Presidentin ja sihteerin tehtävät

IPDG, DT Leila Risteli PETS 18.3.2012 Syötekeskus

Säilyttävät ja kasvattavat jäsenistöään

Säilyttävät ja kasvattavat jäsenistöään

Toimeen-panevat

onnistuneita projekteja

Toimeen-panevat

onnistuneita projekteja

Tukevat Rotary-säätiötä

Tukevat Rotary-säätiötä

Kasvattavat johto-

henkilöitä rotarya

palvelemaan

Kasvattavat johto-

henkilöitä rotarya

palvelemaan

Viisi palveluväylääKlubijohtosuunnitelma

Tehokkaat klubit

Tehokkaan klubin tuntomerkit

Presidentti

johtaa klubia ja vastaa sen toiminnan asianmukaisuudesta, haasteellisuudesta ja tehokkuudesta

huolehtii klubitoiminnan suunnittelusta ja varmistaa sen, että tavoitteet saavutetaan

delegoi tehtäviä ja varmistaa niiden asianmukaisen toteutuksen

innostaa jäseniä, antaa haastavia tehtäviämotivoi ja antaa tunnustustaedustaa klubia ulospäin

Käytännössä presidentti

johtaa klubikokoukset ja hallituksen kokoukset osallistuu aktiivisesti piirin toimintaan (koulutustilaisuudet,

piirikonferenssi) ja kannustaa muita osallistumaan toimii yhteistyössä klubin ja piirin johdon kanssa varmistaa klubin johtamisen ja palveluprojektien jatkuvuuden varmistaa sen, että klubi noudattaa RI:n nuoriso-ohjelmien

riskinhallinnan toimintaohjeita varmistaa sen, että klubin jokaisella komitealla on tavoitteet ja

että ne saavutetaan

johtaja vai hallinnoija?

Tärkeät päivämäärät: suunnittelu

klubin Rotarysäätiö-lahjoitustavoite DGE:lle (PETS) klubin jäsenkehitystavoite DGE:lle (PETS)Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille:

presidentti täyttää yhdessä hallituksensa kanssa ja toimittaa AG:lle niin, että tämä voi toimittaa sen DGE:lle 30.6.2012 mennessä

•6

Klubisihteerin tehtävät

kokouksista tiedottaminen; hallitus, komiteat, vuosikokous, vaalikokous jne.

pöytäkirjojen laatiminenklubin kirjeenvaihto ja arkisto

klubin posti tulee 1. sihteerilleviikkokokousten valmistelu yhteistyössä muiden

toimihenkilöiden kanssakuvattu Klubin sihteerin opaskirjassa, sovelletaan

harkiten oman klubin tarpeiden mukaanklubin viikkoseloste toimitetaan DG:lle, DGE:lle ja AG:lle

Tärkeät päivämäärät: jäsenasiat ja maksut

jäsentietojen jatkuva päivitys SR:n jäsentietojärjes-telmän kautta (www.rotary.fi/rekisteri/) SR:lle ja RI:lle

RI:n SAR-raportit (Semi-annual report) palautetaan 31.7.2012 ja 31.1.2013 mennessä

SR:lle piirin jäsenmaksut (sis. SR:n jäsenmaksut) 15.10.2012 ja 15.3.2013 mennessä

tulevan rotaryvuoden toimihenkilötiedot SR:lle ja RI:lle heti vaalikokouksen jälkeen, ennen 31.12.2012

matrikkelitiedot SR:lle tammikuussa 2013

•8

SR:n ja RI:n tietokannat kommunikoivat keskenään!

•9

1.7.2012

Juoksevasti:- jäsenistömuutosilmoitukset-kokouspaikka ja – aikamuutokset

Kuukausittain:- läsnäoloraportointi

Kesä

Huhti

Syys

Heinä

Maalis

Elo

Loka

Joulu

MarrasTammi

Helmi

Touko

Val

mis

tau

tum

inen

seu

raav

aan

vu

ote

en

RI:lle puolivuotis-raportti (SAR) ja per capita-maksut

Vuosikokous

RI:lle puolivuotisraportti (SAR)ja per capita -maksut

Official Directory-tiedot RI:lle ja SR:lle (uudet virkailijat)

