prevencion de perdidas

Prevención de pérdidas

Merma, Robo hormiga

¿Qué significa Prevención de

Pérdidas?Es el proceso de identificación de vulnerabilidades de una empresa, considerando éstas, desde la

integridad de sus empleados y/o clientes, sus procesos de negocios, hasta las condiciones físicas

y entorno de sus instalaciones, para determinar los riesgos que pueden impactarlas y,

entonces determinar el impacto de cada riesgo así como la evaluación de la pérdida.

No se debe confundir con control de mermas, los dos conceptos deben verse como un binomio

necesario para soportar el alcance de los objetivos del negocio.

Ejemplificando este binomio, tenemos que control de merma, atiende temas como el robo interno

o externo como uno de los elementos base de ésta, pero cuando se considera que un asalto

violento, reporta no solo una pérdida de activos, sino que resalta hasta el tener una pérdida de vida

o la perdida de ventas por el cierre de la operación, en tanto se lleva a cabo la intervención de la

autoridad, es que vemos la necesidad de contar con los dos conceptos bien claros, definidos e

implantados.

Se considera que esta forma de entender la prevención de pérdidas, está evolucionando, de

manera que dejemos de ver este tema como algo superficial, y lo entendamos en toda la gama de

oportunidades que esta presenta para ir blindando nuestros procesos y operaciones.

enterpriseprotective.mx

Este concepto se sustenta en una conciencia y

visión de empresa, que busca hacerse más

eficiente, mediante la identificación de sus

vulnerabilidades y tomando los riesgos

considerando el prevenir pérdidas.

La prevención de pérdidas, está íntimamente

ligada a la administración de crisis y la

planeación para continuidad de negocios.

Cuando escuchamos el término de prevención

de pérdidas, pensamos que contempla

únicamente el delito de robo de

mercancías, ¿qué otro tipo de situaciones se

incluyen?

Lo impresionante del concepto, es que este es

tan amplio en su alcance como consideremos

la complejidad de los procesos de una

operación y la forma en que la empresadetermina que es una pérdida.


El principal requisito, es la conciencia de la alta

administración, sobre la necesidad de anticipar, prevenir

y/o mitigar lo que su empresa considera como una

pérdida. Cada negocio debe identificar lo que puede

impactar a su personal, sus operaciones y sus activos.

El segundo, es que una vez que la dirección decide que

este proceso debe ser parte de su plan de negocios,

debe plantear junto con los principales directivos ocolaboradores, la agenda de riesgos de su empresa.

Pueden considerarse desde situaciones delictivas como

el fraude, el abuso de confianza, el robo de información,

el secuestro, la extorsión, o bien condiciones de riesgo

como un incendio, inundación, terremoto o huracán.

Asimismo situaciones donde la pérdida de un ejecutivo

sea crítica para la organización o una sanción por

incumplimiento de una normativa implique cierre, multas

sanciones o un acto de corrupción.

No importa el tamaño del negocio, todos podemos sufrir

pérdidas. El qué tanto podemos sobrellevarlas, depende

de cómo las hayamos prevenido para poder mitigarlas.

¿Cuáles son los requisitos para llevar a cabo una estrategia de prevención de pérdidas?


La agenda de riesgos, implica el identificar todos aquellos riesgos que pueden impactar tanto en la

estrategia como en la operación y dimensionar la probable pérdida que se tendría. Ya habiendo

hecho esto, es posible determinar el plan de acción para prevenir o mitigar el impacto.

¿Cómo se instrumenta un programa efectivo de prevención de pérdidas?

La implantación de un programa debe basarse en un modelo que considera los siguientes

elementos:

• Personal

• Políticas y Procedimientos

• Infraestructura

• Tecnología


Políticas y procedimientos: exige que exista

una serie de reglas escritas y conocidas por el

personal, para asegurar el cumplimiento de las

acciones tendientes a prevenir pérdidas, de

nada sirve tenerlas si la cultura de la empresa,

contempla el desobedecerlas o el que no haya

consecuencias por su incumplimiento.

