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Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
1
Elaboró Revisó
Guillermina Servín Mayén
Gerente de Distribución
Gerente de Sistemas
Gerente de Librerías
Gerente Técnico Administrativo
Jefa del Depto. de Control de Inventarios
Autorizó
COMERI
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
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OBJETIVO: Regular la toma física total y/o selectiva de inventarios, respecto de los materiales y productos culturales de los almacenes, sub almacenes y puntos de venta de EDUCAL, a fin de verificar y cotejar la existencia física real contra los registros respectivos. GLOSARIO:
GL.- Gerencia de Librerías
GD.- Gerencia de Distribución
GS.- Gerencia de Sistemas
JDCI.- Jefe del Depto. de Control de Inventarios
RSA.- Responsable de sub almacén designado por escrito del Jefe del
Depto. de Almacén.
CI.- Coordinador del inventario
DCI.- Departamento de Control de Inventarios
JDAC.- Jefe del Departamento de Almacén Central
JDPC.- Jefe del Departamento de Productos Culturales
JPV.- Jefe del Punto de Venta
DPD.- Departamento de Procesos de Datos
OIC.- Órgano Interno de Control
PV.- Punto de Venta
COL.- Coordinador de Librerías
CD-R.- Formato de Disco Compacto de un solo uso
EDUCAL.- EDUCAL, S.A. de C.V.
Lectores: Lectores ópticos de códigos de barras
Maltratado Se puede considerar maltratado aquel material que por su manejo se ha decolorado o maltratado por el manejo de los embarques, etc. Defectuoso Aquel material que por algún error en el proceso de encuadernación, tiene páginas en blanco, alterada la numeración, le falta hojas ó éstas se encuentran al revés, etc. Obsoleto Se considera así el material de ediciones anteriores a las que en este momento están en circulación, por ejemplo aquel cuyo tema de información sea viejo como puede ser: leyes, códigos fiscales, libros de texto, etc.
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MARCO NORMATIVO: • Ley del Impuesto sobre la Renta
REFERENCIAS:
• Lineamientos para la elaboración y actualización de manuales de procedimientos, enero 2009.
ALCANCE:
Este procedimiento es aplicable a las GD, GL, GS, DCI y JPV, así como a sus respectivos Jefes de Departamento y responsables designados.
Responsabilidades:
Del GD: � Elaborar el Programa Anual para la toma de Inventarios en los Almacenes
y Sub Almacenes de EDUCAL en coordinación con el JDCI. • Validar y firmar el inventario físico, así como la emisión de los listados
finales.
• Tomar las medidas necesarias que permitan la realización del inventario como son: la entrega de gafetes, vigilancia adicional entre otros.
Del JDCI: • Notificar por escrito al JDAC y RSA designados por el Gerente que
corresponda, para intervenir en todo el proceso de la toma del inventario físico, así como la validación de la información en el sistema, con base en el periodo del inventario.
• Verificar que los conteos sigan un orden establecido con base en el “Plano de ubicación para el acomodo de material” (Anexo 1).
• Realizar en el cambio de los integrantes de los equipos, en coordinación con el GD y/o JDAC y/o CI.
• Redactar en “Acta Administrativa” (Anexo 3), al término del inventario físico, los hechos relevantes que ocurran durante el inventario, así mismo emitir todos los concentrados en original y copia para firma del CI, JDAC
y RSA, realizar el respaldo del detalle de dichos concentrados en un disco no regrabable.
• Aplicar todas las aclaraciones que estén sustentadas con documentos, inclusive aquellos códigos y/o cantidades que no tengan diferencias, en
el entendido que no aplican para aclaraciones de un inventario posterior en caso de resultar como faltantes.
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• Enviar al GD y/o JDAC, RSA, el resultado de la aplicación de sus aclaraciones a las diferencias para su aprobación. En caso de no recibir respuesta se dará por entendido que está de acuerdo con el resultado.
• Informar al GS el resultado definitivo de las diferencias de los inventarios
realizados, antes de la próxima sesión del Comité de Apoyo para el Análisis de Diferencias de Inventarios, el cual determinará la fecha de realización para la presentación de los resultados de los inventarios con base al Manual de Integración y Funcionamiento de éste Comité (EDU-
GL-NOR-09). Del JDAC y RSA: • Acomodar y separar el material a inventariar, señalando y/o zonificando
de forma visible y permanente los anaqueles, racks, libreros, cajas, bodegas o espacios donde esté ubicado el material a inventariar, para evitar posibles omisiones o duplicidades en los conteos, previo a la toma del inventario físico.
• Mantener actualizada la información que identifique el material a inventariar con su respectivo rótulo y/o etiqueta.
• Establecer conjuntamente con el JDCI la integración de los equipos que participarán en el inventario.
• Notificar al personal que participará, sobre las medidas de seguridad internas establecidas por EDUCAL, previo a la toma del inventario físico.
• Efectuar el cotejo conjuntamente con el personal del DCI de las “Diferencias del “comparativo de la existencia teórica vs inventario físico”
(faltantes y sobrantes)” (Anexo 2). • Realizar validación y firma del inventario físico. • Una vez validado el listado final del inventario, solicitar vía mail al DPD la
transferencia del inventario del Almacén o Sub almacén, el JDAC lo
imprime se firma para su validación • Efectuar sus aclaraciones en un término de 5 días hábiles contados a
partir de la transferencia del inventario, en caso de requerirlo, el JDAC y RSA podrán solicitar por escrito al JDCI, una prórroga.
• Realizar aclaraciones de todos aquellos movimientos que no hayan sido considerados en el levantamiento del inventario físico y/o teórico, tales como material no contado, y/o probables documentos no registrados o fallas en el sistema, documentos mal capturados y todos aquellos que en general afecten la existencia física.
• Validar las aplicaciones a las diferencias de inventarios realizadas por JCDI, en caso de no estar de acuerdo tiene 5 días naturales contados a partir de la fecha de la recepción del listado, en caso de no enviar comunicado se dará por entendido que está de acuerdo con el resultado
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• DE LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN ALMACÉN CENTRAL Y DEPTO. DE
DISTRIBUCIÓN.
Responsabilidades
Del JDCI: • Determinar de manera aleatoria la muestra en los Almacenes y áreas de
devoluciones, recepción, surtido, empaque y distribución en las oficinas centrales de Educal.
• Informar de los resultados de las pruebas selectivas y salvo que detecte un resultado fuera de procedimiento se notificará de manera inmediata al GD, y sus Jefes de Depto. respectivos, para su análisis y toma de decisiones tendientes a fortalecer el control interno.
Toma de inventarios EN LOS PUNTOS DE VENTA (PV) realizados por personal del DCI
Responsabilidades .0
Del GL • Elaborar el Programa Anual para la toma de Inventarios en los Puntos de
venta de EDUCAL en coordinación con el JDCI. • Instruir por escrito los SPVS y/o JPV en caso de que al 30 de noviembre de
cada año, no se realice la toma del inventario en algún punto de venta, sobre la forma y método en que deberá realizar dicho inventario, el JPV, emitirá el reporte de existencias y anotará a cada producto la existencia física en la línea del reporte una vez concluida la revisión deberá enviarla a más tardar el 15 de diciembre a la GL
Del JPV: • Acomodar y separar el material a inventariar, previo a la toma del
inventario físico, zonificando de forma visible y permanente los anaqueles, racks, libreros, cajas, bodegas o espacios donde esté ubicado el material a inventariar, a fin de evitar posibles omisiones en los conteos.
• Mantener actualizada la información que identifique el material con su respectiva etiqueta, durante la toma del inventario.
• Determinar conjuntamente con el CI y los JPV, la integración de los equipos que participarán en el inventario.
• Con base en el comparativo que arroje el primer conteo contra el inventario teórico, el CI podrá tomar la decisión de omitir el segundo conteo, y realizar el comparativo teórico contra físico
• En caso de realizar el segundo conteo, efectúa el cotejo “Reporte de revisión(Bases)” (Anexo 4) conjuntamente con el personal del DCI
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• Realizar la validación y firma del inventario físico que aparecerá en el documento impreso denominado transferencia del inventario físico, así como la emisión de los listados de diferencias finales.
• Efectuar sus aclaraciones dentro de los 5 días naturales contados a partir de la fecha de la conclusión de la toma física del inventario, en caso de requerir una prórroga lo podrán solicitar por escrito al JDCI, de no recibir comunicado se dará por entendido que el resultado es definitivo.
• Realizar aclaraciones de todos aquellos movimientos que no hayan sido considerados en el levantamiento del inventario físico y/o teórico, tales como material no contado, y/o probables documentos no registrados o fallas en el sistema, documentos mal capturados y todos aquellos que en general afecten la existencia física, a fin de quedar debidamente aclarados. De no recibir comunicado se dará por entendido que el resultado es definitivo.
• Validar las aplicaciones a las diferencias de inventarios realizadas por JCDI, en caso de no estar de acuerdo tiene 5 días naturales contados a partir de la fecha de la recepción del listado, en caso de no enviar comunicado se dará por entendido que está de acuerdo con el resultado
Del JDCI: • Bloquear las salidas del punto de venta con ocho días previos al inventario
en las librerías locales y veinte días en las foráneas. • Conjuntamente con el COL y/o los JPV, podrán realizar cambios de los
integrantes de los equipos. • Al término del inventario físico, levantar el “Acta administrativa” de los
hechos relevantes que ocurran durante el inventario, en términos del anexo (Anexo 3) así mismo emitirán todos los concentrados en original y copia para firma del COL y/o del JPV, además realizará el respaldo del detalle de todos los concentrados, esta política aplica también para los inventarios de entrega – recepción.
