procedura circuitul documentelor in cadrul companiei

8/20/2019 Procedura Circuitul Documentelor in cadrul companiei

1/40

UNITATEA

___________ Serviciul

Contabilitate

PROCEDURA OPERAŢIONALĂPRIVIND

CIRCUITUL DOCUMENTELOR

Ediia! "Nr#de e$#! %Revi&ia! 'Nr#de e$# !'

Cod! P#O# ()Pa*ina " din +(E$e,-lar nr#! "

"# Li.ta re.-on.abililor cu elaborarea/ veri0icarea .i a-robarea editiei .au du-a ca&/ arevi&iei in cadrul editiei -rocedurii o-erationale

Elemente privindresponsabilii/operatiunea

Numele si prenumele

Functia DataSemnatura

1 2 3 4 5"#"# Elaborat Contabil sef 0101200!

"#1# "erificat Contabil sef 0101200!"#% #probat Director 0101200!


2/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# ()Pa*ina 1 din +(E$e,-lar nr#! "

1# Situatia editiilor .i a revi&iilor in cadrul editiilor -rocedurii o-erationale

Editia2 revi&iain cadrul editiei

Co,-onenta revi&uita Modalitatea

revi&iei

Data de la care .ea-lica -revederile

editiei .aurevi&iei editiei

1 2 3 41#"# Editia 1 $ $1#1# %evi&ia 11#% %evi&ia 2


3/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# ()Pa*ina % din +(E$e,-lar nr#! "

%# Li.ta cu-ri&and -er.oanele la care .e di0u&ea&a editia .au/ du-a ca&/ revi&ia din cadruleditiei -rocedurii o-erationale

Sco-ul

di0u&arii

E$e,'

-lar nr#

Co,-ar'ti,ent 3unctia

Nu,e .i

-renu,e

Data

-ri,iriiSe,natura

1 2 3 4 5 ' (%#"# #plicare 1 Contabi

litateContabil sef 0(010!

%#1# #plicare 2 #dministrativ

#dministrator 0(010!

%#4# #plicare 3 Secretar

iat

Secretara 0(010!

%#+# )nformare 1 Contabilitate

Contabil sef 0(010!

%#5# Evidenta 1 Contabilitate

Contabil sef 0(010!

%#4# #r*ivare 1 Contabilitate

Contabil sef 0(010!

% 6 #l


4/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# ()Pa*ina + din +(E$e,-lar nr#! "

+# SCOPUL

+#"# ,rocedura descrie activit-.ile desf-urate in cursul circuitului documentelor in

+#1# ,re&enta procedura stabilete flu$ul de lucru parcurs in primirea si difu&area

controlata a corespondentei in +#%# ,rin ,rocedura se urm-rete asiurarea unui circuit corect eficient operativ sileal al documentelor


5/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# ()Pa*ina ) din +(E$e,-lar nr#! "

)# DOMENIUL DE APLICARE

)#"# ,rocedura se aplic- n cadrul

)#1# ,rocedura este ntocmit- n scopul pre&ent-rii circuitului documentelor att pentru cele intrate din e$terior ct i pentru cele din oficiu

)#%# ,rin procedura este documentat si modul cum sunt tratate documentele careimplica pla.i din fondurile

)#+# a procedura participa toate Co,-arti,entele de .-ecialitate/ conform cuatribu.iile care le revin in primirea sau emiterea de documente


6/40

UNITATEA


Contabilitate





4# DOCUMENTE DE RE3ERINŢĂ

4#"# S%EN )S6 700182001 84#1# 9anualul Calit-.ii4#%# Constitu.ia %omniei

4#+# 215 8 2001 privind administra.ia public- local-4#)# 6:; 34 8 200' privind atribuirea contractelor de ac*i&i.ie publica a contractelor de concesiune de lucr-ri publice i a contractelor de concesiune de servicii

4#4# 5(182003 Codul fiscal4#6# 6;2/2001 privind reimul contraven.iilor 4#5# eea 1'/177' privind ar*ivele4#7# %6F 4#"(# 2(38200' leea finan.elor publice locale4#""# eea 12(/177! privind statutul cadrelor didactice4#"1#


7/40

UNITATEA


Contabilitate





6# DE3INIŢII 8I PRESCURTĂRI

(1 (2 + ee

(3 6:; + 6rdonan.a de :renta a ;uvernului(4 D;F, + Direc.ia ;enerala a Finan.elor ,ublice(5 6, + 6rdin de plata(' %#C + %esponsabil #siurarea Calit-.ii(( S9C + Sistem de 9anaement al Calit-.ii(! CF,, + Control Financiar ,reventiv ,ropriu


8/40

UNITATEA


Contabilitate





5# PROCEDURA

5#"# )n cadrul se primesc se emit se adopta sau se transmitdiverse acte i documente Circuitul acestor documente si acte trebuie sa fie unul planificat sitrasabil

5#1# %esponsabil de proces8 Secretar 53 Date de intrare ale procesului8• Documentele care constituie corespondenta e$terna a • Documentele emise de având destinaţia in exteriorul • Documentele cu circuit intern in • Facturi si Documentele anexate acestora

• Propunere de plata• Angajament de plata• Ordonantare de plata• Documentele care angajează financiar

!4 Date de ieire ale procesului8• Registru intrăriie!iri general •• Registru intrariiesiri din cadrul "erviciului Contabilitate

R i t i l D t l i li l ţi di f d il


9/40

UNITATEA


Contabilitate





!51! ,rimirea e$pedierea i p-strarea documentelor secrete se face conform dispo&i.iilor din actele normative n vioare care relementea&- aceast- activitate!517 ,ersonalul r-spunde personal de eviden.a p-strarea i folosirea actelor

