Trebuie lansat un document internnou in sistemul de management

integrat.

Proprietarul de Proces analizeaza continutul"Documentului Intern Nou" si comunica

rezultatul analizei in maxim 2 zile.

IL pentru format sinumerotare a documentelor

423-01-04

IL pentru simboluri diagrame(flowcharts)423-01-05

RMI poate fi si el initiatorul unuidocument intern nou.

Proprietarul de Proces aproba "Documentul

Intern Nou" prin semnatura sa pe "FisaDocumentului" sau pe "Registrul Formularelor".

"Fisa Documentului" se completeazapentru Manualul Sistemului deManagement Integrat, ProceduriInterne, Instructiuni de Lucru,Organigrama, Politica Calitatii,

Interactiunea si SuccesiuneaProceselor, Structura SistemuluiIntegrat."Registrul Formularelor" secompleteaza pentru toateformularele si registrele interne. RMI distribuie copii controlate ale

"Documentului Intern Nou" in maxim 2 ziletuturor persoanelor implicate in procesulrespectiv conform "Matricei Elementelor Aplicabile" si inregistreaza distributia

documentului in "Fisa Documentului" sau"Registrul Formularelor".

Fisa Documentului423-01-01

Registrul Formularelor 423-01-08

RMI actualizeaza "Structura Sistemului deManagement Integrat".

Proprietarul de Proces instruieste tot personaluldin subordine cu privire la "Documentul Intern

Nou" si completeaza un "Formular deConfirmare a Instruirii".

Sfarsit Proces

Este INTERZISA multiplicareaneautorizata a documentelor,

pentru a se preveni circulatia dedocumente scapate de subcontrol.

© 2011

423-01 Rev. 0 Ex.






DOCUMENT CONTROLAT

DA

NU

Initiator / RMI pe baza

observatiilor facute aduceimbunatatiri la modificarile

propuse.

ControlulInregistrarilor

424-01

Este INTERZISA multiplicareaneautorizata a documentelor, pentrua se preveni circulatia de documentescapate de sub control.

6.1 DESCRIEREA PROCESULUI SUB

FORMA DE SCHEMA LOGICA

(continuare)Trebuie modificat un document intern existent

al sistemul de management integrat.

Initiatorul modificarii tinand cont deinstructiunile de format si numerotare si

instructiunile pentru simboluri diagrame adocumentelor, modifica documentul intern

existent si il prezinta spre analizaProprietarului de Proces.

IL pentru format sinumerotare a documentelor

423-01-04

IL pentru simboluri diagrame

(flowcharts)423-01-05

Document InternModificat

RMI poate initia si el modificareaunui document intern.

Atunci cind Proprietarul de Proceseste RMI iar modificareadocumentului este initiata de catreRMI, analiza documentului modificatva fi realizata de catre RMI - Director

General .

Proprietarul de Proces analizeaza continutul"Documentului Intern Modificat" si comunica

rezultatul analizei in maxim 2 zile.

Proprietarul de Proces aproba "DocumentulIntern Modificat" prin semnatura sa pe "Fisa

Documentului" sau pe "Registrul Formularelor".

Fisa Documentului

423-01-01

Registrul Formularelor 423-01-08

RMI distribuie copii controlate ale

"Documentului Intern Modificat" in maxim 2 ziletuturor persoanelor implicate in procesulrespectiv conform "Matricei Elementelor Aplicabile" si inregistreaza distributia

documentului in "Fisa Documentului" sau"Registrul Formularelor".

Matricea Elementelor Aplicabile

423-01-03

RMI retrage documentele perimate care se aflain circulatie, le marcheaza cu pix rosu cu

insemnul "ANULAT", pastreaza un exemplar iar restul exemplarelor le distruge conform

procedurii aplicabile.

Structura Sistemului deManagement Integrat

410-01RMI actualizeaza "Structura Sistemului de

Management Integrat".

Formular de Confirmarea Instruirii423-01-02

Proprietarul de Proces instruieste tot personaluldin subordine cu privire la "Documentul Intern

Modificat" si completeaza un "Formular deConfirmare a Instruirii".

Sfarsit Proces

Proprietarul

de Proces este de acord cu"Documentul Intern

Modificat" ?

© 2011

423-01 Rev. 0 Ex.




