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Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de

Empleados de Bancos y Afines

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP

GERENCIA DE JUBILACIONES, PENSIONES Y APORTES

Versión: 2.0

Revisado: Octubre 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 52

1 Elaborado por: Lic. Pablo Marin Lozano Octubre 2015 Revisado por: Lic. Rubén Pereira – Gerente de Jubilaciones, Pensiones y Aportes Octubre 2015 Autorizado por: Lic. Rubén Pereira – Gerente de Jubilaciones, Pensiones y Aportes Octubre 2015

PROCEDIMIENTOS DE GERENCIA DE JUBILACIONES,

PENSIONES Y APORTES OBJETIVO El objetivo del presente Manual de Procedimientos es presentar, describir y establecer los procedimientos, responsabilidades, competencias y condiciones requeridas por la Institución de acuerdo a las Reglamentaciones vigentes requeridas e implementadas por las Autoridades competentes. ALCANCE El presente Manual de Procedimientos es de aplicación de la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes de la Caja de Jubilaciones y Pensiones de Empleados de Bancos y Afines. El mismo tiene alcance para todos y cada uno de los componentes de la Estructura Organizativa de la institución. RESPONSABILIDADES

Se consideran responsables de la aplicación del presente Manual de Procedimientos, a la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes, División Jubilaciones, Pensiones y Aportes y las Secciones que la integran.

FORMATO DE PRESENTACIÓN El presente Manual de Procedimientos ha sido ajustado al formato del modelo estándar de Control Interno, según establece el MECIP (Modelo estándar de Control Interno del Paraguay). Se describen en el formato los siguientes aspectos:

Macro proceso, Proceso y Subproceso. Número de orden, responsable de la actividad, tarea por actividad (descripción) y tiempo de

ejecución.





Versión: 2.0



ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN El Manual de Procedimientos está constituido por capítulos correspondientes al área de

Jubilaciones, Pensiones y Aportes.

Manual de Procedimientos, el cual es codificado de la siguiente manera:

MPRO-GJ-01-01 Dónde:

MPRO indica Manual de Procedimientos.

Donde GJ indica Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes.

Donde 01 indica el capítulo correspondiente.

Donde 01 indica el Procedimiento de referencia.





Versión: 2.0



GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA JUBILACIONES, PENSIONES y APORTES

Código Procedimiento

Página

MPRO-GJ-01-01 JUBILACIÓN ORDINARIA

4

MPRO-GJ-01-02 JUBILACIÓN POR EXONERACIÓN

11

MPRO-GJ-01-03 JUBILACIÓN POR INVALIDEZ

18

MPRO-GJ-01-04 JUBILACION POR RETIRO VOLUNTARIO

28

MPRO-GJ-01-05 PENSIÓN – TRAMITE CONYUGE Y HEREDEROS.

35

MPRO-GJ-01-06 APORTES (INGRESO DE APORTES)

42

MPRO-GJ-01-07

DEVOLUCION DE REAPORTES DE JUBILADOS y PENSIONADOS

44

MPRO-GJ-01-08

DEVOLUCION DE APORTES EXTRAORDINARIOS A AFILIADOS ACTIVOS

46

MPRO-GJ-01-09

DEVOLUCIÓN DE APORTES A AFILIADOS ACTIVOS 48





Versión: 2.0



CÓDIGO: MPRO-GJ-01-01

MACROPROCESO: JUBILACIONES, PENSIONES Y APORTES PROCESO: JUBILACIÓN ORDINARIA SUBPROCESO:

NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE

TAREA POR ACTIVIDAD

1

Interesado

El interesado acude a la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes a realizar la consulta o verificación de los trámites necesarios para la jubilación Ordinaria, así como las documentaciones necesarias a presentar.

2

Sección Jubilaciones y Pensiones/ Jefatura

La Jefa de Sección recibe la consulta del Interesado, entrega el Formulario de Solicitud y tramite de JUBILACIÓN ORDINARIA, y verifica que las documentaciones estén completas, para la presentación.

3

Mesa de Entrada

Mesa de Entrada recibe del beneficiario la Solicitud de Jubilación Ordinaria con la documentación respectiva.

4

Mesa de Entrada

Mesa de Entrada controla la Solicitud y los documentos adjuntos.

5

Mesa de Entrada

Completa la Boleta de Contraseña por la recepción de la Solicitud con los documentos adjuntos.

6

Mesa de Entrada

Posteriormente, registra los datos del beneficiario en el libro correspondiente.





Versión: 2.0



7

Mesa de Entrada

Mesa de Entrada remite los documentos a la Secretaría Privada.

8

Secretaria Privada

La Secretaria Privada recepciona nota junto con los documentos.

9

Secretaria Privada

Secretaria Privada registra en el Sistema AS400 la nota recibida.

10

Secretaria Privada

La Secretaria Privada pasa a la Presidencia la nota junto con los documentos de respaldo.

11

Presidencia

La Presidencia recepciona y providencia. Posteriormente remite el legajo a Secretaria Privada.

12

Secretaria Privada

La Secretaria Privada recepciona nota y la envía a la División Jubilaciones, Pensiones y Aportes la nota para su Procedimientos.

13

División Jubilaciones, Pensiones y Aportes/ Jefatura

La Jefa de la División recibe la Nota junto con los documentos y remite el legajo a la Jefa de Sección Jubilaciones para su procesamiento.

14 Sección Jubilaciones y Pensiones/ Jefatura

La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones recibe el Legajo y elabora la nota de Consulta a la Asesoría Legal, sobre si reúne o no los requisitos exigidos y la fecha de vigencia de Jubilación.

