příručka k portálu dlouhodobých prohlášení dodavatelů · požadavek můžete právoplatně...

Příručka release version 2.7 / listopad 2014 strana 1 z 37

GTC

Příručka

k portálu dlouhodobých prohlášení dodavatelů

pro zákazníky


Obsah

Obsah ____________________________________________________________________ 2

1 Technické předpoklady ___________________________________________________ 4

2 Kmenová data __________________________________________________________ 4

2.1 Obecné informace o správě dat _____________________________________________ 4

2.1.1 Náhled seznamu ________________________________________________________________ 5

2.1.2 Detailní náhled _________________________________________________________________ 5

2.2 Import _________________________________________________________________ 5

2.2.1 Formát importovaných dat ________________________________________________________ 5

2.2.2 Obecné informace o importním modulu _____________________________________________ 6

2.2.3 Import zboží ____________________________________________________________________ 8

2.2.4 Import adres ___________________________________________________________________ 9

2.2.5 Import propojení mezi zbožím a adresami (KontaktníData) _____________________________ 10

2.3 Export dat _____________________________________________________________ 10

3 Správa prohlášení dodavatelů ____________________________________________ 11

3.1 Přehled prohlášení dodavatelů _____________________________________________ 11

3.2 Vyžádání prohlášení dodavatele____________________________________________ 12

3.3 Upomínka při nedodaném prohlášení dodavatele _____________________________ 12

3.4 Splnění požadavku na prohlášení dodavatele _________________________________ 12

3.4.1 Export do Excelu a import z Excelu _________________________________________________ 13

3.5 Filtr pro vyhledávání _____________________________________________________ 13

3.5.1 Vyhledávání v přehledu prohlášení dodavatelů: ______________________________________ 13

3.5.2 Vyhledávání v kmenovém seznamu adres: ___________________________________________ 16

3.5.3 Vyhledávání v kmenovém seznamu zboží: ___________________________________________ 18

3.5.4 Hledání v požadavcích ___________________________________________________________ 19

3.6 Vlastní potvrzení prohlášení dodavatele _____________________________________ 20

4 Korespondenční modul __________________________________________________ 28

5 Možnosti _____________________________________________________________ 30

5.1 Profil firmy _____________________________________________________________ 30

5.2 Nastavení ______________________________________________________________ 30

5.2.1 Nastavení SMTP ________________________________________________________________ 30


5.2.2 Potvrzovací e-mail ______________________________________________________________ 31

5.2.3 Změna hesla __________________________________________________________________ 32

6 Řešení chyb ___________________________________________________________ 33

6.1 Obecné řešení chyb ______________________________________________________ 33

6.2 Známé chyby ___________________________________________________________ 33

6.2.1 Pokud se místo masky loginu objeví červený kříž _____________________________________ 33

6.2.2 Pokud se opakovaně objevuje hlášení „nelze se spojit se serverem“ ______________________ 34


1 Technické předpoklady

Global Trade Center (GTC) firmy Zollcon je modulární internetová aplikace postavená na

bázi Java. Dosažitelná je na stránkách firmywww.zollcon.de pomocí tlačítka „Global Trade

Center“ → Login GTC.

Pokud chcete portál používat, musíte mít k dispozici:

internetový prohlížeč schopný pracovat se softwarem Java (Internet Explorer,

FireFox, Chrome, Opera atd.)

nainstalovaný Java-Runtime, verze 7 update 17 a výše

Aktuální verzi programu Java můžete zdarma stáhnout na stránkách

http://www.java.com/de/.

Na těchto stránkách rovněž zjistíte, kterou verzi máte v počítači nainstalovánu.

váš počítač musí povolovat podepsané applety Java

váš firewall musí umožnit výstupní provoz přes Port 80 do domény zollcon.de. Takto

to běžně funguje, pokud můžete surfovat na externích stránkách bez omezení přístupu.

pokud používáte proxy server, musí umět správně spravovat spojení http vytvořené

appletem Java.

Pokud by u vás portál hned nefungoval, požádejte prosím, aby vaše IT oddělení ověřilo

splnění výše uvedených podmínek.

2 Kmenová data

2.1 Obecné informace o správě dat

Data jsou na portálu GTC uspořádána většinou do hierarchických seznamů. Každý záznam v

takovém seznamu „obsahuje“ jednu nebo několik detailních datových vět, v případě seznamu

prohlášení dodavatelů by tedy byly detailními datovými větami jednotlivé položky prohlášení

dodavatele. Jak záznamy v „hlavním seznamu“, tak detailní datové věty lze zobrazit v náhledu

seznamu a v detailním náhledu.

http://www.zollcon.de/

http://www.java.com/de/


2.1.1 Náhled seznamu

slouží k získání přehledu a umožňuje označit a zpracovat několik datových vět najednou.

