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Procuraduría Federal del Consumidor

Manual de Procedimientos de la Dirección General de Recursos

Materiales y Servicios Generales

Codificación MP-620

Versión: 01

Vigencia: 13 de julio de 2007

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http://www.profeco.gob.mx

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Clave: MP-620-01

Procedimiento para Realizar el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales en la Profeco

Tiempo: de 3 a 4 meses

Aprobación del Documento

Control de Revisiones

Revisión Fecha Revisión Consideración del Cambio en el Documento

00 13 de julio de 2007 Elaboración con objeto de normar las actividades del levantamiento físico del inventario de bienes muebles instrumentales. Oficio CGA/DGRMYSG/DSG/850/2007 (03-07-2007).





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C on t en i do

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1. Objetivo ..................................................................................................................... 3

2. Alcance ..................................................................................................................... 3

3. Formatos Requeridos................................................................................................ 3

4. Mecanismos de control ............................................................................................. 4

5. Políticas de Operación .............................................................................................. 5

6. Descripción del Procedimiento................................................................................ 10

7. Diagrama de Flujo ................................................................................................... 18

8. Anexos .................................................................................................................... 22





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1. Objetivo

Establecer las actividades y acciones para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales a realizar por los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos de cada Unidad Administrativa, con el fin de Verificar la existencia física, ubicación, estado físico y resguardos de cada bien mueble instrumental asignado.

2. Alcance

El presente procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que conforman la Profeco.

3. Formatos Requeridos

− Listado de la Base de Datos de Activos Fijos (Anexo I)

− Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales (Anexo II)

− Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales (Anexo III)

− Resguardo de Bienes Muebles Personalizados (Anexo IV)

− Listado de Bienes Muebles Instrumentales no Localizados (Anexo V)

− Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes (Anexo VI)

− Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario (Anexo VII)

− Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja (Anexo VIII)

− Acta Administrativa por Bienes no localizados (Anexo IX)

− Acta Circunstanciada por Bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados (Anexo X)





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4. Mecanismos de control

Número de

control Puesto Responsabilidad Evidencia

documental

1 Director General de Recursos


Instruir el inicio del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales

Oficio o correo electrónico

2 Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo

Elaborar oficio de aviso a sus áreas, para que designen a un responsable que realice el inventario correspondiente

Oficio o correo electrónico


Elaborar Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales, firmarla y recabar firmas

Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales

4 Encargado del área de Control de Inventarios

Analizar la documentación soporte de los Bienes no localizados, a fin de determinar si la ubicación de éstos es distinta a la asentada en los registros de la Base de Datos de Activos Fijos, y proceder a su actualización, a través de transferencia entre Unidades Administrativas

Documentación soporte de la transferencia


Ejecutar el Alta en la Base de Datos de Activos Fijos, de los Bienes sin número de inventario y sin registro en la base de datos de activos fijos con documentación soporte

Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario y Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales


Solicitar mediante oficio al Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo, elabore “Acta Circunstanciada por bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados

Oficio


Integrar expediente por cada U. A. de los Bienes No Localizados sin documentación soporte. Enviar mediante oficio el listado de dichos bienes al Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo, para que realice lo conducente para la aclaración de cada uno de los bienes faltantes o, en su caso, informe de las acciones implementadas para su localización

Expediente, Oficio





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Número de

control Puesto Responsabilidad Evidencia

documental


Realizar cruce entre los listados de bienes sobrantes con los bienes que no fueron localizados en las áreas en las que están registrados, a fin de conocer y determinar en definitiva los que continuarán en uno u otro supuesto y consecuentemente decidir a que bienes procede hacerles transferencia entre Unidades Administrativas

Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario y Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales


Elaborar Acta Circunstanciada por bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados, firmarla y recabar firma del titular del área.

Acta Circunstanciada por Bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados


Elaborar Acta Administrativa por Bienes no localizados, firmarla y recabar firma del titular del área y de la persona que tiene resguardado.

Acta Administrativa por Bienes no localizados


Elaborar oficio dirigido al Órgano Interno de Control, anexando acta administrativa por bienes no localizados, a fin de que se deslinden las responsabilidades correspondientes.

Oficio y Acta Administrativa por Bienes no localizados

5. Políticas de Operación

I. La Coordinación General de Administración establecerá las medidas necesarias para realizar inventarios totales cuando menos una vez al año y por muestreo cuando menos cada tres meses.

II. Las Unidades Administrativas de la Profeco, a través de los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos realizarán el levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.

III. La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales implementará y coordinará el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales, debiendo notificar en tiempo a los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos para realizar el Levantamiento, así como el Procedimiento para su realización.

IV. La Dirección de Servicios Generales, deberá supervisar y dar seguimiento al Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.





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V. La Dirección de Servicios Generales, será la responsable de revisar el desarrollo y ejecución del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales y el Departamento de Almacén e Inventarios, será el responsable de su ejecución.

VI. El Departamento de Almacén e Inventarios Vigilará y controlará el desarrollo de los trabajos del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales, en sus aspectos de calidad y tiempo.

VII. El Departamento de Almacén e Inventarios, deberá notificar a la Dirección de Servicios Generales, sobre los avances del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales y ésta a su vez a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

VIII. Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, serán los encargados del Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales de las áreas bajo su responsabilidad.

IX. Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, deberán designar al personal que llevará a cabo el levantamiento del Inventario en las áreas de su competencia.

X. Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, deberán informar a las áreas de su competencia sobre el Levantamiento del Inventario a realizarse, indicando el nombre del personal designado para ello, solicitando se tengan ubicados los bienes bajo su resguardo, sin olvidar los que estén bajo llave, en escritorios, archiveros, en reparación o en desuso; así como aquellos que se encuentren en un lugar distinto de la Unidad Administrativa a la que fueron asignados, por ejemplo: en bodegas, talleres o vehículos en comisión. Indicando el estado físico real del bien.

XI. Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, deberán informar al Departamento de Almacén e Inventarios, sobre cualquier duda o inconsistencia detectada en el desarrollo y ejecución del inventario físico de bienes instrumentales.

XII. Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos serán los responsables del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales y de elaborar el Acta Administrativa de Conclusión del mismo, en cada una de las áreas de su competencia, misma en la que deberá definir los resultados, las responsabilidades y las aclaraciones que se estimen procedentes, derivado de dicho Levantamiento Físico del Inventario de Bienes.

