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CONTENIDO EN CONTEXTO EN LOS PROCESOS DE NEGOCIO Gestión Documental en SAP Andrés Duque, Gerente Soluciones ECM, Indra Abril 2012

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Page 1: Presentacion Indra Contenido Contexto Procesos Negocio Gestion Documental SAP

CONTENIDO EN CONTEXTO EN LOS PROCESOS DE

NEGOCIO – Gestión Documental en SAP

Andrés Duque, Gerente Soluciones ECM, Indra

Abril 2012

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¿CÓMO LO HACEMOS?

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Agenda

Introducción: SAP, Opentext e Indra en el mercado ECM

Procesos de negocio enriquecidos con contenido, Extended ECM principales

funcionalidades y propuestas de valor

Ejemplo de procesos Extended ECM:

• Gestión de Proyectos (SAP PS)

• Proveedores y Compras (SAP FI, SRM)

• Gestión de activos empresariales (SAP PM)

Page 4: Presentacion Indra Contenido Contexto Procesos Negocio Gestion Documental SAP

Introducción

SAP, Opentext e Indra en el mercado ECM

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Indra Enterprise Content Management

Trabajamos para ayudar a

nuestros clientes a

incrementar la eficiencia

de sus procesos, reducir

costes, y mejorar el

intercambio de

conocimiento e

información, con

soluciones de gestión

seguras y fiables

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Práctica Consolidada en INDRA, desde hace más de 20 años, con Unidad de

Conocimiento específicamente dedicada, incluyendo más de 500

profesionales. Multitud de proyectos de consultoría, diseño e implantación

tecnológica.

Partnership con OpenText desde 1998 (anteriormente, con compañías previas a

OpenText).

Uno de los partner de OpenText en España, con mayor

número de profesionales especializados y mayor número de

clientes con implantaciones.

Una de las mayores instalación

ECM OpenText en España, con más

de 120.000 usuarios.

Actualmente en el primer lugar en la matriz de partners de Servicios en

Soluciones Horizontales de SAP Iberia.

1ª empresa española

SAP® GLOBAL SERVICE PARTNER

Certificación “Run SAP” para realizar proyectos y gestionar sistemas SAP, de acuerdo

a los estándares de la metodología RUN SAP

Más de 2.500 consultores y técnicos, distribuidos en cada

una de las soluciones y tecnologías de SAP.

SAP, Opentext e Indra

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Procesos de negocio enriquecidos con contenido

Extended ECM principales funcionalidades y propuestas de valor

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Documentos en los procesos de negocio

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Información Estructurada y No Estructurada

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Impacto de la movilidad en la desmaterialización del papel

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Uso de papel y ventajas de la operativa digital

Una búsqueda digital tiene

un coste de 0,06 € frente a

los 2 € de una búsqueda

tradicional.

Las transacciones en

papel son 24 veces

más caras

Reducción de los costes

asociados a la tramitación

física de hasta un 90%

Reducción del tiempo de

tramitación de una hipoteca

de 15 a 2 días.

Ineficiencia en la

asignación de recursos,

el papel es secuencial

La Valija Electrónica puede reducir en

2,5 M de € el coste en una

organización de tamaño medio.

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Protagonismo de los organismos reguladores

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Imaginad hoy mismo poder

Permitir colaborar y contribuir en procesos SAP a

usuarios NO SAP

Realizar una gestión completamente integrada de datos y

documentos

Habilitar Movilidad de documentos y contenidos

Soportar la gestión completa del ciclo de vida de los

documentos electrónicos desde la captura al

archivado y optimizando los procesos subyacentes

Garantizar la conformidad respecto a normativas y

regulaciones, con auditoria de la toma de decisiones

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Plataforma ECM centralizada para la gestión del

ciclo de vida completo del contenido

Plataforma

Procesos de

negocio SAP

SAP Extended ECM es una solución completa para gestionar contenido en todo su ciclo de vida, integrado con procesos SAP

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Procesos Contenido

Valor de Negocio

Impulsan el trabajo… …Proporciona el contexto

Procesos y Contenido

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Gestión de contenido empresarial en el contexto de los

procesos de negocio estructurados

Antiguo Enfoque

Contenido gestionado por separado

del proceso de negocio core

Proceso

Negocio

Contenido

Crear/Capturar

Revisar/

Colaborar

Acceder/Distribuir

Preservar/Destruir

Almacenar/

Securizar

Enfoque Extended ECM

Contenido integrado con los procesos

de negocio core SAP

(e.j. SD, MM, PM, SRM, CRM)

