primero lo primero
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1. SUS PRIORIDADES
2. VIVIENDO UNA VIDA EFECTIVA
EN CUADRANTE II
3. EL PROCESO DE SEIS PASOS
HÁBITO 3:
PONER PRIMERO
LO PRIMERO
Hábito 3:Poner Primero
Lo PrimeroEl Hábito de la Administración Personal
INDEPENDENCIA
INTERDEPENDENCIA
DEPENDENCIA
Hábito 1Ser Proactivo
Hábito 2Comenzar con elFin en la Mente
Hábito 3Poner Primero
Lo Primero
Buscar Primero Entender,Luego Ser Entendido
Hábito 5SinergizarHábito 6
Pensar Ganar - GanarHábito 4
VICTORIAPÚBLICA
VICTORIAPRIVADA
“Las cosas que importan más, nunca deben estar a merced de las cosas que importan menos”
--Goethe
PRINCIPIOS, PARADIGMAS YPROCESOS
Princ ipio Bás ico:La e fe c tivida d re quie re e quilibra r re la c ione simporta nte s , ro le s y a c tiv ida de s .
Paradigmas Clave:•“La s c os a s que im porta n m á s nunc a de be n a e s ta r a m e rc e d de la s que importa n m e nos ”•“Me jora ré m i B a la nc e P /CP de ntro de m i c írc ulo de in flue nc ia ”.•“Me c once ntra ré e n lo importa nte e n ve z de lo urg e nte ”•“Cum pliré m i m is ión a c tua ndo s obre la s m e ta s importa nte s e n m is ro le s c la ve ”
Proces o Clave:•E nfoc a rs e e n lo ve rda de ra m e nte importa nte y de c ir no a lo no im porta nte .•E nfoc a rs e e n la s a c tivida de s de l Cua dra nte II.•P la ne e s e ma na lm e nte e impla nte d ia ria m e nte ba s a do e n s u m is ión, ro le s , m e ta s y priorida de s .
“La clave no es dar prioridad a su programa, sino programar sus prioridades”
- Stephen R. Covey
1. SUS PRIORIDADES
¿Qué s on las cos as importantes ?
S on a que lla s que us te d, pe rs ona lm e nte , e nc ue ntra que va le má s la pe na h a c e r. Lo m ue ve n e n la e n la d ire c c ión c orre c ta . Le a yuda n a log ra r e l propós ito c e ntra do e n princ ipios e xpre s a do e n s u e nunc ia do de m is ión.
HOJA DE TRABAJO 3.1
2. VIVIENDO UNA VIDA EFECTIVA EN CUADRANTE IIToda s la s a c tivida de s pue de n c la s ific a rs e por importa nc ia y urg e nc ia .
IMPORTANCIAUna a c tivida d e s importa nte s i us te d la e nc ue ntra va lios a , s i c ontribuye c on s u m is ión, va lore s y m e ta s de a lta priorida d.
URGENCIAUna a c tivida d e s urg e nte s i us te d u otra s pe rs ona s s ie nte n que re quie re a te nc ión inm e dia ta .
Cua ndo g ra fic a m os e s tos dos e le m e ntos y s us opue s tos , s urg e n 4 c ua dra nte s que de s c ribe n la s a c tivida de s e n la s que nos involuc ra m os . E s tos c ua dra nte s form a n la Ma triz de Adm inis tra c ión de l Tie m po.
E l m e jor us o de nue s tro tie m po s e e nfoc a e n los c ua dra nte s que e nfa tiz a n la im porta nc ia (Cua dra nte s I y II). Cons truir re la c ione s , p la ne a r y pre pa ra r s on a c tivida de s de CP e n Cua dra nte II.
MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPOURGENTE NO URGENTE
IMP
OR
TA
NT
EN
O IM
PO
RT
AN
TE
I II
III IV
•Crisis.•Problemas presionantes.•Proyectos, juntas y preparaciones contra reloj.
•Preparación.•Prevención.•Aclaración de valores.•Planeación•Creación de relaciones.•Re-creación verdadera.•Facultamiento.
•Interrupciones, algunas llamadas.•Reportes, alguna correspondencia.•Algunas juntas.•Muchos asuntos inmediatos presionantes.
•Trivia, trabajo minucioso.•Algunas llamadas.•Desperdiciadores de tiempo.•Actividades “escape”•Correspondencia irrelevante.
HOJAS DE TRABAJO 3.2 Y 3.3
“La gente efectiva tiene crisis y emergencia en el Cuadrante I que requieren su atención inmediata, pero el número es comparativamente pequeño. Mantienen P y CP en equilibrio enfocándose en lo importante, pero no en lo urgente, actividades del Cuadrante II”
- Stephen R. Covey
HOJA DE TRABAJO 3.4
ELIMINAR LAS ACTIVIDADES NO IMPORTANTESLos as untos no importantes (actividades en Cuadrante III y IV) cons umen tiempo y otros recurs os . La gente e fectiva identifica y e limina las actividades que no aportan al cumplimiento de s u mis ión. También s e hacen preguntas como las s iguientes cuando s e enfrentan con una actividad en Cuadrante I que s os pechan que podría es tar en Cuadrante III.
