preview common citizen service platform - whitepaper

Common Citizen Service Platform (CCSP)

Common Citizen Service Platform - whitepaper

Een gedeelde visie van Lokale besturen, V-ICT-OR en Microsoft

Versie 0.9 – augustus 2012

Microsoft Citizen Service Platform

2

Contents Objectief van dit document.............................................................................................................................................................. 5

Common Citizen Service Platform (CCSP) .................................................................................................................................. 5

Inleiding ................................................................................................................................................................................................... 6

Klantgerichte dienstverlening en Mid-Office ............................................................................................ 6

Microsoft Dynamics CRM .......................................................................................................................... 7

Roadmap CCSP .......................................................................................................................................... 8

Architectuur ............................................................................................................................................................................................ 9

Achtergrondinformatie ............................................................................................................................. 9

Koppelen met authentieke bronnen - voorbeeldarchitectuur .............................................................. 10

Datamodel voor Contactinformatie ........................................................................................................................................... 11

Situering .................................................................................................................................................. 11

Alternatieven .......................................................................................................................................... 12

lternatief 1: Nieuwe entiteit voor natuurlijke personen .................................................................... 12

Alternatief 2: Gebruik van Lead entiteit voor relatiegegevens ........................................................... 12

Conclusie ............................................................................................................................................. 13

Technische uitwerking ............................................................................................................................ 14

Kernentiteiten ......................................................................................................................................... 15

Algemene opmerkingen ...................................................................................................................... 15

Entiteit Persoon .................................................................................................................................. 16

Entiteit Contact ................................................................................................................................... 21

Entiteit Organisatie ............................................................................................................................. 24

Entiteit 3.5. Entiteit NACE Code .......................................................................................................... 30

Entiteit Land ........................................................................................................................................ 31

Entiteit Gemeente ............................................................................................................................... 31

Entiteit Straat ...................................................................................................................................... 31

Entiteit Adres ...................................................................................................................................... 32

Entiteit Taal ......................................................................................................................................... 34

Entiteit Functie .................................................................................................................................... 34

Entiteit Aanspreking ............................................................................................................................ 34

Entiteit Rechtsvorm ............................................................................................................................ 34


3

Entiteit Rechtstoestand ...................................................................................................................... 35

Entiteit Parameter ............................................................................................................................... 35

Processen ................................................................................................................................................ 37

Aanmaken van een person ................................................................................................................. 37

wijzigen van een person...................................................................................................................... 38

Aanpassen status van een persoon .................................................................................................... 39

Verwijderen van een persoon ............................................................................................................. 39

Aanmaken van een contact ................................................................................................................ 40

wijzigen van een contact ..................................................................................................................... 41

aanpassen van de status van een contact .......................................................................................... 41

Verwijderen van een contact .............................................................................................................. 42

Aanmaken van een organisatie ........................................................................................................... 42

Omschrijving ....................................................................................................................................... 42

Aanpassen van de status van een organisatie .................................................................................... 42

Verwijderen van een organisatie ........................................................................................................ 44

Aanpassen van een adres ................................................................................................................... 44

Validatie van een adres ....................................................................................................................... 45

Integratie ................................................................................................................................................. 46

Integratie met VKBO ........................................................................................................................... 46

Integratie met CRAB ............................................................................................................................ 49

O/R mapping authentieke bronnen .................................................................................................... 50

Appendix ............................................................................................................................................................................................... 53

Authentieke bronnen .............................................................................................................................. 53

VKBO ................................................................................................................................................... 53

CRAB ....................................................................................................................................................... 53

Colofon .................................................................................................................................................................................................. 54

Microsoft Product Information ............................................................................................................... 55

Dynamics CRM .................................................................................................................................... 55

BizTalk Server ...................................................................................................................................... 55

Community .............................................................................................................................................. 55

V-ICT-OR - CCSP ................................................................................................................................... 55


4

Downloaden van de solution ................................................................................................................ 55


5

Objectief van dit document

Het objectief van dit document is een consolidatie van de best practices te schetsen die opgebouwd zijn

binnen de deelnemende besturen en die de basis vormen van de generische softwarebouwblokken die ter

beschikking gesteld worden van de community.

Common Citizen Service Platform (CCSP)

CCSP project verenigd lokale besturen die geïnteresseerd zijn in het werken met customer relationship

management (CRM) applicaties. Een serviceplatform biedt namelijk talloze mogelijkheden om een

moderne, professionele en klantgerichte overheidsorganisaties te ondersteunen.

Da aanleiding is dat nog te veel lokale besturen die dezelfde doelstellingen willen verwezenlijken met

veelal dezelfde software amper met elkaar samenwerken. Hierdoor betalen alle gemeenten afzonderlijk

veel meer voor de gewenste ontwikkelingen en komt er van standaardisering niet veel in huis. Hierin

brengt dit project verandering.

We realiseren dit door ervaring, kennis en gebouwde ontwikkelingen binnen de besturen ter beschikking

stelt van de groep. Zo kan men de belangrijke valkuilen vermijden, opgedane ervaring delen en elkaars

gebouwde ontwikkelingen bestuderen om zo sneller vooruit te kunnen gaan. Hiervoor komen de

betrokken gemeenten maandelijks bij mekaar. Daarnaast wordt ook in kaart gebracht welke noden en

behoeften de betrokken gemeenten hebben en wordt er gezocht naar gemeenschappelijke oplossingen.

Samenwerken werkt!

Een uniek samenwerkingsverband tussen Aalter, Brugge, Boechout, Boutersem, Digipolis Gent, Diksmuide,

Lokeren, Maaseik, Maldegem, Menen, Mol en Zedelgem.

Het project wordt gefaciliteerd door V-ICT-OR vzw en ondersteund door Microsoft.


6

Inleiding

Klantgerichte dienstverlening en Mid-Office

‘Een doeltreffend en efficiënt ICT – en informatiemanagement als cruciale katalysator voor een

klantgericht, bestuurskrachtig en efficiënt lokaal bestuur’: dat is de visie die we nastreven.

