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PROCEDIMIENTO CODIGO: PD-P5
ELABORACIÓN PLAN INDICATIVO VERSIÓN: 03
FECHA: 30-10-14
PROCESO DE PLANIFICACIÓN DEPARTAMENTAL PÁGINA 1 de 3
Elaborado por: Profesional Universitario Firma: Cargo: Profesional Universitario
Revisado por: Director administrativo de planeación Firma: Cargo: Director administrativo de planeación
Aprobado por: Director administrativo de planeación Firma: Cargo: Director administrativo de planeación
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La versión vigente se encuentra en el link del Sistema Integrado de Gestión de la página web de la Gobernación de Córdoba.
1. OBJETO
Elaborar el Plan Indicativo a partir del Plan de Desarrollo Departamental con el fin de programar estratégicamente el avance y la ejecución de las metas para el período de gobierno, constituyéndolo en instrumento de gestión y control de la Administración Departamental.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la convocatoria a las Secretarias de Despacho para brindarles asesoría en la elaboración del PlD y finaliza con la publicación del mismo en la Página Web de la Gobernación.
3. TERMINOLOGÍA
3.1 Indicador: Es una representación cuantitativa (variable o relación entre variables), verificable objetivamente, que refleja la situación de un aspecto de la realidad y el estado de cumplimiento de un objetivo, actividad o producto deseado en un momento del tiempo. Los cambios en el valor que toma el indicador a lo largo del tiempo servirán para estimar el avance hacia el logro de los objetivos de las políticas, programas y proyectos. 3.2 Metas: Es un propósito medible para poder llegar al objetivo, es la cuantificación del objetivo que se pretende alcanzar en un tiempo señalado, con los recursos necesarios, de tal forma que permite medir la eficacia en el cumplimiento de un programa. Éstas se deben establecer tanto en términos de resultado, de producto y de gestión. 3.3 Plan Departamental de Desarrollo: Es el instrumento de planificación que orienta el accionar de los diferentes actores del territorio durante un período de gobierno, en él se expresan los objetivos, metas, políticas, programas, subprogramas y proyectos de desarrollo (Parte Estratégica), así como los recursos para su financiación ( Plan Plurianual de Inversiones). 3.4 Plan indicativo Departamental- PID: Es un instrumento que complementa el Plan de Desarrollo, en la medida que en él las metas no solo se desagregan, con sus respectivos recursos, para cada una de las vigencias, sino que se ponderan de acuerdo con los criterios definidos por la Administración, lo cual facilita su posterior evaluación. 3.5 Programa: Estrategia de acción cuyas directrices determinan los medios que articulados gerencialmente apoya el logro de un objetivo sectorial. 3.6 Proyecto: Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos. Definición tomada de la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO9000:2005, Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC). 3.7 Proyecto de inversión: Unidad operacional de la planeación del desarrollo que vincula recursos para resolver problemas o necesidades sentidas de la comunidad.
PROCEDIMIENTO CODIGO: PD-P5
ELABORACIÓN PLAN INDICATIVO VERSIÓN: 03
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4. GENERALIDADES Y/O POLITICAS DE OPERACIÓN: 4.1 La formulación y elaboración del Plan Indicativo se realiza para un período de cuatro (4) años sujeto a ajustes anual los primeros tres meses de cada vigencia. 4.2 Para la formulación del Plan indicativo, se tendrán en cuenta los lineamientos para su elaboración, suministrados por el Departamento Nacional de Planeación y el Departamento Administrativo de Planeación del Departamento de Córdoba. 4.3 La entrega de los planes indicativos debe realizarse de acuerdo a fechas límite previamente establecidas por el Departamento Administrativo de Planeación. 4.5 El Departamento Administrativo de Planeación de la Gobernación de Córdoba realizará asesoría para la elaboración del plan indicativo y brindará acompañamiento permanente a las dependencias y entidades de la Gobernación. 4.6 La elaboración del PID debe realizarse entre los meses de marzo y mayo del primer semestre del periodo constitucional, así mismo las revisiones, ajustes y aprobación debe realizarse entre los meses de mayo y junio del primer semestre del periodo constitucional.
