Procedimiento- Digitalización de

Documentos

GESTIÓN DOCUMENTAL - GESTIÓN TIC

2019

Red Distrital de Bibliotecas Públicas BIBLORED Gestión Documental – Gestión Tics

VERSIÓN ACTUAL Versión 1

Procedimiento- Digitalización de Documentos

CODIGO: GESDOCPRD

Fecha de Aprobación: Aprobó: Tatiana Duplat Ayala Gerente Operativa

Guillermo Hernández Patiño Subgerente Administrativo y Financiero

Versión Anterior : 00/00/0

Elaboró: Luis Guillermo Venegas Bernal Profesional Junior – Gestión Documental

Fecha: 11-03-2019

Original.

COPIAS O MODIFICACIONES A ESTÉ DOCUMENTO DEBEN SER SOLICITADAS AL COMITÉ

DE CALIDAD

Revisó: Ing. Cristian Camilo Martínez

Profesional Senior – Gestión Tics Ing. Marcela Rodríguez Ortiz

Profesional Líder – Gestión Tics

Original. COPIAS O MODIFICACIONES A ESTÉ DOCUMENTO DEBEN SER SOLICITADAS AL COMITÉ DE CALIDAD

Tabla de Contenido

OBJETIVO ................................................................................................................. 3

ALCANCE ................................................................................................................. 3

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 3

DOCUMENTOS A DIGITALIZAR ............................................................................ 4

Áreas de Nivel Central ................................................................................................ 4

Bibliotecas de la Red .................................................................................................. 8

PROCEDIMIENTO DIGITALIZACIÓN .................................................................. 10

ALISTAMIENTO ..................................................................................................... 10

CAPTURA ............................................................................................................... 10

Observaciones ........................................................................................................... 11

IDENTIFICACIÓN .................................................................................................. 11 CONTROL DE CALIDAD ....................................................................................... 12

ALMACENAMIENTO............................................................................................. 12 TIEMPO DE EJECUCIÓN ....................................................................................... 12

METADATOS .......................................................................................................... 13 TÉCNICA DE ESCANEO ........................................................................................ 13

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ................................................. 14

OBJETIVO

Orientar el proceso de Digitalización de documentos de carácter misional y administrativo, que producen las Bibliotecas y áreas de Nivel Central de BibloRed de acuerdo a las actividades previas a la digitalización, correspondientes a: Alistamiento, Captura, Identificación, Control de Calidad, Almacenamiento, Tiempo de Ejecución, Metadatos, Técnica de Escaneo. Lo anterior, permite salvaguardar la memoria institucional e histórica de la Red Distrital de Bibliotecas Públicas de Bogotá.

ALCANCE

El presente documento, está dirigido al personal de BibloRed que cuente con autorización para la carga de documentos en el Gestor de Archivos Misional – Alfresco, teniendo en cuenta las indicaciones del documento ´´ Requisitos mínimos de digitalización, del Archivo General de la Nación´´, como guía metodológica de apoyo, acorde a las necesidades de digitalización de la Red. Lo anterior, permite garantizar el almacenamiento digital adecuado de la información, para ser más eficiente la consulta, acceso, y conservación a los archivos electrónicos y/o digitales que produzca de la Red Distrital de Bibliotecas Públicas.

INTRODUCCIÓN

BibloRed, Programa Adscrito a la Secretaria de Cultura, Recreación y Deporte, regido por el acuerdo 644 de 2016; ve la necesidad de conservar su memoria institucional e histórica, mediante la aplicación de normas archivísticas nacionales y distritales vigentes; e incentiva la cultura y el acceso a la información digital, mediante actividades previas del proceso de digitalización, logrando normalizar la consulta y acceso a los archivos en soportes electrónicos y digitales de futuras concesiones de la Red.

DOCUMENTOS A DIGITALIZAR

A Continuación, se informa los documentos que deben cargar en formato digital (basados en el Cuadro de Clasificación Documental) y su versión final de la

Concesión BibloRed - Fundalectura, en la herramienta Alfresco; con algunas observaciones a tener en cuenta.

Áreas de Nivel Central

Actas de Reunión

Autorización del Gasto

Nota: El Área Financiera de Nivel Central, realizará la digitalización y carga de Información de las autorizaciones del gasto, durante la Concesión 159 BibloRed – Fundalectura

En caso de que alguna área, requiera información referente a autorizaciones del gasto, deberá hacer la solicitud a los siguientes correos, con el fin de autorizar su acceso al sistema Alfresco, para que puedan acceder al documento.

De acuerdo a lo anterior, se debe hacer la solicitud a los siguientes correos: Gestión Documental :profesionalarchivo@biblored.gov.co

Centro de Soporte Tecnológico – Tics: cst@biblored.gov.co

Comunicaciones oficiales (Enviadas y Recibidas)

Nota 1 En las comunicaciones, cada área procederá a digitalizar sus trámites internos y externos, con el fin de conservar una copia digital y/o electrónica en el sistema Alfresco, para su respectiva consulta y acceso a la información

Nota 2 Es necesario tener en cuenta que un correo electrónico se considera un documento firmado. Por tal motivo, deben almacenarse en Alfresco como

soporte del trámite y/o respuesta de las comunicaciones en el expediente físico y electrónico

Comprobantes de Almacén (Inventarios – Egresos, Ingresos, Traslados)

Nota: El Área de Inventarios de Nivel Central, realizará la digitalización y carga de Información de los Inventarios y sus respectivos soportes, basados en el manual y/o política de la SCRD, durante la Concesión 159 BibloRed – Fundalectura

Comprobantes Contables (Comprobantes de Ingreso/ Egreso)

Conciliaciones Bancarias

Contratos

Nota 1: El Área de Contratación, realizará la digitalización y carga de Información de las Contratos de bienes y servicios establecidos en el manual de contratación, y sus respectivas etapas: precontractual, contractual, ejecución y postcontractual que se encuentran en el expediente contractual; durante la Concesión 159 BibloRed – Fundalectura.

Nota 2 Es necesario tener en cuenta que un correo electrónico se considera un documento firmado. Por tal motivo, deben almacenarse en Alfresco como

soporte del trámite y/o respuesta de la gestión de un contrato en el expediente físico y electrónico.

Convenios

Nota: El Área de Contratación, realizará la digitalización y carga de Información

de las Convenios establecidos en el manual de contratación, durante la Concesión 159 BibloRed – Fundalectura

Historias Laborales

Nota: El Área de Talento Humano, realizará la digitalización y carga de

Información de las Historias Laborales del personal activo y retirado de la Concesión 159 BibloRed – Fundalectura.

Informes de Gestión

Nota: La Gerencia Operativa, realizará la carga de información digital de los informes finales en la herramienta Alfresco. Para las demás áreas de nivel central, pueden cargar en dicha herramienta una copia de sus informes, como respaldo, en caso de que lo vean necesario.

Es de aclarar, que los informes de contratistas deben quedar archivados en el expediente contractual, y en formato digital. Por lo anterior, las áreas de nivel central deben hacer llegar el informe en versión digital y físico al área jurídica de BibloRed.

Inventarios

Nota: Las Áreas de Colecciones y Gestión Documental, realizarán la

digitalización y carga de Información de los inventarios de colecciones y archivo, con sus respectivos soportes, correspondiente a la Concesión 159 BibloRed – Fundalectura.

Manuales

Nota: Las áreas de nivel central realizarán la carga de información digital de los Manuales de procesos y procedimientos o de otra índole, que produzcan en el ejercicio de sus funciones; durante la concesión 159 – BibloRed Fundalectura, en versión final en la herramienta Alfresco.

Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes

Nota 1 La Gerencia Operativa, se encargará de digitalizar y almacenar en la herramienta Alfresco, las respectivas peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y sus respectivos soportes, con el fin de conservar y consultar dicha información en futuras concesiones de la Red.

Nota 2 Es de aclarar, que las Pqrs que ingresan a las Bibliotecas, a través del buzón de sugerencias; será responsabilidad de cada biblioteca de digitalizar y almacenar dicha información en la herramienta Alfresco, para su respectiva consulta y acceso.

Nota 3 Es necesario, tener en cuenta que un correo electrónico se considera un documento firmado. Por tal motivo, deben almacenarse en Alfresco como soporte del trámite y/o respuesta de la PQRS en el expediente físico y electrónico.

Planes

Nota: La Gerencia Operativa se encargará de digitalizar y conservar en la herramienta Alfresco, los planes de acción operativos de la concesión en versión final. Para las demás áreas de nivel central, pueden cargar en dicha herramienta una copia de sus planes de acción, como respaldo, en caso de ser necesario.

Políticas

Presupuesto (Solicitud Presupuestal –Traslado)

Nota 1 El Área Financiera de Nivel Central, realizará la digitalización y carga de

Información de presupuesto, solicitudes presupuestales y traslados, durante la Concesión 159 BibloRed – Fundalectura.

Nota 2 En caso de que alguna área, requiera información referente a

presupuesto, solicitudes presupuestales y traslados; deberá hacer la solicitud a los siguientes correos, con el fin de autorizar su acceso al sistema Alfresco, para que puedan acceder al documento.

De acuerdo a lo anterior, se debe hacer la solicitud a los siguientes correos: Gestión Documental :profesionalarchivo@biblored.gov.co Centro de Soporte Tecnológico – Tics: cst@biblored.gov.co

Programas

Nota: Las áreas de nivel central que manejen información referente a programas, digitalizaran y cargaran en la herramienta Alfresco, los respectivos soportes que evidencien la ejecución de actividades de sus programas, en caso de ser necesario.

Es de aclarar, que los soportes de listas de asistencia y estadísticas de los programas de leo, ciencia arte y cultura, servicios, espacios creativos, que se ejecutan en las bibliotecas se cargaran en la herramienta SINBAD.

Proyectos

Nota 1 Las áreas de nivel central que realicen proyectos de carácter técnico, tecnológico, misional, entre otros, deben digitalizar y conservar en la herramienta Alfresco dicha información; la cual evidencia salvaguardar aspectos misionales y administrativos de BibloRed

Nota 2 Es necesario tener en cuenta que un correo electrónico se considera un documento firmado. Por tal motivo, deben almacenarse en Alfresco como

soporte de la gestión del Proyecto en el expediente físico y electrónico

Recaudos

Nota: El Área Financiera se encargará de digitalizar y conservar en la herramienta Alfresco, los recaudos de dinero que se realizan en las bibliotecas, con sus respectivos soportes.

Reportes de Mantenimiento (Preventivo y Correctivo)

Nota: El Área de Plantas Físicas se encargará de digitalizar y conservar en la

herramienta Alfresco, los reportes y actividades de mantenimiento que se realizan en las bibliotecas y áreas de nivel central, con sus respectivos soportes.

Bibliotecas de la Red

A Continuación, se informa los documentos que deben cargar en formato digital (basados en el Cuadro de Clasificación Documental) y su versión final de la

Concesión BibloRed - Fundalectura, en la herramienta Alfresco; con algunas observaciones a tener en cuenta:

Actas de Reunión:

Nota: Se digitalizarán aquellas actas, que evidencien la toma de decisiones de

carácter misional de cada Biblioteca de la Red

Comunicaciones Oficiales (Internas y Externas)

Nota: En las comunicaciones, cada biblioteca procederá a digitalizar sus trámites internos y externos, con el fin de conservar una copia digital y/o electrónica en el sistema Alfresco, para su respectiva consulta y acceso a la información.

Nota 2 Es necesario tener en cuenta que un correo electrónico se considera un documento firmado. Por tal motivo, deben almacenarse en Alfresco como

soporte del trámite y/o respuesta de las comunicaciones en el expediente físico y electrónico.

Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes.

Nota 1 Las peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, que ingresen por el buzón de sugerencias en las bibliotecas, se conservarán con su respectivos soportes y respuesta en formato digital, en la herramienta Alfresco.

Nota 2 Es necesario tener en cuenta que un correo electrónico se considera un documento firmado. Por tal motivo, en el caso de PQRS deben almacenarse

en Alfresco como soporte del trámite y/o respuesta expediente físico y electrónico.

Informes de Gestión

Nota: En los informes, cada Biblioteca conservará una copia digital y/o electrónica para su acceso y consulta en Alfresco, en caso de ser necesario.

Inventarios

Nota: Las Bibliotecas Mayores, Locales y de Barrio, podrán solicitar el acceso en Alfresco; a los siguientes documentos en formato digital, una vez estén firmados y su respectiva versión final al terminar la concesión, para evitar duplicidad: Inventarios y sus soportes (Actas de Baja, Comprobante de Ingreso, egresos y traslados), Inventarios de Colecciones, Inventarios Documentales de Archivo.