15 Asesoría Legal

Recibe la nota de consulta y emite un dictamen respecto a la situación legal del Afiliado, indicando si le corresponde o no beneficiarse de la Jubilación ordinaria, y la vigencia respectiva.





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La Jefa de Sección recibe el legajo con el dictamen de la Asesoría Legal. Si corresponde la jubilación procede a preparar el cálculo del haber jubilatorio y un memorándum para remitirlo a la Auditoria Interna.

17 Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes

El Gerente de Jubilaciones, Pensiones y Aportes reciben la documentación para su verificación y control. Verifica el legajo, firma las copias de los informes de Antigüedad y Aporte, del Cálculo Jubilatorios, dando su conformidad y VºBº.

18 Sección Jubilaciones y Pensiones/Jefatura

La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones recibe de la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes el legajo y lo remite a la Auditoría Interna para que esta emita su parecer respecto a toda la documentación presentada y a revisar el cálculo del haber jubilatorio, firmando la planilla.

19 Auditoría Interna

La Auditoría Interna recibe el cálculo jubilatorio y procede a su verificación. Emite un memorándum con su conclusión, donde ratifica el monto de la jubilación y que el mismo esté de acuerdo a lo especificado en la ley.


La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones recibe de la Auditoría Interna el memorándum con sus conclusiones.


La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones verifica en el sistema AS400 si el Solicitante cuenta con operaciones crediticias vigentes (préstamos, tarjetas de crédito y/u otros).

22


En caso afirmativo la Jefa de Sección remite las notas a la Sección Seguimiento y Recupero y a la Sección de Tarjetas de Crédito de la Gerencia Comercial, para que estas emitan el informe sobre deudas activas del solicitante, donde especifique el monto y la fecha a la cual se realiza la liquidación.





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23 División Jubilaciones y Pensiones /Jefatura

La Jefa de División Jubilaciones y Pensiones recibe el informe de la Gerencia Comercial. Confecciona una Nota de “Pedido de Jubilación Ordinaria” dirigida al Consejo de Administración vía el Comité de Jubilaciones, Pensiones y Aportes, para su verificación.

24

Comité de Jubilaciones, Pensiones y Aportes

El Comité de Jubilaciones realiza la verificación del legajo, y establece la forma de liquidación de los haberes Jubilatorios, de acuerdo a lo estipulado en la Ley y al informe de la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes.

El Comité confecciona el Acta de la sesión realizada para remitirlo al Consejo de Administración para su aprobación.

25

Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes

La Gerencia de Jubilaciones remite el acta junto con los legajos al Consejo de Administración para que este emita la Resolución respectiva., de acuerdo a lo sugerido por el Comité.

26

Consejo de Administración

El Consejo de Administración recepciona el Acta y los legajos a través de la Secretaría General, a efectos de su estudio y ratificación o no de lo sugerido por el Comité.

27


Emite la Resolución correspondiente a la Jubilación Ordinaria del Afiliado y remite dos (2) copias, conjuntamente con el Legajo a la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes para generar la Liquidación de Pago.

28


El Consejo de Administración solicita a la Secretaría General que realice la comunicación al solicitante mediante la copia de la Resolución correspondiente a la Jubilación Ordinaria del mismo.





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29

Secretaria General

La Secretaría General comunica al afectado mediante copia de la Resolución correspondiente a la Jubilación Ordinaria.

30

Afectado

El Afectado recepciona y firma la copia de la Resolución, en la que se le comunica la aceptación de la Jubilación Ordinaria, para su posterior seguimiento a través de la Sección Jubilaciones y Pensiones.

31 Secretaria General La Secretaria General remite el legajo junto con la Resolución firmada por el afectado para dar continuidad al proceso de otorgamiento de la Jubilación.

32 Sección de Jubilaciones y Pensiones/ Jefatura

La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones prepara la liquidación de Pago y firma por la confección de la misma. Remite la liquidación al Jefe de División para su revisión y firma.

33 División de Jubilaciones y Pensiones/Jefatura

La Jefa de División remite la liquidación a la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes para su VºBº y firma.


La Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes recibe la liquidación para su VºBº y firma.

35

Sección de Jubilaciones y Pensiones/ Jefatura

La Jefa de Sección remite la Liquidación de Pago a la Auditoría Interna para su verificación y control.

36 Auditoria Interna

Recibe la Liquidación, verifica, controla y de no haber errores o modificaciones, el Auditor estampa su firma de control, validando la liquidación. Auditoria Interna remite la liquidación a la Jefa de Sección de Jubilaciones y Pensiones.





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La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones recibe la liquidación con la firma del Auditor, y procede a generar el Asiento con la correspondiente documentación. Firman el Asiento: Elaborado por la Jefatura de Sección, Revisado por Jefe de División y Autorizado por la Gerencia de Jubilaciones.

38

Sección Jubilaciones y Pensiones/Jefatura

La Jefa de Sección Jubilaciones procede a realizar el alta del Jubilado en el Sistema AS400, según las normas y disposiciones vigentes.

39


La Gerencia de Jubilaciones una vez realizada el alta del Jubilado, remite el asiento junto con la carpeta del beneficiario a la Gerencia de Administración y Finanzas.

40

Gerencia de Finanzas

La Gerencia de Finanzas recibe la Carpeta del beneficiario, controla los datos de la Resolución emitida por el Consejo de Administración, verifica el Cálculo del haber Jubilatorio, así como el Informe de Préstamo del beneficiario o afiliado y la Liquidación de Pago.

41


La Gerencia de Finanzas firma las copias de la Liquidación de Pago, dando su VºBº.

