prirucnik interni-auditor klaster-sireva v2007

- ( 2) (www.rsedp2serbia.eu)

Delegacija Evropske Unije u Republici Srbiji u okviru projekta REGIONALNO DRUTVENO-EKONOMSKI PROGRAM RAZVOJA 2 (RDEPR2) www.rsedp2serbia.eu) KLASTER SIREVA JUG

Referentni broj projekta: 2010/240-808; 07SER01/13/31/02 Lokacija: Srbija, Niavski, Topliki i Pirotski okrug Ime vodeeg partnera: Grad Ni Ime projektnih partnera: Optina Pirot, Optina Prokuplje, Oblasna razvojna agencija JUG

2


INTERNE PROVERE- Interni auditor integrisanih sistema menadmenta -

PRIRUNIK ZA INTERNE AUDITORE1AUTOR: mr sc. Raa . Milanov

Autor teksta zadrava sva prava

1

Nije dozvoljeno pretampavanje i umnoavanje datog materijala bez dozvole autora


3


UPRAVLJANJE PROCESOM INTERNE PROVERE (INTERNI AUDIT)



1. UVODEfektivno upravljanje svakim menadment sistemom zahteva da on bude preispitivan i proveravan (auditiran) u planiranim intervalima od strane kompetentnih, dobro obu obuenih auditora Termin audit potie od latinske rei audire, to znai sluati. Tokom vremena ona je e re i menjala svoje znaenje od sluanja, prema proveravanju. Tako se u srednjem veku, u enje enje Engleskoj, termin auditor koristio za sudiju na vitekim turnirima i u vojnim vebama. Termin se zatim odoma u oblasti finansija koristio se za poreznike i uvara dravnog odomaio reznike trezora. Danas se re audit u oblasti finansija koristi sa znaenjem: provera zna raunovodstvenih iskaza od strane ovla unovodstvenih ovlaene osobe. Prema standardu ISO 9000:2000, Audit je definisan kao: Sistematski, nezavisan i dokumentovan proces za dobijanje dokaza audita i za proces njegovo objektivno vrednovanje da bi se utvrdio stepen do kojeg su ispunjeni kriterijumi audita. Jednostavnije reeno : Audit je sistemats i nezavisna provera koja omoguava da se utvrdi da li su ska ava aktivnosti i rezultati u skladu sa dokumentovanim procedurama; tako rezultati takoe da li su efikasno primenjene procedure i da li su one pogodne za postizanje ciljeva. U skladu sa osnovnim principima upravljanja kvalitetom, izraenim kroz Demingov krug (planiraj uradi proveri deluj), AUDIT je prihvaen kao instrument provere efektivnosti en i efikasnosti razliitih sistema menadmenta (upravljanje kvalitetom, zatitom ivotne itih itih sredine, higijenom, upravljanje zdravstvenom ispravno u hrane, HACCP,...). ispravnou Treba razlikovati: a) INTERNI AUDIT audit preko prve strane. Prilikom ovog audita, zaposleni iz organizacije sprovode sami audit, ali se potuje princip nezavisnosti niko ne moe da proverava aktivnosti i procese kojima rukovodi ili koje lino obavlja. Kod malih organizacija, gde je teko ispotovati princip nezavisnosti, za izvo enje internog audita se mogu angaovati interni auditori iz izvoenje partnerske organizacije ili konsultantske ku e. Glavni clij internog audita je kue. utvrivanje mogunosti za poboljanje. nosti b) EKSTERNI AUDIT Glavni cilj eksternog audita je dokazivanje sposobnosti i stvaranje poverenja kod ternog kupaca. To moe biti: - Audit preko druge strane koji predstavlja proveru isporu isporuioca od strane kupca ili ovlaenog predstavnika kupca radi utvr ivanja sposobnosti ispunjenja enog utvrivanja postavljenih zahteva. nih

-

Audit preko tre tree strane predstavlja proveru odre odreenog sistema menadmenta od strane nezavisne, ovla ene institucije (certifikacionog tela), radi ovlaene utvrivanja usaglaenosti sa referentnim standardom, koja rezultira izdavanjem ivanja certifikata. Ovim pristupkom se smanjuju trokovi pojedinanih provera od strane . pojedinanih kupca. Svi procesi u okviru svakog sistema menadmenta treba da budu tako postavljeni da se odvijaju na nain koji obezbeuje realizaciju ciljeva organizacije. Zaposleni u tim procesima treba da znaju ta, kako i kada treba da se odre odreena aktivnost obavi da bi se ostvarili ciljevi. To odgovara fazi planiraj Demingovog kruga (Slika 1). Zaposlen rade u skladu sa Zaposleni postavkama sistema (i ciljeva) faza uradi(do)

Slika1. Demingov krug 5

- ( 2) ( (www.rsedp2serbia.eu)

Interni audit pripada treem kvadrantu Demingovog kruga (proveri- check). Kao i kod svake druge vrste provere, i kod internog audita postoji osnova za poreenje. To je u ovom sluaju: prihvaeni standard koji se odnosi na sistem menadmenta bezbednou hrane, zakonska regulativa, specifikacije i sl. kojima su definisani opteprihvaeni zahtevi za nain obavljanja pojedinih aktivnosti u sistemu upravljanja bezbednou hranom dokumentacija kojom je propisano kako se konkretno radi u datoj organizaciji i ciljevi, koje je postavila organizacija. Osnovna svrha audita je da se utvrde: odstupanja od planiranih aktivnosti, koja ugroavaju ostvarenje ciljeva, nedostaci sistema, koji mogu da dovedu do problema, koji e ugroziti ostvarenje ciljeva i mogunosti za poboljanje sistema kroz utvrivanje jakih i slabih strana sistema menandmenta koji se auditira. U HACCP terminima, postizanje ciljeva znai omoguavanje proizvodnje i distribucije bezbedne hrane kroz primenu HACCP principa. Utvreni nedostaci se, u etvrtom kvadrantu Demingovog kruga ( deluj act), pretvaraju u aktivnosti kojima se neprekidno poboljava sistem upravljanja bezbednou hrane. Postoje dva glavna pristupa za interni audit HACCP sistema: a) Provera usaglaenosti Ovakav audit ukljuuje : proveru usaglaenost sa zahtevima HACCP principa i odgovarajueg standarda; proveru usaglaenost sa dokumentima HACCP studije da li je primenjena pravilno i da li je jo uvek aktuelna. Ukoliko u organizaciji postoji opredeljenje da se HACCP sistemom upravlja u skladu sa Codex Alimentarius - om uz korienje principa i metoda menadmenta kvalitetom, vrie se provera svakog od HACCP principa i definisananih procedura koje tano determiniu kako e se HACCP primeniti i odravati. Svrha ovakvog audita je da se pronau slabosti sistema i da se obezbedi primena korektivnih mera. Ovaj audit obuhvata potpunu, sistematsku i nezavisnu proveru svih delova HACCP sistema. Prioriteti u korektivnim merama su vezani za otklanjanje rizika vezanih za bezbednost hrane. Ovakav audit ukljuuje fokusiranu, dubinsku inspekciju svih operacija koje nisu u skladu sa HACCP planom, kao i proveru kritinih kontrolnih taaka (CCP), kao i da li je HACCP tim prvobitno tano identifikovao sve opasnosti i dobro procenio rizike. b) Istraivaki audit Ovakav audit je orijentisan na istraivenaje specifinih oblasti i problema. Ovaj tip audita se moe koristiti napr. kada CCP (kritina kontrolna taka) redovno ispada iz kontrole za istraivanje pravog uzroka sa ciljem da se preduzme korektivna mera ili za sluajeve kada se pojavi problem koji ranije nije bio poznat. U primeni i odravanju HACCP, oba tipa audita mogu da se sprovode, sami ili u kombinaciji. Bilo koji nain audita da se koristi, glavni elementi ostaju isti.

6


2. TERMINI VEZANI ZA AUDITU tekstu koji sledi objanjeni su specifini termini koji se koriste u procesu internog audita. Pri objanjenjima su kao osnova koritene definicije iz standarda ISO 9000:2000. Kriterijumi audita Dokumentacija kojom je definisana postavka sistema upravljanja ini osnovu kriterijum sa kojim se poredi naeno stanje prilikom audita. Dokaz audita Svaka informacija ili podatak do koga se doe u postupku auditiranja (pri pregledu dokumentacije ili tokom audita na licu mesta), utvren posmatranjem obavljanja poslova, itanjem dokumenata, analizom zapisa ili razgovorom sa zaposlenim, koji se moe uporediti sa kriterijumima audita. Nalaz audita Rezultat poreenja prikupljenih dokaza audita u odnosu na kriterijume audita. On moe biti pozitivan u skladu sa postavljenim kriterijumima i negativan kada odstupa od kriterijuma. Negativan nalaz predstavlja NEUSAGLAENOST. Zakljuak o auditu Na osnovu rezultata audita, tim auditora donosi zakljuak o auditu. Kod eksternog audita ovaj zakljuak se odnosi na izdavanje certifikata (kod audita od tree strane), odnosno rangiranje auditiranog isporuioca (pri auditu od druge strane). Kod internog audita zakljuak se odnosi na stav o ukupnom funkcionisanju HACCP sistema i njegovoj efektivnosti i efikasnosti, odnosno potrebama za preduzimanjem aktivnosti za poboljanje. Auditor Za sprovoenje audita neophodno je obezbediti kompetentno osoblje koje je adekvatno obueno, ima potrebno iskustvo u auditiranju i u oblasti koju auditira i poseduje odgovarajue osobine. Osobe koje ispunjavaju postavljene kriterijume su auditori. Tim auditora Pored auditora u timu mogu jo biti osobe koje se obuavaju za auditore (posmatrai) i eksperti (u sluaju kada nijedan od auditora nema dovoljno iskustva u oblasti koju auditira) Program audita To je vremenski raspored audita po organizacionim celinama / procesima za odreeni vremenski period (obino za period od jedne godine). Pre standarda ISO 19011 postojala je zabuna u korienju ovog termina, pa se esto pojavljuje kao PLAN audita. Plan audita Plan audita predstavlja detaljan opis svih aktivnosti tokom jednog audita, ukljuujui i tim za audit, sagovornike u auditu, termine poetaka i zavretaka pojedinih aktivnosti, zahteve koji e se proveravati u kojim organizacionim celinama / procesima,... Predmet i podruje audita Njime su definisani obim i granice audita odnosno, ta je ukljueno u audit.


7

3.

PROCES AUDITA

Interni audit pripada procesima merenja i ocenjivanja. Njegova struktura i opis su prikazani na slici 2 takozvanim turtle dijagramom sa jasno definisanim aktivnostima, ulazima, izlazima, potrebnim resursima i mernim parametrima. U procesu izvoenja internog audita mogu se uoiti 4 glavne aktivnosti: zrada godinjeg programa audita i obezbeenje potrebnih resursa, priprema za izvoenje audita, u okviru koje se odreuje tim auditora, izrauje plan audita, izuavaju kriterijumi audita i pripremaju ek liste, izvoenje audita na licu mesta, tokom koga se sakupljaju dokazi audita, porede sa kritrijumima i vode odgovarajui zapisi i izvetavanje o auditu, kada se donosi zakljuak o auditu i definiu aktivnosti za praenje realizacije korektivnih mera i mera za poboljanje.

Obrasci ek-liste Standardi

Procedura

Procesni Model Org. eme Dokumentacija Veliina organizacije Broj Smena

Upravljanje programom audita

Priprema

Audit na licu mesta

Izvetaj sa audita Izvetavanje

Kvalifikovani auditori Obuka

Trokovi audita Izvetavanje na vreme Realizovano / Planirano audita Nalazi eksternog/internog audita Broj kvalifikovanih auditora

slika 2. Proces audita

Od esencijalne je vanosti da se utvrdi program provere. Potrebno je da se opseg provera precizno definie, kako se ne bi propustila provera celog HACCP sistema tj. kako nijedan element ne bi bio proputen. Preporuuje se kao razumno da se posle inicijalne provere, tokom 3 meseca obave ispitivanja kritinih kontrolnih taaka (CCP) HACCP plana koji se primenjuje. Mogue je da se isplaniraju provere delova sistema nedeljno ili meseno. Uestalost zavisi od prirode posla, na primer, onaj ko pakuje sezonsko voe moe biti podvrgnut internoj proveri jedanput godinje, dok se fabrika gotovih obroka sa estim promenama menija, moe proveravati meseno. Raspored je potrebno ustanoviti tako da se proverivai mogu odrediti dovoljno unapred.

8


Na Slici 3. prikazane su detaljnije sve faze interne provere.

A

Izrada Programa audita 1. Odreivanje audit tima 2. Pregled dokumentacije Podaci o HACCP timu Opti HACCP plan Opis proizvoda Dijagram toka procesa Analiza opasnosti ema procene rizika Kritine kontrolne take Detaljni HACCP plan Uvodni sastanak

B

Audit Check lista

Priprema za audit

C

D

Provera toka procesa na licu mesta (Flow diagram)Pregled dokumenata na licu mesta Specifikacija proizvoda Procedure procesa Specifikacije sastojaka Izvetaji o obukama HACCP sastanci Izvetaji o kontroli tetoina i GMP auditima Kontrola sanitacije i hemijska kontrola Izvetaji o prethodnoj internoj proveri Zapisi (izvetaji) o praenju CCP Zapisi (izvetaji) o kontroli procesa

E

Audit Check lista

Provera na licumesta (On-site audit)

F

Verifikacija kontrolne eme HACCP i on line praenjeZavrni sastanak

G H

Izvetaj audit timapost- audit

I

Praenja (Audit Follow-Up)Slika 3 Primer tipinih koraka kod HACCP audita.

Sada emo razmotritii sve ove faze detaljnije i videti ta se deava.


9

4. IZRADA PROGRAMA AUDITAPrvi korak u procesu audita je izrada (obino) godinjeg programa audita. Ovaj posao obavlja rukovodilac HACCP tima ili menader kvaliteta, ali konano odobrenje (obzirom na potrebne resurse) daje direktor organizacije. Za izradu kvalitetnog programa audita (primer obrasca je dat na slici 4. neophodno je uzeti u obzir: organizacionu shemu i sve identifikovane procese, kao i vezu izmeu procesa, kako bi se odredio vremenski raspored audita po organizacionim celinama ili procesima (ovde su mogua oba pristupa; u sluajevima kada se proces prostire preko vie organizacionih celina, organizacije pribegavaju izradi programa po celinama), veliinu organizacije obino merenu brojem zaposlenih, ali i sloenou procesa / proizvoda, dislociranost pogona, HACCP dokumentaciju, ali i standarde, propise, zakone i rezultate prethodnih eksternih i internih audita.