Umožňuje získat přehled o nejdůležitějších polích vašich datových vět. Pomocí klávesy Ctrl

resp. Shift můžete provádět výběr několika položek resp. oblastí a pak je např. vymazat. Data

můžete rovněž pomocí kláves Ctrl+C kopírovat do mezipaměti a pak je např. znovu vložit do

Excelu pomocí Ctrl+V. Vrácení dat z Excelu zpět do systému GTC je ovšem možné pouze

prostřednictvím importního modulu (viz níže).

2.1.2 Detailní náhled

slouží ke kompletnímu zobrazení datové věty. V detailním náhledu je k dispozici i kontextová

nápověda a nápověda při vkládání. Pokud je kurzor v zadávacím poli a stisknete klávesu F1,

otevře se nápověda k příslušnému poli. Nápověda není k dispozici u polí, jako je např.

„Komentář“. Pole, jejichž popis končí hvězdičkou *, obsahují nápovědu při vkládání. Tuto

nápovědu umožňující snadné vyplnění takového pole otevřete klávesou F4, např. můžete v

poli Číslo zboží využít platná celní tarifní čísla ze souboru Sova uloženého v programu.

2.2 Import

2.2.1 Formát importovaných dat

Data, která mají být importována do portálu GTC, musejí být k dispozici v souboru CSV.

Soubor CSV je textový soubor, v němž jeden řádek představuje jednu datovou větu.

Jednotlivá pole takové datové věty jsou oddělena středníkem. První řádek slouží jako

nadpisový řádek a neimportuje se. Takový soubor můžete snadno exportovat z Excelu nebo

přímo z většiny systémů výpočetní techniky.

Váš soubor pro zboží může například vypadat takto:


Poté soubor uložíte pomocí položky nabídky „Uložit jako“ (Speichern unter) a zvolíte cílový

formát „CSV (odděleno dělicími znaky)“ (CSV Trennzeichen getrennt).

Vygenerovaný textový soubor vypadá například takto:

Detailní informace o vyžadovaných povinných polích najdete v odstavci o příslušném druhu

importu.

2.2.2 Obecné informace o importním modulu

Modul DPD (modul dlouhodobých prohlášení dodavatelů) umožňuje vyžádání dlouhodobého

prohlášení dodavatele. Potřebné údaje do adres a o zboží se do portálu nahrávají jako první.

Následně se separátně importují propojení mezi zbožím a dodávajícími dodavateli. Provádějí


se tedy celkem 3 importy. Podle toho, jakým způsobem máte připravený importovaný soubor,

budete potřebovat 2 nebo 3 soubory. Údaje o adresách bývají zpravidla uloženy v separátním

souboru.

Údaje o zboží byste měli mít k dispozici v samostatném souboru CSV. Pokud v tomto

souboru artikel.csv existuje sloupec s čísly dodavatelů, od nichž je toto zboží odebíráno,

můžete tento soubor artikel.csv rovněž použít pro import propojení. Budete tedy tento soubor

importovat dvakrát – jednou jako zboží a jednou jako propojení.

Do importního modulu se dostanete přes nabídku moduly PD Data→Import dat

V importním modulu vyberte nejprve ze systému souborů váš soubor a poté přiřaďte příslušný

typ importu. Z druhů importu vyberte Zboží, stiskněte následně „Převzít“ (Übernehmen), aby

se v dolní části obrazovky zobrazil příslušný mapping (= přiřazení pole) pro tento typ

importu.

Nezapomínejte, prosím, že lze importovat pouze taková propojení, jejichž

zboží a adresy jsou už v systému importovány. Pokud by nějaké zboží či

nějaká adresa s číslem, které má vytvořit propojení, nebyly v systému, bude

toto propojení vynecháno a importováno další propojení.


Potřebné přiřazení polí lze zjednodušit, pokud budou jako nadpisy v prvním řádku

importovaného souboru dodány exaktní názvy polí. Pokud tedy například přejmenujete pole

„Název zboží“ v prvním řádku importovaného souboru na „Popis“ (Beschreibung), bude pole

správně identifikováno a není nutné ho manuálně přiřazovat. Pole Celní tarifní číslo byste

tedy měli například přejmenovat na „Číslo zboží“ (Warennummer).