• Informar al GS, el resultado definitivo de las diferencias de los inventarios realizados, antes de la próxima sesión del Comité de Apoyo para el Análisis de Diferencias de Inventarios, quien determinará de acuerdo con el Manual de Integración y Funcionamiento de éste Comité EDU-GL-NOR-09.
• Aplicar todas las aclaraciones que estén sustentadas con documentos, y enviar al COL y/o JPV el resultado de la aplicación de sus aclaraciones a las diferencias para su aprobación, en caso de no recibir respuesta se dará por entendido que está de acuerdo con el resultado.
NOTA: En caso de que al 30 de noviembre de cada año, no se realice la toma del inventario en algún punto de venta, el GL, instruirá por escrito al JPV sobre la forma y método en que deberá realizar dicho inventario, el JPV, emitirá el reporte de existencias, validando contra su existencia física y enviándolo al GL, a más tardar el 15 de diciembre.
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Toma de inventarios EN LOS PUNTOS DE VENTA (PV) realizados por personal del punto de venta y/o coordinadores de librerías.
Responsabilidades:
Del GL • Elaborar el Programa Anual para la toma de Inventarios en los Puntos de
venta de EDUCAL en coordinación con el JDCI.
Del JDCI • Con base en el calendario aprobado deberá programar el envío del los
lectores de códigos de barras para enviarlos por paquetería. • Solicita al área de Departamento de Abastecimiento y Distribución el
formato de la guía de envío para el envío de los lectores • Empacar los lectores de códigos de barras con etiqueta indicando “frágil”
y se envía al punto de venta en el que se realizará el inventario junto con el formato de “salida por préstamo”
• Una vez concluida la captura total del inventario, el DCI se conecta vía control remoto al punto de venta para realizará el comparativo del inventario teórico contra el físico, y envía la información únicamente de las diferencias para realizar el segundo conteo en archivo de Excel, para imprimir y en él se hagan las anotaciones correspondientes de corrección.
• Una vez realizadas las correcciones en el excel, se instalará el programa llamado Físico en el que se realizarán dichas correcciones por sistema
• Validada la diferencia del inventario por el JPV y/o CL, se realiza la trasferencia del inventario
• Deberá emitir una vez concluido el inventario, los siguientes concentrados: o Concentrado físico total
Concentrado de positivas (faltantes) o Concentrado de negativas (sobrantes) o Concentrado neteado de diferencias comparativo final
teórico/físico o Reporte de diferencias negativas
• Todos los concentrados en original y copia deberá firma el JPV, y/o CL, esta política aplica también para los inventarios de entrega – recepción.
• Informar al GS, el resultado definitivo de las diferencias de los inventarios realizados, antes de la próxima sesión del Comité de Apoyo para el Análisis de Diferencias de Inventarios, quien determinará de acuerdo con el Manual de Integración y Funcionamiento de éste Comité EDU-GL-NOR-09.
• NOTA: En caso de un resultado no aceptable, se tienen que imprimir todo el listado del inventario físico.
Del JPV: • Acomodar y separar el material a inventariar, previo a la toma del
inventario físico, zonificando de forma visible y permanente los anaqueles, racks, libreros, cajas, bodegas o espacios donde esté ubicado el material a inventariar, a fin de evitar posibles omisiones en los conteos.
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• Separar el material que considere obsoleto (obs), defectuoso o maltratado (defe) únicamente de editoriales privadas que hayan recibido directamente de la editorial en su punto de venta. Y esa será su identificación para la captura.
• Firmar todas las entradas, salidas y reportes de venta a partir de la transferencia del inventario anterior y a la fecha del próximo, y realizar la validación del resumen de movimientos. (anexo 5)
• Mantener actualizada la información que identifique el material con su respectiva etiqueta, durante la toma del inventario.
• Recibir los lectores de código de barras y verificar la recepción conforme al documento de envío del formato de “salida por préstamo.
• Notificar al DCI la recepción para que se proceda a la toma del inventario físico con base en las guíasde uso de los lectores y captura toma de inventario (Anexos 3 y 6)
• Realizar la validación y firmar el inventario físico que aparecerá en el documento impreso en original y copia denominado transferencia del inventario físico, así como la emisión de los listados de diferencias finales, enviando al DCI los originales debidamente firmados de:
o Concentrado físico total o Concentrado de positivas (faltantes) o Concentrado de negativas (sobrantes) o Concentrado neteado de diferencias comparativo final
teórico/físico • Efectuar sus aclaraciones dentro de los 5 días naturales contados a partir
de la fecha de la conclusión de la toma física del inventario, en caso de requerir una prórroga lo podrán solicitar por escrito al JDCI.
• Realizar aclaraciones de todos aquellos movimientos que no hayan sido considerados en el levantamiento del inventario físico y/o teórico, tales como material no contado, y/o probables documentos no registrados o fallas en el sistema, documentos mal capturados y todos aquellos que en general afecten la existencia física, a fin de quedar debidamente aclarados.
• Validar las aplicaciones a las diferencias de inventarios realizadas por JCDI, en caso de no estar de acuerdo tiene 5 días naturales contados a partir de la fecha de la recepción del listado, en caso de no enviar comunicado se dará por entendido que está de acuerdo con el resultado.
NOTA: En caso de que al 30 de noviembre de cada año, no se realice la toma del inventario en algún punto de venta, el GL, instruirá por escrito al JPV sobre la forma y método en que deberá realizar dicho inventario, el JPV, emitirá el reporte de existencias, validando contra su existencia física y enviándolo al GL, a más
tardar el 15 de diciembre.
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DE LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN LOS PUNTOS DE VENTA.
Responsabilidades
Del Personal del DCI, COL, JPV y Servidor Público de mando de Educal • Realizar de manera aleatoria pruebas selectivas a los puntos de venta, con
base en los siguientes criterios: • Títulos más vendidos • Títulos de mayor precio de venta al público • El 10% de los títulos que tengan en existencia
Del Personal del DCI, Supv., JPV y Servidor Público de mando de Educal
• Designar al personal que levantará el acta administrativa en la que
constará el resultado, mismo que será enviado al GL para la toma de decisiones, a efecto de fortalecer el control interno.
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DIAGRAMA DEL PROCEDIMENTO PARA EL ALMACÉN CENTRAL Y SUBALMACENES
CIJDCI JDAC y RSAPersonal del
DCI
Equipos de
inventariosGD y JDCI
Inicio
Elaborar el
programa anual
de inventarios
Notificar la
realización de la
toma de inventario
Recibir
notificación de
toma de inventario
Solicitar la
información del
inventario
Verificar el
inventario teórico
vs los
movimientos
mensuales
Distribuir el
inventario teórico
en archivo
electrónico
Elabora el plano
de zonificación
Capacitar al
personal para la
captura de la toma
del inventario
Preparar los
lectores del código
de barras
Realizar el corte
de formas
Formas parejas Entregar lectoresIniciar el primer
conteo
Transferir la
información de
lectores
Iniciar el segundo
conteo
Transferir la
información de
lectores
Emitir el listado
comparativo
2
1 2 3
45
6 7 8
9
10
11
12 13 14
15
16
17
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DIAGRAMA DEL PROCEDIMENTO PARA EL ALMACÉN CENTRAL Y SUBALMACENES
CIEquipos de
inventarios
Personal del
DCIJDAC y RSAJDCIGD y JDCI
Realizar el
comparativo
teórico vs el físico
Recibir el
comparativo
Emitir el listado
definitivo del
inventario físico
del almacén
Recibir los
concentrados
Solicitar
transferencia del
inventario
Validar la
transferencia
Levantar acta
administrativa
Fin del
procedimiento
1920
2122
2324
25
2
Recibir listados
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA ALMACÉN CENTRAL Y SUBALMACENES SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Elaborar el programa anual de inventarios
1.1 Elaboran el programa anual de los inventarios del almacén central y subalmacenes.
GD y JDCI
2. Notificar la realización de la toma de inventario
2.1 Notifica al JDAC, JDPC, RSA sobre la toma del inventario físico.
JDCI
3. Recibir notificación de toma de inventario y preparar material
3.1 Previa a la toma del inventario total el JDAC, RSA, acomodaran y separaran el materia señalado de acuerdo a la zonificación anexo 1.
3.2 Elaboran el plano para el acomodo de material de almacenes y subalmacenes, asignando letra y número a los anaqueles con etiquetas y rótulos.
JDAC, RSA
4. Emitir la información del inventario
4.1 Emiten el JDAC, RSA, el inventario teórico a la fecha del corte y validan. 4.1 Entrega al JDCI, en dos
tantos.
JDAC, RSA
5. Verificar el inventario teórico
5.1 Recibe los listados, verifica que las cifras del inventario teórico sean iguales vs los movimientos mensuales que sean iguales. NOTA: Si no son iguales, regresará a JDAC, RSA y a su vez informará al DPD, para que realice lo correspondiente.