Firma R.br Funkcija / Proces

Program audita za ....... godinu Zahtevi Mesec

Verzija

Datum

Izradio

Odobrio

slika 4 Primer obrasca za program audita Sve organizacione celine / procesi moraju biti auditirani najmanje jednom godinje i kompletno podruje primene referentnog standarda mora da bude pokriveno auditom. Kao to je ve napomenuto, uestalost izvoenja audita ne mora da bude ista za sve celine / procese. U mnogome ona zavisi od rezultata prethodnih internih i eksternih audita, kao i rezultata samog procesa, neusaglaenosti, eventualnih albi (internih i eksternih) kupaca procesa ili znaajnih izmena u procesu (uvoenje nove opreme za podrku procesu, primena novog softvera, nove metode za odvijanje procesa, promene odgovornosti i ovlaenja,...). Pored godinjeg programa audita, mogu se planirati i vanredni auditi u pojedinim procesima i celinama, upravo iz prethodno navedenih razloga. Po odobrenju programa audita, rukovodilac HACCP tima / menader kvaliteta je odgovoran za njegovu realizaciju. On dostavlja program rukovodiocima organizacionih celina i inicira izvoenje pojedinanih audita.10 - ( 2) (www.rsedp2serbia.eu)

Da bi se program audita realizovao, neophodno je obezbediti resurse Glavni resurs za interne provere su auditori. to oni budu kvalitetnije obavljali audit, to e korist od internog audita (izraena kroz utvrivanje slabih mesta i mogunosti za poboljanje u sistemu) biti vea. Zato treba sistematski pristupiti obezbeenju auditora , koji moraju imati : odgovarajue obrazovanje ; radno iskustvo koje doprinosi njegovim bazinim znanjima i sposobnostima; obuku za auditore koja je obavljena od strane kompetentnih lica iz eksterne organizacije;

Auditor moe posedovati sva tri spomenuta uslova, ali ukoliko nema sposobnost komunikacije i druge line osobine koje ga kvalifikuju za specifine aktivnosti auditiranja, on nikada nee moi da uspeno obavlja provere HACCP sistema. Ovde se pre svega misli na sledee line osobine: diplomatinost, dobru mo zapaanja i loginog rasuivanja, taktinost i prilagodljivost raznim situacijama, sposobnost za timski rad, odlunost pri izlaganju stavova i donoenju zakljuaka samopuzdanje, sposobnost dobre koncentracije i kao najvanije, auditor mora biti osoba sa duboko usaenim etikim principima.

Zbog toga je potrebno da u organizaciji budu: definisani kriterijumi za kvalifikovanje HACCP auditora: potrebno radno iskustvo (npr. 3 godine u oblasti prehrambene industrije ili sl.), potrebne obuke (zahtevi standarda, HACCP sistem u organizaciji, tehnike auditiranja), potrebno iskustvo u auditiranju (napr. 2 uea u auditu u statusu posmatraa da bi postao lan tima, pa 2 uea u auditu u statusu lana tima da bi postao voa tima), line karakteristike (timski rad, analitiki pristup, sposobnost brzog rasuivanja, sposobnost donoenja odluka, upravljanje stresnim situacijama,...) odabran dovoljan broj kandidata za auditore meu zaposlenima iz razliitih celina prema prethodno definisanim kriterijumima ; ovo je jako bitno zbog obezbeenja nezavisnosti auditora, obezbedjene auditorima obuke i praksa u auditiranju; obino se prva iskustva u auditiranju stiu kroz zajednike audite sa konsultantima; definisani kriterijume za odravanje statusa auditora (npr. uee najmanje u 1 auditu godinje da bi se zadrao status i periodina obuka za ujednaavanje kriterijuma kalibraciju auditora, kao i obuke auditora bazirane na nalazima eksternih audita), planiran sastav timova za audite na takav nain da se kriterijumi to vie ujednae, praen i ocenjivan rad internih auditora (jedan od naina za ocenu rada auditora je poreenje nalaza internog i eksternog audita) Kompletan proces audita, ukljuujui i postupke obezbeenja i odravanja resursa treba da bude opisan procedurom, koja definie odgovornosti za svaki korak. Uz proceduru definiu se eventualna uputstva i svi neophodni obrasci.


11

5.

PRIPREMA ZA IZVOENJE AUDITAinicira realizaciju svakog

Na osnovu godinjeg programa audita, rukovodilac HACCP tima pojedinanog audita.

5.1 Izbor audit timaPre svega, rukovodilac HACCP tima mora da odredi tim auditora vodei rauna ne samo o njihovoj kompetentnosti, ve i obezbeivanju nezavisnosti auditora. Naime, auditori ne mogu proveravati svoj rad ili posao za ije su rezultate direktno odgovorni (konflikt interesa). U Uputstvu za proveravanje sistema menadmenta kvalitetom i/ili sistema upravljanja zatitom ivotne sredine (standard JUS ISO 19011) mogu se nai precizno definisani kriterijumi koje treba da ispuni svako ko pretenduje da bude auditor za ove sisteme. Nema sumnje da se slini zahtevi postavljaju i pred auditore HACCP sistema. Za konzistentno i sistematino voenja interne provere HACCP sistema i prikupljanje objektivnih dokaza za onoenje odgovarajuih zakljuaka u planiranom vremenu, osnovni je uslov da auditori, pored gore navedenih performansi, zadovoljavaju i sledee uslove : Dobro poznaju zahteve standarda po kome vre interni audit; Poznaju zakonske propise (lokalne, regionalne i nacionalne) iz oblasti delatnosti organizacije; Da su upoznati sa dokumentacijom HACCP sistema Dobro poznaju unutranju organizaciju (strukturu, opte poslovne procese, i sl.) i tehnologiju rada Poznaju procese i proizvode (terminologiju specifinu za oblast, kritine take operativnih procesa, proizvoda i usluga, tehnike praenja i merenja i sl.); Poznaju opasnosti i rizike za zadravstvenu ispravnost proizvoda Poznaju principe, metode i tehnike interne provere; Efektivno planiraju i organizuju rad tokom provere; Pravilno koriste tehnike uzorkovanja i prikupljaju podatke kroz efektivno postavljanje pitanja, pregled dokumenata i podataka, sluanje i posmatranje; Procenjuju pouzdanost nalaza i verifikuju tanost prikupljenih informacija; Razumeju funkcionisanje informacionih sistema;

Voa audit tima, pored gore spomenutih znanja i sposobnosti treba da bude sposoban da: planira audit i efektivno koristi znaje i sposobnosti lanova audit tima ; vodi i usmerava rad itavog tima; spreava i reava eventualne konfliktne situacije; vodi uvodni i zavrni sastanak; priprema i kompletira Izvetaj o auditu. Rukovodilac HACCP tima odreuje meu lanovima tima vou tima, a termin audita sa voom tima i rukovodiocem auditirane celine / vlasnikom auditiranog procesa. Rukovodilac auditirane celine / vlasnik auditiranog procesa mora da se sloi sa predloenim timom za audit. Rukovodilac HACCP tima, zatim obezbeuje voi tima referentnu dokumentaciju sa kriterijumima za audit (standard, HACCP plan, itd.), izvetaj i sve otvorene neusaglaenosti sa prethodnog audita (internog i eksternog), kao i radnu dokumentaciju (potrebne obrasce i proceduru za izvoenje audita). Voa tima, zatim, preuzima upravljanje narednim aktivnostima na realizaciji audita12 - ( 2) (www.rsedp2serbia.eu)

5.2

Pregled dokumentacije pre internog audita

Pre internog audita, voa audit tima i lanovi se upoznaju (ili podseaju ako su uestvovali u prethodnim auditima na istom mestu) sa svom potrebnom dokumentacijom. Ovo je veoma vana faza za dalji tok audita i moe korisno posluiti za dobru pripremu i izradu liste pitanja (check lista), koja e biti koriena pri auditu na licu mesta. Pregled dokumenata pre audita moe se uraditi kao inicijalno skeniranje kako bi se dobio uvid u HACCP studiju, njen stil, potpunost i takoe da bi se auditori upoznali sa mestom koje e pregledati, proizvodom i samim procesom. Takoe ovo daje priliku auditorima da sami sprovedu neko istraivanje pre odlaska na lice mesta (napr. da pregledaju najnovije podatke iz literature o opasnostima i rizicima opisanim u HACCP studiji). Koju dokumentaciju je potrebno pregledati? U odgovoru na to pitanje, hajde da razmotrimo ta je po pravilu dostupno. Prvo, raspored opreme i veze izmedju procesa koji e biti predmet audita, to je korisno za razumevanje kako kretanja proizvoda , tako i opsega pomonih aktivnosti. Drugo, HACCP plan ili jo bolje HACCP studija. Treba poeti sa pregledom dijagrama toka i specifikacijom proizvoda. Uporedite ih meusobno, gledajui da li su svi elementi iz specifikacija ukljueni u dijagram toka procesa i obrnuto. Ukoliko je re o auditorima koji prvi put pregledaju HACCP studiju (moda u sklopu vebe provere), vana aktivnost je provera kompetentnosti ljudi koji su odgovorni za studiju. Jedan od naina na koji to moete uraditi je da uzmete deo koji se odnosi na dijagram toka procesa, najbolje odeljak o visokom riziku i bez gledanja stabla odluivanja, sprovedete svoju sopstvenu analizu rizika baziranu na sopstvenom znanju i/ili podacima iz literature i zahtevima zakonske regulative i sl. Kad to uinite, uporedite svoj rezultat sa originalnom analizom rizika i stablom odluivanja. U toj fazi, moiete da utvrdite da li su rizici za bezbednost hrane samo ukljueni ili su kvalitet i rizici, odreeni zakonom, identifikovani. Takoe, da li su rizici i mere kontrole precizno definisani ili su vie uopteni i nejasni i da li postoji mera kontrole za svaki specifini rizik? Da li je analiza rizika sprovedena na organizovan nain ? Pratei ove preporuke biete u stanju da sami procenite kako su CCP odreene. Sebi zapiite u podsetnik da bi trebalo da proverite da li postoje zapisi o procesu donoenja odluka. Uvidom u HACCP plan proverite da li su opasnosti za bezbednost hrane jasno izdvojeni i nedvosmisleno definisani. Gledajui svaku kolonu plana pogledajte da li je korektivna mera efikasna i realna. ta je sa ljudima koji bi trebalo da to sve prate i sprovedu mere. Napravite zabeleku o tome ko su oni, kako biste mogli da sa njima porazgovarate tokom audita. Na primer, ukoliko je lice na prijemu robe u skladite odgovorno za proveru prateeg sertifikata (atest, deklaracija, uverenje o kvalitetu....) za sirovine pod visokim rizikom, upiite u listu pitanja ili podsetnik za audit na licu mesta da ga pitate o obuci koju je imao, da li zna koje su mu odgovornosti, da li su mu saoptene u pisanoj formi, gde uva prispele dokumente, ko ih pregleda i tako dalje. Isti pristup se moe upotrebiti za svaku CCP. Pogledajte procedure praenja i uestalost praenja napr. analize na salmonelu sastojka koji je naveden i ifru procedure . Tokom audita moiete da proverite da li postoji procedura i da li je laboratorija koja izdaje rezultate akreditovana. Nakon pregleda dokumentacije trebalo bi da sagledate veliki broj pitanja koja ete pitati za vreme audita na licu mesta. Moda ete takoe eleti da otkrijete koji koraci su bili preduzeti da se doe do informacije koja se odnosi na kontrolne take. Ovo je koristan indikator pristupa HACCP tima da li koriste HACCP za poboljanja vezana za zdravstvene bezbednosti proizvoda? Ukoliko je pregled dokumenata ukazao na postojanje neusaglaenosti, moete zaustaviti audit na tom mestu. Trebalo bi porazgovarati o neusaglaenostima sa HACCP timom, koji ih moe otkloniti, tako da ete planirati da pri auditu na licu mesta proverite efektivnost korektivnih mera preduzetih za otklanjanje uoenih neusaglaenosti. 13


U dogovoru sa rukovodiocem auditirane celine / vlasnikom procesa, voa audit tima izrauje plan audita. U planu se precizno definiu vremena za auditiranje pojedinih zahteva, definiu se odgovornosti lanova tima i sagovornici u auditu. Pri izradi plana audita, uzima se u obzir i smenski rad. Preporuka je da tokom godine sve smene budu bar jednom auditirane. Loa praksa neadekvatne pripreme tima za audit rezultira u neefikasnom izvoenju audita na licu mesta (prijatno askanje o svakodnevici uz kafu o privatnim problemima auditiranog) i nekorisnim zakljukom da je u auditiranoj celini sve super. Zato je neophodno da voa tima upozna lanove tima sa planom audita i njihovim zadacima u okviru plana pre audita na licu mesta. Pored toga, svi lanovi tima moraju da se upoznaju sa kriterijumima audita odnosno referentnom dokumentacijom. To je osnova za izradu ek liste odnosno upitnika za audit.

5.3

Izrada plana audita i ek liste

Voa audit tima priprema plan audita koji dostavlja rukovodiocima organizacionih celina koje e biti proveravane.Firma Ciljevi audita Org. cel./proces Referentna dokumentacija Br. Tema / zahtev standarda Datum Vreme Auditori Partneri Plan audita Br.

Datum

Izradio

Odobrio

slika 5 Primer obrasca za plan audita Voa audit tima sa svojim lanovim tima priprema ek listu za konkretni audit. Uobiajeno je da postoji opta ili tzv. statika ek-lista. Ona je bazirana na HACCP principima i zahtevima Codex Alimentarius-a. Takva ek lista je mnogo primerenija za audit od tree strane (certifikacionog tela), jer je univerzalna, ali moe koristiti i internim auditorima, posebno kod prve provere.

Evo primera nekih pitanja iz takve ek liste: HACCP Tim Da li voa HACCP tima i lanovi imaju jasno definisane odgovornosti i ovlaenja? Kako je izabran HACCP tim? Kakvo obrazovanje, iskustvo i obuke imaju lanovi HACCP tima I da li je ono adekvatno potrebama I specifinostima organizacije? Koje obuke su obavljene i da li su bile efektivne ? Koje su obuke planirane?14 - ( 2) (www.rsedp2serbia.eu)

Opis proizvoda Da li postoji opis/specifikacija svakog proizvoda? * sastav * ambalaa (unutra/spolja) * uslovi skladitenja * nain distribucije Da li je specificirana nameravana upotreba? * potroai (generalno, specifino) * osetljiva populacija (stariji, deca, oboleli, alergini) * metod pripreme Da li postoji dijagram toka za svaki proizvod? Da li je dijagram toka kompletan? * ukljuene su sve pojedinane operacije * glavni inputi su identifikovani Da li je dijagram toka verifikovan? Kada? Princip 1 Analiza rizika Da li su sve oekivane bioloke, hemijske i fizike opasnosti identifikovane u svakom koraku? Da li su opasnosti vrednovane po znaaju? Da li su kontrolne mere odreene i primenjene kako bi se ove opasnosti drale pod kontrolom? Princip 2 Kritine kontrolne take (CCP) Da li su CCP za sve znaajne opasnosti identifikovane i unete uTabelu rizika? Da li su one sutinske za upravljanje rizicima? Da li postoje radna uputstva za svaku kontrolnu taku? Princip 3 Kritine granice Da li su kritine granice utvrene za svaku preventivnu meru? Da li je korektan odnos izmeu opasnosti i kritine granice? Kako su granice odreene? * eksperimentalni dokaz * publikovani rezultati Princip 4 Procedura monitoringa Da li postoji procedura monitoringa za svaku preventivnu meru? Da li je procedurama monitoring definisano ta, kada, kako, gde i ko radi? Da li je uestalost monitoringa dovoljna da se obezbedi visok stepen odravanja procesa pod kontrolom? Da li se odravaju i preispituju zapisi monitoringa od strane kompetentne osobe? Princip 5 Korektivne mere Da li postoje korektivne mere za svaku CCP? Dali korektivne mere obezbedjuju da CCP dre pod kontrolom? Da li korektivne mere pokrivaju proizvod, proces i prevenciju ponovne greke? Princip 6 Procedure verifikacije Da li su verifikacione procedure na mestu i da li pokazuju da je HACCP plan efektivan? Da li su kritine granice validirane? - ( 2) (www.rsedp2serbia.eu)