42


La Gerencia de Finanzas remite el legajo a la Sección Contabilidad y Presupuesto para su procesamiento.

43

Sección Contabilidad y Presupuesto/ Jefatura

El Jefe de la Sección Contabilidad y Presupuesto recibe el legajo con la Liquidación de Pago.

44


El Jefe de la Sección Contabilidad y Presupuesto remite el legajo a la Sección Tesorería (al Tesorero) para la confección de la orden de pago y la emisión del cheque.





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45

Sección Tesorería/ Tesorero

El Tesorero confecciona la orden de pago y emite el cheque. Posteriormente remite al Cajero la orden de pago y el cheque para proceder a ejecutar el pago.

46

Afectado

El Afectado recepciona el pago a través de la Caja, firma la liquidación correspondiente por la recepción del pago, facilita sus datos al cajero y recibe el cheque en concepto de pago.

47


El Jefe de la Sección Contabilidad y Presupuesto recepciona de Tesorería la Liquidación de Pago firmada por el Afectado.

48


El Jefe de la Sección Contabilidad y Presupuesto remite el legajo al Archivo Central.

49

Sección Contabilidad y Presupuesto /Auxiliar

El Auxiliar de Contabilidad archiva la copia de la documentación de su Sector.

50

Archivo Central

El Encargado del Archivo Central recepciona Legajo y dispone la custodia del Legajo según normas y procedimientos establecidos.





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MACROPROCESO: JUBILACIONES, PENSIONES Y APORTES PROCESO: JUBILACIÓN POR EXONERACIÓN SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Interesado

El interesado acude a la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes a realizar la consulta o verificación de los trámites necesarios para la jubilación por Exoneración, así como las documentaciones necesarias a presentar.

2


La Jefa de Sección recibe la consulta del Interesado, entrega el Formulario de Solicitud y tramite de JUBILACIÓN POR EXONERACIÓN, y verifica que las documentaciones estén completas, para la presentación.

3

Mesa de Entrada

Mesa de Entrada recibe del beneficiario la Solicitud de Jubilación por Exoneración con la documentación respectiva.

4

Mesa de Entrada


5

Mesa de Entrada


6

Mesa de Entrada


7

Mesa de Entrada






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8

Secretaria Privada


9

Secretaria Privada


10

Secretaria Privada


11

Presidencia


12

Secretaria Privada

La Secretaria Privada recepciona nota y la envía a la División Jubilaciones, Pensiones y Aportes la nota para su Procesamiento.

13





15 Asesoría Legal

Recibe la nota de consulta y emite un dictamen respecto a la situación legal del Afiliado, indicando si le corresponde o no beneficiarse de la Jubilación y la vigencia respectiva.







Versión: 2.0




El Gerente de Jubilaciones, Pensiones y Aportes recibe la documentación para su verificación y control. Verifica el legajo, firma las copias de los informes de Antigüedad y Aporte, del Cálculo Jubilatorios, dando su conformidad y VºBº.









22




La Jefa de División Jubilaciones y Pensiones recibe el informe de la Gerencia Comercial. Confecciona una Nota de “Pedido de Jubilación por Exoneración” dirigida al Consejo de Administración vía el Comité de Jubilaciones, Pensiones y Aportes, para su verificación.





Versión: 2.0



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27


Emite la Resolución correspondiente a la Jubilación por Exoneración del Afiliado y remite dos (2) copias, conjuntamente con el Legajo a la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes para generar la Liquidación de Pago.

28


El Consejo de Administración solicita a la Secretaría General que realice la comunicación al solicitante mediante la copia de la Resolución correspondiente a la Jubilación del mismo.

29

Secretaria General

La Secretaría General comunica al afectado mediante copia de la Resolución correspondiente a la Jubilación.

30

Afectado

El Afectado recepciona y firma la copia de la Resolución, en la que se le comunica la aceptación de la Jubilación, para su posterior seguimiento a través de la Sección Jubilaciones y Pensiones.






Versión: 2.0




La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones prepara la liquidación de Pago y firma por la confección de la misma. Remite la liquidación a la Jefe de División para su revisión y firma.


La Jefa de División revisa, firma y remite la liquidación a la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes para su VºBº y firma.



35







38


La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones procede a realizar el alta del Jubilado en el Sistema AS400, según las normas y disposiciones vigentes.

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Versión: 2.0



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44


El Jefe de la Sección Contabilidad y Presupuesto remite a la Sección Tesorería el legajo para la confección de la orden de pago y la emisión del cheque.

45


El Tesorero confecciona la orden de pago y emite el cheque- Posteriormente remite al Cajero la orden de pago y el cheque para proceder a ejecutar el pago.

46

Afectado


47







Versión: 2.0



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49



50

Archivo Central






Versión: 2.0




MACROPROCESO: JUBILACIONES, PENSIONES Y APORTES PROCESO: JUBILACIÓN POR INVALIDEZ SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Afiliado

El Afiliado remite nota solicitando conformación de junta médica, adjuntando certificado médico o diagnóstico del médico tratante, certificado de nacimiento y fotocopia cedula de identidad autenticado por escribanía.

2

Sección Jubilaciones y Pensiones / Jefatura

La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones recepciona nota y documentaciones. Controla Nota y documentaciones. Da su visto bueno para ingreso por la mesa de entrada.

3

Mesa de Entrada

Mesa de entrada recepciona nota conjuntamente con documentaciones procede a registrar en el sistema, anota en su libro. Mesa entrada remite a Secretaria Privada la nota.

4

Secretaria Privada

La Secretaria Privada recepciona y registra en el Sistema la nota, posteriormente remite a la Presidencia la nota.

