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: PI-10: 04

PROCEDIMIENTO

“PAGOS EN EFECTIVO PARA CAJA CHICA”

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Fecha

: 1 de 12

: 07/05/2018

Elaborado por:Pilar Pajares Sayán

Gerente de Administración y Finanzas

Revisado por: Julio Lazo Abadie

Gerente de Planeamiento Presupuesto y Modernización

Aprobado por:José Carlos Velarde Sacio

«jcvelarde»

Gerente General

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: PI-10: 04

PROCEDIMIENTO

“PAGOS EN EFECTIVO PARA CAJA CHICA”

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Fecha

: 2 de 12

: 07/05/2018

1. OBJETIVO:

Definir las actividades destinadas a racionalizar y controlar la modalidad de pago en efectivo de las obligaciones contraídas por el Osinergmin.

2. ALCANCE:

Es de aplicación obligatoria a todo el personal de Osinergmin bajo las modalidades de contratación CAP, CAS y Practicantes que realicen pagos en efectivo, así como al responsable del fondo para caja chica.

3. DEFINICIONES:

a. Administrador del fondo de caja chica

Personal CAP o CAS asignado para el manejo del fondo de caja chica. Debe ser una persona distinta a los responsables de transferencias financieras y del registro en el libro bancos.

b. Usuario del fondo de caja chica

Colaborador que realiza el gasto del fondo de caja chica.

c. Comprobante de pago

Documento que sustenta la transferencia de un bien o la prestación de un servicio. Debe ceñirse a lo normado por el Decreto Ley N° 25632, modificado por el Decreto Legislativo N° 814 y por la Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT.

d. Desembolso de CajaElemento que evidencia la ejecución de los gastos menudos realizados por el Osinergmin.

e. Fondo fijo de caja chica

Monto en efectivo constituido con Recursos Directamente Recaudados, aplicable en la atención de gastos menudos de cancelación inmediata, así mismo en aquellos que por su naturaleza y características no pueden ser debidamente programados. El fondo de caja chica es permanente y renovable.

f. Gasto menudoGastos relacionados a refrigerios, portes, movilidad y otros conceptos, efectuados por importes pequeños o en mínima parte, de carácter urgente y cuya cancelación debe hacerse de inmediato.

g. Recibo de caja provisional

Documento utilizado para sustentar egreso del fondo de caja chica por los recursos financieros entregados de forma temporal al personal. Dicho documento debe ser canjeado por el respectivo comprobante de pago u otro documento autorizado, una vez realizado el gasto.

h. SIGED Sistema de Gestión de Documentos Digitales.

i. ERP SAP – FI Módulo de Contabilidad, Tesorería y Finanzas del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales.

j. ERP SAP – FM Módulo de Presupuesto del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales.k. SIAF Sistema Integrado de Administración Financiera, registro de datos

administrativo.l. GAF Gerencia de Administración y Finanzas.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

a. Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.b. Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.c. Ley de Presupuesto del Sector Público aplicable para el ejercicio.d. Decreto Ley N° 25632, Ley Marco de Comprobantes de Pago, modificado por el Decreto Legislativo N° 814.e. Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT, Reglamento de Comprobantes de Pago.f. Directiva Tesorería N° 001-2007-EF/77.15 aprobada mediante la Resolución Directoral N°002-2007-EF-77.15.

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: PI-10: 04

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“PAGOS EN EFECTIVO PARA CAJA CHICA”

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: 07/05/2018

g. Resolución Directoral Nº 001-2011-EF/77.15, disposiciones complementarias a la Directiva de Tesorería aprobada por la R.D. Nº 002-2007-EF/77.15 y sus modificatorias.

5. DESARROLLO:

5.1. Aspectos generales:

a. Está prohibida la conformación de fondos especiales o de naturaleza similar al establecido en el presente procedimiento.

b. No procede el uso de pagos en efectivo para acciones distintas a las establecidas en las normas de tesorería vigentes y en el presente procedimiento.

c. El administrador del fondo de caja chica no podrá ser la misma persona que autorice el comprobante de pago o formato de desembolso de caja (F1-PI-10) para su pago en efectivo.

d. Los gastos atendidos con cargo a la Caja Chica corresponden a las específicas del gasto de los siguientes conceptos:d.1. Alimentos para personas.d.2. Medicamentos básicos y genéricos para uso de botiquín de las áreas.d.3. Artículos de aseo, limpieza y tocador para uso inmediato (no stock). d.4. Libros, revistas, diarios y otros bienes impresos no vinculados a la enseñanza.d.5. Combustible, cuando el gasto se genere en sedes donde no exista proveedor contratado; siempre

y cuando el importe del gasto no supere el 15% de la UIT vigente. El especialista de servicios generales comunicará, en su oportunidad, a los administradores del fondo de caja chica con copia al Especialista contable la relación de proveedores de combustible contratados.

d.6. Gastos por concepto de recarga de extintores, revisiones técnicas de vehículos, pago de tasas para trámites administrativos, siempre y cuando no exceda el 15% de la UIT vigente.

d.7. Gastos por mantenimiento correctivo vehicular, infraestructura y equipamiento siempre y cuando no exceda el 15% de la UIT vigente.

d.8. Movilidad local para la provincia de Lima, según anexo.1.d.9. Movilidad local para las regiones, según requerimiento de la Oficina Regional.d.10.Correos y servicios de mensajería no programados.d.11.Gastos financieros, comisiones y/o portes según corresponda.d.12.Gastos Notariales de actividades no programadas en función a su naturaleza.d.13.Otros gastos menudos cuya naturaleza corresponda a la definición del numeral 3, ítem f). Es responsabilidad del administrador del fondo de caja chica reembolsar los gastos de acuerdo con los lineamientos descritos anteriormente.

e. La revisión y de ser el caso, la actualización de la escala de tarifas (anexo.1) está a cargo de la Unidad de Finanzas y Tesorería.

f. Se puede reembolsar gastos, con cargo al fondo de caja chica, por importes menores a S/ 700,00 (setecientos y 00/100 Soles). Las transacciones superiores a dicho monto se realizan a través de la solicitud de pedido (SOLPED) siguiendo el flujo logístico en el ERP-SAP.

g. Excepcionalmente y solo en casos de emergencia (autorizado mediante correo electrónico por el gerente del área) el fondo fijo para caja chica podrá atender el pago de viáticos por comisiones de servicio no programadas, gasto que no debe exceder el 40% de la UIT.

h. El colaborador que ha realizado el gasto obtiene el comprobante de pago y lo valida según lo indicado en la Lista de verificación de comprobantes de pago (anexo.2).

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: PI-10: 04

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“PAGOS EN EFECTIVO PARA CAJA CHICA”

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i. El jefe inmediato o quien haga sus veces es quien autoriza el comprobante de pago o formato de desembolso de caja (F1-PI-10) para su pago en efectivo por caja chica. Para el caso del gerente general lo aprueba el presidente del Consejo Directivo y viceversa.

j. Para el uso del recibo de caja provisional, el colaborador registra la información detallada del importe y concepto en el formato “Recibo de Caja Provisional, F2-PI-10” solicitando la aprobación del gerente del área/jefe regional o el que haga sus veces para su respectiva aprobación y firma. Con dicha aprobación, el administrador del fondo de caja chica entrega el dinero al colaborador. Una vez realizada la compra, el colaborador efectúa el canje del documento dentro de los dos (2) días hábiles de haber recibido el dinero. En caso de no efectuarse el gasto dentro del plazo estipulado procede a devolverlo.

k. El jefe inmediato del administrador del fondo o el que haga sus veces será el responsable de comunicar con anticipación al jefe de la Unidad de Finanzas y Tesorería cualquier cambio temporal del titular del fondo (ya sea por vacaciones, licencias, entre otros). Así mismo, el jefe inmediato solicitará a Mesa de Ayuda el acceso para el administrador suplente indicado en la resolución de apertura de caja chica; adjuntando el documento que autoriza la ausencia del titular de la misma.

l. De tratarse de una modificación en la titularidad del administrador y/o suplente del fondo este requerirá de una nueva resolución indicando los nuevos responsables, esta será preparada por la Unidad de Finanzas y Tesorería a solicitud del jefe inmediato del administrador de la caja.

