presentacion gestion procesos

INTENALCO Educación SuperiorINTENALCO Educación SuperiorConvenio Interadministrativo para la Convenio Interadministrativo para la

Implementación del Sistema de Gestión Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en Instituciones de la Calidad en Instituciones

Educativas Educativas

2009-20102009-2010

SECRETARIASECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPALDE EDUCACION MUNCIPAL

““NUEVA CULTURA EDUCATIVANUEVA CULTURA EDUCATIVA “



GESTION GESTION POR POR

PROCESOSPROCESOS





OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERAL Brindar a los participantes

fundamentos en la teoría de procesos y herramientas para su

buena gestión.





CONTENIDO A DESARROLLARCONTENIDO A DESARROLLAR

1. Concepto de proceso y sistema

2. Principios de éxito: transformación cultural

3. Taller “El avión”

4. Gerenciamiento de procesos

5. Evaluación y cierre





Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y

las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

EL CONCEPTO DE PROCESOEL CONCEPTO DE PROCESO





EL CONCEPTO DE PROCESOEL CONCEPTO DE PROCESO

ActividadesActividadesdel procesodel proceso

EntradasEntradas SalidasSalidas

ControlesControles





Conjunto de elementos (procesos) mutuamente

relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito.

EL CONCEPTO DE SISTEMAEL CONCEPTO DE SISTEMA





SISTEMA: CONJUNTO DE PROCESOSSISTEMA: CONJUNTO DE PROCESOS

1 2 3 4 5INSUMOSPRODUCTOS Y/O

SERVICIOS

Proveedor Cliente





¿ Hay alguna similitud ¿ Hay alguna similitud entre estas dos figuras?entre estas dos figuras?

Institución EducativaInstitución Educativa

Cuerpo Cuerpo HumanoHumano





A VOLAR...

El Avion





TRANSFORMACION TRANSFORMACION CULTURAL: CULTURAL: OCHO OCHO

PRINCIPIOS DE EXITO PRINCIPIOS DE EXITO !!!! !!!!





GESTION INTEGRALGESTION INTEGRALGESTION INTEGRALGESTION INTEGRAL

Elementos

Gestión Integral

(Desarrollointegral

armónico)

Direcciona-

mientoEstratégico

Cultura de

CalidadIntegral

Gerenciade los

Procesos(Día a Día)

Transformación cultural





1. ORGANIZACIÓN CONSAGRADA AL CLIENTE

2. LIDERAZGO CENTRADO EN PRINCIPIOS O VALORES.

3. PARTICIPACION DE TODO EL PERSONAL.

4. DECISIONES BASADAS EN HECHOS.

5. RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR

6. ADMINISTRACIÓN CON ENFOQUE HACIA LA GESTION

7. ENFOQUE HACIA LOS PROCESOS.

8. MEJORA CONTINUA

OCHO PRINCIPIOS DE EXITO !!!! OCHO PRINCIPIOS DE EXITO !!!!

Educación Superior

Las organizaciones dependen de sus clientes y/o usuarios y por lo

tanto deben comprender sus necesidades actuales y futuras,

satisfacer sus requisitos y esforzarse en exceder sus

expectativas

1.1. ORGANIZACIÓN CONSAGRADA AL ORGANIZACIÓN CONSAGRADA AL CLIENTECLIENTE





Los establecimientos educativos dependen de sus estudiantes, como beneficiarios

(clientes) a quienes les pertenece el derecho a la educación.

Los establecimientos educativos deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los estudiantes y padres de

familia y de todas las partes interesadas.

1.1. ORGANIZACIÓN CONSAGRADA AL ORGANIZACIÓN CONSAGRADA AL CLIENTECLIENTE





2.2. LIDERAZGO CENTRADO EN PRINCIPIOS LIDERAZGO CENTRADO EN PRINCIPIOS O VALORESO VALORES

Los líderes establecen un liderazgo que promueve la participación de todos los estamentos de la comunidad educativa que intervienen en los procesos

educativos para definir sus objetivos y la orientación que debe tener.

Crean y mantienen un ambiente interno adecuado, en el cual toda la comunidad educativa pueda llegar a involucrarse totalmente para lograr los

objetivos que hayan sido establecidos.