JDCI
6. Distribuir el inventario teórico
6.1 Distribuye el inventario en archivo electrónico al OIC y a la auditoría externa
JDCI
7. Capacitar al personal para la captura de la toma del inventario.
7.1 Capacita al personal en la captura con los lectores del código de barras
Personal del DCI
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8. Preparar los lectores de código de barra
8.1 Prepara los lectores de código de barras con la base de existencias del material de los almacenes y subalmacenes.
Personal del DCI
9. Realizar el corte de formas
9.1 Realizan el corte de formas, considerando los últimos cinco folios de entradas y salidas a la fecha del corte.
JDAC, RSA
10. Formar parejas y asignación de ubicaciones.
10.1 Determinan la formación de los equipos, que participarán en la toma del inventario. NOTA: Se anunciará al personal que participa sobre las medidas de seguridad internas establecidas por EDUCAL. NOTA: Podrán realizar cambios de los equipos cuando la situación lo amerite.
JDAC, RSA
11. Etiquetar y entregar lectores
11.1 Etiquetar y entregar los lectores con los números de parejas de los inventarios previamente asignados.
Personal del DCI
12. Iniciar el primer conteo
12.1 Inician la captura, con base en la asignación de ubicaciones a los equipos.
12.2 Marcan en el rótulo el número de pareja y conteo.
12.3 Capturan con el lector los siguientes datos:
• Número de folio • Ubicación • Código del título • Cantidad de
ejemplares 12.4 Entregan al personal de
control de inventarios los lectores una vez finalizada la captura de la zona asignada.
Equipos de inventarios
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13. Transferir la información de lectores
13.1 Recibe los lectores, transfiere y respalda la información.
13.2 Borra la información de los lectores. NOTA: En caso de que falten ubicaciones por capturar, se asigna a los equipos que hayan concluido.
CI
14. Iniciar el segundo conteo
14.1 Se inicia el segundo conteo conforme a las zonas asignadas.
14.2 Se inicia la captura con base en la asignación de ubicaciones a los equipos.
14.3 Marcan en el rótulo el número de pareja y conteo.
14.4 Captura con el lector los siguientes datos:
• Número de folio • Ubicación • Código del título • Cantidad de
ejemplares 14.5 Entrega al personal de
control de inventarios los lectores una vez finalizada la captura de la zona asignada.
CI
15. Transferir la información de lectores
15.1 Recibe los lectores, transfiere y respalda la información.
15.2 Borra la información de los lectores.
15.3 NOTA: En caso de que falten ubicaciones por capturar, se asigna a los equipos que hayan concluido.
CI
16. Emitir el listado comparativo
16.1 Procesan y emiten el estado de diferencia del comparativo del primero y segundo conteo.
CI y equipos de inventarios
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16.2 Verifican las diferencias entre el primero y segundo conteo. NOTA: JDAC, RSA y el JDCI, determinarán equipos para revisión de listados.
16.3 Realizan las correcciones a los listados.
16.4 Entregan listados al CI 17. Recibir listados 17.1 Realizan las correcciones
de los listados en el sistema NOTA: emiten el estado de diferencia del comparativo del primero y segundo conteo hasta que la diferencia sea igual a cero.
CI y personal de inventario
18. Realizar el comparativo teórico vs físico
19.1 Procesa el comparativo del teórico vs el físico y lo entrega para su revisión al JDAC, RSA.
CI
19. Recibir el comparativo
19.1 Reciben los listados, los revisa y valida NOTA: Si hay correcciones lo regresan al CI, para realizar las modificaciones y procesar nuevamente el comparativo teórico vs el físico, esta actividad se realizará hasta obtener el visto bueno del JDAC, JDPC, RSA.
JDAC, RSA
20. Emitir el listado definitivo del inventario físico del almacén
20.1 Emite concentrados: • De inventario físico • De diferencias • De maltratado • De buen estado
20.2 Entrega los concentrados en original y copia, al JDAC, RSA.
CI
21. Recibir los concentrados
21.1 Firman los listados de aceptación del resultado del inventario y entregan original al CI.
JDAC, RSA
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22. Solicitar transferencia del inventario
22.1 El DPD, realiza la transferencia del inventario físico e informa al JDAC, RSA y al CI para su validación.
CI
23. Validar la transferencia
23.1 Validan a través del sistema, la entrada y salida de transferencia. NOTA: Si no es correcta la transferencia, reporta al DCI, para las correcciones correspondientes.
JDAC, RSA
24. Levantar acta administrativa
24.1 Elabora acta administrativa en la que asentará el resultado del inventario, así como los hechos relevantes
24.2 Solicita a los JDAC, RSA a que comparezcan del resultado del inventario.
24.3 Procede a recabar las firmas del JDAC, RSA y se da por concluido el inventario.
24.4 Envía copia del acta al GD y al JDAC.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
CI
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
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DIAGRAMA DEL
PROCEDIMIENTO DE
LAS PRUEBAS
SELECTIVAS EN EL
ALMACÉN CENTRAL Y
EN EL DEPTO DE
DISTRIBUCIÓN
Personal designado
por la JDCI
Inicio
Determinar
aleatoriamente las
áreas de almacén
para realizar la
prueba selectiva
Informar de los
resultados de las
pruebas selectivas
Fin del
procedimiento
1
2
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMENTO DE LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL Y EN EL DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN.
SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Determinar
aleatoriamente las áreas del almacén para realizar la prueba selectiva
1.1. Si la prueba selectiva es en el área de devoluciones, se realizará con base en el documento del cliente y/o PV, para verificarlo vs el material físicamente.
1.2. Si la prueba selectiva es en el área de recepción, se realizará con base en la factura y/o remisión del proveedor vs el material físicamente.
1.3. Si la prueba selectiva es en el área de empaque y/o devolución, se realizará con base en la hoja de pedido vs el material físicamente.
Personal designado por la JDCI
2. Informar de los resultados de las pruebas selectivas
2.1. Informa a los JDAC, RSA, de los resultados obtenidos para su análisis y toma de decisiones tendientes a fortalecer el control interno.
NOTA: En caso de encontrarse diferencias de pedido y /o devolución en las áreas de empaque, distribución y recepción para que completen el material o en su caso se modifique las hojas de pedido y /o devolución. FIN DEL PROCEDIMIENTO
El personal designado por la JDCI
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
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DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO EN PUNTOS DE
VENTA
Gerente
o Jefe del
Depto.
DSSJPV o CLJDCI JPV CI
Personal del
PV y
personal
asignado
por el DCI
GL en
coordinac
ión con el
JDCI
inicio
Elaborar el
programa
anual de
inventarios
Notificar
realización de
toma de
inventario
físico
Recibir la
notificación
de la toma
de
inventario
Realizar
acomodo
de material
Identificar
material
Determinar la
integración de
los equipos de
trabajo
Preparar equipo
Realizar
corrección con el
programa
denominado
auxinv
Emitir resumen
de movimientos
para firma
Iniciar la toma del
inventario físico
total (primer
conteo)
2
1 2 3
4
5
6
7
8
9 10
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
20
Gerente
o Jefe del
Depto.
DSSJPV o CL
Personal del
PV y
personal
asignado
por el DCI
CIJPVJDCI
GL en
coordinac
ión con el
JDCI
Recibir y
transferir
información al
sistema SCIAE
Iniciar la
toma de
inventario
físico
(segundo
conteo)
Recibir reporte
de revisión de
bases
Emitir listados
de
comparativos
de conteo
Recibir
listados de
comparativos
de conteo
Recibir listados
y realiza
correcciones en
sistema
Validar
físicamente
las diferencias
del inventario
Emitir los
listados de los
concentrados
3
11
12
13
14
15
16
17
18
2
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
21
Gerente
o Jefe del
Depto.
DSSJPV o CL
Personal del
PV y
personal
asignado
por el DCI
CIJPVJDCI
GL en
coordinac
ión con el
JDCI
Validar y
firmar
concentrados
Distribuir
concentrados
firmados
Realizar
transferencia del
inventario
Validar
transferencia del
inventario
Solicitar
correcciones sobre
transferencia de
inventarios
Realizar
correcciones
a
transferencia
Firmar
concentrados
Elaborar acta
administrativa del
resultado del
inventario
Turnar acta
administrativa
Enviar las
aclaraciones al
inventario
realizado
4
19
20
21
22
23 24
25
2627
28
3
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
22
Gerente
o Jefe del
Depto.
DSSJPV o CL
Personal del
PV y
personal
asignado
por el DCI
CIJPVJDCI
GL en
coordinac
ión con el
JDCI
Analizar
información y
emite resultado definitivo de
aclaraciones
Validar información y
firma de
documento
Enviar detalle de los movimientos
y concentrados
Integrar
resultados de
inventario
Realizar
inventario
manual
Fin del procedimiento
29 30
31
32 33
4
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
23
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO EN PUNTOS DE VENTA. SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Elaborar Programa
Anual de Inventarios 1.1. Elaboran el Programa Anual para
la toma de Inventarios en PV GL en coordinación con el JDCI
2. Notificar realización de toma de inventario físico
2.1. Notifica por escrito a los JPV de la toma de inventarios físicos.
JDCI
3. Recibir notificación de la toma de inventario
3.1. Recibe la notificación de la realización del inventario.
JPV
4. Realizar acomodo de material.
(Previo a la toma del inventario físico) 4.1. Acomoda y separa el material a
inventariar, zonificando los anaqueles, racks, libreros, cajas, bodegas o espacios con base al “Plano de ubicación para el acomodo de material” (Anexo1).