Po přiřazení polí stiskněte dole vpravo jedno ze dvou tlačítek „Importovat“.

Každý importovaný typ dat má takzvaný klíč. Tento klíč záznam jednoznačně identifikuje,

například jako číslo zboží.

Když stisknete levé tlačítko pro import, může dojít k přepsání záznamů s týmž klíčem, které

jsou již v systému uloženy. Pravé tlačítko tyto záznamy vynechá.

Jakmile je import dokončen, objeví se buď potvrzení o úspěšném importu, nebo chybový

soubor s názvem ve formátu <VášStarýImportovanýSoubor> (Chyba Datum).csv.

2.2.3 Import zboží

Při importu zboží se povinně uvádějí následující pole:

číslo zboží

Další nepovinná pole jsou


popis

vlastní hmotnost*

zvláštní měrná jednotka*

číslo zboží

země původu

preference

cena*

tolerance*

výrobní číslo dílů

*Pro modul PD není relevantní

2.2.4 Import adres

Při přiřazování polí musíte navíc uvést typ adresy. Zvolte dodavatele, pokud na těchto

adresách budete požadovat dlouhodobé prohlášení dodavatele, nebo zvolte zákazník, pokud

sami chcete vystavovat dlouhodobá prohlášení dodavatele pro tyto adresy.

Při importu adres se povinně uvádějí následující pole:

adresní číslo

e-mail

Další nepovinná pole jsou:

název firmy

ulice

země

PSČ

obec

kontaktní osoba

telefonní číslo

faxové číslo

vojen. pol.:


pol. dual use:

ECCN:

komentář

ident. č. pro DPH*

číslo DPH*

*Pro modul PD není relevantní

2.2.5 Import propojení mezi zbožím a adresami (KontaktníData)

Při importu propojení mezi zbožím a adresami (KontaktníData) se povinně uvádějí tato pole:

zákazník/mandant ČZboží

dodavatel AdresníČ

Další nepovinná pole jsou

dodavatel ČZboží

dodavatel Popis zboží

2.3 Export dat

Své zboží, adresy nebo pravomocně vystavené preference zboží můžete ze systému kdykoli

exportovat jako textový soubor csv pomocí položky nabídky Data Export dat. Jednoduše

vyberte místo a název tohoto exportovaného souboru a poté požadovaný druh exportu.


3 Správa prohlášení dodavatelů

3.1 Přehled prohlášení dodavatelů

V přehledu prohlášení dodavatelů uvidíte vaše aktuální požadavky a stav jejich zpracování.

Stav zpracování má následující hodnoty:

Hodnota Význam

10 Požadavek byl vygenerován, ale dodavatel dosud nebyl úspěšně osloven.

11 Požadavek byl vygenerován a dodavatel osloven prostřednictvím

korespondenčního modulu.

20 Dodavatel již požadavek viděl, ale zatím ho nezpracoval.

30 Prohlášení dodavatele zatím není kompletně vyplněno. Vyplněná část je

kompletně chybná.

31 Prohlášení dodavatele zatím není kompletně vyplněno. Vyplněná část je částečně

chybná.

32 Prohlášení dodavatele zatím není kompletně vyplněno. Vyplněná část je bez

chyb.

33 Požadavek je sice kompletně vyplněn, ovšem ve všech položkách jsou chyby.

34 Požadavek je sice kompletně vyplněn, ovšem v některé položce jsou chyby.

35 Požadavek je kompletně a bez chyb vyplněn, ale zatím nebyl odevzdán.

39 Požadavek obsahuje zbylé pozice rozděleného prohlášení dodavatele, jejichž

odevzdání dodavatel odmítl.

40 Prohlášení dodavatele bylo právoplatně podáno, ovšem nebyly vystaveny

všechny položky původního požadavku. Některé položky byly vynechány a

přesunuty do „Zbytkového prohlášení dodavatele“ stejného dodavatele se

statusem 11.

41 Prohlášení dodavatele bylo právoplatně vystaveno se všemi položkami, které

byly uvedeny v požadavku.

42 Prohlášení dodavatele jste sami potvrdili.

Dvojitým kliknutím na PD se zobrazí požadované resp. vystavené položky. Na tomto místě

lze vystavená PD rovněž vytisknout nebo vytisknout požadavky pro odeslání poštou.


