procedimiento activo fijo

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CASTMETAL FWFde MxicoPROCEDIMIENTO PARA ADQUISICION Y REGISTRO DE ACTIVO FIJO

REA: FINANZASPG. 3 de 7

1. OBJETIVO:

Establecer un mecanismo de registro y de control mediante las caractersticas fsicas y tcnicas, su costo y localizacin para verificar la existencia real del activo fijo y que dichos datos podamos verificarlos o cotejarlos con el aspecto contable de la empresa en cualquier momento o perodo con la satisfaccin de que todo se encuentra en orden y al da y que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente, as como su autorizacin correspondiente para su alta, transferencia y baja con el objeto de mantener permanentemente actualizado el inventario del activo fijo de la empresa.

2. ALCANCE:

El presente procedimiento comprende a todas las reas dentro de la empresa para establecer medidas que garanticen una mayor eficiencia en los controles de activo fijo que permita desde un lado el control especfico de los bienes inmuebles que ingresan a la empresa y por el otro conciliar contablemente los movimientos de altas, transferencias y bajas que se generen en cada una de las diferentes reas, esto para poder consolidar y fortalecer un adecuado control interno del activo fijo entre los diferentes departamentos y rea administrativa.

3. NIVELES DE AUTORIZACION:

La autorizacin correspondiente para la adquisicin de activos fijos se realiza de la siguiente manera:

3.1 Llenado de formato de autorizacin FAI, que involucra las firmas de Gerentes de los diferentes departamentos involucrados hasta llegar al Gerente general de la planta. (ver imagen 1.1)

1.1 Ejemplo FAI:

Esta dentro del presupuestoFirmas de Gerentes

3.2 Una vez autorizado con todas las firmas correspondientes de cada gerente de cada departamento se procede a generar una requisicin en el sistema contable QAD. (ver imagen 1.2)1.2 Ejemplo de una Requisicin:Con un enter de manera automtica generamos un nmero de Requisicin

Ponemos la clave del proveedor

Llenamos los dems datos necesarios como los son la fecha de la requisicin y la fecha de la necesidad, esta puede ser inmediata o posterior, as como el nmero de proyecto que corresponda, la subcuenta a donde pertenece dicho bien, centro de costos, costo del artculo cantidad y las observaciones que van a describir las caractersticas propias del activo y su uso.

Cabe mencionar que todo esto para que sea posible debe de estar dentro del plan de presupuesto anual de lo contrario puede ser rechazado desde el llenado del formato FAI. 3.3 La persona encargada de generar la requisicin se har cargo de hacerla llegar a quien corresponda para su aprobacin (Gerente de compras, Gerente Financiero y Gerente General) por medio de un correo electrnico todo esto generado en el sistema contable QAD.3.4 Aprobada la requisicin ya por el Gerente General de la planta se procede a que la persona encargada del departamento de compras genere una orden de compra en el sistema QAD en base a los datos asentados en la requisicin sin antes haber verificado que cumpla con todas las firmas correspondientes.

3.5 La persona encargada de las compras al haber generado la orden de compra se dispone a mandarla va correo electrnico al proveedor. 3.6 La orden de compra previamente enviada al proveedor permanecer en el Status de abierta hasta que el activo fijo llegue a nuestra planta por el rea del almacn.3.7 Para que la orden de compra quede cerrada el activo o bien solicitado deber de llegar a la planta por el rea de almacn y es ah donde se proceder a verificar que este en excelentes condiciones, as como los datos de facturacin por parte del proveedor sean los correctos, todo esto revisado contra la orden de compra por personal del rea de almacn, en caso contrario se proceder a la devolucin del bien recibido. 3.8 Si el activo solicitado y los datos de facturacin son los correctos la persona encargada del rea de almacn le notificar a la persona responsable de las compras que todo est en orden para que esta a su vez cierre la orden de compra y proporcione al departamento de finanzas especficamente a cuentas por pagar la factura correspondiente para que se programe para pago de acuerdo a los trminos de crdito que se establecieron previamente con el proveedor.

4. QUIENES INTERVIENEN EN EL INVENTARIO Y CONTROL DE ACTIVO FIJO:4.1 Gerentes o encargados de cada uno de los diferentes departamentos4.2 Personal del departamento de contabilidad4.3 Personal del departamento de auditora externa.

5. ESTRUCTURA DEL SISTEMA Active-AF (ACTIVO FIJO):

5.1 Realizar el Inventario: Consiste en bsicamente en la localizacin y toma de los datos del bien, asignndole a cada uno un nmero de activo para su respectivo control. El inventario lo practica el personal del departamento de contabilidad asignado para tal efecto por el gerente del mismo.5.2 Cotejo:Consiste en poder comparar los datos registrados contra los bienes en existencia.5.3 Revisin:Este consiste en corregir y complementar la informacin obtenida en nuestro inventario5.4 Procesamiento de datos:Es la captura en el sistema de Active-AF de toda la informacin recolectada por el personal de contabilidad designado a dicha tarea5.5 Pegado de etiquetas:El personal asignado vuelve al lugar donde recolecto la informacin del activo y le adhiere la etiqueta en ul lugar visible para su fcil visualizacin

5.6 Archivo:El departamento de contabilidad archiva es el encargado de resguardar la informacin necesaria tanto en fsico como en electrnico de dichos bienes como lo son la factura original ,fotos y los datos de las etiquetas que en su momento fueron asignados.

6. EXCEPCIONES:

6.1 Cuando las adquisiciones de activo fijo se realicen por medio de una importacin ya se temporal o definitiva, se involucrar al departamento de ADUANAS para los trmites correspondientes de Importacin para obtener con ello un pedimento para que la estada del bien este legalmente en el pas y poder comprobar a las autoridades competentes que en efecto estamos de acuerdo y apegado a las disposiciones que dictan nuestras leyes fiscales y aduaneras.6.2 En caso de que se devuelva algn bien que previamente fue importado, se venda, transfiera o en su defecto para alguna reparacin y se tenga que ir al extranjero, tambin se estar sujeto a los procedimientos que deba seguir el departamento de aduanas en base a sus procedimientos y lineamientos establecidos en sus controles.

ELABORO:FECHA INICIAL:REV:AAPROB:

HERIBERTO CHAVEZ24/11/2016FECHA: