presentatie digitale acties

3
OPRUIMDAG Neem je papieren klassement onder handen WAT? HOE? Tijdens een papieren opruimdag werk je samen met collega’s aan het onderhoud van het papieren klassement. Het is een uitgelezen moment om plaats vrij te maken in je kasten. Lijst op welke plaatsen er moeten worden opgeruimd en over welke dossiers het gaat. Op basis hiervan verdeel je de taken Controleer je bureau en de persoonlijke kastruimte en sorteer de papieren documenten Dubbels, prints van digitale bestanden, verouderde documentatie, verouderde handleidingen van computertoepassingen en verouderde cursussen van opleidingen mogen zonder toestemming vernietigd worden Maak een inzamelpunt voor • Verzamel handboeken, handleidingen en syllabi die nog up to date zijn en maak er een vakbibliotheek van Voorzie extra containers als je veel papier hebt Rijk een ‘Lege rekken-award’ uit aan de persoon met de leegste kast.

Upload: felixarchief-stadsarchief-antwerpen

Post on 27-Jun-2015

78 views

Category:

Education


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Presentatie digitale acties

OPRUIMDAGNeem je papieren klassement onder handen

WAT? HOE?

Tijdens een papieren opruimdag werk je samen met collega’s aan het onderhoud van het papieren klassement.

Het is een uitgelezen moment om plaats vrij te maken in je kasten.

• Lijst op welke plaatsen er moeten worden opgeruimd en over welke dossiers het gaat. Op basis hiervan verdeel je de taken

• Controleer je bureau en de persoonlijke kastruimte en sorteer de papieren documenten

• Dubbels, prints van digitale bestanden, verouderde documentatie, verouderde handleidingen van computertoepassingen en verouderde cursussen van opleidingen mogen zonder toestemming vernietigd worden

• Maak een inzamelpunt voor afgesloten dossiers. Na de opruimdag kan de informatiebeheerder een bestemmingsaanvraag indienen bij het stadsarchief

• Verzamel handboeken, handleidingen en syllabi die nog up to date zijn en maak er een vakbibliotheek van

• Voorzie extra containers als je veel papier hebt

• Rijk een ‘Lege rekken-award’ uit aan de persoon met de leegste kast.

Page 2: Presentatie digitale acties

PAPIERLOOSWerk zeven dagen zonder papier

WAT? HOE?

Probeer als dienst een week zonder papier te werken.

Als je om de één of andere reden toch papier moet gebruiken, noteer je dit met de reden in een centraal bestand.In het centraal bestand noteer je ook de ervaringen van de dienst.

Op die manier krijg je een overzicht waar men onnodig papier gebruikt en waar je naar digitale alternatieven moet zoeken.

1. Plan de actie in met de directie2. Communiceer de spelregels en het doel

naar de medewerkers3. Maak in Excel een centraal bestand aan.

Hierin noteer je wanneer de dienst nog papier gebruikt en waarom.

4. Maak in het bestand een tabblad met volgende kolommen: Afdeling / Naam / Wat nog op papier? / Omvang / Aantal pagina’s / Reden

5. Maak een tweede tabblad waar de ervaringen in komen met volgende kolommen: Afdeling / Naam / Beschrijving / Ervaring

6. Geef het officiële startschot op maandagochtend. Het is altijd leuk als er koffiekoeken of taart is.

7. Verspreid de resultaten van de actie. Deel je vaststellingen en de hoeveelheid gebruikt papier.8. Breng de collega’s van Informatiebeheer op de hoogte van je ervaringen.

Page 3: Presentatie digitale acties

DIGITAAL SCHRIFTJEMaak enkel nog digitale notities

WAT? HOE?

Probeer als dienst om zoveel mogelijk digitaal aantekeningen te maken.Weg met die schriftjes!

Gedaan met het overtypen van aantekeningen in mails en verslagen.

Recycleer je digitale aantekeningen gemakkelijk in andere digitale bestanden.

1. Communiceer de spelregels en het doel naar de medewerkers

2. Organiseer bijvoorbeeld tijdens de opruimdag een inzamelactie van schriftjes. De dienst die aan het einde van de dag het minste schriftjes overhoudt, wint.

3. Wie tijdens een vergadering met een schriftje verschijnt, maakt het vergaderverslag.