La actualización de las normas ISO 9001 e ISO 14001 y la transición de la certificación de los sistemas de gestión

PLAN DE TRANSICIÓN

Actualización de las normas de sistemas de gestión

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3

Antecedentes de la Revisión de las normas de sistema de gestión

ISO 9001 e ISO 14001

4

Evolución de la norma ISO 9001

5

2000, ahora la norma se basa en un ENFOQUE DE PROCESOS

Al mismo tiempo se actualiza la ISO 9004, norma que proporciona directrices para la mejora del desempeño, es decir que está dirigida para aquellas empresas que quieren ir más allá de los requisitos mínimos.

2008, no hay cambio de requisitos, sólo se aclaran algunos de ellos

Un año después se actualiza la norma ISO 9004, la cual proporciona directrices para la gestión del éxito sostenido.

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¿Para qué actualizar la norma

ISO 9001?

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Considerar los cambios en las prácticas y tecnologías relacionadas con los sistemas de gestión de calidad y las prácticas de negocio entre otros.

Asegurar que los requisitos sean claros y en un lenguaje simple, de tal forma que las organizaciones puedan implementarlos y sea fácil de evaluar su conformidad ya sea por primera, segunda o tercera parte

Asegurar que los requisitos sean adecuados para proporcionar la confianza de que las organizaciones que cumplen con esta norma son capaces de proveer productos y servicios que cumplen los requisitos de los clientes y otros de una forma consistente.

Alinear la norma a la estructura de alto nivel desarrollada por la ISO, con el fin de mejorar la compatibilidad con otras normas de sistemas de gestión de la ISO.

Incrementar la confianza en las capacidades de una organización para proporcionar productos y servicios conformes.

¿Qué se consideró?

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Las necesidades de los usuarios

El trabajo realizado por un grupo designado por el ISO/TC/176/SC2

Relacionado con la identificación de posibles conceptos a trabajar.

Encuesta realizada por la ISO. Comentarios recibidos durante el proceso de

enmienda de la revisión de la ISO 9001:2008. Lecciones aprendidas. Solicitudes de interpretación.

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Evolución de la norma ISO 14001

1992

1996

2004

• Se constituye el TC 207 en ISO, luego de la Cumbre de Río.

• Se publica la primera versión de la norma ISO 14001.

• También se publica la ISO 14004 como norma directriz para la implementación de un SGA.

• Se publica la segunda versión de la norma ISO 14001.

• Se revisa la ISO 14004.

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¿Qué se observa en la actualización de la

ISO 14001?

El alcance y el título de la norma se mantienen.

Se introduce el enfoque por procesos del SGA.

La intención de la norma es que continúe siendo genérica y aplicable a todo tipo de organización y sector económico e industrial.

Se pueden ampliar las “fronteras” de un SGA a procesos de origen externo .

Se relaciona más al SGA con el concepto de Ciclo de vida del producto/servicio.

Sea compatible con otros sistemas de gestión.

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Estructura de Alto Nivel de las normas de Sistemas de Gestión

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Nueva estructura de las normas de Sistemas de Gestión

Existen diversas normas de sistemas de gestión (Calidad, ambiente,

Seguridad de información, continuidad del negocio, sostenibilidad de eventos, gestión de la energía, etc.)

Las normas comparten elementos comunes pero tienen diversas formas y estructuras. Esto hace que se genere confusión y dificultad

en la implementación.

Una estructura y terminología común facilita la implementación y

permite que la organización tenga un sistema de gestión.

¿Por qué?

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Principales cambios de las normas de sistema

de gestión

ISO 9001 e ISO 14001

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Contexto de la organización

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P L A N I F I C A R HACER VERIFICAR ACTUAR

5

Liderazgo

6

Planificación

7

Soporte

8

Operación

9

Evaluación del desempeño

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Mejora

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Sistemas de Gestión de la calidad

ISO 9001

REQUISITOS

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4. Contexto de la organización

4.1. Comprensión de la Organización y su contexto.

4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

4.3. Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad.

4.4. Sistema de gestión de la calidad y sus procesos.

Contenido de la ISO 9001 versión 2015

19

5. Liderazgo 5.1. Liderazgo y compromiso.

5.2. Política de calidad.

5.3. Roles autoridad y responsabilidad en la organización.

Contenido de la ISO 9001 versión 2015

20

6. Planificación 6.1. Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades.

6.2. Objetivos de calidad y planificación para lograrlos.

6.3. Planificación de cambios.

Contenido de la ISO 9001 versión 2015

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7. Apoyo 7.1. Recursos.

7.2. Competencia.

7.3. Concienciación (toma de conciencia).

Contenido de la ISO 9001 versión 2015

7.4. Comunicación.

7.5. Información documentada.

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8. Operación 8.1. Planificación y control operacional.