5.2. Consideraciones para gastos de movilidad local, refrigerio, alimentos y bebidas y viáticos por emergencias:

5.2.1 Consideraciones para gastos de movilidad local:

a. Los gastos de movilidad solicitados deben de contar con la aprobación del jefe inmediato o quien haga sus veces.

b. Se debe considerar en el comprobante de pago o formato de “desembolso de caja” el motivo, ruta(s) o lugar(es), fecha y la hora de la comisión de servicio, nombres, apellidos, número de DNI, firma e importe del gasto de acuerdo con el tarifario aprobado para la provincia de Lima (anexo.1)

c. El usuario del fondo de caja chica debe canjear el comprobante de pago dentro de los cuatro (4) días hábiles de haber realizado el gasto.

d. Se reconoce movilidad:d.1. En capacitación auspiciada por Osinergmin o por entidades del estado, siempre y cuando se

desarrolle dentro del horario laboral (duración sea menor a ocho horas): Si el inicio de la capacitación coincide con el horario de entrada, se reconocerá solo el retorno

a la sede del colaborador. Si el desarrollo de la capacitación difiere del horario de entrada y salida del colaborador, se

reconocerá el traslado al local de capacitación y el retorno de este a la sede del colaborador. d.2. Cuando el área de Servicios Generales no disponga de unidades móviles para la atención de la

comisión, vía correo electrónico.d.3. Cuando el colaborador permanezca en el centro de labores pasadas las 20:00 horas.d.4. Cuando el colaborador asista en días considerados no laborables previa autorización de su jefe

inmediato.d.5. Traslado entre sedes del Osinergmin para el personal que labore en lugar distinto a la sede

central, el importe por movilidad se ciñe a lo indicado en el tarifario (anexo 1), se procede a llenar el formato “Desembolso de Caja”, el mismo que será autorizado por el jefe inmediato.

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: PI-10: 04

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e. No se reconoce el gasto de movilidad en los siguientes casos:e.1. Cuando se trate de traslados por actividades de capacitación:

No auspiciadas por Osinergmin o entidades del estado. Auspiciadas por Osinergmin y fuera del horario de trabajo. Que correspondan al Programa de Perfeccionamiento de Osinergmin.

e.2. Cuando se encuentren compensando horas.e.3. Cuando se trate de notificar documentos no urgentes que pueden ser tramitados a través del

servicio de mensajería. e.4. Cuando siendo necesaria la consulta al pool de choferes, ésta no se haya realizado. e.5. Cuando el colaborador permanezca en el centro de labores después del horario habitual y sin

embargo se retire antes de las 20:00 horas.e.6. Cuando el colaborador asista en días considerados no laborables sin la autorización de su jefe

inmediato. e.7. Cuando se trate de funcionarios con vehículo asignado y este se encuentre operativo.e.8. La movilidad local de los choferes de reemplazo contratados por tercerización de servicios.e.9. Para los choferes; cuando la comisión de servicio en el día, sea después de las 08:00 horas y/o

antes de las 20:00 horas.

f. Los gastos de movilidad que se incurran a través de las empresas particulares de taxi que tengan contrato con Osinergmin para brindar el servicio de movilidad local serán autorizados por el Jefe inmediato o quien haga sus veces, siempre y cuando el traslado sea a partir de las 20:00 horas, estos gastos no se rigen por el presente procedimiento.