5

Presidencia

La Presidencia recepciona y Providencia la nota. Una vez providenciada la nota la Presidencia remite la misma a la Secretaria Privada.

6

Secretaria Privada

La Secretaria Privada recepciona la nota y posteriormente la envía a la Jefa de División Jubilaciones y Pensiones para su Procesamiento.





Versión: 2.0



7 División Jubilaciones, Pensiones y Aportes/ Jefatura

La Jefa de la División Jubilaciones recibe la nota y la remite a la Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones, para su procesamiento.

8


La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones recepciona la nota de pedido.

9


La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones confecciona una nota para el Banco (donde presta sus servicios el Solicitante), comunicándole lo solicitado por su funcionario (la jubilación por invalidez) y preguntando si el Banco abonara el cargo previsto en la ley 2856/06, en el artículo 9 inciso k y su modificación 4773/12, que hace referencia a los treinta últimos sueldo. En este paso se arma el Legajo del Afiliado.

10


La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones envía la nota a Secretaria General para su firma.

11

Secretaria General

La Secretaria General recepciona nota, la firma y la remite a la Secretaria Privada para la firma del Presidente.

12

Secretaria Privada

La Secretaria Privada recepciona nota, la registra en el Sistema y posteriormente la remite a la Presidencia para su firma.

13

Presidencia

La Presidencia recepciona la nota, la revisa y firma la nota para el Banco. Posteriormente la remite a la Secretaria Privada que siga con el proceso.

14

Secretaria Privada

La Secretaria Privada recepciona nota y la remite a la Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones para ser remitida al Banco.





Versión: 2.0



15


La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones recepciona la nota y la envía la nota al Banco.

16

Banco

El Banco recepciona la nota, realiza su Procedimiento interno y posteriormente envía nota a la Caja Bancaria por Mesa de Entrada.

17

Mesa de Entrada

Mesa de entrada recepciona nota conjuntamente con documentaciones, registra en el sistema, anota en su libro y posteriormente envía a Secretaria Privada la nota.

18

Secretaria Privada

La Secretaria Privada recepciona y registra en el Sistema la nota, posteriormente pasa a la Presidencia la nota.

19

Presidencia

La Presidencia recepciona y verifica la nota, la providencia y posteriormente la remite a Secretaria Privada.

20

Secretaria Privada

La Secretaria Privada recepciona nota y la envía a la Jefa de División Jubilaciones, Pensiones y Aportes para su Procedimientos.

21


La Jefa de División recibe la Nota y la remite a la Sección Jubilaciones y Pensiones.

22


La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones recepciona la nota. Posteriormente remite el legajo al Médico Auditor para que el mismo elabore la lista de médicos para la conformación de la Junta Médica.





Versión: 2.0



23

Médico Auditor

El Médico Auditor recepciona el legajo completo, lo verifica y controla y elabora la lista de médicos y la adhiere al legajo. El Médico Auditor devuelve el legajo a Sección Jubilaciones y Pensiones con la lista de médicos.

24


La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones recepciona el legajo y prepara el informe para el Consejo de Administración para que conforme los integrantes que realizaran la junta médica. Firman: La Jefa de Sección por elaboración, la Jefa de División por el control, y la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes por el VºBº.

25


El secretario del Consejo de Administración recepciona informe para la conformación de integrantes que realizaran la junta médica.

26


El Consejo de Administración emite la resolución de conformación de la junta médica. La Secretaria del Consejo remite la Resolución a la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes.

27

División de Jubilaciones, Pensiones y Aportes/ Jefatura

La Jefa de División de Jubilaciones, Pensiones y Aportes recepciona la Resolución de la nómina de la junta médica. Posteriormente prepara la nota para los integrantes de la Junta Médica sobre su nombramiento.

28


La Gerencia de Jubilaciones firma la Nota para los médicos que integran la Junta Médica.





Versión: 2.0



29

Junta Medica

Los integrantes de la Junta Medica recepcionan el nombramiento. La Junta Medica realiza sus Procedimientos según las directrices del Médico Auditor.

30

Junta Medica

La Junta Medica concluye presenta su resultado (en el Formulario Junta Medica), y las facturas correspondientes por sus honorarios.

31

División de Jubilaciones, Pensiones / Jefatura y Aportes

La Jefa de División de Jubilaciones, Pensiones y Aportes recepciona la resultados de la junta médica, con las facturas y adjunta al Expediente, preparando los Asientos Contables para el pago a los médicos integrantes de la Junta Médica.

32


La Jefa de División remite los Asientos Contables con toda la documentación a la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes.

33

Gerente de Jubilaciones, Pensiones y Aportes

La Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes firma el Asiento Contable y remite a la Tesorería para la confección de los cheques para el pago a los médicos.

34

Sección de Jubilaciones y Pensiones / Jefatura

La Jefa de Sección de Jubilaciones y Pensiones prepara el pedido de dictamen para la Asesoría legal remitiendo el legajo completo.

35

Asesoría Legal

Recibe la nota de consulta y emite un dictamen respecto a la situación legal del Afiliado, indicando si le corresponde o no beneficiarse de la Jubilación y la vigencia respectiva.

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Versión: 2.0





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39

Auditoría Interna


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41



42



43

Sección Jubilaciones y Pensiones /Jefatura

La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones recibe el informe de la Gerencia Comercial. Confecciona una Nota de “Pedido de Jubilación por Invalidez” dirigida al Consejo de Administración vía el Comité de Jubilaciones, Pensiones y Aportes, para su verificación.