15

Da li verifikacione aktivnosti ukazuju da su CCP pod kontrolom? Da li verifikacione aktivnosti ukazuju da je HACCP plan efektivan? Principle 7 Upravljanje zapisima Da li se odravaju zapisi za sve procedure monitoringa? Da li su kritine granice u to ukljuene? Da li se odravaju zapisi o svim korektivnim merama? Da li se odravaju zapisi za sve verifikacione aktivnosti? Dokumentacija Da li postoji HACCP studija? Da li postoji politika I ciljevi vezani za upravljanje bezbednou hrane? Koje su definisane procedure, radna uputstva, obrasci i specifikacije ? Da li su ova dokumenta pod kontrolom? Good Manufacturing Practice (GMP) Da li je definisana GMP politika? Da li se GMP primenjuje ? Dali je GMP ukljuen u audit? Da li se preduzimaju korektivne mere pri pojavi neusaglaenosti GMP-a? Procedure higijene Da li su razvijene procedure odravanja higijene? ta one ukljuuju? Da li se primenjuju procedure verifikacije higijene? Da li postoje zapisi o korektivnim merama? Kontrola tetoina Da li postoji procedura unitavanja tetoina? Da li postoji procedura verifikacije efektivnosti unitavanja tetoina ? Da li procedura ukljuuje korektivne mere? Obuka Da li postoje zapisi o obuci? Da li se potrebe za obukom redovno i sistematski preispituju? Da li postoji plan obuke koji je adekvatan identifikovanim potrebama za obukom? Kalibracija Da li je identifikovana status kalibracije mernih ureaja Da li postoji dokumentovana procedura ili plan kalibracije mernih ureaja? Da li postoji definisan postupak za preispitivanje proizvodnje za vreme kada merni ureaji nisu bili kalibrisani? Identifikacija proizvoda Da li postoji pisana procedura za identifikaciju proizvoda I da li se ona primenjuje? Da li su neusaglaeni proizvodi nedvosmisleno identifikovani? Za interne audite statika ek lista je korisna kod prvog audita, ali je kasnije potrebno dopuniti ili sainiti novu listu pitanja za svaki audit na osnovu poznavanja rezultata prethodnih audita i informacija o promenana koje su se u medjuvremenu desile. U tom smislu jedno od veoma bitnih pitanja je: Da li je HACCP plan izmenjen ?16 - ( 2) (www.rsedp2serbia.eu)

Naime, HACCP plan je potrebno periodino inovirati i popravljati kako bi se obezbedila njegova aktuelnost. HACCP plan koji je napravljen pre godinu dana teko da e moi tano da prikae tekue aktivnosti. esto se tehnologija proizvodnje menja i to iz mnogo razloga; npr. nove sirovine, promene procesa kontrole, CCP devijacije, nove metode za poboljanje efikasnosti proizvodnje, nova oprema, organizacione promene , novo pakovanje, produen rok trajanja, pojava novih rizika itd. Treba proveriti da li HACCP tim poseduje znanje o novim rizicima koji mogu imati uticaj na proizvod i da li je na osnovu toga izvrena modifikacija HACCP plana. Kako se pojavljuju novi rizici ? Razmotriemo samo neke od moguih odgovora na ovo pitanje. 1. Primena nove tehnologije. Napr.nje, mikrotalasi, vakuum tehnologija, aseptiko pakovanje i tehnologija ekstruzije. Svaka donosi sopstvene opasnosti i rizike. 2. Porast zahteva za prirodnom hranom. Treba razmiljati o ovom trendu posebno zbog tenje da se sredstva za uvanje svedu na minimum i da proizvodi budu sa to vie prirodnih sastojaka. 3. Nove kombinacije hrane. Na primer ohlaeni sendvii (spremni za jelo), koji sadre neobine kombinacije ribe, voa, mesa, oraha, jaja, povra, majoneza i konzervansa itd, gde je meanje hrane prilika za rast mirkoorganizama, to ranije nije bio sluaj pri korienju pojedinanih sastojaka. 4. Promena zakonske regulative. Naprimer zabrana korienja nekih aditiva moe biti korisna u hemijskom smislu, ali predstavlja tekou, jer moraju da se osmisle nove metode zatite od mikrobiolokih opasnosti. 5. Nova saznanja o postojeim problemima. Proverite da li se prate sva nova saznanja npr. o toksinosti aditivai, infektivne doze mirkobiolokih agenasa ili promene u zakonu, uzrocima mikrobiolokog zagaenja hrane, mikroorganizmima, novim metodama njihovog otkrivanja i poveanju vanosti novih patogena. Pratite rezultate istraivanja vladinih programa koji mogu biti relevantni. 6. Novi naini nudjenja hrane potroaima mogu prouzrokovati pojavu novih rizika. Kompanije uvek trae nove ideje, koje e poveati njihov udeo na tritu, kroz promenu upotrebe proizvoda ili kroz pruanje odgovora na nov zahtev koji se pojavio novim nainom ivota. Uzmite u obzir naprimer ogroman porast ponude smrznutih gotovih obroka, tendenciju da se kupuje nedeljno umesto dnevno, hranu pripremljena za mikrotalasne penice, restorane koji imaju tendenciju da zagrevaju mesa ili riblje salate itd. Preispitivanje HACCP plana obino radi HACCP tim (upravo zato je vano proveriti kompetentnost tima) i trebalo bi da se radi barem jedanput godinje. Analiza svih HACCP kontrolnih granica se sprovodi kao i kontrola dokumentacije. HACCP tim treba da prati efikasnost HACCP sistema i da predloi ta treba promeniti i poboljati u sledeoj godini. Svaka promena HACCP plana mora biti pod kontrolom, to znai da treba da bude jasno oznaena, odobrena i distribuirana. Preispitivanje plana koje nije rezultiralo u promenama, treba takodje da bude evidentirano. Kao primer ek liste moe se dati sledea lista: Sirovine: Da li su kritini sastojci identifikovani? Da li se njima rukuje prema specifikaciji? Uslovi skladitenja da li su definisani? Da li su sve sirovine i aktivnosti u procesu/skladitenju ukljueni u dijagram toka procesa? Da li su osobe koje primaju robu znale ta da rade sa sertifikatima? Da li su provereni i utvreno da su tani? Da li su zahtevi karantina bili ispotovani? - ( 2) (www.rsedp2serbia.eu)

17

Da li je dokumentacija sa prijema arhivirana prema proceduri? Obezbeenje pouzdanih isporuilaca Da li su auditori koji su vrili proveru kod isporuilaca bili obueni i kako? Da li su svi isporuioci bili auditirani? Da li su se izmenili isporuioci nakon primene HACCP plana? Proverite izvetaje o posetama da li su sve ispravke uraene kako je traeno?

Proces Da li je dijagram toka procesa taan? Da li su obavljene studije performansi procesa? Da li su napravljene bilo koje promene nakon inicijalno definisanja dijagrama toka procesa? Ukoliko jesu, kako je obaveten HACCP tim i kako su promene upisane i odobrene? Da li je diskutovano o bilo kojim izmenama sa HACCP timom pre primene? Koji su metodi korieni da se osigura tanost analize rizika? Kako su ustanovljene kritine granice? Da li su izvetaji HACCP jasno identifikovani jedinstvenim odgovarajuim brojevima? Da li su svi dokumenti vaei i ispravni? Da li je oprema za praenje kalibrisana? Da li je osoblje koje prati CCP obueno? Da li su izvetaji CPP pregledani? Od strane koga? Da li je informacija o HACCP kontrolnoj emi ispravna? Da li su vremenski/temperaturni parametri postignuti? Da li CCP zapisi ispunjeni ispravno? Da li je adekvatna uestalost praenja? Da li je korekcija upisana i da li je proverena efikasnost? Da li predvieni planovi statistiki validnih uzoraka? Koji je opti standard GMP-a i drugih programa kao to su kontrola tetoina, hemijska kontrola i kontrola na alergene? Da li postoji Plan higijene? Da li su itke ifre o proizvodnji na pakovanju? Da li su uputstva za korisnike jasna i tana? Kako je odreen rok trajanja ambalairanih proizvoda (shelf life)? Da su materijali za pakovanje u skladu sa specifikacijom? Da li su korieni izvetaji statistike kontrole procesa da bi se pokazalo da je proces pod kontrolnom svakodnevno? Da li izvetaji odgovaraju navedenim aktivnostima? Da li postoje mogunosti ukrtene kontaminacije?