!5110 Este inter&is- circula.ia actelor nenreistrate

!5111 #ctele care se provin direct de la cet-.eni se primesc se nreistrea&- i li se aplic-n col.ul din drepta sus num-rul de nreistrare ?tampila@ i i se comunic- pe loc

peti.ionarului num-rul de nreistrare!5112 #ctele care vin prin pot- sau curieri se nreistra&- n ordinea sosirii lor )n ca&ul ncare n act nu se men.ionea&- adresa emitentului se ane$ea&- plicul dac- acesta con.ineadresa respectiv- Dac- lipsesc ane$ele men.ionate n actul intrat persoana din care 1+a primit nscrie men.iunea Alips- ane$eA n ca& contrar fiind r-spun&-tor de pierderea

lor!5113 Dup- nreistrare actele se predau n map- spre a fi aplicata o re&olu.ie de c-tredirectorul i apoi vor fi distribuite persoanelor din care auatribu.ii leate de con.inutul acestora

5#)#1# Se,narea docu,entelor!521 ,ersoanele din cadrul care ntocmesc documentele poart- ntreaar-spundere asupra datelor i con.inutului acestora iar n ca&ul inser-rii unor date sau


10/40


11/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# ()Pa*ina

"" din +(E$e,-lar nr#! "

7#"# Director ____________ 711 ,rimete corespondenta in mapa si o directionea&a c-tre persoanele responsabile cure&olu.iile respective

712 #siura resursele necesare desf-ur-rii activit-.ile in cadrul procedurii7#1# Secretarul .e0 721 6rani&ea&- preluarea corespondentei reparti&ata inreistrearea destinatarul sisemnea&- in Registrul intrari$iesiri%722 %-spunde de men.inerea Registrului intrari$iesiri general B723 )nreistrea&- corespondenta in Registrul intrari$iesiri general si o transmite directorului

B

724 Difu&ea&- corespondenta in cadrul secretariatului si o nreistrea&- in Registrul intrari$iesiri# avnd ri=a ca destinatarul sa semne&e de primire724 %-spunde de inreistrarea in Registrului intrari$iesiri general a tuturor documentelor intrate ieite sau intocmite pentru u& intern725 Constituirea dosarelor inventarierea si predarea lor la #r*iva72' Confruntarea cu Registrul intrari$iesiri# o data pe luna intre 1 si 5 ale fiec-rei lunilund masuri pentru completarea tuturor po&i.iilor unde au fost nreistrate actele reparti&atedepartamentului in luna anterioara


12/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# ()Pa*ina

"1 din +(E$e,-lar nr#! "

10 ANE=E

Nr#ane$a

Denu,ireaane$ei

Elabora'tor

A-robat Nr#dee$e,-lare

Di0u&are Ar>ivare Alte

loc -erioa'

da0 1 2 3 4 5 ' ( !1 Diarama flu$

circuituldocumentelor

3 Contabilitate#dministrativ

Secretariat2 Formulare

financiarcontabile si

circuitulacestora


Secretariat

3 Circuit,ropunere #na=ament 6rdonantare


Secretariat

4 Circuit %eferatde necesitate/



13/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# ()Pa*ina

"% din +(E$e,-lar nr#! "

co,-onenteiin cadrul

-roceduriio-erationale

Co-erta

1 ista responsabililor cu elaborarea verificarea si aprobareaeditiei sau dupa ca& a revi&iei in cadrul editiei proceduriioperationale

2 Situatia editiilor si a revi&iilor in cadrul editiilor proceduriioperationale

3 ista cupri&and persoanele la care se difu&ea&a editia sau dupaca& revi&ia din cadrul editiei procedurii operationale

4 Scopul procedurii operationale5 Domeniul de aplicare a procedurii operationale' Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale( Definitii si abrevieri ale termenilor utili&ati in procedura

operationala! Descrierea procedurii operationale7 %esponsabilitati si raspunderi in derularea activitatii

10 #ne$e inreistrari ar*ivari

START

Corespondentaadresat- CCD prin

pot- curieri sau directde la cet-.eni precum

l toate actelentocmite decompartimentele deactivitate proprii se

nreistrea&- lasecretar

Senreistrea&- ise e$pedia&-imediat spre

re&olvareinstitu.iei

competentecomunicndu+

se aceastaemitentului

respectiv

Documentelecare

constituie

corespondentae$ternaa CCD

Documenteleemise

de CCDavnd

destina.ia n

e$terior ul CCD

Docum

enteleemisede CCDavnd

destina.ia n

e$terior ul CCD

Documentele

cucircuitintern

n CCD

Facturii

Documentele

ane$ateacestora

,ropunere de plata#na=ament de

Documentele

Sunt adresate greşit

Sunt Documente secrete

Primirea, expedierea şi păstrarea documentelor secrete se face conformdispoziţiilor din actele normative în vigoare

Sunt Documente de la cetăţeni

Se nreistrea&- i )i seaplic- n col.ul din dreaptasus num-rul de nreistrare

care se comunic- pe loc

Dup- nreistrare actelese predau n map- spre

%eistr e de

%eistr e

specialede

evident

%eistr u

intr-ri/ieiridin

cadrul

%eistr u

intr-ri/)eiri peservicii

%eistruintr-ri/)eiri

eneral

DA

DA

DA

!

!

!