Klantgericht

Lokale overheden maken deel uit van een globaal overheidslandschap dat organisatorisch bestaat uit

meerdere lagen. De burger percipieert die overheid echter in grote mate als één geheel (één

loketgedachte). Met behulp van moderne informatica-tools wensen we de verschillende authentieke

gegevensbronnen te te integreren tot één waardeketting.

Een ander aspect van klantgerichtheid betreft de wens van onze burger om maximaal met ons digitaal te

communiceren en te interageren. Dit vereist een sterk uitgewerkte digitale front-office, die om

efficiëntieredenen gekoppeld is aan de gepaste mid- office en back-office toepassingen.

Een derde aspect van klantgerichtheid betreft onze interne klanten, onze medewerkers. Zij wensen in

deze drukke maatschappij op een nieuwe manier te werken, die hen de vereiste flexibiliteit biedt. Wij

wensen via een gepast ICT-en informatiemanagementbeleid hierop in te spelen om in de huidige battle

for talent de juiste medewerkers aan te trekken en te behouden.

Bestuurskrachtig en efficiënt

Lokale besturen nemen als prominente overheidslaag een uitgebreid takenpakket voor hun rekening dat,

rekening houdende met de budgettaire beperkingen, doeltreffend en efficiënt moet uitgevoerd worden.

De problemen waarmee gemeentebesturen en OCMW’s geconfronteerd worden, vereisen meer en meer

een interdisciplinaire en/of projectmatige aanpak, die de traditionele dienstgrenzen en bijhorende

informaticasilo’s overstijgt.

Deze vraag naar meer bestuurskracht en efficiëntie zullen we niet enkel kunnen realiseren met

aangepaste organisatievormen en een modern HR -beleid. Een doeltreffend ICT- en

Informatiemanagement is een ander noodzakelijk organisatorisch fundament. Via een verdere

optimalisatie van onze back-office toepassingen kunnen we onze taken efficiënter uitvoeren doordat er

minder menskracht nodig is om hetzelfde en vaak beter resultaat te behalen.

Door de creatie van een mid-office maken wij organisatiebreed werken mogelijk en realiseren wij

efficiëntiewinst door generieke gegevens centraal te beheren. Vanuit de mid-office halen wij de nodige

meetgegevens (doorlooptijden, statussen,…) om oordeelkundig (bij) te sturen in het kader van de BBC.


7

Microsoft Dynamics CRM

Microsoft Dynamics CRM is een volledig geïntegreerd CRM-systeem (Customer Relationship

Management). Deze business-software die veelal ingezet wordt om verkoop-, klantenservice- en

marketingprocessen mee te verbeteren, wensen we maximaal af te stemmen op de context van lokale

besturen.

De huidige templates zijn afgestemd op Microsoft CRM Dynamics 2011.


8

Roadmap CCSP

Naast het delen van kennis word een generieke oplossing (‘solution’) gebouwd die er voor zorgt dat

locale besturen onmiddelijk gebruik kunnen maken van de opgebouwde kennis en de componenten die

Microsoft Dynamics CRM afstemmen op de context van de locale besturen.

De oplossing kan geinstalleerd worden bovenop de standard software van Microsoft . Door gebruik te

maken van dezelfde fundamaneten kunnen locale besturen:

- Hun CRM koppelen met kruispuntsystemen van de central overheden

- Nieuwe ontwikkelde modules (leegstand, postregistratie e.e.) eenvoudiger delen met andere

besturen.


9

Architectuur

Achtergrondinformatie

Bij de keuze van de architectuur voor een mid-office die toelaat om gegevens uit verschillende

toepassingen te koppelen zijn er verschillende mogelikheden. Hieronder een overzicht:

Point-to-Point

o Veel voorkomende architectuur

o Elke bijkomende toepassing verhoogt complexiteit: wanneer er één toepassing vervangen

moet worden kan je zeer moeilijk de impact inschatten

o Bruikbaar bij een beperkt aantal koppelingen

Hub-and-Spoke

o Bruikbaar bij een groot aantal toepassingen

o Business logica zal nog steed op verschillende plaatsen ontwikkeld moeten worden

o Beheersbaar modele (agile)

o Inversteringskost hoger dan Point-to-Point

ESB

o Bruikbaar bij een groot aantal toepassingen

o Business logica op één plaats

o Zeer beheersbaar

o Inversteringskost hoger dan Hub-and-Spoke-to-Point


10

Koppelen met authentieke bronnen - voorbeeldarchitectuur

De keuze van deze architectuur staat relatief los van het datamodel en de ontwikkelde solution. In

onderstaande tekst beschrijven we een architectuurschets waarbij die gebruik maakt van Scribe, een

integratiecomponent voor Microsoft CRM Dynamics, vergelijkbaar met Point-to-Point en mits extra logica

zich kan gedragen als een Hub-and-Spoke

Ander mogelijkheden (niet exhaustief) zijn eigen ontwikkelde componenten door de leverancier

(vergelijkbaar met scribe), Microsoft Bizztalk Microsoft Biztalk, Informatica (ESB)

Het architectuurplaatje geeft aan hoe er kan gekoppeld worden met de belangrijkste authentieke

bronnen, de integratiecomponent (in dit voorbeeld Scribe) laat evneens toe om te koppelen met andere

(authentieke)bronnen.