5.2.2 Consideraciones para gastos de refrigerio pasada las 20:00 horas:

a. Los gastos de refrigerio solicitados deben contar con la aprobación del jefe inmediato o quien haga sus veces.

b. El comprobante de pago debe contener el detalle del consumo y estar conforme según Lista de Verificación de Comprobantes de Pago (anexo.2).

c. El colaborador debe indicar en el reverso del comprobante de pago (Factura, boleta de venta o ticket) el motivo, hora de la comisión, nombres, apellidos, número de DNI y firma del personal que incurrió en el gasto.

d. El monto máximo por refrigerio a reconocer por colaborador es de 0.5% de la UIT, autorizadas por el jefe inmediato o quien haga sus veces.

e. El colaborador o usuario del fondo de caja chica tiene que canjear el comprobante del gasto (numeral 5.2.1., ítem c.) dentro de los cuatro (4) días hábiles de haber efectuado el mismo.

f. Se consideran gastos de refrigerio a los siguientes:f.1. Cuando el colaborador permanezca en el centro de trabajo más allá de las 20:00 horas, en días

considerados laborables.f.2. Cuando el colaborador asista en días considerados no laborables y permanezca en el centro de

trabajo más allá de las 13:00 horas y haya acumulado cuatro horas continuas de labores, previa autorización del jefe inmediato.

f.3. Dentro de la jornada normales de trabajo, cuando las necesidades operativas de las áreas demanden el trabajo grupal o reuniones de dirección y coordinación con el personal, durante el tiempo destinado al refrigerio.

f.4. Para los choferes; cuando la comisión de servicio implique el horario de almuerzo y/o supere las 20:00 horas del día (para el caso de la comisión de servicio en horarios de refrigerio se debe

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contar con el visto bueno del gerente o jefe del personal que pidió la comisión en el horario estipulado de refrigerio y el motivo que corresponde).

5.2.3 Consideraciones para gastos de alimentos, bebidas y otros:

a. Los gastos de alimentos, bebidas y otros, deben contar con la aprobación del jefe de área o quien haga sus veces.

b. Se reconoce el gasto de alimentos, bebidas y otros a los siguientes:b.1. Por conceptos de cafetería a nivel de oficinas de Osinergmin para la atención del personal y

visitantes. En este rubro solo se podrá autorizar la compra de café, infusiones, leche y azúcar.b.2. La compra de caramelos en las oficinas de atención de Osinergmin para el público que espera ser

atendido.b.3. Los gastos por cafetería para las reuniones de trabajo organizadas por responsables de las

unidades orgánicas, así como para sus actividades de capacitación internas, consistirán solo en galletas, wafer, snack, cereales, gaseosas, jugo yogurt, café e infusiones, cuya adquisición y distribución se centralice en el área de Logística.

b.4. La Presidencia del Consejo Directivo y la Gerencia General podrán autorizar la compra de productos distintos a los indicados en el ítem anterior para sus respectivas cafeterías. En este caso la autorización debe ser otorgada por el titular de la oficina según corresponda.

5.2.4. Consideraciones para gastos de viáticos por emergencia

a. Para los viáticos generados por emergencia; el colaborador debe cumplir lo siguiente:a.1. El colaborador generará su solicitud de viáticos en formato manual (Anexo N° 4), el mismo que

deberá estar firmado por el colaborador solicitante y el gerente del área usuaria.a.2. El importe de los viáticos por emergencia observará el ítem g. del numeral 5.1. a.3. El comisionado generará la rendición de cuentas utilizando el formato indicado en el Anexo N° 5,

dentro del plazo máximo de dos (02) días hábiles de culminada la comisión de servicios.a.4. La rendición de los viáticos asignados por emergencia se sujeta a los lineamientos del PI-03

“Viáticos para viaje en comisión de servicios”, en lo que respecta a la documentación sustentatoria y condiciones para realizar la rendición.

a.5. De existir devolución por menores gastos del viático asignado por emergencia, el comisionado entregará al administrador del fondo la rendición de cuentas y el efectivo por el importe no gastado.