Pakovanje i ekspedicija Da li su materijali za pakovanje u skladu sa specifikacijom? Da li su uslovi skladitenja kao to je navedeno? Da li je distribucija organizovana unutar kue ili to rade trea lica za pakovanje u skladu sa specifikacijom? Da li se odravaju GDP (good distribution practise) za pakovanje u skladu sa specifikacijom? Proverite higijenu, rukovanje i temperaturu ukoliko je roba ohlaena ili zamrznuta.

Lista nije ovim iscrpljena, jer ima jo mnogo podruja koja se moraju pokriti. U svakom sluaju treba proveriti na licu mesta sve faze procesa. Traite mogunosti za ukrtenu kontaminaciju. Da li postoji dovoljno vremena za stvaranje toksina ili spora? To je posebno vano za sirove materijale pod visokim rizikom ili polu-gotove proizvode gde postoji visoka verovatnoa dodirivanja rukama.18 - ( 2) (www.rsedp2serbia.eu)

U ek listi je vano da evidentirate koje ste objektivne nalaze i dokaze nali koji ukazuju na vae zakljuke o usaglaenosti ili neusaglaenosti, kako bi to olakalo pisanje Izvetaja o proveri.Broj provere/ List .. od Usag. Neus. .. Nalaz Te.

FirmaR.br.

ek lista za internu proveruinjenino pitanje

slika 6 Primer obrasca ek liste za audit Upravo priprema tima za audit omoguava da se upozna referentna dokumentacija i kriterijumi audita i ek lista prilagodi konkretnoj celini / procesu koji se auditira.

6.

Provera na licu mestauvodni sastanak, prikupljanje dokaza audita, utvrivanje nalaza audita, priprema tima za zavrni sastanak i zavrni sastanak.

Provera na licu mesta obuhvata sledee aktivnosti:

Uvodnom sastanku prisustvuju svi lanovi tima i svi sagovornici odnosno audit partneri iz celine / procesa koji se auditira. Voa tima objanjava plan audita, nain rada i termine za pojedine aktivnosti. Utvruju se sve pojedinosti oko organizovanja izvoenja audita i dogovara vreme zavrnog sastanka. Nakon toga auditori sa svojim sagovornicima (audit partnerima) pristupaju prikupljanju dokaza audita. Auditorovi glavni alati su ulo vida, ulo sluha i govor, tako da su glavni elementi audita na licu mesta: Posmatranje onoga to se deava; Uvid u dokumentaciju (posebno bitno su zapisi) Aktivno sluanje onoga to ljudi imaju da kau; Postavljanje pitanja; Evidentiranje nalaza i dokaza

6.1. Korienje ek liste na licu mestaO nainu korienja ek liste, ako je pripremljena pre audita na licu mesta, postoje razliiti stavovi eksperata. Ako je ona predviena procedurom za interne provere morate je sainiti, to - ( 2) (www.rsedp2serbia.eu)

19

znai da neete koristiti line beleke, sveske, rokovnike, i sl., ali nain na koji ete koristiti ek listu zavisi od vas. Najbolje je pitanja pripremiti pre provere, ali ih nikako ne treba itati na licu mesta, jer e se sagovornik osetiti kao propitivano lice. Pri tome se moe desiti i da va autoritet postane sumnjiv, ako sagovornik pomisli da ne poznajete u dovoljnoj meri zahteve referentnog standarda ili da niste prouili dokumentaciju, pa morate pitanja da traite u ek listi. ek lista je podsetnik, a nikako anketni list. Razgovor mora da tee spontano, sa pitanjima i podpitanjima, koja formuliete zavisno od odgovora vaeg sagovornika. Naprimer ako se u ek listi nalaze sledea pitanja: 1. 2. 3. Ocenjuje li isporuioce na osnovu njihove sposobnosti sa isporuuju proizvod u skladu sa zahtevima organizacije? Da li su utvreni kriterijumi za izbor, ocenjivanje i ponovno ocenjivanje isporuilaca? Da li se odravaju zapisi o rezultatima ocenjivanja i svim neophodnim aktivnostima?

Iskusan auditor ih nee proitati iz ek liste, ve e u direktnoj komunikaciji upotrebiti injenina pitanja, koja proistiu iz procedura i uputstava: 1. 2. 3. 4. Imate li aurnu Listu odobrenih isporuilaca? (u Proceduri nabavke je definisano da se odrava Lista odobrenih isporuilaca) Pokaite mi Ocenjivaki list za isporuioca XXX. (u Proceduri je definisan ovakav nain ocenjivanja) Kada ste zadnji put ocenjivali isporuioce? (prema proceduri: najmanje jednom godinje). Zato je isporuilac XXX dobio samo 15 bodova za kriterijum kvalitet proizvoda? (poreenje sa definisanim kriterijumom u Uputstvu za ocenjivanje isporuilaca)

U ek listu pored nalaza, treba uneti beleku o tome sa kojim ljudima je razgovarano i evidencija o nalizima i dokazima.

6.2 Pregled dokumenata i uvid u radVeoma je vano proveriti dijagram toka procesa u ranom stadijumu audita, za razliku od audita sistema menadmenta kvalitetom, gde se mogu razmatrati drugi aspekti dokumentacije pre nego to se ode u fabriku ili same procese rada. Ovo je jednostavno prolaz kroz proces od poetka do kraja. Meutim, moe potrajati i ne bi trebalo uriti. Stanite i posmatrajte ta se deava u svakom delu. Poto ste ustanovili status dijagrama toka procesa, moiete da obavite potpun pregled dokumenata na licu mesta poevi bazino sa vie informacija. Auditor sakuplja dokaze audita, kao to je reeno, na razliite naine: intervjuom sa zaposlenima, posmatranjem obavljanja aktivnosti i uslova radne sredine, itanjem relevantnih dokumenata: procedure, uputstva, ciljevi, planovi, specifikacije, crtei,... analizom zapisa,... Posebno je znaajan pristup i tehnika ispitivanja, koja je obraena u poglavlju 7. Tokom audita na licu mesta trebalo da obavite potpun pregled radnih procedura za CCP monitoring, izvetaje CPP monitoring, izvetaje o obuci itd. Proverite uslove za GMP i izvetaje o odravanju higijene, kontrolu tetoina i takoe zapise o sastancima HACCP tima. U poslednjem sluaju, bilo bi dobro stei ideju o nainu odluivanja, ko je prisustvovao sastancima, koliko esto su odravani i da li je bilo potekoa.

20


Pregled e takoe obuhvatiti sve prethodne izvetaje internih audita gde su moda prona e pronaene neusaglaenosti. Mora se traiti i potvrda za efikasnost korektivnih mera koje su preduzete. Drugi podaci o kvalitetu i bezbednosti koji se pregledaju moraju obuhvatiti albe kupaca, izvetaje o zadovljstvu kupaca i izvetaje sa sastanaka HACCP tima ili Projekta za poboljanje koji se odnose na prethodne audiet. Pregled dokumentacije na licu mesta se radi u cilju specifine provere funkcionisanja HACCP sistema na mestu rada. ne

6.3

Evidentiranje neusaglaenostiIzvori informacija

Na slici 7 prikazan je postupak kako se od informacija dolazi do zakljuka o auditu. ka Posebno vaan segment u auditu je utvrivanje nalaza, odnosno poreenje ivanje pore dokaza sa kriterijumima. Nalazi mogu biti pozitivni kada zadovoljavaju kriterijume i negativni - kada odstupaju od kriterijuma. U oba sluaja, auditor je duan da aja, zabelei u ek listu dokaz koji je ek identifikovao. Negativne nalaze NEUSAGLAENOSTI neophodno je precizno utvrditi i opisati: - TA je utvreno? - GDE je to utvreno? eno? - U EMU je odstupanje? EMU Auditirani sagovornik mora da shvati u emu je odstupanje, kako bi mogao da definie korektivnu meru za eliminisanje uzroka neusaglaenosti:

Prikupljanje i izbor (putem preispitivanja dokumenata, intervjua, posmatranja, itd.) Verifikacija

Informacije

Dokaz provere Poredenje sa kriterijumima provere Nalazi provere Preispitivanje Zakljucci provere

slika 7. Prikupljanje i verifikacija dokaza

Kriterijum U skladu sa zahtevom standarda, organizacija mora da oceni i zapie validnost prethodnih rezultata merenja kada se utvrdi da oprema nije usagla ena sa zahtevima. Nalaz Pri internoj kalibraciji ustanovljeno je da merilo MI1.036 nije usagla usaglaeno. Merilo je identifikovano i izdvojeno iz procesa, ali nema dokaza o analizi validnosti prethodnih rezultata.

slika 8. Primer obrasca za izvetaj o neusaglaenosti

- ( 2) ( (www.rsedp2serbia.eu)

21

Ovaj zapis se pravi u toku samog audita na licu mesta i treba da bude saet. Obrazac za izvetaj o neusaglaenosti se obino sastoji od 3 dela. Prvi deo (slika 8) je rezervisan za opis utvrene neusaglaenosti. Drugi deo se koristi za definisanje mere za otklanjanje uzroka neusaglaenosti, a trei za verifikaciju efekata preduzetih mera. Niko nije srean kad uoite greku ili neusaglaenost. Pri proveri ljudi se ponekad i nesvesno igraju skrivalica. To znai sve ine da sakriju neusaglaenosti. Samo mali broj ljudi je svestan da je svako otkrivanje neusaglaenosti ansa da se eliminisanjem njenog uzroka sprei da se ona javi ponovo. To znai manje reklamacija, manje trokova.... To treba objasniti prilikom internih provera. Svi moraju shvatiti da ne jurite grenike, ve greke. Kod nedovoljno iskusnih auditora esto se javljaju problemi pri utvrivanju neusaglaenosti i oni se mogu svstati u sledee grupe: a. b. c. d. e. f. Neusaglaenost definisana, a zahtev u standardu ili zakonskim propisima ne postoji. Netano povezivanje sa zahtevom standarda Pogreno rangiranje neusaglaenosti (velika / mala) Nalaz se definie kao neusaglaenost. Nepreciznost pri definisanju neusaglaenosti Konstatacija da nema neusaglaenosti esto je to skoro neverovatno

Evo nekoliko osnovnih saveta kada su u pitanju neusaglaenosti: Neusaglaenosti postaju mnogo oiglednije kada se uporedi ono to je napisano u dokumentaciji sa onim to se deava u praksi. Ako ste uoili potencijalnu neusaglaenost zabeleite sve relevantne injenice i dokaze kako biste kasnije imali materijal za dogovor sa voom tima i lanovima tima da li se mora otvoriti protokol za KM ili ne. Ako niste zadovoljni odgovorima, nastavite istraivanje dok ne doete do objektivnih dokaza da li neusaglaenost postoji ili ne, ali vodite rauna da vreme tee. Imate odgovornost da efikasno upravljate vremenom - ne dozvolite da vam kradu vreme ni sagovornici, ni vai lanovi tima. Nikada ne otvarajte protokol za korektivnu meru dok ste na polovini puta u istraivanju; dobar izvetaj zahteva vreme i paljivo sabiranje svig dokaza. Kada popunjavate zapis o neusaglaenosti (protokol), pokuajte u meri koliko je to mogue da koristite izraze iz standarda. To e pomoi da vasi sagovornici bolje shvate ta je zahtev standarda i ta moraju da urade da bi se prilagodili zahtevima. Ne zaboravite svrha provere je da se utvrde OBJEKTIVNI DOKAZI.

Meutim, objektivni dokazi i nalazi nisu sve. Kroz komunikaciju sa svojim kolegama tokom interne provere, auditori dolaze do korisnih informacija koje mogu pomoi da se : Bolje identifikuju procesi bitni za performanse preduzea Identifikuju budui faktori uspeha Ukae na skrivene kvalitete i prednosti u odnosu na konkurenciju Upute saradnici na nove menadment tehnike i praksu Detaljnije objasne zahtevi formulisani u standardu Ukae na merljivost sistema, procesa i proizvoda, itd.

Pored utvrivanja neusaglaenosti, veoma vaan zadatak auditora je da tokom audita iznae mogunosti za poboljanje.

22


6.4

Zavrni sastanak

Pre zavrnog sastanka, tim za audit se okuplja da razmotri nalaze audita, utvrdi zajednike stavove o nalazima i donese zakljuke audita. Voa tima odreuje lanovima tima zaduenja za zavrni sastanak. Na zavrnom sastanku voa tima iznosi injenice o toku audita i saradnji sa sagovornicima (audit partnerima). Zatim naglaava pozitivne nalaze i snage auditirane celine / procesa. Nakon toga objanjava utvrene neusaglaenosti i mogunosti za poboljanje. Po istom principu ostali lanovi tima iznose svoje nalaze. Po potrebi, auditiranima se detaljno objanjava u emu je odstupanje, kako bi definisali i sproveli adekvatne korektivne mere.

6.5

Izvetavanje i naknadne aktivnosti

Po zavretku audita, voa tima je odgovoran da to pre dostavi izvetaj sa audita rukovodiocu HACCP tima. Izvetaj sa audita sadri: osnovne podatke o auditu (datum odravanja, lanove audit tima, podruje i cilj audita,...), opis toka audita i opti utisak o funkcionisanju HACCP sistema u auditiranoj celini / procesu, zakljuak o auditu sa pozivom na izvetaje o neusaglaenostima i potencijale za poboljanje. Kao prilog izvetaju, voa audit tima dostavlja Rukovodiocu HACCP tima izvetaje o neusaglaenostima, popunjenu ek-listu i plan audita (koji moe biti korigovan na licu mesta). Rukovodilac HACCP tima arhivira dobijene zapise, a izvetaje o neusaglaenostima dostavlja rukovodiocima auditiranih celina / vlasnicima auditiranih procesa sa zahtevom da definiu korektivne mere za utvrene neusaglaenosti. Rukovodilac HACCP tima organizuje proveru efektivnosti realizovanih korektivnih mera. Nekada je mogue jednostavno organizovati vanredni audit, odmah po realizaciji mere, ali je nekada potrebno vreme da bi se ocenio stvarni efekat. Najbolje je da u oceni efekata uestvuje isti tim auditora, koji je utvrdio neusaglaenost.

7.

KOMUNIKACIJA TOKOM INTERNIH PROVERA

Vetina komuniciranja je stara koliko i oveanstvo. Mnogi ljudi, u raznim situacijama iz svakodnevnog ivota, nisu sposobni da uspostave dobru komunikaciju. O vetini komuniciranja na poslu, u porodici i drugim mestima i situacijama napisano je veliki broj knjiga. Uprkos toga svedoci smo netolerancije, sukoba, loih rei ak i u razgovoru koji se odvija izmeu veoma bliskih osoba. Interna provera svakog sistema menadmenta je specifian proces u kome je vetina komuniciranja izuzetno znaajna. Sama re provera izaziva u nama asocijacije na kolu, ispitivanje, inspekciju, policiju i sl. Nije stoga udo, to se esto auditor (proverava) doivljava od strane njegovih sagovornika (audit partnera) kao uljez koji je doao na tuu teritoriju da prekontrolie ta oni to rade i da po svaku cenu pronae greke i stavi primedbe, kako bi o tome informisao rukovodstvo, to moe rezultirati u kazni ili ak gubitku radnog mesta. Ljudi koji nisu sigurni u svoje znanje i sposobnosti bivaju posebno frustrirani. Interna provera je nesumnjivo delikatna situacija, ak mnogo delikatnija od eksternih provera, jer moe u ekstremnim situacijama dovesti i do ozbiljnog pogoranja meuljudskih odnosa i sukoba unutar organizacije. Da ne bi to toga dolo, osnovni uslov je da auditori budu dobro obueni i odabrani meu zaposlenima prema kriterijumi koji se u velikoj meri odnose i na njihove line osobine.


