RESEÑA HISTORICA Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de planificación y control, tuvieron su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII[1] cuando se presentaba al Parlamento Británico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.

[1] El profesor Joseph Vlaemminck en su obra Historia y Doctrinas de la contabilidad menciona que en los registros de los Massari de Génova (1340) llevados a la veneciana, aparecen cuentas de presupuesto. Luego cita al monje benedictino Angelo Pietra como el primer autor que se preocupa de la previsión de ingresos y gastos (siglo XVI) y a Ludovico Flori como el autor que habla de la utilidad de los presupuestos (1963).

RESEÑA HISTORICA Desde el punto de vista técnico de la palabra se deriva del francés antiguo bougette o bolsa. Dicha acepción intentó perfeccionarse posteriormente en el sistema inglés con el término budget de conocimiento común y que recibe en nuestro idioma la denominación de presupuesto. En 1820 Francia adopta el sistema en el sector gubernamental y los Estados Unidos lo acogen en 1821 como elemento de control del gasto público y como base en la necesidad formulada por funcionarios cuya función era presupuestar para garantizar el eficiente funcionamiento de las actividades gubernamentales.

QUE ES UN PRESUPUESTOSEGÚN H.W Allen Sweeny & Robert Rachlin (Manual de Presupuestos, Capitulo I, Pág. 2).

Es un resultado del proceso gerencial que consiste en establecer objetivos y estrategias y en elaborar planes. En especial, se encuentra íntimamente relacionado con la planeación financiera.

Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clásico ciclo administrativo de planear, actuar y controlar o, más específicamente, como parte de un sistema total de administración que incluye:

QUE ES UN PRESUPUESTO

•Formulación y puesta en práctica de estrategias.•Sistemas de Planeación.•Sistemas Presupuestales.•Organización.•Sistemas de Producción y Mercadotecnia.•Sistemas de Información y Control.

QUE ES UN PRESUPUESTO•la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, aún cuando en su función de control, el presupuesto para un período anterior pueda compararse con los resultados reales (pasados).

•Es evidente la íntima relación entre la planeación y el presupuesto y no es raro encontrar que utilizan indistintamente términos como presupuesto, plan anual de la empresa. Como se dijo, el presupuesto es resultado de algún tipo de plan o está basado en él, sea éste explícito o bien algo que se encuentra en las mentes de los directivos.

FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS

Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran parte de la propia dirección de la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan de los presupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial. De manera ideal la dirección espera que la función presupuestal proporcione:

FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS

1. Una herramienta analítica, precisa y oportuna.2. La capacidad para pretender el desempeño.3. El soporte para la asignación de recursos.4. La capacidad para controlar el desempeño real en

curso.5. Advertencias de las desviaciones respecto a los

pronósticos.6. Indicios anticipados de las oportunidades o de los

riesgos venideros.7. Capacidad para emplear el desempeño pasado

como guía o instrumento de aprendizaje.8. Concepción comprensible, que conduzca a un

consenso y al respaldo del presupuesto anual.

LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS

1. La incapacidad de la dirección para comprender su sistema. Los directivos se preocupan por el detalle o tratan de controlar los factores equivocados.

2. La falta de respaldo por parte de la dirección al sistema presupuestal. La dirección general no apoya a la actividad o no participa en esta con sentido.

3. La incapacidad para entender la importancia crítica del papel de los presupuestos en el proceso administrativo.

4. El compromiso excesivo del proceso presupuestal o la indebida dependencia en el mismo, es decir, tratar de sustituir el juicio por los presupuestos. Una ciega adhesión al presupuesto puede someter una empresa a una excesiva restricción, inhibiendo las innovaciones.

5. La evaluación inadecuada y desajustes entre productos y mercados.

Las razones por las cuales los presupuestos y la planeación no tienen más éxito son, entre otras, las siguientes:

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.

Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de predicción o de acierto, mayor será la investigación que debe realizarse sobre la influencia que ejercerá los factores no controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. Esto se constata en los países latinoamericanos que por razones de manejo macroeconómico en la década de los años ochenta experimentaron fuertes fluctuaciones en los índices de inflación y devaluación y en las tasas de interés.

El presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros de la empresa.

TIPOS DE PRESUPUESTOS

Clasificación del

Presupuesto

1. Según la Flexibilidad:• Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados• Flexibles o Variables.

2. Según el período que cubran:• A Corto Plazo.• A Largo plazo.

3. Según el campo de aplicabilidad en la empresa:

• De Operación o Económicos.• Financieros (tesorería y capital).

4. Según el sector en el cual se utilicen:• Público.• Privado.

TIPOS DE PRESUPUESTOSSEGÚN SU FLEXIBILIDADSEGÚN SU FLEXIBILIDADRígidos, Estáticos, Fijos o AsignadosPor lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez

alcanzado éste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público.

Flexibles o VariablesLos presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de

actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.

TIPOS DE PRESUPUESTOSSEGÚN EL PERIODO QUE CUBRAN SEGÚN EL PERIODO QUE CUBRAN A Corto PlazoLos presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.

A Largo PlazoEn este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento consulta el período presidencial establecido por normas constitucionales en cada país. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.

TIPOS DE PRESUPUESTOSSEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESASEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESADe Operación o EconómicosIncluye la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectado. Entre éstos podrían incluirse:

Ventas.Producción.Compras.Uso de Materiales.Mano de Obra.Gastos Operacionales.

FinancierosIncluyen él cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Convienen en este caso destacar el de la caja o tesorería y el de capital también conocido como de erogaciones capitalizables.

TIPOS DE PRESUPUESTOSSEGÚN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN.SEGÚN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN.

Presupuestos del Sector PúblicoLos presupuestos del sector público cuantifican los recursos

que requieren la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales se contemplan variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realización de obras de interés social y la amortización de compromisos ante la banca internacional.

Presupuestos del Sector Privado Los utilizan las empresas particulares como base de

planificación de las actividades empresariales.

ELABORACIÓN DE UN PRESUPUESTO

Para elaborar un presupuesto:

Primero:tener el plano a escala y con la ayuda de un escalímetro tomar todas las medidas necesarias que luego serán chequeadas en obra para su respectivo remetraje.

Posteriormente: se tendrán a la mano los costos necesarios de los proveedores que participarán en la construcción.

PARTES DEL PRESUPUESTOELEMENTOS PRINCIPALES: ELEMENTOS PRINCIPALES: • PARTIDAS PARTIDAS • METRADO (CUANTIFICACION) METRADO (CUANTIFICACION) • PRECIO UNITARIO PRECIO UNITARIO • VALOR PARTIDAVALOR PARTIDA• SUB - TOTAL SUB - TOTAL •TOTALTOTAL•GASTOS GENERALESGASTOS GENERALES•TOTAL GENERALTOTAL GENERAL

PARTIDAS:PARTIDAS: Nombre que designa las distintas etapas de una obra. Nombre que designa las distintas etapas de una obra. Las partidas nos permiten organizarnos y formarnos una idea de cuánto Las partidas nos permiten organizarnos y formarnos una idea de cuánto

nos costará la obra.nos costará la obra.

En cada partida, se tomarán en cuenta los siguientes elementos: En cada partida, se tomarán en cuenta los siguientes elementos: Costo de mano de obra. Costo de mano de obra. •Costo de materiales. Costo de materiales. •Metrados (Cuantificación). Metrados (Cuantificación). •Accesorios. Accesorios.

PARTES DEL PRESUPUESTO

Costo de mano de obraCosto de mano de obra: En este punto se considera el costo del : En este punto se considera el costo del trabajo que realizan los diferentes trabajadores que intervienen en una trabajo que realizan los diferentes trabajadores que intervienen en una determinada obra, ya sea ésta parcial o total.determinada obra, ya sea ésta parcial o total.

•Costo de materialesCosto de materiales: : Es el factor más importante, pues implica entre el Es el factor más importante, pues implica entre el 55% y 70% del costo total de la obra.55% y 70% del costo total de la obra.

Un adecuado control en la compra y en el consumo de los materiales Un adecuado control en la compra y en el consumo de los materiales marca la diferencia entre la rentabilidad y la pérdida. En el momento de marca la diferencia entre la rentabilidad y la pérdida. En el momento de escoger a los proveedores con quienes se trabajará, se debe considerar la escoger a los proveedores con quienes se trabajará, se debe considerar la garantía que nos pueda ofrecer el establecimiento o la persona elegida. garantía que nos pueda ofrecer el establecimiento o la persona elegida. Éstos deben disponer de suficiente inventario de los materiales necesarios; Éstos deben disponer de suficiente inventario de los materiales necesarios; unidades de transporte para trasladar el material a la obra sin que ello unidades de transporte para trasladar el material a la obra sin que ello signifique un costo adicional, e incluso brindar cierto tipo de financiación signifique un costo adicional, e incluso brindar cierto tipo de financiación en caso de ser requerido.en caso de ser requerido.

PARTES DEL PRESUPUESTOMetrados (Cuantificación):Metrados (Cuantificación): Es el análisis cuantitativo de lo que se desea Es el análisis cuantitativo de lo que se desea

presupuestar. La unidad de metraje variará según las partidas. Los metrados presupuestar. La unidad de metraje variará según las partidas. Los metrados han de ser lo más exactos posibles. Esto nos facilitará saber cuánto nos han de ser lo más exactos posibles. Esto nos facilitará saber cuánto nos cuestan, por ejemplo, tantos metros de piso en madera machihembrada o en cuestan, por ejemplo, tantos metros de piso en madera machihembrada o en vinílico; cuánto estamos invirtiendo en las cortinas o en persianas verticales; vinílico; cuánto estamos invirtiendo en las cortinas o en persianas verticales; o cuántos galones de pintura necesitaremos para la obra.o cuántos galones de pintura necesitaremos para la obra.

•AccesoriosAccesorios: todos los elementos secundarios que incorporamos al : todos los elementos secundarios que incorporamos al presupuesto, como cuadros, plantas artificiales o naturales, etcpresupuesto, como cuadros, plantas artificiales o naturales, etc

PARTES DEL PRESUPUESTO

PRECIO UNITARIO (PU):PRECIO UNITARIO (PU):

CALCULO REALIZADO PARA DETERMINAR EL COSTO DE LA UNIDAD CALCULO REALIZADO PARA DETERMINAR EL COSTO DE LA UNIDAD DE METRADO DE LAS DIFERENTES PARTIDAS CONSIDERADAS EN EL DE METRADO DE LAS DIFERENTES PARTIDAS CONSIDERADAS EN EL PRESUPUESTO.PRESUPUESTO.

EN EL CALCULO DEL EN EL CALCULO DEL PUPU SE CONSIDERAN: SE CONSIDERAN:

- COSTO DE INSUMOS (MATERIALES ELABORADOS O NO - COSTO DE INSUMOS (MATERIALES ELABORADOS O NO ELABORADOS)ELABORADOS)

- COSTO DE MANO DE OBRA- COSTO DE MANO DE OBRA- DESPERDICIOS- DESPERDICIOS

PARTES DEL PRESUPUESTOVALOR DE LA PARTIDA:VALOR DE LA PARTIDA:

RESULTADO DEL PRODUCTO DE LA CANTIDAD DE METRADO POR EL RESULTADO DEL PRODUCTO DE LA CANTIDAD DE METRADO POR EL PU DE UNA PARTIDA.PU DE UNA PARTIDA.

SUB TOTAL:SUB TOTAL:

SUMATORIA DE LOS VALORES DE LAS PARTIDAS.SUMATORIA DE LOS VALORES DE LAS PARTIDAS.

TOTAL:TOTAL:

SUMATORIA TOTAL DE LOS VALORES DE LOS SUB -TOTALES DE LAS SUMATORIA TOTAL DE LOS VALORES DE LOS SUB -TOTALES DE LAS PARTIDAS.PARTIDAS.

PARTES DEL PRESUPUESTOGASTOS GENERALES:GASTOS GENERALES:

CALCULO DE LOS GASTOS INDIRECTOS QUE AFECTAN A TODAS LAS CALCULO DE LOS GASTOS INDIRECTOS QUE AFECTAN A TODAS LAS PARTIDAS Y QUE SON DE INDOLE ADIMNISTRATIVO, LEGALES U PARTIDAS Y QUE SON DE INDOLE ADIMNISTRATIVO, LEGALES U OPERACIONALES: CASETAS MATERIALES, SERENO, GUARDALMACEN, OPERACIONALES: CASETAS MATERIALES, SERENO, GUARDALMACEN, GASTOS DE AGUA, ELECTRICIDAD, TRANSPORTE, IMPUESTOS, SEGUROS GASTOS DE AGUA, ELECTRICIDAD, TRANSPORTE, IMPUESTOS, SEGUROS CONTRA ACCIDENTES LABORALES, SEGURO SOCIAL, PLAN DE CONTRA ACCIDENTES LABORALES, SEGURO SOCIAL, PLAN DE PENSIONES PARA TRABAJADORES DE LA CONSTRUCCION, PENSIONES PARA TRABAJADORES DE LA CONSTRUCCION, PRESTACIONES LABORALES, ELABORACION Y COPIAS DE PLANOS, PRESTACIONES LABORALES, ELABORACION Y COPIAS DE PLANOS, COMUNICACIÓN (TELEFONOS), GASTOS ADMINISTRATIVOS GASTOS DE COMUNICACIÓN (TELEFONOS), GASTOS ADMINISTRATIVOS GASTOS DE OFICINA, HONORARIOS PROFESIONALES...OFICINA, HONORARIOS PROFESIONALES...

TOTAL GENERAL:TOTAL GENERAL:

SUMATORIA DE LOS VALORES DEL TOTAL DE LAS PARTIDAS SUMATORIA DE LOS VALORES DEL TOTAL DE LAS PARTIDAS (COSTOS DIRECTOS) Y LOS GASTOS GENERALES (COSTOS INDIRECTOS).(COSTOS DIRECTOS) Y LOS GASTOS GENERALES (COSTOS INDIRECTOS).

EJEMPLO PRESUPUESTO