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CONTENIDO EN CONTEXTO EN LOS PROCESOS DE
NEGOCIO – Gestión Documental en SAP
Andrés Duque, Gerente Soluciones ECM, Indra
Abril 2012
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¿CÓMO LO HACEMOS?
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Agenda
Introducción: SAP, Opentext e Indra en el mercado ECM
Procesos de negocio enriquecidos con contenido, Extended ECM principales
funcionalidades y propuestas de valor
Ejemplo de procesos Extended ECM:
• Gestión de Proyectos (SAP PS)
• Proveedores y Compras (SAP FI, SRM)
• Gestión de activos empresariales (SAP PM)
Introducción
SAP, Opentext e Indra en el mercado ECM
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Indra Enterprise Content Management
Trabajamos para ayudar a
nuestros clientes a
incrementar la eficiencia
de sus procesos, reducir
costes, y mejorar el
intercambio de
conocimiento e
información, con
soluciones de gestión
seguras y fiables
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Práctica Consolidada en INDRA, desde hace más de 20 años, con Unidad de
Conocimiento específicamente dedicada, incluyendo más de 500
profesionales. Multitud de proyectos de consultoría, diseño e implantación
tecnológica.
Partnership con OpenText desde 1998 (anteriormente, con compañías previas a
OpenText).
Uno de los partner de OpenText en España, con mayor
número de profesionales especializados y mayor número de
clientes con implantaciones.
Una de las mayores instalación
ECM OpenText en España, con más
de 120.000 usuarios.
Actualmente en el primer lugar en la matriz de partners de Servicios en
Soluciones Horizontales de SAP Iberia.
1ª empresa española
SAP® GLOBAL SERVICE PARTNER
Certificación “Run SAP” para realizar proyectos y gestionar sistemas SAP, de acuerdo
a los estándares de la metodología RUN SAP
Más de 2.500 consultores y técnicos, distribuidos en cada
una de las soluciones y tecnologías de SAP.
SAP, Opentext e Indra
Procesos de negocio enriquecidos con contenido
Extended ECM principales funcionalidades y propuestas de valor
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Documentos en los procesos de negocio
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Información Estructurada y No Estructurada
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Impacto de la movilidad en la desmaterialización del papel
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Uso de papel y ventajas de la operativa digital
Una búsqueda digital tiene
un coste de 0,06 € frente a
los 2 € de una búsqueda
tradicional.
Las transacciones en
papel son 24 veces
más caras
Reducción de los costes
asociados a la tramitación
física de hasta un 90%
Reducción del tiempo de
tramitación de una hipoteca
de 15 a 2 días.
Ineficiencia en la
asignación de recursos,
el papel es secuencial
La Valija Electrónica puede reducir en
2,5 M de € el coste en una
organización de tamaño medio.
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Protagonismo de los organismos reguladores
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Imaginad hoy mismo poder
Permitir colaborar y contribuir en procesos SAP a
usuarios NO SAP
Realizar una gestión completamente integrada de datos y
documentos
Habilitar Movilidad de documentos y contenidos
Soportar la gestión completa del ciclo de vida de los
documentos electrónicos desde la captura al
archivado y optimizando los procesos subyacentes
Garantizar la conformidad respecto a normativas y
regulaciones, con auditoria de la toma de decisiones
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Plataforma ECM centralizada para la gestión del
ciclo de vida completo del contenido
Plataforma
Procesos de
negocio SAP
SAP Extended ECM es una solución completa para gestionar contenido en todo su ciclo de vida, integrado con procesos SAP
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Procesos Contenido
Valor de Negocio
Impulsan el trabajo… …Proporciona el contexto
