presentatie kees brandsma 20 mei 2014

Een ‘goed’ gesprek …

De overheid communiceert

Kees Brandsma

oprichter Interviewconsult

www.interviewconsult.nl

Even voorstellen:

• Kees Brandsma (1964)

• Adviseur en trainer

• Oud-journalist radio & tv

• Interview- en verhoortechnieken

• Toezicht (in- en extern)

• Interviewconsult


Onderwerpen workshop

Visie op overheidscommunicatie

De balans tussen kennis-vergaren enerzijds en

vaardigheden-opdoen anderzijds

Een praktisch voorbeeld: de wet BIBOB

Werkwijze

Interactief: met ruimte voor vragen en discussie


Enkele statements

Wet- & regelgeving is overheidscommunicatie

Onderzoek doen is overheidscommunicatie (BIBOB)

Vergunning verlening is overheidscommunicatie

Vergunning weigeren overigens ook!


Effectieve communicatie

Betrouwbaar (doen wat je zegt)

Zuiver/ integer (vanwege de juiste redenen)

Transparant (zeggen wat je doet)

Consequent (gelijke gegevens > gelijke besluiten)



E = K x A

Effect = Kwaliteit x ‘Acceptatie’

Rendement = Inhoud/ Kennis x Contact

Rendement = (Wets-)Kennis x Communicatie


Effectieve communicatie:

E = K x A

E (max) = 100 (als K (=10) en A (=10))

Daarom wordt bij opleidingen voor professionals net

zoveel aandacht besteed KENNIS, als aan

COMMUNICATIEVE VAARDIGHEDEN.


BIBOB

Bevordering Integriteits Beoordelingen door

Openbaar Bestuur

Integriteitsonderzoek van de ondernemer (in spe)

Bij: evenementen, horeca, coffeeshops, bordelen,

bouw- en milieuvergunningen, kamerverhuur,

vastgoedtransacties overheid, kansspel exploitatie


Overeenkomsten met toezicht

DOORLOPEND TOEZICHT

24/7

Op financiële instellingen, zorg-instellingen,

onderwijs, bouw, veiligheid, voedselketen etc.

(Verschil: nog geen vergunning bij BIBOB-intake)


Model doorlopend toezicht

Fase 1.: risico-onderzoek

Fase 2.: risico-beoordeling

Fase 3.: risico-mitigatie (letterlijk: ‘verzachting’)


Fase 1.: RISICO-ONDERZOEK

Documenten onderzoek

Uitbreiding documenten onderzoek

Diverse bronnen raadplegen

BIBOB-intake = Het BIBOB-gesprek


Het BIBOB-gesprek

Enkele uitgangspunten:

• BIBOB-gesprek = BIBOB-vraaggesprek

• Bedoeld om meer informatie te krijgen

• Nodig voor een zorgvuldige beoordeling

• Inleiding - Vraagstelling - Afronding


Kern van gespreksmethodiek:

1. Zorgen dat je kans op correcte informatie zo groot mogelijk is: interview- & verhoortechnieken.

2. Zorgen dat het risico op conflict zo klein mogelijk blijft: de-escalerend omgaan met lastig gedrag.


Het BIBOB-gesprek: inleiding

• Alle onderwerpen waar je het tijdens de vraagstelling niet over wilt hebben!

• Contact maken (een goed contact wordt vaak onderschat maar is doorslaggevend: de ambtenaar de waarheid ‘gunnen’)

• Verstoring gaat voor inhoud: “Wat dacht u toen u onze uitnodiging kreeg?”

• Informatie verstrekken die vooraf noodzakelijk is: aanleiding, doel, tijdsduur, procedure (vervolg)

• Structuur gesprek uitleggen: vertel dat jullie veel vragen zullen stellen.

• Rolverdeling toelichten

• Gespreksdoel = informatie krijgen (opschorten van je oordeel hoort daarbij!)

• Laat al tijdens de inleiding zien/ merken dat je naar de ander luistert: ga tijdens de inleiding dus al even in op wat iemand zegt!