Versión: 2.0



44 Comité de Jubilaciones, Pensiones y Aportes



45



46



47


Emite la Resolución correspondiente a la Jubilación por Invalidez del Afiliado y remite dos (2) copias, conjuntamente con el Legajo a la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes para generar la Liquidación de Pago.

48


El Consejo de Administración solicita a la Secretaría General que realice la comunicación al solicitante mediante la copia de la Resolución correspondiente a la Jubilación Ordinaria del mismo.

49

Secretaria General

La Secretaría General comunica al afectado mediante copia de la Resolución correspondiente a la Jubilación.

50

Afectado

El Afectado recepciona y firma la copia de la Resolución, en la que se le comunica la aceptación de la Jubilación, para su posterior seguimiento a través de la Sección Jubilaciones y Pensiones.

51 Secretaria General La Secretaria General remite el legajo junto con la Resolución firmada por el afectado para dar continuidad al proceso de





Versión: 2.0



otorgamiento de la Jubilación. 52 Sección de

Jubilaciones y Pensiones/ Jefatura



La Jefa de División revisa, firma y remite la liquidación a la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes para su VºBº y firma.



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Versión: 2.0



58 Gerencia de Finanzas


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62


El Jefe de la Sección Contabilidad y Presupuesto remite el legajo a la Sección Tesorería (al Tesorero) para la confección de la orden de pago y la emisión del cheque.

63


El Tesorero confecciona la orden de pago y emite el cheque y remite al Cajero para proceder a ejecutar el pago.

64

Afectado


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Versión: 2.0



66 Sección Contabilidad y Presupuesto/ Jefatura


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68

Archivo Central






Versión: 2.0




MACROPROCESO: JUBILACIONES, PENSIONES Y APORTES PROCESO: JUBILACIÓN POR RETIRO VOLUNTARIO SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Interesado

El interesado acude a la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes a realizar la consulta o verificación de los trámites necesarios para la jubilación por Retiro Voluntario, así como las documentaciones necesarias a presentar.

2


La Jefa de Sección recibe la consulta del Interesado, entrega el Formulario de Solicitud y tramite de JUBILACIÓN POR RETIRO VOLUNTARIO, y verifica que las documentaciones estén completas, para la presentación.

3

Mesa de Entrada

Mesa de Entrada recibe del beneficiario la Solicitud de Jubilación por retiro voluntario con la documentación respectiva.

4

Mesa de Entrada


5

Mesa de Entrada


6

Mesa de Entrada






Versión: 2.0



7

Mesa de Entrada


8

Secretaria Privada


9

Secretaria Privada


10

Secretaria Privada


11

Presidencia


12

Secretaria Privada

La Secretaria Privada recepciona nota y la envía a la División Jubilaciones, Pensiones y Aportes la nota para su Procesamiento.

13





15 Asesoría Legal

Recibe la nota de consulta y emite un dictamen respecto a la situación legal del Afiliado, indicando si le corresponde o no beneficiarse de la Jubilación por retiro voluntario, y la vigencia respectiva.





Versión: 2.0



16 Sección Jubilaciones

y Pensiones/ Jefatura












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Versión: 2.0



23 División Jubilaciones

y Pensiones /Jefatura

La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones recibe el informe de la Gerencia Comercial. Confecciona una Nota de “Pedido de Jubilación por Retiro Voluntario” dirigida al Consejo de Administración vía el Comité de Jubilaciones, Pensiones y Aportes, para su verificación.

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27


Emite la Resolución correspondiente a la Jubilación por Retiro Voluntario del Afiliado y remite dos (2) copias, conjuntamente con el Legajo a la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes para generar la Liquidación de Pago.

28


El Consejo de Administración solicita a la Secretaría General que realice la comunicación al solicitante mediante la copia de la Resolución correspondiente a la Jubilación del mismo.





Versión: 2.0



29

Secretaria General

La Secretaría General comunica al afectado mediante copia de la Resolución correspondiente a la Jubilación por Retiro Voluntario.

30

Afectado

El Afectado recepciona y firma la copia de la Resolución, en la que se le comunica la aceptación de la Jubilación por Retiro Voluntario, para su posterior seguimiento a través de la Sección Jubilaciones y Pensiones.








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Versión: 2.0





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El Jefe de la Sección Contabilidad y Presupuesto remite a la Sección Tesorería (al Tesorero) el legajo para la confección de la orden de pago y la emisión del cheque.





Versión: 2.0



45

Sección Tesorería/Tesorero

El Tesorero recibe el legajo y procede a emitir la orden de pago y el cheque. Posteriormente lo remite al Cajero para ejecutar el pago.

46

Afectado


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50

Archivo Central






Versión: 2.0




MACROPROCESO: JUBILACIONES, PENSIONES Y APORTES PROCESO: TRAMITE DE PENSIÓN – CONYUGE Y HEREDEROS. SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Gerencia de Jubilaciones/ Sección Jubilaciones y Pensiones/ Jefatura

La Gerencia de Jubilaciones recibe de la Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones la Solicitud de Pensión del Solicitante, junto con el Certificado de Defunción del afiliado, el Certificado de Matrimonio y el Certificado de Nacimiento de los herederos, así como la copia CI del solicitante y/o los herederos, Para la presentación de los requisitos para la Pensión el o la Viuda y los herederos pueden presentar la Sentencia Declaratoria de Herederos en trámite. Controla la integridad de los documentos y los datos de los documentos. Posteriormente a la verificación la Jefe de Sección entrega al Interesado los documentos para su presentación por mesa de entrada.

2

Interesado

El Interesado recepciona las documentaciones y las presenta por mesa de entrada para iniciar el trámite de Pensión.

3

Mesa de Entrada

Mesa de Entrada recepciona. Completa la Boleta de Contraseña por la recepción de los documentos. Entrega la contraseña al Interesado.

4

Interesado

El Interesado recepciona la contraseña para un seguimiento posterior.





Versión: 2.0



5

Mesa de Entrada

Posteriormente, registra los datos del beneficiario en el libro correspondiente. Y remite los documentos a la Presidencia.

6

Secretaria Privada

La Secretaria Privada recepciona las Documentaciones y registra en el sistema. La Secretaria pasa documentaciones a la Presidencia para su tratamiento.

7

Presidencia

La Presidencia recepciona y controla las documentaciones. Providencia y remite el legajo a la Secretaría Privada.

8

Secretaria Privada

La Secretaria Privada recepciona la Nota y la envía con la Providencia y documentos a la División de Jubilaciones, Pensiones y Aportes.

9

División de Jubilaciones, Pensiones y Aportes/ Jefatura Sección Jubilaciones y Pensiones/ Jefatura

La Jefa de División recibe toda la documentación con la providencia y la remite a la Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones. La Jefa de Sección controla los datos de los documentos, cambia el nombre del beneficiario de la Carpeta, vía As 400 extrae el informe del último haber jubilatorio percibido por el Jubilado/a o afiliado/a.

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La Jefa de Sección remite el legajo a la Asesoría Legal para consulta y dictamen de la situación legal del Afiliado.

11 Asesoría Legal

Recibe la nota de consulta y emite un dictamen respecto a la situación legal del Afiliado, indicando si corresponde o no beneficiarse de la Jubilación, y la vigencia respectiva.


La Jefa de Sección recibe el legajo con el dictamen de la Asesoría Legal. Si corresponde la jubilación procede a preparar el cálculo del haber jubilatorio y un memorándum





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para remitirlo a la Auditoria Interna.











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La Jefa de División de Jubilaciones y Pensiones recibe el informe de la Gerencia Comercial. Confecciona una Nota de “Pedido de trámite de Pensión de Cónyuge y herederos” dirigida al Consejo de Administración





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vía el Comité de Jubilaciones, Pensiones y Aportes, para su verificación.

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Emite la Resolución correspondiente a la Pensión de Cónyuge y herederos y remite dos (2) copias, conjuntamente con el Legajo a la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes para generar la Liquidación de Pago.

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El Consejo de Administración solicita a la Secretaría General que realice la comunicación al solicitante mediante la copia de la Resolución correspondiente a la Pensión del mismo.

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Secretaria General

La Secretaría General comunica al afectado mediante copia de la Resolución correspondiente a la Pensión de Cónyuge y herederos.

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Afectado

El Afectado Cónyuge o Herederos recepcionan y firman la copia de la Resolución, en la que se le comunica la aceptación de la Pensión, para su posterior seguimiento a través de la Sección Jubilaciones y Pensiones.





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27 Secretaria General La Secretaria General remite el legajo junto con la Resolución firmada por el afectado para dar continuidad al proceso de otorgamiento de la Pensión.


La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones prepara la liquidación de Pago y firma por la confección de la misma. Remite la liquidación a la Jefa de División para su revisión y firma.





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Sección Jubilaciones y

La Jefa de Sección Jubilaciones procede a realizar el alta del Cónyuge o Herederos en el Sistema AS400, según las normas





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Pensiones/ Jefatura

y disposiciones vigentes.

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La Gerencia de Jubilaciones una vez realizada el alta del Cónyuge o herederos, remite el asiento junto con la carpeta del beneficiario a la Gerencia de Administración y Finanzas.

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El Jefe de la Sección Contabilidad y Presupuesto remite a Tesorería el legajo para la confección de la orden de pago y la emisión del cheque.

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El Tesorero recibe el legajo y elabora la orden de pago y emisión del Cheque. El Cajero recibe la orden de pago y el cheque y procede a ejecutar el pago.

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Afectado






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Archivo Central






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MACROPROCESO: JUBILACIONES, PENSIONES Y APORTES PROCESO: APORTES (INGRESO DE APORTES) SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Sección Aportes/ Jefatura

Un personal enviado por la entidad Bancaria o Empresa tercerizadora de Servicios llega a la Sección aportes, Jefatura de Sección quien verifica si la documentación está acorde con requisitos exigidos por ley. Con el VºBº de la Sección Aportes, Jefatura, se remiten las documentaciones a la Mesa de Entrada.

2

Mesa de Entrada

Mesa de Entrada recibe las planillas de aportes y la remite a la Secretaria de Presidencia

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Secretaría de Presidencia

La Secretaría de Presidencia recibe las planillas de aporte y las remite a la Presidencia para su providencia.

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Presidencia

El Presidente recibe las planilla de aporte y procede a la providencia de las mismas.

5 Secretaria de Presidencia

La Secretaria de Presidencia remite las planillas de Aportes con la providencia de Presidencia a la Sección de Aportes (Jefatura).

6


El Jefe de la Sección Aportes recibe la documentación de los aportes (planillas y notas) remitidas por las Entidades Bancarias y Empresas tercerizadoras y realiza la contabilización de los ingresos, Aportes en forma manual





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(asiento manual en el Sistema AS400). Los ingresos que se reciben desde el día 25 del mes al 5 mes siguiente, son contabilizados y forman parte del informe mensual de Gestión. El Jefe de Sección realiza la transferencia de aportes de la planilla de TXT, se realiza vía sistema AS400.

