procedimiento de contrataciones

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EMPRESA:

BELIVE

AREA(S):

RECURSOS HUMANOS

CLASIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO:

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIONES

Autor: Cargo:

Aprobador: Cargo: Claudia Vargas Godoy

Gerente de Recursos Humanos

Distribuido: Cargo:

Todas las Empresas

Todos los Cargos

Versión

Última Actualización

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15 julio de 2021

Procedimiento Contrataciones

Emitido: 18/01/2016 Revisión: 15/07/2021

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1. OBJETIVO

El presente documento tiene como objetivo la estandarización del proceso de contratación al interior de BeLive, de manera de cautelar el cumplimiento de las políticas establecidas al interior de la organización y de la normativa legal vigente. 2. ALCANCE

Este procedimiento administrativo es aplicable para todas las contrataciones a plazo fijo o indefinido en BeLive. Este proceso se inicia al finalizar el Proceso de Reclutamiento y Selección y finaliza con la firma del contrato del nuevo colaborador. 3. TERMINOLOGÍA

Contrato de Trabajo: Convención legal por la cual el empleador y el colaborador se obligan recíprocamente y por escrito, este último a prestar servicios personales bajo dependencia y subordinación del primero, y aquel a pagar una remuneración por este servicio. Carpeta de Personal: Archivo de carácter confidencial y controlado, de cada colaborador que contiene toda la documentación requerida legalmente, que se inicia con los documentos solicitados para la creación del contrato, y que luego incorpora todo documento que refleja la historia de su permanencia en la empresa. 4. RESPONSABILIDAD A continuación se detallan las responsabilidades de los distintos actores que participan en este proceso.

RESPONSABLE ACCIÓN Recursos Humanos

• Realiza el contrato de acuerdo a lo señalado en el Formulario de Solicitud de Reclutamiento y Selección y la Ficha de Ingreso firmada por el jefe directo.

• Crea la carpeta del colaborador con los documentos solicitados. • Entrega Manual de Inducción a jefatura. • Ingresa datos del nuevo colaborador en el sistema de remuneraciones y base de

datos de colaboradores. • Comunica a la organización el ingreso del nuevo colaborador. • Enrola a nuevo colaborador en Reloj Control.

Jefe Directo

• Solicita a Sistemas todos los elementos necesarios para el desempeño del nuevo colaborador.

• Asegura la entrega de la documentación solicitada al nuevo colaborador. • Muestra el lugar de trabajo y presenta al nuevo colaborador en su entorno.

Nuevo colaborador

• Entrega documentos solicitados para contrato • Firma contrato • Participa de capacitaciones y reuniones de inducción.



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Sistemas • Adquiere o prepara equipos requeridos, crea cuentas y usuarios necesarios, formalizando entrega a través de formato destinado para ello.

• Registra huella en sistema de acceso de administración. • Crea la Credencial del Nuevo Colaborador

Prevención de Riesgos

• Proporciona la charla ODI (Obligación de Informar), del Plan de Evacuación al nuevo colaborador y protocolos de Seguridad vigentes (ej. Covid-19)

• Entrega Elementos de Protección Personal de acuerdo al cargo.

5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

El proceso de Contratación se ve reflejado en el Flujo que aparece en el ANEXO 1, y comienza una vez finalizado el Proceso de Reclutamiento y Selección, es decir, con la confirmación del ingreso del candidato seleccionado para el cargo. 5.1 SOLICITUD DE EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y PUESTO DE TRABAJO Una vez acordada la fecha de ingreso, el jefe directo debe solicitar a Sistemas, los equipos y herramientas requeridas para el cargo que va a desempeñar, velando por contar con todo ello al momento del ingreso, al igual que debe velar por contar con un puesto de trabajo idóneo, de manera que el nuevo colaborador cuente con las condiciones necesarias para desempeñarse en forma óptima. 5.2 PRESENTACION E INDUCCION NUEVO COLABORADOR El jefe directo recibe al nuevo colaborador en su primer día y lo debe presentar a sus compañeros de trabajo y el entorno más cercano. Es recomendable que durante el primer día lo acompañe en un recorrido por todas las instalaciones del lugar para mostrarle la ubicación de las demás oficinas y presentarlo con personas de otras áreas. Para facilitar el ingreso y adaptación, RRHH le entregará a la jefatura un Manual de Inducción, a parir del cual se coordinarán reuniones y capacitaciones.

5.3 ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN Recursos Humanos mantiene contacto con el nuevo colaborador para que complete la ficha adjunta y entregue todos los documentos solicitados para la contratación, los cuales son: • Copia de cédula de identidad. • Certificado de antecedentes. • Certificado de afiliación AFP. • Certificado de afiliación Isapre o Fonasa. • CV actualizado. • Copia de título profesional, si aplica. • Finiquito último empleador. • Certificado Seguro Covid (si está asegurado).