5.3. Consideraciones para el administrador del fondo de caja chica:

5.3.1 Funciones del administrador del fondo de caja chica:

a. Custodiar el dinero asignado al fondo que administra de acuerdo a las normas del Sistema de Tesorería vigentes y al presente procedimiento.

b. Reembolsar los gastos efectuados por los colaboradores, previa presentación de los comprobantes de pago debidamente autorizados y validados en concordancia con la Lista de Verificación de Comprobantes de Pago (anexo.2).

c. Desembolsar dinero al colaborador para un determinado gasto previa presentación del formato “Recibo Provisional” debidamente autorizado.

d. Solicitar reposiciones oportunas del fondo con la finalidad de mantenerlo operativo, controlando el saldo ejecutado y/o disponible de forma continua.

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e. Sujetarse a los arqueos inopinados del fondo de caja chica que estime conveniente la GAF, Control Interno y/o Externo.

f. Presentar y registrar la liquidación anual del fondo de caja chica en el ERP-SAP

g. Mantener el libro de caja chica actualizado en el ERP-SAP. Los documentos pagados con cargo al fondo serán registrados como máximo al día siguiente de su atención.

5.3.2 Ejecución del gasto:

a. El administrador del fondo de caja chica valida el documento para el pago (según Lista de Verificación de Comprobantes de Pago (anexo.2).

b. De existir observaciones, devuelve físicamente y vía SIGED (con copia al jefe de la Unidad de Finanzas y Tesorería) al usuario el (los) documento(s) con el formato “Modelo de Informe de Observaciones”, para que sean subsanadas.

c. De ser conforme el documento, el administrador del fondo de caja chica efectúa el reembolso, sella el documento como “Cancelado por caja chica” y lo registra en el ERP-SAP

d. Al registrar un comprobante de pago, si un acreedor no se encuentra registrado en el maestro de proveedores del ERP-SAP, el responsable de caja solicitará la inscripción vía correo electrónico a Mesa de Ayuda adjuntando la siguiente información:d.1. Razón social del acreedord.2. Número de RUC del acreedor

e. Creado el acreedor, el administrador del fondo de caja chica realiza el registro correspondiente en el sistema ERP-SAP.

5.3.3 Recibo de caja provisional:

a. Entregado el efectivo al colaborador, el administrador del fondo de caja chica, mantiene el recibo provisional en caja y controla que dentro del plazo de dos (2) días hábiles de haber entregado el dinero, se realice el canje de los comprobantes de pago definitivos que acreditan la realización del gasto.

b. El administrador del fondo de caja chica, al momento de efectuar el canje, cancela y sella el documento como “Cancelado por caja chica” y lo registra en el ERP-SAP.

c. En caso que el colaborador no haya rendido en el plazo establecido, el administrador del fondo de caja chica comunica por correo electrónico al jefe inmediato respectivo para que exija el cumplimiento de dicho canje.

5.3.4 Condiciones para la reposición del fondo de caja chica:

a. La reposición se realiza por el monto de los documentos pagados sin sobrepasar el importe total autorizado en la creación o apertura del Fondo. El monto máximo de reposición mensual del fondo de caja chica es tres (3) veces la suma total autorizada en su creación o apertura, según Directiva de Tesorería.

b. El administrador del fondo deberá solicitar la reposición del fondo como mínimo una vez al mes.c. Si el reembolso a solicitar comprende pago de viáticos por emergencia:

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“PAGOS EN EFECTIVO PARA CAJA CHICA”

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c.1. El administrador del fondo incluirá en el reembolso de caja chica solo aquellos viáticos que se encuentren concluidos, es decir rendidos por los comisionados.

c.2. El importe del viático a incluir en el reembolso corresponde al importe efectivamente rendido por el comisionado; es decir, el importe del viático menos el importe devuelto por el comisionado.

c.3. De incumplir el comisionado con entregar la rendición de cuentas al responsable del fondo en el plazo indicado en el numeral 5.2.4, ítem a.3.(dos días hábiles de culminada la comisión), el administrador del fondo comunicará al jefe de la Unidad de Finanzas y Tesorería con copia al gerente del área vía correo electrónico, con la finalidad que el primero adopte las acciones indicadas en el PI-03 Viático para comisión de servicios en el numeral 5.2.1.2. ítem l.

d. El administrador del fondo o el asistente administrativo, registra compromiso presupuestal por la reposición de fondo de caja chica, previa realización de los traslados presupuestales entre clasificadores de ser necesario, en el ERP-SAP y lo remite vía SIGED al analista de Logística.

e. El administrador del fondo de caja chica procede a generar el sustento para la reposición, incluyendo el reporte “Libro de Caja” generado en el ERP-SAP y lo deriva vía SIGED y en físico a su jefe inmediato o quien haga sus veces.

f. El jefe inmediato o quien haga sus veces, aprueba el reembolso y lo devuelve al administrador del fondo.

g. Una vez aprobada la documentación el administrador del fondo, deriva el reembolso del fondo de caja chica y los documentos físicos al analista de Logística.

h. El administrador del fondo realizará el cobro del reembolso en el más breve plazo después de haber recibido la notificación del especialista en tesorería, así mismo registrará el ingreso por este concepto inmediatamente después de haberlo hecho efectivo.

5.3.5 Autorización de los pagos:

Los documentos a ser pagados mediante fondo de caja chica a nivel Institucional deben contar con el siguiente sello (previo a su pago) para dar autorización:

5.3.6 Rendición por cierre anual de caja chica:

a. Previa comunicación del jefe de Finanzas y Tesorería a través del servicio de mensajería electrónica del Osinergmin: “Soporte y Energía”, los administradores del fondo realizan el cierre de caja chica, depositando aquellos fondos no utilizados a la cuenta corriente del Banco de la Nación de la entidad, luego registran la rendición final en el libro caja. Así mismo, cierran los documentos presupuestales de ésta en el ERP-SAP.

Aprobado para su pago por el FONDO DE CAJA CHICA

S/. …………………………………__________________

(Nombres y apellidos delfuncionario que autoriza)

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“PAGOS EN EFECTIVO PARA CAJA CHICA”

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b. El administrador del fondo remite el expediente físico y vía SIGED la rendición final a su jefe inmediato o quien haga sus veces, para su aprobación, luego es devuelta al administrador del fondo.

c. El administrador del fondo envía el expediente SIGED y expediente físico de la rendición al especialista en Tesorería para su trámite respectivo (5.3.2).

5.4. Consideraciones para la gestión del proceso administrativo de la apertura y ejecución de caja chica:

5.4.1 Apertura del fondo de caja chica:

a. A inicios del año, la GAF emite la resolución de apertura del fondo de Caja Chica por sede, de acuerdo con la evaluación realizada por el jefe de la Unidad de Finanzas y Tesorería. La cual es enviada a este último vía SIGED.

b. El jefe de la Unidad de Finanzas y Tesorería envía memorándum solicitando “certificación presupuestal“, adjuntando la resolución al gerente de Planeamiento, Presupuesto y Modernización.

c. Una vez confirmada la certificación presupuestal, el especialista en presupuesto comunica vía SIGED al analista de Logística y al especialista en tesorería (con conocimiento del gerente de GPPM, jefe de Logística y jefe de la Unidad de Finanzas y Tesorería) para su respectivo registro.

d. El especialista en tesorería comunica la certificación presupuestal en SIAF al administrador del fondo de caja chica o el asistente administrativo, con la finalidad que genere los documentos presupuestales en el ERP SAP con cargo al centro de costo de la GAF, Unidad de Finanzas y Tesorería.