JPV
5. Identificar material 5.1. Mantiene actualizada lainformación
5.2. Elabora plano para el acomodo del material, asignando letra y número a los anaqueles con etiquetas o rótulos según corresponda.
5.3. Separa el material maltratado, defectuoso y ediciones atrasadas.
Nota 1: En caso de tener notas manuales pendientes de pago, deberán contar con la firma y/o sello del Cliente. Nota 2: En caso de no encontrarse el JPV, el COL será responsable de sacar todo el material que se encuentre en cajas o bodegas
JPV
6. Determinar la integración de los equipos de trabajo
6.1 Determina la integración de los equipos que participarán en el inventario.
JPV y CI
7. Preparar equipo 7.1 Prepara lectores de códigos de barra.
7.2 Instala el Sistema de Inventarios y verifica que funcione correctamente.
7.3 Respalda información del PV. 7.4 Verifica que el resumen de
movimientos coincida con el
CI
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
24
inventario teórico. ¿Coincide inventario? SI. Continua con la actividad 8.1 NO. Continua actividad 7.4
8 Realizar corrección con el programa denominado auxinv
8.1 Revisa la información en el sistema y entrega para su firma,
CI
9 Emitir resumen de movimientos para firma
9.1 Emite resumen de movimientos y entrega al JPV/CL para recabar su firma.
CI
10 Iniciar la toma de inventario físico total (primer conteo)
10.1 Inicia la toma de inventarios físicos con la terminal de captura de datos con código de barras con base en la zona designada por el CI.
10.2 Registra en la Terminal de captura de datos:
a) Ubicación b) Código de barras y/o código
interno del título c) Cantidad de ejemplares Nota: Entrega el lector al CI una vez concluida la captura del PV.
Personal del PV y Personal asignado por el JDCI
11 Recibir y transferir información al Sistema SCIAE.
11.1 Recibe, transfiere y respalda la información de las terminales a la computadora de los PV.
Nota: En caso de detectar material no contado se capturará o se creará una nueva base. Con base en el comparativo que arroje el primer conteo contra el inventario teórico, el CI podrá tomar la decisión de omitir el segundo conteo, y realizar el comparativo teórico contra físico
CI
12 Iniciar la toma de inventario físico
(segundo conteo)
12.1 Verifica que todo el material haya sido capturado, revisando que los códigos, títulos, cantidad, correspondan efectivamente al material inventariado, validando cada uno de los rubros y en su caso realiza las correcciones. 12.2. Emite el reporte de captura del
JPV
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
25
primer conteo “BASES” para asignarse, hasta cubrir el total de las zonas a inventariar.se validará el código, titulo, ubicación y cantidad
13 Recibir reporte de
revisión de bases 13.1 Y realiza las correcciones de cada una de las base que señalaron los equipos
CI
14 Emitir listados de comparativos de conteos.
14.1 Procesa y emite el listado de las diferencias
CI
15 Recibir listados, de comparativos ° conteo.
15.1 Recibe el listado de diferencias de comparativo
15.2 Revisa físicamente y realiza correcciones.
Entrega correcciones al CI
JPV
16 Recibir listados y realiza correcciones en sistema
16.1 Recibe listado con correcciones 16.2 Realiza las correcciones de los
listados en el Sistema Nota: En caso, de existir diferencias,
emitirá nuevamente el comparativo hasta que el JPV valide la diferencias
16.3 Emite listados de diferencias de comparativo teórico vs físico.
16.4 Entrega listados para su validación
CI
17 Validar físicamente las diferencias del inventario
17.1 Revisa los listados 17.2 Valida físicamente el sobrante
JPV o CL
18 Emitir los listados de los concentrados para firma
18.1 Recaba firmas de listados de y JPV o CL.
18.2 Una vez concluido el inventario, emite en original y copia los siguientes concentrados: Físico Total (primera y última hoja) Diferencias negativas (sobrante) Neteado Resumen de movimientos Resultado del traspaso Resumen de movimientos después de la trasferencia
18.3 Entrega todos los concentrados para recabar firma de JPV o COL
CI
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
26
Nota: En caso del resultado no aceptable, deberá imprimir el detalle de todos los concentrados.
19 Validar y firman concentrados
19.1 Revisa y firma los concentrados.
19.2 Entrega concentrados firmados al JDCI
JPV o CL
20 Distribuir concentrados firmados
20.1 Recibe los concentrados firmados y distribuye de siguiente manera: Original al DCI Copia a los JPV.
CI
21 Realizar transferencia del Inventario Físico
21.1 Realiza la transferencia del inventario físico:
22.2 Valida la salida y entrada, emite el resultado de la transferencia, realiza el respaldo en la carpeta inventarios y EDUCAL
22.3 Imprime el resumen de movimientos entrega al JPV, para su validación
CI
22 Validar transferencia del inventario
22.1 Validan mediante el sistema el total de entrada y de salida de la transferencia
22.2 Valida la transferencia con el resumen de movimientos contra el inventario físico y el inventario teórico,
¿Transferencia correcta? SI. Continua actividad 26.1 NO. Continua actividad 24.1
JPV o COL
23 Solicitar correcciones sobre transferencia de inventarios
23.1 Recibe notificación sobre transferencia de inventario
23.2 Solicita corrección al DDS para que corrija el sistema y se vuelva a realizar la transferencia del inventario.
CI
24 Realizar correcciones a transferencia
24.1 Realiza correcciones 24.2 Notifica al Coordinador del
Inventario que la transferencia ha sido corregida,
DDS
25 Firmar concentrados 25.1 Firman los concentrados. mencionados en la actividad
JPV o COL
26 Elaborar acta administrativa del resultado del
26.1 Elabora acta administrativa en el que se asentara el resultado del inventario así como hechos
CI
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
27
inventario relevantes. 26.2 Solicita al JPV y/o COL, que
comparezcan respecto al resultado del inventario y firman acta.
26.3 Verifica que el acta se firme y da por concluido el inventario.
27 Turnar de acta administrativa
27.1 Turna vía correo electrónico al GL, Jefe del Departamento. que coordina la Librería y a la GS.
JDCI
28 Enviar las aclaraciones al inventario realizado
28.1 Verifica que en caso de existir aclaraciones al inventario realizado, envía al JDCI, los documentos o informa del material que no haya sido considerado en el inventario por omisión, por salidas manuales, por movimientos duplicados o por notas manuales.
Nota: De no existir aclaraciones, notificará al JDCI, el resultado definitivo del inventario.
JPV o CL
29 Analizar información y emite resultado definitivo de aclaraciones
29.1 Analiza la información y aplica, en caso de proceder a las diferencias del inventario, emitiendo el resultado definitivo con aclaraciones, detallando los movimientos realizados, así como los concentrados de positivas, negativas y neteado.
29.2 Envía a firma de aceptación al Gerente del Área y Jefe del Departamento.
JDCI
30 Validar información y firma documento
30.1 Valida la información recibida. 30.2 Firma el documento y remiten
al JDCI.
Gerente del Área y Jefe del Depto.
31 Enviar detalle de los movimientos y concentrados
31.1 Recibe el concentrado y envía el detalle de los movimientos y concentrados de positivas, negativas y neteado al JPV.
NOTA: En caso de haber una aclaración, contarán con 5 días naturales para la realización de las mismas; de lo contrario se entenderá que está de acuerdo.
JDCI
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
28
32 Integrar resultados de inventario
32.1 Integra los resultados de los inventarios realizados, prepara las estadísticas y presenta al GS, para su análisis y aprobación.
32.2 Prepara carpetas de trabajo y convoca a reunión al Comité de Apoyo para el Análisis de Diferencias de Inventarios, con base a lo indicado en el Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Apoyo para el Análisis de Diferencias de Inventarios. EDU-GL-NOR-09.
JDCI
33 Realizar inventario manual.
33.1 Si antes del 30 de noviembre de cada ejercicio fiscal, no se ha realizado la toma de inventario en algún punto de venta, a indicación escrita de GL, el JPV, realizará de manera directa y manual un inventario físico total de las existencias o un conteo físico parcial base, remitiendo el resultado firmado al DCI, para que sea analizado por el Comité de Apoyo para el Análisis de Diferencias de Inventarios.
JPV o COL
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
29
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
30
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN LOS PUNTOS DE VENTA.
SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Seleccionar los
códigos para las pruebas selectivas
1.1 Selecciona, los códigos de las colecciones.
1.2 Solicita al JPV, el acceso al sistema para la emisión de los Kardex, y el apoyo de un auxiliar de librería.
1.3 Compara la existencia física vs la existencia del kardex.
NOTA: Si la prueba es realizada por el mismo JPV, la actividad 1.2, la realizará directamente.
Personal designado por la JDCI, CL o JPV
2. Separar las notas manuales del material que se está haciendo el muestreo.
2.1 Indica al personal designado por el JDCI, la ubicación del material.
JPV
3. Levantar acta administrativa.
3.1 Realiza el acta administrativa en la que constarán los resultados obtenidos.
Personal designado por el JDCI
4. Entregar resultados
4.1. Envía resultados al GL y jefe de departamento para la toma de decisiones a efecto de fortalecer el control interno.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
JDCI
TIEMPO APROXIMADO DE EJECUCIÓN EN ALMACÉN:
30 días hábiles, por lo menos
TIEMPO APROXIMADO DE EJECUCIÓN EN PV:
15 días hábiles promedio
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
31
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS EN LOS PUNTOS DE VENTA REALIZADO POR EL PERSONAL DEL PUNTO DE VENTA y/o COORDINADORES.
GL JDCI JPV DCI
INICIO
ELABORA PROGRAMA ANUAL PARA LA TOMA DE
INVENTARIOS
PROGRAMAR Y REALIZAR EL ENVIO DE LECTORES DE
CÓDIGOS DE BARRAS
ACOMODAR Y SEPARAR LA MERCANCIA A INVENTARIAR
PROCESAR LA INFORMACIÓN PREVIA Y RESULTANTE DE LA TOMA
DE L INVENTARIO
REALIZAR CAPTURA DE INVENTARIO
REALIZAR COMPRATIVO DE INVENTARIOS Y ENVÍO DE
INFORMACIÓN
VALIDAR DIIFERENCIAS, REALIZA CORRECCIONES Y
TRANSFERENCIA DE INVENTARIOS
REALIZA CORRECCIONES E
INFORMA AL PERSONAL DE INVENTARIOS
VALIDAR REPORTE E INFORMAR AL PERSONAL DE INVENTARIOS
REALIZA PROCESO FINAL DEL INVENTARIO, EMITE LISTADOS FINALES Y
REALIZA TRANSFERENCIA
REALIZA Y VALIDA ACLARACIONES DE IINVENTARIO FISICO Y VALIDA APLICACIÓN
DE DIFERENCIAS
1 2 3
4
5 6
7
9
11 12
13
FIN
Instala programa
8
REALOIZA EL PROCESO DEL COMPARATIVO
10
IINFORMA RESULTADOS DEFINITIVOS DE DIFERENCIAS DE INVENTARIO
14
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
32
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS EN LOS PUNTOS DE VENTA REALIZADO POR EL PERSONAL DEL PUNTO DE VENTA y/o COORDINADORES.
SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE 1.Elaborar programa anual para la toma de inventarios
1.1Elabora el programa anual para la toma de inventarios en los Puntos de Venta de Educal, en coordinación con el JDCI.
GL
2. Programar y realizar el envío de los lectores de códigos de barras.
2.1 Programa el envío de los lectores de acuerdo al calendario aprobado. 2.2 Solicita al Departamento de Abastecimiento y Distribución el formato de la “Guía de Envío” para mandar los lectores a los puntos de venta. 2.3 Empaca los lectores de códigos de barras, etiquetándolo “frágil” y se envía al punto de venta, junto con el formato de “salida por préstamo”.
JDCI
3.Acomodar y separar la Mercancía a inventariar
3.1 Acomoda y separa el material a inventariar, previo a la toma de inventario físico, zonificando de forma visible y permanente los anaqueles, racks, libreros, cajas, bodegas o espacios donde esté ubicado el material a inventariar, a fin de evitar posibles omisiones en el conteo. 3.2 Separa el material que se considere obsoleto,(obs.), defectuoso o maltratado (defe) únicamente de editoriales privadas que hayan recibido directamente de la editorial en su punto de venta. Y ésa será su identificación para la captura
JPV y/o CL
4.Procesar la información previa y resultante de la toma de inventarios
4.1 Firma todas las entradas, salidas y reportes de venta a partir de la transferencia del
JPV y/o CL
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
33
inventario anterior y a la fecha del próximo y validar el resumen de movimientos 4.2 Mantiene actualizada la información que identifique el material con su respectiva etiqueta, durante la toma del inventario. 4.3 Recibe los lectores de código de barras y verificar la recepción conforme al documento de envío del formato de “salida por préstamo” 4.4 Notifica al DCI la recepción de los lectores de códigos de barras, para que se proceda a la toma del inventario físico, con base en la guía de uso de los lectores (anexo 6)
5. Realizar captura de inventario
5.1 Junto con el o los auxiliares, realiza la captura del inventario mediante los lectores de códigos de barras, de conformidad con las instrucciones señaladas en las guías correspondientes. (Anexos 1 y 6) Una vez concluida la captura del el inventario, informa por correo y/o chat al personal de inventarios.
JPV y/o CL V
6. Realizar comparativo de inventario y envío de información
6.1 Una vez concluida la captura del el inventario se conecta vía control remoto al punto de venta para realizar el comparativo del inventario teórico contra el físico. 6.2 Envía al punto de venta, la información únicamente de las diferencias en un archivo de Excel para realizar el segundo conteo.
DCI
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
34
7. Validar diferencias, realiza correcciones y transferencia de inventario
7.1 Recibe archivo con información de las diferencias e imprime para Realiza segundo conteo y en su caso efectúa las correcciones necesarios en En documento impreso,
informa por correo y/o chat al personal de inventarios.
JPV y/o CL
8.- Instala programa 8.1- Capacita al JPV y/o CL en las correcciones por el sistema llamado Físico
Personal del DCI
9.- Realiza correcciones 9.1.- JPV y/o CL, realizan correcciones, y una vez concluidas informa por correo y/o chat al personal de inventarios
JPV y/o CL
10.-Realiza el proceso del comparativo
10.1- Realiza el comparativo del teórico contra físico, y emite el reporte del material sobrante para la validación del JPV y/o CL
Personal del DCI
11.- Validar reporte 11.1 JPV y/o CL, validan el sobrante,
En caso de existir correcciones las efectúan en el programa de físico, y una vez concluidas informa por correo y/o chat al personal de inventarios
JPV y/o CL
12.- Proceso final del inventario
12.1.- Acumula el comparativo y compara contra el físico, y emite listados finales los siguientes concentrados: Físico Total Positivas Negativas Neteado Primera y última hoja del desglose de la existencia física. Diferencia negativa Resumen de movimientos
Personal del DCI
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
35
12.2 Se realiza la trasferencia del inventario e imprime los listados de:
Resultado del traspaso
Resumen de movimientos después de la trasferencia Fin del proceso
NOTA: Esta política aplica también para los inventarios entrega-recepción.
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
36
13.Realizar y validar aclaraciones de inventario físico
13.1Efectuar sus aclaraciones dentro de los 5 días naturales contados a partir de la fecha de la conclusión de la toma física del inventario, en caso de requerir prórroga, la podrán solicitar por escrito al JDCI. 13.2 Realizar aclaraciones de todos aquellos movimientos que no hayan sido considerados en el levantamiento del inventario físico y/o teórico, tales como material no contado, y/o probables documentos no registrados o fallas en el sistema, documentos mal capturados y todos aquellos que en general afecten la existencia física, a fin de quedar debidamente aclarados. 13.3 Validar las aplicaciones a las diferencias de inventarios realizadas por JDCI, en caso de no estar de acuerdo tienes 5 días naturales, contados a partir de la fecha de la recepción del listado, en caso de no enviar comunicado, se dará por entendido que está de acuerdo con el resultado.
JPV
14. Informar resultados definitivos de diferencias de inventarios
14.1 Informa el resultado definitivo de las diferencias del inventario realizado al GS antes de la próxima sesión del Comité de apoyo para el análisis de diferencias de inventarios. NOTA: En caso de un resultado no aceptable, se deberá imprimir todo el listado del inventario físico. FIN DE PROCEDIMIENTO
JDCI
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
37
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN LOS PUNTOS DE VENTA REALIZADO POR EL PERSONAL DEL PUNTO DE VENTA y/o COORDINADORES.
DCI, CL. JPV,SERV.PUB de EDUCAL
INICIO
REALIZA P’RUEBAS
SELECTIVAS
LEVANTA ACTA ADMINISTRATIVA c
CON RESULTADOS
FIN
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
38
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN LOS PUNTOS DE VENTA REALIZADO POR EL PERSONAL DEL PUNTO DE VENTA y/o COORDINADORES. SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.Realizar pruebas selectivas
1.1Realiza de manera aleatoria pruebas selectivas a los puntos de venta, considerando los siguientes criterios: -Títulos más vendidos -Títulos de mayor precio de venta al público -El 10% de los títulos que tengan en existencia
DCI, COL. JPV,SERV.PUB de EDUCAL
2. Levanta acta administrativa con resultados
2.1Designa al personal que participará en el levantamiento del acta administrativa en la que constará el resultado de las pruebas selectivas. 2.2 Envía el acta a la GL para la toma de decisiones a efecto de fortalecer el control interno.
FIN DEL PROCERDIMIENTO
DCI, CO., JPV,SERV.PUB de EDUCAL
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
39
ANEXO 1
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
40
ANEXO 2
Anexo
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
41
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
42
ANEXO 3
• •
• ACTA ADMINISTRATIVA.
En la Ciudad de ----------, siendo las ------ horas del día ----- de ---- del ----, en el local que ocupa librería --------, ubicada ---------, C. P.-------------, en presencia del ---------, (coordinador del inventario), quien actúa con los testigos de asistencia que al final firman para constancia, se procedió a levantar el presente acta administrativa en virtud de ofrecer su testimonio sobre las diferencias que resultaron del Inventario físico levantado en ----- de ---- del año en curso, mismo que arrojo un resultado en diferencias positivas de ------ejemplares con un importe de $----- (---------/100 m. n.) y un costo por $------- (----------/100 m. n) y negativas por ------------ejemplares con un importe de -------------- (-------------- m. n.) y un costo por $------------- (----------------/100 m. n) respectivamente.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Periodo del inventario
El periodo del inventario es ---------- del 200---------- al ------- de ------------- del 20---------
Ejemplares Importe CostoFaltanteSobranteNeteado 0 $0.00 $0.00
Devoluciones enviadas a los almacenes de Educal.
