presentacion erp kickoff v.1.1
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ERP IFS kickoff meeting presentationTRANSCRIPT
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SITUACION ACTUAL Dispersión de información
ACCOUNTING ERP COMMERCIAL EXECUTIONS SERVICE
MANAGEMENT SYSTEM
COMPETENCE CENTER
MANUAL INTERFACE
AUTOMATIC INTERFACE
SPAIN
PORTUGAL
COMMON
CUSTOMERS REMINDER
SUPPLIERS DOCUMENTATION
AS/400ACCOUNTING
STOCKS INVOICINGORDERS
PURCHASES
GPSIBCRM
TIME TRECKING SYSTEM
PROJECTS PROFITABILITY.
XLS
TRAINING CENTRE PUPILS AND COURSES
REPAIRS AND WARRANTY
MATERIALS TO SBA
OFFERSCOST CALCULATION
PHC ADVANCEDACCOUNTING
STOCKS INVOICINGORDERS
PURCHASES
OFFERS AND COST
CALCULATION .XLS
TIME TRECKING SYSTEM .XLS
PROJECTS PROFITABILITY
.XLS
PROJECTS SCHEDULING
.XLS
MAINTENANCE AND TECHNICAL
ASSITANCE SCHEDULING .XLS
TIME to QUALITY
CASE SUITE
IN PROCESS OF IMPLEMENTATION
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SITUACION ACTUAL
Control de procesos por papel Problemas de coordinación entre departamentos
•Surge de varios sistemas independientes que existen actualmente para cada área de negocio, lo que crea islas de información y trae como consecuencia una deficiencia en la comunicación y en la eficiencia.
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SITUACION ACTUAL
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POR QUÉ NECESITAMOS UN ERP?
SITUACION ACTUAL PROBLEMAS NECESIDADES
1 Evolución desde empresa de distribución a gestión de proyectos e instalación con recursos propios y subcontratados
AS400 y PHC no satisfacen las necesidades actuales y su adaptación no es viable
ERP con gestión de proyectos, servicios y recursos
2 Demasiadas Bases de Datos no relacionadas entre sí
La información no es visible fácilmente y no hay visiones de conjunto
Unificar toda la información en una única plataforma
3 Dificultades para conseguir y tratar la información
El análisis de información difícil y parcial
Reducir tiempo en preparar información y aumentar tiempo analizando información
4 España y Portugal (y el resto de países) tienen diferentes sistemas sin relación entre ellos
Reporting manual entre Portugal y España, y de los países con Suiza.
Consolidación de información ha de hacerse manualmente
Un único sistema con dos compañías y un nivel superior de consolidación.
5 Gestión de proyectos y mantenimientos en Excel
Dificultades en coordinar y planificar los recursos
Asignación fácil de recursos relacionados con planificación de proyectos, mantenimientos y fechas de entrega
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Qué es un ERP
• Enterprise Resource Planning es una herramienta que da a la empresa:• las capacidades y recursos necesarios para • integrar las funciones aisladas en un proceso continuo de negocios• para aumentar su competitividad
• Las mejores empresas necesitan herramientas de gestión modernas y eficaces (ERP).
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IFS Ejemplos de funcionamiento integrado
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Arquitectura
NSO 1
NSO 2
NSO 3
Branch 1
Branch 3
Branch 2
Mobile staff
SBA
VPN over internet
ERP Server farm at SBA
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NSO ERP project information:Process Analysis 2009 (SMR / SIB / SIM …)
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Conclusions and decisionsevaluation funnel
Short list RFP Workshops Check Finance Decision GL
6 4 2 2 1
Reference Visits
PriceNegotiations
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Methodology
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Process coverage
Process
Systems ServicesComponent
sAverag
e
SAP 3.80 3.83 4.34 3.99 4
IFS Applications 4.80 4.13 4.78 4.57 1
MS Dynamics NAV 4.00 3.42 4.86 4.09 3
Infor ERP LN 4.04 4.38 4.60 4.34 2
Role support
Systems Services Components Average
SAP 3.88 4.08 4.33 4.10 3
IFS Applications 4.77 4.15 4.67 4.53 1
MS Dynamics NAV 3.81 3.55 4.80 4.05 4
Infor ERP LN 3.94 4.15 4.56 4.22 2
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IFS
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Project Blue Print
• En la fase Blue Print se definió el sistema básico del ERP. Con estas definiciones se construyó el núcleo del ERP Corporativo, idéntico para todos los paises. Durante la implementación en los paises se harán adaptaciones sobre éste núcleo.