e. El analista de Logística genera la certificación, compromiso anual y comprometido de la apertura en SIAF, aprobada las fases, deriva la resolución vía SIGED y en físico al especialista contable.

f. El administrador del Fondo fijo para Caja Chica, de considerarlo necesario, solicitará con anticipación a la Unidad de Logística la adquisición de una caja de seguridad, con la finalidad resguardar el dinero del fondo asignado.

g. El especialista contable realiza el registro del devengado en SIAF; genera la solicitud de anticipo en el ERP-SAP, de acuerdo con lo especificado en la resolución de apertura y lo deriva al tesorero con conocimiento del jefe de Contabilidad.

h. El tesorero, deriva al especialista en tesorería, quien realiza el giro de la apertura del fondo en el ERP-SAP y SIAF; así mismo genera el oficio de atención al Banco de la Nación indicando los Tele-giros bancarios a favor de los administradores de caja chica.

i. El jefe de Finanzas y Tesorería o quien haga sus veces, previa verificación del tesorero, autoriza el giro de los importes aperturados del fondo de caja chica y el oficio de atención al Banco de la Nación.

j. Recibida la comunicación del Banco de la Nación a través del SIAF de la fase “pagado”, el especialista en tesorería comunica vía correo electrónico a los administradores de caja chica se apersonen a la entidad bancaria para su respectivo cobro.

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“PAGOS EN EFECTIVO PARA CAJA CHICA”

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A continuación, se muestra los plazos máximos para la Apertura de Fondo para Caja Chica:

5.4.2. Reposición del fondo de caja chica

a. El analista de Logística, registra el compromiso y modificaciones presupuestales al certificado y compromiso anual de corresponder en el SIAF, luego devuelve el expediente del reembolso vía SIGED al administrador del fondo.

b. El administrador del fondo, verifica que el compromiso presupuestal en el SIAF sea el mismo que en el ERP-SAP. Genera el registro contable preliminar de los documentos rendidos en el reembolso; luego envía el expediente físico y vía SIGED al Especialista Contable.

c. El especialista contable, valida la documentación, realiza el registro del devengado en SIAF; genera la solicitud de anticipo, verifica y contabiliza los documentos contables preliminares en el ERP-SAP, lo deriva al Tesorero con conocimiento del Jefe de Contabilidad para el respectivo giro. El Tesorero, deriva al Especialista en Tesorería, quien realiza el giro del reembolso de caja chica en el ERP-SAP y SIAF; así mismo genera el oficio de atención al Banco de la Nación indicando los Tele-giros bancarios a favor de los administradores de caja chica.

d. El jefe de la Unidad de Finanzas y Tesorería o quien haga sus veces, previa verificación del tesorero, autoriza el giro de los importes reembolsados por el fondo de caja chica y el oficio de atención al Banco de la Nación.

e. Recibida la comunicación del Banco de la Nación de la fase “pagado”, el especialista en tesorería comunica vía correo electrónico a los administradores de caja chica se presenten a la entidad bancaria para su respectivo cobro.

f. El especialista contable revisa, contabiliza y compensa la rendición por el reembolso del fondo de caja chica en el ERP-SAP y en SIAF. Si existen observaciones a la rendición, la devuelve al administrador del fondo.

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“PAGOS EN EFECTIVO PARA CAJA CHICA”

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Fecha

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A continuación, se muestra los plazos máximos para la Reposición del Fondo para Caja Chica:

5.4.3 Rendición por cierre anual de caja chica:

a. El especialista en tesorería confirma la devolución de corresponder y procede según Procedimiento GAF-FI-PE-06 Transferencia de T6 para cuenta CUT. Posteriormente deriva vía SIGED y físico la documentación de la rendición por cierre anual de Caja Chica al Especialista Contable, con conocimiento del Jefe de Contabilidad.

b. El Especialista de Contabilidad revisa, contabiliza y compensa la rendición por cierre anual del fondo de caja chica en el ERP-SAP y en SIAF. Si existen observaciones a la rendición, la devuelve al administrador del fondo.

