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EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP

SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS 30000001112

VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA

OBJETO: OUTSOURCING DE NOMINA Y SERVICIOS ASOCIADOS

(Administración de Cuotas Partes Pensionales, Compartibilidad Pensional y Operación de Viáticos)

Bogotá D.C., Abril de 2014

Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001112

EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 2 de 72

SECCION I

INSTRUCCIONES GENERALES Y REQUISITOS

1. DEFINICIONES: Los siguientes términos, tendrán para efectos de este DOCUMENTO, el

significado que se define a continuación:

1.1. CONSORCIO: Asociación de dos (2) o más personas naturales y/o jurídicas que presentan oferta de manera conjunta respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la OFERTA y del CONTRATO. Las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la OFERTA y del CONTRATO, afectaran a todos los miembros que lo conforman.

1.2. CONTRATISTA: Calidad del OFERENTE seleccionado una vez suscribe el CONTRATO.

1.3. CONTRATO: Acuerdo perfeccionado como producto del PROCESO.

1.4. DOCUMENTO: Se refiere al documento de solicitud de ofertas, sus adendas y demás

comunicaciones que produzca LA EMPRESA en desarrollo del PROCESO.

1.5. EMPRESA: Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP – EEB S.A. ESP y TRANSPORTADORA DE GAS INTERNACIONAL S.A. ESP – TGI S.A. ESP.

1.6. OFERTA: Propuesta presentada por el OFERENTE en atención a la solicitud contenida

en el DOCUMENTO.

1.7. OFERENTE: Personas jurídicas nacionales y extranjeras con sucursal en Colombia, que presenten oferta de manera individual o conjunta mediante consorcio, o cualquier otra forma de asociación habilitada para presentar OFERTAS y aceptada por LA EMPRESA para este PROCESO.

1.8. PROCESO: Etapas previstas en EL DOCUMENTO para la selección de un OFERENTE,

incluidos los trámites contractuales internos de LA EMPRESA.

2. OBJETO: LA EMPRESA, se encuentra interesada en recibir OFERTAS comerciales para la prestación del servicio de Tercerización de Nómina de las empresas EEB S.A. ESP y TGI S.A. ESP y servicios asociados (Administración de Cuotas Partes Pensionales, Compartibilidad Pensional y Operación de Viáticos), conforme el alcance indicado en la sección II del presente Documento y de conformidad con las presentes instrucciones y especificaciones técnicas, señaladas en el mismo.

3. ALCANCE DE LA OFERTA: La descripción detallada del contenido que debe incluir LA OFERTA se encuentra en la sección II del DOCUMENTO.

4. NATURALEZA DE LA SOLICITUD: LA SOLICITUD y EL PROCESO no constituyen oferta

comercial ni obligan a LA EMPRESA a aceptar LAS OFERTAS recibidas ni a suscribir contratos con LOS OFERENTES.

5. RÉGIMEN JURÍDICO: LA SOLICITUD, EL PROCESO, LA OFERTA y EL CONTRATO, se

rigen por el Estatuto de Contratación y el Manual de Interventoría de LA EMPRESA, los Códigos Civil y de Comercio, así como por las disposiciones especiales que les sean aplicables por la naturaleza de la actividad de LA EMPRESA.



LOS OFERENTES deberán someterse a las leyes colombianas vigentes durante EL PROCESO y la ejecución del CONTRATO, en los aspectos laborales, de ingeniería, tributarios, cambiarios, de industria y comercio, de seguridad y de salud ocupacional y en general en la legislación que le sea aplicable, en relación con las actividades ejecutadas en Colombia. LA OFERTA presentada por LOS OFERENTES, se regirá por los términos del artículo 845 y siguientes del Código de Comercio Colombiano y demás normas concordantes.

6. LOS OFERENTES: Podrán presentar oferta las personas jurídicas nacionales y extranjeras

con sucursal en Colombia y/o consorcios, que cumplan con los requisitos establecidos en la Solicitud, para lo cual deberán acreditar su existencia y capacidad así: 6.1. Personas jurídicas:

6.1.1. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras con sucursal en Colombia deberán

acreditar su existencia y representación legal con el certificado expedido por la cámara de comercio correspondiente, cuya expedición a la fecha de presentación de LA OFERTA no podrá ser superior a un (01) mes.

Así mismo debe acreditar que su duración no será inferior al plazo de ejecución de LA OFERTA o CONTRATO, más la vigencia de la garantía de mayor duración pactada en EL CONTRATO.

No se evaluarán las OFERTAS presentadas por personas jurídicas que se encuentren incursas en liquidación. Solamente se evaluarán las OFERTAS presentadas por personas jurídicas en causal de disolución, cuando se certifique el órgano de administración competente ha decidido enervar la causa de disolución estando dentro del término previsto en el Código de Comercio para ello, y siempre que tal causal se enerve definitivamente antes de la firma del CONTRATO.

En caso de ser necesario de acuerdo con los estatutos sociales vigentes, debe acreditar la autorización al representante legal por parte de Junta Directiva, Asamblea, Junta de Socios u órgano competente, según corresponda para comprometer a la sociedad por el valor de LA OFERTA y del CONTRATO.