7


El Jefe de Sección realiza la conciliación de las planillas (planillas de aportes), por cada Banco, Financiera y Empresas tercerizadoras de Servicios. En caso de que no tengan formato TXT las planillas se cargan en forma manual por cada afiliado activo indicando el número de padrón y código de Banco.

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El Jefe de Sección informa sobre la cantidad de afiliados por Banco o Entidad, importe sobre aportes patronal y personal y los registra contablemente en el Sistema AS400.

9 Sección Aportes Jefatura

El Jefe de Sección Aportes le remite el informe a la Jefa de División Jubilaciones, Pensiones y Aportes. La Jefa de División verifica y controla, firma el informe y lo remite a la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes, para su VºBº.

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El Gerente de Jubilaciones recibe el informe de la Jefa de División Jubilaciones, Pensiones y Aportes, lo verifica y firma el VºBº.

11 Sección Aportes Jefatura

La Jefa de Sección Aportes realiza la presentación del Informe de Gestión Mensual al Consejo de Administración para su conocimiento.

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Los Miembros del Consejo de Administración reciben una copia impresa del mismo, y una copia digitalizada vía correo interno.

Planillas de aportes que se reciben de las entidades Bancarias, Financieras o de Empresas tercerizadas, son las siguientes:

o Planilla de sueldos o Planilla de gratificaciones o Planilla de otros beneficios o Planillas de liquidaciones finales





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(individuales) o Planilla de capital de retiro.


MACROPROCESO: JUBILACIONES, PENSIONES Y APORTES PROCESO: DEVOLUCION DE REAPORTES DE JUBILADOS y

PENSIONADOS SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

El presente procedimiento se basa en lo establecido según la Ley 2856/2006 y 4773/2012, en su Título 3 del patrimonio, Articulo 9 inciso C. El mismo hace referencia a la devolución de Re aportes de Jubilados y Pensionados Bancarios. Este procedimiento es aplicable a los Jubilados y Pensionados Bancarios, que durante el periodo 2002 al 2012 fueron afectados por un descuento de sus haberes Jubilatorios, en concepto de Re aporte. A partir de la vigencia de la ley, se establece la devolución de los Re aportes a Jubilados, en la medida que son recibidos los reembolsos del Ministerio de Hacienda (Dirección del Tesoro). El reintegro de los Re aportes a los Jubilados tiene vigencia a partir del año 2013, y supone una devolución de Re aportes del 50% de lo re aportado desde el año 2002.

1

Gerencia Financiera

La Gerencia Financiera es la encargada de monitorear los depósitos por reembolso, efectuado por el Ministerio de Hacienda (Dirección del Tesoro), a través de la cuenta Bancaria de la CJPEBA, en el BNF (Banco Nacional de Fomento).





Versión: 2.0



2


La Jefa de División de Jubilaciones recibe la comunicación de la Gerencia Financiera, confirmación del depósito realizado por el Ministerio de Hacienda, en la cuenta de la CJPEBA en el Banco Nacional de Fomento (BNF). No existe una fecha específica para el proceso de Devolución de Re aportes de Jubilados.

3


La Jefa de División Jubilaciones procede a la verificación del monto depositado por el Ministerio de Hacienda, con la planilla de Re aportes de Jubilados, donde se establece el monto de pago mensual que recibirán los Jubilados en forma extraordinaria.

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La Jefa de División, una vez realizada la verificación del monto total acreditado por el Ministerio de Hacienda, cruzado con la planilla de Devolución de Re aportes a los Jubilados, se cuenta con un plazo máximo de 48 horas para proceder al pago extraordinario a los Jubilados afectados.

El proceso de pago a Jubilados en concepto de Devolución de Re aportes, tiene la misma sistemática que el proceso regular de pago de haberes Jubilatorios mensuales a los Jubilados y Pensionados Bancarios. Para tal efecto se instrumenta el pago con la confección de los recibos correspondientes, que identifican el pago de la cuota calculada para cada Jubilado, según el rango de edad, y el plazo de tiempo (años) establecido para la liquidación del total de haberes en concepto de “Devolución de Re aportes de Jubilados”.





Versión: 2.0




MACROPROCESO: JUBILACIONES, PENSIONES Y APORTES PROCESO: DEVOLUCION DE APORTES EXTRAORDINARIOS A AFILIADOS

ACTIVOS SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

El presente procedimiento se basa en lo establecido según la Ley 2856/2006 y 4773/2012, en su Título 3 del patrimonio, Articulo 9 inciso C. El mismo hace referencia a la devolución de Aportes Extraordinarios de Afiliados activos. Este procedimiento es aplicable a los Afiliados Bancarios, que durante el periodo 2002 al 2012 fueron afectados por un pago de Aportes Extraordinarios (por aumento en el porcentaje de Aportes a la Caja). A partir de la vigencia de la ley, se establece la devolución de los Aportes Extraordinarios a los Afiliados activos, en la medida que son recibidos los reembolsos del Ministerio de Hacienda (Dirección del Tesoro). El reintegro de los Re aportes a los Jubilados tiene vigencia a partir del año 2013, y supone una devolución de Re aportes del 50% de lo re aportado desde el año 2002.

1

Gerencia Financiera

La Gerencia Financiera es la encargada de monitorear los depósitos por reembolso, efectuado por el Ministerio de Hacienda (Dirección del Tesoro), a través de la cuenta Bancaria de la CJPEBA, en el BNF (Banco Nacional de Fomento).





Versión: 2.0



2


La Gerencia de Jubilaciones recibe la comunicación de la Gerencia Financiera, confirmando el depósito realizado por el Ministerio de Hacienda, en la cuenta de la CJPEBA en el Banco Nacional de Fomento (BNF). No existe una fecha específica para el proceso de Devolución de Aportes Extraordinarios de Afiliados Activos.