5.4.4 Arqueo del fondo de caja chica:

El Jefe de Contabilidad dispone arqueos periódicos e inopinados sobre los fondos fijos creados; cuyos resultados deben constar en un acta de arqueo de caja chica (anexo.3). Estos arqueos se llevan a cabo sin perjuicio de los que corresponde al Órgano de Control Institucional.

5.4.5 Capacitación a los administradores del fondo de caja chica en la utilización ERP-SAP a su requerimiento:

a. El especialista en Tesorería, será el encargado de capacitar al administrador del fondo en el registro del libro caja; al administrador del fondo o asistente administrativo en la generación de documentos presupuestales de apertura, reembolso y cierre de caja chica en el ERP-SAP.

b. El especialista de Contabilidad será el encargado de capacitar al administrador del fondo o asistente administrativo en el registro preliminar de los documentos contables en el ERP-SAP.

5.4.6 Evaluación del fondo de caja chica para el siguiente año:

a. Al finalizar un semestre, anualmente o por requerimiento del jefe de Finanzas y Tesorería, el especialista de Tesorería formula el estado situacional de los fondos asignados por caja chica, con la finalidad de obtener un referente histórico de la ejecución de ésta, para lo cual utiliza información del ERP-SAP y SIAF; reporte que es enviado al jefe de Finanzas y Tesorería para conocimiento y evaluación respectiva.

b. El jefe de Finanzas y Tesorería informa al gerente de GAF respecto al estado situacional de los fondos de caja chica a una fecha determinada; así mismo, presenta propuesta de apertura de caja por sede para el siguiente año de corresponder.

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: PI-10: 04

PROCEDIMIENTO

“PAGOS EN EFECTIVO PARA CAJA CHICA”

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c. El gerente de GAF en función al informe recibido, dispondrá la ampliación, disminución o cancelación de los fondos por sede; así mismo, aprueba o desestima la propuesta de apertura de fondos de caja chica del año siguiente respectivamente; para lo cual, el jefe de Finanzas y Tesorería prepara y promueve la resolución de modificación y/o apertura de fondos para caja chica, para la autorización del gerente de GAF.

6 ANEXOS:

a. Anexo 1: Escala de tarifas para Movilidad local – Provincia de Lima b. Anexo 2: Lista de Verificación de Comprobantes de Pagoc. Anexo 3: Acta de arqueo de Caja Chicad. Anexo 4: Modelo solicitud de viáticos por emergencia.e. Anexo 5: Modelo Rendición de cuentas por los viáticos asignados por emergencia.

7 REGISTROS:

a. Apertura de Fondos para Caja Chica (Resolución).b. Disponibilidad presupuestal (Memorando).c. Comprobante de pago.d. Desembolso de Caja, F1-PI-10.e. Recibo de Caja Provisional, F2-PI-10.f. Modelo de Informe de Observaciones, F3-PI-10.g. Certificación y compromiso anual en el ERP SAP–FM y SIAF.h. Registro del devengado a través del ERP SAP–FI y SIAF.i. Giro del monto a través del ERP SAP – FI y SIAF.j. Carta orden al Banco de la Nación para el Tele-giro Bancario. k. Tele-giros Bancarios.l. Reporte “Libro de Caja” del ERP-SAP.

m. Reposiciones de fondo de caja chica en el ERP-SAP y SIAF.n. Ampliación, reducción o cancelación del monto asignado al fondo de caja chica (Resolución). o. Comunicación de reposición del Fondo para caja chica (Correo electrónico).p. Comunicación para la rendición por cierre anual (Correo electrónico).q. Ampliación, reducción o cancelación (Resolución).

8 CONTROL DE CAMBIOS:

Se ha realizado una revisión integral del procedimiento, en concordancia con el ERP SAP.