3.2 Vyžádání prohlášení dodavatele

Vyžádání prohlášení dodavatele lze provést manuálně nebo automaticky. V obou případech

musíte nejprve zvolit textový prvek a období, za které budete PD vyžadovat. U automatického

požadavku systém sám vyhledá všechna propojení, u nichž v systému v uvedeném roce ještě

nejsou zaneseny požadavky a vystavena PD, vygeneruje pro ně příslušné požadavky na PD a

zašle dopisy.

U manuálního vyžádání je proces stejný, pouze si vy sami vyberete ze seznamu vašich

dodavatelů jednoho či více dodavatelů, pro něž bude následně vygenerován požadavek.

Aby bylo možné vystavit žádost o dlouhodobé prohlášení dodavatele, musíte mít kompletně

vyplněný profil firmy, viz Kmenová data → Profil firmy.

3.3 Upomínka při nedodaném prohlášení dodavatele

Při vystavování upomínky se vás systém zeptá, který textový prvek a které vybrané období

má být pro upomínku použito. U automatických upomínek portál napíše upomínku všem

dodavatelům, pro něž v systému dosud není dodáno vyžádané prohlášení dodavatele, které

bylo vyžádáno před tolika dny, které jste stanovili jako vybrané období. Při manuálním

upomínání portál předem zobrazí seznam těchto dodavatelů a vy si sami můžete z tohoto

seznamu vybrat jednoho nebo několik dodavatelů, kterým necháte napsat upomínku.

3.4 Splnění požadavku na prohlášení dodavatele

Požadavek můžete právoplatně splnit jak ze seznamu požadavků, tak ze seznamu zboží.

Systém pak u DPD ověří jeho systémovou správnost a eventuálně se objeví chybová zpráva,

v níž budou uvedeny nesprávně vyplněné položky.

V tomto případě musíte odpovědět na dotaz, zda chcete odevzdání přerušit a DPD znovu

zpracovat nebo chcete DPD rozdělit a v separátním DPD odevzdat pouze správně vyplněné

položky. Chybné položky přitom zůstanou v původním požadavku jako zbytkové množství a

lze je odevzdat později.

Před odevzdáním pak ještě musíte vyplnit pozici odevzdávající osoby v podniku.


3.4.1 Export do Excelu a import z Excelu

Pokud chcete položky zpracovávat raději v Excelu nebo již údaje máte v Excelu, označte

všechny řádky s položkami pomocí Ctrl+A, zkopírujte je pomocí Ctrl+C do mezipaměti a

vložte je pomocí Ctrl+V znovu do Excelu.

Jakmile máte v Excelu požadované zboží společně se sloupci, importujte soubor způsobem,

jak je uvedeno v kapitole o importu.

Importovaná data nyní můžete vložit do požadavku na PD použitím funkce „Doplnit“

(Ergänzen). Funkce „Doplnit“ použije ze všech požadovaných položek hodnotu pole „Číslo

zboží dodavatel“, pokud je vyplněno, jinak pole „Číslo zboží zákazník“. Hodnotu uvedenou v

tomto poli pak vyhledává jako číslo zboží v importovaném zboží. Pokud takové zboží najde,

vyplní k položce údaje o původu, preferencích, celní tarifní číslo, „kumulovaný“ a

„kumulovaný s“, pokud byly v kmeni zboží importovány a v dialogové poli „Doplnit“

(Ergänzen) jste tato pole označili k doplnění.

3.5 Filtr pro vyhledávání

3.5.1 Vyhledávání v přehledu prohlášení dodavatelů:

V přehledu prohlášení dodavatelů existuje možnost filtrovat podle různých kritérií pomocí

tlačítka „Filtr vyhledávání“.

Místo, které má být obsazeno, ve filtru pro vyhledávání vyznačíte značkou procent %. Touto

značkou lze nahradit libovolný řetězec znaků, a rozšířit tak výsledek vyhledávání, např. při

zadání „T%“ se zobrazí všechny záznamy, které začínají „T“.

Poté se otevře následující okno:


Pokud chcete vyhledávat podle data resp. časového období, máte možnost zapsat datum do

políčka „Datum faktury“ (Rechnungsdatum). Použijte prosím následující formát: RRRR-

MM DD (např. 2014-08-21).

Pokud chcete vymezit určité časové období, můžete tak učinit pomocí výběru „od“ – „do“.

Datum lze zadat přímo nebo pomocí vloženého kalendáře.

Vyhledávejte prosím pouze podle určitého data faktury nebo pomocí vyhledávání „od“ –

„do“. Použít obě možnosti současně nelze.


