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Primeros pasos con Excel

PRIMEROS PASOS CON EXCEL 2010

Introducción

Excel es el gestor de hojas de cálculo de la familia Office 2010. Su propósito es utilizar los

números para hacer cálculos rápidamente mediante el uso de operaciones aritméticas

sencillas o fórmulas matemáticas complejas.

Crear un libro de Excel

Al iniciar Excel, el programa abre un libro en blanco con el nombre genérico de “Libro 1”. Así te

permite introducir información en la hoja de cálculo directamente o decidir crear un nuevo

archivo con la ayuda de una plantilla.

Una plantilla es un libro con un formato previo que alguien ha diseñado para un propósito

específico, como Agendas, Calendarios, Facturas, Informes…

En Excel contamos con distintas plantillas a las que puedes acceder siguiendo alguno de estos

métodos:

Libro en blanco: haz doble clic sobre el icono del libro en blanco.

Plantillas recientes: haz doble clic en el nombre de plantilla que aparece en el cuadro de

dialogo.

Mis plantillas: desde aquí puedes utilizar una plantilla que hayas creado anteriormente o

descargado de Microsoft.

Nuevo a partir de existente: siempre se puede usar otro libro como punto de partida. Haz

doble clic en “Nuevo a partir de existente” y en el cuadro de diálogo selecciona el libro que

deseas usar como modelo y haz clic en el botón “Abrir”.

Plantillas de Office.com: desde aquí puedes abrir cualquier plantilla que aparece en el panel o

buscar una plantilla on-line. Escribe un término de búsqueda en el cuadro de búsqueda de

Microsoft y haz clic en “Iniciar búsqueda”. Cuando encuentres la que quieres usar haz doble

clic en ella para iniciar la descarga.



Conociendo Excel

Los botones de le ficha de inicio son muy similares a los de Word y nos permitirán, entre otras

funcionalidades, utilizar el portapapeles, efectuar cambios en el texto, añadir o quitar celdas,

etc. Todos los comandos de Excel que tienen que ver con el formato de texto y los números

son similares a los de Word.

Un archivo de Excel es un libro y cada libro consta de una o más hojas de cálculo. Una hoja de

cálculo es una tabla donde se introducen los datos y las etiquetas para identificarlos o

describirlos. Funciona como un extracto y está distribuida por columnas (A, B, C, etc.) y filas (1,

2, 3, etc.). Los rectángulos que se cruzan en las columnas y las filas son celdas y cada celda

puede contener un elemento constituido con datos, una fórmula para el cálculo o puede

dejarse en blanco.

De forma predeterminada cuando creamos un libro nuevo Excel añade varias pestañas que

aparecen enumeradas como Hoja 1, Hoja 2, y Hoja 3.

Cada celda tiene un nombre diferente y se nombran por su letra y su número, es decir, por la

columna y la fila.

El programa hace los cálculos por nosotros evitándonos tener que introducir cada uno de los

datos necesarios y recalculando automáticamente cada vez que se introducen cambios.

Después de introducir los datos, escribir las etiquetas y las fórmulas, se le puede dar un

formato atractivo a la hoja de cálculo para presentarla con un aspecto profesional. También

podemos generar gráficos:

1. Hacemos clic con el ratón en la pestaña “Insertar hoja de cálculo” (Mayúscula+ F11).

Excel creará una nueva hoja de cálculo denominada “Hoja 1”.

2. Elegimos la ficha “insertar” y pulsamos sobre el botón de comando “Circular” del

grupo “Gráficos”.

Aparece el desplegable de gráficos, seleccionamos el que queramos utilizar haciendo clic en él.

En este momento Excel crea un espacio que se denomina “Área de gráfico” y en la cinta de

opciones aparecen las tareas para diseñar que se denominan “Herramientas de gráfico”

estando seleccionada la pestaña de diseño.

Filas, columnas y direcciones de celdas

Cada celda tiene una dirección única, cuyo nombre proviene de la letra dela columna y del

número de la fila. Así, la primera celda constituida con la primera columna y la primera fila es

A1, la segunda celda constituida con la segunda columna de la primera fila es la B1, y así

sucesivamente.

Es necesario introducir la dirección de las celdas para indicar a Excel lo que debe calcular. Si

hacemos clic en la celda y miramos en la barra de fórmula, veremos lo que hay introducido en

ella. Al lado izquierdo dela barra de fórmula se muestra la dirección de la celda activa en el

“cuadro de nombres”.



