PROCEDIMIENTO OBLIGATORIOCdigo:POB-AIN

AUDITORIA INTERNAVersin:01/08-12-13

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PROCEDIMIENTO OBLIGATORIO AUDITORA INTERNA

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1. OBJETIVODeterminar el procedimiento a seguir en la ejecucin de las auditoras internas.

2. ALCANCEAplicable para todos los procesos del sistema de gestin de calidad de XXXX

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Auditores Internos

3.2 Jefes de los procesos

3.3 Responsable de la direccin del sistema de gestin de calidad.

4. DEFINICIONES

4.1 Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora. 4.2 Criterios de auditora: Grupo de polticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra los cuales se compara la evidencia de auditora.

4.3 Evidencia de auditora: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.

4.4 Plan de Auditora: Descripcin de actividades y de los detalles acordados de una auditora.

4.5 Programa de Auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

4.6 Reunin de Apertura: Es el evento que da por iniciada la auditora interna de calidad. Se celebra entre el equipo auditor y la unidad respectiva. En dicha reunin se realizan las siguientes actividades: completar lista de asistencia, presentar el equipo auditor, conocer a los participantes de la unidad respectiva, confirmar el propsito de la auditora, fomentar cooperacin, honestidad y apertura y confirmar los acuerdos de los reportes.

4.7 Reunin de Cierre: Es el evento que da por terminada la auditora en el cual se realiza un recuento del proceso realizado y su contenido. En dicha reunin se emiten las decisiones y conclusiones, se resumen los aspectos positivos y se reportan las observaciones.

5. Descripcin de actividades

5.1 Programa de Auditora

5.1.1 El Jefe del proceso debe establecer el programa de auditora con el asesoramiento del responsable de la direccin del sistema de gestin de calidad, en este programa se debe incluir lo siguiente segn la Norma ISO 19011:2011:

5.1.1.1 Objetivos del programa de auditora5.1.1.2 Alcance/nmero/tipos/duracin/ubicacin/cronograma de auditoras.5.1.1.3 Procedimientos del programa de auditora (referencia a este procedimiento u otros que la unidad respectiva documente para establecer este aspecto)5.1.1.4 Criterios de auditora5.1.1.5 Mtodos de auditora5.1.1.6 Seleccin de equipos de auditora (Responsables de coordinar con el proceso de Calidad)5.1.1.7 Recursos necesarios5.1.1.8 Procesos para el manejo de confidencialidad, seguridad de informacin, salud y seguridad y otros temas similares, de ser necesario. 5.1.2 Este programa de auditora debe ser remitido por el jefe de cada proceso para su revisin a fin de coordinar las fechas segn cronograma de auditoras internas de calidad que maneja el proceso de Calidad y para el seguimiento a la implementacin del programa de auditora.

5.2 Preparacin de Actividades de auditora interna de calidad.

5.2.1 El proceso de Calidad asigna un asistente de Calidad como responsable de efectuar la gestin logstica de la auditora interna de calidad a realizar.5.2.2 El asistente de calidad responsable de la gestin logstica realiza las siguientes actividades, previo al inicio de la auditora interna:

5.2.2.1 Realizar la propuesta del Plan de Auditora Interna de Calidad Preliminar.5.2.2.2 Realizar la propuesta del Equipo auditor a participar, de acuerdo al proceso de seleccin segn la base de datos de personal de xxxx con formacin como Auditores Internos bajo la norma ISO 9001:2008.5.2.2.3 Contactar con el equipo auditor, a fin de confirmar su disponibilidad para las fechas propuestas para la auditora.5.2.2.4 Realizar los borradores de las notas para: notificar a los procesos respectivos el inicio de la auditora interna y solicitar formalmente permiso a los jefes de los miembros del equipo auditor para que se autorice su participacin.5.2.2.5 Una vez elaborado el Plan de Auditora Interna de Calidad preliminar y las notas son aprobadas por el Responsable de la Gerencia General. Esto se comunica a destinatarios correspondientes, a travs de diversos medios de comunicacin (email, va telefnica, nota, etc.) con 7 das hbiles de antelacin. Todas las notas llevan adjunto el Plan de Auditora Interna de Calidad preliminar.5.2.2.6 Realizar llamadas los jefes de cada proceso a fin de confirmar la recepcin de la nota y las fechas establecidas en el Plan de Auditora de Calidad preliminar.5.2.2.7 Coordinar con el responsable de la direccin del sistema de gestin de calidad, el suministro de la Lista Maestra y/o cualquier otro documento que se requiera, a fin de proporcionar al Auditor Lder para que pueda ajustar el Plan de Auditora Interna de Calidad realizando la asignacin a cada miembro del equipo auditor la responsabilidad para auditar requisitos de la Norma, procesos y/o procedimientos.Nota: Con esto resulta el Plan de Auditora Interna de Calidad final, mismo que se entrega en la Reunin de Apertura.5.2.2.8 Coordinar la disponibilidad de equipo tecnolgico necesario: computadoras porttiles, proyector multimedia, cmaras fotogrficas, entre otros: ya sea que se confirme la disponibilidad en cada proceso y/o se reserve para las fechas requeridas.5.2.2.9 Coordinar y confirmar las instalaciones adecuadas para el desarrollo de las diferentes actividades del Equipo Auditor, ya sea que cada proceso cuente con un saln de reuniones adecuado o se reserve en otro lugar cercano a cada proceso.5.2.2.10 Prepara los documentos impresos a utilizar en la Auditora Interna y sus respectivas copias: listas de asistencia, compromiso de confiabilidad y lista de verificacin y/o cualquier otro documento que se requiera.5.2.2.11 Prepara los documentos digitales a utilizar en la Auditora Interna: Plan de Auditora interna de Calidad y el formato del Informe de Auditora Interna de Calidad Inicial (FOR-POB-AIN-01) y/o cualquier otro documento