V poli „Status“ lze vyhledávat přímo podle různého statusu (oddělujte prosím čárkou) nebo

výběrem přes rolovací nabídku „od“ – „do“.


Dále máte možnost otevřít pomocí klávesy „F4“ okno s nápovědou, v němž lze vybírat z

nejrůznějších statusů. Vybranou položku zkopírujte tlačítkem „Připojit“.

V polích „Adresní číslo“ a „Název firmy“ lze vyhledávat buď přímo jedno nebo více

adresních čísel resp. názvů firmy. Při několikačetné selekci prosím výrazy oddělujte čárkou.

Pokud byste je neznali, resp. pokud by měl výběr probíhat přes jiné součásti adresy (např.

obec, země atd.), můžete klávesou „F4“ otevřít okno s nápovědou, v níž jsou k dispozici další

možnosti vyhledávání.

3.5.2 Vyhledávání v kmenovém seznamu adres:

Dál existuje možnost přes nabídku „Data – Adresy-kmenový seznam – Dodavatelé“

vyhledávat podle jednotlivých dodavatelů.


3.5.3 Vyhledávání v kmenovém seznamu zboží:

Je rovněž možné vyhledávat pod „Data – Zboží-kmenový seznam“ podle různého zboží.

V poli „Země původu“ je možné pomocí „F4“ zobrazit následující okno s nápovědou. Tady

můžete vyhledávat buď podle ISO-kódu nebo podle dané země.


V poli „Číslo zboží“ je možné pomocí „F4“ zobrazit následující okno s nápovědou. Tady

můžete vyhledávat buď podle čísla zboží, zvláštní měrné jednotky nebo popisu.

3.5.4 Hledání v požadavcích

V případě manuálního zadání požadavku na dlouhodobé prohlášení dodavatele je možné

vyhledávat pomocí tlačítka „Filtr vyhledávání“ na základě níže uvedených kritérií.


3.6 Vlastní potvrzení prohlášení dodavatele

Pomocí tlačítka „Vlastní odevzdání“ můžete sami potvrdit vyžádaná potvrzení dodavatele a

zabránit tak, aby byla znovu vyžádána resp. zůstala v systému jako dosud „otevřené“

požadavky (např. pokud jste prohlášení dodavatele již dostali poštou).

Po stisknutí tlačítka „Vlastní odevzdání“ se otevře následující okno:


Pokud musíte vyplnit jen několik málo položek, můžete je vyplnit jednoduše a rychle

v jednotlivých náhledech. Dvojitým kliknutím otevřete první položku a objeví se maska

s jednotlivými deklarovanými artikly. Tady zadáte původ, preference a celní tarifní číslo –

využijte nápovědu (F1) a pomůcku při vyplňování (F4)!

Za určitých okolností bude mít mnoho vyžádaných položek – pokud ne dokonce všechny –

stejný původ, stejné celní tarifní číslo nebo stejnou celní preferenci.

V takovém případě vyplňte JEDNU položku, jak je uvedeno výše, přepněte pak na náhled

seznamu a klikněte pravým tlačítkem myši na právě vyplněnou položku. Vyberte

„Kopírovat“. Nyní vyberte jeden nebo několik řádků, které mají stejné hodnoty.


Ještě jednou klikněte na jeden zvolený řádek pravým tlačítkem myši a zvolte „Připojit“.

V dialogovém poli, které se nyní otevře, vyberte ještě pole, která mají být převzata ze zdroje.

Po zvolení polí, která mají být zkopírována ze zdroje, klikněte na „Připojit“.

Po potvrzení pomocí „OK“ je kopírování dokončeno.


Aby mohla být položka právoplatně odevzdána, musejí být vyplněna minimálně pole Původ a

a Preference.

Preference resp. preferenční zóny lze do roku 2014 deklarovat takto:

zónu 'A' lze uvést, pokud bylo zboží vyrobeno ve smyslu pravidel pro původ v Evropské unii.

Zóna 'A' platí pro všechny státy dohody takto:

APS CAF CAM ÜLG AL BA CH CL CO DZ EG ESA FO IS IL JO KR LB LI MA MAR

MD ME MK MX NO PE PS TR TN WPS XC XK XL XS(RS) ZA

Zóna 'M' pro kumulaci v EURO MED:

CE CH EG FO IL IS JO LI MA NO TN TR

V případě kumulace uvedením preference 'M' je nutné uvádět země s platným kódem ISO-

Alpha-2, s nimiž se kumulovalo.

