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SECRETARÍA TÉCNICA

Secretaría Técnica

PRO-ST-03

PROCEDIMIENTO: GESTIÓN ARCHIVÍSTICA

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TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo.

2. Alcance.

3. Referencias.

4. Definiciones.

5. Descripción.

6. Registros.

7. Anexos

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Victor Figueroa Ortiz Archivo Central

Orlando Dolores Salas Secretario Técnico

Orlando Dolores Salas

Secretario Técnico

Firma

Fecha

27/08/2021 27/08/2021 27/08/2021




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1. OBJETIVO

1.1. Garantizar la integridad y la conservación del patrimonio documental del

SENASA.

1.2. Establecer criterios para la elaboración del Plan Anual de Trabajo

Archivístico.

1.3. Establecer las pautas para la elaboración del Programa de Control de

Documentos Archivísticos y eliminación de documentos de archivo

1.4. Regular la transferencia de documentos archivísticos al Archivo Central,

Archivo Regional

1.5. Organizar los documentos en unidades de archivamiento que facilite la

búsqueda y disposición.

2. ALCANCE

2.1. El presente procedimiento es de aplicación en el nivel Central y Direcciones

Ejecutivas del SENASA

2.2. Los archivos integrantes del Sistema Institucional de Archivo: Archivo

Central, Archivo Desconcentrado y Archivo de Gestión, están obligados a

cumplir con las normas, directivas y demás disposiciones que emita el

Órgano Rector del Archivo General de la Nación (AGN)

3. REFERENCIAS

3.1. Constitución Política del Perú. Art.21 Ley que garantiza la propiedad del

Patrimonio Nacional.

3.2. Decreto Ley Nº 19414 (16.05.1972), Ley de Defensa. Conservación e

Incremento de Patrimonio Documental de la Nación.

3.3. Decreto Supremo Nº 022-75-ED (19.10.1975), Reglamento del Decreto Ley

19414.

3.4. Ley N° 25323 (11.06.1991), Ley del Sistema Nacional de Archivos.

3.5. Decreto Supremo Nº 008-92-JUS (26.06.1992), Reglamento de la Ley Nº

25323.

3.6. Ley N° 27785 (2002) Art.32 Inciso: i, (plazo de conservación de documentos)

“Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General

de la Republica”.

3.7. Resolución Jefatural N°442-2014-AGN/J que aprueba el “Reglamento de

Infracciones y Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos”.

3.8. Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J que aprueba la Directiva N° 001-

2018-AGN/DAI “Norma para la Eliminación de documentos de archivo del

Sector Publico”

3.9. Resolución Jefatural N°021-2019-AGN/J que aprueba la Directiva N° 001-

2019-AGN/DDPA “Normas para la Elaboración del Plan Anual de Trabajo

Archivístico de la Entidades Públicas”




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3.10. Resolución Jefatural N°022-2019-AGN/J que aprueba la Directiva N°002-

2019-AGN/DDPA “Normas para la Transferencia de Documentos

Archivísticos de la Entidades Públicas”


2019-AGN/DDPA “Guía Técnica Archivística para Gobiernos Regionales y

Locales”


2019-AGN/DDPA “Para la Supervisión en Archivos de las Entidades

Públicas”


2019-AGN/DDPA “Directiva para la Elaboración del Programa de Control de

Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”

3.14. Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN/J que aprueba la Directiva N°006-

2019-AGN/DDPA “Lineamientos para la Foliación de Documentos

Archivísticas de las Entidades Públicas”

3.15. ResoluciónJefaturaN°129-96-AG-SENASA que aprueba la Directiva

N°002“ Normas para la Organización y custodia de documentación en

los Archivos a Nivel Central, Regional y Sub – Regional del SENASA”

3.16. ITR-ST-02 Instructivo: Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico.

3.17. ITR-ST-03 Instructivo: Elaboración del Programa de Control de Documentos

Archivísticos.