Document deprovenienta externa

de controlat

Documentele si datele de provenienta externa sint:- norme si reglementari in domeniul de activitate- documentatie provenita de la clienti- documentatie provenita de la furnizori

Tipuldocumentului de

provenientaexterna?

documente de la

clienti sau furnizori,literatura de specialitate

Noile legii, standarde si STAS-uri de referinta aparute in

domeniul calitatii, mediului sisanatatii ocupationale sunt

dirijate catre RMI.

Standarde, STAS-uri

RMI instiinteaza persoaneleinteresate de standardele si

STAS-le respective, dupa careintregistreaza Standardele si

STAS-le in "Lista Standardelor de Referinta" si indosarieaza

documentele externe indosarele aferente

Note de Sedinta423-01-07

Standarde,STAS-uri

Lista Standardelor de Referinta423-01-06

Dosar STANDARDE

6.1 DESCRIEREA PROCESULUI SUB FORMA DE SCHEMA LOGICA (continuare)

Documentele de la clienti saufurnizori sint primite la secretariat,sau daca nu, sunt inaintate spre

secretariat, unde primesc unnumar de intrare si sunt inscrise in

Registrul Intrari-Iesiri de catreSecretara, apoi puse pe biroul

Directorului .

Registru deIntrari-Iesiri

Dir. General verifica documentelesi innapoieaza Secretarei spre

distribuire.(In cazul in care pe documentulrespectiv nu este trecut numeledestinatarului, atunci Directorul

noteaza pe documentul respectivdestinatarul acestuia.)

Documentele externe semultiplica in functie de necesitati

(cate persoane trebuie saprimeasca respectivul document),

dar o copie se pastreaza laSecretariat in dosare specifice

documentului

Dosar Intrari

(Cereri de oferte,scrisori, etc.)

Dosar ComenziIntrate

Dosar Contracte

Dosar Contracte cu

Furnizori (AP)

norme sireglementari

Contabilitatea se ocupa deincheierea abonamentelor anuale

la Monitorul Oficial.

Monitorul Oficial soseste in cadrulfirmei prin mandat postal, in urmaabonamentelor incheiate anual si

este dirijat spre Contabilitate,unde se pastreaza in Dosare,fiecare Dosar avand un opis.

Serv. Contabil studiaza MonitorulOficial si aduce normele si

reglemetarile noi la cunostintafactorilor implicati prin intermediul

unor Note de Sedinta.

Monitorul Oficial

Dosar "Monitor Oficial"



DOCUMENT CONTROLAT

Sfarsit Proces

© 2011

423-01 Rev. 0 Ex.




6.2 DESCRIEREA PROCESULUI SUB FORMA DE TEXT

Trebuie lansat un document intern nou in sistemul de management integrat.Un nou document intern in sistemul de management integrat poate fi - Manual, Procedura Interna, Instructiune de Lucru,Formular, Registru.Initiator elaboreaza noul document tinand cont de instructiunile de format si numerotare ["IL pentru format si numerotare adocumentelor" (423-01-04)] si instructiunile pentru simboluri diagrame a documentelor ["IL pentru simboluri diagrame(flowcharts)" (423-01-05)] si il prezinta spre analiza Proprietarului de Proces. RMI poate fi si el initiatorul unui document internnou.

Proprietarul de Proces analizeaza continutul "Documentului Intern Nou" si comunica rezultatul analizei in maxim 2 zile. Atuncicind Proprietarul de Proces este RMI iar documentul nou este initiat de catre RMI, analiza documentului nou elaborat va firealizata de catre RMI - Director .Proprietarul de Proces este de acord cu "Documentul Intern Nou" ?

Daca NU, Initiator / RMI pe baza observatiilor facute de Proprietarul de Proces aduce modificari la documentul nou.Proprietarul de Proces aproba "Documentul Intern Nou" prin semnatura sa pe "Fisa Documentului" (423-01-01) sau pe"Registrul Formularelor" (423-01-08). "Fisa Documentului" se completeaza pentru Manualul Sistemului de Management Integrat,Proceduri Interne, Instructiuni de Lucru, Organigrama, Politica Calitatii, Interactiunea si Succesiunea Proceselor, StructuraSistemului Integrat. "Registrul Formularelor" se completeaza pentru toate formularele si registrele interne.RMI distribuie copii controlate ale "Documentului Intern Nou" in maxim 2 zile tuturor persoanelor implicate in procesul respectivconform "Matricei Elementelor Aplicabile" (423-01-03) si inregistreaza distributia documentului in "Fisa Documentului" (423-01-01) sau "Registrul Formularelor" (423-01-08). Este INTERZISA multiplicarea neautorizata a documentelor, pentru a se prevenicirculatia de documente scapate de sub control.RMI actualizeaza "Structura Sistemului Integrat" (410-01).