Het BIBOB-gesprek: inleiding

Gedrag gesprekspartners: • … praten veel maar zeggen weinig • … geven telkens net niet het antwoord • … zeggen (bijna) niets: dichtgeslagen • … hebben uitvluchten • … hebben opeens geen tijd meer … spreken zichzelf/ ‘de feiten’ tegen • … bekritiseren de vraagstelling/ vraagsteller • … ‘leuken de waarheid op’ tot en met ‘jokken’ • … worden heel stellig en volhardend


Het BIBOB-gesprek: vraagstelling

• Open vragen stellen // Goed luisteren // Doorvragen (geen ‘aannames’ aub).

• Regelmatig samenvatten: de verklaring wordt daarmee opnieuw bevestigd.

• Bij incongruentie/ tegenstellingen ga je NA DE SAMENVATTING confronteren: “Ik hoor u zeggen …, wij zien/ horen …: vanwaar dat verschil?”

• ‘Stille Willies’ onderbreek je zo weinig mogelijk. Wees uiterst geduldig en vraag hem af en toe waar hij aan denkt. Jouw kalmte creeert interne druk.

• Veelpraters/ ‘babbelkousen’ onderbreek je: je vraagt hen om wat bondiger te antwoorden omdat er anders een tweede afspraak nodig zal zijn … ;-).

• Mensen die meermalen pas in tweede instantie vertellen hoe het echt zit, vraag je waarom zij dit niet direct/ uit eigen beweging doen. Blijf neutraal: “Wat maakt het voor u lastig om dit zelf te benoemen?” (=opschorten oordeel)


Het BIBOB-gesprek: afsluiting

• Checken of werkelijk alle belangrijke onderwerpen zijn besproken.

• Korte herhaling van de uitleg over het vervolg en de procedure.

• Vraag of er nog onduidelijkheden/ vragen zijn.

• Vraag hoe je gesprekspartner dit gesprek heeft ervaren.

• Sta daarbij open voor open aanmerkingen. Maak er geen discussie van:

de ander heeft er recht op dit een vervelend gesprek te vinden!

• Bedank je gesprekspartner voor zijn komst en medewerking.

• Einde gesprek.


Samenwerking interviewers

• Zorg dat je het interview goed hebt voorbesproken • Dus op zowel inhoudelijk als proces niveau! • Hoe willen we dat het gesprek loopt? • Wat is ons ‘Plan B’ in het gesprek?


Samenwerking interviewers

Belangrijk • Zorg dat je zo zit, dat je elkaar kunt zien & aankijken • Zorg dat je rolverdeling praktisch en ‘werkbaar’ is • Durf je collega Vriendelijk, Open en Soepel bij te sturen


Communicatie: niveaus

Communicatiemodel met 4 niveaus:

1. Inhoud: wat wordt er gezegd?

2. Proces: hoe gaan de sprekers met elkaar om?

3. Procedure: hoe gaan zij elk met het onderwerp om?

4. Historie/ emotie: welke ervaringen zijn er met elkaar?


Enkele statements

Wet- & regelgeving is overheidscommunicatie

Onderzoek doen is overheidscommunicatie (BIBOB)

Vergunning verlening is overheidscommunicatie

Vergunning weigeren ook!



Betrouwbaar (doen wat je zegt)

Zuiver/ integer (vanwege de juiste redenen)

Transparant (zeggen wat je doet)

Consequent (gelijke gegevens > gelijke besluiten)




Kees Brandsma

oprichter Interviewconsult



Interviewconsult

Interviewconsult traint en coacht

professionals in hun gespreksvoering.

Dat zijn altijd gesprekken waar veel van

afhangt. Elk woord en elk gebaar is van

invloed op het uiteindelijke resultaat!

Zo verzorgen wij trainingen over het

afnemen van Sollicitatiegesprekken en

Interviews, en over Verhoortechnieken.

Daarnaast trainen wij woordvoerders in

het Omgaan met de Media.

presentatie kees brandsma 20 mei 2014

Government & Nonprofit

het vervolg en

een goed gesprek

en medewerking

einde gesprek

waarheid op tot en

gesprek te vinden

bouw en milieuvergunningen

en extern interviewconsult