presupuesto base cero: eficiencia integral del gasto
TRANSCRIPT
Presupuesto base
integral del gastoLos ahorros pueden alcanzar en algunas categorías niveles de hasta
de gasto actual
Con la intensificación paulatina de la competencia, el bajo crecimiento en los mercados de consumo y los cambios en las cadenas de suministro globales, las empresas buscan nuevas oportunidades para mantener o incrementar sus márgenes. Históricamente, el orden de importancia ha sido, en primer lugar, un enfoque hacia el crecimiento de los ingresos y, en un cercano segundo lugar, el control de los gastos, dejando relegada en tercer lugar la optimización de la categoría de gastos. Recientemente, en las actuales condiciones de los mercados, las empresas han encontrado en este último rubro de gastos una gran oportunidad para crear valor para el negocio.
Hoy en día hay una fuerte tendencia hacia la optimización de los gastos, la cual se está convirtiendo ahora en la norma, ya que la creciente adopción de estas metodologías por un mayor número de empresas será determinante para definir las empresas rentables dentro de cada industria y mercado.
PRESUPUESTO BASE CERO: GESTIÓN ESTRATÉGICA DEL GASTOA través de los años y en conjunto con las diversas experiencias de
trabajo con nuestros clientes, en Accenture hemos desarrollado, perfeccionado y enriquecido una metodología para la gestión estratégica del gasto a través del uso correcto de presupuestos base cero.
Los principales objetivos de esta metodología son dos:
1. Si un gasto no agrega valor al negocio, no debe realizarse.
2. Los recursos de la organización deben canalizarse hacia las actividades que generen mayor valor para el negocio.
De forma conceptual, esto puede ser obvio y seguramente es un principio de gestión de la mayoría de las empresas de hoy; sin embargo, el reto es llevarlo a la práctica de manera efectiva. ¿Cómo asegurarnos de que en operaciones complejas, que involucran a un número importante de personas con funciones y responsabilidades diferentes y en las que se toman miles de decisiones en un solo día, podamos cumplir estos dos objetivos?
Nuestra metodología de gestión estratégica del gasto a través de
Principios básicos de la metodología
Visibilidad•Evaluarlaraízdelgasto,susdimensionesysusimplicaciones(quién,
cuántoyenqué).•Lograrunentendimientoprofundodelaspalancasquedeterminanel
niveldetodoslosgastos.
Eficiencia en el gasto•Justificarcadagastodesdelaperspectivadelnegocio.•Hacermásconmenos.•Asignarrecursosalasactividadesquegeneranmayorvalor.
Perspectiva de dueño•Tratarcadapesocomosifuerapropio.•Acogerunaculturacolaborativaydeidentificaciónconstantede
eficienciasymejoresprácticas.
Disciplina financiera•Desarrollarplanesdetalladosyhacerelseguimientoparasu
cumplimientocabal.•Rendircuentasentodoslosniveles.
¿Cuánto gasta nuestra empresaanualmenteenviajes?¿Ycuántoenartículosdeoficina?¿Yenactividadesdelimpieza?¿Sedeberíarealizaresegastoono?¿Nuestrosempleadosestántomandolasdecisionesmásadecuadasenelmomentoderealizarungasto?¿Cómosabemossiestamossiendo eficientes o cuántodeberíamosgastaren cada uno de estos rubros?
presupuestos base cero ha sido ampliamente reconocida y comentada en diversos medios de comunicación especialistas en temas de negocios al haber generado resultados diferenciadores en compañías de alto desempeño tanto nacionales como globales.
Esta metodología es un modelo de gestión en el que el liderazgo se predica con el ejemplo, se crea un nivel de visibilidad en los rubros del gasto inexistente anteriormente y se logran ahorros sustentables en el largo plazo a través de análisis profundos del gasto y un cambio en la forma de tomar decisiones de manera más cooperativa y coordinada, con un sentido de responsabilidad más claro y un proceso de seguimiento y control altamente disciplinado. Cuatro son los principios básicos de esta metodología: visibilidad, eficiencia, perspectiva de dueño y disciplina financiera.
RESULTADOS ESPERADOSLos resultados de adoptar un modelo de gestión estratégica del gasto a través de presupuestos base cero dependen de la situación actual en la que se encuentre el negocio en tres ejes rectores:
1. La cultura prevaleciente respecto a la gestión de recursos.
2. Las políticas y procesos para la gestión del gasto establecidos en relación con las mejores prácticas globales.
3. El nivel de visibilidad, indicadores y herramientas existentes para la gestión del gasto.
En nuestra experiencia, los beneficios logrados pueden sorprender positivamente a la alta gerencia, sobre todo por la velocidad con la que se obtienen en la mayoría de los casos. En ciertas categorías del gasto, los ahorros pueden alcanzar niveles de entre el 30 % y el 40 % de la base de gasto actual. El tiempo promedio en el que una empresa puede llevar sus gastos a un nivel de alto desempeño con esta metodología oscila entre dos y tres años; en realidad, un período corto en relación con el impacto que produce en los resultados de la compañía.
El resultado de implantar un modelo de gestión estratégica del gasto no solo se queda en reducir el gasto de la empresa de manera importante. Tal vez el beneficio más atractivo es que la propia metodología facilita la asignación de recursos económicos a actividades de mayor valor agregado, como fondear proyectos o iniciativas de crecimiento o dedicar más recursos al desarrollo de mercado y el posicionamiento de los productos de cara al consumidor final. Esto permite que una iniciativa de reducción del gasto también tenga la capacidad de apoyar el crecimiento del negocio.
