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“UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO”
“SISTEMA DE GESTIÓN DE PLANILLAS EN LA OFICINA DE
CONSTANCIAS DRAP”
PRESENTADO POR:
DAVID VILCA ESCARCENA
KATTERIN DE ASTRID CORNEJO PUMA
PERCY QUISPE ÑACA
DOCENTE:
ING. EDGAR HOLGUIN HOLGUIN.
PUNO-PERÚ
2012
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Índice
1 INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 3
2 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA .................................................................... 4
3 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO ...................................................................... 5
4 OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PROYECTO ....................................................... 8
5 BENEFICIOS ...................................................................................................... 14
6 ANÁLISIS SITUACIONAL / DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACIÓN ............... 15
6.1 Los Antecedentes de la organización en estudio ......................................... 15
6.2 Misión ........................................................................................................... 15
6.3 Visión ........................................................................................................... 15
6.4 Organigrama DRAP ..................................................................................... 16
6.5 Funciones de las Áreas involucradas en el Proyecto ................................... 17
6.6 Matriz FODA ................................................................................................ 18
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1 INTRODUCCIÓN
La Dirección Regional Agraria Puno, es un Órgano Desconcentrado del
Ministerio de Agricultura, promueve las actividades productivas agrarias y
constituye la instancia principal de coordinación a nivel regional de las
actividades del Ministerio de Agricultura, sus proyectos y Organismos Públicos
Descentralizados, permite el desarrollo de la región utilizando la tecnología e
informática como una buena herramienta, es un área de gran importancia en el
ámbito agrario y productivo del país.
Desde hace mucho tiempo en las diferentes áreas de sector privado y público se
ha venido haciendo uso de la tecnología implementando herramientas
tecnológicas que le permitan facilitar los procesos y actividades. Sin duda alguna
la producción ha venido evolucionando, también podríamos decir que se ha visto
una mayor cobertura en los diferentes puntos en los cuales antes no era posible
llegar, gracias a esto se han venido implementado nuevas herramientas
tecnológicas que permiten administrar fácilmente las diferentes actividades que
hacen parte de una institución regional.
El área de producción tanto en empresas públicas y privadas suelen presentar
una gran necesidad de llevar su información de manera ordenada que les
permita obtener datos precisos, concisos y de forma rápida para la toma de
decisiones.
Tal y como es el caso del organismo interno de la DRA Puno, cada área requiere
como herramienta primordial un sistema que gestione la información que se
maneje con tal eficacia como la excelencia de su organización.
Teniendo claro que hoy en día la tecnología nos facilita los procesos,
haciéndonos las tareas mucho más fácil y en el menor tiempo posible, hemos
dado respuesta a esa gran necesidad planteada, implementado una herramienta
que le va a permitir sistematizar los procesos de gestión de planillas que se
llevan a cabo en el área de constancias, un área indispensable el cual brinda
una información básica y almacenamiento de la información trabajo y pago a los
empleados.
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2 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
Actualmente la Gestión en la oficina de Constancias y Certificaciones de la Dirección
Regional Agraria Puno se realiza de manera manual ya que carece de un sistema el
cual permita automatizar y optimizar dicho proceso, los procesos que llevan a cabo
dentro de la Gestión de Planillas son los siguientes:
Registrar Empleado.
Recibir Planillas.
Gestión de Empleados Nombrados.
Gestión de Empleados Contratados.
Realizar Entrega de Constancias.
Administrar y Recepcionar Informes.
Reportes.
Otros.
Los principales problemas que se dan en los procesos mencionados y sus mejoras a
seguir se muestran a continuación:
PROBLEMA OPORTUNIDAD DE MEJORA
Perdida de planillas por deterioro. Implementar un módulo en el sistema
de información para registrar las
planillas de pago, talones de pago.
Errores en la búsqueda de información
de planillas de pago.
Implementar en el sistema un módulo
donde automatice la búsqueda de
planillas de los empleados
Errores en las planillas de pago, que
incurre en pérdida de información en la
remuneración del empleado.
Implementar un módulo en el sistema
de información en donde se pueda
manejar de manera óptima las planillas
y tener una facilidad de búsqueda más
rápida y óptima.
Deficiencia y demora en la entrega de
constancias que requieren los
empleados.
Implementar un módulo en el sistema
de información en donde se realice el
control de constancias, para así se
pueda entregar en menor tiempo
posible.
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Deficiencia en la elaboración de los
reportes y/o informes.
Implementar un módulo en el sistema
de información que permita generar
reportes óptimos.
Deficiencia y demora para sacar
constancias e informes.
Implementar un módulo en el sistema
de información que permita generar los
datos necesarios de manera
automática y así ahorra tiempo.
Tabla 1 Principales problemas del sistema actual
3 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
La adecuada gestión de la información de planillas de los empleados en la Dirección
Regional Agraria de la Región Puno, es de vital importancia, debido a que:
El número de trabajadores es medianamente grande y difícil de gestionar y
las exigencias aumentan como también el manejar grandes cantidades de
información para ello se requiere de apoyo de tecnologías de Informacion.
Una atención más eficiente implica la satisfacción del empleado como de los
jefes de las áreas administrativas, lo cual se lograra con la implantación del
sistema.
Con la adecuada gestión de la información, se logra un gran avance
tecnológico, de manera que la DRAP mejora su imagen brindando un mejor
servicio.
Datos generales de la Toma de Decisión:
Fecha de detección: 23/09/12
Gerente del Proyecto: Vilca Escarcena David.
Problema a tratar:
Se tiene que implementar un sistema que mejore y
permita controlar el proceso de la gestión de
planillas. Esta nueva implementación debe estar
instalada en un lapso de 4 meses.
Objetivo de la
Decisión:
Implementar un nuevo sistema que permita
gestionar de manera más eficiente y optima, los
procesos de almacenamiento de planillas y emisión
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de constancias.
Líder de la decisión: Director de la Dirección Regional Agraria PUNO.
Justificación de
Asignación del Líder
de la Decisión:
Gestión de Planillas, Emisión de Constancias.
Fecha de Realización: 23/09/12
Tabla 2 Datos generales de la toma de decisión
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Personas Seleccionadas para la Toma de Decisiones
Nombre Puesto Responsabilidades Integrante
del
Proyecto
P1 Líder del
Proyecto
Definir y elaborar el plan de proyecto.
Planear, organizar, dirigir y controlar el
proyecto.
Realizar un seguimiento e informes del
progreso del proyecto, en términos de
calidad, costo y plazos de entrega.
Mantener actualizado el cronograma de
actividades del proyecto elaborar los
reportes de avance de los entregables.
Mantener comunicación formal con todo el
personal del proyecto.
Si
P2 Analista del
Sistema
Definir los requerimientos funcionales y no
funcionales.
Realizar el análisis de los procesos de la
empresa.
Realizar el diseño de la solución, y
asegurarse que el desarrollo del producto
se realice ajustándose a los planteamientos
indicados en el presente documento.
Si
P3 Analista de
Base de
Datos
Realizar el diseño lógico y físico de la base
de datos.
Afinar y configurar el servidor de base de
datos.
Verificar o ayudar a la verificación en la
integridad de datos.
Si
P4 Programador Participar en el diseño técnico del sistema.
Realizar el desarrollo de la solución según
los estándares propuestos.
Realizar la documentación técnica del
sistema.
Si
Tabla 3 Personas seleccionadas para la toma de decisión
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4 OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PROYECTO
4.1 Objetivo General
Implementar un sistema de información que mejore y permita automatizar los
procesos de gestión administrativa de la oficina de constancias y/o certificaciones de
la Dirección Regional Agraria Puno.
4.2 Objetivos Específicos
Crear un módulo para el Registro de Empleado.
Crear un módulo para el Registro de Planillas de Pago.