Contenido de la ISO 9001 versión 2015

8.2. Requisitos para los productos y servicios.

8.3. Diseño y desarrollo de los productos y servicios. 8.4. Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente.

8.5. Producción y prestación del servicio.

8.6. Liberación de los productos y servicios.

8.7. Control de las salidas no conformes.

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9. Evaluación del desempeño

9.1. Monitoreo, medición, análisis y evaluación.

9.2. Auditoría interna.

9.3. Revisión por la Dirección.

Contenido de la ISO 9001 versión 2015

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10. Mejoramiento 10.1. Generalidades.

10.2. No conformidad y acción correctiva.

10.3. Mejoramiento continuo.

Contenido de la ISO 9001 versión 2015

Cambios principales en ISO 9001, según el IAF ID 9

Adopción de la estructura de alto nivel establecida en el anexo SL de la parte 1 de las ISO/IEC Directives.

Requisitos específicos para el pensamiento basado en riesgos, para apoyar y mejorar el entendimiento y aplicación del enfoque por procesos.

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Cambios principales en ISO 9001, según el IAF ID 9

Menos requisitos prescriptivos.

Menor énfasis en documentos.

Aplicabilidad mejorada para servicios.

Requisitos para definir el alcance y fronteras del SGC.

Mayor énfasis en el contexto organizacional.

Incremento en requisitos de liderazgo.

Mayor énfasis en el logro de resultados deseados para mejorar la satisfacción del cliente.

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Sistemas de gestión ambiental

ISO 14001

REQUISITOS Y GUÍA DE USO

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4. Evaluación del organización

4.1. Comprensión de la Organización y su contexto.

4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

4.3. Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental.

Contenido de la ISO 14001 versión 2015

4.3. Sistema de gestión ambiental.

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5. Liderazgo 5.1. Liderazgo y compromiso.

4.2. Política.

4.3. Roles, autoridad y responsabilidad organizaciones.

Contenido de la ISO 14001 versión 2015

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6. Planificación 6.1. Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades.

6.2. Objetivos ambientales y planificación para lograrlos..

Contenido de la ISO 14001 versión 2015

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7. Apoyo 7.1. Recursos.

7.2. Competencia.

7.3. Concienciación (toma de conciencia).

Contenido de la ISO 14001 versión 2015

7.4. Comunicación.

7.5. Información documentada.

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8. Operación 8.1. Planificación y control operacional.

8.2. Preparación y respuesta ante emergencias.

Contenido de la ISO 14001 versión 2015

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9. Evaluación del desempeño

9.1. Monitoreo, medición, análisis y evaluación.

9.2. Auditoría interna.

Contenido de la ISO 14001 versión 2015

9.3. Revisión por la Dirección.

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10. Mejoramiento 10.1. Generalidades.

10.2. No conformidad y acción correctiva.

Contenido de la ISO 14001 versión 2015

10.3. Mejoramiento continuo.

Cambios principales en ISO 14001, según el IAF ID 9

Adopción de la estructura de alto nivel establecida en el anexo SL de la parte 1 de las ISO/IEC Directives.

Gestión ambiental estratégica. Liderazgo. Protección del ambiente. Pensamiento en el ciclo de vida. Menor énfasis en documentación

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Condiciones de la transición de la

certificación de sistema de gestión con

ISO 9001 e ISO 14001

Documentos informativos del IAF

EIAF ID 9 “Transition Planning Guidance for ISO 9001:2015”, publicado en enero 12 del 2015.

IAF ID 10 “Transition Planning Guidance for ISO 14001:2015”, publicado en febrero 27 del 2015.

El Foro Internacional de Acreditación (IAF), estableció en consulta con los comités ISO/TC 176/SC2 y el ISO/TC 207/SC 1, dos documentos Guía para la transición de la certificación con las normas ISO 9001 e ISO 14001 versión 2015

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Consideraciones de la Transición

Esto fue establecido en la Asamblea de IAF de Seúl en octubre del 2013, para la certificación con ISO 9001 en la resolución del IAF 2013-15. Similar decisión fue establecida en la Asamblea de IAF de

Vancouver octubre del 2014, para la certificación con ISO 14001 en la resolución del IAF 2014-1.

Periodo de transición de la certificación:

3 años contados a partir de la publicación de cada norma.

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Válidos hasta máximo 3 años después de haberse publicado la norma ISO 14001 en 2015 (hasta septiembre 14 de 2018).

Certificados ISO 14001:2004 expedidos durante el periodo de transición tendrán como fecha de vencimiento: hasta 3 años después de haberse publicado la norma ISO 14001 en 2015.

Certificados de sistema de gestión ambiental con la norma ISO 14001:2004.

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Otorgamiento de los certificados con ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004

Un certificado con la norma ISO

14001:2004 emitido el 31 de marzo de

2016, tendrá vencimiento en septiembre

14 de 2018.

EJEMPLO:

Válidos hasta máximo 3 años después de haberse publicado la norma ISO 9001 en 2015 (hasta septiembre 22 de 2018).