El acta de autorización correspondiente deberá estar debidamente asentada en los libros de actas, y la copia aportada deberá ser autorizada por el secretario o por el representante de la sociedad.

En el evento de estar próximo el vencimiento de la duración de la sociedad indique si se encuentra en trámite alguna extensión y señale el estado en que se encuentra.

6.2. Consorcios:

El consorcio debe acreditar dicha condición mediante documento escrito que deberá contener los siguientes requisitos:

6.2.1. La denominación o razón social de las personas integrantes de la asociación. 6.2.2. Porcentaje de participación. 6.2.3. Las obligaciones a cargo de cada uno de los asociados en la ejecución de lo

ofrecido. 6.2.4. La designación de la persona que, para todos los efectos, representará a la forma

asociativa, con facultades amplias y suficientes para obligar a todos los integrantes de la misma en la negociación de la oferta, y ejecución de lo ofrecido, y para la



representación judicial o extrajudicial. El representante designado deberá manifestar expresamente su aceptación.

6.2.5. Los integrantes del Consorcio deben declararse solidariamente responsables por todas las obligaciones surgidas con ocasión de la expedición del contrato.

6.2.6. Las personas que integran el consorcio deben cumplir individualmente con los requisitos jurídicos y acompañar los documentos requeridos sobre existencia, capacidad y representación legal. Además, deben acreditar individual o conjuntamente los demás requisitos técnicos y financieros establecidos en esta Solicitud.

6.2.7. En caso de aceptación de la oferta, todos los integrantes del consorcio deberán estar inscritos en el Registro de Proveedores, previo a la suscripción del contrato.

6.2.8. Las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la oferta y de los contratos mencionados, afectarán a todos los miembros que conformen el consorcio, en forma solidaria.

6.2.9. La duración del consorcio deberá ser, por el plazo del contrato más la vigencia de la garantía de mayor duración pactada en el contrato.

6.2.10. Los integrantes del Consorcio no podrán ceder entre ellos su participación en la asociación ni modificar su alcance sin el previo consentimiento de LA EMPRESA, situación que deberá constar en el contrato de Consorcio.

7. IDIOMA: El idioma oficial del PROCESO, EL CONTRATO y la totalidad de las comunicaciones en desarrollo de los mismos es el español. LA EMPRESA autorizará expresamente la presentación de documentos en idioma diferente.

8. CAUSALES DE INHABILIDAD, IMPEDIMENTO O INCOMPATIBILIDAD PARA CONTRATAR CON LA EMPRESA: En ningún caso LA EMPRESA aceptará OFERTAS ni suscribirá CONTRATOS con personas que se encuentren incursas en las causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento establecidas en la ley, el Estatuto de Contratación de la EMPRESA y en el Código de Buen Gobierno de la EMPRESA. Los OFERENTES no podrán hacer uso de información privilegiada, acto de competencia desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley y en el Código de Buen Gobierno de la EMPRESA. Si al OFERENTE le sobreviniere alguna de las inhabilidades, incompatibilidades o impedimentos establecidos en la Ley, en el Estatuto de Contratación ó en el Código de Buen Gobierno de la EMPRESA (los cuales manifiesta conocer y los encuentran publicados en la página web de la Empresa www.eeb.com.co), deberá renunciar a los derechos surgidos de su participación en el proceso de selección de la Solicitud.

9. MANIFESTACIONES DE LOS OFERENTES: Será obligación de los OFERENTES la

manifestación expresa y por escrito en LA OFERTA sobre: 9.1. No encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad, o incompatibilidad

que le impidan contratar con LA EMPRESA. 9.2. No haber hecho usó de información privilegiada, o incurrido en un acto de competencia

desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley y/o en los Estatutos o Código de Buen Gobierno de la EMPRESA.

9.3. No encontrarse en insolvencia o en quiebra (por las personas naturales) o incursas en liquidación (para personas jurídicas).

9.4. De igual manera deberá manifestar que la firma no está impedida para contratar con la EMPRESA por situaciones de relaciones comerciales o de parentesco con quienes ostentan la calidad de administradores de la Empresa.

9.5. Los procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá (entre otras, la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP, - EEB S.A ESP, Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP- TGI S.A ESP- Distribuidora Eléctrica



de Cundinamarca S.A. ESP – DECSA S.A ESP, Empresa de Energía de Cundinamarca S.A. ESP – EEC S.A ESP, Transportadora de Energía de Centroamérica S.A.- TRECSA, CONTUGAS S.A.C y Gas Natural de Lima y Callao - CALIDDA y EEB Ingeniería y Servicios S.A. de Perú y de Guatemala y las demás Empresas que conformen el Grupo y que se encuentren publicadas en la página web de la EMPRESA, así como la Fundación Grupo Energía de Bogotá).

9.6. Los incumplimientos o sanciones que le hayan sido impuestos o declarados judicial y administrativamente con ocasión de su actividad contractual en los últimos tres (3) años.

9.7. No encontrarse en las listas OFAC (CLINTON) y ONU; así mismo debe manifestar, en caso de tratarse de personas jurídicas, que sus miembros de junta directiva o junta de socios, sus representantes legales o revisor fiscal, tampoco se encuentren en dichas listas.

La existencia de procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre EL OFERENTE en calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas del Grupo Energía de Bogotá, así como los incumplimientos declarados y las sanciones impuestas (diferentes a las caducidades) serán objeto de evaluación, pero por sí mismas no impedirán la celebración del CONTRATO. De acuerdo con lo anterior, LA EMPRESA se reserva el derecho de suscribir o no el CONTRATO correspondiente.

10. LOS SUBCONTRATISTAS: Si EL OFERENTE desea subcontratar la ejecución de alguna de

las actividades o trabajos propios del CONTRATO, deberá consignar en LA OFERTA la actividad o trabajo que subcontrataría y la información general o básica de los subcontratistas. El OFERENTE no podrá subcontratar ninguna de las actividades o trabajos previstos en el alcance del DOCUMENTO, sin la autorización previa y expresa de LA EMPRESA. La autorización para subcontratar, en ningún caso exonera de responsabilidad al OFERENTE.

El OFERENTE será contractualmente responsable por la totalidad de las actividades previstas en EL CONTRATO y será el único responsable por los subcontratos.

Entre los subcontratistas y LA EMPRESA no existirá ningún vínculo de carácter contractual o laboral.

Los subcontratistas aceptados por LA EMPRESA, sólo podrán ser modificados por EL OFERENTE previo consentimiento por escrito de la misma. El Contratista deberá proceder a terminar el subcontrato si en el curso del trabajo LA EMPRESA encuentra que el subcontratista es incompetente o inconveniente para los intereses de LA EMPRESA y deberá adelantar todas las acciones necesarias para continuar con los trabajos para el cumplimiento del plazo del contrato, en caso de requerirse una nueva subcontratación, ésta deberá ser previamente aprobada por LA EMPRESA.

11. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: Dentro de los “ASPECTOS ECONOMICOS

DE LA OFERTA” deberá adjuntarse el original de la garantía de seriedad. En LAS OFERTAS, LOS OFERENTES deberá constituir a su costa y a favor de “Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP. NIT 899.999.082-3.”, cualquiera de las siguientes garantías 1. Póliza de seguros 2. Fiducia Mercantil en Garantía 3. Garantía Bancaria, para responder por la seriedad de LA OFERTA, por una cuantía equivalente al 20% del valor de su oferta y con una vigencia de 90 días calendario contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo para presentar LAS OFERTAS, acompañada en el caso de la póliza de seguros del recibo de pago de la prima correspondiente.



El emisor de cualquiera de las garantías anteriormente mencionadas, deberá ser una empresa reconocida internacional o nacionalmente y estar legalmente autorizado para funcionar en Colombia. En todo caso, el OFERENTE seleccionado se comprometerá a mantener la garantía vigente hasta que se constituya y apruebe la garantía de cumplimiento del CONTRATO.

En el evento en que la garantía de seriedad de LA OFERTA sea una póliza de seguro, deberá ser otorgada y suscrita por el tomador o afianzado en formato “A favor de Empresas de Servicios Públicos ESP”.

Si la oferta es presentada por un consorcio, en la garantía de seriedad deben figurar como tomador, las personas integrantes del mismo y el porcentaje de participación. Los gastos que demande la expedición de esta garantía correrán por cuenta del OFERENTE.

12. PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS: Las secciones técnica y económica de LA OFERTA

se presentarán en original y una (1) copia física y una copia en medio magnético, en sobres separados. La copia incluirá toda la información de la propuesta original. En caso de discrepancias entre la copia y el original de LAS OFERTAS, primará esta última sobre aquella.

12.1. Cada sobre debe estar cerrado y rotulado de la siguiente forma:

12.1.1. Nombre y número de la solicitud de OFERTAS. 12.1.2. Nombre del OFERENTE y NIT. 12.1.3. Identificación del contenido del sobre.

Todos los sobres deberán contener los documentos relacionados en la sección 4 - Presentación y Formularios incluyendo las copias en medio magnético, en CD, de los archivos en Word y Excel de todos los formularios de la oferta.

12.2. El sobre marcado “ORIGINAL OFERTA TÉCNICA” deberá contener debidamente

foliados:

12.2.1. La carta de presentación suscrita por el representante legal o apoderado, facultados para comprometer al OFERENTE.

12.2.2. LA OFERTA técnica y los anexos en ella relacionados. 12.2.3. Documentos que acrediten la existencia y representación legal del OFERENTE y

de sus integrantes. 12.2.4. Documentos que acrediten la información financiera y técnica descrita en esta

SOLICITUD. 12.2.5. La información que EL OFERENTE desee incluir.

12.3. El sobre marcado “ORIGINAL OFERTA ECONÓMICA” deberá contener debidamente foliados:

12.3.1. El original completo de LA OFERTA económica. 12.3.2. La garantía de seriedad de LA OFERTA y el recibo de pago de la prima respectiva.