Proprietarul de Proces instruieste tot personalul din subordine cu privire la "Documentul Intern Nou" si completeaza un "Formular de Confirmare a Instruirii" (423-01-02).

Trebuie modificat un document intern existent al sistemul de management integrat.

Initiatorul modificarii tinand cont de instructiunile de format si numerotare ["IL pentru format si numerotare a documentelor" (423-01-04)] si instructiunile pentru simboluri diagrame a documentelor ["IL pentru simboluri diagrame (flowcharts)" (423-01-05)],modifica documentul intern existent si il prezinta spre analiza Proprietarului de Proces.Proprietarul de Proces analizeaza continutul "Documentului Intern Modificat" si comunica rezultatul analizei in maxim 2 zile. Atunci cind Proprietarul de Proces este RMI iar modificarea documentului este initiata de catre RMI, analiza documentuluimodificat va fi realizata de catre RMI - Director.

Proprietarul de Proces este de acord cu "Documentul Intern Modificat" ?

Daca NU, Initiator / RMI pe baza observatiilor facute aduce imbunatatiri la modificarile propuse.Proprietarul de Proces aproba "Documentul Intern Modificat" prin semnatura sa pe "Fisa Documentului" (423-01-01) sau pe"Registrul Formularelor" (423-01-08).

RMI distribuie copii controlate ale "Documentului Intern Modificat" in maxim 2 zile tuturor persoanelor implicate in procesulrespectiv conform "Matricei Elementelor Aplicabile" (423-01-03) si inregistreaza distributia documentului in "Fisa Documentului"(423-01-01) sau "Registrul Formularelor" (423-01-08).Este INTERZISA multiplicarea neautorizata a documentelor, pentru a sepreveni circulatia de documente scapate de sub control.RMI retrage documentele perimate care se afla in circulatie, le marcheaza cu pix rosu cu insemnul "ANULAT", pastreaza unexemplar iar restul exemplarelor le distruge conform procedurii aplicabile "Controlul Inregistrarilor " (424-01).RMI actualizeaza "Structura Sistemului Integrat" (410-01).Proprietarul de Proces instruieste tot personalul din subordine cu privire la "Documentul Intern Modificat" si completeaza un"Formular de Confirmare a Instruirii" (423-01-02).

Document de provenienta externa de controlat:

Documentele si datele de provenienta externa sint:- norme si reglementari in domeniul de activitate (Standarde, STAS-uri);

- documentatie provenita de la clienti sau de la furnizori;- literatura de specialitate.In functie de tipul documentului de provenienta externa se asigura controlul asupra documentelor externe:- documente de la clienti sau furnizori sunt primite de Secretariat, unde Secretara atribuie documentului un nr. de inregistrare dinRegistrul de Intrari/Iesiri. Secretara inainteaza documentele de la clienti sau furnizori, literatura de specialitate, la Dir. General,care denumeste beneficiarii documentelor respective notand pe documente departamentul si numele beneficiarului, apoi leinnapoieaza Secretarei pentru difuzarea acestora. Documentele externe se multiplica in functie de necesitati (cate persoanetrebuie sa primeasca respectivul document), dar o copie se pastreaza la Secretariat in dosare specifice documentului- Norme si reglementari. Contabilitatea se ocupa de incheierea abonamentelor anuale la Monitorul Oficial. Monitorul Oficialsoseste in cadrul firmei prin mandat postal, in urma abonamentelor incheiate anual si este dirijat spre Contabilitate, unde sepastreaza in Dosare, fiecare Dosar avand un opis. Serv. Contabil studiaza Monitorul Oficial si aduce normele si reglemetarile noila cunostinta factorilor implicati prin intermediul unor "Note de Sedinta " (423-01-07).- Noile standarde si STAS-uri de referinta aparute in domeniul calitatii sunt dirijate catre RMI, care instiinteaza persoaneleinteresate de standardele si STAS-le respective, dupa care intregistreaza documentele in "Lista Standardelor de Referinta" (423-

01-06) si indosarieaza documentele externe in dosarele aferente.



DOCUMENT CONTROLAT

© 2011

423-01 Rev. 0 Ex.


procedura controlul documentelor 423 01

Documents