!

i


14/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# () Pa*ina "+ din +(

E$e,-lar nr#! "

invers vioare


15/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# () Pa*ina ") din +(

E$e,-lar nr#! "

A-robat/ Director -ro0# _____________

3ORMULARE 3INANCIAR'CONTAivare2de.tinatar

1 #ne$a nr 1 la69F, 1(72/2002,ropunere deana=are a uneic*eltuieli

1 Document de stabil ire anecesarului de bunuri ceurmea&- a fi aprovi&ionate

>oatecompartimentele func.ionale

Hnainte cu 2+3 &ile dedata aprovi&ion-rii

Director Contabil ef

6rdonator principal decredite persoanamputernicit- sa acordevi&a de CF,,

1 e$ Serviciulcontabilitate

2 #ne$a nr 2+#na=ament buetarindividual/lobal

1 Document de ana=ament alfondurilor buetare specificunei opera.iuni noi careurmea&- s- se efectue&e pe ba&a buetelor aprobate

ServiciulContabilitate

Hn momentul ntocmiriireferatului de necesitate

Hn momentulntocmiriireferatului denecesitate


6rdonator principal decredite persoanamputernicit- sa acordevi&a de CF,,

1 e$ Serviciulcontabilitatempreun- cuana=amentulleal

3 #ne$a nr 3+6rdonan.are de plat- aferent-ac*i&i.iilor publice pentru activitateacurent- i deinvesti.ii pentrutransferuri primesau alte pl-.i din

2 Document de confirmare ae$iibilit-.ii unei pl-.irepre&entnd o oblia.ie cert-suma datorat- stabilit-

Serviciulcontabilitate#dministrator

a fiecare opera.iuneeconomic- care implic-efectuarea pl-.ii

6perativ Director Contabil ef

irou contabilitate pentru nscrierea datelor din col1B,ersoana mputernicit- pentru acordarea vi&eiCF,,B6rdonator de credite pentru aprobare BServiciul contabilitate

1 e$>re&orerie1 e$ Serviciulcontabilitatempreun- cudocumentele =ustificative

15


16/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# () Pa*ina "4 din +(

E$e,-lar nr#! "

Nr#crt#

Denu,ireadocu,entului

Nr#e$e,-lare

Se utili&ea&: la Co,-arti,entul2-er.oana

care ?l ?ntoc,e@te

Data2-erioada

?ntoc,irii

Ter,en de-redare

Per.oanelecare

vi&ea&:docu,entu

l

Circula la! Locul deAr>ivare2de.tinatar

fonduri publiceacordate beneficiarilorleali pentruvirarea datoriilorc-tre buetul destat buetele deasiur-ri sociale buetul local

pentru ntocmireadocumentelor de plat-

4 #na=ament de plat-

1 Servete ca8+ ana=ament de plat- a unei

sume ce repre&int- o paub-adus- unit-.iiB

+ titlu e$ecutoriu pentrurecuperarea paubelorB

+ titlu e$ecutoriu pentrue$ecutarea silit- n ca& denerespectare aana=amentului

,ersoana careii iaana=amentul

Hn momentul lu-riiana=amentului de plat-


Circul- la persoana nfa.a c-reia s+a luatana=amentul ?oran decontrol =urisconsult saualte persoane desemnaten acest scop@ pentrusemnare


5 alan.a de

verificare analitic-

1 Servete8

+ la verificarea e$actit-.iinreistr-rilorB+ la controlul concordan.ei

dintre contabilitatea sintetic-i analitic-B

+ la ntocmirea situa.iilorfinanciare

Serviciul

contabilitate

unar sau cel mai tr&iu

la sfritul perioadei pentru care se ntocmescsitua.iile financiare

Dou- &ile de

la finele luniisau perioadei

Director

Contabil ef

Nu circul- este

document denreistrare

1 e$ Serviciul

Contabilitate

' alan.a deverificare sintetic-

1 Document pentru verificareae$actit-.ii nreistr-rilorcontabile i controlulconcordan.ei dintre

Serviciulcontabilitate

unar Dou- &ile dela finele lunii


Nu circul- estedocument de sinte&-

1 e$ ServiciulContabilitate

1'


17/40

UNITATEA


Contabilitate





E$e,-lar nr#! "

Nr#crt#


Nr#e$e,-lare


care ?l ?ntoc,e@te

Data2-erioada

?ntoc,irii

Ter,en de-redare

Per.oanelecare

vi&ea&:docu,entu

l


contabilitatea sintetic- i ceaanalitic-

( on de consum 2 Document pentru eliberareadin maa&ie a materialelor pentru consumBDocument de sc-dere dinestiuneBDocument =ustificativ denreistrare n eviden.amaa&iei i n contabilitate

#dministrator Hn momentul eliber-riidin maa&ie amaterialelor pentruconsum

>rei &ile de lantocmirea bonului deconsum

Contabil ef a estiunea demateriale pentrueliberarea cantit-.ilor prev-&uteBa serviciul financiarcontabil

1 e$#dministra.ie1 e$ la cotor Serviciulcontabilitate

! on de micare ami=locului fi$

2 Servete ca8+ document =ustificativ de

predare+primire a mi=loacelorfi$e ntre dou- locuri defolosin.- ale unit-.iiB

+ document de nso.ire ami=loacelor fi$e pe timpultransportului de la sec.ia sausubunitatea pred-toare la cea primitoareB

+ document =ustificativ de

nreistrare n eviden.a .inut-de responsabilul cumi=loacele fi$e la locurile defolosin.- i n contabilitate

#dministrator Hn momentul pred-rii+ primirii mi=locului fi$

>rei &ile de lantocmirea bonului demicare ami=locului fi$


a persoana careaprob- micareami=locului fi$ n cadrulunit-.ii ?ambelee$emplare@Ba sec.ia ?serviciulatelierul subunitatea@ pred-toare?ambelee$emplare@Ba sec.ia ?serviciul

atelierul subunitatea@

primitoare ?mpreun- cumi=locul fi$?e$emplarul 1@B

+ la compartimentulfinanciar+contabil?e$emplarul 1@

ServiciulContabilitate?e$emplarul1@Ba sectia?serviciulatelierulsubunitatea@ predatoare?e$emplarul 2@

7 uetul anual devenituri i c*eltuieli

3 Stabilirea pe titluri buetare i pe articole a c*eltuielilor iveniturilor pe total an i petrimestre


a termenul stabilit deordonatorul principal decredite


,rim-rie Consiliu sau)SG pentru aprobareB6rdonatorul de credite

1 e$ ,rim-rie1 e$Contabilitate1e$>re&orerie

10 Carnet CEC pentru 1 Document pentru ridicare de Casier ,l-.i salarii i alte a data pl-.ii Director a persoanele care au 1 e$ Serviciul