Personal: implica la responsabilidad y acciones

del personal de la empresa, en todos los

niveles de la organización, para que

dependiendo de la naturaleza del negocio y el

nivel del personal, implante las acciones

necesarias y suficientes para prevenir pérdidas.

No es necesario contar con especialistas,

cuando es el mismo personal quien muchas

veces constituye la causa misma de la

vulnerabilidad.


Tecnología: el uso adecuado de diversas herramientas acorde a cada negocio, debe

considerarse para complementar los puntos anteriores. No son un fin sino un medio para lograr

esto. El ejemplo es el uso de cámaras de circuito cerrado de televisión (CCTV), que puede

funcionar tanto como un factor disuasivo, hasta como memoria de eventos. No obstante, si no

se tiene claridad respecto de la utilidad misma del equipo y, quien lo va a utilizar, esta inversión

se vuelve una pérdida en sí.

Infraestructura: requiere el contar con instalaciones que cumplen las normas y condiciones de

seguridad, y que estas se mantienen en este estado de cumplimiento. A la vez, envía una

señal de que hay orden y autoridad en la empresa, asimismo, facilita el cumplimiento de los

planes de prevención, evitando que una infraestructura débil o inadecuada sea la

vulnerabilidad misma. Esto no implica instalaciones costosas pero si el que no sean riesgosas.


¿Qué tipo de tecnología considera un programa de estos?

Primero debe definirse qué y para qué de la

tecnología, para luego buscar a un especialista y

encontrar la mejor solución. El peor error es buscar

a un especialista cuando aún no tengo identificado

mi riesgo.

El tipo de tecnología adecuado a cada empresa,

dependerá del tipo de riesgos y la finalidad del

equipo para reforzar los criterios de prevención de

pérdidas, siendo relevante, que la mala selección

del equipo o el no utilizarlo para lo que se definió,

se vuelve una pérdida en sí.

La tecnología viene avanzando día con día y

cada empresa, debe identificar de qué

manera, podrá aportar o soportar elementos,

para asegurar sus procesos mediante su

implementación. La tecnología para la

prevención de pérdidas puede ir desde un

control de acceso para sus instalaciones,

hasta sistemas avanzados para identificar

mercancía en tránsito.


Vuelvo a mencionar al CCTV, como un equipo que aporta cantidad de beneficios, si este se

usa adecuadamente, como es el caso cuando no solamente se utiliza para determinar fallas en

algún proceso, sino como una herramienta para medir eficiencias. Asimismo, funcionara como

un disuasivo, no solo para prevenir pérdidas sino para otro tipo de acciones negativas. Al final,

redunda como una herramienta para memoria de eventos.

El aspecto legal es importante, no solo por lo que implica el ejercer acción en contra de quién

cometió actos deshonestos siendo empleado, como por ejemplo quién cometió un fraude, sino

también, el cómo proceder con un delincuente que se detiene en flagrancia en nuestras

instalaciones.

¿Qué aspectos de tipo legal se deben considerar?


La prevención de pérdidas debe considerar el manejo legal de lo anterior, así como otros

aspectos que conllevan a pérdidas. Se reitera el comentario, donde se señala que éste, es un

proceso integral de toda la organización para identificar las vulnerabilidades y condiciones que

pueden representar pérdidas, su evaluación y su manejo.

Esto incluye el contemplar y comprender el impacto legal, que trae el incumplimiento de normas

de autoridad, mismas que implican sanciones, multas, paro de operaciones, que a su vez

representan pérdidas para la empresa.


¿Qué capacitación al personal en general contempla un programa de prevención de pérdidas?

La capacitación va al parejo con las situaciones y condiciones que se determinaron que

pueden generar una pérdida y, esto implica desde capacitar para hacer más eficientes los

procesos naturales de operación o administración, hasta temas más especializados como

planes para manejo inclusive de desastres naturales.


¿Cuáles son los errores típicos en los que se incurren al no llevar a cabo un programa efectivo de control de pérdidas?

El tercero, es pensar que un plan de

prevención de pérdidas implica un gasto

enorme, cuando en realidad, debe ser una

inversión planeada y perfectamente alineada

con la estrategia de negocios.

El primer error, consiste en creer que tu

negocio no tiene riesgo alguno, que estos

solo impactan en los negocios grandes o que

tu operación esta tan bien llevada, que no

puede haber condición alguna de pérdida.

El segundo error, es el considerar que

control de merma y prevención de

pérdidas son lo mismo, lo que te lleva a

pensar, que si controlas la merma, evitarás

todo tipo de pérdida.


LAS MERMAS Y SU CONTROL INTERNO

Tomaremos como base el estándar mundial emitido por

“El Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway

Commission”, que recopiló opiniones y conceptos de diferentes

especialistas, y emitió los componentes más relevantes en el desarrollo del

control interno dentro de las organizaciones.


Objetivos del control interno sobre las mermas:

1. Protección de los inventarios sujetos a la disminución por las mermas.

2. Confiabilidad e integridad de la información financiera y operativa relacionada con las mermas.

3. Efectividad y eficacia en las operaciones relacionadas con la disminución de las mermas.

4. Cumplimiento a las normas, políticas, procedimientos establecidos en las organizaciones para

disminuir el efecto negativo de las mermas.

Se deben lograr los siguientes objetivos, los cuales se cumplen con la existencia de cinco elementos estructurales y relacionados entre sí.


Para lograr los cuatro objetivos anteriores, las empresas deberán

organizar su control interno bajo los siguientes componentes:

1. Ambiente de control. Hace referencia a la cultura corporativa de control que debe existir en

una organización para disminuir las acusas de las mermas relacionadas con:

• Integridad y valores éticos de sus empleados.

• Competencia para la acción.

• Filosofía Administrativa y estilo de dirección.

• Estructura Organizacional.

• Asignación de Autoridad y Responsabilidad.

• Política de Recursos Humanos.

• Comités de Auditoría u otros relacionados con las mermas.

2. Evaluación de Riesgos.

Examen de factores internos y externos que impiden el logro de los

objetivos de disminución de mermas.

• Objetivos Institucionales.

• Objetivos Específicos.

• Identificación de riesgos.

• Probabilidad de ocurrencia.

• Impacto.

• Análisis de Riesgos.

• Mitigación de causas de riesgo.

• Riesgo residual.


3. Actividades de control.

Hace referencia a los controles que

realmente existen para minimizar los

riesgos por mermas que enfrentan los

inventarios.

Controles sobre:

• Los empleados.

• Los contratistas.

• Los vigilantes.

• Las operaciones.

• La información financiera.

• La existencia de normas, políticas,

procedimientos, instructivos, leyes,

regulaciones, códigos, que controlen

la merma.

• Competencia del personal.

Segregación de funciones.


4. Información y Comunicación.

El proceso de retroalimentación que debe existir dentro

de la empresa, y entre esta y su medio ambiente en

relación con las mermas.

• Sistemas de información.

• Información crítica.

• Canales.

• Comunicaciones internas.

• Comunicaciones externas.

• Apoyo a la ejecución de los procesos.

• Autorización.

• Registro.

• Custodia.

• Conciliación.

- Controles de acceso.

- Conciliación.

Tipos de Control:

• Preventivos/Detectados/Correctivos.

• Manuales / Automatizados.

• Gerenciales.


5. Monitoreo.

Se refiere al seguimiento permanente que se

debe hacer, por parte de la administración y

los órganos de control, auditoría interna y

revisoría fiscal, para evaluar la efectividad del

sistema de control interno.

• Supervisión concurrente.

• Evaluaciones independientes.

• Alcance y frecuencia.

• Quiénes evalúan.

• Proceso de evaluación.

• Metodología / documentación.

• Plan de acción.

• Reportes de deficiencias.

La integración de los objetivos de control

interno con sus correspondientes elementos

facilitará el control sobre las mermas.