13. PLAZO PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS: LOS OFERENTES entregarán LAS

OFERTAS en la ventanilla de correspondencia de LA EMPRESA, localizada en la carrera 9ª. No. 73-44 piso 1 de la ciudad de Bogotá D.C., a más tardar el día 22 de abril de 2014 a las



4:00:00 horas p.m., de lo cual se dejará constancia con el sello del reloj de recibo de correspondencia de LA EMPRESA. Las OFERTAS presentadas fuera de la hora aquí establecida no serán evaluadas.

14. PRORROGA DEL PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS: Los plazos fijados

en LA SOLICITUD podrán ser prorrogados por LA EMPRESA antes del vencimiento, lo cual deberá informarse por medio escrito.

15. DIRECCIÓN PARA LA CORRESPONDENCIA: Toda la correspondencia relativa al PROCESO deberá dirigirse de la siguiente manera:

EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP. VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA SPUO 30000001112 - OUTSOURCING DE NOMINA Y SERVICIOS ASOCIADOS (Administración de Cuotas Partes Pensionales, Compartibilidad Pensional y Operación de Viáticos) Dirección: carrera 9ª. No. 73-44 primer piso Ciudad: Bogotá Correo Electrónico: [email protected]; Fax: (57 1) 3268010

16. ACLARACIONES Y MODIFICACIONES: Si existen dudas sobre el contenido y alcance del

DOCUMENTO o se encuentran incongruencias, errores u omisiones o si se requiere la modificación en el mismo, se deberá hacer la correspondiente petición de aclaración, por escrito a LA EMPRESA y POR UNA ÚNICA VEZ, máximo hasta las 11:00:00 horas a.m. del día 10 de abril de 2014. No obstante, LA EMPRESA realizará una reunión informativa sobre el alcance del proceso, la cual será realizada el día martes 8 de abril de 2014 a las 4:00 p.m. en la Sala América de la sede principal de LA EMPRESA ubicada en la carrera 9ª. No. 73-44 Piso 1 de la ciudad de Bogotá D.C.

LA EMPRESA contestará todas las solicitudes por medio escrito y remitirá copia de las preguntas y respuestas a todos los OFERENTES publicando la serie de preguntas y respuestas en la página web de la Empresa. LA EMPRESA no atenderá consultas personales ni telefónicas. No se responderán las consultas que sean formuladas fuera del plazo arriba mencionado, salvo que LA EMPRESA lo considere pertinente. Durante el periodo de evaluación de LAS OFERTAS y por medio de comunicación escrita, LA EMPRESA podrá solicitar aclaraciones o precisiones a LAS OFERTAS presentadas o el envío de documentos complementarios. LA EMPRESA aceptará las respuestas siempre y cuando las mismas no impliquen modificaciones o adiciones a LA OFERTA inicial. Si por decisión de la Empresa o por resultado de la serie de preguntas o respuestas fuera necesario aclarar el presente documento de solicitud de ofertas, LA EMPRESA expedirá mediante adenda escrita las modificaciones pertinentes y prorrogará los plazos de la solicitud, si es necesario.

17. DESVIACIONES Y EXCEPCIONES: LA EMPRESA se reserva el derecho de aceptar o rechazar, total o parcialmente, las desviaciones o excepciones de LAS OFERTAS que hayan

mailto:[email protected]



sido o no declaradas por EL OFERENTE y solamente se considerarán las desviaciones y excepciones contenidas en el formulario No. 8 de LA OFERTA según la metodología prevista en el presente documento. Si LA EMPRESA guarda silencio, se entiende que las mismas se han rechazado.

18. OFERTAS ALTERNATIVAS: LOS OFERENTES podrán ofrecer adicionalmente bienes y/o

servicios con especificaciones técnicas o calidades similares a las exigidas por LA EMPRESA y presentar alternativas a las condiciones contenidas en LA SOLICITUD, siempre que justifiquen su propuesta y la misma sea calificada como idónea por LA EMPRESA.

LA EMPRESA se reserva el derecho de aceptar la(s) ofertas alternativas, siempre y cuando el oferente cumpla con los requisitos exigidos de la OFERTA básica, es decir la solicitada con el presente documento.

Las ofertas alternativas deberán estar debidamente sustentadas en cuanto a las ventajas que representan. Los aspectos económicos de la oferta alternativa se presentarán en sobre separado del de los aspectos económicos de la oferta básica.

19. MODALIDAD DE COTIZACIÓN: Los precios se cotizarán en pesos colombianos - COP. Los precios ofertados en esta Solicitud de Ofertas son sumas globales, en firme para la ejecución del CONTRATO. De conformidad con el objeto del CONTRATO se deberán cotizar los precios en forma unitaria y global. Si no hay concordancia entre los precios unitarios y el precio total, regirán los primeros. En este evento, el precio total será el que resulte de multiplicar el precio unitario por las cantidades correspondientes. Para efectos de evaluación de las OFERTAS, si se omite el precio de un determinado ítem y el mismo no se puede calcular con los datos contenidos en la OFERTA, se tomará el precio más alto que hayan ofrecido los demás Oferentes. Lo anterior, no implicará en ningún caso que para la firma y ejecución del contrato se incrementen los precios totales fijados por el Oferente en su oferta.