De acuerdo a lo anterior, se debe hacer la solicitud a los siguientes correos:

Gestión Documental :profesionalarchivo@biblored.gov.co Centro de Soporte Tecnológico – Tics: cst@biblored.gov.co

La herramienta cuenta con todas las características para dar permisos de lectura/escritura, y podría evaluarse la opción de permitir acceso de visualización a la información que generan estas áreas de nivel central, (Inventarios, Colecciones, Gestión Documental)

Planes

Nota: Cada Biblioteca, deberá conservar una copia digital y/o electrónica de su plan de acción operativo, en caso de ser necesario.

Programas

Nota: En este caso, las listas de asistencia y estadísticas de cada programa

que ejecutan desde las bibliotecas, se digitalizará y conservará en la herramienta SINBAD.

Las bibliotecas que identifiquen información relevante de los programas leo, ciencia, arte, cultura, servicios y espacios creativos, se conservaran en formato digital y/o electrónico en la herramienta Alfresco; en caso de ser necesario.

Proyectos

Nota: Los proyectos de carácter técnico, tecnológico, misional y de otra índole

que realicen las bibliotecas, con sus respectivos soportes; se conservarán en formato digital, para su respectiva consulta en Alfresco.

PROCEDIMIENTO DIGITALIZACIÓN

Las Áreas de Nivel Central y Bibliotecas de la Red, deben tener en cuenta los siguientes pasos, para llevar a cabo el proceso de digitalización y carga de información en el sistema Alfresco, de acuerdo a sus respectivas carpetas electrónicas identificadas en dicha herramienta:

ALISTAMIENTO

Eliminar Material metálico encontrado en los documentos (clips, ganchos de cosedora, ganchos metálicos)

Verificar la exactitud de la foliación del expediente y volver a foliar cuando se presenten inconsistencias.

Quitar dobleces y materiales que no hacen parte de la documentación

En caso extremo, usar cinta mágica para los primeros auxilios, por la cara posterior del documento, con el fin de reparar los documentos que evidencien rasgaduras, fisuras, antes o después de ser manipulados.

CAPTURA

Usar escáner automático para la captura digital, teniendo en cuenta la resolución entre 300 y 600 DPI (puntos por pulgada), para lo cual se tendrá como criterio que los documentos en excelente estado de conservación se digitalizaran a 300 DPI y se irá

aumentando la resolución en la medida que los documentos presenten problemas de conservación o contraste.

Aplicar la opción escala de grises para documentos manuscritos, mecanografiados, impresos en equipo de matriz de punto y/o impresos sobre papeles de colores.

Aplicar la opción a color cuando la documentación posea información relevante que se encuentre en colores, ejemplo: mapas, planos, fotografías.

Observaciones

En este aspecto, las áreas de nivel central se apoyan con impresoras multifuncional con la opción de escaneo de documentos, así como también con algunos escáneres automáticos tipo Kodak, Fujitsu, que hacen trabajo de escaneo y digitalización.

Para el caso de las Bibliotecas Mayores, cuentan con impresoras multifuncional que apoyan el proceso de escaneo y digitalización.

En las Bibliotecas Locales y Barrio, cuentan con escáner que apoyan el trabajo de escaneo y digitalización. No es recomendable usar la aplicación CamScanner, ya que no cumple las características técnicas del proceso de captura, procesamiento y digitalización de imágenes. No se garantiza un trabajo optimo y de calidad en cuanto a digitalización, donde se quiere conservar y proteger la memoria institucional de BibloRed.

De acuerdo a lo anterior, se recomienda apoyarse en los escáneres y/o impresoras multifuncionales de las Bibliotecas Mayores, como medida de trabajo colaborativo en las actividades de digitalización, en caso de ser necesario.

IDENTIFICACIÓN

Las imágenes digitales y o archivos electrónicos en formato Excel, Word, Pdf, Power Point, etc., se identificarán de la siguiente forma:

Nombre y/o asunto del documento, Mes, Año

Para el caso de las Comunicaciones Internas y Externas, Actas, Informes:

Mes, Año y No. de Consecutivo.

CONTROL DE CALIDAD

Garantizar la lectura normal y total del documento en monitor y al tamaño del 100%

No tener puntos, rayas o manchas generados por el escáner y/ o aplicación que afecten la legibilidad del documento y/o información.

No presentar imágenes incompletas (es decir, falta de información en los bordes del área de la imagen)

La orientación de la imagen debe ser en forma de lectura humana.