Salida Fecha Cant. Importe Destino Num. De Guía, Transportadora y
Fecha
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
43
Material pendiente de entrada de los almacenes de Educal.
Salidas Almacén Central y Productos Culturales Entrada de la
Librería
Folio Pedido Control Cant. Imp. Fecha Entrada Fecha
Traspasos de entrada
Librería Salida Fecha Cantidad Importe Entrada Fecha
Traspasos de Salida
Origen Salida Fecha Cantidad Importe Recibió
Material reportado como faltante de devoluciones material de editoriales privadas.
Educal S.A. de C.V.
Gerencia de Librerías
Resumen de Entradas por Diferencia
Del
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010
44
Material reportado como faltante de devoluciones material de Almacén central.
Educal S.A. de C.V.
Gerencia de Librerías
Resumen de Entradas por Diferencia
Del
Fecha Sal Código Título Cant. Precio Importe
Servicio express.
El monto total por solicitudes pendientes es de: $0.00 el cual lo conforman las solicitudes presentadas a continuación.
Solicitud Fecha Cliente Ejemplares Anticipo Ver
No hay
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I.- Comparece el C. ---------------, quien se desempeña como (a) de -----------------, y manifiesta bajo protesta de decir verdad, ------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Que es todo lo que tiene que manifestar, firmando al calce y al margen para constancia.------
No habiendo más que hacer constar, se cierra el presente acta administrativa, siendo las -------------- horas del día de su inicio, firmando al calce y al margen los que en ella intervinieron.--------------------------------------------
Coordinador del inventario.
JDAC o RSA o JPV o CL
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ANEXO 4
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REGISTROS Documentos de Trabajo Tiempo de
conservación Responsable de
conservar Código de registro o
identificación única
HISTORIAL DE CAMBIOS:
Revisión Núm.
Fecha de aprobación
Descripción del cambio
Motivo(s)
2 Incorporación de anexos e incorporación del procedimiento para PV, así como el cambio de la estructura de acuerdo con los lineamientos emitidos por la SEP en enero de 2009
Acción de mejora del OICE
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Anexo 5
1.- Imprimir la última hoja del listado de existencias por colección.
2.- Deberá sumar las existencias de la entrada inicial más las entradas posteriores y restar las salidas después de la transferencia (no considerar la salida del inventario) y las ventas después de la transferencia del inventario lo que dará como resultado la Existencia Teórica y así se obtendrá la validación por documentos que deberá de ser igual a la existencia que tenga el Resumen de Movimientos y la Existencia por Colección. De detectar diferencias deberá notificarlo al JCDI
Ejemplo:
Concepto
Ejemplares
+Entrada Inicial del inventario 29,500
+Entradas 5,550
- Salidas no incluyendo la del inventario
2,100
- Ventas * 4,300
= A la existencia por documentos
28,650
Contra la existencia por colección
28,650
Diferencia 0
* Para saber cuál es la venta después de la transferencia del inventario, tendrá que tener presente la fecha del mismo.
Nota: El DCI revisará vía control remoto todos sus movimientos en el Sistema, con la finalidad de corregir cualquier problema que presente su información
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Anexo 6
Manual para lector symbol MC100..
Instrucciones para instalar el programa de transmisión de los lectores de códigos de barras Symbol MC100.
El Departamento Control de Inventarios (DCI), hará llegar a cada una de las
librerías los archivos necesarios para la instalación y realización del inventario físico,
los archivos requeridos son:
1. Setup.exe (Msasyn4.5)
2. Invenlib.lectores (programa para captura de inventarios para instalar en
lectores).
3. ScanWedge.exe (programa para activar el lasser de los lectores). 4. Sie.exe
Nota: cabe señalar que estos programas se encuentran en un archivo comprimido
(inventarios1), el cual será colocado el escritorio de la PC.
La información contenida en este archivo, deberá ser extraída ahí mismo (en el
escritorio) y al terminar la extracción de dicho archivo, será creada automáticamente
una carpeta de nombre Inventarios, y dentro de la misma, estarán dos carpetas más, la primera contiene los archivos que deben de cargarse en el lector y la otra, los programas que deben de ser instalados en la PC.
Instalación de programas en la PC.
El DCI, se conectará al punto de venta en donde se realice el inventario y
enviará un archivo comprimido (inventarios2).
Se abre la carpeta Archivo de instalación en Pc y se elige el archivo SETUP, se
le da doble clic para la instalación del Msasync4.5.exe, el cual es necesario instalar
para que el equipo de computo pueda reconocer el lector de códigos de barras y poder
seguir con la configuración de los mismos.
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• Saldrán las siguientes pantallas.
Dar clic en
siguiente.
Setup,
programa de
instalación
para lectores.
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Se elige la opción ACEPTO y después en siguiente.
Y se le da siguiente en cada una de las ventanas que aparezcan hasta que
concluya la instalación mostrando la pantalla de instalación finalizada.
Al final de la instalación, es posible que el sistema indique que se requiere reiniciar el equipo para que los cambios tengan efecto y se da clic en SI.
NOTA: en caso de que el programa haya sido instalado en su máquina en algunos de los anteriores inventarios, las pantallas que aparecerán son las siguientes:
Dar clic
en
siguiente.
Dar clic
en
Acepto.
Dar clic
en
siguiente.
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Se da clic
en
Reparar.
Se da clic en
siguiente
Se da clic en
instalar.
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Y se le da siguiente en cada una de las ventanas que aparezcan hasta que
concluya la instalación mostrando la pantalla de instalación finalizada.
Nota: al final de la instalación, es posible que el sistema indique que se requiere reiniciar el equipo para que los cambios tengan efecto, y se le da clic en SI.
Al terminar la instalación, conecte el cable de transmisión en algún puerto USB
y de igual forma conecte el otro extremo del cable de trasmisión de datos a la cuna
cargador como lo indica la imagen siguiente:
Al momento de conectar el lector a la PC, debe de salir la siguiente ventana (misma
que saldrá cada vez que sea colocado un lector en ella). En caso de que no salga la pantalla, quite y vuelva a poner el lector en la cuna.
Nota: es posible que al conectar el lector, salga una pantalla con siete opciones a elegir, las cuales son:
1. Test Apps.
2. Print.
3. Ctl Panel.
4. Scan.
5. Files.
6. About OTL.
7. Exit. Se elige la opción siete, exit.
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En ésta ventana hay que elegir la opción cancelar y después saldrá la siguiente
pantalla se le de aceptar.
Tendrá la siguiente pantalla, se le da clic en la opción de explorar para entrar a la
terminal.
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Una vez dentro de la terminal, se copian los archivos ubicados en la carpeta que
dejamos en el escritorio, abre la carpeta de inventarios\Archivos para lectores
(misma carpeta que fue creada inicialmente en el escritorio de la PC) y se pegan en el
dispositivo móvil (lector de códigos de barras).
Dar clic en la
opción
Explorar.
Invenlib.lectores
.
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Al terminar de copiar y pegar los archivos de la carpeta de inventarios al lector
de códigos de barras, entramos a la opción My Device o My computer.
Para cargar el programa en el lector, se tiene que entrar en a My Device o My
computer del lector de código de barras, para poder seleccionar una de las opciones
en pantalla, hay que navegar con las teclas ubicadas de bajo del botón amarillo y una
Icono de acceso al
explorador del
lector. (My device
o My Computer).
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vez seleccionada la opción, se le da enter. Estando dentro de My Device o My computer, se navega hasta encontrar el programa de invenlib.lectores, y se le da
enter (para navegar adentro de My Device o My computer se realiza la siguiente
combinación, F + TAB y después se utilizan las teclas de navegación hasta seleccionar
el programa requerido y se da enter para poder acceder a él).
Al iniciar la instalación, aparece un mensaje que muestra en donde será
instalado el programa, se le da enter para continuar, una vez iniciada la instalación del
sistema de captura (invenlib.lectores), en la pantalla del lector aparece un mensaje
que da cinco opciones:
• Yes
• Yes to all
• No
• No to all
• Cancel
Se elige la opción de yes to all, en seguida sale una ventana en donde muestra
que se está cargando el programa.
Nota: En caso de que no permita seleccionar en alguna de estas opciones, hay que oprimir las teclas F + ALT (una a la vez) y después F + TAB (una a la vez),
después de haber oprimido correctamente las funciones señaladas, aparecerá una ventana que dice task manager y aparecen los programas activos y selecciona el que dice installing fher invenlib, y se le da enter y después con las teclas de F + TAB (una a la vez) se selecciona yes to all y se le da enter y entonces
inicia la instalación del programa.
TAB.
F=funció
n.
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Para instalar el scanwedge (este se encuentra también en My Device o My computer), se selecciona el programa, se le da enter. Este programa se instala sin
mostrar alguna ventana, para cerciorarse que ya está instalado, basta con oprimir el
botón amarillo de scanner y éste lanzará una luz roja (lasser) y se encenderá un foco
rojo en la terminal portátil, mostrando que el scanner del lector está listo para su uso.
Una vez concluida la instalación del Scawedge, hay que oprimir las teclas F +
ALT dos veces (una tecla a la vez) para que sea desplegado el menú FILE, y
seleccionamos la última opción, close para salir al menú principal del lector
(escritorio).
