INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA MATRIZ LEGAL AMBIENTAL Y OCUPACIONAL PARA EMPRESAS

Versión 2.0

Alcance: este documento es válido para ser utilizado por los usuarios asignados por las empresas para el uso de la matriz

ambiental y ocupacional sin asesoramiento(*). (*) No incluye la auditoría legal, ambiental y ocupacional de la empresa y la clasificación de cada

normativa en Aplica, General o No Aplica. Estos ítems están a cargo de la empresa.

CARACTERÍSTICAS DE LA MATRIZ

Permite crear una matriz legal ambiental y ocupacional EXCLUSIVA para cada sitio de operaciones o planta.

Actualización permanente.

Disponible los 365 días del año las 24 horas.

Buscador de legislación por tipo, número, año, etc.

Filtro por Aplicación, Estado, Tipo de Norma, Tema, Organismo.

Permite la clasificación de cada normativa en: APLICA-GENERAL-NO APLICA.Las actualizaciones se cargan en la matriz por personal de legislacion-ambiental.com y los usuarios asignados reciben un mail automático con la notificación de la misma.Permite asignar varios sitios de operaciones a una empresa.

Usuarios: posibilidad de asignar un usuario a varios sitios de operaciones (multiusuario) y usuario individuales para cada planta.

ACTIVACIÓN DE USUARIOSUna vez dado de alta como usuario, el mismo recibirá un mail

como el que sigue, debiendo el usuario ingresar al link consignado con estos datos.

PASO 1

INGRESAR EL USUARIO Y LA CONTRASEÑA(*)

PASO 2

Para volver a ingresar al sistema cada vez que desee hágalo a través de www.legislacion-ambiental.com

Una vez ingresado se encuentra con la siguiente pantalla que muestra sus matrices disponibles con la siguiente información:

Nombre de la Matriz

Empresa

Sitio de operaciones Tipo de servicio (*)

Desde / HastaIndica el período de tiempo contratadoy su vencimiento.

(*) Sin asesoramiento, indica que la clasificación de cada normativa en APLICA, GENERAL, NO APLICA, está a cargo de la empresa. Con asesoramiento, esta clasificación está a cargo del equipo de legislación-ambiental.com.

En la columna TIPO DE SERVICIO hacer clic en

“VER NORMATIVAS” para acceder a la matriz asignada a la empresa.

Nota: en este caso de ejemplo, es un multiusuario, es decir, tiene más de una matriz asignada.

PASO 3

Descripción de la pantalla:SECTOR GRIS: datos de la matriz

Descripción de la pantalla:PARTE SUPERIOR AZUL

Salir

Inicio

Matrices

LABAC

Legislación Ambiental

Tutorial

Descripción de la pantalla:SECTOR AMARILLO

Buscador y clasificador de normativa

Aplicación

Estado

Tipo de norma

Norma número y añoTema

Organismo

Descripción de la pantalla:SECTOR DE FILA DE NORMATIVAS

Aplicación

Estado

Tipo de norma

Número Tema

OrganismoAño Resumen

Archivos

Detalles

Alertas

RESUMEN DE LAS PANTALLAS AZUL, GRIS Y AMARILLO

SECTOR AZUL:Salir: regresa a la pantalla inicial de usuario y contraseña.Inicio: regresa a la pantalla de Matrices.Matrices: permite volver a la pantalla anterior.Tutorial: en formato presentación y video,.LABAC: dirige al sitio www.labac-web.com.ar Legislación ambiental: dirige al sitio www.legislacion-ambiental.com

SECTOR GRIS: Datos de la matriz.

SECTOR AMARILLO: Buscador y clasificador de normativa.Permite buscar y clasificar la normativa, según:Aplicación: aplica, general, no aplica.Estado: vigente o derogada.Tipo de norma: Ley, decreto, resolución, etc.Norma número y año: útil para buscar una normativa en particular.Tema: permite organizar la matriz en base a un tema en particular, ejemplo: Aire, Agua, etc.Organismo: permite filtrar la matriz por organismo, nación, provincia, etc.

DESCRIPCIÓN DEL SECTOR DE FILAS DE NORMATIVAS

#: indica el número del renglón.APLICACION: cada normativa es clasificada(*) en 3 estados: APLICA (Normativas especificas para la actividad y de aplicación diaria), GENERAL (Aquellas normativas que no se aplican de forma diaria, no podemos excluirlas, ejemplo constitución nacional) y NO APLICA (Aquellas normas que no sean de aplicación para la actividad que desarrolla la empresa). (*) En la contratación del servicio sin asesoramiento, esta clasificación está a cargo de la empresa a través de sus usuarios. En la contratación del servicio con asesoramiento, esta clasificación está a cargo del equipo de legislacion-ambiental.comESTADO: Derogado o Vigente.TIPO DE NORMA: Ley, Decreto, Resolución, Código, etc.NÚMERO: de la norma.AÑO: de la norma.TEMA: Ej.: Agua, Efluente, Emisiones, etc.RESUMEN: Se detalla en 2 renglones los temas que contempla la normativa.ORGANISMO: Nacional / Provincial / Municipal.ARCHIVO: Normativa en formato PDF. Ver diapositiva siguiente.DETALLES: ver diapositiva específica.ALERTAS: ver diapositiva específica.

Descripción de la pantalla:ARCHIVO:

Haciendo clic en la columna Archivo de la normativa correspondiente a la fila se puede acceder a la misma en

formato pdf.

Descripción de la pantalla:DETALLES:

Se utiliza principalmente para las normativas que APLICA a la empresa, aunque es válido para todas . Haciendo clic

en Ver, se despliega una pantalla con la siguiente información que debe completar el usuario:

Cumple

VencimientoResponsable

Frecuencia

Ponderación

Valoración

Observación

Acción

DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLADETALLESCUMPLE: se detalla si la empresa CUMPLE o no con esa normativa.VENCIMIENTO: en caso de que la normativa tenga un vencimiento.Ejemplo: presentación ante secretaría de medio ambiente, etc.RESPONSABLE: quién/quienes son los responsables del seguimiento de la normativa.FRECUENCIA: con qué frecuencia se debe trabajar la normativa; ejemplo: para el caso de normativas de monitoreo, este puede ser semanal, mensual, anual, etc.PONDERACIÓN: que grado de importancia reviste para la empresa. BAJA ,MEDIA O ALTA.VALORACIÓN: este ítem permite determinar cómo se encuentra esta normativa en:Abierto: para normativas de cumplimiento permanente, ejemplo: monitoreos, etc.Pendiente: Para aquellas normativas que deben realizarse acciones para su cumplimiento y que se encuentran en planes de ejecución.Finalizado: para las normativas que debían realizarse acciones y se cumplieron.No aplica: cuando ninguna de las opciones mencionadas arriba son aplicables. Nota: no indica que la normativa no aplica sino que correspondería otro tipo de opciones a las arriba consignadas.ACCION: en caso de que la normativa requiera alguna/s acción/es de la empresa.OBSERVACIÓN: campo general para anotaciones.

AYUDA PARA LA CLASIFICACION DE NORMATIVA(*)Uno de los tópicos más relevantes del sistema legislación-

ambiental.com es la posibilidad de clasificar a cada normativa en base si la misma APLICA o NO APLICA en el sitio de operaciones. Es importante destacar que ningún sitio de operaciones es igual a otro y esto se refleja en que cada matriz debe ser ESPECÍFICA O EXCLUSIVA para cada sitio de operaciones. NO EXISTEN DOS MATRICES IGUALES. Esto se debe a que la realización de la matriz no depende sólo de los procesos sino también del entorno.La clasificación es importante, puesto que una vez realizada, la empresa sólo actuará sobre aquellas normas que APLICAN.

Este ítem tiene como objetivo ayudar a los usuarios y consultores a clasificar cada normativa del gran universo que existen, es decir, el usuario recibirá una matriz con toda la normativa nacional, provincial y municipal de su sitio de operaciones.

Para poder clasificarla, le recomendamos estos tópicos:

Descripción de la pantalla:ALERTAS:

Se utiliza principalmente para las normativas que APLICA a la empresa y tiene como objetivo, recordar al usuario alguna acción a desarrollar en fecha futura. Presenta la siguiente información que debe completar el usuario:

Mensaje

Email

Fecha

AYUDA PARA LA CLASIFICACION DE NORMATIVA(*)1. Primero seleccionar las normativas por RUBRO. Ejemplo: efluentes

líquidos.

2. En base a la auditoria ambiental o relevamiento inicial, considerar si el sitio de operaciones genera este tipo de efluentes. En caso negativo, seleccionar del botón desplegable de cada normativa, NO APLICA y GUARDAR.En caso de que se generen efluentes líquidos, proceder a analizar las normas que se encuentran dentro de este TEMA, analizando primero las normativas provinciales y luego las nacionales. Seleccionar del botón desplegable de APLICACIÓN. Luego proceder a completar las columnas DETALLE Y ALERTAS, para ayudar al cumplimiento de las mismas.