1(


18/40

UNITATEA


Contabilitate





E$e,-lar nr#! "

Nr#crt#


Nr#e$e,-lare


care ?l ?ntoc,e@te

Data2-erioada

?ntoc,irii

Ter,en de-redare

Per.oanelecare

vi&ea&:docu,entu

l


ridicare numerar numerar c*eltuieli Contabil ef specimene desemn-turii n tre&oreriei la >re&oreria raov

contabilitate

11 Carnetul de munc- 1 Hnreistrarea calit-.ii desalariat i a drepturilorsalarialeBStabilirea vec*imii n munc-i cuantum pensie n dosarulde pensionare

Secretariat 6perativ Director Nu circul- a serviciulsecretariatSe pred- subsemn-tur- lancetareaactivit-.iisalariatului ninstitu.ie

12 Centrali&ator stat de plat- salarii

2 Centrali&area drepturilor de personal pentru calcululsumelor totale de ridicat din>re&orerie

Secretariat pentrucertificarealealit-.ii

2 &ile 6perativ Director Contabil ef

6rdonatorul de crediteContabil ef

1 e$Secretariat1 e$ Serviciulcontabilitate

13 Cerere pentrudesc*idereacreditelor buetare

2 Solicitare desc*idere credite buetare de c-tre ordonatorul principal de credite


unar/trimestrial ,n- n datade 15 a luniisautrimestruluianterior

6rdonatorul principal decredite

Contabil ef pentru vi&aCF,,B#probare director

1 e$ ordonator de credite1 e$ Serviciulcontabilitate

14 C*itan.- pentruopera.ii n lei 3 Document =ustificativ pentrudepunerea unei sume nnumerar la casieria unit-.iiBDocument =ustificativ denreistrare n reistrul decasa i n contabilitate

Casier a data ncas-rii sumein func.ie de opera.iunileefectuate

a datancas-riisumei

Contabil ef a depun-torContabilitate 1 e$Depun-tor 1 e$ a cotorServiciulcontabilitate1 e$ #ne$a lareistrul decasa

15 C*itan.- pentruopera.iuni n valut-

3 Servete ca8+ document =ustificativ

pentru ncas-rile i pl-.ile n

Casier a data ncas-rii sumein func.ie de opera.iunileefectuate

a datancas-riisumei

Contabil ef Circul- ladepun-tor/pl-titore$emplarul 1 cu

1 e$Depun-tor 1 e$ a cotor

1!


19/40

UNITATEA


Contabilitate





E$e,-lar nr#! "

Nr#crt#


Nr#e$e,-lare


care ?l ?ntoc,e@te

Data2-erioada

?ntoc,irii

Ter,en de-redare

Per.oanelecare

vi&ea&:docu,entu

l


valut- efectuate n numerarB+ document =ustificativ de

nreistrare n reistrul decas- n valut- i ncontabilitate

stampila unit-.iiBE$emplarul 2 estefolosit ca document deverificare aopera.iunilornreistrate n reistrulde casa n valut-

Serviciulcontabilitate1 e$ #ne$a lareistrul decasa

1' Condic- de pre&en.-

1 Document pentru eviden.a&ilnic- a personalului pre&entn unitate

Secretariat Iilnic Iilnic Director Direc.iune Serviciulsecretariat

1( Contract deconcesionarenc*iriere

3 Document privind nc*iriereade spa.ii

ServiciulContabilitatenconformitatecu


20/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# () Pa*ina 1( din +(

E$e,-lar nr#! "

Nr#

crt#

Denu,irea

docu,entului

Nr#

e$e,-lare

Se utili&ea&: la Co,-arti,en

tul2-er.oanacare

?l ?ntoc,e@te

Data2

-erioada ?ntoc,irii

Ter,en de

-redare

Per.oanele

carevi&ea&:

docu,entul

Circula la! Locul de

Ar>ivare2de.tinatar

de merit+ numire cu caracter temporar a personalului dee$ecu.ie pe func.iide conducere#lte drepturisalariale

drepturi salariale numirii 1 e$ )SG

21 Deci&ie de imputare 2 Servete ca8+ document de imputare a

valorii paubelor produseB+ titlu e$ecutoriu din

momentul comunic-riiB+ document de nreistrare

n contabilitate

Direc.iuneServiciulcontabilitate

Hn momentul constat-rii paubei


Circul-8+ la persoana

desemnat- pentruacordarea vi&eiCF,,?ambelee$emplare@B

+ la conduc-torulunit-.ii pentru semnare?ambele e$emplare@B

+ la persoana ?sau persoanele@r-spun&-toare de pauba adus- unit-.ii

?ambele e$emplare@

ServiciulContabilitate?e$emplarul 1@,ersoana carea produs pauba?e$emplarul 2@

22 Declara.ie privindoblia.ia de plat- lafondul de oma=

2 Document privind contribu.iala asiur-rile de oma= aleana=atorului i asiuratului

Serviciulcontabilitate/Secretariat

,ana la data de 25 a luniicurente pentru luna precedent-

Hn data de 25a luniicurente pentru luna precedent-


#G6F9 1 e$ ServiciulContabilitate1 e$ #G6F9

23 Declara.ie privindoblia.iile de plat-c-tre buetulasiur-rile sociale

2 Document privind contribu.iala asiur-rile sociale aleana=atorului i asiura.ilor





Casa Gude.ean- de,ensii

1 e$ ServiciulContabilitate1 e$ CG,

20


21/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# () Pa*ina 1" din +(

E$e,-lar nr#! "