Proceso deNegocio enriquecido con contenido

Crear/Capturar

Revisar/

Colaborar

Acceder/Distribuir

Preservar/Destruir

Almacenar/

Securizar

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El concepto de Espacio de Trabajo

Objeto

Negocio SAP

Roles

Datos

Transacciones

Eventos

Procesos de Negocio enriquecidos con contenido

Contenido

Objeto de negocio

Estructura CarpetasMetadatos

Cliente ABC

ID 4711

Fecha 21.12.2009

Estado Prospect

Propietario Meier

Folder 1

Folder 2

Sub Folder 1

Sub Folder 2

Sub Folder A

Sub Folder B

Folder 3

Relaciones

Colaboración

Roles y Politicas

Ciclo de vidaWorkflows

Documentos

Es

pa

cio

de

Tra

ba

jo

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Acceso ubicuo al contenido desde la interfaz adecuada a

cada usuario

Espacio

Trabajo

SAP GUI (GOS) SAP Extended ECM (DocAccess)

SAP Netweaver® Portal

MS Windows ExplorerSAP Extended ECM (Web UI)

SAP CRM ySAP SRM E-Mail (MS Outlook or Lotus Notes)

SAP Netweaver® Business Client

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Ejemplo de procesos Extended ECM

Gestión de Proyectos (SAP PS)

Proveedores y Compras (SAP FI, SRM)

Gestión de activos empresariales (SAP PM)

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Gestión de Proyectos (SAP PS)

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Extended ECM Gestión de Proyectos

Oferta Planificación EjecuciónCierre de

proyectoContratación

Gestión Proyectos

Clientes

Orden de trabajo

Materiales

Subcontratistas / ProveedoresContrato

Proyecto/WBS

Plan recursos

Plan actividades

Ofertas Pedidos de compra

Pedido de ventaEstimaciones Certificaciones / facturas

ECM integrado con las dimensiones SAP englobadas en el ciclo de gestión de proyectos

Diseño necesidades

Principales aspectos diferenciales de la gestión documental en el proceso

Existencia de documentos como entregables finales. Fase de diseño e ingeniería que tiene como fin la generación de documentos

Participación de múltiples departamentos y especialidades con dispersión geográfica (offshore / onshore)

Alto volumen de subcontratación de las actividades del proyecto

Flujos de trabajo entorno a documentación de proyecto con interlocutores internos (usuarios SAP y no SAP) y externos

Elevado volumen de documentación generado en todas las fases del ciclo de vida del proyecto

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Espacio de Trabajo del Proyecto en SAP GUI – Integrado

con SAP PS

Estructuras de carpetas

estandarizadas y

sincronizadas con SAP-PS

Area previsualización

documentos

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Espacio de Trabajo del Proyecto en Extended ECM Web

User Interface

Metadatos

sincronizados con

SAP PS

Estructura de carpetas

estandarizada con todo el

contenido relacionado

Tipo Proyecto

Roles y Usuarios

asignados al proyecto

Tareas y

Asignaciones

Fases/Hitos proyecto

WBS proyecto

de SAP PS

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Espacios de trabajo integrados automáticamente en MS

Outlook®

Drag & Drop

de correos desde

Outlook a los Espacios

de Trabajo

Jerarquia de proyecto

competa (SAP PS

Project, WBS)

automaticamente

disponible como

estructura de carpetas

Capacidades completas con

previsualización del documento,

edición, versionado, auditoría,

metadatos, etc.

Page 25: Presentacion Indra Contenido Contexto Procesos Negocio Gestion Documental SAP

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Espacios de trabajo integrados automáticamente en MS

Windows®

Enterprise Connect

es la integración con

windows de

extended ECM

Estructura completa del proyecto

navegable en Windows Explorer

Capacidades completas con

previsualización del documento,

edición, versionado,auditoria,

metadatos, etc.