XIII. Los Encargados Administrativos o Responsables Administrativos en Delegaciones Federales, que requisiten el “Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja” y que dentro del mismo consideren Equipo de Computo y/o de Telecomunicaciones,





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deberán solicitar a la Dirección General de Informática el dictamen correspondiente, a fin de definir su incorporación al Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles.

XIV. Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, así como el personal designado que haya llevado a cabo el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales, deberán firmar el Acta Administrativa de Conclusión del mismo, conjuntamente con el titular de la Unidad Administrativa.

XV. El personal designado para llevar a cabo el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales, únicamente deberá utilizar los formatos establecidos en el Procedimiento y su llenado se realizará conforme lo establece su respectivo instructivo.

XVI. Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, serán encargados de integrar los expedientes del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales, efectuado de acuerdo a las áreas bajo su responsabilidad y enviar toda la documentación en el tiempo establecido por la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales al Departamento de Almacén e Inventarios, acompañada de Dispositivo Magnético que contenga toda la información del mismo, debiendo conservar copia de toda su información para la integración de sus expedientes, la información antes mencionada consiste en lo siguiente:

• Original del Listado de la Base de Datos de Activos Fijos depurada (Anexo I);

• Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales (Anexo II);

• “Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales” (Anexo III);

• En su caso Contratos de Donación o Comodato;

• Cédulas de “Resguardo de Bienes Muebles Personalizados”, debidamente llenados y firmados (Anexo IV);

• “Listado de Bienes Muebles Instrumentales no Localizados”, anexando la documentación soporte de la baja de su Unidad Administrativa. (Anexo V);

• “Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes”, anexando la documentación soporte de la recepción en su Unidad Administrativa. (Anexo VI).

• “Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario”, anexando la documentación soporte de la recepción en su Unidad Administrativa en su caso. (Anexo VII).





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• “Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja”, para uso exclusivo de Delegaciones Federales, a incluirse en el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles. (Anexo VIII)

• Dispositivo magnético que contenga la información relativa a cada uno de los anexos;

XVII. El Departamento de Almacén e Inventarios, será responsable de concentrar los expedientes que envíen los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos como resultado del levantamiento del inventario practicado.

XVIII. El Departamento de Almacén e Inventarios, a través de su Área de Control de Inventarios, será la responsable de analizar, revisar y verificar los resultados del levantamiento físico del inventario practicado a cada Unidad Administrativa, en los casos de que existan dudas en la documentación recibida, se solicitará la aclaración del área respectiva.

XIX. Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, serán los encargados de aclarar las diferencias que surjan por los bienes sobrantes y los bienes no localizados como resultado del inventario.

XX. El Departamento de Almacén e Inventarios, a través de su Área de Control de Inventarios, serán los encargados de elaborar el informe del resultado del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales y de actualizar con base en éste, la Base de Datos de Activos Fijos.

XXI. Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, serán los encargados de levantar el Acta Administrativa correspondiente (Anexo IX) de aquellos bienes que después de una búsqueda exhaustiva no fueron localizados, esta acta se deberá remitir al Departamento de Almacén e Inventarios dentro de los diez hábiles posteriores a la recepción del oficio de notificación.

Cabe reiterar, que como resultado de la realización de inventarios los bienes que no sean localizados, es obligatorio realizar las investigaciones necesarias para su localización; si una vez agotadas las investigaciones correspondientes, los bienes no son encontrados, se levantará Acta Administrativa (Anexo IX) y se turnara al Departamento de Almacén e Inventarios para su posterior notificación al Órgano Interno de Control, a efecto de que, en su caso, se determinen las responsabilidades a que haya lugar.





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XXII. Los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, serán los encargados de levantar Acta Circunstanciada (Anexo X) de aquellos bienes sobrantes sin número de inventario y no identificados, que después de una búsqueda exhaustiva en los expedientes de la unidad administrativa no fue posible identificar su procedencia, esta acta se deberá remitir al Departamento de Almacén e Inventarios dentro de los diez hábiles posteriores a la recepción del oficio de notificación.





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6. Descripción del Procedimiento

Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.- Director General

1. Indica al Director de Servicios Generales, se realice el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles, instruido por el Coordinador General de Administración y en apego a la normatividad establecida, en todas las Unidades Administrativas de la Profeco.

Dirección de Servicios Generales.- Director

2. Instruye al Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios realice la coordinación y ejecución respectiva.

Departamento de Almacén e Inventarios.- Jefe del Departamento

3. Indica al Área de Control de Inventarios para que se congele la Base de Datos de Activos Fijos y se abra una base en paralelo para continuar con las actividades cotidianas de actualización y emita Listados por Unidad Administrativa.

4. Elabora oficio circular con firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, dirigido a los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos de las Unidades Administrativas de la Profeco, notificándoles que se realizará el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles en las áreas de su competencia y se anexan dispositivo magnético que contiene:

- Procedimiento para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales;

- Listados de la Base de Datos de Activos Fijos de sus áreas (Anexo I);

- Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales (Anexo II);

- Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales (Anexo III);

- Resguardo de Bienes Muebles Personalizados (Anexo IV);

- Listado de Bienes Muebles Instrumentales no Localizados (Anexo V);

- Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes (Anexo VI);

- Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario(Anexo VII);





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- Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja(Anexo VIII);

- Acta Administrativa por Bienes no Localizados(Anexo IX), y

- Acta Circunstanciada por Bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados (Anexo X)

Unidad Administrativa.- Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo

5. Recibe oficio de solicitud para realizar el levantamiento del inventario con dispositivo magnético.

6. Informa mediante oficio o correo electrónico a las áreas que conforman la unidad administrativa, el inicio del levantamiento del inventario y solicita designen al personal que llevará a cabo estas actividades.

7. Recibe oficio o correo electrónico conteniendo los nombres del personal que realizará las actividades del levantamiento del inventario de las áreas respectivas.

8. Organiza, coordina y supervisa la ejecución y desarrollo del levantamiento del inventario de las áreas que conforman la unidad administrativa de su adscripción, conforme al procedimiento establecido entregando dispositivo magnético que contiene la documentación necesaria para su realización.

Área.- Personal Responsable del Levantar el Inventario.