SR:lle ja piirille maksuerä I

* SR:lle ja piirille maksuerä II* Matrikkelitiedot ajan tasalle

Toimintasuunnitelmat

Piirikonferenssiajankohta vaihtelee

PETS

Vaihtokokous xx.6.2012/2013

Nv-haku ja valinta

Nv-hakemukset tehty

Koulutusseminaarit

Nv-seminaari

Rotaryklubin vuosikelloSihteerin perustehtävät on merkitty punaisella

Vaalikokous

Muutostiedot yhdistysrekisteriin

•10

Klubin talous

talousarvio laaditaan keväällä 2012 yhdessä toiminnan suunnittelun kanssa

varmistetaan maksuvalmius!klubitoiminnan tuotot & kulut pidetään erillään

palvelutoiminnan tuotoista & kuluista

•11

Mille tilille maksut suoritetaan?

tilitiedot löytyvät rotarymatrikkelin alustapidä erillään – 3 eri tiliä!

Suomen Rotary Rotary International: jäsenmaksut ja mahdolliset lehtitilaukset

(The Rotarian) Rotarysäätiö: lahjoitukset eri rahastoihin, merkittävä selvästi

tarkoitettu rahasto (myös PolioPlus)

•12

Maksettavat jäsenmaksut

Suomen Rotary ry:n jäsenmaksu ja piirin per capita –maksu peritään 2 erässä, lasku tulee sihteerin osoitteella -> rahastonhoitajalle maksua varten lasku perustuu SR:n jäsenrekisterin tietoihin

piirin per capita –maksu päätetään piirineuvottelussa, esitys = 61 € lokakuun maksun yhteydessä peritään 2 € lääkäripankkiin Rotary Internationalin per capita –maksu on 2 x 26 US$ (peritään 2

erässä) lasku perustuu SAR-tietoihin

Klubin yhteys Rotary Internationaliin ja Rotarysäätiöön

sähköinen klubi-, jäsen- ja toimihenkilötietojen päivitys; jäsentiedot oltava ajan tasalla 31.5. ja 30.11., jotta SAR-lasku oikein

maksut hyvissä ajoin ennen deadlinea SAR-raportti ja maksutietolomake lähetetään presidentin ja

sihteerin allekirjoituksin RI:n Zürichin toimistoon Club and District Support (CDS) Inger Jaray Gabriela Gustafsson (suomi)

Rotarysäätiöön liittyvät asiat hoitaa Zürichissä Vanessa Court-Payen PHF ym. tunnustukset

•14

Kevään 2012 aikana tehtävää

raportti PETS:stä ja piirineuvottelusta klubin kokoukselle toimivan organisaation pystytys vuodeksi 2012-2013:

työnjako presidentti - sihteeri hallituksen jäsenien tehtävät klubikomiteat ja niiden tehtävät, luotettavat ja toiminnasta kiinnostuneet

vetäjät, klubin jokainen jäsen johonkin komiteaan nykyisen ja tulevan hallituksen yhteiskokous jäsenyystilanteen analyysi strategian ja klubijohtosuunnitelman päivitys klubineuvottelussa –

kaikki jäsenet pääsevät vaikuttamaan -> vuositavoitteet Suunnitteluoppaan täyttö klubin informointi tulevan rotaryvuoden toiminnasta klubin rekisteröitymistä syytä käsitellä, ellei sitä vielä ole tehty

Rotaryklubi = rekisteröity yhdistys?

ei automaattisesti, vaatii rekisteröitymisen yhdistysrekisteriin (www.prh.fi)

vain ry on oikeushenkilöSR:n jäsensivuilla Suomalaisen rotaryklubin

mallisäännöt, jotka soveltuvat rekisteröintiin kohdassa Klubihallinto periaatteessa näihin vain pakolliset asiat

virallisia sääntöjä täydentävät RI:n määrittämät Rotaryklubin säännöt ja Rotaryklubin järjestysmuoto

ry:n hallituksen jäsenissä tapahtuneet muutokset ilmoitettava yhdistysrekisteriin

Rotaryklubi = rekisteröity yhdistys?

piirissämme 35/40 rekisteröitynyttä klubiamiksi kannattaa rekisteröityä? tavoite: kaikki piirin klubit ovat rekisteröityneitä

yhdistyksiä rotaryvuoden loppuun mennessä