Deze architectuur toont de integratie met

- VKBO: verrijkte kruispuntbank ondernemingen (Vlaamse Overheid, CORVE)

- CRAB (Vlaamse Overheid, AGIV)

- Rijksregister (via lokaal bevolgingsregister)

Figuur 1 (bron: Infront)


11

Datamodel voor Contactinformatie

Situering

In het kader van haar Common Citizen Service Platform (CCSP) project heeft V-ICT-OR vastgesteld dat de

standaard relatie tussen natuurlijke personen (contactpersonen) en rechtspersonen (organisaties) in

Microsoft Dynamics CRM niet volledig overeenstemt met de noden. Standaard is deze relatie als een “één

op veel” model opgevat, waarbij meerdere contactpersonen een relatie hebben met een organisatie. Via

“connecties” kunnen in Microsoft Dynamics CRM eveneens “veel op veel” relaties tussen organisaties en

contactpersonen opgezet worden, maar deze relaties zijn functioneel en qua uitbreidbaarheid beperkt.

In het CCSP project worden integraties met meerdere authentieke databronnen opgezet. Vanuit deze

integraties ontstaat de nood aan een “veel op veel” relatie tussen contactpersonen en organisaties,

waarbij deze relaties met extra informatie kunnen geduid worden. Zo zal een contactpersoon mogelijk

een specifiek email adres en telefoonnummer hebben in als attribuut van een functie bij een organisatie;

en een alternatief telefoonnummer en emailadres voor een functie bij een andere organisatie.

Via het onderliggende xRM framework is het datamodel en het gedrag van Microsoft Dynamics CRM

flexibel aanpasbaar. “Veel op veel” relaties kunnen opgezet worden om aan de behoeften van gebruikers

te voldoen. De technische implementatie van dergelijke relaties kan echter op meerdere manieren

aangepakt worden, met telkens specifieke voordelen en mogelijke beperkingen.

Tijdens een workshop samen met V-ICT-OR en Bart Vierbergen van Microsoft Belux werden mogelijke

oplossingen geëvalueerd. Hierbij werden 2 alternatieve implementatiemethoden geformuleerd. Daarbij

werden volgende verwachtingen van V-ICT-OR in aanmerking genomen:

Minimum aanpassing aan de standaardapplicatie

Behoud van een maximum niveau van standaardfunctionaliteit

Voorkomen van dubbele gegevens in de mate van het mogelijke

Gebruik van de mogelijkheden om te integreren en synchroniseren met Outlook (contacten)

De gekozen oplossing moet een zo eenvoudig mogelijk upgrade pad naar toekomstige versies

van Microsoft Dynamics CRM waarborgen


12

Alternatieven

lternatief 1: Nieuwe entiteit voor natuurlijke personen

Een eerste oplossing is het onderbrengen van natuurlijke personen in een nieuwe, custom, entiteit. Hierbij

wordt de unieke informatie van een contactpersoon zoals voornaam, achternaam, rijksregisternummer en

geboortedatum in de custom entiteit beheerd, en wordt de standaard CRM “Contact” entiteit gebruikt

voor het beheren van relatie gebaseerde informatie zoals telefoonnummer en emailadres. Daarbij wordt

typisch eveneens een CRM Contact zonder relatie naar een organisatie aangemaakt, om persoonlijke

contact informatie te beheren.

Deze aanpak leidt tot duplicatie van gegevens in de Contact entiteit, waardoor het zoeken van

contactpersonen beter kan gestart worden vanuit voornoemde custom entiteit en waardoor de

synchronisatie van gegevens van contactpersonen naar Outlook niet aan te bevelen is.

Naast deze beperking blijft echter wel de mogelijkheid open om vanuit Outlook email berichten in CRM

op te nemen, waarbij deze eenvoudig naar dossiers (cases in CRM) kunnen geconverteerd worden.

De mogelijkheden voor het gebruik van de unieke contactgegevens in marketinglijsten is minder

eenvoudig, gezien een custom entiteit niet in een marketinglijst kan opgenomen worden. Door goed met

filters om te gaan kunnen correcte lijsten samengesteld worden op basis van de gegevens in de Contact

entiteit.

Deze implementatiemethode is vandaag al bij meerdere steden en gemeenten geïmplementeerd.

Alternatief 2: Gebruik van Lead entiteit voor relatiegegevens

Als tweede oplossing werd uitgegaan van het gebruik van de standaard “contact” entiteit voor het

beheren van de unieke informatie van een contactpersoon zoals voornaam, achternaam,

rijksregisternummer en geboortedatum. Voor het bewaren van de relatie gebaseerde informatie wordt

daarbij de, eveneens standaard, Lead entiteit gebruikt. Het betreft hier een oneigenlijk gebruik van de

Lead entiteit als link tussen contactpersonen en organisaties.

De Lead entiteit heeft echter een relatie met zowel contactpersonen als organisaties, kan gebruikt worden

in marketinglijsten en is standaard geïntegreerd met de trackingmogelijkheden in Outlook. Het eigenlijke

gebruik van de Lead entiteit in de context van lokale overheden is niet relevant, waardoor dit gebruik

toekomstige processen niet in gevaar zal brengen.

Synchronisatie van contacten uit CRM naar Outlook zal, bij een schone database en een lege Outlook lijst,

niet tot duplicatie van gegevens in Outlook leiden. Hierbij moet zeker opgemerkt worden dat het belang

van deze synchronisatie tijdens een workshop ernstig in vraag gesteld werd.


13

Gebruik van de lead entiteit voor relatiegegevens heeft echter wel het nadeel dat de standaard knoppen

in Outlook voor het converteren van een email naar een dossier niet correct zullen werken. Mails die in

CRM zijn opgeladen, kunnen naar dossiers worden omgezet. Daarbij wordt de verzender van een email

automatisch ingevuld als “klant” voor het dossier. Deze functie werkt echter niet voor e-mails verstuurd

vanuit een “Lead”. Mits een stuk (laag complex) maatwerk kan dit probleem opgelost worden.

Conclusie

Beide alternatieven maken gebruik van door Microsoft ondersteunde methoden om Microsoft Dynamics

CRM aan te passen, en zullen ook enig maatwerk vereisen om tot een correcte en gebruiksvriendelijke

werking te komen.

De tweede oplossing lijkt neter om te gaan met standaard features en synchronisatie met Outlook, maar

kent eveneens beperkingen naar conversie van e-mails naar dossiers.