LA EMPRESA pagará al CONTRATISTA el valor total del CONTRATO por la completa ejecución del mismo, en los términos en que se haya pactado. El valor señalado en la OFERTA será el único pago que haga LA EMPRESA al CONTRATISTA y por lo tanto, cubre todos los costos necesarios para cumplir con el objeto del contrato, incluyendo cualquier imprevisto que pudiera presentarse.

En LA OFERTA, EL OFERENTE deberá discriminar el IVA. De no discriminarse se entenderá incluido.

20. CAUSALES DE RECHAZO: Son causales para que una OFERTA no sea considerada por LA EMPRESA: 20.1. Que EL OFERENTE se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad,

incompatibilidad o impedimento previstas por la Ley o el Estatuto de Contratación de LA EMPRESA, así mismo que EL OFERENTE, los miembros de Junta Directiva o Junta de Socios, los representantes legales o el Revisor Fiscal se encuentren incluidos en las listas OFAC (CLINTON) o ONU.



20.2. Que se haya comprobado que el OFERENTE usó información privilegiada, o que incurrió en un acto de competencia desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley y/o en los Estatutos o Código de Buen Gobierno de la EMPRESA.

20.3. Que la carta de presentación de la OFERTA (formulario 1), no se presente o no se encuentre suscrita por el representante legal o apoderado, facultados previamente para comprometer al OFERENTE.

20.4. Que no se anexe la garantía de seriedad de LA OFERTA o que la misma presente defectos que EL OFERENTE no corrija dentro del plazo previsto para ello por LA EMPRESA.

20.5. Que LA OFERTA se presente en un lugar diferente al determinado por la solicitud de OFERTAS o extemporáneamente.

20.6. Que LA OFERTA presente deficiencias que no puedan ser aclaradas y que impidan su comparación.

20.7. Que EL OFERENTE no subsane las observaciones realizadas por LA EMPRESA dentro del plazo que ésta determine.

20.8. Que la OFERTA sea presentada por Uniones Temporales

21. VALIDEZ DE LA OFERTA: Las ofertas deberán tener una validez mínima de 90 DÍAS, contados desde la fecha de su presentación.

22. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO: El OFERENTE seleccionado deberá firmar EL CONTRATO a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que le sea comunicada la aceptación de su OFERTA.

Durante este tiempo el CONTRATISTA deberá inscribirse en el registro de proveedores de LA EMPRESA, para lo cual deberá comunicarse con la Gerencia de Abastecimiento de LA EMPRESA al teléfono 3268000 extensión 1678/1669. Si el OFERENTE seleccionado, sin justa causa, no suscribe EL CONTRATO dentro del término aquí señalado, quedará a favor de LA EMPRESA, en calidad de pena, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de LA OFERTA, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía.

Lo anterior, sin perjuicio de que LA EMPRESA pueda firmar EL CONTRATO con el segundo OFERENTE mejor calificado según las condiciones del DOCUMENTO y en su defecto, con el que lo suceda en el orden de calificación correspondiente. El plazo estimado del contrato derivado de la presente solicitud de ofertas será de dos (2) años contados a partir de la orden de inicio y será revisado anualmente a partir de un seguimiento trimestral. El contrato podrá darse por terminado dentro de cualquiera de los trimestres de seguimiento, con preaviso por parte de la EMPRESA de 3 meses antes de la fecha en que ésta desee su terminación, sin que por esta causa se cause indemnización alguna. El CONTRATISTA deberá cumplir con los requisitos necesarios para comenzar a ejecutar EL CONTRATO dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de su firma.

23. RESERVAS ESPECIALES: En la etapa de análisis de LAS OFERTAS y de selección del

CONTRATISTA, LA EMPRESA se reserva el derecho de aceptar, total o parcialmente LAS OFERTAS o de no aceptar ninguna OFERTA.

24. PROCEDIMIENTO PARA ESCOGER CONTRATISTA: Se realizará siguiendo la metodología establecida en la Sección III - Criterios y metodología de evaluación de las ofertas, de esta Solicitud de Ofertas.



SECCION II

2.1. SERVICIOS A CONTRATAR

El servicio a contratar consiste en el apoyo como outsourcing de nómina para las empresas EEB S.A. ESP y TGI S.A. ESP filiales del grupo Energía de Bogotá, con sede principal en la ciudad de Bogotá D.C. Así mismo, la prestación de servicios de administración y operación asociados en temas de cuotas partes pensionales, compartibilidad pensional y viáticos. Una vez emitida la orden de inicio, el CONTRATISTA deberá atender de inmediato todo lo relacionado con la administración y operación de los servicios de outsourcing según el siguiente alcance:

a. TERCERIZACIÓN DE NÓMINA EN PLATAFORMA SAP PARA EEB Y TGI

OBJETIVO:

Asegurar el cubrimiento de las necesidades de EEB S.A. ESP y de TGI S.A. ESP manejando la

aplicación para procesamiento de nómina de SAP utilizada actualmente por las Empresas.