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El jefe directo del nuevo colaborador, deberá velar porque esto ocurra en los 5 primeros días después de su ingreso a la empresa, otorgándole permiso para tramitar alguno de ellos durante la jornada laboral, si fuese necesario. Si el colaborador no tiene el Certificado de Seguro Covid, mientras esta ley está vigente, RRHH tiene la obligación de adquirir el seguro para él /ella, y entregarle su correspondiente certificado. 5.4 CREACION DE CARPETA Una vez recibida la documentación del candidato, se creará una carpeta física y digital, identificada con su nombre, la que contendrá toda la documentación de éste a través de su vida laboral en BeLive.

5.5 INGRESO EN LOS SISTEMAS DE PAGO Y ACCESOS Con la documentación recibida del nuevo colaborador, en RRHH ingresarán sus datos en el Sistema de pago de la empresa, para luego crear su contrato de trabajo y posteriormente, el pago de su remuneración mensual, así como su perfil de usuario para el portal del colaborador. A la vez, deben enrolar al nuevo colaborador en el Reloj Control, para que pueda registrar su asistencia si corresponde. 5.6 CREACION DE CREDENCIAL Recursos Humanos entrega a Sistemas la fotografía, Nombre, RUT y área al que pertenece el nuevo colaborador. Sistemas crea la credencial y se la hace llegar a Recursos Humanos para entregársela al nuevo colaborador. 5.7 CHARLA ODI Y DE RRHH Prevención de Riesgos debe coordinar con el jefe directo del nuevo colaborador, el momento en que brindará la Charla Obligación de Informar. Esta consiste en entregar a cada colaborador los riesgos a los que está expuesto y cuáles son las medidas de prevención para evitar accidentes y enfermedades profesionales. Debe informar también el Plan de Evacuación del recinto y protocolos vigentes, como es lo relacionado a Covid-19, mientras sea requerido. Prevención de Riesgos debe formalizar las charlas realizadas en un documento con dos copias, con la firma de cada participante, guardando una copia en sus registros y entregando otra copia de éste a Recursos Humanos para que sea archivada en la carpeta del nuevo colaborador.



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Adicionalmente, RRHH se reunirá con el nuevo colaborador para presentarle la empresa, nuestra historia, áreas de negocios, medios de comunicación y el portal del colaborador que le permitirá acceder a sus vacaciones, liquidaciones de sueldo, entre otros documentos, así como también, firmar electrónicamente estos documentos. 5.8 COMUNICACIÓN DE NUEVO INGRESO Recursos Humanos comunicará a través de la Intranet y Murales, los datos de la nueva incorporación. Se presentará una fotografía e indicará nombre, cargo y área a la que ingresa. 5.9 GENERACION DE CONTRATO DE TRABAJO En base a las condiciones estipuladas para el cargo, RRHH genera el contrato de trabajo. Para esto existe un formato de contrato base según tipo de cargo, el que deberá ser modificado de acuerdo a las condiciones del caso en particular. El Contrato de Trabajo estará disponible para la firma del colaborador dentro de los 5 a 10 primeros días desde el ingreso, según sea a plazo fijo o indefinido y se podrá firmar digitalmente a través del portal del colaborador. De esta manera desde RRHH se le hará llegar por el Portal los siguientes documentos para firma digital:

• Contrato • Anexo de entrega liquidaciones por mail • Política de Ensayos • Política de Conflicto de interés • Comprobante recepción Reglamento Interno • Manipulación de Alimentos (si aplica) • Pacto de horas extras (si aplica)

Por mail o físicamente se entregará:

• Declaración Conflicto de Interés • Descripción y Perfil de Cargo • Reglamento interno • Formulario de Incorporación al Seguro de Salud si el contrato fuera indefinido



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6. REGISTROS ASOCIADOS Documentos generados a partir de este procedimiento:

Registro Código Tipo Lugar de almacenaje Tiempo de almacenaje

REX+ Software Servidor Indefinido

Carpeta de Personal Archivo RRHH Indefinido Contrato de Trabajo Documento Carpeta de Personal Indefinido



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7. ANEXOS

ANEXO 1: FLUJO DE CONTRATACIONES



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ANEXO 2: FICHA DE INGRESO



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8. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA APROBADOR CARGO VERSIÓN MOTIVO DEL CAMBIO

18/01/2017 Juan Pablo Partarrieu Director de Administración y Fzas 2 Actualización

14/11/2019 Claudia Vargas Godoy Gerente de RRHH 3 Actualización

15/07/2021 Claudia Vargas Godoy Gerente de RRHH 4 Actualización

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