De eerste oplossing is vandaag al bij meerdere lokale overheden geïmplementeerd. Daarbij zijn de

technische beperkingen via customizatie en extensie van CRM opgelost.

Een belangrijke overweging is ook de impact op bestaande projecten. Zelfs wanneer het datamodel van

de tweede oplossing schoner is, moet rekening gehouden worden met het migratietraject dat bestaande

applicaties moeten doormaken om naar een nieuw en uniform model te evolueren. Mogelijk zal de kost

en impact van zulke migratie bij bestaande klanten groter zijn dan het voordeel behaald uit een schoner

datamodel.


14

Technische uitwerking

Volgende structuur wordt gerealiseerd, conform de analyse van Microsoft:

- Eén organisatie kan meerdere contacten/fiches bevatten

- Eén persoon kan meerdere contacten(fiches) hebben

- Eén persoon heeft minimaal één contactfiche

- Een bepaald contact heeft altijd een koppeling met één persoon (verplicht)

Organisatie en Contact zijn standaard entiteiten in CRM. Persoon is een nieuw aan te maken entiteit.

Deze setup laat toe om éénzelfde persoon te koppelen aan meerdere organisatie via de contactfiche

zodat “veel op veel” relaties mogelijk zijn en waarbij maximal gebruik gemaakt wordt van de

standaardfunctionaliteit van CRM.

Definitie

- Persoon: natuurlijke persoon

- Organisatie

- Relatie: specifieke functie en contactgegevens van een persoon binnen een organisatie

Organisatie Contact

Persoon

Persoon


15

Kernentiteiten

Het objectief van dit hoofdstuk is om het datamodel en de best practices te duiden.

De schermlayout en wijze waarop er geintegreerd wordt met externe databronnen kan verschillen van

bestuur tot bestuur.

Algemene opmerkingen

Verbindingen & rollen

Verbindingen tussen 2 entiteiten maken volgens een bepaalde rol is een nieuwe functionaliteit in CRM

2011.

Via verbindingen kan op een eenvoudige manier een relatie gemaakt worden. Deze CRM

verbindingsrollen zullen o.a. gebruikt worden om gezinnen in kaart te brengen.


16

Figuur 2: Voorbeeld van het maken van een nieuwe rol

Entiteit Persoon

Situering

Deze entiteit omvat de basisgegevens van een natuurlijk persoon.

Deze gegevens worden waar mogelijk gekoppeld met het lokaal bevolkingsbestand. Gegevens die niet

gekoppeld kunnen worden, worden manueel ingevoerd (bv. niet-inwoners). Een extra attribuut

(kwaliteitsparameter: bron) om dit onderscheid te maken zal hiervoor gebruikt worden.


17

Attributen

Veld Type Omschrijving Opties/Opm.

Naam Vrij

tekstveld

Familienaam

van de persoon

(niet aanpasbaar voor inwoners)

Voornaam Vrij

tekstveld

Voornaam van

de person


Andere voornamen Vrij

tekstveld


Alias (roepnaam) Vrij

tekstveld

Moedertaal Entiteit Moedertaal van

de person

Entiteit: Talen

Geslacht Bit Man

Vrouw

Rijksregisternummer Vrij

tekstveld

KSZ nummer Vrij

tekstveld

Kruispuntbank sociale zekerheid

(nummer)

Geboortedatum Datum

Kwalificatie Geboortedatum Bit Ja/nee

Niet-gekwalificeerde

geboortedatum

String Zichtbaar bij kwalificatie = Nee

Geboorteplaats Vrij

tekstveld

Nationaliteit Entiteit Entiteit: Landen

Burgelijke staat Picklist

Gezinshoofd Bit

Datum overlijden Datum

Plaats overlijden String

Adres Lookup

naar adres

Officiele adres

(Inwoner) Bit Read-only Hangt van uiteindelijke contactfiche

oplossing en integratie af, kan nuttig

zijn + eventueel in combinatie met

primaire contactfiche.

(Beroep) Vrij


18

tekstveld

Uit bevolkingsregister

Bit Ja/nee Bron bepaald indien het record

aanpa

sbaar is door de gebruiker

Laatste wijziging bevolkingsregstr Datum

Aanschrijftitel of aanschrijfvorm Een algemene titel per persoon die

mee overgenomen wordt naar

contact.

Per contact kan die dan indien

wenselijk aangepast worden.

Lijst: addendum, bron Digipolis

Adellijke titel Lookup Lijst: addendum, bron Digipolis


19

Forms and Views

Main Application Form


20

Subentiteiten

Id Naam Type relatie

1 Contacten 1:n

Specifieke logica

Algemene logica

Overleden personen : record inactief /reden van status=overleden.

Deze status moet doorvloeien naar de gekoppelde contactfiches.

Logica indien geïmporteerd

Beperking van update rechten indien persoon geïmporteerd wordt vanuit het bevolkingsregister.

(vergrendelen van velden die gekoppeld zijn aan de authentieke bron)

Logica indien manueel aangemaakt

Geen specifieke logica


21

Entiteit Contact

Situering

Deze entiteit is de standaard entiteit contact in CRM

Attributen

Opmerking: deze entiteit bevat attributen die gebruikt worden in de basisfunctionaliteiten van CRM.

Daarom zullen deze attributen zoveel mogelijk herbruikt worden. De belangrijkste kenmerken worden

opgelijst.

Veld Type Omschrijving Opties/opm.

