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SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA
CÓDIGO: S-P-02
CÓDIGO: S-P-02 PROCEDIMIENTO
FECHA: 27/08/2015
VERSIÓN: 04 AUDITORIA INTERNA
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1. OBJETIVO
Establecer el mecanismo a utilizar para la planificación e implementación
de las Auditorías Internas en el Sistema de Gestión Integral y definir el
criterio para la calificación de los auditores internos.
2. ALCANCE
Comienza con planificación y termina con reunión de cierre. 3. RESPONSABLE
Coordinador de Calidad. 4. RECURSOS
Computador, papelería. 5. VOCABULARIO
AUDITORIA INTERNA: Actividad sistemática que se efectúa
internamente para verificar el grado de cumplimiento de los requisitos
normativos, actividades especificadas en el Sistema de Gestión,
evaluando un proceso, un servicio o verificando si un cambio ha sido
asimilado y se está practicando.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. 6. ACTIVIDADES
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Planificación: Se elabora el Programa Anual de
Auditorias Internas considerando la criticidad de los
procesos, este programa puede ser modificado
durante su ejecución, debido a los resultados que
se obtengan en las auditorias.
Esta planificación se elabora considerando auditorias para todos los requisitos normativos en el año en curso. La periocidad de las Auditorias Internas será semestral, estas pueden ser lideradas por un
Coordinador de Calidad
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auditor interno o externo previamente calificado.
2
Ejecución: Las auditorias internas son ejecutadas
por los Auditores Internos de Servicer S.A.S.. O por
auditores externos debidamente calificados. La
ejecución contempla las siguientes actividades:
Reunión de inicio, Ejecución de la auditoria,
Reunión de auditores y Reunión de cierre.
Equipo auditor
3
Reunión de Inicio: La reunión de inicio es dirigida
por el Auditor Líder y participan el equipo de
auditores y los auditados mencionados en el
programa de la auditoria.
Los temas mínimos abordados en esta reunión son:
presentación del equipo de auditor, objetivos de la
auditoria y ratificación del programa de la auditoria.
El tiempo máximo asignado a esta reunión es de 20
minutos.
Equipo auditor
4
Ejecución de la auditoria: La auditoria se ejecuta
siguiendo las pautas establecidas en el programa
de la auditoria, a través de, entrevistas, revisión de
documentos y constataciones en terreno, entre
otras. El Auditor que cursa una no conformidad, la
informa directamente al Auditado y al líder del
proceso auditado durante el mismo desarrollo de la
auditoria.
Todas las no conformidades detectadas en las
auditorias internas son registradas por los auditores
en el formato de Reporte de No Conformidad,
Acciones Correctivas y Preventivas, y firmadas por
el auditado.
Equipo Auditor
5
Reunión de auditores: El equipo de auditores, se
reúne luego de la ejecución de la auditoria, para
aclarar dudas, redactar los reportes de no
conformidades y para preparar las conclusiones de
la auditoria que posteriormente se declaran en la
reunión de cierre.
Equipo auditor
6 Reunión de cierre: Al término de la Auditoria y
durante la Reunión de Cierre, los auditores Equipo auditor
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entregan las no conformidades a los líderes de los
procesos auditados, quienes en un plazo de 05 días
hábiles analizan la causa de la no conformidad y se
comprometen con las acciones correctivas y las
fechas para su implementación, que posteriormente
entregan al Representante de la Dirección. Si el
análisis de la causa de la no conformidad requiere
de mayor tiempo, lo indican en la misma sección del
formato.
7. GENERALIDADES
Los criterios de calificación para Auditores Internos del Sistema de Gestión Integral, son los siguientes:
Los Auditores Internos son calificados por organismos o Personas Naturales de origen externos o internos con las competencias necesarias para formar auditores en sistemas de gestión de calidad, seguridad, salud ocupacional, medio ambiente y RUC.
Los Auditores Internos mantienen su calificación realizando a lo menos una Auditoria anual.
Los Auditores Externos deben estar calificados en formación de auditoría interna.
Los nuevos Auditores Internos pueden ser calificados al cumplir los siguientes requisitos:
Recibir un entrenamiento teórico (inducción) de un Auditor
Calificado. Participar como observadores en al menos 2 (dos) Auditorias
Internas y acompañando a un Auditor Calificado. Participar como Auditores en al menos 1 (una) auditoria interna.
Responsabilidades del Auditor Líder. Ayudar a la selección del equipo. Asignar tareas individuales.
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Representar al equipo de auditoria. Presidir las reuniones de apertura y cierre. Asegurar el progreso de la auditoria de acuerdo al plan. Asegurar que los resultados de auditoria sean reportados de una
forma clara, concluyente y sin demoras.
8. FORMATOS RELACIONADOS
Plan de Auditoria S-F-03
Programa de Auditoria S-F-04 Informe de Auditoría S-F-05 Reporte de No Conformidad, Acciones Correctivas y Preventivas S-F-06
9. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DE
ACTUALIZACIÓN CAMBIO REALIZADO
00 24/02/2010
Se adaptó logo a nueva imagen de la empresa y se
considera para auditores externos que mínimo
deben estar calificados como auditores internos.
01 19/10/2010
Se aclaró en la actividad de planificación, la manera
de realizar la programación de las auditorias
internas, se cambió formato de tratamiento de no
conformidades, por Reporte de no conformidad,
acciones correctivas y acciones preventivas.
02 01/09/2011
Se pasa de sistema de gestión de calidad a sistema
de gestión integral los términos de la auditoria
interna.
03 27/08/2015
Se modifica el procedimiento debido a que la organización cambia de Razón Social dejando de ser LTDA para ser S.A.S. Así mismo se cambian todos los documentos relacionados en este procedimiento.
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REVISÓ: APROBÓ:
Karlin Morales Rosa
Coordinadora de Calidad
Soffi Santis Martínez
Gerente Comercial y Administrativo