El personal de los establecimientos educativos en todos su niveles (directivo, docente, administrativo y de servicios) debería estar

involucrado en el desarrollo de sus sistema de gestión de la calidad y adquirir el compromiso total de que aporte su experiencia y

habilidades para que sean aprovechadas en beneficio del establecimiento educativo y se logre el cumplimiento de sus

objetivos.

3.3. PARTICIPACION DE TODO EL PERSONALPARTICIPACION DE TODO EL PERSONAL





Las decisiones que se toman para promover la mejora continua de la

eficacia y eficiencia del desempeño de los establecimientos educativos

deben basarse en el análisis de información y datos, y en la

interpretación adecuada de las normas de calidad.

4.4. DECISIONES BASADAS EN HECHOSDECISIONES BASADAS EN HECHOS





Los establecimientos educativos y sus proveedores actúan de manera interrelacionada para promover acciones de mejora en la calidad educativa, lo cual resulta de benéfico para todos. Esto aumenta la

capacidad de ambas partes para crear valores como resultado de la gestión educativa.

5.5. RELACIONES MUTUAMENTE RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDORBENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR

Conformity

certificate





Identificando, entendiendo, dirigiendo y definiendo los procesos de gestión

educativa interrelacionados (directiva, académica, administrativa-financiera y

de la comunidad), tomando en cuenta el marco legal vigente aplicable, para

gestionarlos como un sistema y orientarlo hacia el logro de los

objetivos.

6.6. ADMINISTRACION CON ENFOQUE HACIA ADMINISTRACION CON ENFOQUE HACIA LA GESTIONLA GESTION





Identificando los procesos, su secuencia e interrelación, evitando la realización de actividades basadas en

esfuerzos aislados o personales y diseñados para mejorar en forma

continua la eficacia y eficiencia del desempeño de la institución..

7.7. ADMINISTRACIÓN CON ENFOQUE DE ADMINISTRACIÓN CON ENFOQUE DE PROCESOSPROCESOS





ENFOQUE TRADICIONAL: ORGANIZACION ENFOQUE TRADICIONAL: ORGANIZACION FUNCIONALFUNCIONAL





ORGANIZACION FUNCIONALORGANIZACION FUNCIONAL





El trabajo se divide en funciones, departamentos y tareas.

Unidad de mandoHomogeneidad de funciones

Delegación de autoridad

Deficiencias en la comunicaciónLenta adaptabilidad y flexibilidad

Dificultades para trabajo en equipo





ENFOQUE ACTUAL: ORGANIZACION HORIZONTAL ENFOQUE ACTUAL: ORGANIZACION HORIZONTAL ENFOCADA AL CLIENTEENFOCADA AL CLIENTE





HorizontalidadHorizontalidad

ProducciónProducción Inteligencia Inteligencia de Negociode Negocio

Manejo deManejo decontratoscontratos

FacturaciónFacturación

Procesos

ComprasCompras FinancieroFinancieroContableContable

DIRECCIONAR

FORMAR

MATRICULAR

Áreas Funcionales

Proceso 1

Proceso 4

Proceso 3

Proceso 2

ADMINISTRAR RECURSOS





Mayores niveles de creatividadRápido crecimiento de la productividad

Mayor satisfacción de los ClientesLos equipos asumen la responsabilidad de gestión

Objetivo del directivo: mejora continua de resultadosLa información y la formación: Se proporcionan

para generar los resultados esperadosPerfil del profesional: capaz de

realizar múltiples tareas, trabajar en equipo y

mejorar continuamente





Las actividades y recursos relacionados gestionados como procesos para mejorar en forma

continua la eficacia, eficiencia y efectividad del desempeño de la institución, a través de la

generación de acciones de mejora revisadas de forma periódica para garantizar su puesta en marcha

y su impacto en los resultados.

8.8. MEJORA CONTINUAMEJORA CONTINUA





PLANEAR HACER

ACTUAR VERIFICAR

MisiónVisión

Política

MEJORAMIENTO CONTINUO





LA MEJORA CONTINUA

Resultados

Resultados





Veamos

este

video...





¿Cómo se ¿Cómo se gerencia un gerencia un

proceso?proceso?





Definir el mapa de procesos, identificando los diferentes tipos y su

interrelación.Debe ser liderado por el Rector y

apoyado por todo el Equipo directivo y de calidad.

1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS (MAPA DE 1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS (MAPA DE PROCESOS)PROCESOS)

P





¿QUÉ PROCESOS

EXISTEN EN

NUESTRA

INSTITUCION?..