3.18. ITR-ST-04 Instructivo: Transferencia de Documentos.

3.19. ITR-ST-05 Instructivo: Eliminación de Documentos Archivísticos

4. DEFINICIONES

4.1. Actividad Archivística: Es el conjunto de tareas para alcanzar las metas del Plan

Anual de trabajo Archivístico (para lo cual se emplean recursos humanos,

técnicos y presupuestos) a cargo de la entidad pública.

4.2. Archivo del Nivel Central:

Para el SENASA, se consideran:

Archivo de Gestión

Archivo Central

4.2.1. Archivo de Gestión: Es el responsable de la organización conservación

y uso de los documentos producidos (recibidos y emitidos) en cada

Unidad de Organización (UO) del SENASA y de transferirlos al Archivo

Central, al concluir su gestión o trámite y/o vencidos los periodos de

retención establecidos en el Programa de Control de Documentos

Archivísticos de la entidad

4.2.2. Archivo Central:

Entre sus funciones:

Planificar, organizar, normar, coordinar, ejecutar y controlar las

actividades archivísticas a nivel institucional, así como la conservación y

uso de la documentación proveniente de archivos de gestión y

periféricos, e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos




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en coordinación con el Archivo Regional.

Custodiar únicamente documentos de archivo que han cumplido su

vigencia administrativa o el trámite que les da origen. Para el Archivo

Central, no es válida la asignación de términos como “Archivo Regional”,

“Archivo General”, “Archivo Institucional”.

Se encarga de conducir y elaborar el Plan Anual de Trabajo Archivístico

(PAT) del SENASA en el ámbito de su competencia, conforme a la

normativa vigente.

Es responsable de coordinar con el Comité Evaluador de Documentos

(CED) la aprobación del Programa de Control de Documentos (PCDA),

la eliminación de documentos y la aplicación de tecnologías de

información a la Gestión Documental del SENASA, en el ámbito de su

competencia, conforme a la normativa vigente.

Asume la elaboración y cumplimiento del Programa de Control de

Documentos (PCDA) en lo referido a los períodos de retención

documental y los períodos de transferencia de un nivel de archivo a otro,

elabora el cronograma anual de transferencia y lo remite al Archivo

Regional.

Asesora, evalúa y participa en la implementación de proyectos que

involucran la gestión, tratamiento, conservación, servicio y

sistematización de la documentación e información del SENASA.

Elabora y gestiona el Plan Anual de Capacitaciones y desarrollo de las

personas en materia de archivos, de acuerdo a las disposiciones que al

respecto establezcan la Oficina de Recursos Humanos del SENASA.

Supervisa a los archivos de gestión, así como al personal a cargo de la

gestión documental para identificar problemas en materia archivística.




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Es el encargado de solicitar e implementar medidas de prevención para la

conservación de los documentos. Por la naturaleza de sus funciones

puede implementar y administrar sistemas que permitan el acceso a la

información y documentación, así como evaluar y supervisar los

procesos de digitalización de documentos a nivel institucional.

4.3. Archivos de Nivel Desconcentrado:

Archivo Desconcentrado

Archivo Regional

4.3.1. Archivo Desconcentrado:

Para el caso del SENASA, las Direcciones Ejecutivas, custodian el acervo

propio de cada dependencia desconcentrada.

Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar,

ejecutar y controlar las actividades archivísticas de la entidad

desconcentrada, así como de la conservación y uso de la documentación

proveniente de los archivos de gestión y periféricos de esta unidad

desconcentrada e intervenir en la transferencia y eliminación de

documentos en coordinación con el Archivo Central del SENASA.

4.3.2. Archivo Regional:

Tienen por finalidad la defensa, conservación, incremento y servicio del

Patrimonio Documental de la Nación existente en la Región.

Dependen del Gobierno Regional y normativamente del Archivo General

de ña Nación, conducen las actividades archivísticas del Sistema en su

jurisdicción.

En su ámbito territorial regional son los encargados de supervisar y

proteger el Patrimonio Documental Archivístico en cada una de las

regiones.