9. Inicia el Levantamiento del Inventario, verifica físicamente los bienes contra la Base de Datos de Activos Fijos, anotando en el “Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales” (Anexo III) y en la Cédula de “Resguardo de Bienes Muebles Personalizados” (Anexo IV), toma en consideración, que en caso de que en el listado falten los datos de marca, serie, modelo y/o motor de alguno de los bienes, deberá de anotarlos en el “Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales” (Anexo III).

10. Realiza una búsqueda exhaustiva de los Bienes no localizados y no ha sido posible su localización, identifica en los Listados de la Base de Datos de Activos Fijos de sus áreas con una letra “F” (Anexo I) y requisita “Listado de Bienes Muebles Instrumentales no Localizados” (Anexo V), anota los datos del bien y en caso de existir documentación que soporte los motivos por los cuales físicamente no se encuentran los bienes, le anexa copia de toda la documentación a dicho Listado y asienta en la misma la situación para cada caso.- Conecta con la actividad 18.





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11. Investiga los Bienes sin etiqueta de código de barras, que número de inventario les corresponde, de acuerdo a sus características físicas y datos del bien, lo ubica en los Listados de la Base de Datos de Activos Fijos (Anexo I) de sus áreas y requisita el “Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario” (Anexo VII), para posteriormente etiquetarlo.- Conecta con la actividad 18.

12. Investiga procedencia de los Bienes sin número de inventario y sin registro en la base de datos de activos fijos, recaba los documentos que sustenten su ingreso y requisita el “Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario” (Anexo VII), adjunta la documentación soporte sin requisitar lo correspondiente al Número de Inventario y especifica si cuenta o no con documentos soporte en dicha cédula, a fin de que el Departamento de Almacén e Inventarios en su caso, determine la asignación de un número nuevo de inventario, para posteriormente etiquetarlo.

13. Detecta que dichos bienes cuenten con: etiqueta blanca, placa metálica, etiqueta de una dependencia diferente a Profeco o cualquier otra referencia que sirva para identificar el bien, lo anota en el espacio de observaciones del mencionado “Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario” (Anexo VII).- Conecta con la actividad 18.

14. Relaciona los Bienes con número de inventario y no registrados en la base de datos de activos fijos en el “Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes” (Anexo VI) especifica si están en calidad de préstamo por parte de alguna otra área o están asignados en forma definitiva, anexa la documentación que sustente su situación para cada caso.- Conecta con la actividad 18.

15. Relaciona los Bienes no útiles para el servicio de la unidad administrativa (delegaciones federales) en el “Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja” (Anexo VIII), dictamina en el espacio correspondiente, si los bienes se consideran desechos, o bien, no son útiles para su servicio.

16. Concluye el levantamiento del inventario, integra el expediente correspondiente, el cual incluye la siguiente documentación:





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- Original del Listado de la base de datos de activos fijos Depurado (Anexo I).

- Original de los Listados: General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales (Anexo III).

- Resguardo de Bienes Muebles Personalizados (Anexo IV).

- Listado de Bienes Muebles Instrumentales No Localizados (Anexo V).

- Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes (Anexo VI).

- Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario (Anexo VII).

- Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja (Anexo VIII).

- Documentación Soporte de cada cédula.

17. Turna expediente al Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo, junto con dispositivo magnético, que contiene toda la información del inventario.


18. Recibe expediente de inventario, revisa y determina si es correcta la información.

− No es correcta 19. Devuelve los documentos al personal que realizó el levantamiento del inventario para

su adecuación.

− Si es correcto 20. Elabora Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de

Bienes Muebles Instrumentales (Anexo II), la firma y recaba firmas del titular del área y del personal que realizó el levantamiento del inventario.

21. Integra el original del Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales (Anexo II) al expediente, elabora oficio (original y copia) de envío dirigido al Departamento de Almacén e Inventarios y turna.


22. Recibe oficio y expediente, lo turna al área de Control de Inventarios, para su revisión y análisis.





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Área de Control de Inventarios.- Analista responsable.

23. Revisa que el expediente esté debidamente integrado conforme al procedimiento de levantamiento de inventarios.

− No son correctos 24. Devuelve mediante oficio (original y copia) el expediente al Coordinador Administrativo

o Responsable Administrativo para que sea complementado.

− Si son correctos 25. Analiza y verifica la situación de las diferencias detectadas por los bienes que no

fueron localizados, así como por los bienes sobrantes, depura la información de dichos bienes de acuerdo a los registros existentes en la Base de Datos de Activos Fijos, así como a la documentación existente, y:

− Bienes no localizados con documentación soporte que valida su situación 26. Analiza la documentación soporte, a fin de determinar si la ubicación de estos bienes

es distinta a la asentada en los registros de la Base de Datos de Activos Fijos, y procede a su actualización, a través de transferencia entre unidades administrativas.- Conecta con la actividad 35.

− Bienes sin etiqueta de código de barras 27. Elabora relación de bienes sin número de inventario y envía oficio a los Coordinadores

Administrativos o Responsables Administrativos correspondientes, anexando las Etiquetas de Códigos de Barras para que se adhieran a los bienes, elabore resguardos y los remita en un plazo no mayor a tres días hábiles a partir de que reciba el oficio.- Conecta con la actividad 35.

− Bienes sin número de inventario y sin registro en la base de datos de activos fijos con documentación soporte

28. Ejecuta alta en la Base de Datos de Activos Fijos, anexando la documentación soporte remitida por el Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo y envía oficio (original/copia) a éste, informando el número de inventario que le fue asignado a dicho(s) bien(es), adjuntando la(s) Etiqueta(s) de Códigos de Barras para que se adhieran a los bienes, solicita elabore resguardos y los remita al DAI en un plazo no mayor a tres días hábiles a partir de que reciba el oficio.- Conecta con la actividad 35.





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− Bienes sobrantes, sin número de inventario, sin documentación soporte y sin registro en la base de datos de activos fijos

29. Solicita al Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo mediante oficio (original/copia), elabore “Acta Circunstanciada por bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados” (Anexo X), para que en un plazo no mayor a diez días hábiles, realice lo conducente para la aclaración de cada uno de los bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados en la base de datos de activo fijo, o bien remita dicha acta circunstanciada.- Conecta con la actividad 32.

− Bienes no localizados sin documentación soporte 30. Integra un expediente por cada unidad administrativa de los Bienes No Localizados

que en su momento no fue aclarada su situación, a pesar del cruce realizado con los bienes que resultaron como sobrantes y envía mediante oficio (original/copia) el listado de dichos bienes al Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo correspondiente, para que en un plazo no mayor a diez días hábiles, realice lo conducente para la aclaración de cada uno de los bienes faltantes o, en su caso, elabore el acta administrativa por bienes no localizados (Anexo IX) e informe en su caso de las acciones implementadas para su localización.- Conecta con la actividad 33.

