procedimiento registro civil de nacimiento. i. objetivo: inscribir los nacimientos en el registro...
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO
I. OBJETIVO: Inscribir los nacimientos en el Registro Civil, como apoyo a la función del estado de registrar a las personas al estado civil
II. ALCANCE: Inicia con la solicitud del servicio y la entrega de los documentos correspondientes y termina con la entrega de Registro Civil de Nacimiento
III. DOCUMENTOS - Caracterización del proceso de Registro Civil DE APOYO: - Decreto. 960 / 70
- Decreto 1260/70- Decreto 1379/72 Art. 2-5,6- Ley 1395/2009- Código Civil- Instructivo Expedición de Copias de Escrituras
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO
IV. DEFINICIONES:
HIJO EXTRAMATRIMONIAL: Se entiende por éste el hijo de personas solteras o no casadas entre si.NUIP: Numero único de identificación personal
V. CONDICIONES GENERALES:
N/A
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO
VI. DIAGRAMA DE FLUJO
1. Viabilidad del Registro
2. Presentación de los padres y el niño en la Notaria
3. Verificar documentos
4. Diligenciar el Certificado de nacido vivo
5. Estampar sello “Registro de Antecedentes”
6. Diligenciar el “Registro Civil de Nacimiento”
7. Se trata de hijo extramatrimonial
?
8. Revisión del Registro Civil
10. Huellas plantares del niño
11. Firma Notario(a)
12. Estampar sello del Notario(a)
13. Organizar los documentos para archivo
14. Entrega de Copias
15. Archivar documentos
1. Presentación del Usuario en la Notaria
3. Diligenciar el Registro Civil
4. Revisar el Registro Civil
5. Firmar el Registro
6. Estampar huellas
Fin
Inicio
Fin
9. Firmar y estampar la huella en el Registro Civil
Registro Civil Menores Registro Civil Adultos
11
2. Radicar documentos
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓNFRECUENC
IAREGISTRO
RESPONSABLE
Viabilidad del Registro
La persona a registrar es mayor de edad?SI. Pase a la página 10NO: Continua con el paso 2
Cuando se requiera el
servicioN/A
Coordinador de Registro
Civil
Presentación de los padres y el niño en la Notaria
Deben presentar los siguientes documentos:- Documentos de identidad originales y fotocopias ampliadas, de los padres.- Certificado de nacido vivo expedido por la autoridad médica competente- Cedulas originales y copias de los testigos, en caso de ser necesario* - En caso de que el nacimiento haya ocurrido en el domicilio se debe anexar carta donde se tenga registrada la fecha y hora del nacimiento, así como talla y peso del recién nacido. Igualmente se debe anexar certificado de RH suministrado por un Laboratorio
Cuando se requiera el
servicio
- Fotocopias de los padres y de los testigos (si se requiere)*- Certificado de nacido vivo expedido por la autoridad médica- Carta donde se especifiquen datos del niño y Certificado de RH suministrado por un Laboratorio (si se requieren)*
Padres del niño
* Los testigos deben ser 2, mayores de edad, a quienes consta que el niño a registrar es hijo de las personas que se presentan como sus padres. Dichos testigos son necesarios en los siguientes casos:- Cuando no se cuenta con el certificado de nacido vivo, ya sea por pérdida o porque el nacimiento ocurrió en el domicilio, en éste último caso quien atendió el parto debe acudir como testigo
VII.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Registro Civil MenoresVersión 1Código: RC-P-01 Página 5 de 11
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓNFRECUENCI
AREGISTRO
RESPONSABLE
Verificar documentos
Al revisar los documentos, verificar especialmente:-Fecha de nacimiento-Estado civil de la madre-Que no tenga enmendaduras-Que tenga firma y sello del médico-Que esté correctamente escrito el nombre de la madre
Tan pronto se reciban N/A
Coordinador de Registro
Civil
Diligenciar el Certificado de
nacido vivo
En caso de que el nacimiento haya ocurrido en el domicilio, diligenciar el Certificado de nacido vivo, con la carta presentada por los padres
Cuando el nacimiento
haya ocurrido en el domicilio
Certificado de nacido vivo
Coordinador de Registro
Civil
Estampar sello “Registro de
Antecedentes”
Al anverso del Certificado de nacido vivo , estampar el sello “Registro de Antecedentes”, inscripción con testigos o inscripción sin testigos, según corresponda
Cuando se tenga el Cert. nacido vivo
Certificado de nacido vivo con
sello “Registro de Antecedentes”
Coordinador de Registro
Civil
Diligenciar el “Registro Civil de Nacimiento”
Diligenciar el “Registro Civil de Nacimiento”, con los documentos presentados y la lista de seriales NUIP, mayor/menor y sexo. Precediendo al nombre del Notario(a) anota las iniciales de su nombre.El NUIP el número consecutivo que se asigna al registro civil de nacimiento , está asignado en la lista, así mismo, del registro pre-numerado se saca el número del serial para la lista
Certificado de nacido vivo con sello
“Registro de Antecedentes”
Registro Civil de Nacimiento
Lista del NUIP
Coordinador de Registro
Civil
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRORESPONSAB
LE
Si se trata de hijo extramatrimonial
Diligenciar folio en el Libro de Varios, anotar:-Reconocimiento de hijo extramatrimonial-Datos del hijo-Serial en el que fue registrado
Estampar al Registro Civil el sello del Notario(a)
Cuando se trate de hijos
extramatrimoniales
Libro de Varios
Registro Civil con sello del Notario(a)
Coordinador de Registro
Civil
En la parte de notas del Registro civil de nacimiento anotar:-“Anotación en varios tomo …. Folio ….”
