presentacion capacitación en organización de archivos de gestion mayo 2014

Universidad Manuela Beltrán

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN UMB

¿SABES QUE ES EL SGD DE LA UMB?

Es la unidad responsable de lacaptura, organización, procesamientotécnico, accesibilidad, difusión, orientación y conservacióndel patrimonio documental de la UMB.

Por tal razón en la UMB existen dos tipos de Archivo:

• Archivo de Gestión

• Archivo Central

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ARCHIVO DE

GESTIÓN Los documentos que se

manejan a diario en cada

oficina y los cuales están

bajo la responsabilidad

Directa del respectivo

Departamento.

ARCHIVO CENTRALEs la unidad administrativa donde se

agrupan los documentos transferidos o

trasladados por los distintos archivos

de gestión de la UMB y esta ubicado en

el Campús Norte Cajicá.

CLASES DE ARCHIVO DE LA UMB

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TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Es la clase de documentos que

produce el área en una actividad el

cual se puede identificar según el

tema que el documento transmite

ejemplo:

Actas, Solicitudes, Informes, entre

otros.

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Tus archivos Digitales deben estar organizados de la siguiente forma:

! Recuerda que el ejemplo que demostremos serademás áreas !

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PROCESO ARCHIVISTICO• Unificar

• Clasificar

• Organizar

• Foliar

• Rotular

• Eliminar

• Inventariar

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COMO ORGANIZAR EL

ARCHIVO DE GESTION

PASO 1: UNIFICAR

Proceso en el cual se deben agrupar todos los

documentos del área que se van a archivar en

un lugar específico, sin importar su

origen, fecha o tipología.

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.

PASO 2: CLASIFICAR

Identificar y ordenar en unidades documentales

dependiendo su tipología o tema. Teniendo en cuenta

las series y subseries.

PASO 3: ORGANIZAR

Ordene cada una de las unidades documentales

identificadas en la previa clasificación, este proceso

se llevara a cabo en orden cronológico, del mas

antiguo al mas reciente.

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.

Dirección S.G.D. UMB 2014

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Enero 20 de 2010 1

Enero 28 de 2011 2

Enero 24 de 2012 3

Marzo 12 de 2012 4Octubre 2 de 2012 5

Enero 20 de 2013 6

HistoriasLaborales

Enero 20 de 2011 1

Febrero 20 de 2011 2

Marzo 20 de 2012 3

Informes de Gestión

Abril 20 de 2013

Mayo 20 de 2013 5

4

Junio 20 de 2013 6

FORMA DE ORGANIZAR CARPETAS POR ORDEN CRONOLOGICO

.

PASO 4: FOLIACION

Proceso por el cual numeramos los folios por su cararecta, esto con el fin de facilitar su ordenación, consultay control. La foliación debe efectuarse utilizando lápizde mina negra y blanda, tipo HB o B.

Adicionalmente se debe consignar una hoja de controldonde se especifica el contenido del expediente y/ocarpeta.

FOLIO: Es una Hoja.

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.

PASO 5: ROTULACIÓN

Enseguida de organizar lo documentos en sus respectivas carpetas

y/o expedientes se procede a ubicarlas en su respectivo estante

archivador o caja la cual debe ser marcada con el formato

establecido para especificar el contenido de la información

depositada.

PASO 6: ELIMINAR

Para la eliminación de los documentos se debe tener en cuenta el

criterio de la persona que creo el documento, o el Jefe de área

que va a realizar la eliminación.

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Ubicación Física de documentos

45 INFORMES

45.25 Informes Financieros

Enero

Febrero

Marzo

45 .50 Informes Contables

Boletín de EneroBoletín de Febrero

Separador de Serie

Separador de Subserie

Separador de

Subserie

Unidades

Unidades

A1

Conciliación BancariaBoletin Abril

Boletín de Marzo

.

PASO 7: INVENTARIAR

Se diligenciaría el FUID (Formato Único Inventario

Documental)

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RECOMENDACIONES• El papel seleccionado para su respectiva eliminación, se puede

reutilizar teniendo en cuenta que se debe trazar una X sin afectar la cara por la que se va a utilizar.

• Los documentos como libretas militares, cedulas de ciudadanía, registros civiles y otros documentos que expresen identificación de alguna persona no podrán ser reutilizados.

• No realice ninguno de los siguientes procedimientos: perforar, subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones adicionales , ni otro tipo de marcas sobre el documento.

• Coloque dentro de cada carpeta máximo 200 Folios.

• Evitar la duplicidad.

• No envié documentos vigentes al Archivo Central.

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FORMATOS

• Formato Único de Inventario Documental

• Hoja de Control Expediente

• Rótulo de Carpetas

• Rótulo de Cajas

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DIA MES AÑO NT

CAJA CARPETAA M B

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

Nº DE

ORDEN

NOMBRE DE LA SERIE,

SUBSERIE O ASUNTO

FECHAS EXTREMASUNIDAD DE

CONSERVACIÓN Nº DE

FOLIOSSOPORTE

FRECUENCIA DE

CONSULTAOBSERVACIONES

INICIAL

DD/MM/AAFINAL DD/MM/AA

Cargo: Cargo: Cargo:

Firma: Firma: Firma:

Elaborado por: Autorizado por: Recibido por:

Lugar y Fecha: Lugar y Fecha: Lugar y Fecha:

MACROPROCESO GESTION DOCUMENTAL

Nombre del Proceso:

SISTEMA GESTION DOCUMENTAL

Nombre del Documento:

INVENTARIO DOCUMENTAL

CÓDIGO: GDGD-FM-002

VERSIÓN: 1

FECHA: 12/Junio/2013

ENTIDAD PRODUCTORA: UMB HOJA No: DE:

REGISTRO DE ENTRADA

CÒDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:

OBJETO: NT= Número de Transferencia

UNIDAD ADMINISTRATIVA :

OFICINA PRODUCTORA:

CÒDIGO

FUID


Nombre del Proceso:CÓDIGO:


Nombre del Documento: VERSIÓN:

HOJA DE CONTROL FECHA:

NOMBRE DE LA CARPETA:

FECHA ASUNTO O TEMA FOLIOS OBSERVACIONES

Hoja de Control

FECHA INICIAL

DD/MM/AA/ /

FECHA FINAL

DD/MM/AA/ /


VERSIÓN: 1


Nombre del Proceso:



ROTULOS CAJAS DE ARCHIVO


CAJA No

Nº CARPETA NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTO

Centro de Costo NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

Ubicación Estante Nº XX Entrepaño Nº XX Referencia Transferencia Nº

Nº CARPETA NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTO

Nº TOTAL DE

CARPETAS

Rotulo de Capetas



VERSIÓN: 1


Nombre del Proceso:



ROTULO IDENTIFICACION CARPETA

NOMBRE CARPETA:

SECCIÓN

SUBSECCIÓN

FECHA INICIAL DD: MM: AA:

FECHA FINAL DD: MM: AA:

Nº DE FOLIOS:

ELABORÓ:

Nº DE CARPETA:

Cargo:

Fecha:

Cargo:

Fecha:

REVISÓ: APROBÓ:

Nº DE CAJA:

Cargo:

Fecha:

Rotulo de cajas

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GRACIAS.

El Departamento de Gestión Documental de la

UMB invita a la Comunidad Manuelista a hacer

sugerencias en favor de mejorar el servicio de

esta área, escribiendo al correo

[email protected].

Teléfono: 5460600 Ext. 2504 – 1504 – 8504.

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