PROCESOS QUE INTEGRA:

1. Definición de los acuerdos de niveles de servicio, mediante el cual se establezcan

responsables, tiempos de respuesta requeridos de ambas partes y características

asociadas.

2. Construcción del manual de procesos con el responsable de cada Empresa.

3. Novedades y liquidación de nómina:

Recepción, registro, validación y procesamiento de novedades para la liquidación de la

nómina

4. Proceso de Contratación:

Realización de afiliaciones a EPS, ARL, AFP y Caja de Compensación según

ubicación del trabajador.

5. Seguridad Social:

Cargue y control de novedades.

Aclaraciones de pagos, afiliaciones, retiros y demás novedades con EPS, AFP,

ARL y Cajas de Compensación.

Pago correcto con el operador asignado.

Transcripción y cobro de incapacidades y licencias.

Soporte para el pago de ARL de independientes/Contratistas.

6. Aportes Voluntarios a Fondo Voluntarios y/o a Cuentas AFC

Procesamiento de los aportes voluntarios y AFC.

Reportes de pagos a terceros como fondos de empleados, libranzas de entidades

financieras o Cajas de Compensación, Juzgados, etc.

7. Retención en la Fuente: Determinar la retención en la fuente de cada trabajador y proponer

herramientas de optimización tributaria.

8. Prestaciones Sociales

Liquidación de las cesantías, intereses a las cesantías, vacaciones, primas legales

y extralegales y quinquenios.

Liquidaciones de contratos laborales



9. Provisiones:

Liquidación de todas las provisiones mensuales correspondientes a cesantías

(Provisionadas y reales), intereses sobre las cesantías, prima legal, primas extralegales,

vacaciones y quinquenios.

10. Registro, control e informes de préstamos.

11. Contabilización:

Realizar la contabilización de la nómina y demás procesos.

De ser necesario, realizar la conciliación de cuentas de forma periódica.

12. Reportes:

Mantenimiento, diseño y parametrización de los reportes especiales requeridos. 13. Información: Entrega de información necesaria relacionada con la gestión a fin de dar

cumplimiento con necesidades contables o de ley, siempre y cuando se administre en

nómina y se cuente con ella.

14. Auditorías a los procesos que integran la nómina de tal forma que se garantice la correcta

liquidación.

15. Las Empresas realizarán auditorias periódicas al sistema frente a la ejecución mensual del

Contratista.

CARACTERÍSTICAS DE LA NÓMINA

1. Nómina:

Trabajadores con Salario Integral, Ordinario (Ley 50 y Régimen Anterior),

Practicantes universitarios y Aprendices Sena.

Contratos a Término Indefinido y Fijo

Nómina actual de TGI: 365 trabajadores y 20 practicantes y aprendices.

Nómina actual de EEB: 280 trabajadores y 20 practicantes y aprendices.

2. Periodicidad de pago mensual los días 25 de cada mes o el día hábil anterior.

3. Para el pago de nómina se genera un archivo plano y en Tesorería de las empresas realiza

la dispersión por ACH. En casos aislados se solicita pago en cheque.

4. Nóminas especiales y nóminas de corrección establecidas y por establecer.

5. Liquidación y pago de bono por desempeño anual.

6. Liquidación y pago de prima de servicios.

7. Liquidación y pago de cesantías.

8. Préstamos de vivienda y de calidad de vida

9. SAP tiene configuradas 6 áreas de personal para las dos Empresas, cada una con

características específicas de liquidación.

P1: Convencionados Antiguos (EEB)

P2: Convencionados Nuevos (EEB)

P3: Legales (TGI y EEB)

P7: Básicos (TGI y EEB)

P8: Legales (TGI y EEB)

P9: Legales Integrales (TGI y EEB)

10. En EEB hay Sindicato por tanto existe Convención Colectiva de Trabajo que contempla los

siguientes beneficios extralegales y aplicable para 49 trabajadores a la fecha de esta

Solicitud:

Mensual

Descuentos para el Sindicato: 1% sobre salario



Cuotas a entidades de seguridad social: 40% del valor del aporte de cada

trabajador para salud y pensión

Permisos

Auxilio de transporto: Valor fijo mensual

Subsidio de alimentación: Valor fijo mensual, hay dos opciones una salarial y otra

no salarial.

Auxilio para gastos generales del hogar: Valor fijo mensual

Viáticos: depende de los viajes

Auxilios de Desplazamiento: valor fijo mensual

Prima de localización: valor fijo mensual

Anual

Prima de Junio: 40 días de salario al año

Prima de Vacaciones: 51 ó 30 días de salario al año

Bienestar económico para vacacionar en familia: Valor fijo al año

Prima de Navidad: 45 días de salario al año

Auxilio Familiar: valor fijo al año

Otros

Auxilio por muerte del trabajador, enfermedad profesional o accidente de trabajo

Indemnizaciones especiales

Quinquenios

Préstamos de Vivienda

Préstamos de Calidad de vida

ENTREGABLES

1. Todos los entregables que las empresas tienen definidos para cada uno de los procesos

que integra la nómina.

2. Todos los informes que las Empresas requieran solicitadas por Auditoría Interna, Auditoría

Externa y demás Entes de Control.

3. Informe mensual de gestión con inconsistencias de los procesos, descripción de la mejora,

mitigación de riesgos, etc.

ACTUALIZACIÓN EN TEMAS LABORALES Y TRIBUTARIOS

1. Ajustar los procesos de nómina al marco legal vigente en materias laboral, fiscal y de

seguridad social previa autorización del interventor del contrato

2. Asesorar a los trabajadores en lo relacionado al procesamiento y pago de nómina, dudas

de carácter laboral y tributario propias del proceso.

3. Validación de la configuración actual en SAP Vs. la normatividad legal vigente.



EQUIPO DEL PROYECTO

1. Gerente de Outsourcing (1 persona tiempo parcial): Encargado de verificar y asegurar el

avance del proyecto y el cumplimiento de los niveles de servicio, quien establecerá

objetivos estratégicos del proyecto, verificará estado del contrato y formalizará acuerdos

entre otras.

1. Líder Outsourcing (2 personas tiempo total) en las instalaciones de las empresas,

experiencia en manejo de nómina de más de cuatro años y conocimiento de la herramienta

SAP. Realizará las siguientes funciones: Control de novedades, trámite de incapacidades,

revisión de la pre-nómina, certificación de los procesos de nómina, autoliquidación, aportes

voluntarios, integración con finanzas y consolidados, respuesta a requerimientos, consultas

y reportes, liquidación y pago de prestaciones sociales, diligenciamiento de planillas para

pagos a terceros, asesoría en retención en la fuente entre otras.

2. Auxiliar Outsourcing (2 personas tiempo total) en las instalaciones de cada una de las

Empresas: experiencia de un año en procesos de nómina, quien apoyará proceso de

digitación y cargue de novedades.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Protección y confidencialidad de la información inherente al proceso.

1. La empresa contratista y el personal asignado al proyecto debe contar con un acuerdo de

confidencialidad o no divulgación previamente firmado a la asignación al proyecto con su

empleador. Este acuerdo debe estar formalizado antes del inicio de labores.

2. El personal asignado al proyecto debe abstenerse de divulgar información relacionada con

salarios, datos personales, aportes y toda información relacionada con sus labores con otro

personal de la compañía externo a los contactos establecidos por el contrato. Esta

restricción debe mantenerse por medios orales, físicos y/o digitales.

3. El personal asignado al proyecto debe abstenerse de extraer de sistemas de información,

documentación física u otras fuentes datos relacionadas con salarios, datos personales,

aportes y toda información relacionada con sus labores.

4. El personal asignado al proyecto debe comprometerse a mantener el espacio de trabajo

asignado (Escritorio/mesa/etc) ordenado y evitando exponer información confidencial o

sensible a personas que pasen por dicho espacio, así mismo, al realizar ausencia

extendidas (reuniones/hora de almuerzo/hora de salida), debe remover de su espacio toda

información física y almacenarla en un espacio con llave determinado por EEB y TGI.

5. En caso de realizar impresiones, el personal asignado al proyecto, se compromete a

realizar la oportuna recolección de las impresoras que se definan para su uso, evitará que

información sensible repose en las impresoras al acceso de personal no autorizado y no

dejará mencionadas impresiones para ser utilizada como papel reutilizado

6. Los equipos de cómputo a asignar al personal del proyecto deben ser destinados

exclusivamente a este proyecto. Una vez finalice su uso ya sea por terminación de contrato

o requerimiento de cambio de equipo, deben ser eliminados todos los datos a través del

procedimiento estipulado para este fin, y posterior validación del Asesor de Seguridad de la

Información de EEB y TGI.



b. ALCANCE DEL MANEJO DE NOMINA TERCERIZADO DE LAS CUOTAS PARTES PENSIONALES DE EEB SA ESP

1. Antecedentes. La Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP ha reconocido pensiones de jubilación y debe concurrir en el cobro o en el pago de dichas pensiones por tiempos de servicios de exempleados, con otras entidades, de conformidad con la normatividad en materia de seguridad social anterior a la Ley 100 de 1993. Ante el reconocimiento de las pensiones de jubilación por la Empresa y la obligación de colaborar en la financiación de pensiones reconocidas por otras entidades en las cuales laboraron exempleados de la misma, se implementó el modelo de cobro de los valores por cuotas partes pensionales a otras entidades y el de pago por parte de la Empresa a otras entidades a prorrata en los tiempos de servicios utilizados para calcular las mesadas pensionales. 2. Alcance de los servicios Prestar los servicios requeridos para asegurar una adecuada gestión de los procesos y procedimientos asociados a la administración por un tercero especializado en el manejo de la nómina de las cuotas partes pensionales por cobrar y por pagar de la empresa, así:

Las cuotas partes pensionales por Cobrar: Este proceso cubre las actividades necesarias para la administración de los registros de las novedades de jubilados y entidades a las que se les factura, para el cobro de las cuotas partes pensionales que están siendo o podrán ser reconocidas por la Empresa.

