presentacion uso eficaz del correo electr
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Presentación para el curso USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICOTRANSCRIPT
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USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
“Dime cómo escribes y te diré quién eres”
Uso eficaz del correo
electrónico
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USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
SU
MA
RIO
“Dime cómo escribes y te diré quién eres”
1. Punto de partida
2. Cuándo escribir
3. A quién escribir
4. El asunto
5. El estilo
6. El formato
7. Ortografía y gramática.
8. La gestión del correo.
9. Un decálogo
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USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
Punto de partida
El 33% de los trabajadores manifiestan estar estresados por la cantidad de correo electrónico recibido.
El 28% cree que el volumen de correo electrónico es fuente de presión.
Solamente el 38% se manifestó despreocupado
Un 50% de los empleados lo revisa una vez cada hora.
Otro 35% cada cuarto de hora.
Algunos trabajadores entre 40 –60 veces cada hora.¡!
4 de cada 10 empleados consultan el correo electrónico corporativo durante sus vacaciones.
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USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
Cuándo escribir
¿Es realmente necesario escribir ese correo?•A veces una llamada telefónica consigue lo mismo de forma más rápida.
•Si hay que felicitar a alguien, igual el correo electrónico no es la mejor opción.
Nunca envíes un correo cuando estás enfadado•Tómate tu tiempo.
•Adquiere cierta distancia.
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USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
A quién escribirAl menor número de personas posible.•Incluir sólo a las personas que tienen realmente que ver con el correo.
• Procura no enviar correos masivos, pueden colapsar el servidor.
• Utiliza con cuidado la copia oculta, puede dar lugar a malentendidos.
• Utiliza la copia oculta cuando haya que mantener confidencialidad con las direcciones de correo.
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USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
El asuntoEl objeto o asunto es la parte más importante del mensaje
• Es lo primero que lee el destinatario y es lo que le anima o no a abrirlo.
• Se utiliza para búsquedas.
• Mejor una frase corta y relevante.
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USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
El estilo
• Evita el sarcasmo y la ironía, es fácil que se malinterprete.
• Céntrate en un solo tema por correo.
• Emplea un estilo sencillo y escueto, y procura “ir al grano”.
• Piensa que los correos se leen, cada vez más, en dispositivos móviles.
• Utiliza un grado de formalidad que se ajuste al destinatario. Piensa que siempre es mejor pecar por exceso que por defecto.
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USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
El formato
• Huye de los fondos y letras de colores, de los sonidos, de las animaciones… salvo que te dediques a un sector relacionado con estos recursos.
• Utiliza un formato austero.
• Cuida la organización de los párrafos para facilitar la lectura.
A
C
D
B
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USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
La ortografía y gramática
“La corrección gramatical y ortográfica no es discrecional”
Se lo que quieres decir.
A nivel de cliente, el proyecto va muy bien.
Los médicos y las enfermeras irán a la huelga.
Esta semana vamos a realizar la selección de
candidatos.
En los primeros años del alcalde había dinero
para pagar cualquier cosa.
Últimamente no doy abasto con tanto trabajo.
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USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
La gestión del correo• Clasifica los mensajes en carpetas.
• Lee tu correo, como máximo, cada dos horas.
• No pongas sonido cuando recibes un correo.
• El Para… es lo último que hay que escribir.
• Marca los correos pendientes como tareas o arrastrarlos a tareas.
• Puedes poner correos de una persona en un color determinado
• Empieza a leer los correos desde los más nuevos a los más antiguos, así evitamos leer dos veces o cometer errores.
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USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
Un decálogo de buenas prácticas
• Gestiona el correo cada
2/3 horas.
• No envíes lo urgente por
correo.
• No discutas por correo
electrónico.
• Lee el correo
empezando por el más
reciente.
• Regla de los 2 minutos.
• Toma de decisiones 4D:
Delete, Do it, Delegate,
Defer it.
• Escribe los correos que
te gustaría recibir..
• No utilices ni sonidos,
ni otro tipo de avisos..
• Nunca envíes un
mensaje cuando estás
enfadado.
• Gestiona los correos
cada día..
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USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
En resumen…
“Menos correos enviados, menos líneas a leer y menos personas a les que se dirige el
correo significan más tiempo disponible, más concreción y más eficiencia.”
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USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
¿Qué podemos conseguir?
• Reducción de un 32% del tiempo en el correo electrónico.
• Reducción de un 33% del tiempo dedicado a la búsqueda de información.
• Reducción del número de interrupciones de hasta un 61%