4.4. Comité Evaluador de Documentos (CED): Es designado por la más alta

autoridad institucional y es el encargado de conducir el proceso de formulación

del Programa de Control de Documentos, de eliminación de documentos y

transferencia documental.




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4.5. . Cronograma de Actividades Archivísticas y Complementarias: Es un

instrumento de gestión archivística que detalla las actividades programadas en

número y cantidades numéricas.

4.6. Digitalización de Documentos: Proceso de captura y conversión de

información del documento archivístico, en soporte físico papel a formato digital.

La unidad de medida para la meta se establece por imágenes. Es una actividad

archivística.

4.7. Documento Archivístico: Es aquel que contiene una información de cualquier

fecha, forma y soporte, producido o recibido por persona natural o jurídica,

institución pública o privada en el ejercicio de sus actividades y cualquier otro

que se genere como resultado del avance tecnológico

4.8. Documento electrónico: Unidad básica estructurada de información

registrada, publicada o no, susceptible de ser generada, clasificada, gestionada,

transmitida, procesada o conservada por una entidad de acuerdo a sus

requisitos funcionales, utilizando sistemas informáticos.

4.9. Eliminación de documentos: Es un procedimiento archivístico que consiste en

la destrucción física de series documentales, autorizado Expresamente por

el Archivo General de la Nación y Archivos Regionales. Es una actividad

archivística

4.10. Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD): Es el formato utilizado para

describir las series documentales que conserva en una unidad de

organización, se registra sus valores y períodos de retención.

4.11. Índice Alfabético (IA): Lista de los nombres de las series documentales su

sección y código respectivo, ordenados alfabéticamente




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4.12. Informe Técnico de Evaluación de Actividades Archivísticas Ejecutadas

(ITEA): Es un instrumento de gestión archivística que reporta las actividades

ejecutadas y las razones de incumplimiento de las actividades programadas

anualmente. El ITEA se presenta mediante un oficio dirigido al Archivo General

de la Nación hasta el 31 de enero del año posterior de su ejecución

4.13. Informe Técnico Consolidado de Actividades Programadas y Ejecutadas

(ITCAPE): Es un instrumento de gestión archivística que reporta las actividades

programadas (consolidadas) de los órganos de administración de archivos de

un ámbito regional, correspondiente a las actividades programadas del año en

curso y ejecutadas del año anterior.

4.14. Meta Anual: Es una cantidad tangible o medible que se programa para todas

las actividades archivísticas. Se cuantifica en función al producto deseado o

logrado.

4.15. Órganos consultivos: Los órganos consultivos son las instancias inmediatas

de coordinación que permiten el desarrollo armónico del sistema, brindando

apoyo y asesoramiento en materia de archivo.

4.15.1. Órgano consultivo de nivel Interno:

a) La Secretaría Técnica es el encargado de revisar y aprobar las normas

archivísticas de la Institución para que se ejecute a Nivel Nacional.

b) Los Directores de cada Dirección Ejecutiva (D.E.) son los encargados

de dirigir y controlar las actividades archivísticas y ejecutar las normas

designadas por La Secretaría Técnica.

c) Comité Evaluador de Documentos - CED: Es el encargado de evaluar

la documentación innecesaria que debe eliminarse – “valor temporal”

(10 años) y “valor permanente” (30 años), siguiendo el procedimiento

establecido por las disposiciones del Archivo General de la Nación.

4.15.2. Órgano consultivo de nivel Externo:

a) El Archivo General de la Nación – AGN que es el ente rector del Sistema

Nacional de Archivos.

b) El Archivo Regional del AGN es el ente rector del Sistema Nacional de

Archivos y Secretaria Técnica de la Jefatura Nacional del SENASA

quienes actuaran como órganos de consulta externo para las DD.EE

4.16. Órgano de Administración de Archivos (OAA): Es el responsable de

planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las




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actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso

de los documentos provenientes de los archivos de gestión y periféricos e

intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con

el Archivo General de la Nación.