Page 26: Presentacion Indra Contenido Contexto Procesos Negocio Gestion Documental SAP

Proveedores y Compras (SAP FI, SRM)

Page 27: Presentacion Indra Contenido Contexto Procesos Negocio Gestion Documental SAP

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Extended ECM Proveedores y Compras

Necesidad de

compra

Adjudicación y

gestión de

contratos

Seguimiento de

pedidos

Facturación y

pago

Licitación y

selección de

proveedores

Flujo de aprovisionamiento

Petición de oferta

Contratos

Pedidos de compras

Proveedores

Ofertas

ECM integrado con las dimensiones SAP englobadas en el ciclo de aprovisionamientos

Evaluación proveedor

Principales aspectos diferenciales de la gestión documental en el proceso

Elevado volumen de documentación intercambiada con los proveedores.

Gestión continua del ciclo de vida de los documentos en procesos de homologación y evaluación del panel de proveedores

Demanda de entornos colaborativos que automaticen la inclusión de documentos en el flujo

Elevado volumen de entidades SAP generadas en base a documentos (ofertas, contratos, facturas, etc)

Facturas

Documentos de pago

Recepciones

Certificaciones

Planes de entrega

Homologación

Gestión de calidad

Materiales

Solicitud de pedido

Cesta de la compra

MRP

Empleados

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Espacio de Trabajo del Proveedor en Extended ECM Web

User Interface

KPIs del

vendedor

desde SAP

Materiales relacionadosCambios recientes en

documentos

Estructura de carperas con

documentos SAP y no SAP

Búsqueda Full

Text

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Gestión Licitaciones

Metadatos

Tipo Proyecto

Roles y usuarios

asignados

Lista de tareas

predefinida

Proveedores

relacionados

Fases/Hitos Proyecto

Page 30: Presentacion Indra Contenido Contexto Procesos Negocio Gestion Documental SAP

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Espacio de trabajo en SAP SRM

Pestaña de Espacio de

Trabajo

Extended ECM embebido

en SRM con capacidades

completas

Page 31: Presentacion Indra Contenido Contexto Procesos Negocio Gestion Documental SAP

Gestión de activos empresariales (SAP PM)

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Extended ECM Gestión de activos empresariales

Planificación,

Diseño, Compra y

Construcción

Operación Mantenimiento BajaPuesta en

servicio

Ciclo de Vida del Activo

ECM integrado con las dimensiones SAP englobadas en el ciclo de vida del activo

Principales aspectos diferenciales de la gestión documental en el proceso

Documentos técnicos de gran tamaño ligado al mantenimiento

Conocimiento especializado por disciplinas técnicas involucradas en el mantenimiento y operación del activo

Necesidad de movilización de operaciones en planta para captura de datos de forma eficiente

Expedientes electrónicos con gran volumen de documentación generada en el ciclo de vida del equipo

Gestión del proyecto

Equipos

Ubicaciones técnicas

Avisos mantenimiento

Producción

Puntos medida

Plan seguridad

Repuestos

Orden mantenimiento

Desmovilización

Plan mantenimiento Listas de materiales

Pedido de venta

Seguridad

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ECM en Plant Maintenance (PM) –

Vista integrada de Datos y Contenido

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Espacios de trabajo ECM

con carpetas y

documentos

Datos y estructuras SAP

PM

Contenido SAP DMS

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Espacio de Trabajo de Equipamiento en Extended ECM

Web User Interface

Estructura de carpetas

creada con plantilla

centralizada

Elementos relacionados:

FLOC, Notificaciones de

Mantenimiento, ordenes

de trabajo

Datos SAP PM del

Equipamiento

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Dispositivos Móviles

Los técnicos pueden tomar fotografías y

incorporarlas directamente a Extended ECM

desde el dispositivo móvil

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Beneficios de gestionar el contenido en contexto del

proceso de negocio

Mayor calidad y eficiencia de los procesos

Menor riesgo legal, normativo, operativo

Financiero

Operaciones

Legal

I+D

CalidadRRHH

CRM

Reducción de costes

Reducción de los tiempos de búsqueda y de procesamiento

Contenido retenido durante los plazos requeridos

Posibilidad de incluir en los flujos de trabajo y colaboración de diferentes roles (SAP y no SAP)

Consistencia entre datos SAP y contenido de los documentos

Contenido “conectado” a los procesos de negocio

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Gracias!

Andrés DuqueGerente

Enterprise Content Management

Indra

T +34 (0) 914 807 932

M +34 (0) 628 328 588

mailto: [email protected]

Información Contacto: