primer boletin informativo sociedad colombiana de archivistas
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El Boletín Informativo es una apuesta de la SCA para comunicar nuestra gestión y mejorar los vínculos con el gremio. Este boletín pretende hacerse de forma colaborativa, así que los invitamos a que nos envíen sus comentarios y contenidos para publicarTRANSCRIPT
Boletín informativo
SCA
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PrólogoLa Gestión Documental es un proceso cambiante, en constante evolución.
Con la llegada y masificación de las TIC, las organizaciones han cambiado y con ellas sus necesidades y expectativas. Nosotros como Profesionales de la Información, estamos llamados a satisfacer dichas necesidades, a ofrecer productos y servicios ajustados a las necesidades de las entidades y del entorno.
La Sociedad Colombiana de Archivistas, como entidad gremial pretende fortalecer los lazos entre colegas y profesionales de la información, a fin de trabajar por objetivos comunes y por el bien de nuestra profesión. Estamos aquí para escucharlos y para abrir espacios de diálogo que permitan fortalecernos y darnos la visibilidad que como gremio debemos tener.
El Boletín Informativo de la SCA, es una apuesta que hacemos para comunicarnos con todos nuestros asociados y el gremio en general, para mostrarles lo que hacemos y lo que queremos hacer. Bimensualmente, este boletín saldrá al aire con contenidos y noticias relevantes y esperamos que en el corto plazo todos nuestros colegas y amigos hagan parte de este gremio.
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IntroducciónEl primer Boletín
EventosSeminario - Cúcuta
El Archivista DiceLa descripción archivística no es suficiente
Lo que hacemos
Mesas de trabajo SCA
ConclusionesEl primer Boletín
Contenidos
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INTRODUCCIÓNLa Junta Directiva de la Sociedad Colombiana de Archivistas se complace en presentar el primer Boletín Informativo como una herramienta de comunicación permanente de la SCA con sus afiliados y en general con toda la comunidad archivística.
A partir de esta primera edición y periódicamente estaremos divulgando noticias, reseñas bibliográficas, normatividad, artículos de interés, eventos, planes, programas y en general información relevante y de actualidad.
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Junta Directiva 2013-2015Sergio Gómez, Alexandra Cifuentes, Diego López, Heidy Abril, Juana
Fuentes, Nini Trujillo, Francia González, Diego Campos
Adicionalmente, este es un espacio abierto en donde todos estamos invitados a participar a través de la construcción de contenidos textuales y/o gráficos que serán recibidos y editados por la Comisión de Comunicaciones, encargada de publicar y difundir el Boletín.
Invitamos a todas las personas interesadas, para que hagan parte de esta iniciativa aprovechando este espacio de participación que desde la SCA se ofrece con el propósito de mantener canales de comunicación y contacto permanente. Los textos y aportes serán recibidos en la cuenta de correo electrónico: [email protected]
“A veces sentimos que lo que hacemos es tan sólo una gota en el mar, pero el mar sería menos si le faltara esa gota” – Madre Teresa de Calcuta –
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EVENTOSSeminarios y Talleres
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Los próximos 24 y 25 de Abril se llevará a cabo el Seminario Taller Metodología para la Valoración y Disposición Documental, en la ciudad de Cúcuta, Norte de Santander
El evento pretende abordar temáticas de relevancia para el gremio archivístico, como lo es la metodología de valoración, procesos a tener en cuenta, legislación aplicable y diagnóstico en general
El evento contará con la participación como conferencistas de Nini Johana Trujillo, archivista y especialista en gerencia de proyectos y actualmente presidenta de la SCA y Juana Carolina Fuentes, archivista quien actualmente es tesorera de la SCA.
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INSERTE UNA IMÁGEN
Seminario Herramientas Archivísticas para la Gestión Documental
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Seminario SGDEA - Ibagué
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Estamos listos para ofrecer cursos Online. Esperen pronto
más información! 8
EL ARCHIVISTA DICE
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Resumen: Se plantea la necesidad de
reconocer la importancia de los
metadatos en los software de gestión
documental, no solo aquellos que
atienden las necesidades archivísticas
sino a las del negocio.
Palabras clave: metadatos, software
de gestión documental, gestión
electrónica de documentos.
Diego Andrés Campos Gomez: Profesional de
Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística de
la Universidad de la Salle, Especialista en Gerencia
Estratégica de Negocios de la Universidad Sergio
Arboleda. Labora para la empresa IO Innovation Place, la
cual ha desarrollado un Software de Gestión Documental
bajo en la tecnología Microsoft – SharePoint. Actualmente
actúa como Vicepresidente de la Sociedad Colombiana
de Archivistas, de igual forma hace parte del Comité
técnico de Gestión Documental del AGN.
La descripción archivística no es suficientePor: Diego Andrés Campos Gómez
E n las últimas Leyes, Acuerdos, Decretos
y Circulares que hacen referencia hacia la gestión documental y concretamente al ciclo de vida de los expedientes y documentos electrónicos contenidos en SGDEA, se hace mención al tratamiento de los metadatos.
Vale la pena ver un apartado del más reciente Acuerdo 004 de 2014 del Consejo Directivo del AGN, respecto al tratamiento de los Metadatos: Artículo 21. “Los expedientes electró nicos se deben describir desde su tramitación, teniendo en cuenta las normas internacionales de descripción archivística, los estándares y normas adoptados por el Archivo General de la Nación y las políticas sobre interoperabilidad que reglamente el Gobierno Nacional.”
Pero empecemos por el origen, es importante definir etimológicamente el significado de la palabra “Metadato”, ésta proviene del griego “Meta” (Después de o más allá de) y del latín “data” (lo que se da), de manera que juntos se describen algo como “Sobre datos o datos sobre datos”. Del mismo modo existe desde hace varios años normatividad o estándares relativos al uso de metadatos, como la ISAD-G, ISAAR-CPF o la ISO 23081 Procesos de gestión de documentos - Metadatos para la gestión de documento, de manera que existe desde la archivística iniciativas orientadas hacia la normalización terminológica para la descripción de documentos dentro de su ciclo de vida.
Ahora bien, enfatizando en el motivo que originó este artículo, es el tratamiento de los metadatos que se gestionan en los software de gestión
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La descripción archivística no es suficientePor: Diego Andrés Campos Gómez
documental, donde he identificado tres escenarios:
En el primer grupo se encuentran los software de gestión documental básicos, aquellos donde se registran metadatos pero no existe una normalización responsable con el tratamiento de los metadatos que se registran en los documentos y sus expedientes electrónicos. Un sencillo ejemplo en esta primera clase ocurre con las fechas, donde se puede encontrar en el mismo software hasta varias estructuras de fechas, por ejemplo: 22/01/2014 o 01/22/2014 o 2014/01/22.
En el segundo se localizan los software de gestión documental que tienen una mayor estandarización de los metadatos en los tratamientos de los documentos y expedientes electrónicos, incluso cumplen de alguna manera con lo que establece la ISAD-G y en el mejor de los casos la ISO 23081, de manera que tienen resuelto el cumplimiento de la normatividad relativa a la descripción archivística.
Por ultimo están los software que cumplen los estándares internacionales para el uso de metadatos la gestión de los documentos y expedientes electrónicos, pero que van más allá, es decir elevan el concepto del uso de los metadatos, aquellos que no solo cumplen con las exigencias archivísticas sino que atienden las necesidades del usuario final, asimismo permiten a los usuarios la creación dinámica y controlada metadatos del negocio para la descripción de documentos y expedientes sin dependencia del proveedor del software.
Se imaginan por ejemplo si se está en una empresa petrolera que además de capturar sus metadatos archivísticos puede autónomamente crear sus metadatos geográficos de suelos, exploración etc. Estos metadatos de negocio son los que agregan valor para el usuario final, quien es que crea, recibe, tramita, consulta y recupera información de su negocio.
Metadatos: Datos sobre los datos. Información de contexto, contenido y estructura
Estoy convencido que del último grupo de software de gestión documental es muy posible que en el mercado se encuentre pocos productos, sin embargo vale la pena analizar, dado que se da cumplimiento de las regulaciones frente al uso de metadatos archivísticos y de negocio de manera dinámica, al mismo tiempo facilita la integración y optimización de metadatos entre sistemas, como las que hoy exige el Gobierno en Línea para el uso del algunos metadatos en el estándar XML para la interoperabilidad entre entidades públicas principalmente. GEL 3.1.Si está pensando en adquirir un software de gestión documental, es fundamental reconocer la importancia los metadatos para tratamiento,
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La descripción archivística no es suficientePor: Diego Andrés Campos Gómez
integralidad y estandarización ya que esto favorece a que se desencadene información altamente fiable para los diferentes tipos de usuarios del software.
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Lo que hacemosMesas de trabajo Sociedad Colombiana de
Archivistas
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Con la salida de la Resolución No 8934 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio, se crearon mesas de trabajo con el fin de debatir el alcance de dicha resolución y la forma como los archivistas debemos afrontarla. El trabajo se ha extendido y en este momento se están creando propuestas de tablas de asignación salarial para los archivistas en los diferentes niveles (técnico, tecnológico y profesional) y la regulación de las empresas prestadoras de servicios archivísticos. Los invitamos a que continúen pendientes de las convocatorias y participen activamente de estas iniciativas.
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Se cumple un año de esta “nueva” Junta Directiva y queremos celebrarlo con este primer Boletín Informativo. Esta será una apuesta que se irá consolidando y mejorando con el paso de los días y que nos permitirá tener un espacio más de comunicación y divulgación de nuestro trabajo y gestión.Sus comentarios y sugerencias para mejorar, serán bienvenidas y esperamos su participación activa en la conformación y fortalecimiento de nuestro gremio. De los trabajos que se están adelantado actualmente, dependerá en gran medida, el futuro de nuestra profesión.Que sea esta la oportunidad de invitarlos a participar en nuestro boletín, sus ideas, exposición de proyectos, escritos cortos, promoción de eventos, entre otros, serán bienvenidos.
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Equipo Editorial Sociedad Colombiana de ArchivistasPresidenta: Nini Johana TrujilloVicepresidente: Diego Campos
Comisión de Capacitaciones: Juana FuentesComisión de Comunicaciones: Sergio Gómez
Imágenes tomadasde: http://www.freepik.es/