PROCESO DE OPTIMIZACIÓN DEL GASTOLa elaboración de un presupuesto base cero no es tan sencilla como podría
parecer en primera instancia. Muchas empresas han intentado mejorar su eficiencia en el gasto utilizando este tipo de procesos sin lograr los beneficios buscados. Esto se debe a que la metodología debe adoptarse de manera integral y acogiendo las mejores prácticas que se han desarrollado a través del tiempo a partir de las experiencias vividas.
La adopción de un presupuesto base cero obliga al negocio a justificar cada gasto por realizar. El presupuesto o el gasto real del año anterior dejan de ser la base del presupuesto para el siguiente año, para convertirse meramente en una referencia y la línea base de partida para la búsqueda de ahorros. La mejor manera de hacer esto es agrupar el gasto en «categorías», para posteriormente realizar análisis detallados que permitan identificar dónde se encuentran los beneficios potenciales y de qué tamaño son. Sobre la base de los resultados obtenidos se define el presupuesto detallado, que se acompaña con un proceso de seguimiento y control que apoya su correcta ejecución y la captura de los beneficios previamente identificados.
Para el desarrollo del presupuesto, se debe adoptar una perspectiva de abajo arriba, partiendo de cero. Cada unidad de negocio debe determinar cuándo, cuánto y en qué gastará a lo largo del año, así como la justificación de dichos gastos. Dentro de la organización se designan responsables específicos para cada tipo de gasto, que trabajan en conjunto con las
Viajes y gastos / Ingresos netos (porcentaje)
CompañíaA
0,45 %
CompañíaB
0,15 %
CompañíaC
0,16 %
Valor $xxx
ACERCA DE ACCENTUREAccentureesunafirmaglobaldeconsultoríadenegocios,tecnologíayoutsourcing,conmásde289.000personastrabajandoen120países.Combinandosuexperiencia,suscapacidadesentodoslossectoresyáreasdenegocioysuinvestigaciónconlascompañíasdemáséxitodelmundo,Accenturecolaboraconsusclientesparaayudarlosaconvertirsusorganizacionesennegociosdealtorendimiento.Lacompañíaobtuvounafacturaciónde28.600millonesdedólaresduranteelañofiscalqueterminóel31deagostodel2013.Supáginawebes www.accenture.com.
Tomás Rodrí[email protected].:(5255)52847599
Copyright©2014Accenture. Allrightsreserved.
Accenture,itslogo,and HighPerformanceDelivered aretrademarksofAccenture.
unidades de negocio para cuestionar, evaluar y determinar la justificación del gasto requerido.
El proceso se vuelve más poderoso si se emplean las herramientas y la información de mejores prácticas disponibles. En Accenture contamos con indicadores de desempeño que sirven de referencia para evaluar el nivel de eficiencia actual de una compañía en las distintas categorías del gasto.
Como parte de este proceso se incluye la revisión de las políticas de gasto vigentes en la empresa y se comparan con las mejores prácticas identificadas a nivel global para cada categoría de gasto. Este proceso tiene como finalidad garantizar que las políticas cuentan con el grado de detalle adecuado e incluyen aquellos conceptos que efectivamente controlan o rigen de manera directa el nivel de gasto de cada categoría.
FACTORES DE ÉXITOExisten varios factores de éxito para la implantación de un modelo de gestión estratégica del gasto a través de presupuestos base cero. El factor más importante tal vez sea el compromiso y patrocinio desde la cúspide corporativa. Esto es relevante en dos niveles. Primero, la alta gerencia determina el grado de eficiencia al que
se quiere llevar a la compañía y, segundo, la adopción de un modelo de gestión de este tipo conlleva cambios importantes en la forma en la que se toman algunas decisiones y en la que se asignan las responsabilidades para el logro de resultados a lo largo de toda la compañía.
Otros factores para lograr el éxito con un modelo de este tipo son la alineación de los paquetes de compensación de los ejecutivos clave con los objetivos y metas definidos, una estricta disciplina en la ejecución de las sesiones de seguimiento y control y el uso de herramientas de registro, análisis, control y seguimiento adecuadas.
DIAGNÓSTICO INICIALAccenture tiene la capacidad de realizar un rápido diagnóstico de la situación actual de su empresa referente a la eficiencia en la gestión del gasto, para evaluar las áreas de oportunidad y determinar los beneficios potenciales de adoptar el modelo de gestión estratégica del gasto. Sobre la base de este diagnóstico se pueden determinar la viabilidad, el atractivo y el nivel de retorno de un proyecto de este tipo y, así, ayudamos a los directivos del negocio a tomar la mejor decisión sobre invertir o no y las distintas formas de hacerlo para desarrollar un proyecto de este alcance.
Acerca de AccentureAccentureesunafirmaglobaldeconsultoríadenegocios,tecnologíayoutsourcing,conmásde305.000personastrabajandoen120países.Combinandosuexperiencia,suscapacidadesentodoslossectoresyáreasdenegocioysuinvestigaciónconlascompañíasdemáséxitodelmundo,Accenturecolaboraconsusclientesparaayudarlesaconvertirsusorganizacionesennegociosdealtorendimiento.Lacompañíaobtuvounafacturaciónde30.000millonesdedólaresduranteelañofiscalqueterminóel31deagostode2014.Supáginawebes www.accenture.com.
Tomás Rodrí[email protected].:(5255)52847599
Septiembre,2014 Copyright©2014Accenture Todoslosderechosreservados, Accenture,sulogoyAlto DesempeñoEntregado Sonmarcasregistradas deAccenture.