23

7.1

Kako rasporediti vreme pri auditu?

Preporueni model raspodele ukupnog vremena za audit je: 45% vremena za PRIPREMU, 45% vremena za REALIZACIJU i 10% vremena za IZVETAVANJE

Pri auditu na licu mesta, vreme treba raspodeliti prema sledeem modelu: postavljati pitanja 20%, sluati sagovornika 50%, prouavati dokumenta i zapise 20% i voditi zapise 10%.

7.2

Kako postavljati pitanja ?

Svaka provera se u principu moe obaviti na jedan od dva naina: Propitivanjem ljudi i kopanjem po dokumentaciji tragajui za neusaglaenostima ili Smirenom proverom da li postoji usaglaenost sa planiranim reenjima za realizovanje proizvoda, sa zahtevima standarda, zakona i dokumentacije sistema menadmenta koji se auditira i da li je ovaj sistem efektivno primenjen i odravan, a sve to na utiv i profesionalni nain sa tenjom da se organizaciji pomogne da ostvari poboljanja svog sistema menadmenta . Ovaj drugi nain je nesumnjivo jedini pravi nain na koji dobar auditor obavlja svoj posao. Osnovno pravilo dobre komunikacije pri auditu je - nikada ne dozvoliti da se sagovornik oseti kao da je ispitivan u policijskoj stanici ili sudnici. Da bi se ovaj cilj postigao, auditor mora da ovlada vetinom pravilnog postavljanja pitanja. Pravila se mogu nauiti, ali se ova vetina stie dugogodinjom praksom. Evo nekih osnovnih pravila: 1. Zainteresujte sagovornika iskrenou i ljubaznou ve na uvodnom sastanku - to znai stei poverenje kako bi konverzacija nesmetano tekla i kako bi se postiglo razumevanje; Nemojte davati savete, ve informacije koje sagovornici nemaju, a mogu im biti od koristi; Sluajte na nain koji svakim vaim gestom i izrazom lica ukazuje da pridajete znaaj onome to va sagovornik izlae. Tako ete saznati mnogo vie. Ljudi vole da budu uvaavani dok govore. Obratite panju na emocije sagovornika; zainteresovani ste za one to vam govori, ali i za ono to ne eli da vam kae. Postavljajte kratka i razumljiva pitanja. Ne postavljajte pitanja kao Zar ne mislite da bi trebalo da uradite to i to?. Umesto toga moete rei ta mislite o tome i tome? Trudite se da ne postavljate tzv. zatvorena pitanja pitanja na koja su jedini mogui odgovori da ili ne. Vaa pitanja treba da nateraju sagovornika da misli i da objanjava.

2. 3.

4. 5. 6. 7.

24


8.

Pitanja treba da budu otvorena , to znai da poinju sledeim reima: TA ? KAKO ? GDE ? KADA ? IME ? KO ? ZATO ? Razumevanje Metoda Mesto Vreme, uestalost Oprema, merni ureaj Odgovornost, ovlaenja Razlog

Uz svako pitanje moete dodati rejo ili ako napr. ta jo, ta ako. Posle pitanja obino sledi reenica Pokaite mi, molim vas. 9. Ne upotrebljavajte tzv, veliko JA, kojim se sagovorniku namee odluka o korektivnim merama, to nije posao auditora. Napr. Da sam na vaem (tvom) mestu , ja bih........ ili kada sam ja radio u . ....., reavali smo to na sledei nain......

10 Ne zatvarajte razgovor, izbegavajte takozvane poslednje rei - to su neke pogreno izabrane konstatacije koje mogu dovesti svaki dalji razgovor u orsokak. Evo, nekih koje umeju da stvori dugo zapamenu barijeru za uspenu komunikaciju: To to ste upravo rekli, nije tako ....... ili jo gore Da ste uradili to kao Petrovi....... Imajte stalno u vidu da vi proveravate usaglaenost sa standardom, a ne poredite ljude! 11. Ne izdajte naloge, kao napr. Ono to treba da uradite je sledee...... Rekao sam vam ve ........ Umesto toga, upotrebite sledee izraze: Dobro, meutim......... ili Da, ali ......... 12. Pomozite sagovorniku da iskae svoje stavove bez sugerisanja odgovora. Izbegnite kritine komentare ili davanje saveta. Klimajte glavom da biste ohrabrili sagovornika da slobodno pria nemojte biti nestrpljivi da postavite sledee pitanje. 13. Sluajte paljivo va posao je da ocenjujete, a ne da diskutujete. Kada doete u proveru, sa sobom ne nosite samo standard, poslovnik i procedure, ve i svoje znanje, iskustvo, line planove, interesovanja, ivotne stavove i navike, oseanja, probleme.... Preko puta vas se nalaze sagoronici koji u sebi nose slian paket, ali su njihovi problemi skoro sigurno razliiti od vaih, a moda i njihova interesovanja, iskustvo, planovi. Ne zaboravite, vi razgovarate sa izvriocima odreenih aktivnosti, sa rukovodiocima ili vlasnicima procesa, ali pre svega sa ljudskim biima. Dobra komunikacija pri internom auditu nesumnjivo motivie zaposlene da unaprede kvalitet posla koji obavljaju i doprinosi jaanju procesa poboljanja u celokupnoj organizaciji.


25

8. Audit preko tree straneAudit od tree strane sprovode certifikaciona tela, koja su akreditovana (ovlaena) od strane akreditacionih tela. Postupak audita od certifikacionog tela je u principu isti kao i kod internog audita. Na slici 9. su prikazane glavne aktivnosti u postupku audita od tree strane. Nakon stupanja u kontakt sa klijentom koji eli audit od tree strane, certifikaciono telo kroz informativni razgovor saznaje osnovne podatke o veliini organizacije, proizvodima, procesima, lokacijama, glavnim kupcima, isporuiocima. Ovo je neophoodno radi planiranja audita. Zatim, klijent dostavlja certifikacionom telu dokumentaciju sistema upravljanja na pregled. Voa tima za audit pregleda dokumentaciju i dostavlja izvetaj klijentu sa eventualnim zahtevima za otklanjanje utvrenih neusaglaenosti. Sledea faza predaudit nije obavezna. Ona se preporuuje radi utvrivanja spremnosti sistema upravljanja za certifikacioni audit.

Inform ativni razgo vor P regled dok um entac ije P redaudit C ertifik ac ioni audit Izda vanje c ertifik ata N adzor R ec ertifikacija

Slika 9. Postupak audita od tree strane

Certifikacioni audit se izvodi na isti nain kao i interni audit, samo se zavrava odlukom o izdavanju certifikata. U sluaju da se tokom audita utvrde odstupanja NEUSAGLAENOSTI, mogua su sledea reenja: 1. otklanjanje neusaglaenosti u toku procesa audita i donoenje odluke o izdavanju certifikata, 2. davanje roka za otklanjanje neusaglaenosti i organizovanje naknadnog audit radi verifikacije efekata korektivnih mera (nije ukljuen kompletan sistem upravljanja, ve se fokusira samo na slaba mesta u sistemu), nakon ega se donosi odluka ili 3. prekida se audit i nakon prijave klijenta da je otklonio neusaglaenosti organizuje se potpuno novi sveobuhvatni audit sistema upravljanja.

Na osnovu pozitivnog rezultata, certifikaciono telo izdaje certifikat sa rokom vanosti od 3 godine. Tokom ovog perioda, svake godine se organizuje nadzorni audit, a svake tree recertifikacioni audit. Sistem upravljanja mora biti kompletno auditiran u periodu od 3 godine (ali na jednom nadzornom auditu ne moraju biti obuhvaeni svi zahtevi). Recertifikacioni audit kompletno pokriva sistem upravljanja i rezultira produavnjem certifikata za naredni period od 3 godine

26


prirucnik interni-auditor klaster-sireva v2007

Documents