− Bienes con número de inventario y no registrados en la base de datos de activos fijos (sobrantes)

31. Realiza cruce entre los listados de bienes sobrantes con los bienes que no fueron localizados en las áreas en las que están registrados, a fin de conocer y determinar en definitiva los que continuarán en uno u otro supuesto y consecuentemente decidir a que bienes procede hacerles transferencia entre unidades administrativas.- Conecta con la actividad 35.


32. Recibe oficio en el cual se le informa de los bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados, de los que no se cuenta con documentación soporte y elabora “Acta Circunstanciada por bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados” (Anexo X), la firma, recaba firma del titular del área y la remite al DAI.- Conecta con la actividad 36.

33. Recibe oficio mediante el cual se le informa de los bienes faltantes que no ha sido aclarada su situación, realiza nueva búsqueda para su localización, en su caso, elabora Acta Administrativa de Bienes no localizados (Anexo IX), la firma y recaba firma del titular del área y de la persona que tiene resguardado el bien y turna la información al Departamento de Almacén e Inventarios.





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− Si no es aclarada su situación: 34. Recibe documentos, los analiza y determina qué bienes aclaran su situación, y en los

casos donde se haya recibido acta administrativa de bienes no localizados (Anexo IX), elabora oficio (original/copia) dirigido al Órgano Interno de Control para que deslinde responsabilidades del usuario de conformidad con la normatividad vigente. Obtiene de acuse recibo y espera resolución para proceder a su baja.

35. Actualiza la Base de Datos de Activos Fijos, en el Sistema Base o congelado, de acuerdo a las diferencias detectadas mediante las Cédulas de Trabajo.

36. Recibe “Acta Circunstanciada por bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados” (Anexo X), y ejecuta altas en la Base de Datos de Activos Fijos anexando la documentación soporte remitida por el Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo y envía oficio (original/copia) a éste, informando el número de inventario que le fue asignado a dichos bienes, adjuntando las Etiquetas de Códigos de Barras para que se adhieran a los bienes, solicitando elabore resguardos y los remita al DAI en un plazo no mayor a tres días hábiles a partir de que reciba el oficio.

37. Emite los listados del resultado del inventario (capturados todos los movimientos y reflejados en los listados de trabajo), por Cuenta Contable para efectuar la conciliación correspondiente con el área Contable.

38. Revisa los Listados contra su documentación soporte de los movimientos realizados y elabora oficio (original/copia) con firma del Director de Servicios Generales para su envío a la Dirección de Contabilidad, para su conocimiento y conciliación correspondiente, turna copia a la Coordinación General de Administración, a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, al Órgano Interno de Control y al Departamento de Almacén e Inventarios.

39. Archiva para su control y resguardo expediente:

- Listado de la Base de Datos de Activos Fijos (Anexo I)

- Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales (Anexo II)

- Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales (Anexo III)

- Resguardo de Bienes Muebles Personalizados (Anexo IV)

- Listado de Bienes Muebles Instrumentales no Localizados (Anexo V)





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- Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes (Anexo VI)

- Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario (Anexo VII)

- Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja (Anexo VIII)

- Acta Administrativa por Bienes no localizados (Anexo IX)

- Acta Circunstanciada por Bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados (Anexo X)

- Documentación Soporte de cada cédula.

En su caso:

- Oficio o correo electrónico informando el inicio del levantamiento del inventario y designación del personal que llevará a cabo ésta actividad

- Oficio de envío del expediente del Levantamiento Físico del Inventario

- Oficio de devolución de expediente para que sea complementado.

- Relación de bienes sin número de inventario y oficio de envío a los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos correspondientes (anexa Etiquetas de Códigos de Barras)

- Oficio informando el número de inventario que le fue asignado a los bienes, adjuntando Etiquetas de Códigos de Barras

- Oficio de solicitud de elaboración de “Acta Circunstanciada por bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados”.

- Oficio de envío de listado de bienes no localizados sin documentación soporte para aclaración de cada uno de los bienes faltantes o, en su caso, informe de las acciones implementadas para su localización.

Fin del Procedimiento





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7. Diagrama de Flujo

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Versión: 01


Página: 21�de 46


MP-620.doc

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Anexo I 8. Anexos

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Coordinación General de Administración Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales

Dirección de Servicios Generales Departamento de Almacén e Inventarios

Base de Datos de Activos Fijos de la Clave .

Al _____ de _________________ de ______

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No. Prog

No. Inventario

Clave CABM Descripción Marca Modelo Serie Motor

Observaciones

(6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14)

(1) (2)

(3) (4) (5)

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO

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Nombre del formato: Base de Datos de Activos Fijos

Objetivo: Proporcionar a las Unidades Administrativas la información de los bienes muebles instrumentales que tienen asignados.

Elaboración:

Presentación:

Clave de identificación: Anexo I

No. de identificación Dice Debe anotarse

1 Base de Datos de Activos Fijos de la Nombre de la Unidad Responsable.

2 Clave La clave que le pertenece a la Unidad Responsable.

3 Al Día en la que se realizó la base de datos de activos fijos.

4 de Mes en la que se realizó la base de datos de activos fijos.

5 de Año en la que se realizó la base de datos de activos fijos.

6 No. Prog El número progresivo.

7 No. Inventario El número de inventario, únicamente los últimos cinco dígitos del código de barras, el cual se encuentra adherido al bien.

8 Clave CABM La clave del Catálogo de Bienes Muebles CABM, únicamente los primeros diez dígitos del código de barras.

9 Descripción La descripción de los bienes.

10 Marca La marca de los bienes.

11 Modelo El modelo de los bienes.

12 Serie El número de serie de los bienes, en caso de que cuenten con serie.

13 Motor El número de motor, en caso de contar con el mismo.

14 Observaciones Comentarios que se tengan de la base de datos de activo fijo.

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Anexo II�

ACTA ADMINISTRATIVA DE CONCLUSIÓN DEL LEVANTAMIENTO FÍSICO

DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES

En la ciudad de ______________________( 1 )__________________________________, siendo las __( 2 )___ horas del día ___( 3 )__, se reunieron en las oficinas de la ______________________________( 4 )__________________________________ con domicilio en _____________________________________( 5 )____________________________________ ____________________________________________________________________________, los CC. ________________________( 6 )____________________ Titular de la Unidad Administrativa ________________( 7 )________________ Titular de la (Coordinación Administrativa u Homólogo) _________________________________( 8 )________________________________, así como ________________( 9 )______________ y _______________( 9 )_________________, Personal

Responsable de Levantar el Inventario Físico.

HECHOS

En atención al Oficio Circular No. ___( 10 )___, de fecha ___( 11 )___ de ____, y en cumplimiento al Programa de Trabajo para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales, se realizó Inventario Físico al 100% en confrontación con el Listado de la Base de Datos de Activos Fijos adscritos a la ___________________( 12 )___________________ Se levanto el Inventario Físico en todas las áreas adscritas a la _________( 13 )________ quedando asentado en ( 14 ) hojas del “Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales” ( 15 ) Cédulas de “Resguardo de Bienes Muebles Personalizados”, debidamente llenados y firmados; ( 16 ) hojas del “Listado de Bienes Muebles Instrumentales no localizados”; ( 17 ) hojas del “Listado de Bienes Muebles Instrumentales sobrantes”; ( 18 ) “Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario” y ( 19 ) hojas del “Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja”, firmados de conformidad en cada una de las fojas por el personal responsable, con el siguiente resultado:

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DOCUMENTOS No de Bienes Bienes en Base de Datos de Activos Fijos de UR ( 20 ) Bienes en Listado General de Inventario Físico ( 21 ) Bienes en Cédulas de Resguardo ( 22 ) Bienes no Localizados ( 23 ) Bienes localizados físicamente y no asignados a su Unidad Administrativa (Bienes Sobrantes)

( 24 )

Bienes sin número de inventario ( 25 ) Bienes para baja ( 26 )

OBSERVACIONES

________________________________( 27 )___________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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De los ( 28 ) bienes no localizados, el Coordinador Administrativo u Homólogo de la Unidad Administrativa inventariada, deberá remitir al Departamento de Almacén e Inventarios, a más tardar a los diez días hábiles posteriores a la Recepción del oficio y listado por parte del Departamento de Almacén e Inventarios relativo a los Bienes no localizados por la Unidad Responsable, Acta Administrativa de Bienes no localizados acompañada de la documentación aclaratoria que sustente la situación de cada uno de los bienes en comento.---------------------------------------------------------------- Asimismo, de los ( 29 ) bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados, el Coordinador Administrativo u Homólogo de la Unidad Administrativa inventariada, deberá remitir al Departamento de Almacén e Inventarios, a más tardar a los diez días hábiles posteriores a la Recepción del oficio por parte del Departamento de Almacén e Inventarios relativo a los bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados por la Unidad Responsable, Acta Circunstanciada de Bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados, de los bienes en comento.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Será responsabilidad del Coordinador Administrativo u Homólogo de la ________( 30 )______, tener actualizados y debidamente resguardados los bienes muebles instrumentales asignados a su Unidad Responsable. Está intervención se realiza en apego al procedimiento para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales, autorizado por la Coordinación General de Administración. Previa lectura de la presente acta y no habiendo más hechos que asentar, se da por concluida la presente a las ____( 31 )____ horas del día de su inicio, elaborándose en tres tantos y firmando para constancia en todas sus fojas y anexos, al margen y al calce, los que en ella intervinieron.

TITULAR DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

( 32 )

(NOMBRE FIRMA Y No. DE EMPLEADO)

ENCARGADO ADMINISTRATIVO

( 33 )


PERSONAL RESPONSABLE DE LEVANTAR EL INVENTARIO FÍSICO

( 34 )


( 34 )


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Nombre del formato: Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales

Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se indiquen los resultados derivados del levantamiento del inventario.

Elaboración:

Presentación:

Clave de identificación: Anexo II


1 de La Ciudad o Estado en la cual se encuentra localizada la Unidad Administrativa.

2 las La hora de inicio del Levantamiento del Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.

3 día La fecha en la que se levanta el Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.

4 la El nombre de la Unidad Administrativa.

5 en El domicilio en donde se encuentra ubicada la Unidad Administrativa (. Calle, No., Colonia, C.P.)

6 CC. El nombre del Titular de la Unidad Administrativa o Delegación.

7 Administrativa El nombre del Coordinador Administrativo u Homólogo de la Unidad Administrativa.


9 como Los nombre de las personas responsables de Levantar el Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales.

10 No.

El número del oficio circular emitido por la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.

11 fecha

La fecha del oficio circular emitido por la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales

12 la La Unidad Administrativa.

13 la La Unidad Administrativa.

14 en La cantidad de hojas que componen el Listado General de Bienes Muebles Instrumentales

15 Instrumentales El total de hojas que componen las Cédulas de Resguardos Personalizados de Bienes Muebles Instrumentales.

16 firmados La cantidad de hojas que componen el Listado de Bienes Muebles Instrumentales no Localizados

17 localizados La cantidad de hojas que componen en Listado de Bienes Muebles Instrumentales sobrantes

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No. de

identificación Dice Debe anotarse

18 sobrantes La cantidad de hojas que componen el Listado de Bienes Muebles Instrumentales sin Número de Inventario.

19 y La cantidad de hojas que componen el Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja.

20 Bienes en Base de Datos de Activos Fijos de UR

El número de bienes que se indican en la Base de Datos de Activos Fijos de la Unidad Responsable.

21 Bienes en Listado General de Inventario Físico

El total de bienes reportados en el Listado General de Bienes Muebles Instrumentales emitido por el Departamento de Almacén e Inventarios.

22 Bienes en Cédulas de Resguardo El total de bienes reportados en las Cédulas de Resguardos Personalizados de Bienes Muebles Instrumentales.

23 Bienes no Localizados El total de bienes no Localizados.

24 Bienes localizados físicamente y no asignados a su Unidad Administrativa (Bienes Sobrantes)

El total de bienes localizados físicamente y no asignados a su Unidad Administrativa (Bienes Sobrantes).

25 Bienes sin número de inventario El total de bienes sin número de inventario.

26 Bienes para baja El total de los bienes para baja.

27 OBSERVACIONES Las aclaraciones que consideran convenientes por el Levantamiento Físico del Inventario Bienes Muebles Instrumentales.

28 los El número de bienes no Localizados.

29 los El número de bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados.


31 las

La hora en la que se concluye el Levantamiento del Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.

32 TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Nombre, número de empleado y firma del Titular de la Unidad Administrativa

33 ENCARGADO ADMINISTRATIVO Nombre, número de empleado y firma del Coordinador Administrativo u Homólogo.

34 PERSONAL RESPONSABLE DE LEVANTAR EL INVENTARIO FÍSICO

Nombre, número de empleado y firma de las personas responsables de levantar el Inventario Físico

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Anexo III�



Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales

UR: Clave: Fecha:

No. Prog.

No. Inventario No. CABM Descripción Marca Modelo Serie Motor Estado Físico

Elaboró Encargado Administrativo

Nombre:

Firma:

Autorizó Titular de la Unidad Administrativa

Nombre:

Firma:

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Nombre del formato: Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales

Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se registren los bienes muebles instrumentales con los que físicamente cuenta la Unidad Administrativa.

Elaboración:

Presentación:

Clave de identificación: Anexo III


1 UR: El nombre de la Unidad Responsable.

2 Clave: La clave que le pertenece a la Unidad Responsable.

3 Fecha: Día, mes y año en la que se realizó el Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales.

4 No. Prog. El número progresivo.


6 No. CABM La clave del Catálogo de Bienes Muebles CABM, únicamente los primeros diez dígitos del código de barras.




10 Serie El número de serie de los bienes, en caso de que cuenten con serie


12 Estado Físico Especificar el estado en el que se encuentra el bien.

13 Elaboró Nombre y firma del Encargado Administrativo.

14 Autorizó Nombre y firma del Titular de la Unidad Administrativa.

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Anexo IV�



Resguardo de Bienes Muebles Instrumentales Personalizado

UR: Clave: Fecha:

No. Prog.

No. Inventario No. CABM Descripción Marca Modelo Serie Motor Estado Físico

Resguardatario

Nombre:

Firma:

CURP: No. de Empleado:

Vo. Bo. Encargado Administrativo

Nombre:

Firma:

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Nombre del formato: Resguardo de Bienes Muebles Instrumentales Personalizado

Objetivo: Contar con un documento oficial, en el que se registre el servidor público que tiene asignados bajo su responsabilidad determinados bienes muebles instrumentales.

Elaboración:

Presentación:

Clave de identificación: Anexo IV


1 UR: El nombre de la Unidad Responsable.


3 Fecha Día, mes y año en que se realizó el Resguardo de Bienes Muebles Instrumentales Personalizado.

4 No. Prog. El número progresivo









13 Resguardatario Nombre y firma de la persona que tiene bajo su resguardo los bienes.

14 CURP El CURP del resguardatario.

15 No. de Empleado El número de empleado del resguardatario.

16 Vo. Bo. Encargado Administrativo El nombre y firma del Encargado Administrativo.

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Anexo V�



Listado de Bienes Muebles Instrumentales No Localizados

UR: Clave: Fecha:

No. Prog.

No. Inventario No. CABM Descripción Marca Modelo Serie Motor Observaciones


Nombre:

Firma:


Nombre:

Firma:

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Nombre del formato: Listado de Bienes Muebles Instrumentales No Localizados

Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se relacionen los bienes muebles instrumentales faltantes en la Unidad Administrativa, registrados a su cargo.

Elaboración:

Presentación:

Clave de identificación: Anexo V


1 UR El nombre de la Unidad Responsable.


3 Fecha Día, mes y año en que se realizó el Listado de Bienes Muebles Instrumentales No Identificados









12 Observaciones

Especificar el motivo por el cual no se encuentran los bienes, anexando la documentación soporte con el cual dieron de baja los bienes de su Unidad Administrativa.

13 Elaboró El nombre y firma del Encargado Administrativo.

14 Autorizó El nombre y firma del Titular de la Unidad Administrativa.

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Anexo VI�



Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes

UR: Clave: Fecha:

No. Prog.

No. Inventario No. CABM

Descripción Marca Modelo Serie Motor Estado Físico Observaciones


Nombre:

Firma: �


Nombre:

Firma:

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Nombre del formato: Listado de Bienes Muebles Sobrantes

Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se relacionen los bienes muebles instrumentales sobrantes en la Unidad Administrativa, que no se encuentran registrados a su cargo.

Elaboración:

Presentación:

Clave de identificación: Anexo VI




3 Fecha Día, mes y año en que se realizó el Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes.



6 No. CABM Anotar la clave del Catálogo de Bienes Muebles CABM, únicamente los primero diez dígitos del código de barras.






12 Estado Físico El estado en el que se encuentra el bien.

13 Observaciones El documento soporte con el cual se recibieron los bienes en la Unidad Administrativa, anexando la documentación.


15 Autorizó El nombre y firma del Titular de la Unidad Administrativa

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Anexo VII�



Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario

UR: Clave: Fecha:

No. Prog.

Descripción Marca Modelo Serie Motor Estado Físico Observaciones

Resguardatario

Nombre:

Firma:

CURP: No. de Empleado:

Vo. Bo. Encargado Administrativo

Nombre:

Firma:

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Nombre del formato: Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario

Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se relacionen los bienes muebles instrumentales que carecen de etiqueta de código de barras de identificación.

Elaboración:

Presentación:

Clave de identificación: Anexo VII




3 Fecha Día, mes y año en que se realizó el Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario








11 Observaciones Especificar el documento soporte con el cual se recibieron los bienes en la Unidad Administrativa, anexando la documentación.

12 Resguardatario Nombre y firma de la persona que tiene bajo su resguardo los bienes.

13 CURP El CURP del resguardatario.

14 No. de Empleado El número de empleado del resguardatario.

15 Vo. Bo. Encargado Administrativo El nombre y firma del Encargado Administrativo.

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Anexo VIII�



Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja

UR: Clave: Fecha:

No. Prog.

No. Inventario No. CABM Descripción Marca Modelo Serie Motor Dictamen


Nombre:

Firma:


Nombre:

Firma:

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Nombre del formato: Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja

Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual las Delegaciones Federales, registren los bienes muebles instrumentales que no le son de utilidad.