Para el Nivel Central el OAA, está constituido:

Secretario Técnico del SENASA

Responsable del Archivo Central del SENASA.

Para la Direcciones Ejecutivas, el OAA, está constituido:

Director Ejecutivo

Jefe de Área de Gestión de la Dirección Ejecutiva.

4.17. Plan Anual de Trabajo Archivístico: Es un instrumento de gestión archivística

que reúne las actividades a desarrollar en un período determinado de tiempo,

en relación a los objetivos y metas programadas para el desarrollo de los archivos

de la entidad. Asimismo, permite realizar la evaluación de los resultados y empleo

de los recursos en los archivos de la entidad pública.

El Plan Anual de Trabajo Archivístico, se presenta a la sede institucional del

Archivo General de la Nación o Archivo Regional hasta el 15 de diciembre del

año anterior a su ejecución.

4.18. Periodo de retención: Tiempo (reflejado en años) asignado a cada serie

documental para cada fase de archivo (gestión, periférico o central). Para el caso

del archivo de gestión el periodo de retención inicia en la conclusión del trámite

que le da origen.

4.19. Programa de Control de Documentos (PCDA): Es un documento de gestión

archivística que establece las series documentales que produce una entidad

pública como resultado de sus actividades precisando el número de años que

deben conservarse y los periodos / plazos de retención en cada archivo hasta su

transferencia al Archivo General de la Nación o su eliminación. Está conformado

por la Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD), Tabla de Retención de

Documentos Archivísticos (TRDA) y el Índice Alfabético (IA).

4.20. Servicio Archivístico: Es una actividad archivística que consiste en poner a

disposición de los usuarios la información registrada de los documentos

archivísticos producidos (receptados o generados) por la entidad pública.

4.21. Transferencia de Documentos: Es una actividad archivística que consiste

en el traspaso de documentos de un archivo a otro al vencimiento de los

periodos o plazos de retención establecidos en el Programa de Control de

Documentos.

4.22. Unidades de Organización: Conjunto de unidades agrupadas por nivel

organizacional al interior de una entidad.




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Unidades de organización

Nivel organizacional

Órgano Primer y Segundo nivel

Unidad orgánica Tercer nivel

Subunidad Orgánica Cuarto nivel

Área Quinto nivel

4.23. Valoración de documentos: Acción que consiste en asignar y establecer el

valor (temporal o permanente) y periodo de retención de cada serie

documental.

4.24. Valor Temporal (T): Es el valor de aquellos documentos archivísticos que por

su contenido dejan de ser imprescindibles y no tienen trascendencia una vez

cumplido el fin administrativo, fiscal, contable, legal y otros que los originaron.

Se consideran documentos de valor temporal aquellos que tenga más

de 10 años de retención.

4.25. Valor Permanente (P): Es el valor de aquellos documentos archivísticos que

por su trascendencia, importancia y uso son indispensables para el desarrollo

de la entidad, los referentes a la protección de los derechos ciudadanos,

aquellos que reflejan la evolución de la entidad en términos de sus

atribuciones y las funciones establecidas por la ley, la estructura orgánica, y

todos aquellos documentos archivísticos que aportan una contribución

sustancial al estudio y la investigación en cualquier campo del conocimiento.

Se consideran documentos de valor permanente aquellos que tengan más de

30 años de retención.




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5. DESCRIPCIÓN

Diagrama de Flujo: Gestión Archivística

5.1. DE LA APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1.1. Secretaria Técnica

Responsable de actualizar y supervisar el cumplimiento del

presente procedimiento.

5.1.2. Jefatura Nacional

Nombrar el Comité Evaluador de Documentos (CED)

Aprobar el Plan Anual de Trabajo archivístico

Aprobar el Programa de Control de Documentos Archivísticos

(PCDA)

5.1.3. El órgano de Administración de Archivos (OAA)

Es responsable de elaborar el Plan Anual de Trabajo archivístico en

coordinación con todas las unidades de organización.

Responsables de elaborar el Programa de Control de

Documentos Archivísticos (PCDA).

INICIO

FIN

Publicar el Programa de Control de Documentos Archivísticos en el Portal

del SENASA

Elaborar el Informe Técnico de Evaluación Actividades

Ejecutadas (ITEA)

Brindar Servicio Archivístico

Elaborar Programa de Control de

Documentos Archivisticos (PCDA)

Conducir la Eliminación de Documentos

Conducir la Transferencia de

Documentos

Elaborar Plan Anual de Trabajo

Archivístico

Conformar el Organismo de

Administración de Archivos (OAA)

ARCHIVO CENTRAL/ ARCHIVO DESCONCENTRADO

COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS (CED)

ORGANISMO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS (OAA)

Nombrar al Comité Evaluador de

Documentos (CED)

Fase




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Es responsable de conducir planificar, organizar, dirigir, normar,

coordinar ejecutar y controlar la transferencia de documentos

archivísticos.

Son responsable de seguir los lineamientos establecidos por la

presente directiva para la foliación de documentos archivísticos.

Conducir la elaboración de las Propuestas de eliminación.

Asesora al CED.

5.1.4. El Comité Evaluador de Documentos (CED)

Conduce el proceso de elaboración del Programa de Control de

Documentos Archivísticos (PCDA)

Es responsable de revisar y aprobar el PCDA

Es responsable de evaluar la propuesta de eliminación y su

aprobación

Responsables de elaborar el Programa de Control de

Documentos Archivísticos (PCDA)

5.1.5. El Archivo de Gestión (AG),

El cual se constituye por la complejidad de funciones, especialización,

y ubicación territorial de las unidades de organización.

Son responsables de seguir los lineamientos establecidos por el OAA

para la transferencia de documentos archivísticos en la entidad.

5.1.6. Responsable del Archivo de Gestión

Son responsables de aplicar el presente procedimiento.

5.1.7. Responsable del Archivo Central

Es el responsable de la custodia del Archivo de la Sede Central.

5.1.8. Responsable del Archivo Desconcentrado

Es el responsable de la custodia del Archivo Desconcentrado, que

corresponde a cada Direcciones Ejecutivas.

5.2. Consideraciones Previas:

5.2.1. Nombramiento del Comité de Evaluación de Documentos (CED) El

Comité de Evaluación de Documentos se nombra con la

ResoluciónJefaturaN°0012-2020-MINAGRI-SENASA,esta constituí-

do por:




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Nivel Central

(CED Central)

Un representante de la Jefatura Nacional, quien

Preside.

Un representante de la Oficina de Asesoría

Jurídica

Un representante de la unidad orgánica que

generan las series documentales a ser

evaluadas.

Un representante del OAA central, quien

actúa como Secretario.

Direcciones

Ejecutivas

(CED

Desconcentrado)

El Director Ejecutivo, quien Preside.

Un representante del Área de Gestión.

Un representante de las Áreas Técnicas o unidad

orgánica que generan las series documentales a

ser evaluadas.

Un representante del OAA de la Direccion

Ejecutiva (Jefe del Área de Gestión), quien actúa

como Secretario.

5.2.2. Nombramiento del Organismo de Administración de Archivos (OAA)

El Órgano de Administración de Archivos (OAA), Es el responsable de

planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las

actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación

y uso de los documentos provenientes de los archivos de gestión y

periféricos e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en

coordinación con el Archivo General de la Nación.

Nivel Central

(OAA Central)

Secretario Técnico del SENASA

Responsable del Archivo Central del

SENASA.

Direcciones

Ejecutivas

(OAA

Desconcentrado)

Director Ejecutivo

Jefe de Área de Gestión de la Dirección

Ejecutiva.




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5.3. Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico (PAT)

5.3.1. Es un documento de Gestión Archivística, que contienen la programación

de actividades archivísticas para el año.