No tener problemas de foco los cuales se evidencian en una imagen borrosa o con sombras en las fuentes.

No presentar la exposición de la imagen con mucha luz o muy oscura, es decir muy claras o muy oscuras, comparadas con el documento original en papel.

El resultado de la digitalización, no debe entregarse imágenes torcidas

Nota: El Profesional de Gestión Documental, hará seguimiento en la herramienta

Alfresco, para dar cumplimiento al control de calidad del proceso de digitalización. Cualquier novedad, se informará directamente al Líder del área

y/o Coordinador de Biblioteca.

ALMACENAMIENTO

Las imágenes digitales y los metadatos con la información deben quedar en la herramienta Alfresco, en sus respectivas carpetas electrónicas las cuales están identificadas para cada Biblioteca y área de Nivel Central.

En caso de alguna inquietud, pueden consultar el video tutorial del gestor de archivos Alfresco, para la creación e identificación de carpetas electrónicas, y carga de archivos en la herramienta.

TIEMPO DE EJECUCIÓN

Se recomienda que la información de la concesión 159 – BibloRed – Funda lectura, debe quedar digitalizada desde el 29 de junio de 2018, hasta el final del periodo de concesión.

Nota: La actividad de digitalización debe realizarse mensualmente, una vez la información física se encuentre organizada (ordenación cronológica, clasificada por temas o asuntos, y foliada)

METADATOS

Incluir entre 2 y 10 metadatos descriptivos, según las características de los documentos. En Alfresco, se puede agregar los metadatos necesarios que me permitan buscar e identificar nuestros documentos cargados en la herramienta, al momento de editar sus propiedades, como se muestra el recuadro en la imagen:

TÉCNICA DE ESCANEO

En este aspecto, se sugiere que la información a digitalizar se aplique la técnica OCR (Óptical Character Recognitión) reconocimiento óptico de caracteres, que consiste en un proceso dirigido a la digitalización de textos, los cuales identifican automáticamente a partir de una imagen símbolos o caracteres que pertenecen a un determinado alfabeto, para luego almacenarlos en forma de datos. Así podremos interactuar con estos mediante un programa de edición de texto o similar.

De acuerdo a lo anterior, si algún escáner automático o impresora multifuncional que usan actualmente las bibliotecas o áreas de nivel central, no cuenta con la opción OCR, simplemente se da continuidad al proceso de digitalización.

ANEXO

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Dependencia Serie Documental Subserie Documental

Nivel Central – Bibliotecas de la Red

Actas Actas de Reunión – Registro de Asistencia

Área Financiera Autorización del Gasto Solicitudes presupuestales, traslados

Nivel Central - Bibliotecas de la Red

Comunicaciones Oficiales Consecutivo de comunicaciones oficiales Interna y Externa ( Enviadas y Recibidas )

Área Financiera Comprobantes Contables Comprobantes contable de egreso, Comprobantes contables de ingreso

Área Inventarios Comprobantes de Almacén Comprobantes de Egreso, Ingreso, Traslados,

Área Financiera Conciliaciones Bancarias

Área Contratación Contratos Contratos de Compraventa

Contratos de Prestación de Servicio

Contratos de Suministro

Contratos de Obra Civil

Contratos de Obra para confección de Dotación

Contratos de Arrendamiento/ Alquiler

Contratos de Hospedaje

Contratos de Transportes para pasajeros

Contratos de Transporte de Carga

Contrato de Comodato

Contrato de Seguro / Póliza

Área Contratación Convenios Convenios Marco Convenios Específicos

Área Talento Humano

Historias Laborales

Nivel Central –Bibliotecas de la Red

Informes Informes de Gestión

Área Inventarios

Área Colecciones

Área Gestión Documental

Inventarios Inventarios de Almacén

Inventarios de Colecciones

Inventarios Documentales de Archivo,

Nivel Central Manuales Nivel Central y Bibliotecas de la Red

Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes

Nivel Central –Bibliotecas de la Red

Planes Planes de Acción Operativos

Nivel Central Políticas Área Financiera Presupuesto Solicitud presupuestal -

Traslado Nivel Central –Bibliotecas de la Red

Programas

Nivel Central – Bibliotecas de la Red

Proyectos

Área Financiera Recaudos Recaudos de Dinero en Bibliotecas

Área Plantas Físicas Reportes Reportes de Mantenimiento Preventivo y Correctivo