Estando en el escritorio, se selecciona el programa de inventario, el cual
aparece en la pantalla principal del lector con un icono en forma de libro, se
selecciona y se le da enter.
Después de abrir el programa seleccionado, aparece lo siguiente en la pantalla del
lector.
Flechas de
navegació
n.
Icono de
acceso al
Programa de
Inventarios.
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Una vez estando en esta pantalla, se le da la opción de Archivo, Abrir (se le da
enter) y despliega una ventana (para entrar al cualquier menú, hay que utilizar las
teclas F y ALT dos veces, oprimiendo una a la vez).
TAB
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Se navega adentro de la ventana oprimiendo las teclas F + TAB (una a la vez) dos veces, hasta colocarse dentro de la ventana y, utilizando las flechas de
navegación, se elige el archivo catálogo.txt que está al final de la ventana y se le da
enter. Cuando el archivo que contiene el catálogo es seleccionado, aparecerá en el
espacio de NAME, y al darle enter, aparecerá el nombre de la tabla sombreado, esto
quiere decir que el catálogo se está cargando, cuando termine de cargar la tabla,
saldrá un mensaje en el lector que dice catalogo cargado y se presiona enter para
finalizar.
Para empezar a capturar, se ingresa al menú captura (oprimiendo las teclas F + Alt dos veces, una tecla a la vez) y se selecciona la opción CAPTURA y se le da
enter como se muestra en la imagen de abajo.
Después despliega esta ventana para iniciar la captura.
ALT
F
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Una vez abierta esta venta, podemos dar inicio a la captura, para poner
ubicación hay que oprimir la tecla A (tecla naranja ubicada en la parte inferior
izquierda), y después la tecla shift (ubicada arriba de la tecla naranja); para que sea
habilitadas las letras del teclado del lector y una vez tecleada la letra deseada, se
vuelve a oprimir la tecla A para que las letras sean deshabilitadas y a la vez, se
habilite el teclado numérico y en caso de error al capturar la letra o número de la
ubicación, para borrar se oprime la tecla DEL (la cual se encuentra entre la tecla A y la tecla F).
Una vez escrita la ubicación (ejemplo A1), se le da enter para pasar a la casilla
siguiente que dice barras, y se oprime el botón amarillo para que sea scaneado el
código de barras del material a inventariar.
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
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Cuando se lee el código de barras y éste es correcto, deberá aparecer el título y
el nombre de la colección a la que pertenece el material, en caso contrario, aparecerá
un mensaje que dice: “no se está en catalogo, capture código de interno”, el
cursor del lector se pasará a la opción de código (capturar código Educal).
En caso de que el mensaje de error vuelva a salir, se sugiere sea buscado
el título en sistema, puede que el material esté mal codificado (suele pasar).
En el caso de que el material no tenga código de barras, en la opción de BARRAS, se puede capturar el interno, es decir, que esta opción, permite la captura de cualquiera de los dos códigos.
Estando correctos los datos de la captura, el cursor de lector se colocará en la
celda de cantidad, se teclea la cantidad física correspondiente al material capturado
y se le da enter para que los datos sean guardados (una vez guardado el código, no se
podrá hacer corrección alguna).
Nota: Para borrar algún digito antes de pasar a la siguiente celda, oprimiendo DEL y así podrá corregir los datos mal escritos.
Botón para
scanear el
material a
capturar.
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
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El proceso de captura se repite hasta terminar la ubicación (A1), para cambiar
de ubicación (A2), se oprime la tecla F y Tab varias veces (una tecla a la vez), hasta
que el cursor se coloque en la opción de Ubicación, y se sobre escribe la ubicación
correspondiente. Una vez terminado de capturar la zona asignada, hay que guardar
la captura.
Para salir del programa de captura, hay que oprimir las teclas F + ESC una vez, y tendrá que mostrar los menú de archivo y captura.
Para guardar la captura, hay que realizar los mismos pasos que utilizamos para
cargar el catalogo, pero ahora se le da la opción de guardar captura y se le pone el
nombre que desee habilitando el teclado de alfabeto y anteponiendo la palabra
invent (EJEMPLO inveninfantil) posteriormente, se le da enter y entonces el
archivo ha sido guardado en el lector.
Una vez guardada la información, hay que transmitir el archivo a la PC
colocando el lector en la cuna cargador y saldrán las siguientes pantallas:
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
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En ésta ventana hay que elegir la opción cancelar y después saldrá la siguiente
pantalla se le de aceptar.
Tendrá la siguiente pantalla, se le da clic en la opción de explorar para entrar a la
terminal.
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
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•
Estando dentro de la terminal, se copia el archivo guardado y se pega en una
carpeta que se tiene que crear en el escritorio con el nombre de la librería o que se
identifique que únicamente en ésta carpeta se encuentra la información del
inventario (ejemplo Inventario Puebla).
Al terminar con la transmisión de datos, se requiere eliminar la captura
anterior, para esto, hay que oprimir las teclas F y ALT dos veces para que se desglose
el menú (de la misma manera en que ingresaron al menú de captura), con las flechas
Dar clic en la
opción
Explorar.
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
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de navegación se selecciona la opción de Borrar Captura y se le da enter. Cabe señalar,
que en caso de que la captura no haya sido eliminada, la siguiente captura a realizar,
será agregada a la anterior, es decir, que al terminar la segunda captura con ese
mismo lector será agregada y por lo tanto duplicada.
Cabe hacer mención que, una vez borrada la información, ésta no podrá ser recuperada, de tal manera de que, antes de eliminar los datos, se debe de estar seguro de que la información ha sido transmitida correctamente, esto puede verificarse abriendo el archivo desde la carpeta en donde se han estado dejando los archivos transmitidos y comprobando que las zonas capturadas aparezcan en el contenido de dicho archivo.
Para instalar el sistema de inventarios en la PC, únicamente hay que entrar a la carpeta que se creó en c:\ Escritorio\inventarios\Archivo de instalación en Pc, seleccionar el archivo INSTARED y los archivos serán creados
automáticamente en C:\Inven.
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
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Recomendaciones:
1. Evitar dejar los lectores en un lugar en donde puedan caerse, ya que en caso de
se golpeen, el lector puede formatearse y todo lo que haya sido instalado y
capturado se perderá.
2. Que cada vez de que el lector no sea utilizado, éste sea colocado en la cuna
cargador para que la pila tenga mayor durabilidad, ya que si después de tenerlo
en uso por más de cinco horas seguidas, la batería se empieza a descargar, y en
caso de que se termine la totalidad de la carga, la información capturada se
perderá
Instared.bat
Dar doble clic y el
programa iniciará y
terminará su
instalación
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
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MANUAL PARA LECTOR MOTOROLA MC3000.
Instrucciones para instalar el programa de transmisión de los lectores de
códigos de barras Motorola MC3000.
El Departamento Control de Inventarios (DCI), hará llegar a cada una de las
librerías los archivos necesarios para la instalación y realización del inventario físico,
los archivos requeridos son:
5. Setup.exe (Msasyn4.5)
6. Invenlib.palm (programa para captura de inventarios para instalar en lectores).
7. ScanWedge.exe (programa para activar el lasser de los lectores). 8. Sie.exe
Nota: cabe señalar que estos programas se encuentran en un archivo comprimido
(inventarios2), el cual será colocado el escritorio de la PC.
Al encender el lector y se encuentra con la siguiente pantalla.
Es para calibrar ésta, ya que es táctil, para realizar este procedimiento se tiene que dar clic en el tache con el lápiz y seguir la secuencia del tache (siempre dándole clic a éste) hasta que salga un aviso que dice,
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
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Se le da enter y así quedara la pantalla calibrada y lista para trabajar.
La información contenida en este archivo, deberá ser extraída ahí mismo (en el
escritorio) y al terminar la extracción de dicho archivo, será creada automáticamente
una carpeta de nombre Inventarios, y dentro de la misma, estarán dos carpetas más, la primera contiene los archivos que deben de cargarse en el lector y la otra, los programas que deben de ser instalados en la PC.
.
Instalación de programas en la PC.
El DCI, se conectará al punto de venta en donde se realice el inventario y
enviará un archivo comprimido (inventarios2).
Se abre la carpeta Archivo de instalación en Pc y se elige el archivo SETUP, se
le da doble clic para la instalación del Msasync4.5.exe, el cual es necesario instalar
para que el equipo de computo pueda reconocer el lector de códigos de barras y poder
seguir con la configuración de los mismos.
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
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70
• Saldrán las siguientes pantallas.
Dar clic en
siguiente.
Setup,
programa de
instalación
para lectores.
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
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71
Se elige la opción ACEPTO y después en siguiente.
Y se le da siguiente en cada una de las ventanas que aparezcan hasta que
concluya la instalación mostrando la pantalla de instalación finalizada.
Al final de la instalación, es posible que el sistema indique que se requiere reiniciar el equipo para que los cambios tengan efecto y se da clic en SI.
NOTA: en caso de que el programa haya sido instalado en su máquina en algunos de los anteriores inventarios, las pantallas que aparecerán son las siguientes:
Dar clic
en
siguiente.
Dar clic
en
Acepto.
Dar clic
en
siguiente.
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
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72
Se da clic
en
Reparar.
Se da clic en
siguiente
Se da clic en
instalar.
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
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73
Y se le da siguiente en cada una de las ventanas que aparezcan hasta que
concluya la instalación mostrando la pantalla de instalación finalizada.