Registro Civil con sello del Notario(a)
y con las notas respectivas
Coordinador de Registro
Civil
Si se trata de madre soltera, diligenciar el “Acta complementaria”, con los datos que suministre la madre y la boleta de comparendo con la citación al padre.
En la parte de notas del Registro civil de nacimiento anotar:-“Acta complementaria”
Registro Civil con sello del Notario(a)
y con las notas respectivas
Acta Complementaria
Boleta de Comparendo
Coordinador de Registro
Civil
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRORESPONSAB
LE
Revisión del Registro Civil
Leer a los padres todos los datos del registro civil a fin de que estos aprueben el contenido y la correcta escritura de los nombres y números de cédula.
Una vez se tiene listo el Registro Civil
con los sellos y notas
correspondientes
N/A
Coordinador de Registro Civil y los Padres
Firmar y estampar la huella en el
Registro Civil
Firmar y estampar huellas en el original y copias.Si se trata de hijo extramatrimonial el padre o madre que realiza el reconocimiento, firma también en el espacio del padre o madre, que no está presente en la diligencia.
Una vez se tiene listo el Registro Civil
con los sellos y notas
correspondientes
Registro Civil con firma y huellas de los
PadresPadres
Huellas plantares del
niño
Se toman las huellas plantares del bebe en la primera copia del Registro Civil
Una vez se tiene el Registro Civil con
firma y huellas de los Padres
Huellas plantares del bebe en la primera
copia del Registro Civil de Nacimiento
Coordinador de Registro
Civil
Firma Notario(a)
Revisa y aprueba con su firma
Una vez se tienen los sellos, notas, firmas y huellas
correspondientes
Registro civil con firma del Notario(a)
Notario(a)
Estampar sello del Notario
Estampar el sello del Notario(a)Una vez se tiene el Registro civil con
firma del Notario(a)
Registro civil con firma y sello del
Notario(a)
Coordinador de Registro
Civil
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRORESPONSAB
LE
Organizar los documentos para archivo
Organizar los documentos así:1.Certificado de nacido vivo, en la parte superior derecha escribirle el serial del Registro Civil y archivar este paquete en el Libro de Antecedentes2.El Acta complementaria, se archiva en la carpeta dispuesta para éstas, con el original del Certificado Nacido Vivo
Una vez se tenga el registro con firmas, sellos,
huellas y notas correspondientes
N/ACoordinador de Registro
Civil
Entrega de Copias
Se entrega una copia al interesado y la otra se envía a Registro Civil.
Una vez finalizada la diligencia
Registro de Copias
Coordinador de Registro
Civil
Archivar documentos
Entregar los documentos a protocolo para su archivo.
Ver Procedimiento de Expedición de copias de Protocolo
Una vez entregadas las
copias correspondientes
N/ACoordinador de Registro
Civil
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRORESPONSAB
LEPresentación del
Usuario en la Notaria
Se presenta el Usuario en la Notaria con documento auténtico o partida de bautismo autenticada
Cuando se requiera el servicio N/A Usuario
Radicar documentos
Ver paso 4 de Registro de Menores
Diligenciar el Registro Civil
Diligenciar el Registro Civil de Nacimiento con los datos contenidos en los documentos presentados. El NUIP es el número de cédula
Cuando se requiera el servicio
Registro Civil de Nacimiento
Coordinador de Registro
Civil
Revisar el Registro Civil
Revisar junto con Usuario el contenido del Registro Civil, a fin de que lo apruebe
Cuando se tenga diligenciado el Registro Civil
Registro Civil de Nacimiento
Coordinador de Registro
Civil
Firmar el Registro Civil
El Usuario firma como declarante el original y las 2 copias
Registro CivilFirmado por el
usuario
Registro Civil de Nacimiento
FirmadoUsuario
Estampar huellas dactilares
El Usuario estampa las huellas del índice derecho e izquierdo en la primera copia del Registro Civil
Registro CivilCon huellas
dactilares del Usuario
Registro Civil de Nacimientocon huellas
Coordinador de Registro
Civil
Firma del Notario Continua con el paso 11 de Registro de Menores
VII.2 Registro de Adultos:
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO
VIII. ANEXOS
Certificado de nacido vivo expedido por el médico que atendió el parto Fotocopia de las cédulas de los padres Libro de Varios Actas complementarias Fotocopia de la cédula del inscrito, si se trata de un mayor de edad Informe mensual a la Registraduria Lista del NUIP
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO
Aprueba_____________________________Representante del Notario
Autoriza_____________________________Notario
Elabora_____________________________Coordinador de Calidad
Revisa_____________________________Asesor Jurídico