5.3.2. Para el Nivel Central, la elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico

(PAT) es responsabilidad del Órgano de Administración de Archivo (OAA)

Central y presentado al Archivo General de la Nación.

5.3.3. En las Direcciones Ejecutivas, el Plan Anual de Trabajo Archivístico (PAT),

es elaborado por las OAA Desconcentradas, en coordinación con las

Unidades de Organización, deben programar sus actividades en atención

a las necesidades de su región. El Plan se presenta al Archivo Regional.

5.3.4. El Plan Anual de Trabajo Archivístico (PAT), es aprobado con Resolución

Jefatural.

5.3.5. El SENASA, Nivel Central presenta el Informe Técnico de Actividades

Ejecutadas (ITEA) al Archivo General de la Nación, mientras que las

Direcciones Ejecutivas, presentan el ITEA al Archivo Regional.

5.3.6. La formulación, ejecución y evaluación del Plan Anual de Trabajo

Archivístico, se hace de acuerdo al Instructivo Elaboración del Plan Anual

de Trabajo Archivístico (ITR-ST-02).

5.4. Elaboración del Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA)

5.4.1. Es un documento de gestión archivística, que contiene:

Ficha Técnica de Series Documentales

Tabla de Retención de Documentos Archivísticos

Índice Alfabético

5.4.2. En el Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA), se

establecen las series documentales, los valores y períodos de retención en

cada nivel del archivo.

5.4.3. Su elaboración. Es responsabilidad del Comité Evaluador de Documentos

(CED) y el Órgano de Administración de Archivos (OAA).

5.4.4. El Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA), es

aprobado por la Jefatura Nacional del SENASA.

5.4.5. El proceso de elaboración PCDA, se hace de acuerdo al Instructivo de

Elaboración del Programa de Control de Documentos Archivísticos

(PCDA)- (ITR-ST-03).




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5.5. Transferencia de Documentos Archivísticos

5.5.1. El Órgano de Administración de Archivos (OAA) Nivel Central y

desconcentrado, son los responsables de conducir, planificar, organizar,

dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar la transferencia de

documentos archivísticos.

5.5.2. La OAA Nivel Central asesora al responsable del Archivo de Gestión de

cada Unidad de Organización (UO).

5.5.3. Cada Unidad de Organización (UO), identifica las series documentales a

transferir de acuerdo a su ciclo vital y período de retención consignados

en el Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA). Los

documentos archivísticos que se transfieren deben conformar series

documentales.

5.5.4. La Unidad de Organización (UO), coordina la transferencia con la OAA

correspondiente, nivel central o desconcentrado.

5.5.5. El Órgano de Administración de Archivos (OAA), del nivel central o

desconcentrado, elabora el Cronograma Anual de Transferencia, en

coordinación con la Unidad de Organización (UO), y es aprobado por la

Jefatura Nacional.

5.5.6. Para elaborar el Cronograma Anual de Transferencia, se toma en cuenta:

Que la actividad esté programada en el Plan Anual de Trabajo

Archivístico (PAT).

El crecimiento del volumen de documentos por cada Unidad de

Organización (UO).

El valor de los documentos.

La disponibilidad del personal.

Disponibilidad de transporte.

Espacio

Materiales.

5.5.7. El proceso de Transferencia de Documentos, se hace de acuerdo al

Instructivo de Documentos Archivísticas (ITR-ST-04)

5.6. Eliminación de Documentos de Archivo

5.6.1. La eliminación es un proceso que consiste en la eliminación de

documentos previa autorización del Archivo General de la Nación o Archivo

regional.

5.6.2. Los únicos facultados para autorizar la eliminación de documentos son:

Para el Nivel Central Archivo General de la Nación

Para Direcciones Ejecutivas Archivo Regional




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5.6.3. El OAA central y el OAA desconcentrado, son responsables de conducir

la elaboración de la propuesta de eliminación

5.6.4. El CED central y el CED desconcentrado, evalúa la propuesta y aprueba.

5.6.5. La eliminación de documentos se realiza cuando hayan perdido

completamente su valor y utilidad administrativa.

5.6.6. La eliminación se lleva a cabo con un método que imposibilite la

reconstrucción y posterior utilización de los documentos.

5.6.7. Los documentos que se deseen conservar más allá de los plazos de

retención establecidos en el Programa de Control de Documentos

Archivísticos (PCDA), se debe de justificar el motivo, para su posterior

modificación.

5.6.8. El proceso de eliminación debe de documentarse, inventarios, informes,

actas de sesión, copias de correos electrónicos, oficios y registros.

5.6.9. El Archivo General de la Nación, recibe solicitudes para autorizar

eliminación de documentos, todo el año. Para ser efectiva la eliminación

durante el año, la solicitud debe ser presentada como fecha máxima el 30

de octubre.

5.6.10. El proceso de eliminación, se hace de acuerdo al Instructivo de Eliminación

de Documentos de Archivo (ITR-ST-05).




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5.7. Servicio Archivístico

Diagrama de Flujo:

Fase




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5.7.1. El servicio archivístico está referido a la solicitud que pueden hacer los

funcionarios y servidores públicos del SENASA, respecto a los

documentos que custodian el Archivo Central y Archivo Desconcentrado.

5.7.2. Para las solicitudes de ciudadanos, se toma en cuenta el Procedimiento

de Acceso a la Información Pública PRO-ST-08.

5.7.3. Para el proceso de Servicios Archivístico, se siguen los pasos indicado en

el Instructivo Servicios Archivísticos (ITR-ST-06) El servicio archivístico

que se menciona en este procedimiento está referido a la solicitud que

pueden hacer los funcionarios y servidores públicos del SENASA.

5.7.4. Para las solicitudes de ciudadanos, se toma en cuenta el

Procedimiento de Acceso a la Información Pública PRO-ST-08.

5.7.5. Unidad Orgánica debe de enviar su solicitud de servicio archivístico (REG-

ST-15), a la Secretaría Técnica.

5.7.6. En solicitud indica la forma cómo quiere el documento:

Documento físico: sale en calidad de préstamo o por el período que

determine el Secretario Técnico.

Copia: El responsable del Archivo General proporciona las copias del o

los documentos solicitados.

Correo Electrónico: El responsable del Archivo General envía el

documento digitalizado.

5.7.7. El Secretario (a) Técnico (a) evalúa la solicitud, y otorga el plazo de

préstamo de los documentos.

5.7.8. Una vez aprobada la solicitud, se envía al Responsable del Archivo para

que ubique el documento, y entregué el documento de acuerdo al medio

solicitado en el (REG-ST-15),

Medio de entrega la

información

solicitada

Entrega

Copia Entrega la copia directamente al

solicitante, y hará firmar el REG-ST-15,

Correo electrónico

Digitaliza el documento y envía al correo

electrónico registrado en el REG-

ST-15,

Préstamo

Entrega el documento al solicitante y hace

el seguimiento del mismo, para que en el

plazo autorizado por la Secretaría Técnica,

devuelva el

documento




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5.8. La Foliación de Documentos:

5.8.1. La foliación consiste en numerar en forma secuencial, cada hoja del

documento de archivo. Es un método de control en el registro de

documentos archivísticos producidos por las entidades públicas

5.8.2. Se efectúa de manera manual o a través del empleo de una herramienta

mecánica o automática que asegure la impresión legible de números

correlativos en cada folio.

5.8.3. Los documentos archivísticos son ordenados de acuerdo a las

necesidades de la entidad, en forma secuencial cronológica.

Foliación

El número de folio se registra en la parte superior

derecha de cada hoja que conforme la unidad

documental.

La foliación manual debe efectuarse con lapicero de

color azul.