Persoon * Entiteit Lookup naar persoon record

Verplicht per contactfiche

Naam Vrij tekstveld Familienaam van de persoon

Copy van persoon / read-only

Voornaam Vrij tekstveld Voornaam van de persoon

Copy van persoon/ read-only

Organisatie Entiteit Lookup naar organisatie record

Outlook sync veld

Functie Entiteit Lookup naar Functies (rol) record (is inwoner van)

Bijv. is inwoner van / zaakvoerder / werknemer

Functietitel Vrij tekst veld

Standaard veld (te hernoemen) / wordt gesynced met outlook

/CEO

Aanspreking Lookup naar entiteit en

Aanschrijftitel standaard vrije tekst veld laten staan (hernoemen)

Copy van persoon + aanpasbaar. Moet ook op contactniveau om de standaardfunctionaliteiten te verzekeren

Taal communicatie Lookup naar taal


22

Sectie Contactgegevens

Telefoon Mobiel Fax e-mail Sectie Adres Adres Lookup naar adres entiteit.

Voor eenvoudige invoer kan een adres van de organisatie of persoon overgenomen worden. (Dit is alleen voor invoer, niet voor automatisch syncen)

Dit adres is het communicatie adres voor deze contactfiche.

Standaard adresvelden

Read-only Om rekening te houden met sync van

outlook en voor de

basisfunctionaliteit worden de

adresgegevens van de entiteit adres

in deze velden gekopieerd.

Dit betekent dat op adres niveau hier

ook een plugin moet voor voorzien

worden.

Lokaal bevolkingsregister

J/N

Forms and Views



23

Subentiteiten

n.v.t.

Specifieke logica

De mogelijkheid om het adres van de persoon of organisatie te kopieren (via de dropdown)

Beperking van update rechten indien de contactfiche via Scribe import werd aangemaakt (inwoners en

eventueel Kbo Functies-zie verder).


24

Entiteit Organisatie

Situering

Deze entiteit is de standaard entiteit organisatie in CRM

Attributen

Deze entiteit bevat attributen die gebruikt worden in de basisfunctionaliteiten van CRM. Daarom zullen

deze attributen maximaal herbruikt worden. Alleen de belangrijkste kenmerken worden hier opgesomd.

Indien een integratie met een 3de partij is voorzien dan zijn de velden read-only.

Veld Type Omschrijving Opties/opm.

Bovenliggende

organisatie

Lookup naar

organisatie

Maatschappelijke

naam

De officiële naam van een onderneming, zoals verschenen in het staatsblad (niet aanpasbaar indien in beheer van VKBO)

Commerciële naam

De commerciële naam is de gekende handelsnaam van een onderneming of vestigingseenheid. (niet aanpasbaar indien in beheer van VKBO)

Afgekorte naam De officiële afgekorte benaming of roepnaam van een onderneming (niet aanpasbaar indien in beheer van VKBO)

Hoofdactiviteit Lookup naar

NACE code

De hoofdactiviteit kan

hier geselecteerd

worden. Alle extra

activiteiten worden ook

nog eens in een native

n:n gekoppeld. Lijst

lookup beperken tot

deze.

Eventueel een check op

de n:n; indien de eerste

op n:n en nog geen

hoofd-> zet als hoofd.

lijst activiteiten uit vkbo


25

maar uitbreiden want er

zitten geen verenigingen

in. afwijkingen toelaten

ja.

Ondernemingsnummer Identificatie zelf kunnen invullen voor buitenlandse ondernemingen. niet aanpasbaar voor gegevens uit vkbo De unieke identificatie van een onderneming, toegekend door KBO. Afhankelijk van de dienst en context staat het ondernemingsnummer soms ook voor de unieke identificatie van een vestigingseenheid (vestigingseenheidnummer)

Is vestiging afgeleid veld vkbo

(niet aanpasbaar indien

in beheer van VKBO)

Soort onderneming picklist Natuurlijk persoon/rechtspersoon

laat je toe om in één

oogopslag te zien of het gaat over een natuurlijk of rechtspersoon.

In VKBO SoortOndernemingCode (RP of NP)

(niet aanpasbaar indien in beheer van VKBO)

Rechtsvorm Lookup naar

entiteit

rechtsvormen

gedef op niv van de onderneming. natuurlijke persoon: geen rechtsvorm (eenmanszaak is geen juridische rechtsvorm) van toepassing op alle rechtspersonen (geen eenmanszaak)

Rechtstoestand Lookup naar

rechtstoestanden

code en omschrijving De code geeft aan in welke rechtstoestand de onderneming zich bevind in zijn levenscyclus.


26

(RechtsToestandCodeType en omschrijving)

open, faillisement, stopzetting...

de RechtsVormCodeType

Sectie

Contactgegevens

Telefoon initeel overnemen uit VKBO, Lokale bron master

Mobiel

Fax Officieel faxnummer bij het adres van de onderneming of vestigingseenheid initeel overnemen uit VKBO, Lokale bron master

e-mail

Website

Sectie Adres

Adres (primair) Lookup naar adres

Facturatieadres

Adres Lookup naar adres

IBAN/BIC

oprichtingsdatum Dit is de oprichtingsdatum van een onderneming

in VKBO datum start (niet aanpasbaar indien in beheer van VKBO)

Datum stopzetting Datum waarop de onderneming is stopgezet (niet aanpasbaar indien in beheer van VKBO)

Reden stopzetting Als een onderneming wordt stopgezet, geeft deze code de reden van stopzetting aan

VKBO

(RedenStopzettingCode

en beschrijving)

Uit VKBO Ja/nee Zie Scribe integratie

Laatste wijziging VKBO Datum

crediteurnummer Link financiën?

Status Let op: Status Op vestigingsniveau is


27

is een

standaard

veld. Te

bekijken of

de VKBO

status past in

dit standaard

veld.

deze zeker van belang (hoewel ze tegenstrijdig

kan zijn met rechtstoestand op ondernemingsniveau, als de onderneming stopt moet ondernemer zelf zijn vestiging laten

stopzetten, meestal verzaakt hij aan deze verplichting).

In VKBO StatusKBOcode (niet aanpasbaar indien in beheer van VKBO)

hoe gebruiken als gemeente? wat moeten we met dit veld doen?

neem de rechtstoestand van de onderneming van d eonderneming waartoe de vestiging bestaat + ststus van de vestiging. de combinatie moet een correct beeld geven.

wanneer een onderneming de status verschillend van actief heeft moet de vestiging defacto stopgezet staan. voorbeeld: activiteit stopzetting natuurlijke persoon heeft status actief...