Elaboración:

Presentación:

Clave de identificación: Anexo VIII




3 Fecha Día, mes y año en que se realizó el Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja.









12 Dictamen El estado en el que se encuentra el bien.


14 Autorizó El nombre y firma del Titular de la Unidad Administrativa.

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Anexo IX�

A C T A A D M I N I S T R A T I V A

LUGAR Y FECHA: (1)

EN LA CIUDAD DE _____________________________, SIENDO LAS _______ HORAS DEL DÍA _____ DE ______ DE _____, REUNIDOS EN LAS OFICINAS QUE OCUPA LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA _________________________________, DE LA PROCURADURÍA FEDERAL DEL CONSUMIDOR, UBICADA EN ___________________________________________________, CÓDIGO POSTAL __________, DELEGACIÓN O MUNICIPIO ____________________.

INTERVIENEN: (2)

POR PARTE DEL ÁREA INVENTARIADA _____________________ EL (LA) C. _________________________________________ CON NÚMERO DE EMPLEADO _______________________, ASÍ COMO EL O LOS C.C. _________________________________________ CON NÚMERO DE EMPLEADOS _____________________ RESGUARDANTES DE LOS BIENES NO IDENTIFICADOS. POR LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA __________________________________________________ EL C. __________________________________, CON NÚMERO DE EMPLEADO_______________.

OBJETO: (3)

INFORMAR Y DEJAR CONSTANCIA DE LOS BIENES NO IDENTIFICADOS EN EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES, REALIZADO EN EL MES DE___________ DE _____.

HECHOS: (4)

COMO RESULTADO DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES PRACTICADO CON FECHA _____ DE _____ DE _____, A LA ________________________________, NO FUE POSIBLE IDENTIFICAR LOS BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES QUE A CONTINUACIÓN SE RELACIONAN Y QUE ESTÁN ASIGNADOS DE ACUERDO A LA BASE DE DATOS DE ACTIVOS FIJOS A LA ________________________________:

PROG.

Nº INVENTARIO(5) DESCRIPCIÓN (5)

USUARIO (5)

(12) HOJA ____ DE ____

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POR LO QUE SE HACE CONSTAR, QUE A PESAR DE LA BÚSQUEDA EXHAUSTIVA QUE SE REALIZÓ DE LOS BIENES ANTES RELACIONADOS, ÉSTOS NO FUERON LOCALIZADOS. RAZÓN POR LA QUE SE LEVANTA EL PRESENTE DOCUMENTO, CON LA FINALIDAD DE DEJAR CONSTANCIA DE LOS HECHOS OCURRIDOS, ASÍ COMO DE INFORMAR AL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA PROCURADURÍA FEDERAL DEL CONSUMIDOR A EFECTO DE QUE REALICE LAS ACCIONES CONDUCENTES.

CIERRE: (6)

SIENDO TODO LO QUE SE DESEA DECLARAR Y PREVIA LECTURA DEL PRESENTE DOCUMENTO A LOS QUE EN ELLA INTERVIENEN, SE CIERRA LA PRESENTE ACTA ADMINISTRATIVA, EL MISMO DÍA DE SU INICIO, SIENDO LAS _________ HORAS, FIRMANDO DE CONFORMIDAD AL MARGEN Y AL CALCE LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON.

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POR LA _____________(7)_____________ QUE REPORTA LOS BIENES NO LOCALIZADOS

TITULAR DEL ÁREA

(8) ______________________________

NOMBRE Nº DE EMPLEADO CARGO Y FIRMA

PERSONAL QUE TIENE BAJO SU RESGUARDO LOS BIENES NO

LOCALIZADOS

(9) ______________________________


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POR LA COORDINACIÓN __________________(10)____________________

TITULAR DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA U HOMÓLOGO

(11) _____________________________


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(12) HOJA ____ DE ____

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Nombre del formato: Acta Administrativa por Bienes No Localizados

Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se señalen los bienes muebles instrumentales faltantes en la Unidad Administrativa, registrados a su cargo, y en su caso, explicando las razones.

Elaboración:

Presentación:

Clave de identificación: Anexo IX


1 LUGAR Y FECHA:

El lugar donde se levanta el Acta Administrativa. (Ciudad y Estado), la hora y fecha en que da inicio la elaboración del Acta Administrativa, el Nombre de la Unidad Responsable de la cual depende la Coordinación Administrativa u Homólogo y la calle, numero exterior, colonia, el código postal y la delegación o municipio en donde se encuentra ubicada la Coordinación Administrativa u Homólogo, responsable de la elaboración del Acta Administrativa.

2 INTERVIENEN:

El nombre del área inventariada, nombre y número de empleado del titular del área inventariada, en su caso el nombre y número de empleado del personal que tiene bajo su responsabilidad los bienes que no fueron identificados y el nombre y número de empleado del Coordinador Administrativo u Homólogo.

3 OBJETO

El mes y año respectivamente en que concluyó el levantamiento físico del inventario, de acuerdo a la fecha asentada en el Acta Administrativa de Conclusión del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales

4 HECHOS

El día, mes y año en que fue elaborada el Acta Administrativa de Conclusión del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales, el nombre de la Unidad Responsable del área Inventariada.

5 Nº DE INVENTARIO DESCRIPCIÓN USUARIO

El número de inventario, descripción y usuario de los bienes que no fueron encontrados, y en caso de que se requieran más filas a las presentadas, deberá incrustar las filas necesarias, de acuerdo al número de bienes que no fueron localizados.

6 CIERRE: La hora en que se concluye la Acta Administrativa.

7 POR LA El nombre de la Unidad Responsable a la que pertenecen los bienes que no fueron localizados.

8 TITULAR DEL ÁREA El nombre, número de empleado, cargo y firma del Titular del área inventariada a la que pertenecen los bienes que no fueron localizados.

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No. de


9 PERSONAL QUE TIENE BAJO SU RESGUARDO LOS BIENES NO LOCALIZADOS.

El nombre, número de empleado, cargo y firma del personal que tiene bajo su resguardo los bienes que no fueron localizados.

10 POR LA COORDINACIÓN El nombre del Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo, responsable de la elaboración del Acta Administrativa

11 TITULAR DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA U HOMÓLOGO

El nombre, número de empleado, cargo y firma del Coordinador Administrativo u Homólogo y la Unidad Responsable de la cual depende, responsable de la elaboración del Acta Administrativa.

12 HOJA_ DE_ En “HOJA” el número de página de que se trate y en “DE” el total de páginas que integran el Acta Administrativa.