Certificados ISO 9001:2008 expedidos durante el periodo de transición tendrán como fecha de vencimiento: hasta 3 años después de haberse publicado la norma ISO 14001 en 2015.

Certificados de sistema de gestión de la calidad con la norma ISO 9001:2008.

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Validez de los certificados con ISO 9001:2008

Un certificado con la norma ISO

9001:2008 emitido el 31 de marzo de

2016, tendrá vencimiento en septiembre

22 de 2018.

EJEMPLO:

Alternativa A: Actualización de la certificación al momento de la renovación del certificado con la norma ISO 14001 del 2015 o la norma ISO 9001 del 2015 según corresponda, dentro del periodo correspondiente al ciclo de certificación actual de la organización y antes de la fecha límites para la transición. Alternativa B: Actualización de la certificación mediante renovación anticipada con la norma ISO 14001 del 2015 o la norma ISO 9001 del 2015 según corresponda, en fecha anterior al próximo vencimiento de su certificados y antes de finalización del periodo de transición en el 2018.

Los titulares de la Certificación podrán seleccionar entre estas alternativas:

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Directrices de ICONTEC para la actualización de los certificados

La organización que actualmente esté implementando el sistema de gestión con la norma ISO 14001:2004 o ISO 9001:2008 puede solicitar la certificación ICONTEC de sistemas de gestión con dicha versión durante el periodo de transición.

Se recomienda que haga su solicitud de auditoría de certificación máximo hasta 12 meses posteriores contados a partir de la publicación de la nueva versión de la norma ISO 14001 o ISO 9001 según corresponda.

Los certificados ICONTEC de sistemas de gestión emitidos con la norma ISO 14001:2004 o ISO 9001:2008 durante el periodo de transición tendrán vigencia hasta 2018-09-14 y 2018-09-22

respectivamente. Se recomienda a las organizaciones que están decidiendo

implementar el sistema de gestión de calidad o ambiental que utilicen las normas ISO 9001 e ISO 14001 en su versión 2015.

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Directrices de ICONTEC para el otorgamiento de certificados durante la transición

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Aspectos clave para realizar una transición

exitosa

Identificar brechas organizacionales que se necesitan abordar para cumplir los requisitos.

Desarrollar un plan de transición.

Suministrar capacitación apropiada y concientización a todas las partes que tiene impacto en la eficacia de la organización.

Actualizar el sistema de gestión de la calidad o ambiental (según sea aplicable), para cumplir los requisitos revisados y suministrar verificación de la eficacia.

Establecer enlace con su organismo de certificación respecto a las disposiciones de transición.

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Guía para las organizaciones con certificación con ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004

El grado de cambio necesario en el sistema de gestión depende de la madurez y eficacia del existente y de la estructura organizacional.

Se recomienda antes de establecer el plan de transición una evaluación de brecha o análisis de impacto de los cambios con el propósito de identificar de una manera realista los recursos y las implicaciones de tiempo. Su Organismo de Certificación puede realizar este análisis.

Estos análisis de brecha se han iniciado desde el lanzamiento del FDIS (julio del 2015) y desde la fecha de publicación de las normas.

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Aspectos adicionales de guía para las organizaciones con certificación

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P R E G U N T A

Preguntas frecuentes

R E S P U E S T A

¿ A partir de cuando se puede solicitar la certificación con las normas revisadas?

¿Si mi organización está implementando el sistema de gestión con la ISO 9001:2008 o con la ISO 14001:2004, hasta cuando puedo solicitar la certificación con esta versión?

A partir de la fecha de publicación de las normas por la ISO.

Se recomienda que máximo 12 meses contados a partir de la publicación de la norma por la ISO. Se debe tener en cuenta que los certificados serán válidos máximo hasta 3 años después de la publicación de las normas.

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P R E G U N T A

Preguntas frecuentes

R E S P U E S T A

¿Si la alta dirección de la organización está decidiendo implementar el sistema de gestión de la calidad o ambiental , con cual versión se recomienda hacerlo?

¿Si mi organización está certificada y tiene su renovación entre septiembre y diciembre del año 2015, con cual versión de las normas se realizará la renovación?

ISO 9001: 2015 o ISO 14001:2015, según corresponda.

ISO 9001:2008 ISO 14001:2004

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P R E G U N T A

Preguntas frecuentes

R E S P U E S T A

¿Cómo se realizará la auditoría para verificar la conformidad con los requisitos de las normas ISO 9001:2015 o ISO 14001:2015?

¿Por razones de la transición es posible adelantar la renovación de un certificado?

Mediante auditorías de actualización del certificado con tiempo de una de renovación.

Sí.

¿Cuál debería ser la fecha limite de finalización del plan de transición de cada organización certificada?

3 años contados a partir de la fecha de publicación de las normas por la ISO

Gracias