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Procedimiento de Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de Estudios para las Comunidades Mexicanas en

el Exterior

No. Control: PR-DAS-SNE-09

Revisión: 00

Fecha de entrada en vigor el 26 de noviembre de 2009

Dirección de Acreditación y Sistemas

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1. Objetivo

Establecer las actividades que se realizarán en la Emisión de Certificados y/o Certificaciones y Constancias de los Adultos, atendidos en Comunidades Mexicanas en el Exterior.

2. Alcance

Este procedimiento es aplicable al personal de la Subdirección de Normatividad y Evaluación, al Departamento de Control de Certificados y a la Dirección de Asuntos Internacionales.

3. Referencias

Todos los documentos que a continuación se enlistan, se encuentran en vigor. 3.1. Normas y Procedimientos para la Inscripción, Acreditación y Certificación de Educación para

Jóvenes y Adultos de Comunidades Mexicanas en el Exterior. 3.2. Norma ISO 9000 - 2000 3.3. Lineamientos de Calidad del INEA. MC-DGN-01. 3.4. Procedimiento para Elaboración y Control de documentos. PR-DPE-SIC-01. 3.5. Manual de Normas para el Análisis y Seguimiento de los Documentos de Certificación y

Resolución de Equivalencias de Estudios .

4. Criterios de calidad/lineamientos/políticas

4.1 Este procedimiento se inicia cuando la Dirección de Asuntos Internacionales, los Institutos

Estatales, las Delegaciones o el educando solicita su Certificado, Certificación y/o Constancia de Estudios.

4.2 Verificar el historial académico y los datos del educando con apoyo del Sistema de Acreditación y Seguimiento Automatizado para Comunidades en el Exterior (SASACE).

4.3 Emitir el Certificado, Certificación y/o Constancia de Estudios del educando y posteriormente se entrega.

4.4 Comprobar el uso y destino final de los Certificados, Certificaciones y/o Constancias que se entregaron a los educandos.

5. Responsabilidades

5.1. La Dirección de Acreditación y Sistemas deberá supervisar el correcto desarrollo de éste

procedimiento. 5.2. La Subdirección de Normatividad y Evaluación deberá vigilar que el proceso se realice

conforme a la normatividad vigente, Lineamientos de Calidad del INEA y disposiciones oficiales.

5.3. El jefe (a) del Departamento de Control de Certificados deberá coordinar y cumplir con la normatividad vigente y los lineamientos de este procedimiento.


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5.4. El personal que participa en el proceso deberá cumplir con el correcto desarrollo de las actividades de éste procedimiento.

6. Definiciones

DEFINICIONES Y SIGLAS

Concepto Descripción

6.1 Emisión Extender un documento especial con carácter legal, oficial o personal y debidamente firmado.

6.2

Certificado Es el documento oficial válido en los Estados Unidos Mexicanos que no requiere trámites adicionales de legalización, diseñado por la Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación de la SEP y que las Oficinas Centrales del INEA, Delegaciones e Institutos Estatales expiden a los educandos que acreditaron y concluyeron un nivel escolar.

6.3 Certificación Es el documento oficial válido en los Estados Unidos Mexicanos que no requiere trámites adicionales de legalización, diseñado por la Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación de la SEP y que las Oficinas Centrales del INEA, Delegaciones e Institutos Estatales expiden a los interesados cuando tienen más de seis meses de haber concluido un nivel y no han recibido su certificado o cuando solicitan duplicado del Certificado de Terminación de Estudios.

6.4 Constancia Es un documento que no tiene validez oficial y cuyo fin es probar un hecho realizado, expedido por autoridad competente a petición del interesado.

6.5 DGAIR Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación.


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7. Descripción de actividades.

Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de estudios a educandos atendidos en las comunidades mexicanas en el exterior

Actividad Responsable Descripción Documento de Trabajo (No. Control)

7.1

Consulados, Dirección de Asuntos Internacionales, Delegaciones o Institutos Estatales

Elabora oficio para la Subdirección de Normatividad y Evaluación, solicitando la emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de estudios de los educandos que concluyeron nivel anexando los documentos que indica la normatividad vigente. ** El Consulado es el único que puede solicitar las Constancias, mediante la Dirección de Asuntos Internacionales (DAI) las cuales solo se emiten a los internos recluidos en Estados Unidos que no cuentan con un documento legal de identidad

7.2 Subdirección de Normatividad y Evaluación

Recibe el oficio de solicitud de emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias y expedientes de los educandos de la Dirección de Asuntos Internacionales (DAI), Delegación o Instituto Estatal y lo turna al Departamento de Control de Certificados.

