Desarrollar un plan útil para que la oficina de comunicación tome en cuenta en la realización de una conferencia de prensa.

Primer paso: Determinar cuál es el objetivo: ¿A qué tipo de público se quiere llegar? ¿Será tema de interés de la institución o el tema, la propuesta, curso

o información es sustancial?Después definir a expertos conferencistas y receptores público

general, invitaciones, llamadas telefónicas, email entre otros.Convocatoria a medios:¿Boletín de Prensa: Existe la necesidad de ofrecer información

específica sobre el objetivo a tratar para ubicar conceptos sobre el tema a tratar?

Desarrollar recordatorios para los periodístico llamadas telefónicas, correos, mensajitos. (elaborarles un Pack de prensa.

Consultar la información biográfica y los temas de los conferenciantes, y acertar al elegir un conferencista cuidando que coincida con el tema y la idea central de la conferencia. Comunicarse por teléfono o correo electrónico con el conferencista que se prefiera. Si él o ella no está disponible, entonces comunicarse con otro, nunca contactar a más de uno al mismo tiempo.

Hablar con el conferencista sobre las metas que se

quieren alcanzar; además, del tipo de evento, lugar, fecha, honorarios, etc. Mantenerse en contacto con su conferencista acerca de cualquier novedad, preocupación o necesidad que pueda surgir durante el proceso de planeación.

Reservar un lugar para el evento, o múltiples eventos si se planea dar más de una conferencia.

Decidir si se cobrará entrada y/o o se venderá ejemplares o

suscripciones de revistas portuarias, libros portuarios, escritos o biografías de autores (as ) de prestigio.

Llenar la solicitud de conferencia, y enviarla al conferenciante y

al cuerpo de conferenciantes. Planear una reunión preparatoria con el conferenciante, ya sea

en persona o por teléfono con parlante.

Decidir cómo van a manejar la publicidad y los anuncios. Asegurarse de que el conferenciante apruebe el texto que se publicará en invitaciones, informaciones de prensa, anuncios publicitarios.

Organizar para los días previos a la conferencia (dependiendo de la naturaleza del evento):

· Revisar el lugar y el estacionamiento disponible; ¿estará abierto al público ese día?· Organizar el lugar del evento.· Alquilar y probar dos micrófonos inalámbricos, uno normal y otro de cuello para el conferenciante, antes del día de la conferencia· Comprar baterías extras para el micrófono· Conseguir lo que el conferenciante necesite. Por ejemplo, una mesa o podio para sus libros, vaso de agua, rotafolio, si se necesita cañonera, la comida, las sillas, los rótulos de quienes presidirán la mesa .

Una persona encargada de abrir, armar y cerrar las instalaciones

Transportación para el conferenciante Ujieres y asistentes para el estacionamiento Disponer si se ofrecerá algún valor agregado coffie break Analizar si se colocará mesas con literatura Decidir quién será el presentador Seleccionar a un encargado de traer los cheques firmados para

pagar al conferenciante (Uno para honorarios y otro para gastos de viaje)

Mantenerse a la expectativa de las reacciones del público invitado.

Recoger información de contacto a los concurrentes, por medio de un listado de registro de asistencia al evento.

Proporcionar información sobre la sala de lectura. Planear una reunión con los miembros con el

objetivo de informar los frutos obtenidos del evento.

Enviar por correo electrónico comentarios y resultados al cuerpo de conferenciantes.