3. Seguir esta rutina para cada TEMA.

4. Para las normativas como Constitución Nacional o provinciales, recomendamos clasificarlas como GENERAL.

5. El criterio de clasificación siempre puede estar sujeto a debate entre GENERAL Y APLICA o GENERAL y NO APLICA. Recomendamos en una primera instancia, ante la duda, clasificarla como APLICA, para luego una vez que se profundizó sobre el tema, en caso necesario, clasificarla como NO APLICA.

(*) Tópico exclusivo para los servicios Sin Asesoramiento

EJEMPLO DE USOUna vez clasificada cada normativa, como APLICA – GENERAL - NO

APLICA, se procede a seleccionar del botón desplegable de APLICACIÓN (sector amarillo), el ítem APLICA, estado VIGENTE y el TEMA sobre el que

se va a trabajar, por ejemplo: EFLUENTES LIQUIDOS. Entonces, aparecerá la siguiente pantalla:

EJEMPLO DE USO DEL BUSCADORSe puede buscar en el sector amarillo, por número de la norma en caso de que se conozca o alguna/s de la/s variable/s del buscador por filtros. A

continuación se muestra un ejemplo buscando el Decreto 3395 de la prov. de Buenos Aires. Para ello, primero cliqueamos VER TODAS, para limpiar el buscador, luego clasificar en APLICACIÓN, todas e introducir 3395 en Norma número, luego hacer clic en Buscar, aparecerá la

siguiente pantalla:

ACTUALIZACIÓN DE NORMATIVASCuando nuestro personal encargado de buscar en los distintos Boletines

Oficiales, detectan una nueva normativa, esta es cargada en la respectivo Organismo (nacional, provincial, municipal), con todos los

atributos (estado, número, año, tema, resumen, etc.) y automáticamente los usuarios recibirán un e-mail indicando el número de norma, planta,

matriz y empresa asociada.A continuación se muestra un ejemplo:

VENCIMIENTO DE LA MATRIZEl sistema se contrata por uno o dos años. Transcurrido el plazo

contratado el sistema le enviará a los usuarios notificaciones por email en forma automática a medida que se acerque la fecha de vencimiento de la matriz con el objetivo de que la empresa proceda a la renovación

de la matriz contratada.

SECUENCIA DE MAILS ENVIADOS A LOS CLIENTES ANTES DE DAR DE BAJA LA MATRIZ. - 30 DIAS ANTES DEL VENCIMIENTO.

Estimado cliente,De acuerdo a nuestros registros en los próximos 30 días (corridos) se vence la  suscripción anual de (nombre de la empresa).En los próximos días estará recibiendo la factura por la renovación anual del servicio.En caso de preferir no continuar con la renovación le solicitamos que nos escriba a administracion@labac-web.com.ar con sus comentarios al respecto.Desde ya muchas gracias por su atención.Dpto. Comercial

 -27 DIAS ANTES DEL VENCIMIENTO.Desde legislación-ambiental.com se envía automáticamente la facturación para el próximo período. Este tiene como objetivo que el sistema no de de baja la matriz. En caso de que la misma sea abonada, se solicitará el envío del comprobante de pago y automáticamente se renueva la matriz por el período contratado.En caso de no recibir el pago correspondiente al próximo período se prosigue con los siguientes mails:

SECUENCIA DE MAILS ENVIADOS A LOS CLIENTES ANTES DE DAR DE BAJA LA MATRIZ.- 0 DIAS DEL VENCIMIENTO( el día del vencimiento);

Estimado cliente,Le comunicamos que en el día de hoy se ha vencido su suscripción anual.En caso de haber procedido al pago de la renovación le solicitamos que nos escriba a administracion@labac-web.com.ar comunicándonos fecha y medio de pago.Si no lo ha hecho aún le solicitamos que lo haga a la brevedad para evitar la suspensión del servicio.Desde ya muchas gracias por su atención.Dpto. Comercial

+3 TRES IDAS POSTERIORES AL VENCIMIENTO tres días posteriores al vencimiento); Estimado cliente,Le comunicamos que en el día de hoy procedimos a cancelar su suscripción al servicio de Legislación Ambiental.En caso de querer la rehabilitación del servicio le solicitamos que nos escriba a administracion@labac-web.com.ar para coordinar los siguientes pasos.Desde ya muchas gracias por su atención.Dpto. Comercial

MUCHAS GRACIAS!

Ante cualquier duda o consulta escribir a:legislacion@legislacion-ambiental.com

(+54) 341-4111357 Paraguay 727 – piso 2 oficinas 5 y 7

(2000) ROSARIO (Sta. Fe)

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