5. CONTENIDO
No ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1
Convoca a todas las secretarias de despacho de la Gobernación para brindarles asesoría en la elaboración y ajustes del Plan Indicativo Departamental. La elaboración del Plan Indicativo debes ser simultánea con la formulación del Plan de Desarrollo Departamental.
Director del DAP.
Oficios de convocatoria y
registro de asistencia.
2
Solicita por medio de oficio a cada Secretaría el envío de un grupo de profesionales para la conformación del grupo interdisciplinario quienes realizarán revisión y ajustes al PID.
Director del DAP. Oficios de solicitud
de grupo de profesionales.
3 Conforma el grupo interdisciplinario, posterior al envío por medio de un oficio los profesionales asignados por cada Secretaría de despacho.
Director del DAP.
Oficios de asignación de
responsables por secretaria
4 Compilan el Plan Indicativo de acuerdo con la estructura del Plan de Desarrollo
Funcionarios del DAP.
Matriz de Plan Indicativo. PD-P5F1
5 Realizan sesiones de validación del Plan Indicativo con el grupo interdisciplinario del Plan de Desarrollo y realizan los ajustes respectivos
Funcionarios del DAP
N.A
6 Presenta el Plan Indicativo al Consejo de Gobierno para la respectiva aprobación.
Director del DAP Acta de aprobación de Plan Indicativo
7 Realiza ajustes de acuerdo con las recomendaciones emitidas por el Consejo de Gobierno y la DAP.
Funcionarios del DAP
N.A
8 Envía por medio de un oficio al Banco de Proyectos Departamental y Secretaria de Hacienda, el Plan Indicativo Departamental.
Técnico Administrativo.
Oficio de envío del PID.
9 Publica en página web institucional el PID Funcionario Oficina
de Sistemas N.A
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6. REGISTROS RELACIONADOS CON ESTE DOCUMENTO
Código
Nombre
Lugar de
Almacenamiento
Protección
Recuperación
Tiempo de Retención
Disposición Final
N.A Oficios de convocatoria Archivador oficina de despacho del director del DAP
Carpeta a-z
Correspondencias enviadas y recibidas
El establecido en las tablas de
retención
El establecido en las tablas de retención
N.A Registro de asistencia Archivador oficina de despacho del director del DAP
Carpeta a-z
Registro de asistencia asesoría en la elaboración
del PID
El establecido en las tablas de
retención
El establecido en las tablas de retención
N.A Oficios de solicitud de grupo de profesionales
Archivador oficina de despacho del director del DAP
Carpeta a-z
Correspondencias enviadas y recibidas
El establecido en las tablas de
retención
El establecido en las tablas de retención
N.A Oficios de asignación de
responsables por secretaria
Archivador oficina de despacho del director del DAP
Carpeta a-z
Correspondencias enviadas y recibidas
El establecido en las tablas de
retención
El establecido en las tablas de retención
PD-P5F1
Plan Indicativo
Computador y archivador del
técnico administrativo
responsable de la oficina del DAP
Backup, carpeta a-
z. Plan Indicativo
El establecido en las tablas de
retención
El establecido en las tablas de retención
N.A Acta de Aprobación del
Plan Indicativo
Archivador oficina de despacho del director del DAP
Carpeta a-z
Correspondencias enviadas y recibidas
El establecido en las tablas de
retención
El establecido en las tablas de retención
N.A Oficio de envío del PID
Computador y archivador del
técnico administrativo
responsable de la oficina del DAP
Backup, carpeta a-
z.
Oficios enviados y recibidos
El establecido en las tablas de
retención
El establecido en las tablas de retención
7. NORMATIVIDAD
Ver Normograma del proceso
8. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Descripción de Cambio FECHA
02 Se modifica la versión para adoptar la nueva imagen corporativa de la Gobernación.” Escudo con la leyenda 60 años
03-07-2012
03 Se modificó la inscripción en el escudo de los sesenta años, se modifica la estructura del procedimiento. Se realizó ajustes y actualización al procedimiento acorde a su aplicabilidad
30-10-2014