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Anexo X�

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ACTA CIRCUNSTANCIADA DE BIENES SOBRANTES, SIN NÚMERO DE INVENTARIO, NO IDENTIFICADOS Y SIN DOCUMENTACIÓN SOPORTE

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EN LA CIUDAD DE ___________________(1)____________________, SIENDO LAS ___(2)___ HORAS DEL DÍA _________(3)_________ SE REUNIERON EN LAS OFICINAS DE ____(4)___, SITAS EN _______________________________________________(5)_________________________________________________, EL C. _____________________(6)____________________________TITULAR DE ____________(7)_________________, EL C. _____________________(8)____________________________ ENCARGADO ADMINISTRATIVO U HOMOLOGO, EL C. _____________________(9)_____________, Y EL C. ___________________(9)_________________TESTIGOS, A EFECTO DE HACER CONSTAR LO SIGUIENTE:----------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------- HECHOS------------------------------------------------------------------------------ COMO RESULTADO DEL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES, CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO ____(10)____ SE LOCALIZARON EN LA ______(11)_____, __(12)____ BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES, MISMOS QUE FUERON REPORTADOS COMO BIENES SOBRANTES, SIN NÚMERO DE INVENTARIO, NO IDENTIFICADOS Y SIN DOCUMENTACIÓN SOPORTE QUE AVALE SU INGRESO, CONSISTENTES EN: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

No. PROG. DESCRIPCIÓN DEL BIEN MARCA MODELO NÚMERO DE SERIE ESTADO FÍSICO (13) (14)

(15) (16) (17) (18)

CON FECHA ______(19)________ EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS SOLICITÓ MEDIANTE OFICIO NÚMERO ________(20)____________ SE LEVANTARA LA PRESENTE ACTA CIRCUNSTANCIADA, A EFECTO DE PROCEDER AL ALTA DE LOS BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES EN LA BASE DE DATOS DE ACTIVOS FIJOS. --- POR LO ANTERIOR, SE HACE CONSTAR QUE EL C. ______________________(21)__________________________ ENCARGADO ADMINISTRATIVO U HOMOLOGO EN _________(22)_______________ REALIZÓ UNA BUSQUEDA EXHAUSTIVA EN LOS ARCHIVOS DE ESTA UNIDAD ADMINISTRATIVA, A FIN DE IDENTIFICAR SU PROCEDENCIA Y AL NO EXISTIR REGISTRO ALGUNO, MANIFIESTA BAJO PROTESTA DE DECIR VERDAD QUE LOS BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES CITADOS ANTERIORMENTE NO FUE POSIBLE SU IDENTIFICACIÓN, POR LO QUE SOLICITA AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS SE PROCEDA A SU ALTA Y SE LE REMITAN LOS NÚMEROS DE INVENTARIO Y LAS ETIQUETAS DE CÓDIGOS DE BARRAS PARA ADHERIR A LOS MULTICITADOS BIENES, ASIMISMO, SE ELABOREN LOS RESGUARDOS CORRESPONDIENTES, LOS CUALES REMITIRA AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS DEBIDAMENTE REQUISITADOS EN UN PLAZO NO MAYOR A TRES DÍAS HÁBILES POSTERIORES A LA RECEPCIÓN DE LOS MISMOS. ---------------------------------------------------------------------- SE LEVANTA LA PRESENTE ACTA A EFECTO DE DEJAR CONSTANCIA DE LO ANTES INDICADO, Y SE REMITA EN ORIGINAL AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS, PARA QUE SE HAGAN LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES EN LA BASE DE DATOS DE ACTIVOS FIJOS.--------------------------------------------------------------------- NO EXISTIENDO OTRO ASUNTO QUE HACER CONSTAR, SE LEVANTA LA PRESENTE ACTA A LAS ___(23)___ DEL ____________________(24)______________________, FIRMANDO PARA CONSTANCIA AL CALCE Y AL MÁRGEN LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

(25) (NOMBRE Y FIRMA)

COORDINADOR ADMINISTRATIVO U HOMÓLOGO


TESTIGO


TESTIGO


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Nombre del formato: Acta Circunstanciada de Bienes Sobrantes, Sin Número de Inventario, No Identificados y Sin Documentación Soporte

Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se señalen los bienes muebles instrumentales sobrantes en la Unidad Administrativa, no registrados a su cargo, y en su caso, explicando las razones.

Elaboración:

Presentación:

Clave de identificación: Anexo X


1 DE La Ciudad o Estado en la cual se encuentra localizada la Unidad Administrativa.

2 SIENDO LAS La hora de inicio del Levantamiento del Acta Circunstanciada.

3 DÍA La fecha en la que se levanta el Acta Circunstanciada.

4 DE El nombre de la Unidad Administrativa.

5 EN El domicilio en donde se encuentra ubicada la Unidad Administrativa.

6 C. El nombre del Titular de la Unidad Administrativa.

7 DE El Cargo del Titular de la Unidad Administrativa.

8 C. El nombre del Coordinador Administrativo u Homólogo de la Unidad Administrativa.

9 C. Los nombres de los testigos.

10 EJERCICIO El año al que corresponde el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.

11 EN LA El nombre de la Unidad Administrativa.

12 El número de bienes muebles instrumentales sobrantes, sin número de inventario, no identificados y sin documentación soporte.

13 No. PROG. El número progresivo 1,2, 3.

14 DESCRIPCIÓN DEL BIEN La descripción específica del bien

15 MARCA La marca del bien.

16 MODELO El modelo del bien.

17 NÚMERO DE SERIE El número de serie del bien.

18 ESTADO FÍSICO El estado físico del bien.

19 FECHA La fecha del oficio mediante el cual el Departamento de Almacén e Inventarios solicitó la elaboración del Acta Circunstanciada.

20 NÚMERO El número de oficio mediante el cual el Departamento de Almacén e Inventarios solicitó la elaboración del Acta Circunstanciada.

21 C. El nombre del Coordinador Administrativo u Homólogo de la Unidad Administrativa.

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No. de


22 EN Indicar el nombre de la Unidad Administrativa.

23 A LAS La hora de término del Levantamiento del Acta Circunstanciada.

24 DEL La fecha en que se concluye el Acta Circunstanciada.

25 TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA El nombre y firma del Titular de la Unidad Administrativa.

26 COORDINADOR ADMINISTRATIVO U HOMÓLOGO

El nombre y firma del Coordinador Administrativo u Homólogo

27 TESTIGO El nombre y firma de los testigos.

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