3


La Jefa de División Jubilaciones procede a la verificación del monto depositado por el Ministerio de Hacienda, con la planilla de Re aportes de Afiliados Activos, donde se establece el monto de pago que recibirán los Afiliados Activos en forma extraordinaria. Este proceso se realiza cada fin de año, solo una vez al año, en forma exclusiva para los Afiliados Activos.





Versión: 2.0




MACROPROCESO: JUBILACIONES, PENSIONES Y APORTES PROCESO: DEVOLUCIÓN DE APORTES A JUBILADOS Y PENSIONADOS SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Interesado

El interesado acude a la Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes a realizar la consulta o verificación de los trámites necesarios para la Devolución de Aportes a Jubilados y Pensionados, así como las documentaciones necesarias a presentar.

2


El Jefe de la Sección Aportes recibe la consulta del Interesado, entrega el Formulario de Solicitud y tramite de Devolución de Aportes, y verifica que las documentaciones estén completas, para la presentación.

3

Mesa de Entrada

Mesa de Entrada recibe del beneficiario la Solicitud de Devolución de Aportes con la documentación respectiva.

4

Mesa de Entrada


5

Mesa de Entrada

Mesa de Entrada completa la Boleta de Contraseña por la recepción de la Solicitud con los documentos adjuntos. Posteriormente, registra los datos del beneficiario en el libro correspondiente. Remite los documentos a la Secretaría Privada.





Versión: 2.0



6

Secretaria Privada

La Secretaria Privada recepciona nota junto con los documentos. Secretaria Privada registra en el Sistema AS400 la nota y remite a la Presidencia junto con los documentos.

7

Presidencia

La Presidencia recepciona y providencia, posteriormente remite nuevamente el legajo a Secretaria Privada.

8

Secretaria Privada

La Secretaria Privada recepciona nota y la envía a la División Jubilaciones, Pensiones y Aportes para su Procedimiento.

9


La Jefa de la División recibe la Nota junto con los documentos y remite el legajo al Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones para su procesamiento.

10


La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones recibe el Legajo y la nota y lo remite junto a la Sección Seguimiento y Recupero de la Gerencia Comercial, para la emisión del informe sobre deudas activas del solicitante (préstamos, tarjetas de Crédito u otros).

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Una vez determinado la Devolución de Aportes del beneficiario, el Jefe de Sección Jubilaciones y Pensiones completa el formulario de Cálculo y adjunta los documentos requeridos al legajo.

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El Jefe de Sección Jubilaciones y Pensiones remite el legajo al Asesor Legal para su verificación.

13

Asesoría Legal

El Asesor Legal recibe el legajo para su verificación y control. Posteriormente procede a verificar si es correcto y si corresponde según las documentaciones recibidas del Afiliado conforme al Artículo 41 de las Leyes 2856/06 y 4773/12.





Versión: 2.0



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Asesoría Legal

El Asesor legal emite el Dictamen de providencia relacionado al caso, si corresponde. En caso de no corresponder, remite el mismo a la Sección Jubilaciones y Pensiones para comunicar el mismo al Afiliado. El Asesor legal procede a enviar el dictamen junto con el legajo a la Jefa de la División Jubilaciones, Pensiones y Aportes.

15


La Jefa de la División recibe el Legajo y lo remite a la Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones para su procesamiento.


La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones recibe el legajo y prepara el memorando para la Presidencia, donde se citan los importes a percibir por los herederos.

17 División Jubilaciones, Pensiones y Aportes/ Jefatura

La Jefa de División remite la documentación al Gerente de Jubilaciones, Pensiones y Aportes para su VºBº.

18


El Gerente de Jubilaciones, Pensiones y Aportes recibe la documentación para su verificación y control. La Gerencia de Jubilaciones verifica el legajo, dando su conformidad y VºBº.

19


La Gerencia de Jubilaciones remite el legajo a la Presidencia, vía Gerencia General para la autorización del pago.

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Presidencia

El Presidente recibe el Legajo a través de la Secretaría Privada, lo verifica y firma por la autorización.





Versión: 2.0



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Sección Jubilaciones, Pensiones/Jefatura

La Jefa de Sección de Jubilaciones y Pensiones recepciona el memorando de “Pago de Aportes a herederos” correspondiente a la Devolución por Re aportes efectuados.

22

Sección Jubilaciones, Pensiones/Jefatura

La Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones confecciona el asiento contable para el pago, por lo autorizado. Firman: La Jefa de Sección por la elaboración, la Jefa de División por el control y el Gerente de Jubilaciones, Pensiones y Aportes por el VºBº.

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Sección Jubilaciones, Pensiones /Jefatura

La Jefa de Sección de Jubilaciones y Pensiones realiza la baja del Afiliado por Devolución de Re aportes, remite el asiento junto con la carpeta del beneficiario a la Gerencia de Administración y Finanzas.

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El Jefe de la Sección Contabilidad y Presupuesto remite a Tesorería el legajo para la confecciona la orden de pago y emisión del cheque. El Tesorero procede a confeccionar la orden de pago y emisión del cheque para la posterior ejecución del pago en Caja.





Versión: 2.0



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Afectado


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Sección Contabilidad y Presupuesto / Jefatura


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Sección Contabilidad y Presupuesto/ Auxiliar

El Auxiliar de la Sección Contabilidad y Presupuesto remite el legajo al Archivo Central.

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Sección Contabilidad y Presupuesto/ Auxiliar


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Archivo Central


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