Crear un módulo para la entrega de constancias y/o informe.
Crear un módulo para la entrega de constancia de Fonavi.
Crear un módulo para realizar reportes.
Crear un módulo para administrar la información de los empleados.
Crear un módulo para registrar tramite de Constancias.
4.3 Alcance Del Proyecto
El presente proyecto busca mejorar el proceso gestión administrativa de la oficina de
constancias y/o certificaciones de la Dirección Regional Agraria Puno, a fin de que
esta lleve de manera correcta y optima y llevar un control adecuado de la
información. Con la implementación de este proyecto se espera contar con una
herramienta que permita el controlar y gestionar los procesos administrativos como
el control de planillas pagos, talonario de pagos , registro de constancias, recepción
de constancias; proporcionando los reportes necesarios para una correcta
administración.
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El presente proyecto busca implementar el desarrollo del sistema y se realizara
siguiendo el ciclo de vida de software llevándose a cabo las actividades de inicio,
elaboración, construcción y transmisión modelado será realizado con la herramienta
IBM “Rational Rose Enterprise Edition” mediante la metodología RUP y el uso de
UML. El aplicativo será de arquitectura de Escritorio, utilizando para el desarrollo el
entorno de trabajo NetBeans 7.1, usando el lenguaje orientado a objetos Java, y
para la base de datos se usara MySQL Server 5.
4.3.1 Proceso unificado racional (RUP)
La metodología RUP llamada así por sus siglas en ingles “Rational Unified Process”,
divide en cuatro fases el proyecto:
Inicio, el objetivo de esta etapa es determinar la visión del proyecto.
Elaboración, el objetivo en esta etapa es determinar la arquitectura
óptima.
Construcción, el objetivo en esta etapa es llevar a obtener la
capacidad operacional inicial
Transmisión, el objetivo es llevar a obtener el reléase del proyecto
Cada una de estas etapas es desarrollada mediante el ciclo de iteraciones, la cual
consiste en reproducir el ciclo de vida en cascada a menor escala. Los objetivos de
una iteración se establecen en función de la evaluación de las iteraciones
precedentes.
El ciclo de vida que se desarrolla por cada iteración, es llevada bajo una disciplina:
Figura 1 Ciclo de vida de las iteraciones RUP
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Disciplina de desarrollo:
Ingeniería de negocios, entender las necesidades del negocio.
Requerimientos.
Análisis y diseño.
Implementación.
Pruebas.
Configuración y administración del cambio.
Administrando el proyecto.
Ambiente distribución.
Cada una de estas iteraciones se clasifica y ordena según su prioridad y que cada
uno se convierte luego en entregable al cliente. Esto trae como beneficio la
retroalimentación que se tendría en cada entregable o iteración.
Los elementos RUP son:
Actividades.
Trabajadores.
Artefactos.
4.3.2 Alcance Del Producto
El proyecto contara con 7 módulos principales, los cuales en conjunto permitirán
realizar una mejor gestión de la información académica.
A continuación se detallan las funcionalidades que serán consideradas en el
presente proyecto:
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Funcionalidades dentro del Alcance del producto
Módulo del registro de nuevo empleado:
Dentro del módulo se podrá:
Registrar nuevo empleado.
Módulo de Registro de Planillas:
Dentro del módulo se podrá:
Gestión de planillas.
Módulo de entrega de constancias.
Dentro del módulo se podrá:
Gestión de pagos del empleado.
Gestión de descuentos del empleado.
Gestión de haberes del empleado.
Gestión de tiempo de servicio del empleado.
Módulo de reportes.
Dentro del módulo se podrá:
Consultar historial de los empleados.
Consultar los pagos, descuentos y haberes del empleado.
Módulo de Tramite de constancias.
Dentro del módulo se podrá:
Consultar el historial.
Gestión de planillas.