Los documentos se ordenan cronológicamente y se

compaginan siguiendo el orden regular del

procedimiento que lo genera, de acuerdo a la figura:

Cuando los cuerpos formados exceden de doscientos

folios, se mantiene su integridad, conformando tomos,

los cuales deben mantener su foliación correlativa,

donde el segundo tomo continúe la foliación del

primero y así

sucesivamente.

¿Qué se

folia?

El documento archivístico de la entidad pública.

Las hojas donde se hayan adherido documentos de

formato menor a la medida de formato A4.

Los formatos de incorporación, rectificación y

retiro que la entidad regule a través de sus

disposiciones normativas internas.

¿Qué NO se

folia?

Las carátulas.

Las hojas que no contengan información en anverso

ni reverso (hojas en blanco).




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Las unidades documentales empastadas, foliadas o

paginadas de fábrica.

El anverso y reverso de las hojas ya foliadas.

La

Rectificación

Se tacha la foliación anterior con una línea oblicua y

registrando sus datos (nombres, apellidos, cargo y

firma) en el margen derecho de la última hoja del folio

rectificado.

En caso se detecten errores en la foliación, como la

repetición del folio, ilegibilidad del folio u omisión del

folio, la entidad determinará el mecanismo final para su

rectificación.

Cuando los errores en la foliación son detectados en

documentos archivísticos procedentes de otras

entidades, se agrega una constancia de rectificación

del folio (Anexo 1. Los nuevos documentos que se

agreguen, continúan la

foliación.

6. Registros

6.1. REG-ST-15 Solicitud de Servicio Archivístico.

7. Anexos:

Anexo 1: Constancia de Rectificación de Folios por Error




PRO-ST-03


Revisión: 03

Página: 20 de 21

REG-ST-15: Solicitud de Servicios Archivísticos

REG-ST-15: Solicitud de Servicios Archivísticos

Nº DE CARGO

1. DATOS DEL SOLICITANTE

NOMBRES Y APELLIDOS

DIRECCION GENERAL/ DDEE

SUB DIRECCION

AREA

2. INFORMACION SOLICITADA

3. MEDIO DE ENTREGA DEL SERVICIO ARCHIVISTICO SOLICITADO (Marcar con una X) – para ser llenado por el solicitante

COPIA SIMPLE CORREO ELECTÒNICO PRESTAMO

Correo electrónico

4. EVALUACION DE LA SECRETARIA TÉCNICA

Observaciones : CONFORME: SI

NO

Si el caso es PRESTAMO:

DEL:

AL

5. DETALLE DEL DOCUMENTO SOLICITADO

Nº de Caja Unidad de Conservaciòn

Descripcion del Documento

Año Nª de Folios Estado de Conservación

6. ATENCION DE LA SOLICITUD (llenado por el Responsable del Archivo)

Atendido por Observaciones

Nombres y Apellidos

7. CONFORMIDAD DEL SERVICIO (llenado por el solicitante)

Recibido Conforme Observaciones

Nombres y Apellidos

8. DEVOLUCION DE DOCUMENTO (llenado por el Responsable del Archivo)

FECHA DE DEVOLUCION : CONFORME NO CONFORME




PRO-ST-03


Revisión: 03

Página: 21 de 21

Anexo 1: Constancia de Rectificación de Folios por Error

CONSTANCIA DE RECTIFICACIÓN DE FOLIOS POR ERROR

El que suscribe HACE CONSTAR:

El …………………………………. (documento) con registro ……………………., de asunto ………………………

Recepcionado en el día …………………… ha sido observado por presentar ……………………….

(repetición, ilegibilidad u omisión de folios)

El documento presentado cuenta con un total de ............ folios registrados.

Sin embargo, se ha observado ................(indicar la ocurrencia del erro), debiendo tener en

total .......... (cantidad) Folios.

En tal sentido se agrega la presente constancia a la Unidad documental.

Fecha ………….

Nombre y Apellidos

Cargo

Firma

procedimiento: revisión: página: gestiÓn archivÍstica 03

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