MAPA DE PROCESOSMAPA DE PROCESOS

PROCESOS DE SOPORTE O APOYO

PROCESOS VISIONALES O ESTRATÉGICOS

PROCESOS MISIONALES

CLIENTE

CLIENTE





¿Veamos el mapa

de procesos de

nuestra

institución...





¿Veamos otros

ejemplos de mapa

de procesos...





ESTUDIANTES

INTEGRALMENTE

FORMADOS

MATRÍCULADE

ESTUDIANTES

DISEÑO CURRICULARPlan de estudios

Plan de área.Proyectos

FORMACIÓN Y EVALUACIÓN EN ESPACIOS DE APRENDIZAJE

RETROALIMENTACIÓN DEL BENEFICIARIO (EVALUACION DEL SERVICIO POR ESTUDIANTES, ENCUESTAS DE SATISFACCION DE PADRES Y RECEPCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS)

GESTIÓN DIRECTIVA

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

SEGUIMIENTO Y CONTROL

Revisión por la Dirección-Elaboración y control de documentos-Control de

registros-Acciones correctivas y preventivas- Auditorias

Internas-Control del servicio no conforme

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.

GESTIÓN ACADEMICA

COMPRAS YCONTRATACIÓNDE SERVICIOS

RE

QU

ISIT

OS

LE

GA

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S

DE

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RN

AS

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UIS

ITO

S D

E L

A N

OR

MA

ISO

900

1

DESARROLLO DEL

TALENTO HUMANO

SALUDOUPACIONAL

MANTENIMIENTO Y

SERVICIOS GENERALE

MAPA DE PROCESOS.

PARTICIPACIÓN y CONVIVENCIAGobierno escolar-Asamblea y consejo de padres

- Escuela de padres y servicio social – Articulación con otros sectores

ACOMPAÑAMIENTO ESTUDIANTIL

PRESUPUESTO

GESTIÓN DE LA COMUNIDAD





Una vez definido el mapa de procesos, el rector debe asignar el liderazgo de

cada uno de éstos a una persona dentro de la institución, quien debe

responsabilizarse de todo el proceso y rendir cuentas de su gestión ante la

rectoría.

2. ESTABLECER EL LIDERAZGO2. ESTABLECER EL LIDERAZGO

P





Se debe tener absoluta claridad sobre el tipo de proceso, objetivo, alcance, interacción con otros procesos, así

como documentación, recursos, indicadores y mecanismos de control,

políticas de operación, marco legal que le aplica, entre otros.

3. DESCRIBIR EL PROCESO3. DESCRIBIR EL PROCESO

P





Definido el equipo de trabajo, todos deben recibir capacitación sobre el

funcionamiento del proceso y en temas esenciales como herramientas de

mejoramiento, análisis y solución de problemas, trabajo en equipo y liderazgo.

4. CAPACITAR AL EQUIPO DE TRABAJO4. CAPACITAR AL EQUIPO DE TRABAJO

P





Inicialmente se debe escribir lo que se

hace con el objeto de documentar el

proceso, representarlo mediante

diagramas de flujo, identificando sus

entradas y salidas, proveedores y

usuarios, actividades realizadas, etc.

(tener en cuenta el ciclo PHVA)

5. DOCUMENTAR EL PROCESO5. DOCUMENTAR EL PROCESO

P





6. APLICAR GESTION DEL PROCESO6. APLICAR GESTION DEL PROCESO

H

Ejecutar el proceso de acuerdo con lo planificado

teniendo en cuenta lo descrito en los

procedimientos y los registros a generar.





Medir la eficacia, eficiencia y efectividad del proceso a través de la

medición de los indicadores y aplicación de mecanismos de control

y observar si la institución va por buen camino.

7. HACER SEGUIMIENTO Y CONTROL7. HACER SEGUIMIENTO Y CONTROL

V





8. MEJORAR LOS PROCESOS8. MEJORAR LOS PROCESOS

El ciclo de mejoramiento tiene principio pero no fin. Por tanto los

procesos son dinámicos en el tiempo y lo que hoy es competitivo, y es

satisfactorio para el usuario, mañana no lo es.

A





ELABOREMOS/AJUSTEMOS

NUESTRO MAPA DE

PROCESOS COM BASE EN

LA GUIA 34...





¡¡Gracias!Gracias!





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