28

Forms and Views



29

Subentiteiten

Id Naam Type relatie

1 Contacten 1:n

2 Dochterorganisaties 1:n

3 Nace codes n:n (manueel of native naargelang nood

aan extra data (begin&einddatum)

Specifieke logica

Beperking van update rechten indien de organisatie via KBO werd aangemaakt zie verder Scribe

integratie).

Indien de adresgegevens zijn aangepast op de adres entiteit, de standaard velden correct laten invullen


30

Entiteit 3.5. Entiteit NACE Code

Situering

Nacebel is een statische tabel die best zowel de nomenclatuur versie 2003 en versie 2008 bevat. Als je de

gebruiker zelf een activiteit laat toekennen, ga je logischerwijze enkel de keuze laten uit de meest recente

versie van nomenclatuur dus op vandaag versie 2008.

Deze informatie kan aangeleverd worden als code tabel.

De gegevens kunnen bv. via Scribe overgenomen worden (zie verder).

We breiden de lijst met activiteiten uit vkbo uit (o.a. verenigingen).

Attributen

actie: opnemen attributen in dit document

Forms and Views



31

Entiteit Land

Situering

Is de standaard GEO Service entiteit maar uitgebreid met de NIS code

Zie verder bij Scribe integratie.Attributen

Entiteit Gemeente

Situering

Is de standaard GEO Service entiteit maar uitgebreid met de NIS code


Entiteit Straat

Situering

Is de standaard GEO Service entiteit maar uitgebreid met de straat code



32

Entiteit Adres

Situering

Laat toe om hier adressen in te vullen in een apart scherm.

Er is een koppeling met de entiteiten straat,gemeente, land.

Forms and Views



33


34

Specifieke logica

CRAB en CRAB Tool integratie

Actie: verder uit te werken.

Entiteit Taal

Situering

Lijst met talen.

Entiteit Functie

Situering

Lijst met mogelijke rollen tussen contacten en organisaties.

Entiteit Aanspreking

Situering

Deze entiteit omvat de basisgegevens van een natuurlijk persoon.

Entiteit Rechtsvorm

Situering

Code tabel : via Scribe opgevuld (zie verder)

Rechtsvorm

In de codetabellen die CORVE dagelijks publiceren (ftp map publiek bieden) ze o.a. de tabel met

rechtsvormen aan. Hierin is een begin- en einddatum voorzien. Sommige worden vandaag niet meer

gebruikt maar zijn voorheen ooit wel toegekend. Dus ze moeten in de fiches kunnen bestaan maar mogen

bv niet meer kunnen gekozen worden indien men zelf een nieuw bedrijf aanmaakt.

Voorbeeld: de rechtsvorm Coöperatieve vennootschap met onbeperkte aansprakelijkheid bestaat niet

meer sinds 1996.


35

Entiteit Rechtstoestand

Situering

Code tabel : via Scribe opgevuld (zie verder)

Rechtstoestand: In de codetabellen die CORVE dagelijks publiceeert (ftp map publiek) bieden zeo.a. de

tabel met rechtstoestanden aan. Hierin is een begin- en einddatum voorzien. Sommige worden vandaag

niet meer gebruikt maar zijn voorheen ooit wel toegekend. Dus ze moeten in de fiches kunnen bestaan

maar mogen bv niet meer kunnen gekozen worden indien men zelf een nieuw bedrijf aanmaakt.

Entiteit Parameter

Situering

Deze entiteit omvat alle settings en parameters om het systeem te beheren en configureren. Hierin zullen

ook alle extra beperkingen en mogelijkheden mbt rechten op records opgenomen worden, alsook

eventuele foutberichten aan de gebruiker, e.a. Het objectief is om zo generiek mogelijk te werken zodat

een administrator met configuratie de applicatie relatief eenvoudig kan aanpassen.

Onderstaande lijst is een aanzet maar deze lijst kan uitgebreid worden volgens de technische behoeften.

Proces: Aanmaken persoon;Entiteit: Persoon;Read-only indien geimporteerd: Ja/Nee

Rechten_message_nl: “U heeft geen rechten … “

Alle velden die gekopieerd worden vanuit persoon naar contact en dus master zijn voor contact.

Syncronisatie van persoonsgegevens Ja/Nee

Syncronisatie van organisatiegegevens Ja/Nee

Alle velden die gekopieerd worden vanuit VKBO naar organisatie en dus master zijn voor

organisatie.


36


37

Processen

Het volgende hoofdstuk beschrijft in algemene termen de processen die binnen scope vallen.

Aanmaken van een person

Omschrijving

Dit proces omvat het maken van een nieuw record, type persoon.

o Manueel

o Geimporteerd

Manueel: door de gebruiker

Geimporteerd: import van een externe applicatie. (eg. Bevolkingsregister)

Er zal tevens een duplicatendetectie opgezet worden obv de naam,voornaam en/of RRNR van de persoon.

Een nieuw persoonsrecord resulteert automatisch in het aanmaken van een contact-record. (zie verder

voor beschrijving velden).

Subprocessen

Naam

Aanmaken contact

Duplicatencontrole


38

wijzigen van een person

Omschrijving

Hier kan men ook een onderscheid maken tussen manuele en automatische aanpassingen. Bovendien

moet men rekening houden met de bron van het record en de attributen die in aanmerking komen.

Volgende onderscheiden worden gemaakt:

CREATIE WIJZIGING Omschrijving

Manueel Manueel Manueel aanpasbaar en manueel aangemaakt

Import Manueel Manueel aanpasbaar en geimporteerd

Import Syncronisatie Automatisch gesyncroniseerd en geimporteerd

Manueel Syncronisatie Automatisch gesyncroniseerd en manueel aangemaakt

Voor elk van hen moeten de nodige rechten en velden worden omschreven (liefst generiek)

Bij aanpassing van het persoon-record zullen alle contactfiches met de corresponderende/gekopieerde

velden tevens geupdate worden. (lijst met velden in parameter entiteit).