•¿Cuál es mi “s í” más profundo?
•¿Realmente tengo que hacer es to?
•¿Qué s ucedería s i no lo hago?
•¿Qué e fecto tendrá en mi Cuenta de Banco Emocional con es ta pers ona u organizac ión s i lo dejo o lo pos pongo?
3. EL PROCESO DE SEIS PASOS
El Hábito 3: Poner Primero Lo Primero implica un proces o de s e is pas os en Cuadrante II que le ayudará a actuar bas ado en la importancia. La importancia, en e l contexto de Poner Primero lo Primero , la define s u enunciado de mis ión y lo confirma s u cons ciencia. Los s e is pas os pueden us ars e en la planeación s emanal o tan a menudo como s e neces ite .
PASO 1: CONECTAR CON LA MISIÓN
Conectar con la mis ión es vincular s u mente y corazón a s u propós ito . Cuando us ted refle ja s u enunciado de mis ión, s urgen cos as que piens a y le preocupan. Su enunciado de mis ión puede actuar como un catalizador para lograr los propós itos que valen la pena.
Reflexionar s emanalmente con s u enunciado de mis ión lo pone en contacto con lo que us ted quiere s er, hacer y tener. Mientras que rec itar de memoria o leer s u enunciado de mis ión le ayudará a conectars e con s u mis ión, e l vers e a s í mis mo viviendo s u mis ión le ayudará a conectars e con s u propós ito y aún más .
Reflexión Semanal
Puede us ar una o todas las s iguientes preguntas para reflexionar s emanalmente s u enunciado de mis ión:•¿Que me dicen mi corazón y mi mente que haga para contribuir, des arrollar, proteger, pres ervar y apoyar?•¿Cómo puedo alinear mi mis ión con las acc iones de la s emana entrante?•¿Cuáles imágenes vis uales me motivan para cumplir las metas de es ta s emana?
PASO 2: REVISAR ROLES
Cuando organice s u vida por ro les , podrá ver c laramente e l equilibrio o des equilibrio entre e llos . En es as unidades más pequeñas , puede trabajar hacia vivir s u mis ión. Mientras revis a s us ro les a la luz de s u mis ión, podrá lograr más equilibrio y unidad en s u vida. Sus ro les repres entan res pons abilidades , re lac iones y áreas de contribución.
Reflexión Semanal
Hágas e las s iguientes preguntas durante la revis ión s emanal de s us ro les :•¿Hay algunos ro les con los que me s iento incomodo o preocupado?•¿Hay algunos ro les a los cuales les dedico demas iado o muy poco tiempo?•¿He o lvidado o negado cualquier re lac ión dentro de alguno de mis ro les ?•¿Hay cos as que valoro y que es toy hac iendo para las cuales no tengo un ro l? ¿Neces ito es tablecer un nuevo ro l?•¿Us é mis ro les para dar prioridad o poner énfas is en c iertas metas es ta s emana?•¿Ha cambiado o evolucionado alguno de mis ro les ?•¿Hay ro les futuros en los que podría trabajar gradualmente ahora?
PASO 3: IDENTIFICAR METAS
Dentro de cada ro l, e lija metas cada s emana que le ayudarán a lograr es as cos as que realmente s on importantes . Las metas s emanales no s on los c lás icos “qué hacer”, s ino que repres entan las actividades importantes de gran fuerza que:
•Contribuyen a la fe lic idad y al bienes tar a largo plazo .•Avanzan e l cumplimiento de s u mis ión.•Alientan la mejora y mentalidad de “hacer las cos as bien des de la primera vez”.•Cumplen las cuatro neces idades humanas (fís ica, s oc ial/emocional, mental y es piritual).•Crean una s o lución a largo plazo .•Engrandecen las re lac iones .
DIRECTRICES PARA FIJAR METAS
Para fijar una meta s emanal, pregúntes e: “¿Que es lo más importante que podría hacer en cada ro l es ta s emana que tendría e l impacto pos itivo más grande?”. Aunque puede identificar varias metas en cada ron, s e s ugiere que s e limite a una o dos de las metas o actividades más importantes . De hecho, no neces ita fijar metas s emanales para cada ro l. Puede haber ocas iones en que lo más atinado s ería s ugerir que s e enfoque en una meta c lave que requiera atenc ión es pecial.Exis ten muchos métodos buenos para fijar metas . Durante s u vida, probablemente ha encontrado algunos que le func ionan. La intenc ión de es te curs o es llevar la fijac ión de metas a un nuevo nivel conectando las metas a s us ro les y a s u mis ión.
Opciones de MetasLa tabla para fijar metas de la Hoja de Trabajo 3.5 pres enta varios tipos de metas , algunas de las cuales podrían s erle nuevas . Se ha anotado una variedad de ideas no convencionales para fijar metas .Para fijar una meta us ando la tabla:1. Se lecc ione un ro l y reg ís tre lo en e l es pac io en blanco en la parte s uperior.2. De la tabla, e lija una idea de meta que le intrigue o que nunca antes haya intentado. Encierre la en un c írculo .3. Fije una meta s emanal o de término más largo es pecíficamente enfocada a es e ro l y anóte la en la parte inferior. Es ta meta deberá conectar s u ro l y mis ión.4. S i cuenta con tiempo dis ponible , repita e l proces o para otro ro l.