5.3 Realizacin de la Auditora Interna de Calidad.

5.3.1 El asistente de calidad responsable de la gestin logstica realiza las siguientes actividades el da en que se da inicio de la Auditora Interna durante la Reunin de Apertura:

5.3.1.1 Pasar la lista de asistencia para que cada participante de la Reunin de Apertura la firme.5.3.1.2 Proporcionar al Auditor Lder las copias del Plan de Auditora Interna de Calidad para que proceda a presentar al proceso respectivo para su revisin y aceptacin.Nota: Cabe sealar que dicho plan es flexible por lo que permite cambios que puedan ser necesarios durante el progreso de las actividades de auditora, en base a acuerdos entre el proceso respectivo y el equipo auditor.Nota: El Plan de Auditora Interna de Calidad final se entrega a la jefatura de cada proceso y al representa de la direccin del proceso del sistema de gestin de la calidad, as como tambin al equipo auditor.5.3.1.3 Entregar a los miembros del equipo auditor los compromisos de confidencialidad para su firma respectiva.5.3.1.4 Tomar las fotografas de evidencia.

5.3.2 Adicional suministra al Auditor Lder las listas de verificacin y los documentos digitales: Plan de Auditora Interna de Calidad, el formato del informe de Auditora Interna de Calidad Inicial y/o cualquier otro documenta que se requiera.5.3.3 El asistente de calidad responsable de la gestin logstica asistir al equipo auditor en todo lo que necesitaran durante el desarrollo de la auditora interna.5.3.4 En la fecha y hora establecida en el Plan de Auditora se da inicio con la Reunin de Apertura donde participa cada proceso, el equipo auditor y el responsable de la direccin del sistema de gestin de calidad en funcin de enlace y como responsable del seguimiento a la implementacin de la auditora.5.3.5 El auditor lder dar inicio a la reunin, sosteniendo los siguientes aspectos:

5.3.5.1 Conocer a los que sern representantes principales de las siguientes reas durante la auditoria.5.3.5.2 Confirmacin de la autoridad para la ejecucin de la auditora.5.3.5.3 Revisin y aprobacin en consenso del plan de auditora.5.3.5.4 Solicita acceso a documentos y registros relevantes para la planeacin.5.3.5.5 Determina requisitos reglamentarios, legales y otros referentes a las actividades y producto que ser auditado.5.3.5.6 Verificar y confirmar el acuerdo de grado de divulgacin y tratamiento de la informacin confidencial.5.3.5.7 Confirma si existen a justes y/o modificaciones requeridos para la auditora (incluyendo reconfirmar las fechas y reunin de cierre).5.3.5.8 Verificar si hay algn requisito que deba ser considerado en el lugar sobre aspectos como acceso, seguridad, salud y otros.5.3.5.9 Establecer acuerdos sobre observadores y necesidad de guas para el equipo auditor, entre otros detalles.