Nr#

crt#

Denu,irea

docu,entului

Nr#

e$e,-lare


tul2-er.oanacare

?l ?ntoc,e@te

Data2

-erioada ?ntoc,irii

Ter,en de

-redare

Per.oanele

carevi&ea&:

docu,entul


Ar>ivare2de.tinatar

24 Declara.ie privindoblia.iile de plat-la buetulconsolidat alstatului

2 Document privind oblia.iilela buetul consolidat alstatului





#dministra.iaFinanciar-

1 e$ ServiciulContabilitate1 e$#dministra.iaFinanciara

25 Declara.ie privindoblia.iile de plat-la fondulasiurarilor des-n-tate

2 Document privind contributiala asiur-rile sociale desan-tate ale ana=atorului iasiuratului





Casa Gude.ean- de#siur-ri de S-n-tate

1 e$ ServiciulContabilitate1 e$ CG#S

2' Decont de c*eltuieli pentru deplas-rie$terne

1 Servete ca8+ document pentru

decontarea de c-tre titularulde avans a c*eltuielilorefectuate ?n valut- i n lei@cu oca&ia deplas-rii nstr-in-tateB

+ document pentru stabilireadiferen.elor de primit sau derestituit de titularul de avansB

+ document =ustificativ de

nreistrare n reistrul decas- ?n valut-@ i ncontabilitate

>itularuldeplas-rii

a ntoarcerea dindeplasare

3 &ile de lantoarcereadin deplasare


Circul-8+ la persoanele

autori&ate s- verificelealitatea actelor =ustificative dec*eltuieli e$actitateacalculelor privindsumele decontate lantoarcerea dindeplasare i calcululeventualelor penali&-ri

de ntr&iere caresemnea&- de verificareB+ la persoanele

autori&ate s- e$erciteCF,,B

+ la casieria unit-.ii


2( Dispo&i.ie de plat-c-tre casierie

1 Dispo&i.ie pentru casierie nvederea ac*it-rii n numerar aunor sume potrivitdispo&i.iilor leale inclusiv aavansurilor aprobate pentru


Hn momentul pl-.ii Hn momentul pl-.ii



autori&at- s- e$erciteCF,,B

+ la persoanele


21


22/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# () Pa*ina 11 din +(

E$e,-lar nr#! "

Nr#

crt#

Denu,irea

docu,entului

Nr#

e$e,-lare


tul2-er.oanacare

?l ?ntoc,e@te

Data2

-erioada ?ntoc,irii

Ter,en de

-redare

Per.oanele

carevi&ea&:

docu,entul


Ar>ivare2de.tinatar

c*eltuieli de deplasare precum i a diferen.ei dencasat de c-tre titularul deavans n ca&ul =ustific-rii unor sume mai mari dect avansul primit pentru procurare demateriale etcBDocument =ustificativ denreistrare n reistrul decasa i n contabilitate nca&ul pl-.ilor n numerarefectuate f-r- alt document =ustificativ

autori&ate s- aprobe plata sumelorrespectiveB

+ la casierieB+ la compartimentul

financiar+contabil

2! Dispo&i.ia dencasare c-trecasierie

1 Dispo&i.ie pentru casierie nvederea ncas-rii n numerar aunor sume care nu repre&int-venituri din activitatea dee$ploatare potrivitdispo&i.iilor lealeBDocument =ustificativ denreistrare n reistrul de

casa i contabilitate


Hn momentul ncas-rii Hn momentulncas-rii



autori&at- s- e$erciteCF,,B

+ la persoaneleautori&ate s- aprobencasarea sumelorrespectiveB

+ la casierieB+ la compartimentulfinanciar+contabil


27 Document pentruefectuareancepnd cutrimestrul al )))+leaa vir-rilor decredite buetare dela un capitol la altcapitol sau ntre

2 "irarea ntre capitole curespectarea eii Finan.elor ,ublice sau a eii Finan.elor ,ublice ocale a creditelor pe ba&a unor =ustific-ri detalierii necesit-.i privind e$ecu.ia buetar- pn- la finele anului


a solicitareaordonatorului de creditecnd este ca&ul

Director Contabil ef pentru vi&aCF,, B#probareaordonatorului decredite

1 e$ laordonatorul principal decredite1 e$Serviciulcontabilitate

22


23/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# () Pa*ina 1% din +(

E$e,-lar nr#! "

Nr#

crt#

Denu,irea

docu,entului

Nr#

e$e,-lare


tul2-er.oanacare

?l ?ntoc,e@te

Data2

-erioada ?ntoc,irii

Ter,en de

-redare

Per.oanele

carevi&ea&:

docu,entul


Ar>ivare2de.tinatar

subdivi&iuni30 E$tras de cont

nebancar 3 Servete l a comunicarea i

solicitarea de la debitor asumelor pretinse r-maseneac*itate provenite dinrela.ii economico+financiarei ca instrument de conciliere prearbitral-


Circul-8+ la conduc-torul

compartimentuluifinanciar+contabil iconduc-torul unit-.iiemitente pentrusemnare ?toatee$emplarele@B

+ la unitatea debitoare?e$emplarele 1 i 2@

ServiciulContabilitate alunit-.iiemitente?e$emplarul 3e$emplarul 2@BServiciulContabilitate alunit-.iidebitoare?e$emplarul 1@

31 Factur- 3 Document pentru decontareaserviciilor prestate ?nc*irieride spa.ii@


6perativ Director Contabil ef

Semn-tur- i tampil-furni&orBSemn-turi de primire dela beneficiar

1 e$ furni&or 1 e$ beneficiar 1 e$ ServiciulContabilitate

32 Fia de eviden.- aobiectelor deinventar n folosin.-

1 Servete ca document deeviden.- a materialelor denatura obiectelor de inventara ec*ipamentului imaterialelor de protec.ie date

n folosin.a personalului pn-la scoaterea lor din u&

#dministrator a darea n folosin.- aobiectelor de inventar

Nu circul- estedocument denreistrare


33 Fia mi=locului fi$ 1 Servete ca document pentrueviden.- analitic- ami=loacelor fi$e

#dministrator a darea n folosin.- ami=locului fi$

Nu circul- estedocument denreistrare contabil-


34 Fi- de maa&ie 1 Servete ca8+ document de eviden.- la

locul de depo&itare aintr-rilor ieirilor istocurilor bunurilor cu unasau cu dou- unit-.i de m-sur-