Tabla 4 Funcionalidades del alcance del producto
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4.4 Entregables Por Fases Del Proyecto
Los entregables establecidos para el presente proyecto son:
4.4.1 Gestión del proyecto
DESCRIPCION DEL ENTREGABLE Tipo
Fase de incepción
Cronograma de entrevistas con los usuarios Documento
Plan de proyecto Plan
Modelo de negocio Documento
Especificación de casos de uso de negocio Documento
Glosario de términos Documento
Listado de requerimientos funcionales y no
funcionales
Documento
Fase de elaboración
Resultados de las entrevistas Documento
Glosario de términos actualizados Documento
Modelo de diseño Documento
Definición de la arquitectura Documento
Prototipo de la interface Documento
Fase Construcción
Diagrama de base de datos Documento
Plan de pruebas unitarias Plan
Informe de pruebas unitarias documento
versión beta SW
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Fase trasmisión
Plan de pruebas Plan
Informe de pruebas Documento
Manuales de usuario Documento
Informe de cierre del proyecto Documento
Tabla 5 Descripción del entregable
4.4.2 Metodología Y Modelos A Emplear En El Proyecto
Proceso Metodología
Ingeniería Métrica Versión 3
Gestión de Proyectos PMI / RUP
Lenguaje de modelamiento unificado (UML)
soportado por la herramienta Rational Rose
2007
Calidad La propuesta debe satisfacer las
expectativas del cliente documentadas en las
especificaciones de requisitos, garantizando
un mejor desempeño de sus actividades de
negocio y apoyándose en la optimización de
sus operaciones.
Tabla 6 Descripción de modelos
4.4.3 Herramientas Para Desarrollar El Proyecto
Proceso Descripción de la Herramienta
Herramienta de
desarrollo
El desarrollo del sistema se realizara
utilizando NetBeans 7.1, así como los
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módulos.
Herramienta de
gestión de
proyecto
Se utilizara MS Proyect 2010 para organizar y
administrar recursos de manera tal que se
pueda culminar todo el trabajo requerido en el
proyecto dentro del alcance, el tiempo
definido.
Herramienta de
modelamiento
Rational Rose permite a los desarrolladores
de base de datos ver como accederá la
aplicación a la base de datos, de forma que
los problemas se pueden escalar antes del
desarrollo.
Herramienta de
base de datos
SQL Server 2012, DBDesigner, Mysql
Workbench, sistema gestores de bases de
datos, abreviado SGBD, que permiten
almacenar y posteriormente acceder a los
datos de forma rápida y estructurada.
Tabla 7 Herramientas para el desarrollo del proyecto
5 BENEFICIOS
Beneficios Cualitativos Beneficios Cuantitativos
Los procesos de gestión
mencionados serán automatizados.
Se reducirá el tiempo de espera
para la obtención de la información
sobre planillas.
Se podrá obtener reportes
mensuales, anuales y de FONAVI
sobre la información de los
empleados en planillas.
Se eliminara el uso de algunos
documentos físicos.
Se reducirá el tiempo de
búsqueda de las planillas por
trabajador, de 7 días a 5
minutos.
Se reducirá el tiempo de
revisión Anual de la ONP y se
podrán emitir datos mas
exactos.
Tabla 8 Descripción de los beneficios
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6 ANÁLISIS SITUACIONAL / DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACIÓN
6.1 Los Antecedentes de la organización en estudio
Que, mediante Ley Nº 27658 - Ley Marco de Modernización de la Gestión del
Estado - se declara al Estado peruano en proceso de modernización en sus
diferentes instancias, dependencias, entidades, organizaciones y
procedimientos, con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un
Estado democrático y descentralizado al servicio del ciudadano;
Que, según el artículo 4º de la Ley Nº 27658 - Ley Marco de Modernización de
la Gestión del Estado - el proceso de modernización de la gestión del Estado
tiene como finalidad fundamental la obtención de mayores niveles de eficiencia
del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía,
priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos.
