presentacion individual

PROYECTO DE GESTION DOCUMENTAL

By:

ING. OSCAR ORLANDO OYOLA

GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS

ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA

UNIVERSIDAD EAN

SEPTIEMBRE 21 DE 2012

ING. OSCAR ORLANDO OYOLAING. OSCAR ORLANDO OYOLAGESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS

ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS CON CONCEPTOS BÁSICOS

GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.



FUNCIONES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

• Realizar el análisis de documentos procedencia, contenidos y custodia.

• Definir las unidades y el sistema de almacenamiento.• Rediseños de servicios de Información.• Asesoría a las áreas.• Acompañamiento



NORMATIVIDAD DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

• Constitución Política de Colombia • Ley 594 de 2000 (AGN). Ley General de Archivos• Código Penal.• Código Sustantivo de Trabajo.• Código de Procedimiento Civil• Código Contencioso Administrativo• Acuerdo 060 de 2001



ARCHIVOConjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso

natural por una persona o entidad pública o privada. En el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.



DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de información producida o recibida por una entidad publica o privadas en razón de sus actividades o funciones.



CICLO VITAL DEL DOCUMENTOARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

Valores Primarios

AdministrativoLegalFiscal

ContableTécnico

Valores secundarios

CulturalHistóricoCientífico

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.



PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

La disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.



PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.



CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).



SERIE DOCUMENTALConjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.



SUBSERIE DOCUMENTAL

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.



METODOLOGÍA Y ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD



ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Representación Grafica de la estructura de una empresa o organización para la identificación de las dependencias Productoras.



EJEMPLOFUNCIONES DE EL ÁREA TÉCNICA

► Presidir y registrar los asuntos tratados en las reuniones del Comité de Obra.

► Informar las actividades que se han ejecutado en la obra.

► Realizar transferencias de los documentos producidos en la obra.

► Registrar los expedientes que se producen en la obra.



CODIFICACIÓN

FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN

MHC 412 - CAU2-010

Mario Huertas Cotes

Dirección de Obra

Área Técnica



CODIFICACIÓN DOCUMENTAL

SERIE SUBSERIE UnidadDOCUMENTAL

CAU2- 010.03

ACTAS

CAU2- 010.03-09

Actas comité de Obra

Expediente

CAU2- 010.44

INFORMES

CAU2- 010.44-197

Informes de gestión

Expediente



CUADRO DE CLASIFICACIÓN

Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones, subsecciones, las series y subseries documentales.



ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES



INVENTARIO DOCUMENTAL

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.



TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.



APLICACIÓN DE LAS TRD

DIFUSIÓN

► ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIÓN

► INSTRUCTIVO PARA SU APLICACIÓN

► NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

► TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES



IMPORTANCIA DE LAS TRD

► Facilita el manejo de la información.

► Contribuye a la racionalización de la producción documental.

► Permite a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

► Facilita el control y el acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

► Garantiza la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.



► Permite el manejo integral de los documentos .

► Facilita la organización de los documentos a partir del concepto archivo total.

► Ayuda a controlar la producción y tramite documental.

► Identifica y reflejan las funciones institucionales .

► Integra los procesos archivísticos para el manejo.

► Permite identificar los documentos de apoyo a la gestión administrativa y que se pueden eliminar en el archivo de gestión.



APLICACIONES QUE SE EVALUAN

FIN

MUCHAS GRACIAS



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