Zóna 'C' zakóduje údaj: bez preferenčního oprávnění

Jako zemi původu lze uvádět vždy pouze platný kód země ISO-Alpha-2. Pokud v případě

preferencí Evropské unie není země původu známa, lze uvést také CE místo Communauté

Européenne (Evropské společenství). Doplňkově můžete u položek uvést také číslo a popis,

pomocí nichž můžete zboží identifikovat.

Nakonec zapište – pokud znáte – celní tarifní číslo.

Zápis můžete provádět v náhledu jednotlivých položek.

Od roku 2015 lze preference resp. preferenční zóny deklarovat takto: Zóna zemí „CE“ se již

od roku 2015 nesmí uvádět jako země původu (s výjimkou zóny „M“).

Zónu 'A' lze uvést, pokud bylo zboží vyrobeno ve smyslu pravidel pro původ v Evropské

unii.

Od uvádění Sýrie (SY) se upouští, protože při zjišťování preferencí se větší měrou uplatňuje

pravidlo tolerance a dohoda se Sýrií toto nepřipouští. Od uvádění San Marina (SM) se rovněž

POKUD CELNÍ TARIFNÍ ČÍSLO NEZNÁTE, ZAPIŠTE PROSÍM

„11111111“ PRO „BEZ ÚDAJE“!!!


upouští.

Zóna 'A' platí pro všechny státy dohody takto:

AD AL APS BA CAF CAM CH CL CO DZ EG GE ESA FO IL IS JO KR LB LI MA

MAR MD ME MK MX NO PE PS TN TR UA ÜLG WPS XC XK XL XS(RS) ZA

Zóna 'B' platí pro tytéž země jako zóna A, ovšem pouze se vzájemnými dohodami o

preferencích. Jedná se o:

AL BA CAF CAM CH CL CO DZ EG GE ESA FO IL IS JO KR LB LI MA MD ME

MK MX NO PE PS TN WPS XC XL XS(RS) ZA

Zóna 'K' platí výhradně pro Korejskou republiku (Jižní Korea):

KR

Zóna'M' pro kumulaci v EURO MED:

CE CH EG FO IL IS JO LI MA NO TN TR

V případě kumulace uvedením preference 'M' je nutné uvádět země s platným kódem ISO-

Alpha-2, s nimiž se kumulovalo.

Zóna 'C' zakóduje údaj:

bez preferenčního oprávnění

Jako zemi původu lze uvádět vždy pouze platný kód země ISO-Alpha-2.

Pokud v případě preference Evropské unie/Evropského společenství není země původu

jednoznačná, je třeba uvést zemi, kterou uvádí hlavní dodavatel zboží, pokud má své

sídlo v Evropské unii/Evropském společenství.

Tyto údaje uložte pomocí tlačítka "Uložit" (Speichern).

Tlačítkem „Odevzdat“ potvrdíte všechny uvedené položky.

V okně „Vstup“ je nutné zapsat komentář, resp. lze v tomto okně proces přerušit.


Pokud při vlastním potvrzování nejsou vyplněna všechna pole, objeví se následující chybové

hlášení:

Toto okno zavřete pomocí „Zavřít“.

Teď máte možnost potvrdit prohlášení dodavatele, přestože v něm ev. chybí údaje, resp.

můžete proces přerušit a chybějící údaje dopsat.


Při odevzdávání prohlášení dodavatele se otevře okno s potvrzením, že bylo prohlášení

dodavatele úspěšně odevzdáno.

Poté se změní status na „42“ – Odevzdáno: Vlastní odevzdání a v poli pro komentář se objeví

hlášení „Odevzdáno mandantem“.

Při vytištění sebou samým potvrzeného prohlášení dodavatele se na potvrzení vytiskne

vodoznak „Odevzdáno mandantem“, aby bylo možné prokázat, že potvrzení v systému

neprovedl dodavatel.


Kromě toho existuje možnost vlastního potvrzení pouze jednotlivého zboží.

V tomto případě přejděte na „Vlastní odevzdání“ a označte pouze to zboží, které chcete sami

potvrdit.


Poté se objeví hlášení (pokud DPD nebylo kompletně vyplněno), zda chcete prohlášení

opravdu odevzdat a zda ho chcete rozdělit.

Poté se objeví dotaz, zda má být neodevzdané zboží nadále k dispozici pro pozdější

zpracování.