Indien de persoon niet langer inwoner is of komt te overlijden dan moeten de betrokken contactfiches

ook aangepast worden.

Subprocessen

Naam

Wijzigen contact (bij aanpassing persoonsgegevens)

Duplicatencontrole

Deactiveren contact (bijv. bij mutatie inwoner naar niet-inwoner)


39

Aanpassen status van een persoon

Omschrijving

Een persoonrecord kan een andere status krijgen.

Volgende status kan men onderscheiden:

Status Reden van status Verklaring

Actief Actief Geldig record

Inactief Overleden Geldig record maar persoon is overleden

Inactief Inactief Ongeldig record

Subprocessen

n.v.t.

Verwijderen van een persoon

Omschrijving

Het verwijderen van een persoon kan eventueel maar heeft tot gevolg dat alle gerelateerde contact

records worden verwijderd.

Subprocessen

Naam

Verwijderen/deactiveren contact

Aanduiden ander gezinshoofd


40

Aanmaken van een contact

Omschrijving

Dit proces omvat het maken van een nieuw record, type contact.

ALternatieven:

Manueel

Automatisch

Manueel door de gebruiker. dit kan alleen na het kiezen van een persoon.

Automatisch Bij het aanmaken van een personen record wordt een nieuw contact aangemaakt.

Er zal eventueel een duplicatendetectie opgezet worden obv nog te bepalen velden.

Subprocessen

Naam

Aanmaken persoon

(Duplicatencontrole)

Adresvalidatie

Koppelen met organisatie

Koppeling met persoon op read-only zetten


41

wijzigen van een contact

Omschrijving

Hier kan men een onderscheid maken tussen manuele en automatische aanpassingen.

Manueel door de gebruiker. Alle niet-persoon velden zijn aanpasbaar.

Automatisch Bij aanpassing van het persoon-record zullen alle contactfiches met de

corresponderende/gekopieerde velden tevens geupdated worden.

Subprocessen

Naam

Wijzigen person

Duplicatencontrole

Aanpassen adres

Koppelen met organisatie

aanpassen van de status van een contact

Omschrijving

Een contactrecord kan een andere status krijgen.




Inactief Overleden Geldig record maar de gerelateerde persoon is overleden

Inactief Inactief Ongeldig record (bijv. na verhuis uit Sint-Niklaas)

Subprocessen

Naam

Wijzigen status contact

Adresvalidatie

Duidt ander gezinshoofd aan


42

Verwijderen van een contact

Omschrijving

tbd

Subprocessen

tbd

Aanmaken van een organisatie

Omschrijving

Manueel

Automatisch

Manueel door de gebruiker.

Geen validatie van gegevens.

(semi-)

Automatisch

Geimporteerde records vanuit een te importeren bestand of via een webservice (bijv. via

zoeken in VKBO obv naam of ondernemingsnummer getriggerd vanuit CRM).

Er zal eventueel een duplicatendetectie opgezet worden obv nog te bepalen velden.

Subprocessen

Naam

Adresvalidatie

VKBO velden (her)validatie bij syncronisatie: voornamelijk bij adressen

Aanpassen van de status van een organisatie

Omschrijving

Een organisatierecord kan een andere status krijgen.


43




Inactief Inactief Ongeldig record

Opm.: de status velden zullen alleen gebruikt worden voor deze redenen. Indien een

onderneming/vestiging in een bepaalde toestand verkeert dan zullen daar andere velden voor gebruikt

worden.

Opm.: Inactieve records worden niet meer gesyncroniseerd


44

Subprocessen

Hier kan men ook een

Verwijderen van een organisatie

Omschrijving

tbd

Subprocessen

tbd

Aanpassen van een adres

Omschrijving

Bij een aanpassing van een adres dienen alle standaard adres velden op de gekoppelde entiteiten tevens

geupdate worden. Dit is momenteel alleen van toepassing bij contact en organisatie.

Subprocessen

tbd


45

Validatie van een adres

Omschrijving

Adresvalidatie omvat het manueel/automatisch valideren van een adres in CRM bij een externe bron

(CRAB).

Eens een adres is gevalideerd zal dit ook zo aangeduid worden in CRM via een vlag en eventueel de

CRAB-sleutel.

Het invoeren van een adres zal gebeuren obv de referentietabellen Straat en Gemeente (lookups of

autocomplete). Deze gegevens worden eventueel gesyncroniseerd vanuit een externe bron. (zie

interfaces)

Subprocessen

tbd


46

Integratie

Het volgende hoofdstuk beschrijft een integratie op basis van Scribe, altenatieven vanuit de community

worden in de toekomst opgenomen.

Integratie met VKBO

Omschrijving

De oplossing gebruit een tweetal integratiemechanismen

- Import VKBO (mutaties) binnen een bepaalde perimeter, tyisch de gemeetne

o Via XML export (CORVE, ftp)

- On line zoeken naar ondernemingen en vestigingen die niet opgenomen zijn in het locale extract

o Via webservice CORVE

Figuur 3 (bron: infront)


47

Omgaan met afwijkingen

Dikwijls heft een dienst locale economie gegevens die recenter zijn dan deze in de kruispuntbank

ondernemingen. Onderstaande paragraph beschrijft de strategie die toelaat om te gaan met deze

afwijkingen, met een minimum aan manuele interventies.