5.3.6 Seguidamente el equipo auditor revisa la documentacin y registros suministrados por el proceso respectivo, realizando los respectivos registros en la lista de verificacin y general el informe de revisin documental.5.3.7 Se realiza una reunin de cierre en el horario establecido a fin de que el auditor lder entregue el informe de revisin documental al proceso respectivo y explique las no conformidades y/u observaciones encontradas. 5.3.8 Segn se haya establecido en el Plan de Auditora para la Auditora In Situ el equipo auditor realiza las entrevistas, recopila las evidencias en sitio y realiza los respectivos registros.Nota: Es necesario que se lleve a cabo una reunin de apertura para dar inicio a la auditora in Situ.5.3.9 El equipo auditor se rene y analiza las evidencias para elaborar el informe de auditora.5.3.10 Se realiza la reunin de cierre donde deben participar principalmente los responsables de calidad, jefaturas de cada proceso y el equipo auditor. 5.3.11 Durante la reunin de cierre el auditor lder presenta el informe de auditora interna donde se detallan los hallazgos y conclusiones de la auditora.5.3.12 Una vez presentado el informe de auditora, el proceso respectivo debe establecer las acciones que tomar sobre los hallazgos encontrados en un plazo no mayor de 30 das calendario, a travs de la entrega del plan de respuestas para las acciones correctivas, preventivas y oportunidades de mejora.

5.4 Auditora de Seguimiento y/o Cierre.

5.4.1 Segn lo establecido en el plan de auditoria de calidad, dado los das que transcurren para la realizacin de la auditora de seguimiento y/o cierre se deben realizar reunin de apertura y reunin de cierre.5.4.2 El asistente de calidad responsable de la gestin logstica debe realizar la nota para informar a la jefatura de cada proceso de la fecha en que se espera que realicen entrega del plan de respuestas para acciones correctiva, preventivas y oportunidades de mejora, confirmando as, la fecha de la auditora de seguimiento y/o cierre.5.4.3 Segn las acciones correctivas, preventivas o de mejora que hayan sido identificadas en el informe de auditora, se establece con el proceso respectivo un periodo de tiempo para iniciar su ejecucin el registro de su planeacin.5.4.4 Cada proceso debe utilizar el documento Plan de Respuesta para acciones correctivas, preventivas y oportunidades de mejora u alguno similar, a fin de que los auditores puedan revisar la efectividad basados en lo registrado en dicho documento.5.5 Perfil de los auditores internos de calidad

5.5.1 Las competencias necesarias para los auditores internos de calidad yla informacin referente a su educacin, formacin, experiencia y habilidades se establecen y detallan en el formato de perfil de cargo: auditor interno de calidad. (FOR-POB-AIN-02)5.5.2 El proceso de calidad cuenta con una base de datos de los auditores internos certificados bajo la norma ISO9001:2008 y otras normativas, que forman parte de la institucin, misma que es actualizada anualmente.5.5.3 La competencia de estos auditores internos es evaluada a travs de la organizacin de seminarios talleres anuales, en el tema de auditoras internas vinculadas a la norma ISO 9001:2008 e impartidos por calidad institucional.5.5.4 Para lo cual se utilizan dos mtodos de evaluacin:5.5.4.1 Examen de evaluacin, aplicados al finalizar, el cual debe ser aprobado con un puntaje mnimo de 71/100.5.5.4.2 Talleres prcticas, que permiten evaluar el comportamiento personal y las habilidades de aplicar el conocimiento y la destreza ganados en el seminario o a travs de su experiencia laboral o en auditoras realizadas.5.5.5 Los resultados obtenidos de la evaluacin provee una base para seleccionar a los auditores internos para realizar las auditoras programadas, permitiendo identificar el personal que cumpla con las competencias que se requieran para el sistema de gestin de calidad que va a ser auditado.5.5.6 Adicional a los auditores internos que participan en las diversas auditorias son evaluados por la coordinacin de calidad brindando un informe sobre el desempeo del equipo auditor durante las actividades de auditora identificando fortalezas y debilidades.

5.6 Una vez finalizada la auditora el Asistente de Calidad responsable de la gestin logstica debe asegurarse que los documentos digitales que proporcion a los miembros del equipo auditor son eliminados y borrados.Nota: Los miembros del equipo auditor son responsables del manejo confiable de la informacin proporcionada para la preparacin, realizacin y seguimiento de la Auditora Interna de Calidad de acuerdo a lo establecido y acordado bajo firma en el Compromiso de Confidencialidad.

6. Historial de Cambios

RevisinFechaResumen del cambio con respecto a la revisin anterior

0108-12-13Alta de documento.

7. Referencia

7.1 Norma ISO9001:2008.- Sistemas de gestin de la calidad Requisitos 7.2 Norma ISO9000:2005.- Sistemas de gestin de la calidad Fundamentos y vocabulario7.3 Norma ISO 19011:2011.