Las grandes pérdidas de los pequeños robos

El control del stock y sus movimientos es una de

las actividades más tediosas y la más cara en

términos de personal y tiempo afectado dentro de

las empresas. Para ello, la tecnología electrónica

ha hecho su aporte para dotar a las empresas de

innumerables recursos de administración que

permiten conocer las tan temidas diferencias de

stock.

Los Terminales de Punto de Venta (TPV), también

conocidos como escaners, ayudan al cometido con

una confiabilidad casi absoluta y los informes

producidos por el sistema indican qué es lo que ha

sido abonado en caja, en número de artículos y

referencia de los mismos analizando, con respecto

a los bienes que se han recibido oportunamente,

cuál es la pérdida.

Este -en apariencia- inofensivo estilo delictivo,

se ha transformado en un tema más que

preocupante para los empresarios quienes

comienzan a ver una importante merma en sus

utilidades

Como todos los años, las empresas de

cualquier tamaño organizan en un

determinado período de tiempo, el

correspondiente balance anual en el que se

constatan las entradas y salidas, compras y

ventas, pérdidas y ganancias.


En caso de no poseer TPV, igualmente con la más simple caja registradora, pueden

establecerse por familias o secciones, las pérdidas ocasionadas. Pese a que en este caso,

los errores de marcado, las promociones y rectificaciones de precios y otros factores

humanos de operación, disminuyen en forma importante la fiabilidad y la exactitud de los

resultados obtenidos.

Pero mayor o menor sofisticación mediante, es posible obtener información valorizada y

cuantificada que permita -después de un minucioso examen - tener una definición más cabal

sobre qué artículos se perdieron en el inventario ya sea por un mal manipuleo (pérdidas por

averías), o por faltantes de stock (pérdidas por hurto).

Las pérdidas económicas que se desprenden de estas últimas, son motivos de verdadera

preocupación para los empresarios y que exige además de mejoras en las actividades de

control, mecanismos preventivos y disuasorios de este tipo de delitos.


Cuando las mercancías u objetos de valor deben ser expuestos al público, no pudiéndose

limitar el acceso al área, (por ej. los supermercados), los robos de mercadería son

ocasionados en su mayoría por personas ajenas a la empresa. En tal caso, pueden

adoptarse medidas de protección como las detalladas:

Definir el perfil y las características del agresor, así como los métodos que utiliza. Sin caer

en actitudes prejuiciosas o discriminatorias es posible definir perfiles y actitudes

características que pueden divulgarse entre los empleados y el personal de vigilancia

para que puedan detectar a estos individuos y comunicar su presencia con rapidez, lo que

redundará en una tarea de prevención invaluable, al poder realizar así un seguimiento y

control de ellos mientras permanezcan dentro de los locales.

LADRONES DE AFUERA


• Formar al personal en el mismo concepto,

solicitando y recompensando su colaboración.

• Definir cuáles son las áreas de mayores

pérdidas o riesgos y aplicar a éstas la mayor

cantidad de recursos técnicos y humanos.

Tratar que las áreas de exposición de

mercaderías no posean ángulos muertos o de

escasa visión.

• Que la mercadería expuesta se encuentre en

forma ordenada.

• En los puntos de salida del salón o áreas de

exposición de mercaderías u objetos de valor,

realizar un chequeo de los bultos grandes, para

establecer que no se ha ocultado nada en su

interior.• Instalar equipos electrónicos anti-hurtos

(antenas).

• Establecer una norma que impida al personal la

devolución de efectivo a cambio de mercadería,

sin la debida intervención de personal

jerárquico.

• Establecer procedimientos y realizar una

difusión adecuada a los mismos, sobre cuál

será la forma de proceder en caso de

determinarse algún ilícito.

• Tener personal de vigilancia debidamente

capacitado y calificado para desempeñar sus

funciones y verificar periódicamente sus

resultados.


Lograr la colaboración del personal de la empresa, no involucrado en tareas de

seguridad y vigilancia, para que realicen una acción disuasoria sobre los

delincuentes, con la observación del accionar de aquellos que reúnen las características

y perfil de los posibles agresores externos. Sin duda este punto también mejorará la

atención al cliente.


LADRONES DE ADENTRO

De acuerdo a estudios realizados mundialmente, está determinado que el que produce la mayor

parte de las pérdidas por hurto es el propio personal de la empresa (50% de hurtos internos, contra

un 35% de hurtos realizados por clientes). Aunque no existe una solución total para este problema,

una forma de prevenir y disminuir estas pérdidas, es realizando un buen proceso de selección de

personal en el cual deben complementarse las áreas de Recursos Humanos, de Seguridad y

Control de Pérdidas de las empresas.

Estos procesos ayudarán a limitar el acceso de una buena parte de este tipo de agresores.

A continuación se enumerarán algunos recursos o medidas de protección para mercancías, objetos

de valor u otros elementos que deban ser protegidos de agresores internos.


1. Limitar el número de entradas y salidas.

2. El ideal es un mismo punto de entrada y salida de

peatones y vehículos, los cuales es recomendable

que se encuentren dotados de sistema de control

de accesos con barreras relacionadas al mismo.

3. Que el puesto de control, cubierto por personal de

seguridad debidamente entrenado y calificado, se

encuentre ubicado entre los puntos de entrada y

salida, lo cual sin duda, mejorará la coordinación

del control.

4. Prohibir el ingreso de vehículos particulares al área.

Eliminando de esta forma las situaciones que

facilitan que los empleados pasen mercaderías u

otros elementos de valor a través de los controles

hacia el estacionamiento o vías de comunicación.

5. Instalar en los puntos de alto riesgo, cámaras de

CCTV con un sistema de observación y grabación

adecuado, conforme a las características del lugar.

6. Mejorar la iluminación del área a proteger.

LADRONES DE ADENTRO


7. Utilizar un software de control de acceso adecuado a las necesidades y que tengan la

posibilidad de archivar fotografías e identificaciones del personal que tenga acceso al lugar, así

como la posibilidad de escanear la documentación personal presentada para el ingreso al área.

8. Comunicar al personal la política de la empresa en cuanto a los empleados deshonestos.

9. Auditar los procedimientos de control de carga, despacho y recepción de mercancías.

10. Evitar que hasta el momento de la carga, se encuentre accesible al personal, la documentación

soporte de las mercancías.

11. Prohibir el acceso a todo el personal que sea ajeno a las áreas de depósito, almacenes,

recepción y despacho, especialmente a los transportistas.

12. Determinar una zona especial para la espera de los transportistas, que se encuentren

debidamente separada de las áreas de carga, y que tenga las comodidades necesarias para el

esparcimiento de los mismos.

13. Llevar registros en donde consten los resultados de los controles realizados, el cual debe ser

analizado en forma mensual.


14. Organizar e instruir al personal respecto a una política adecuada sobre la reparación de los

paquetes, envoltorios y estibas dañadas, la cual debe incluir un informe que explique el

procedimiento adoptado.

15. Realizar informes pre laborales, para la contratación de personal y (evaluaciones de control

de confianza, poligrafía y diversas pruebas más)

16. Restringir el acceso de personal no autorizado a aquellas áreas del establecimiento donde se

guarden objetos o mercancías de alto valor.

17. Establecer controles, tanto rutinarios como esporádicos al egreso.

18. Establecer un procedimiento que permita diferenciar lo que es una pérdida por hurto, de la

que se produce por rotura, deterioro o caducidad, ya que de otra forma la información no

sería exacta y hace que los esfuerzos realizados sean aplicados en forma y dirección

incorrecta.


AGRADECEMOS TU ATENCIÓN

El proceso de control de confianza forma parte del sistema de profesionalización de una empresa, cuyo propósito es fortalecer los márgenes de seguridad,

confiabilidad, eficiencia y competencia del personal que la conforma.


FUENTENelson Díaz Muñoz

Prevención de pérdidas

Antonio Gaona Rosete

manualdeseguridad.com.mx


prevencion de perdidas

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