#dministrator a ac*i&i.ionarea bunurilor

Nu circul- estedocument denreistrare


23


24/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# () Pa*ina 1+ din +(

E$e,-lar nr#! "

Nr#

crt#

Denu,irea

docu,entului

Nr#

e$e,-lare


tul2-er.oanacare

?l ?ntoc,e@te

Data2

-erioada ?ntoc,irii

Ter,en de

-redare

Per.oanele

carevi&ea&:

docu,entul


Ar>ivare2de.tinatar

dup- ca&B+ document de contabilitate

analitic- n cadrul metodeioperativ+contabile ?pesolduri@B

+ surs- de informa.ii pentrucontrolul operativ curent icontabil al stocurilor de valorimateriale

35 Fiele f iscale F1 iF2

2 Documentul pentru stabil ireaimpo&itului pe venitul lobal

Secretariat ,n- la data de 2!februarie a anului n curs pentru anul fiscal anterior

Director a institu.ie i lasalariat

1 e$Secretariat1 e$ salariat

3' ist- de avans pentru concediul deodi*n-

2 Document =ustificativ denreistrare n contabilitateBDocument pentru stabilireadrepturilor b-neti privindindemni&a.iile curente alesalaria.ilor pe timpulefectu-rii concediului deodi*n-

Secretariat Cu 5 &ile nainte de plecarea salariatului nconcediu

Cu 5 &ilenainte de plecareasalariatului nconcediu


a persoanamputernicit- s-e$ercite vi&a de CF,,Ba casieria unit-.ii pentru efectuarea pl-.ilor sumelorcuvenite

1 e$ Serviciulcontabilitate1 e$Secretariat

3( ist- de

inventariere

2 Servete ca8

+ document pentruinventarierea bunurilor aflaten estiunile unit-.iiB

+ document pentru stabilirealipsurilor i plusurilor de bunuri ?imobili&-ri stocurimateriale@ i a altor valori?elemente de tre&orerie etc@B

+ document =ustificativ denreistrare n eviden.amaa&iilor ?depo&itelor@ i n

Comisia de

inventariere

#nual sau n situa.iile

prev-&ute de lee

Circul-8

+ la comisia deinventariereB+ la estionarB+ la compartimentul

financiar+contabilB+ la conduc-torul

unit-.iiB+ la unitatea c-reia i

apar.in valorilemateriale primite ncustodie ?e$emplarul

Serviciul

Contabilitate?e$emplarul 1@Compartimentul de verific-riestionare?e$emplarul 2@

24


25/40


26/40

UNITATEA


Contabilitate





E$e,-lar nr#! "

Nr#

crt#

Denu,irea

docu,entului

Nr#

e$e,-lare


tul2-er.oanacare

?l ?ntoc,e@te

Data2

-erioada ?ntoc,irii

Ter,en de

-redare

Per.oanele

carevi&ea&:

docu,entul


Ar>ivare2de.tinatar

de c-tre titularul de avans ac*eltuielilor efectuateBDocument =ustificativ denreistrare n contabilitate

Secretariat efectuea&- deplasareaBa persoaneleautori&ate de la unitateaunde s+a efectuatdeplasarea sa confirmesosirea i plecarea persoanelor ndelea.ieB"erificarea decontuluila financiar+contabilitate

41 ,roces verbal de predare+ primire?transferarea bunului f-r- plat-@

3 Document de transfer bunuriBDocument =ustificativ denreistrare n contabilitate


Hn momentul pred-rii+ primirii


Serviciul Contabilitate 1 e$ ServiciulContabilitate1 e$ ;estionar 1 e$ beneficiar

42 ,roces verbal derecep.ie procesverbal de recep.ie provi&orie procesverbal de punere n

func.iune

3 Servete ca8+ document de nreistrare

n eviden.a operativ- i ncontabilitateB

+ document de consemnare

a stadiului n care se afl-obiectivul de investi.iiB+ document de apreciere a

calit-.ii lucr-rilor privindobiectivul de investi.iiB

+ document de aprobare arecep.iei ?cod 14+2+5@B

+ document de constatare andeplinirii condi.iilor derecep.ie provi&orie aobiectivului de investi.ii ?cod



Circul-8+ la persoanele care

fac parte din comisie?e$emplarele 1 2 i 3@B

+ la compartimentul

care efectuea&-opera.iunea de CF,,?e$emplarul 2@B

+ la compartimentulfinanciar+contabil pentru verificarea inreistrarea procesului+verbal derecep.ie ?e$emplarele 2i 3@

a furni&or?antreprenor@8+ la comparti+mentulfinanciar+

contabil?e$emplarele 2i 3@a beneficiar8

+ lacomparti+mentulfinanciar+contabil?e$emplarul 1@

2'


27/40

UNITATEA


Contabilitate





E$e,-lar nr#! "

Nr#

crt#

Denu,irea

docu,entului

Nr#

e$e,-lare


tul2-er.oanacare

?l ?ntoc,e@te

Data2

-erioada ?ntoc,irii

Ter,en de

-redare

Per.oanele

carevi&ea&:

docu,entul


Ar>ivare2de.tinatar

14+2+5/a@B+ document de aprobare a

recep.iei provi&orii aobiectivului de investi.ii ?cod14+2+5/a@B

+ document de punere nfunc.iune a obiectivului deinvesti.ii ?cod 14+2+5/b@

43 ,roces verbal descoatere dinfunc.iune ami=locului fi$/dedeclasare a bunurilor materiale

2 Servete ca8+ document de constatare a

ndeplinirii condi.iilorscoaterii din func.iune ami=loacelor fi$e de scoateredin u& a materialelor denatura obiectelor de inventarn folosin.- i de declasare aaltor bunuri materiale dectmi=loacele fi$e potrivitdispo&i.iilor lealeB

+ document de consemnarea scoaterii efective dinfunc.iune a mi=loacelor fi$ede scoatere din u& amaterialelor de naturaobiectelor de inventar nfolosin.- sau de declasare a bunurilor materialeB

+ document de predare lamaa&ie a ansamblelorsubansamblelor pieselorcomponente i materialelorre&ultate din scoaterea


Hn momentul scoaterii dinfunc.iune


Circul- 8+ la persoana autori&at-s- aprobe scoaterea dinfunc.iune a mi=loacelorfi$e scoaterea din u& amaterialelor de naturaobiectelor de inventarsau declasarea bunurilor materiale ?ambelee$emplare@B+ la sec.ie ?serviciu

subunitate ?ambelee$emplare@B+ la maa&ie ?depo&itulde materiale@ pentrudesc-rcarea estiuniirespectiv nreistrarean eviden.- a bunurilormateriale declasate?ambele e$emplare@B+ la maa&ia primitoare pentru semnare de?ambele e$emplare@B+ la compartimentul

ServiciulContabilitate?e$emplarul1@Ba comparti+mentul care.ine eviden.ami=loacelorfi$e?e$emplarul 2@

2(


28/40

UNITATEA


Contabilitate





E$e,-lar nr#! "

Nr#

crt#

Denu,irea

docu,entului

Nr#

e$e,-lare


tul2-er.oanacare

?l ?ntoc,e@te

Data2

-erioada ?ntoc,irii

Ter,en de

-redare

Per.oanele

carevi&ea&:

docu,entul


Ar>ivare2de.tinatar

efectiv- din func.iune ami=loacelor fi$e precum idin scoaterea din u& a bunurilor materiale propuse pentru declasareB

+ document =ustificativ denreistrare n eviden.amaa&iilor ?depo&itelor@ i ncontabilitate

financiar+contabil?e$emplarul 1@B+ la compartimentulcare a f-cut propunerilede scoatere dinfunc.iune din u& sau dedeclasare pentrunreistrare ?e$emplarul2@

44 %aport privindactivitatea deCF,, petrimestru

2 Se evaluea&- activitatea decontrol financiar preventivresponsabilit-.ile manaeriale prin de&voltarea unui sistemde control intern eficient seidentific- i se evaluea&-riscurile privind patrimoniuli fondurile publice seformulea&- opinii cu privirela ac. iunile ce t rebuientreprinse n plan leislativ iadministrativ pentruutili&area ct mai corect- ieficient- a fondurilor publiceBDocumentul pre&int- totalulopera.iunilor supuse vi&ei deCF,, num-r opera.iuni ivaloare din care refu&ate lavi&-

%esponsabilCF,,

>rimestrial Data de 22 aluniiurm-toaretrimestruluiraportat

6rdonator principal decredite ?,rim-ria )SGDirector Contabil ef@

1 e$ ServiciulContabilitate1 e$6rdonatorul principal decredite

45 %eistrul carteamare

1 Servete8+ la stabilirea rula=elor

lunare i a soldurilor peconturi sintetice la unit-.ile


a sfritul lunii?perioadei@

Contabil ef Nu circul- estedocument denreistrare contabil-


2!


29/40

UNITATEA


Contabilitate





E$e,-lar nr#! "

Nr#

crt#

Denu,irea

docu,entului

Nr#

e$e,-lare


tul2-er.oanacare

?l ?ntoc,e@te

Data2

-erioada ?ntoc,irii

Ter,en de

-redare

Per.oanele

carevi&ea&:

docu,entul


Ar>ivare2de.tinatar

care aplic- forma denreistrare Ape =urnaleAB

+ la verificareanreistr-rilor contabileefectuateB

+ la ntocmirea balan.ei deverificare

4' %eistrul de casa nvaluta

2 Servete ca8+ document de nreistrare

operativ- a ncas-rilor i pl-.ilor n valut- efectuate prin casieria unit-.ii pe ba&aactelor =ustificativeB

+ document de stabilire lasfritul fiec-rei &ile asoldului de cas-B

+ document de nreistraren contabilitate a opera.iunilor de cas- n valut-

Casier Iilnic Iilnic Contabil ef a serviciulcontabilitate ?une$emplar@ cudocumente de ncasaresau de plat-BCasier

Casierie?e$emplarul 1@ServiciulContabilitate?e$emplarul 2@

4( %eistrul de cas- nlei

2 Document de nreistrare ancas-rilor i pl-.ilor nnumerar efectuate princasieria unit-.iiBDocument de stabilire lasfritul fiec-rei &ile asoldului de cas-BDocument de nreistrare&ilnic- n contabilitate aopera.iunilor de cas-

Casier Iilnic Iilnic Contabil ef a serviciulcontabilitate ?une$emplar@ cudocumente de ncasaresau de plat-BCasier

Casierie?e$emplarul 1@ServiciulContabilitate?e$emplarul 2@

4! %eistrul inventar 1 Servete ca documentcontabil obliatoriu de


Se ntocmete lanceputul activit-.ii la

31 decembriesau dup- ca&

Contabil ef Nu circul- estedocument de

1 e$ laServiciul

27


30/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# () Pa*ina %( din +(

E$e,-lar nr#! "

Nr#

crt#

Denu,irea

docu,entului

Nr#

e$e,-lare


tul2-er.oanacare

?l ?ntoc,e@te

Data2

-erioada ?ntoc,irii

Ter,en de

-redare

Per.oanele

carevi&ea&:

docu,entul


Ar>ivare2de.tinatar

nreistrare a re&ultatelorinventarierii elementelor deactiv i de pasivB,rob- n litiii

sfritul e$erci.iuluifinanciar sau cu oca&iancet-rii activit-.ii

nreistrare contabil- Contabilitatempreun- cudocumentele =ustificativecare au stat la ba&a ntocmiriilui

