Presupuesto Base Cero

o Introducción

o Antecedentes

o Qué es?

o Cómo es?

o Paquete de decisión

o Caso EPM

Preguntas

Que entiendes por presupuesto?

Creador del presupuesto Base Cero?

En que consiste el Presupuesto Base Cero?

Qué es el Paquete de Decisión?

Cuales son los dos grupos en que se clasifica el paquete de decisión?

Etimología

PRE

Antes de

Delante de

• SUPUESTO

Suponer– Facio - Hacer

Supuesto- Fictus- Hecho

Hecho- Factum- Formado

“Antes de lo Hecho”

Se compone de dos Raíces Latinas que son:

Qué es un presupuesto?

Es un Plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista expresada en Términos Financieros($) y que debe cumplirse en determinado periodo de Tiempo y bajo condiciones Previstas.

Importancia

Ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización en un medio económico en el que predomina la incertidumbre

Ejecuta un plan de operaciones en un limite Razonable

Sirve como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa

Cuantifican en términos financieros ($) los diversos componentes de su plan

Ayudan en la acción correctiva y en la evaluación del rendimiento de la gestión

Antecedentes Búsqueda de nuevas técnicas para resolver la problemática económico- financiera, que se presenta en las empresas como consecuencia no sólo del incremento de sus costos de operación, sino también de exigencias de cambio, propias de su natural desarrollo, apareció un método presupuestal, dado a conocer por Peter A. Pyhrr, llamado Presupuesto Base Cero. Peter Pyhrr, lo introdujo en la empresa norteamericana Texas Instruments En 1971, el entonces gobernador del estado de Georgia, Jimmy Carter, contrató como asesor a Pyhrr para la implantación de este sistema presupuestario en la administración del estado. En 1977, cuando Carter fue elegido presidente de los Estados Unidos, lo implementó en la Administración Federal para el ejercicio de 1979.

Qué es Presupuesto Base Cero (PBC) y cuales son sus ventajas Es un proceso de planear y presupuestar, sin

considerar períodos anteriores. Siempre debe

probarse la necesidad de cada gasto.

Se fijan prioridades en función de objetivos sobre la

base de un cálculo costo-beneficio, de modo tal que

sea posible optimizar el presupuesto sin afectar las

actividades prioritarias, optimizar costos sin afectar

operaciones, o reasignar recursos a aquellas

actividades consideradas más rentables.

Se busca presupuestar los costos y gastos básicos para

operar, sin afectar la calidad del servicio

o Asignación eficiente de los recursos

o Información presupuestal orientada a los

resultados

o Lograr que el presupuesto coincida con los

objetivos y prioridades de la alta Dirección

(cumplimiento de la estrategia).

o Adquirir conciencia acerca de las distintas

alternativas en cuanto a niveles de servicio

y costo.

o Evitar cortes arbitrarios al presupuesto.

Recortes selectivos y no generalizables.

Recortar acciones y no cuantías.

o Priorizar recursos con el fin de optimizar el

desempeño de la Empresa

¿Qué es PBC? ¿Cuáles son sus ventajas?

Qué es Presupuesto Base Cero (PBC) y cuales son sus ventajas Es el proceso de realizar un presupuesto

basado únicamente en las expectativas

para el año siguiente, sin referencias a los

años anteriores, sin base de datos

históricos.

El proceso base cero proporciona información

detallada (pxq) sobre el dinero que se

necesita para lograr los resultados

deseados, enfoca la atención hacia el

capital necesario para los programas en

lugar de enfocarse hacia el porcentaje de

aumento o reducción del año anterior

Se elabora como si fuera la primera operación

de la empresa, y se evalúa y justifica el

monto y necesidad de cada renglón del

mismo. Se olvida del pasado para planear

con plena conciencia el futuro.

o Proporciona un medio para poder

identificar y evaluar eficazmente las

actividades y los problemas

correspondientes para poder tomar

decisiones y las medidas para resolver

los problemas y asignar y aprovechar

los recursos en forma eficaz.

¿Qué es PBC? ¿Cuáles son sus ventajas?

Cómo se hace ?

1. Identificar y analizar cada una de las diferentes actividades existentes y

nuevas de la empresa, en "Paquetes de Decisión".

2. Evaluar y categorizar todos los paquetes de decisión por medio de un

estudio de costos-beneficio o en forma subjetiva.

3. Asignar los recursos conforme a los dos puntos anteriores.

Qué es un paquete de decisión ?

Documento que permite identificar y describir una actividad específica de tal manera que la administración pueda:

Evaluarla y jerarquizarla con relación a otras actividades que compiten por los mismos o similares recursos limitados y decidir si la aprobará o desaprobará.

Decidir si la aprobará o desaprobará: con la descripción completa de cada actividad, la administración puede tomar decisiones teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

•Metas y objetivos

•Riesgos de no aprobar la actividad

•Otras formas de desarrollar la actividad

•Relación costo beneficio

Qué contienen los paquetes de decisión?

El paquete de decisión en su formato, hace una serie de preguntas:

¿Cuál es el objetivo?

¿Cuál es el medio propuesto de ejecución?

¿Cuál es el costo y el beneficio?

¿Cuáles son las medidas de ejecución (niveles de esfuerzo: mínimo, normal, máximo) y de rendimiento?