Nota: al final de la instalación, es posible que el sistema indique que se requiere reiniciar el equipo para que los cambios tengan efecto, y se le da clic en SI.
Al terminar la instalación, conecte el cable de transmisión en algún puerto USB
y de igual forma conecte el otro extremo del cable de trasmisión de datos a la cuna
cargador como lo indica la imagen siguiente:
Una vez conectada la cuna, se coloca el lector de códigos de barras en ella como lo
muestra la imagen.
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
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74
Al momento de colocar el lector en la cuna, saldrá la siguiente ventana (misma que
saldrá cada vez que sea colocado un lector en ella). En caso de que no salga la pantalla,
quite y vuelva a poner el lector en la cuna.
En ésta ventana hay que elegir la opción cancelar.
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
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75
Y después saldrá la siguiente pantalla se le de aceptar.
Tendrá la siguiente pantalla, se le da clic en la opción de explorar para entrar a la
terminal.
Una vez dentro de la terminal, se copian los archivos ubicados en la carpeta que
dejamos en el escritorio, abre la carpeta de inventarios\Archivos para lectores
(misma carpeta que fue creada inicialmente en el escritorio de la PC) y se pegan en el
dispositivo móvil (lector de códigos de barras).
Dar clic en la
opción
Explorar.
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
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76
Una vez copiados los archivos mencionados, puede quitar el lector de la cuna.
Icono de acceso al
explorador del
lector. (My
Device).
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
Revisión: 3
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77
Continuamos con la instalación del programa de captura de inventarios, para
esto, entramos en a My Device del lector de código de barras y, para poder
seleccionar una de las opciones en pantalla, hay que utilizar el lápiz ubicado al reverso
del lector, unido a la correa y una vez seleccionado el archivo, se le da doble clic con el
lápiz o enter.
Estando dentro de My Device, con el lápiz, se navega hasta encontrar el
programa de invenlib.pal, y se le da doble clic o enter.
Una vez iniciada la instalación del sistema de captura (invenlib.palm), en la
pantalla del lector aparece un mensaje que dice: Unsupported System Version.
Se elige la opción de yes, en seguida sale una ventana en donde muestra la ruta
en la que serpa instalsdo el programa, se le da enter para que continúe la instalación.
Posteriormente, aparece otra pantalla que dice Confirm File Replace, y cinco
opciones a elegir y se le da yes to all y la instalación continuará.
1. Yes.
2. Yes to all. 3. No.
Lápiz
.
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4. No to all.
5. Cancel.
En cuanto termina de instalarse el programa, automáticamente desaparece el
archivo del explorador.
Se continúa con la instalación del Scanwedge, se selecciona el programa, se le
da doble clic o enter. Este programa se instala sin mostrar alguna ventana, sólo parece
que parpadea la pantalla y para cerciorarse que ya está instalado, basta con oprimir el
botón amarillo de scanner y éste lanzará una luz roja (lasser) y se encenderá un foco
rojo en la terminal portátil, mostrando que el scanner del lector está listo para su uso.
Al terminar la instalación del lasser, con el lápiz se oprime el menú FILE, y
después CLOSE. En la pantalla principal de lector, debe de mostrar un ícono en forma
de libro con nombre de inventario de librerías, se le da doble clic o enter para entrar.
ente
Icono de
acceso al
programa de
Código: EDU-GS-DCI-PO-01
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• Se selecciona el ícono del programa de inventario de librerías con el lápiz y se
le da doble clic o enter.
• Después de abrir el programa seleccionado, aparece lo siguiente en la pantalla
del lector. Una vez estando en la pantalla, con el lápiz se selecciona el menú de
Archivo y se elige la opción Abrir.
• Se despliega una ventana que contiene varias carpetas, y con el lápiz y la barra
de desplazamiento, se busca el archivo con nombre catálogo (se encuentra al
final), se selecciona con el lápiz y se le da enter. Al seleccionar el archivo, en la
casilla de Name, aparecerá el nombre del archivo seleccionado (catálogo.txt), y
se le da enter.
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Al darle enter, debe de aparecer un ícono en forma de reloj de arena, lo cual
indica que el programa se está cargando, al terminar de cargarse, sale un mensaje
que dice CATÁLOGO CARGADO, se le da enter.
Una vez terminada la carga del catálogo, podemos dar inicio a la captura.
Para empezar a capturar, se ingresa al menú captura y se selecciona la opción
CAPTURA como se muestra en la imagen de abajo.
• Después despliega esta ventana para iniciar la captura.
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• Una vez abierta esta venta, podemos dar inicio a la captura, para poner
ubicación hay que oprimir la tecla con la letra de la ubicación a capturar y
después el número (ejemplo A1), se le da enter para pasar a la casilla siguiente
que dice barras, y se oprime el botón amarillo para que sea scaneado el código
de barras del material a inventariar.
Cuando se lee el código de barras y es correcto, deberá aparecer el título y el
nombre de la colección a la que pertenece el material, en caso contrario, aparecerá un
mensaje que dice: “no se está en catalogo, capture código de interno”, se le da
enter y el cursor del lector se pasará automáticamente a la opción de código (capturar código Educal). En caso de que el mensaje de error vuelva a salir, se sugiere sea buscado el título en sistema, puede que el material esté mal codificado (suele pasar).
• En el caso de que el material no tenga código de barras, en la opción de BARRAS,
se puede capturar el interno, es decir, que esta opción, permite la captura de cualquiera de los dos códigos. Estando correctos los datos de la captura, el
cursor de lector se colocará en la celda de cantidad, se teclea la cantidad física
correspondiente al material capturado y se le da enter para que los datos sean
guardados (una vez guardado el código, no se podrá hacer corrección alguna).
Nota: Para borrar algún digito antes de pasar a la siguiente celda, oprimiendo
BKSP, y así podrá corregir los datos mal escritos.
Botón para
scanear el
material a
capturar.
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• El proceso de captura se repite hasta terminar la ubicación (A1), para cambiar de
ubicación (A2), con el lápiz, coloque el cursor en la opción de Ubicación, y dando
doble clic, se sombrea la ubicación anterior y se sobrescribe la ubicación
correspondiente.
• Una vez terminado de capturar la zona asignada, hay que guardar la captura. Para
salir de programa de captura, con el lápiz oprima la X que está en la parte superior
derecha de la ventana de captura y entonces la ventana se cerrará.
• Ahora, se selecciona el menú de ARCHIVO, GUARDAR CAPTURA y se le pone el
nombre que desee anteponiendo la palabra invent (EJEMPLO inventchambas),
posteriormente, se le da enter y entonces el archivo ha sido guardado en lector
debe de salir un mensaje que diga terminado, y se le da enter.
• Una vez guardada la información, hay que transmitir el archivo a la PC
colocando el lector en la cuna cargador y saldrán las siguientes pantallas:
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En ésta ventana hay que elegir la opción cancelar y después saldrá la siguiente
pantalla se le de aceptar.
Tendrá la siguiente pantalla, se le da clic en la opción de explorar para entrar a la
terminal.
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Estando dentro de la terminal, se copia el archivo guardado y se pega en una
carpeta que se tiene que crear en el escritorio con el nombre de la librería o que
se identifique que únicamente en ésta carpeta se encuentra la información del
inventario (ejemplo Inventario Puebla).
Al terminar con la transmisión de datos, se requiere eliminar la captura
anterior, para esto, hay que entrar al menú de CAPTURA, BORRAR CAPTURA y se le da
enter. Deberá salir un mensaje de advertencia que dice: se dispone a borrar la captura de datos, ¿desea continuar? YES o NO, y se selecciona YES. Debe de salir un
Dar clic en la
opción
Explorar.
Archivo con
la captura
guardada.
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mensaje que dice: borrado, se borraron los registros y se le da enter. Una vez
borrada la captura, el lector queda listo para volver a ser utilizado, así que
nuevamente tiene que entrar al menú de captura e iniciar una nueva captura.
Nota: Cabe señalar, que en caso de que la captura no haya sido eliminada, la
siguiente captura a realizar será agregada a la anterior, es decir, que al terminar la
segunda captura con ese mismo lector será agregada y por lo tanto duplicada.
Cabe hacer mención que, una vez borrada la información, ésta no podrá ser recuperada, de tal manera de que, antes de eliminar los datos, se debe de estar seguro de que la información ha sido transmitida correctamente, esto puede verificarse abriendo el archivo desde la carpeta en donde se han estado dejando los archivos transmitidos y comprobando que las zonas capturadas
aparezcan en el contenido de dicho archivo.
Instalación del programa de inventarios
Para instalar el sistema de inventarios en la PC, únicamente hay que
entrar a la carpeta que se creó en el Escritorio y seleccionamos la carpeta de Archivo de instalación en Pc, seleccionar el archivo INSTARED y los archivos serán creados automáticamente en C:\Inven.
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Recomendaciones:
3. Evitar dejar los lectores en un lugar en donde puedan caerse, ya que en caso de
sé golpeen, el lector puede formatearse y todo lo que haya sido instalado y
capturado se perderá.
4. Que cada vez de que el lector no sea utilizado, éste sea colocado en la cuna
cargador para que la pila tenga mayor durabilidad, ya que si después de tenerlo
en uso por más de cinco horas seguidas, la batería se empieza a descargar, y en
caso de que se termine la totalidad de la carga, la información capturada se
perderá.
Instared.bat
Dar doble clic y el
programa iniciará y
terminará su
instalación