Procesos y Contenido
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Gestión de contenido empresarial en el contexto de los
procesos de negocio estructurados
Antiguo Enfoque
Contenido gestionado por separado
del proceso de negocio core
Proceso
Negocio
Contenido
Crear/Capturar
Revisar/
Colaborar
Acceder/Distribuir
Preservar/Destruir
Almacenar/
Securizar
Enfoque Extended ECM
Contenido integrado con los procesos
de negocio core SAP
(e.j. SD, MM, PM, SRM, CRM)
Proceso deNegocio enriquecido con contenido
Crear/Capturar
Revisar/
Colaborar
Acceder/Distribuir
Preservar/Destruir
Almacenar/
Securizar
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El concepto de Espacio de Trabajo
Objeto
Negocio SAP
Roles
Datos
Transacciones
Eventos
Procesos de Negocio enriquecidos con contenido
Contenido
Objeto de negocio
Estructura CarpetasMetadatos
Cliente ABC
ID 4711
Fecha 21.12.2009
Estado Prospect
Propietario Meier
Folder 1
Folder 2
Sub Folder 1
Sub Folder 2
Sub Folder A
Sub Folder B
Folder 3
Relaciones
Colaboración
Roles y Politicas
Ciclo de vidaWorkflows
Documentos
Es
pa
cio
de
Tra
ba
jo
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Acceso ubicuo al contenido desde la interfaz adecuada a
cada usuario
Espacio
Trabajo
SAP GUI (GOS) SAP Extended ECM (DocAccess)
SAP Netweaver® Portal
MS Windows ExplorerSAP Extended ECM (Web UI)
SAP CRM ySAP SRM E-Mail (MS Outlook or Lotus Notes)
SAP Netweaver® Business Client
Ejemplo de procesos Extended ECM
Gestión de Proyectos (SAP PS)
Proveedores y Compras (SAP FI, SRM)
Gestión de activos empresariales (SAP PM)
Gestión de Proyectos (SAP PS)
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Extended ECM Gestión de Proyectos
Oferta Planificación EjecuciónCierre de
proyectoContratación
Gestión Proyectos
Clientes
Orden de trabajo
Materiales
Subcontratistas / ProveedoresContrato
Proyecto/WBS
Plan recursos
Plan actividades
Ofertas Pedidos de compra
Pedido de ventaEstimaciones Certificaciones / facturas
ECM integrado con las dimensiones SAP englobadas en el ciclo de gestión de proyectos
Diseño necesidades
Principales aspectos diferenciales de la gestión documental en el proceso
Existencia de documentos como entregables finales. Fase de diseño e ingeniería que tiene como fin la generación de documentos
Participación de múltiples departamentos y especialidades con dispersión geográfica (offshore / onshore)
Alto volumen de subcontratación de las actividades del proyecto
Flujos de trabajo entorno a documentación de proyecto con interlocutores internos (usuarios SAP y no SAP) y externos
Elevado volumen de documentación generado en todas las fases del ciclo de vida del proyecto
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Espacio de Trabajo del Proyecto en SAP GUI – Integrado
con SAP PS
Estructuras de carpetas
estandarizadas y
sincronizadas con SAP-PS
Area previsualización
documentos
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Espacio de Trabajo del Proyecto en Extended ECM Web
User Interface
Metadatos
sincronizados con
SAP PS
Estructura de carpetas
estandarizada con todo el
contenido relacionado
Tipo Proyecto
Roles y Usuarios
asignados al proyecto
Tareas y
Asignaciones
Fases/Hitos proyecto
WBS proyecto
de SAP PS
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Espacios de trabajo integrados automáticamente en MS
Outlook®
Drag & Drop
de correos desde
Outlook a los Espacios
de Trabajo
Jerarquia de proyecto
competa (SAP PS
Project, WBS)
automaticamente
disponible como
estructura de carpetas
Capacidades completas con
previsualización del documento,
edición, versionado, auditoría,
metadatos, etc.
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Espacios de trabajo integrados automáticamente en MS
Windows®
Enterprise Connect
es la integración con
windows de
extended ECM
Estructura completa del proyecto
navegable en Windows Explorer
Capacidades completas con
previsualización del documento,
edición, versionado,auditoria,
metadatos, etc.