6.2 Misión
Promover el desarrollo agrario sostenible, con la participación de los agentes
comprometidos en el proceso productivo generando cadenas de valor y
rescatando e innovando tecnologías apropiadas para proteger y mejorar el
medio ambiente en beneficio de la sociedad.
6.3 Visión
Al 2015 ser la región líder del desarrollo Agrario; sostenible, articulado y
ordenado territorialmente en un medio ambiente saludable con identidad
cultural.
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6.4 Organigrama DRAP
Figura 2 Organigrama de DRAP.
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6.5 Funciones de las Áreas involucradas en el Proyecto
Estructura orgánica:
Dirección
- Dirección Regional
Órganos de Asesoramiento
- Consejo de Coordinación Regional del Sector Publico Agrario.
- Oficina de Planificación Agraria
- Oficina de Asesoría Jurídica
Órganos de Apoyo
- Oficina de Administración
Órganos de Línea
- Dirección de Información Agraria
- Dirección de Promoción Agraria
Órganos Desconcentrados
Agencias Agrarias:
a. Dirección
Promueve las actividades productivas agrarias y constituye la instancia
principal de coordinación a nivel regional, de las actividades del Ministerio
de Agricultura, sus proyectos y Organismos Públicos Descentralizados.
b. Equipo de apoyo administrativo
Son encargados del apoyo a la administración de la empresa.
c. Oficina de Constancias
Encargado del proceso de informes por solicitud del empleado, boletas.
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6.6 Matriz FODA
Aspectos
Internos
FORTALEZAS
1. Cobertura nacional
sectorial
2. Dependencias altamente
especializadas en temas
agrarios
3. Capacidad para captar
financiamiento y
cooperación de técnica
internacional.
4. Recursos naturales
renovables con uso
potencial para ser usados
en los diferentes tipos de
ganadería.
5. Más del 80% de las
Unidades Agropecuarias
se dedican a la crianza de
ganado mayor.
6. Presencia de instituciones
públicas y privadas.
7. Organizaciones de
productores con
experiencia, y en proceso
de consolidación.
DEBILIDADES
1. Marco legal
desactualizado
2. Gestión administrativa
pública deficiente.
3. Calidad subóptima de
los servicios agrarios.
4. Limitado conocimiento
tecnológico y
empresarial.
5. Informalidad en el
sector
6. Escasa infraestructura
para el manejo del
agua, infraestructura
productiva y de
comunicación.
7. Alto nivel de
minifundio.
8. Crédito limitado y de
difícil acceso.
9. Degradación y
manejo inadecuado
de los recursos
forrajeros.
10. Carencia de un
desarrollo institucional
para gestionar el
desarrollo ganadero.
Aspectos
Externos
OPORTUNIDADES
1. Apertura de mercados
2. Disponibilidad de ciencia,
tecnología e información
3. Incremento en el consumo
AMENAZAS
1. Pérdida de recursos
naturales por
actividades productivas
no sostenibles.
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de productos naturales en
economías externas.
4. Mayor demanda de
consumo interno de
productos agrarios.
5. Existencia de mercado
nacional e internacional
para los productos
pecuarios.
6. Existe la voluntad política
para promover el
desarrollo ganadero.
7. Existen entidades
internacionales que
apoyan al desarrollo
ganadero.
8. Existencia de tecnología
disponible a nivel mundial
y a nivel nacional y
posibilidades de ser
replicada.
9. Presencia de centros de
investigación, educación y
capacitación.
2. Agudización de
fenómenos climáticos
adversos debido al
calentamiento global
3. Competencia.
4. Deterioro del medio
ambiente, por
contaminación
ambiental.
5. Fenómenos naturales
adversos extremos,
cambiantes e
impredecibles.
6. Competencia desleal
de productos
importados subsidiados
en su país de origen.
7. Cambios constantes en
la política agraria
nacional y rebrote de
problemas sociales.
8. Introducción de plagas
y enfermedades a
través de la
importación no
controlada de ganado
de países vecinos con
presencia de
enfermedades.
Tabla 9 Matriz FODA DRA-Puno