SENIOR FINAL TRANS‐ SMS 2.0     PAGE 1 OF 5    TIMS/TSM 5/31/2012 

Printing the Official Transcript for Seniors‐ End of Year 

1. Set all seniors that are not graduating as retained a. Edit the Profile 

b. Change the Retained indictor from NO to yes 

c. Up the NY GRAD Year by 1   (eg 2012 to 2013) 

d. Click SAVE 

2. Set all seniors that are graduating to YES graduated and input the Grad 

date*** a. Edit the Profile 

b. Change the Graduated indicator from NO to YES 

c. Input the Official Graduation Date 

d. Make sure the NY GRAD YEAR matches the Grad Year.   

e. Click SAVE 

*** You can request that TIMS mass update the Graduation Indicator and the Graduation Date.  

Be sure Step #1 has been completed before you make the request. 

3. Office/Grading/Setup/Utilities/MASS AUDIT

 

SENIOR FINAL TRANS‐ SMS 2.0     PAGE 2 OF 5    TIMS/TSM 5/31/2012 

a. Create a new template or Edit an existing one

 b. Click the RANGES button and set the ranges to  

ACTIVE – 12‐12  

 c. SAVE. 

d. Check the box to Print Students on Report‐ if you would like to review the information.  

This is an option. 

e. Click SAVE and RUN 

   

SENIOR FINAL TRANS‐ SMS 2.0     PAGE 3 OF 5    TIMS/TSM 5/31/2012 

4. GPA CALC—OFFICE/GRADING/SETUP/UTILITIES 

 a. Select the last term—It should be highlighted already. 

b. Run 

5. PRINTING THE TRANSCRIPTS‐‐

OFFICE/GRADING/TRANSCRIPTS/REPORTS/TRANSCRIPTS a. Select your template 

b. Edit to make sure all the settings are correct 

c. Click the Ranges button. ‐‐‐  Set the grade level to 12‐12 and ACTIVE Status. NOTE:  IF 

you have any early grads that are inactive, you will need to run them individually. 

  

d. Click SAVE 

SENIOR FINAL TRANS‐ SMS 2.0     PAGE 4 OF 5    TIMS/TSM 5/31/2012 

e. Set the GPA Method and Rank Method to 1 

f. Check the boxes for: 

a. Class Rank 

b. GPA 

c. Grad Program Type 

d. TAAS/TAKS‐‐‐ In the future we will include the EOC 

e. SSN 

f. Digital Signature 

g. Grade Level 

g. Service ID’s 

a. Scroll through this list to be sure that all possible MIDDLE SCHOOL courses that 

award HS credit are listed.  If not, 

b. Click the ADD button  

c. Type the Service ID in the look up box.  Select the appropriate course by 

checking the box.  Click SAVE 

h. Grading Period should be 16‐ Term 6 

a. If there is any possibility that a grade has changed since you ran the GPA calc, 

you can check the box to Run GPA each time the report is run. 

i. CLICK THE SORT BY BUTTON.  Set the sort order as you would like. 

 j. Click BACK. 

 

 

SENIOR FINAL TRANS‐ SMS 2.0     PAGE 5 OF 5    TIMS/TSM 5/31/2012 

 

  

k. If you input any freeform comments, check the box and type in the information.  This 

will print on all the transcripts.     

l. SAVE and PRINT