Pokud byste ho chtěli nechat k dalšímu zpracování, potvrďte „ANO“.

Stisknete-li „NE“, budou požadavky zavřeny a nebude je už možné zpracovat resp. potvrdit.

4 Korespondenční modul

Korespondenční modul umožňuje psát pomocí funkce hromadných dopisů e-maily na vámi

vedené adresy.

V korespondenčním modulu se tvoří takzvané textové prvky, které jsou pak rozesílány ve

funkci upomínek, prvního vyžádání nebo jiných textů.

Přes Korespondence -> Textové prvky si můžete prohlédnout předinstalované textové prvky,

změnit je a ev. navrhnout nové textové prvky. Každý textový prvek má svou kategorii.

Kategorie Význam

A Textový prvek lze vybírat při žádosti o DPD

M Textový prvek lze vybírat při upomínce DPD

K Textový prvek lze vybírat pouze při psaní dopisů na adresy

pomocí korespondenčního modulu

Proces prvního nahrání editoru textových prvků trvá momentálně ještě velmi dlouho (cca 2-6

minut).


Z vámi vedených textových prvků pak budete moct vybírat při žádání o DPD a při psaní

žádostí resp. podle kategorie při zasílání upomínek. Abyste mohli posílat texty nevztahující se

k DPD, vyberte v nabídce Korespondence položku „Korespondence“ a poté vyberte ze

seznamu jednu nebo několik kontaktních adres, zvolte textový prvek a klikněte na „Odeslat“.

Jak v bloku textu, tak v předmětu textového prvku můžete použít vyhrazená místa, která

budou při zaslání na určitou adresu obsazena příslušným textem. U vyhrazených míst dbejte

na psaní velkých a malých písmen!

Příklad:

Vážený #APName#

nezapomeňte prosím, že DPD firmy #APFirma# musí být vyplněno

do #AktuellesDatum#+03.

S přátelským pozdravem

#Absendername#

V rámci textového prvku můžete používat následující vyhrazená místa, která pak budou při

odeslání odpovídajícím způsobem obsazena (zadávají se s # !!):

Vyhrazené místo Význam

#Absendername# Jméno kontaktní osoby, které je uvedeno ve

vašem firemním profilu

#Absenderfirma# Název vaší firmy, který je uveden ve vašem

firemním profilu

#APNummer# Adresní číslo oslovovaného kontaktu

(většinou číslo dodavatele)

#APName# Jméno kontaktní osoby oslovovaného

kontaktu, pokud je importováno.

#APLogin# Login oslovované firmy do portálu GTC.

#APPasswort# Heslo oslovované firmy do portálu GTC.

#APPLZ# PSČ oslovované firmy

#APOrt# Obec oslovované firmy

#APFirma# Název oslovované firmy

#AktuellesDatum#+XX Aktuální datum plus XX dnů


5 Možnosti

5.1 Profil firmy

Pokud došlo k nějakým změnám, můžete v položce nabídky „Možnosti – Profil firmy“

v Opravě kdykoli měnit svůj firemní profil, který je nutné vyplnit při prvním přihlášení.

5.2 Nastavení

5.2.1 Nastavení SMTP

Pokud by mělo být s e-maily s požadavkem resp. upomínkou u vašich dodavatelů naloženo

jako se spamem, existuje možnost v položce nabídky „Možnosti“ – „Nastavení – SMTP

Nastavení“ provést nastavení SMTP tak, aby se zabránilo zařazení e-mailů do spamů.

Pokud na tomto místě žádné nastavení neprovedete, budou e-maily dál rozesílány přes

portál GTC.


Pokud zaškrtnete položku „Odeslat e-maily z vlastního serveru“, budou e-maily odeslány

z vlastního e-mailového serveru.

V takovém případě je nutné vyplnit pole „SMTP-Server-Jméno nebo IP-adresa“, „SMTP-

Jméno uživatele“ a „SMTP-Heslo“. V poli „Zabezpečený přenos SMTP“ (Gesicherte SMTP-

Übertragung) vyberete, zda má být přenos zabezpečen. V tomto případě jsou k dispozici

protokoly TLS (Transport Layer Security) a SSL (Secure Sockets Layer). Z důvodu ochrany

dat se doporučuje používat zabezpečený přenos.

Nastavení lze kdykoli změnit přes „Oprava“ resp. smazat tlačítkem „Smazat“. Tlačítko

„Testování“ umožňuje otestovat vaše nastavení, abyste zjistili, zda je v pořádku.