7.3 Departamento de Control de Certificados

Recibe el oficio y expedientes de los educandos, verifica en el Sistema de Acreditación y Seguimiento Automatizado para Comunidades en el Exterior (SASACE) que el educando haya concluido su nivel y tenga todos los módulos acreditados, asimismo imprime el informe de calificaciones donde se indica que el usuario concluyó nivel. Además revisa que la documentación del educando cumpla con la normatividad.

Informe de Calificaciones


En caso de que el educando no haya aprobado algún módulo se elabora oficio a la DAI, Delegación o Instituto Estatal con toda la documentación del educando y se indica qué módulo le falta por acreditar.

Oficio


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Verifica y firma el oficio y lo envía a la DAI, Delegación o Instituto Estatal.

7.6

Consulados, Dirección de Asuntos Internacionales, Delegaciones o Institutos Estatales

Recibe el oficio con la documentación del educando e inicia nuevamente el trámite


Otorga el visto bueno y procede a actualizar el libro electrónico donde se ingresan los siguientes datos:

� Libro � Foja � Literal � Folio � Nombre del educando � RFE � Consulado � Fecha de conclusión � Fecha de elaboración con número � Día de elaboración con letra � Mes y año de elaboración con letra � Promedio con número � Promedio con letra

En el caso de las constancias solo se ingresan los siguientes datos:

� Folio � Nivel educativo � Nombre del educando � Promedio con número � Promedio con letra


Una vez que se actualiza el libro electrónico se imprimen los Certificados y Constancias. En cuanto a las certificaciones se imprimen por

Impresión del Certificado, Certificación


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ambos lados ya que el lado anverso contiene los siguientes datos:

� Libro � Foja � Folio � Centro � CCT � Fecha � Cotejo

y/o Constancia


Realiza un control de calidad a los Certificados, Certificaciones y/o Constancias impresos, el cual consiste en verificar que todos los datos sean correctos de acuerdo con el acta de nacimiento y la boleta de calificaciones.


Después de haber pasado por el control de calidad si existe algún error se cancela el Certificado, Certificación y/o Constancia con el sello de cancelado, se corrige en el libro electrónico y se imprime nuevamente.


Procede a pegar la foto y sellar el Certificado, Certificación y/o Constancia con el sello de Sistema Educativo Nacional (SEN).


Se entregan a la Subdirección de Normatividad y Evaluación las Certificaciones para firma de cotejo en el lado anverso y las constancias para firma de la Dirección de Acreditación y Sistemas.


Una vez firmadas las Certificaciones las remite al Departamento de Control de Certificados.

7.14 Dirección de Acreditación y Sistemas

Una vez firmadas las Constancias las remite al Departamento de Control de Certificados.


Recibe las Constancias y Certificaciones, así mismo elabora una nota para la Dirección de Acreditación y Sistemas con la relación de los

Atenta Nota


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educandos a los que se les emitió su Certificado y/o Certificación, para recabar la firma del Director General.


Envía la nota a la Dirección General a fin de recabar la firma en los Certificados y Certificaciones.

7.17

Dirección General del INEA

Remite los Certificados y Certificaciones debidamente firmados.


Recibe los Certificados y Certificaciones firmados y los remite al Departamento de Control de Certificados


Recibe los Certificados y Certificaciones y se elaboran los oficios para dar respuesta a la solicitud de los Consulados, DAI, Delegaciones o Institutos Estatales y se turna a la Dirección de Acreditación y Sistemas para su firma.

Oficio


Recibe los oficios, los firma y remite al Departamento de Control de Certificados


Una vez firmados, se sacan copias para los acuses respectivos y se arman los sobres debidamente rotulados ya sea para los Consulados, la DAI, Delegaciones o Institutos Estatales y se llevan al Departamento de Correspondencia para su destino final


Una vez realizado el envío se arman los expedientes de los educandos a los que se les emitió su Certificado, Certificación y/o Constancia para su archivo, quedando solamente en espera del acuse para anexarlo a su expediente


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8. Diagrama de flujo


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9. Registros

No. de Control Nombre

10. Anexos

Anexo No. Nombre No. de Control

A Informe de Calificaciones

B Oficio en el cual se remite al solicitante la documentación del educando y se indica que módulo le falta por acreditar

C Certificado, Certificación y/o Constancia

D Atenta Nota para la Dirección General

E Oficio de respuesta al solicitante

11. Transitorios El proyecto denominado “Procedimiento de Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de Estudios para las Comunidades Mexicanas en el Exterior” presentado por la Dirección de Acreditación y Sistemas, fue dictaminado favorablemente por el Comité de Mejora Regulatoria Interna del INEA mediante acuerdo COMERI 251109-05, tomado en su Séptima Sesión Extraordinaria celebrada el 25 de noviembre de 2009 y cumple con el proceso de calidad regulatoria correspondiente.

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