• Participaron todos los países que utilizarán el ERP en una primera fase.
ERP SMR ERP SIB ERP SIM ERP Sxx
Blue Print (Basic System Parameters)
Local adaptions Local adaptions Local adaptions Local adaptions
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Fases del Proyecto
Projectsetup
Blueprint(Solution map)
Adapting Blueprint &
Implementation
PreparationGo-live
Go-live
• Contrato• Gestión del Proyecto• Planificación del proyecto• Presupuesto• Equipos• Alcance del Proyecto
• Análisis de procesos• Diseño de procesos• Estandarización de procesos• Procesos locales• Data concept / estandarización• Migration concept• Worthflow concept• Document concept• Roles / User concept• GAP list SGR• Planificación y Realización del Sistema-> System (SGR) prototipo
• Adaptación de Blueprint a países• GAP list países• Personalización• Modificaciones• Realizar la migración de datos• Realizar conceptors de roles y usuarios• Entrenamiento Key-users • Prueba de la solución
-> Systema del país en fase prototipo
• Entrenamiento usuarios finales• Migración de datos (test)• Resolución de problemas• Test de integración
-> Systema y personal listo para go live
• Migración de datos final• Test de integración final• Asistencia a usuarios finales• Asistencia a Key-users• Resolución de problemas
-> Systema en funcionamiento y uso
SBA ERP project team
ERP Supplier team (europe)
ERP Supplier team (local)
SGR ERP team (SMR/SIM/SIB …)
NSO ERP team (e.g. SIB)
Equipos implicados:
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Ventajas de un ERP
• Uniformidad de gestión: toda la empresa trabaja igual (Barcelona, Madrid, Lisboa, Porto,...)
• Toda la información a la vista y en tiempo real:• Facilidad para compartir información,• Facilita la toma de decisiones• Reduce errores• Evita la duplicidad de trabajo • Reduce el esfuerzo desperdiciado • Elimina las actividades que no representan valor.
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Ventajas de un ERP (2)
• Menor tiempo en procesar información• se eliminan los Excels independientes que han de ser alimentados a
mano• La información entra una vez y se usa desde cualquier departamento
que la necesite• Se eliminan cuellos de botella
• cada parte alimenta la información una vez y todos la ven y actúan.
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Ventajas de un ERP (3)
• Mejora en la comunicación:• autorizaciones en línea con toda la información a la vista
• Se elimina trabajar sobre papel• Facilidad de planificación:
Mejor planificación -> mejor servicio ->menores costes ->más competitividad.
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Sin embargo un ERP implica:
• cambios en los procesos de negocio
• un redefinición de la organización (responsabilidades)
• un esfuerzo adicional en aprender
• un cambio en la disciplina de trabajo
• modernización de las herramientas de gestión.
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Quién es IFS
• Multinacional fundada en 1983 en Suecia
• Produce y distribuye IFS Applications, ERP basado en componentes y orientado a servicios y gestión de activos, fabricación, cadena de suministro y proyectos.
• 2.700 empleados en 50 paises
• Facturación 2.010: 293 millones €
• Clientes en:• Fuerzas Armadas, Operadores de Flotas, Aviación Comercial • Construción/Contratistas, Ingenierías, Construcción y/o
Mantenimiento de Instalaciones, Infraestructuras, Astilleros
• Oficinas en Madrid.