Upozornění:

Pro požadovaný způsob přenosu se automaticky nastaví standardní port (např. 465 pro SSL).

Pokud by váš mailový server používal jiné porty, obraťte se prosím na firmu Zollsap.

Obraťte se prosím na vaše oddělení IT, pokud potřebujete zjistit vaše nastavení.

5.2.2 Potvrzovací e-mail

V položce „Možnosti – Nastavení – Potvrzení e-mailu“ se otevře následující okno:


Tady máte možnost volby, zda chcete automaticky dostávat potvrzovací e-mail, když

dodavatel odevzdá DPD.

Můžete tu také zvolit, zda má dodavatel po odevzdání DPD dostat „poděkování“, že odevzdal

DPD. V takovém případě klikněte na „Zadat část textu“. Poté se otevře editor textových

prvků. Tady můžete zapsat příslušný text, který se po odevzdání DPD objeví v potvrzovacím

okně dodavatele.

Text lze kdykoli změnit, resp. smazat tlačítkem „Smazat“.

5.2.3 Změna hesla

V položce nabídky „Možnosti – Změnit heslo“ máte možnost změnit aktuální heslo.

Nejprve zadejte aktuální heslo, poté zapište nové heslo, potvrďte ho a změnu hesla dokončete

tlačítkem „Změnit“.


Poté dostanete potvrzení, že bylo vaše heslo změněno.

6 Řešení chyb

6.1 Obecné řešení chyb

Pokud dojde k chybě v programu, program zpravidla podá hlášení o chybě. Současně je popis

chyby zkopírován do mezipaměti systému. Pokud potřebujete technickou podporu, napište e-

mail [email protected] a popis chyb vložte pomocí Ctrl+V do textu e-mailu.

6.2 Známé chyby

6.2.1 Pokud se místo masky loginu objeví červený kříž

nemáte

nainstalovaný software Java

dostatečně aktuální verzi softwaru Java. Je zapotřebí minimálně verze 1.7.0.

váš prohlížeč je nastaven tak, že nemůžete stahovat podepsané applety.

mailto:[email protected]


V prvních dvou případech navštivte stránky http://www.java.com a držte se pokynů

k instalaci, které jsou zde uvedeny.

Ve třetím případě se prosím obraťte na vaše IT-oddělení.

6.2.2 Pokud se opakovaně objevuje hlášení „nelze se spojit se

serverem“

může to mít jednu z následujících příčin:

právě probíhá údržba serveru Zollcon

nemáte připojení na internet

máte připojení na internet, ale váš lokální softwarový nebo hardwarový firewall vám

připojení na server Zollcon neumožňuje. Pokud ve firmě používat proxy server, musí

být nakonfigurován tak, aby umožňoval komunikaci podepsaných appletů směrem

ven.

Pokud se program při větším objemu zpracovávaných dat nebo při tisku zhroutí, je příčinou –

pokud chcete exportovat příliš mnoho dat nebo chcete vytisknout mnoho velmi rozsáhlých

prohlášení dodavatelů – fyzická paměť, kterou máte na vašem počítači vyhrazenou pro práci

programů Java. Postupujte prosím takto:

Smažte Java Cache:

Abyste tak mohli učinit, otevřete v ovládacích panelech systému konzolu „Java“:

http://www.java.com/


Objeví se následující okno:

V něm najeďte na Nastavení a v dalším okně pod „Smazat soubor“ smažte Java Cache.

Odstraňte rovněž zatržení v položce „Zachovat dočasné soubory v počítači“, pokud máte tuto

funkci nastavenou.


Fyzickou paměť můžete zvýšit takto:

Prvním krokem, abyste změnili velikost paměti Java, která je k dispozici pro GTC, je otevření

konzoly Java. (Ve Windows ji otevřete přes Ovládací panely – Java Plug-in.)

Pak klikněte na kartu „Java“, poté na tlačítko „View“ nebo„Náhled“ v části „Java Applet

Runtime Settings“. Poté zadejte ve sloupci Java Runtime Parameters do řádku vámi

používané verze Java 1.7.x následující údaj:

-Xms128m –Xmx1024m (tzn. že z paměti Java bude pro GTC k dispozici až 1024 megabytů)


Podle toho, kolik dat máte a kolik paměti má počítač, na kterém pracujete, byste měli použít

hodnotu od Xmx256m do Xmx1024m.

příručka k portálu dlouhodobých prohlášení dodavatelů · požadavek můžete právoplatně...

Documents