Technische beprking: VKBO geen datum laatste wijziging op veldniveau in de VKBO

scenario

- mogelijkheid om afwijking in te geven (bv. afwijkend adres)

o bij een update uit de VKBO controle

afwijkend adres = nieuw adres VKBO

geen actie

afwijkend adres <> nieuw adres VKBO

‘vlag’ die aangeeft dat er een conflict is

scherm dat toelaat om adres over te nemen of de wijziging te

onderdrukken

- er is een mogelijkheid om een rapport te maken van allen organisaties met een conflict

- vermijden dat wijzigingen van de VKBO onderdrukt worden:

o bij een update kunnen er meerdere velden wijzigen (geen datum laatste wijziging per

veld). Hierbij wensen we te vermijden dat wanneer bv. de hoedanigheid aangepast wordt

(en er geen afwijkende waarde is in het LAB), er toch een conflict aangegeven wordt door

een afwijken adres dat reeds gemeld (en onderdrukt) was.

Figuur 4: voorbeeld screenshot verwerken conflicterende velden (mockup, te vervangen door screenshot)


48

technische aanpak:

- bij updates werken met 3 velden:

- LAB: waarde in CRM

- VKBO t-1: laatst gekende waarde in VKBO

- VKBO t: update van VKBO

- de velden worden ingevuld door de middleware (bv. SCRIBE)

Omgaan met afwijkingen

Actie: documenteren mapping.


49

Integratie met CRAB

Omschrijving

Synchronisatie met CRAB op basis van de webservice van het AGIV.

Om een rechtstreekse integratie te voorzien met CRAB moet er een invoerdialoog aangemaakt

worden waarin volgende stappen dienen te worden genomen:

Invoer Gemeentenaam

Bij het invoeren van een gemeentenaam worden volgende CRAB webservices aangeroepen:

GetGemeenteByGemeenteNaam

Na het uitvoeren van deze methode krijgen we volgende info terug:

GemeentID

GemeentNISCode

Deze gegevens worden opgeslagen in het CRM adresrecord.

ListStraatnamenByGemeenteID

Na het uitvoeren van deze methode krijgen we een lijst terug met alle straatnamen en

StraatnaamID’s voor deze specifieke gemeente.

Invoer Straatnaam

Uit de lijst van straatnamen die door de vorige methode werd meegegeven wordt de juiste

straatnaam gezocht. Bij het selecteren van de juiste straatnaam, wordt de straatnaam en de

straanaamID opgeslagen in CRM.

ListHuisnummerByStraatnaamID

Na het uitvoeren van deze methode krijgen we een lijst terug met alle huisnummers en

HuisnummerID’s voor deze specifieke gemeente.

Invoer Huisnummer

Uit de lijst van huisnummers die door de vorige methode werd meegegeven wordt de juiste

huisnummer gezocht. Bij het selecteren van de juiste huisnummer, wordt de huisnummer en de

huisnummerID opgeslagen in CRM.

GetPostkantonByHuisnummerID


50

Aan deze methode wordt de geselecteerde HuisNummerID meegegeven. Op basis van deze ID

krijgen we een postkantcode (postcode) terug. Deze wordt opgeslagen in CRM

CRAB-TOOLS

Deze service biedt een reeks van hulpmethoden aan die het mogelijk maken om met behulp van

gegevens uit de CRAB-databank geocoderingstoepassingen te ontwikkelen. Voor elk ingegeven

adres zoekt CRAB-Tools in een eerste stap het overeenkomstige CRAB-adres op in de CRAB-

databank. In een tweede stap wordt de positie van het adres opgezocht en waar nodig berekend.

ALternatief CRAB-TOOLS (locale databank)

Voor het koppelen van de adressen van natuurlijke personen in het rijksregister (adres:

rijksregisternotatie) en CRAB adressen kan er gebruik gemaakt worden van een koppeltabel die ter

beschikking gesteld wordt van het AGIV.

Actie: documenteren mapping.

O/R mapping authentieke bronnen

Actiepunten: opnemen van de O/R-mapping van de velden van de authentieke bronnen op het

datamodel.

Dit voor onderstaande bronnen:

lokaal bevolkingsregister

VKBO

VKBO codetabellen

CRAB


51


52


53

Appendix

Authentieke bronnen

VKBO

De authentieke gegevensbron voor bedrijven - de verrijkte kruispuntbank voor ondernemingen (VKBO)

http://www.corve.be/producten/magda-diensten/ondernemingsgegevens/index.php .

CRAB

Het acroniem ‘CRAB’ staat voor ‘Centraal Referentieadressenbestand’. Het CRAB is het adressenproject

van het samenwerkingsverband GDI-Vlaanderen en vormt het antwoord van het AGIV op de hieronder

toegelichte adresproblematiek.

http://www.agiv.be/gis/projecten/?catid=34

http://www.agiv.be/gis/projecten/?catid=34


54

Colofon

Deze tekst kwam tot stand tijdens de werkvergaderingen van de Denktank CCSP. Aan de vergaderingen

namen deel:

Kevin De Backer (Lokeren), Steven De Vriendt (Aalter) Luc Jolie (Aalter), Kjell King (Aalter), Katrien Leire

(Digipolis Gent), Ivan Stuer (Sint-Niklaas), Eddy Van der Stock (Stad Lokeren), Luc Vanderputten (Net-IT),

Bart Vierbergen (Microsoft Belux), Maarten Verhaert (Infront), Raf Buyle (V-ICT-OR vzw)

Elke deelnemer bracht eigen ervaring en kennis in. De hier verwoorde inzichten en stellingen vertolken

geen officiële standpunten van de organisatie waarvoor zij werken.


55

Microsoft Product Information

Dynamics CRM

http://www.microsoft.com/crm

BizTalk Server

http://microsoft.com/biztalk

Community

V-ICT-OR - CCSP

http://www.v-ict-or.be/kenniscentrum/ccsp

Downloaden van de solution

http://www.v-ict-or.be/community/workgroups/shared-platform (te publiceren)

http://www.microsoft.com/crm

http://microsoft.com/biztalk

http://www.v-ict-or.be/kenniscentrum/ccsp

http://www.v-ict-or.be/community/workgroups/shared-platform

preview common citizen service platform - whitepaper

Documents