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SIB rollout: Fases del proyecto (1)
Fase Contenido ActividadResponsable Participan Fecha inicio Fecha fin
Fase Start Rollout SIB
Definición de aspectos fundamentales consolidacion y operacion SIB E - SIB PDefinición de qué incluye el proyecto y qué no
Strategy meeting
Martin Kaiser (SBA)
Martin Kaiser (SBA)Rupert Schmid (SMR)Carlos CrespoJuan Ignacio PratsJoan SalesConsultores IFS-FinanzasEquipo soporte IFS- España
10/10/2011 10/10/2011
Personal clave informado sobre el proyecto
Proyecto iniciado oficialmente
Kick-Off meeting
Stefan Widmer (SBA)
Martin Kaiser (SBA)Stefan Widmer (SBA)Sacha Meier (SBA)Rupert Schmid (SMR)?Carlos CrespoJuan Ignacio PratsJoan SalesKey-usersEquipo soporte IFS- España
11/10/2011 (2 horas)
11/10/2011
Determinar desviaciones entre Blueprint y procesos en SIB
Definir procesos o partes que faltan
Workshops Process Analysis
Martin Kaiser (SBA)
Martin Kaiser (SBA)Sacha Meier (SBA)Joan SalesKey-users
24/10/2011 04/11/2011
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SIB rollout: Fases del proyecto (2)
Fase Contenido ActividadResponsable Participan Fecha inicio Fecha fin
Fase Key-user training
Rollout SIB
Entrenar a los Key-users en el ERP IFS (estado Blueprint)
Key-users training
Martin Kaiser (SBA)
Martin Kaiser (SBA)Sacha Meier (SBA)Joan SalesKey-users
07/11/2011 02/12/2011
Fase Adaptation SIB
Rollout SIB
Configurar ERP para SIB
ERP listo para soportar los procesos de SIB
Workshops Adaptation
Martin Kaiser (SBA)
Martin Kaiser (SBA)Sacha Meier (SBA)Joan SalesKey-users
05/12/2011 20/01/2012
Fase Business Case TestingRollout SIB
Verificar la configuración del ERP para SIB
El ERP soporta los procesos de SIB
Business Case Testing
Martin Kaiser (SBA)
Martin Kaiser (SBA)Sacha Meier (SBA)Joan SalesKey-users
30/01/2012 09/03/2012
Fase Integration Test
Rollout SIB
Verificar que todos lo procesos trabajan juntos (workflow)
ERP listo para trabajar
Workshops Integration Test
Martin Kaiser (SBA)
Martin Kaiser (SBA)Sacha Meier (SBA)Joan SalesKey-usersKey-users SMR- (soporte)
12/03/2012 06/04/2012
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SIB rollout: Fases del proyecto (3)
Fase Contenido ActividadResponsable Participan Fecha inicio Fecha fin
Fase End-user training
Rollout SIB
Entrenamiento de todos los usuarios finales
End-user trainings
Martin Kaiser (SBA)
Martin Kaiser (SBA)Sacha Meier (SBA)Joan SalesKey-usersEnd-usersSoporte IFS Iberia
09/04/2012 20/04/2012
Fase MigrationRollout SIB
Migrar los datos de los sistemas actuales al ERP
Sistema preparado para Go-live
Preparación de migración de datos
Denis Harnist (SBA)
Joan SalesJuan Ignacio PratsDepartamento IT SIBSoporte IT SIB PortugalTecnocomEnrique (GPSIB)
31/10/2011 02/05/2012
Data Migration
Martin Kaiser (SBA)
Martin Kaiser (SBA)Sacha Meier (SBA)Denis Harnist (SBA)Equipo tecnico IFS- (datos financieros)
23/04/2012 27/04/2012
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SIB rollout: Fases del proyecto (4)
Fase Contenido ActividadResponsable Participan Fecha inicio Fecha fin
Fase Go-liveRollout SIB
Empieza la utilización del nuevo ERP
ERP en modo Producción
Comunicar Go-live inicio con puntos clave
Joan Sales 25/04/2012 28/04/2012
Go-live: arranque del nuevo ERP
Stefan Widmer (SBA)
Stefan Widmer (SBA)Martin Kaiser (SBA)Sacha Meier (SBA)Joan SalesKey-usersEnd-usersIFS Solution Manager- (Huber)IFS Consultant FinanceIFS technical staff- (stand by)Soporte IFS Iberia
02/05/2012 02/05/2012
Fase Optimization / AcceptanceRollout SIB
07/05/2012 29/06/2012
Resolución de incidencias
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SIB equipo del proyecto:
España Portugal
Coordinador del proyecto Joan Sales
Coordinador Portugal Manuel Queiroz
Finance Key-user Juan Ignacio Prats Maria Joao
Systems Key-user Carlos Torras Jorge Rebelo
Operaciones Key-user Andreu Cortes Sofia Baptista
Components Key-user Cristina Alvarez
Mº José Sevillano
Vitor Rodrigues
Fernando Castro
Service Key-user Eva Marquez
David Saavedra
Nuno Silva
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La hora del cambio
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Las mejores empresas necesitan las mejores herramientas
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Gracias por vuestra atención