¿Qué alternativas hay disponibles para hacer el mismo trabajo?

Nombre o título del paquete:

Vicepresidencia:

Gerencia:

Centro de responsabilidad:

Clasificación:

Propósito:

Descripción de las actividades:

Logros y Beneficios:

Medición (evaluación cuantitativa del paquete):

Recursos requeridos:

Alternativas y consecuencias de no aprobar el paquete

Decisión:

Fecha de preparación

Los paquetes de decisión se pueden clasificar en dos grupos:

De eliminación mutua: son aquellos que presentan diversas alternativas para realizar la misma actividad, eligiendo la mejor, excluyendo los paquetes restantes De incremento: son aquellos que presentan diferentes niveles de actividad o costo

Metas y objetivos

Consecuencias de no aprobar la actividad

Medida de rendimiento

Posibles recursos de acción

Costos y beneficios

EVALUACIÓN DEL PAQUETE DE DECISIÓN

Cómo organizar los paquetes de decisión para ser aprobados?

Discrecional o No discrecional

Menor Costo

impacto sobre los objetivos de la empresa

Mayores Ventajas: elegir la opción que presente mayor beneficio, valor agregado, diferencias a favor, o condiciones más favorables con respecto a los demás

Menor Operatividad: elegir la opción que requiere menor dedicación administrativa para su ejecución

Riesgo gestionable: elegir la opción por medio de la cual se prevé más claramente el control de eventos que podrían provocar una situación o cambio inesperado en la ejecución

Concepto de costo o gasto: se refiere al grupo de cuentas contables bajo el cual se registrará la actividad que se tiene planeado desarrollar

Cómo organizar los paquetes de decisión para ser aprobados?

Beneficio esperado:

• Relación costo beneficio superior a 1

• Potencia el talento humano

• Optimiza procesos o procedimientos

• Contribuye con la reputación e imagen

• Higiene, seguridad industrial y salud ocupacional

• Posicionamiento

• Paisajismo

De no ejecutarse la actividad se materializan los siguientes riesgos

• Riesgo estratégico

• Riesgo Financiero

• Riesgo Operacional

• Riesgo Cumplimiento

Los gerentes

elaboran su

paquete de

decisión

Conjunto final de

paquetes de

decisión

Jerarquización de los paquetes

La administración

general elige los

presupuestos que

se llevaran a cabo

Se

analizan

PROCESO DE PRESUPUESTO BASE CERO

Reunirse para priorizar

Cuanto gastamos?

Que conseguimos con ese gasto?

Que meta de gastos tenemos?

Que obtendremos a cambio?

Podríamos hacerlo mejor?

Debemos incrementar o reducir los gastos?

• Podemos abandonar la actividad?

• Hay algo que se pueda hacer?

• Qué es?

• Cuanto nos costara?

• Que rentabilidad nos aportara?

Exceso en el Número de Paquetes

Jerarquizar paquetes que se

consideran obligatorios

Insuficiencia para juzgar la importancia

PROBLEMAS EN EL PROCESO DE JERARQUIZACIÓN DE LOS PAQUETES DE DECISIÓN

Ventajas

Perfeccionamiento de planes y objetivos

• Identificación, evaluación, y justificación de las actividades propuestas, considerando los diferentes niveles de esfuerzo y medios para desempeñar cada actividad.

• Debido a la jerarquización consolidada de actividades, se obtiene una aplicación más justa de los recursos.

• Se evita la duplicación de esfuerzos al identificar plenamente las actividades.

• La identificación y categorización de los paquetes de decisión ayuda a lograr el nivel de gastos deseado.

• Esta técnica presupuestaria no provoca cambio especial en la contabilidad normal, únicamente consolida las bases de información y control.

Optimización de beneficios: Los gerentes pueden ser valorados por las metas y beneficios que establecen en sus paquetes.

Desarrollo de Comités Gerenciales: Se genera un ambiente de unidad y coordinación para el bien de toda la Empresa

Dificultades

• Aprensión a tomar decisiones y revisión detallada de sus funciones.

• participación de un número mayor de gerentes de los que son necesarios en otros

procedimientos de planeación o presupuestación

• Necesidad de una planificación adecuada antes de su puesta en marcha

• Su aplicación estricta y sin planificación absorbe una enorme utilización de tiempo

Requisitos para una implementación efectiva

Apoyo de la alta gerencia

Diseño adecuado del sistema para solventar las necesidades de la organización

Dirección y supervisión efectiva del sistema.

No de todo se pueden hacer paquetes de decisiones

Nómina

Operación comercial

CGMCyGContratos

en marcha y diferidos

contratos nuevos

Priorización proyectos

actividades priorizadas

act 3

act 2act 1

Caso EPM

Anexos

Anexos

Anexos

Anexos

Anexos

Detalle de precios y cantidades (a nivel de ítem)

Anexos

El método de Planeación y Presupuesto Base Cero, proporciona grandes oportunidades a la alta gerencia empresarial, puesto que contando con esta herramienta de operación, tiene la oportunidad de compenetrarse mejor de lo que es la entidad en su conjunto, de utilizar más información para evaluar, tomar decisiones, asignar recursos de manera más efectiva, y de reducir los costos en forma lógica y no arbitrariamente, en forma integral.

CONCLUSIÓN