HOJA DE TRABAJO 3.5
PASO 4: ORGANIZARSE SEMANALMENTE
La planeac ión diaria s ó lo le proporciona un panorama limitado de lo que es importante; lo lleva a un enfoque en Cuadrante I. Aunque la planeac ión mens ual le da un panorama más amplio de lo que es importante , demas iadas cos as cambian durante e l mes para lograr un plan e fectivo . Para ac larar s u pers pectiva y permitirs e una cantidad manejable de tiempo prar planear actividades de Cuadrante II, us e s u s es ión de planeac ión s emanal para organizar s u vida y manteners e enfocado en los as untos importantes .
Programe las “Piedras Grandes ”La auto cons ciencia y e l propós ito le ayudarán a determinar las actividades que repres entan s us propias “piedras grandes ”. Recuerde, és tas deben incluir actividades en Cuadrante II, tales como:•Preparac ión•Prevención•Aclaración de valores•Planeación•Formación de re lac iones•Recreación verdadera
Programe s us “piedras grandes ” para la s emana entrante . Determine s i s us compromis os previos s on todavía piedras grandes y programe de acuerdo a e llo .
PASO 5: ORGANIZARSE SEMANALMENTE
Las pers onas con integridad hacen y cumplen promes as y compromis os s ignificativos para e llos mis mos y para los demás que es tán en línea con s u enunciado de mis ión. Cada e lecc ión s abia afirma la pregunta, “¿Es ta e lecc ión me conduce hacia lo que realmente quiero?”.
Ejerc itar integridad es una e lecc ión de momento a momento . En cada momento e leg imos s i trabajaremos , o no , activamente hacia lo que queremos s e , hacer y tener.
“La filosofía de uno no se expresa mejor con palabras; se expresa con las elecciones que hacemos. En el largo plazo, damos forma a nuestras vidas y a nosotros mismos. El proceso nunca termina hasta que morimos. Y las elecciones que hacemos son finalmente nuestra responsabilidad”
- Eleanor Roosevelt
ALINEACIÓN CON LA MISIÓN
¿ Qué s e s ie nte cua ndo uno p ie rde de vis ta s u m is ión?•Infe lic ida d irrita nte .•Ins a tis fa c c ión.•F a lta de e s pa c io inte rior.
¿ Cóm o pue de uno pe rde r de v is ta s u m is ión?•P a nora m a no re a lis ta de l tie m po.•E s pe jo s oc ia l (pre s ión de c om pa ñe ros ).•E xpe c ta tiva s no re a lis ta s .•De s e quilibrio.•Mis ión/propós ito c onfus o (s us titu ir la m is ión de otra pe rs ona por la propia ).•De s e os de corto a lc a nc e (e l de s e o no c ontribuye a l c um plim ie nto de la m is ión).•E m e rg e nc ia s y c ris is .
PASO 6: EVALUARAl s entars e a planear s us actividades de la s iguiente s emana, mire hacia atrás y evalúe lo que func ionó bien y qué debió haber cambiado para ayudarle a cumplir s us metas . Evaluar cons is tentemente s u progres o puede ayudarle a aprender de lo que ha o no hecho . Si des ea tener éxito en s us ro les y cumplir s us metas afectivas , al final de cada s emana debe:1. Evaluar las Lecciones Aprendidas•¿El cumplimiento de es tas metas fue e l mejor us o de s u tiempo?•¿Cuáles metas no cumplidas debe pas ar para la s emana entrante?•¿Qué patrones de éxito y fracas o ve en fijar y alcanzar metas ?•¿Qué s e interpone en e l camino para cumplir s us metas ?•¿Es tá creando expectativas no realis tas ?
2. Revis ar s u Mis iónRevis e s u enunciado de mis ión y compare s us actividades de la s emana pas ada con lo que quiere s er, hacer y tener.
3. Aplicar los Res ultados de la Evaluac iónUna vez que ha revis ado la s emana pas ada para aprender lecc iones y para ver que tan bien funcionaron s us metas de acuerdo con s u mis ión, aplique lo que haya des cubierto . Fije una meta para cambiar s us res ultados . Anóte los en s u hoja de trabajo s emanal bajo e l ro l correcto . Seguir e l proces o de s e is pas os le ayudará a poner primero lo primero en s u vida.
CITAS
“Las cosas que más importan no deben estar nunca a merced de las que importan menos”
- Goethe
“Lo que es importante para otra persona debe ser tan importante para usted como la otra persona lo es para usted”
- Stephen R. Covey
“Usted no inventa su misión, la detecta”
- Victor Frankl
“En todos los campos del empeño humano, el 80 por ciento de los resultados fluye del 20 por ciento de las acciones”
- Pareto