Tema 3. Tramitación de correspondencia

1.1

1.2

Punto 1.

2.1 y 2.2

2.4

Punto 2.

1.1 y 1.2

Punto 3.

4.1 y 4.2

Punto 4.

5.1

Punto 5.

1. Comunicaciones escritas

Comunicaciones en las que se utiliza el lenguaje escrito para intercambiar información dentro de la empresa y entre esta y su entorno.

· Las comunicaciones internas.

· Las comunicaciones externas.

1.1. Circulación interna en entidades publicas.

Se organizan dentro de la propia organización.

· Se utiliza como medio de participación de los trabajadores.

· Los trabajadores se sienten implicados en la toma de decisiones.

Vertical ascendente - Presentar quejas.

- Proponer ideas.

- Contestación a una comunicación descendente.

-Buzón de sugerencias.

-Encuestas.

-Entrevistas.

- Informes.

- Reuniones.

- Quejas.

-Comunicación lenta.- Retrasos.- Necesidad de respuesta rápida.- Inseguridad en la recepción.

Vertical descendente - Informan a los subordinados sobre:- Funciones.- Resultados.- Actividades.- Objetivos.

- Ordenes

- Programación de tareas.

- Reuniones.

- Recomendaciones.

- Instrucciones.

-Exceso de información que dificulta la compresión.- No aceptar el mensaje en destino.- Emisión de ordenes contradictorias.- Inseguridad en la recepción.

Horizontal - Facilita la coordinación entre trabajadores: grupos de trabajo.

- Informes.

- Comunicados interiores.

- Reuniones.

-Carácter informal.- Rivalidad entre miembros de diferentes departamentos o del grupo de trabajo.

Tipo de comunicación Función o utilidad Formas utilizadas Dificultades

1. 2. Canales y medios de comunicación.

Las empresas disponen de una amplia relación de canales y medios para difundir la información en toda la organización.

Medios de Comunicación

-Manual del empleado.

- Memorando.

- Boletín informativo.

- Correo electrónico.

- Reuniones.

- Pagina Web.

-Sistema de sugerencias.

- Encuestas.

- Circulares internas.

- Tablón de anuncios.

A pesar de esto, siempre buscan nuevas formas de promover la comunicación interna.

2. El servicio de Correos

Cualquier empresa necesita hacer llegar sus comunicaciones escritas externas.

Pueden utilizar:

· El servicio de Correos.

· Medios propios.

· Empresas de mensajería.

Se pueden realizar diferentes tipos de envíos, que se caracterizan por:

· Variedad de servicios y productos.

· Aumento de los tipos de servicios en poco tiempo.

SERVICIO CONCEPTO DIMENSIONES PESO MAXIMO

ENTREGA SERVICIOS ADICIONALES

MÁXIMAS MÍNIMAS Nº DÍAS EN CORREOS

A DOMICILIO

AVISO RECIBO

CERTIFICADO

REEMBOLSO

CARTA ORDINARI

A

Es la modalidad más utilizada entre particulares cuando el envío no supera los 2 kg.

Sobre o caja 60 cmRollo/tubo 90 cm.

Sobre o caja: 14 x 9 cmRollo/tubo: 10 cm

2 kg Local: 1 día

Provincial: 2 días

Nacional: 3 días

Europa: 2 a 4 días

Resto destinos: según país

CON CON SIN SIN SIN

CARTA CERTIFICA

DA

Entregas en las que se garantiza la recepción

mediante la firma del destinatario o una persona autorizada.

Sobre o caja: 60 cm. Rollo / tubo 90 cm

Sobre o caja: 14 x 9 cmRollo/tubo 10 cm

Hasta 2Kg

Local: 1 día

Provincial: 2 días

Nacional: 3 días

Europa: 2 a 4 días

Resto destinos: según país

CON CON CON SIN CON

CARTA URGENTE

Para aquellos envíos más urgentes. El envío de su documentación estará registrado y controlado, la entrega se realiza en domicilio y mediante firma del destinatario en 24 horas

Sobre o caja:60 cm. Rollo/tubo:90 cm.

Sobre o caja: 14 x 9 cm. Rollo/tubo:10 cm.

354 grs.

Nacional: 24 horas Europa: de 1 a 3 días hábiles Resto destinos: según país

SIN SIN CON CON SIN

2.4. Requisitos para el envió de correspondencia y paquetería.

Si los envios cumplen con una serie de requisitos normalizados, las tarifas aplicadas a los envios resultan rebajadas.

· Formato:

- Rectangular.

- Correos admite distintos tamaños de sobres.

- Los sobres de ventanilla deben permitir la lectura completa de la dirección.

· Color del sobre: Blanco o colores claros (A excepción del azul).

3. El servicio de mensajería externa.

El coste y el tiempo de envió dependerá de:

· La modalidad contratada.

· El tipo de usuario.

· Las condiciones particulares del contrato de mensajería.

Tipos de Envió/Características

4. Recepcion y registro de la correspondencia.

En todas las empresas existe una persona o departamento.

4.1. Entrada de la correspondencia.

- Recepción

- Apertura y selección

- Registro

- Distribución

4.2. Salida de la correspondencia

- Registro

- Plegado y ensobrado

- Franqueo y expedición

5. Embalaje y empaquetado

5.1. Embalaje

Tiene como objeto proteger y conservar el contenido durante el transporte, evitando roturas, desperfectos, etc.

Existe una gran variedad de productos que cubren necesidades de protección y expedición de cualquier tipo de mercancía.

CRITERIOS DE SELECCIÓN DE EMBALAJESY

MATERIAL BASICO

Yo llevo el nº 3, asin que no te cueles. Eh!!

¿Cuándo me toca a mí?

¿Dónde se saca nº para la consulta?