Proveedores y Compras (SAP FI, SRM)
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Extended ECM Proveedores y Compras
Necesidad de
compra
Adjudicación y
gestión de
contratos
Seguimiento de
pedidos
Facturación y
pago
Licitación y
selección de
proveedores
Flujo de aprovisionamiento
Petición de oferta
Contratos
Pedidos de compras
Proveedores
Ofertas
ECM integrado con las dimensiones SAP englobadas en el ciclo de aprovisionamientos
Evaluación proveedor
Principales aspectos diferenciales de la gestión documental en el proceso
Elevado volumen de documentación intercambiada con los proveedores.
Gestión continua del ciclo de vida de los documentos en procesos de homologación y evaluación del panel de proveedores
Demanda de entornos colaborativos que automaticen la inclusión de documentos en el flujo
Elevado volumen de entidades SAP generadas en base a documentos (ofertas, contratos, facturas, etc)
Facturas
Documentos de pago
Recepciones
Certificaciones
Planes de entrega
Homologación
Gestión de calidad
Materiales
Solicitud de pedido
Cesta de la compra
MRP
Empleados
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Espacio de Trabajo del Proveedor en Extended ECM Web
User Interface
KPIs del
vendedor
desde SAP
Materiales relacionadosCambios recientes en
documentos
Estructura de carperas con
documentos SAP y no SAP
Búsqueda Full
Text
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Gestión Licitaciones
Metadatos
Tipo Proyecto
Roles y usuarios
asignados
Lista de tareas
predefinida
Proveedores
relacionados
Fases/Hitos Proyecto
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Espacio de trabajo en SAP SRM
Pestaña de Espacio de
Trabajo
Extended ECM embebido
en SRM con capacidades
completas
Gestión de activos empresariales (SAP PM)
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Extended ECM Gestión de activos empresariales
Planificación,
Diseño, Compra y
Construcción
Operación Mantenimiento BajaPuesta en
servicio
Ciclo de Vida del Activo
ECM integrado con las dimensiones SAP englobadas en el ciclo de vida del activo
Principales aspectos diferenciales de la gestión documental en el proceso
Documentos técnicos de gran tamaño ligado al mantenimiento
Conocimiento especializado por disciplinas técnicas involucradas en el mantenimiento y operación del activo
Necesidad de movilización de operaciones en planta para captura de datos de forma eficiente
Expedientes electrónicos con gran volumen de documentación generada en el ciclo de vida del equipo
Gestión del proyecto
Equipos
Ubicaciones técnicas
Avisos mantenimiento
Producción
Puntos medida
Plan seguridad
Repuestos
Orden mantenimiento
Desmovilización
Plan mantenimiento Listas de materiales
Pedido de venta
Seguridad
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ECM en Plant Maintenance (PM) –
Vista integrada de Datos y Contenido
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Espacios de trabajo ECM
con carpetas y
documentos
Datos y estructuras SAP
PM
Contenido SAP DMS
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Espacio de Trabajo de Equipamiento en Extended ECM
Web User Interface
Estructura de carpetas
creada con plantilla
centralizada
Elementos relacionados:
FLOC, Notificaciones de
Mantenimiento, ordenes
de trabajo
Datos SAP PM del
Equipamiento
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Dispositivos Móviles
Los técnicos pueden tomar fotografías y
incorporarlas directamente a Extended ECM
desde el dispositivo móvil
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Beneficios de gestionar el contenido en contexto del
proceso de negocio
Mayor calidad y eficiencia de los procesos
Menor riesgo legal, normativo, operativo
Financiero
Operaciones
Legal
I+D
CalidadRRHH
CRM
Reducción de costes
Reducción de los tiempos de búsqueda y de procesamiento
Contenido retenido durante los plazos requeridos
Posibilidad de incluir en los flujos de trabajo y colaboración de diferentes roles (SAP y no SAP)
Consistencia entre datos SAP y contenido de los documentos
Contenido “conectado” a los procesos de negocio
Gracias!
Andrés DuqueGerente
Enterprise Content Management
Indra
T +34 (0) 914 807 932
M +34 (0) 628 328 588
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