Introducción de datos en una hoja de cálculo

Lo que se puede escribir en una celda de hoja de cálculo se engloba en una de las siguientes

cuatro categorías:

Texto.

Valor (numérico, fecha o hora).

Valor lógico (Verdadero o falso).

Formula que devuelve un valor numérico, lógico o de texto.

Independientemente del tipo de datos que se está introduciendo, los pasos básicos son los

mismos:

1. Haz un clic en la celda donde deseas insertar los datos. Tal como se muestra en la

imagen, aparecerá un cuadrado alrededor de la celda para indicarnos que es la celda

activa y que justamente coincide con el lugar dónde hicimos clic.

2. Escribe los datos en la celda, también puedes escribir en la barra de fórmulas.

3. Para validar los datos basta con pulsar la tecla” Intro” del teclado.

Si cambias de opinión respecto a la entrada de datos, haz clic en el símbolo “Cancelar” o pulsa

“Esc” en el teclado.

Introducir texto en las celdas

A veces una entrada de texto es demasiado larga y no caber en la celda. La forma en la que

actúa Excel con una entrada de texto larga dependerá de los datos que están en la celda

contigua, así:

A. Si la celda situada a la derecha está vacía, Excel permitirá que el texto invada la celda

siguiente.

B. Si la celda a la derecha contiene datos, la entrada se mostrará cortada.

Sin embargo, el texto introducido en la celda está completo y no se pierde ningún dato, el

único problema es que no se puede mostrar en la pantalla, aunque si entramos en la celda,

veremos todos los datos en la barra de fórmulas, donde se muestra el contenido de la celda en

su totalidad.

Para solucionar este problema podemos ensanchar la columna, reducir la entrada de texto o

ajustar el contenido de la celda.

Para ajustar el texto, selecciona las celdas que hay que reajustar, sitúate en la ficha “Inicio” y

haz clic en el botón de comando “Ajustar texto” que encontrarás en el grupo “Alineación”.



Introducir valores numéricos

Cuando un número es demasiado grande y no cabe en una celda, Excel muestra el signo de

almohadilla (#) en lugar de un número, o muestra el número en notación científica (E).

Excel convierte las fracciones en números decimales después de introducir una fracción, como

se puede ver en la barra de fórmulas. Por ejemplo, 1? 2 se muestra como 0.5 en la barra de

fórmulas.

Para introducir una fracción en una celda y poder ver el número como tal fracción, teclea 0 o

un número Intro, un espacio en blanco y la fracción. Por ejemplo, para introducir 1?2, escribe

un 0, pulsa la barra espaciadora y escribe ½.

Para introducir rápidamente números decimales puedes hacer lo siguiente: indicarle a Excel

que realice automáticamente este trabajo para ello haz un clic en el botón de “Archivo”,

selecciona “Opciones de Excel”, haz un clic en la categoría “Avanzadas” en el cuadro de diálogo

“Opciones de Excel” pulsa en la opción “Insertar automáticamente un punto decimal” y en el

cuadro de texto indica las posiciones decimales. Así en vez de tener que escribir 10,54 bastará

con que introduzcas 1054 y Excel colocará el separador decimal automáticamente.

Introducir valores de fecha y hora

Estos valores deben introducirse de manera que Excel los reconozca como valores de fecha y

hora y no como texto.

Se pueden introducir valores de fecha en una celda en casi cualquier formato:

d/m/yy 13/7/64

d-m-yyyy 13-7-1964

d-mm-yy 13-Jul-64

Para introducir fechas es conveniente tener en cuenta las siguientes directrices básicas:

Formato de fecha: puedes aplicar un formato a las fechas seleccionando las celdas y utilizando

una de estas técnicas.

En el grupo “Número de la ficha Inicio”, abre la lista desplegable “Formato” y elige la

fecha corta (d/m/aaaa) o fecha larga (día de la semana, mes, año).

En el grupo “Número de la ficha Inicio”, abre la lista desplegable “Formato” y haz un

clic en la opción “Más formatos de número” (bajo el desplegable), entonces se abrirá

el cuadro de diálogo “Formato de celdas” Elige la categoría de fecha y, a continuación,

elige un formato de fecha.

Fecha actual: pulsa Ctrl+; y a continuación Intro.



Fecha del año actual: si no se especifica el año Excel aceptará que se trata del año

actual. Así si la fecha que deseamos insertar es del año en curso podemos ganar

tiempo evitándonos teclear el año, ya que el programa lo introducirá

automáticamente.

Fecha en la barra de fórmulas: independientemente del formato que se utilice para las

fechas, éstas se muestran en la barra de fórmulas en el formato que Excel prefiere

para las fechas: dd/mm/aaaa. Sin embargo, en las celdas se mostrará el formato de

fecha que hayamos elegido.

Años de dos dígitos en los siglos XX y XXI: los dígitos de 30 a 99 pertenecen al siglo XX

(1930-1999), pero lo dígitos del 00 al 29 pertenecen al siglo XXI (2000-2029). Por

ejemplo: 31/01/10 se refiere al 31 de enero de 2010, y no al 31 de enero de 1910. Para

introducir una fecha en 1929 o anterior, debemos escribir cuatro dígitos para describir

el año.

Fechas en fórmulas: para introducir una fecha directamente en una formula escribe la

fecha entre comillas. Asegúrate de que en la celda dónde se introduce la fórmula se ha

dado el formato de número, no el de fecha.

Introducir valores de hora

Excel reconoce los valores de hora que se introducen de la siguiente forma:

h: mm AM/PM 9:30 AM

h: mm: ss AM/PM 9: 30: 45 PM

Debemos tener en cuenta:

Usar el separador de hora (los dos puntos), separando horas, minutos y segundos.

Formatos de hora: para cambiar el formato de hora de AM/PM h: mm: ss, selecciona

las celdas a las que hay que dar formato, pulsa sobre la ficha “Inicio” y elige la hora en

la lista desplegable “Formato de número” del grupo “Número” en la ficha “Inicio”.

AM o PM designaciones de hora: a menos que se introduzca AM o PM con la hora,

Excel asume que está operando en horario militar. Por ejemplo, 3:30 es considerado

3:30 a.m., 15:30 se considera 3:30 p.m. no introducir las letras a.m. o p.m. supone no

describir si es mañana o tarde, por lo tanto deberemos teclear la hora en el formato

básico de dos dígitos.

Hora actual: pulsa Ctrl + Mayus+: (dos puntos) y pulsa Intro.

Fechas en la barra de fórmula: en la barra de fórmulas las fechas se muestran en este

formato: segundos, seguido de las letras AM o PM. Sin embargo, en las celdas se

mostrará en formato de hora que hayamos elegido.



La combinación de valores de fecha y hora:

Se pueden combinar los valores de fecha y hora escribiendo la fecha, un espacio en blanco y la

hora:

31/01/10 2:15 am

31-01 2:1545 pm

Introducción rápida de datos. Listas y series con Autorrelleno

Los datos que representan una misma categoría o serie, como son los nombres de los meses,

los días de la semana, los números consecutivos o las fechas, pueden introducirse rápidamente

con el comando “Autorrelleno”.

Proceso de Autorrelleno:

1. Haz un clic en la celda que consideres como la primera de la serie.

2. Introduce el primer número, texto, fecha o elemento de la lista en la serie.

3. Mueve el cursor a la celda siguiente e introduce el segundo número, texto…

4. Selecciona las celdas que contienen los datos introducidos arrastrando el puntero del

ratón sobre ellas y observa que aparece el marcador de Autorrelleno en la parte

inferior de la selección.

5. Selecciona el marcador de Autorrelleno con el ratón y arrastra la serie hasta la

ubicación que desees.

El controlador de Autorrelleno es el pequeño cuadrado negro en la esquina inferior derecha

de la celda.

Mueve el puntero del ratón cuidadosamente sobre la esquina inferior derecha de la celda y

cuando veas el puntero del ratón cambiar a una cruz negra, haz clic en el cuadro y empieza a

arrastrar. Mientras arrastra, los datos de la serie aparecen en un cuadro emergente.

Después de introducir los datos de la serie aparece el botón “Opciones de Autorrelleno”, haz

un clic en la lista desplegable y selecciona una opción si deseas copiar celdas o rellenar con y

sin formato.

Crear una lista de Autorrelleno propia

Sigue estos pasos para especificar los artículos que componen una lista para que después

puedas utilizarla arrastrando el controlador de relleno automático.

1. Haz un clic en la ficha “Archivo” y selecciona “Opciones” para abrir el cuadro de

diálogo “Opciones de Excel”.

2. Selecciona la categoría “Avanzadas” y localiza hacia abajo el grupo “General”.

3. Haz clic en el botón “Modificar listas personalizadas”.

4. En el cuadro “Entradas de lista”, introduce los elemento de la lista y añade una coma

(,) después de cada elemento.



5. Haz clic en “Aceptar” para cerrar el cuadro de diálogo “Listas personalizadas” y vuelve

a hacer clic en “Aceptar” para cerrar el cuadro de diálogo “Opciones de Excel”.

Dar formato a números y valores de fecha y hora

En Excel podemos tomar diferentes alternativas cuando queremos darle formato a un valor:

General: sin formato específico.

Moneda y contabilidad: asigna el formato numérico con separador de miles y

separador decimal y además añade el símbolo de la moneda predeterminada del

sistema.

Fecha corta: asigna dos dígitos para el día, dos dígitos para el mes y cuatro para el

año, separados por una barra.

Fecha larga: asigna el nombre del día, dos dígitos para el día, el nombre del mes y

cuatro dígitos para el año, separados por comas.

Hora: asigna dos dígitos para la hora, dos dígitos para los minutos y dos dígitos para

los segundos separados por dos puntos.

Porcentaje: coloca un signo porcentual después del número y convierte al número en

un porcentaje.

Fracción: coloca comas en el número y lo muestra como fracción.

Científica: asigna el valor E al número como si de un exponencial se tratara.

Texto: muestra el valor alineado a la izquierda.

Aumentar decimal: aumenta el número de posiciones decimales.

Disminuir decimal: disminuye en una el número de posiciones decimales.

Formatos condicionales

Un formato condicional es una utilidad que se aplica para mostrar un aspecto diferente

cuando los datos cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, para llamar la atención a un

número mayor de 10 o para resaltar los números negativos, podemos indicar a Excel que

muestre esos números automáticamente con un color o un fondo distinto.

Selecciona las celdas que consideres para dar formato condicional y sigue estos pasos:

1. En el grupo “Estilos” de la ficha “Inicio”, haz un clic en el botón de comando “Formato

condicional”.

2. En la lista desplegable, elige “Resaltar reglas de celdas” o “Reglas superiores e

inferiores”.



Aparecerá un submenú con las opciones dependiendo de la opción elegida:

Resaltar reglas de celdas: resaltan los datos si los valores coinciden con un intervalo numérico

o un rango de fechas es mayor o menor que un valor específico.

Reglas superiores e inferiores: resaltan los datos si se encuentran dentro de un rango de

porcentaje respecto a todas las celdas que se han seleccionado.

3. Elige una opción del submenú.

4. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, establece la regla para marcar los datos.

5. En la lista desplegable “Con”, elige cómo deseas formatear los datos.

6. Haz clic en “Aceptar”.

Establecer reglas de validación de datos

Una regla de validación de datos es una directriz que establecemos para indicar al usuario el

tipo de datos que se pueden introducir en una celda.

En la siguiente tabla se describen las distintas categorías que podemos usar como en las reglas

de validación de datos.

REGLA VALORES QUE SE PUEDEN INTRODUCIR Cualquier valor Permite todo, es la configuración por defecto.

Número Entero Selecciona un operador en la lista desplegable “Datos” y establece los valores para describir el rango de números que se pueden introducir.

Decimal Igual que el caso anterior pero permitiendo el uso del separador decimal.

Lista Introduciremos elementos de una lista en celdas de una hoja de cálculo, ya sea en la que estamos trabajando o en otra que exista. Vuelve a abrir el cuadro de diálogo de validación de datos, haz clic en el cotón de selección de rango y selecciona las celdas que contienen los elementos de la lista. Estos elementos aparecerán en una lista desplegable de cada celda de la hoja de cálculo.

Fecha Selecciona un operador en la lista desplegable” Datos” para describir el intervalo de fechas y establece los valores para describir el rango de fechas que se pueden introducir.

Hora Selecciona un operador en la lista desplegable” Datos” y establece los valores para describir el rango de horas que se pueden introducir.

Longitud del Texto Selecciona un operador en la lista desplegable” Datos” y establece los valores para describir los caracteres que se pueden introducir.

Personalizada Un valor lógico (verdadero o falso). Introduce una fórmula que describa lo que constituya la entrada de datos para que sea verdadera o falsa.



Para establecer una regla de validación de datos:

1. Selecciona la celda o celdas donde quieras añadir una regla.

2. En el grupo “Herramientas de datos”, de la ficha “Datos”, haz clic en el botón

de comando “Validación de datos”.

3. En la ficha “Configuración”, selecciona en la lista la categoría de la regla que

quieres permitir.

4. Introduce los criterios para la regla.

5. Has un clic en la ficha “Mensaje de entrada” y escribe un título y un mensaje

que después se mostrará cuando nos situemos en la celda.

6. Haz clic en “Aceptar”.

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