47 %eistrul =urnal 1 Servete ca documentcontabil obliatoriu denreistrare cronoloic- isistematic- a modific-riielementelor de activ i de pasiv ale unit-.iiB,rob- n litiii


Iilnic sau lunar Contabil ef Nu circul- estedocument denreistrare contabil-

1 e$ laServiciulContabilitatempreun- cudocumentele =ustificativecare au stat la ba&a ntocmiriilui

50 %eistrul numerelor de inventar lami=loace fi$e

1 Servete ca document deatribuire a numerelor deinventar mi=loacelor fi$ee$istente n unitate nvederea identific-rii lor

#dministra.ie Hn momentul d-rii nfolosin.-

Nu circul- estedocument denreistrare contabil-


51 Situa.ii financiaretrimestriale ianuale ?bilan.contabil i ane$ele prev-&ute de lee@

2 Document contabil de sinte&- prin care se pre&int-elementele de activ datorii icapital proprii ale institu.iei lasfritul perioadei deraportare precum i n altesitua.ii prev-&ute de lee


>rimestrial i anual Data de 15 alunii pentrutrimestrulanterior

>re&orerie pentruconfirmare solduriconturi de disponibilordonator principal decredite contabil ef

1 e$ ServiciulContabilitate1 e$6rdonatorul principal decredite

52 Situa.ia privindmonitori&area

2 Centrali&area pl-.ilor lac*eltuielile de personal pe


Data de 30 a lunii n curs Data de 5 alunii

Contabil ef i director 1 e$ ServiciulContabilitate

30


31/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# () Pa*ina %" din +(

E$e,-lar nr#! "

Nr#

crt#

Denu,irea

docu,entului

Nr#

e$e,-lare


tul2-er.oanacare

?l ?ntoc,e@te

Data2

-erioada ?ntoc,irii

Ter,en de

-redare

Per.oanele

carevi&ea&:

docu,entul


Ar>ivare2de.tinatar

c*eltuielilor de personal pe lun-

luna n curs i pentru lunileanterioare

urm-toare 1 e$6rdonatorul principal decredite

53 Stat de plat- bursei a=utoare sociale

2 Document pentru calcululdrepturilor b-neti pentru plata burselor i a a=utoarelor sociale c-tre elevii carendeplinesc condi.iile lealede acordare a acestor drepturi b-neti cuvenite

Secretar iat Data de 30 a lunii n cursiar plata la nceputul luniiurm-toare

Data de 2 aluniiurm-toare

Contabil ef i lacasierie pentru plat-

1 e$ Serviciulcontabilitate1 e$Secretariat

54 Stat de salarii 2 Document pentru calcululdrepturilor b-neti cuvenitesalaria.ilor precum i alcontribu.iilor aferenteBDocument =ustificativ denreistrare n contabilitate

Secretariat unar Data de 2 aluniiurm-toare


Circul-8+ la persoanele

autori&ate sa e$erciteCF,, i s- aprobe plata?e$emplarul 1@B

Serviciulcontabilitate?e$emplarul 1@Secretariat?e$emplarul 2@

Intoc,it/Contabil .e0/

Ec# Craciun Mirela

ANE=A % APRO


32/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# () Pa*ina %1 din +(

E$e,-lar nr#! "

CIRCUIT Pro-unere'An*a9a,ent'Odonanare

+ Docu,enteCon0or, Cadrul *eneral al o-eraiunilor .u-u.e controlului 0inanciar -reventiv -ro-riuB

Serviciul Contabilitate Serviciul Ad,ini.trativ Serviciul Contabiliate

Serviciul SecretariatSEMNĂTURI Contabil___________ Ad,ini.trator______ Secretar___________ Contabil .e0________

ntoc,it/Contabil @e0/

alabil de la data de (" IANUARIE 1((5


33/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# () Pa*ina %% din +(

E$e,-lar nr#! "

CIRCUIT RE3ERAT DE NECESITATE 2 COMANDA

Per.oana care Serviciul Contabilitate Director Serviciul Ad,ini.trativ .olicit:

Serviciul Contabilitate

SEMNĂTURI Contabil .e0 ____________ Ad,ini.trator ____________

ntoc,it/

Contabil @e0/



34/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# () Pa*ina %+ din +(

E$e,-lar nr#! "

CIRCUIT 3ACTURĂ

Docu,entele care .tau la ba&a ?ntoc,irii 3acturii !+ Re0erat 2 Co,and: vi&at de CONTAi&iionare+ Alte docu,ente .-eci0ice ac>i&iiei Fo0erte .au direct de -e ra0t;

Serviciul Contabilitate Serviciul Ad,ini.trativ Serviciul Contabilitate

SEMNĂTURI Co,i.ia de rece-ie

Contabil .e0 ____________ Ad,ini.trator ____________

ntoc,it/Contabil @e0/



35/40

UNITATEA


Contabilitate




Cod! P#O# () Pa*ina %) din +(

E$e,-lar nr#! "

CIRCUIT NIR MATERIALE

Docu,entele care .tau la ba&a ?ntoc,irii NIR'ului !+ Re0erat 2 Co,and: vi&at de CONTA


36/40

UNITATEA


Contabilitate





E$e,-lar nr#! "

CIRCUIT NIR O


37/40

UNITATEA


Contabilitate





E$e,-lar nr#! "

ANE=A 5 APRO


38/40

PROCEDURAOPERAŢIONALĂ Edii "


39/40

UNITATEA


Contabilitate





E$e,-lar nr#! "

ANE=A "( APRO


40/40

procedura circuitul documentelor in cadrul companiei

Documents