Las cuotas partes pensionales por Pagar: Este proceso cubre las actividades de Registro de novedades de jubilados por pagar y los pagos que se realicen a terceros por parte de la empresa y las demás acciones requeridas para la gestión de los cobros que le hagan a la empresa de las cuotas partes.

Proponer estrategias para mejorar y optimizar los procesos relacionados con los registros de novedades para el cobro y pago de las cuotas partes pensionales de la empresa.

Actualizar y mantener y garantizar la integridad de la base de datos que se adopte para gestionar los datos de los dos procesos mencionados.

El OFERENTE para los dos procesos anteriores será responsable de dar soporte permanente de acuerdo en la ejecución de las actividades descritas en el presente documento con el fin de lograr los siguientes objetivos: 1. Organizar los procesos de cobro y pagos de cuotas partes. 2. Crear un programa de sostenimiento en corto plazo de las actividades que desarrolla la empresa para la administración, pago y cobro de las cuotas partes. El OFERENTE será responsable de actualizar, mantener y garantizar la integridad de la base de datos que se implemente para gestionar la información de los dos procesos mencionados. Con base en la información suministrada por el OFERENTE la empresa realizará las siguientes actividades:

Tomar de decisiones que impliquen aceptación, rechazo, objeciones de las cuotas partes pensionales por cobrar y por pagar.

Recibir o realizar pagos.



Realizar procesos de cobros jurídicos y prejurídicos.

3. Responsabilidades del Oferente 3.1 Generales:

3.1.1 Levantamiento de Procesos EL OFERENTE deberá presentar dentro de los 180 días contados a partir del perfeccionamiento del contrato a consideración de la Empresa un levantamiento de los distintos procesos y subprocesos básicos asociados a la administración de las cuotas partes pensionales por cobrar y por pagar en desarrollo del CONTRATO. Los procesos deberán revisarse semestralmente o antes, si un cambio de fondo lo amerita. Esta información se considera CONFIDENCIAL y de propiedad de la Empresa. Dichos levantamientos deben registrarse en un procedimiento que contenga: • Modelos globales - caracterizaciones - que indiquen: Actividades de inicio y terminación del

proceso; con /proveedores/clientes/requisitos/entradas y salidas. • Diagramas de Flujo donde se indiquen roles y responsabilidades de los procesos y la secuencia

de las actividades a realizar. • Causas de variabilidad de los procesos. • Análisis de oportunidades que cubran:

Actividad.

Oportunidades de optimización.

Alternativa.

Riesgos.

Clasificación de riesgos.

Los anteriores levantamientos a cubrir pueden ser los antes citados pero sin limitarse a estos, la Empresa en desarrollo del contrato podrá solicitar nuevos requerimientos y procesos. 3.1.2 Informes EL OFERENTE presentará los informes detallados a continuación cuyos modelos / formatos se incluirán en el Anexo II. El OFERENTE entregará un (1) informe mensual por triplicado en medio magnético donde conste el número y concepto de las novedades registradas, bases de datos de las cuotas partes pensionales por cobrar y pagar. 3.1.3 Medios Electrónicos de Seguimiento y Control 3.1.3.1 Sistema único de información, seguimiento de las Cuotas Partes Pensionales. El OFERENTE deberá proponer a la Empresa las diferentes interfases electrónicas que se puedan requerir para realizar las transacciones de novedades, generar reportes, actualización de datos, modificación de los valores registrados en los módulos de SAP HR en materia de cuotas partes pensionales por cobrar y por pagar. EL OFERENTE, tendrá información en línea que permita hacer un seguimiento de la administración de los módulos de SAP HR en materia de cuotas partes pensionales y su manejo documental en cada una de las etapas del procedimiento y de los procesos asociados con la administración de las novedades de personal, registros, cobros, pagos, comunicaciones, etc.



3.1.3.2 ERP El personal vinculado a la prestación de los SERVICIOS, por parte del OFERENTE debe tener experiencia en el manejo de ERP módulo HR, en administración de bases de datos y conocimientos en nómina. 3.1.4 Indicador de Gestión Entendidos como la variable cualitativa o cuantitativa que representa la ocurrencia de un evento y se compara con un valor potencial dentro de una tendencia histórica. EL OFERENTE deberá presentar mensualmente un informe con el resultado del indicador de desempeño que se relaciona a continuación: - Número de comunicaciones recibidas y tiempo de proyecto de respuesta de las comunicaciones. - Entrega de informes mensuales. Los anteriores levantamientos a cubrir pueden ser los antes citados pero sin limitarse a estos, la Empresa en desarrollo del contrato podrá solicitar nuevos requerimientos y procesos. 3.1.4.1 Tiempos de Respuesta De conformidad con las actividades descritas los tiempos en que el OFERENTE debe dar respuesta a los requerimientos de la Empresa realizados por comunicación escrita, correo electrónico o por teléfono es el siguiente: Comunicaciones Escritas. Deben ser despachadas en: 4 días hábiles. Consultas telefónicas. Las llamadas realizadas deberán ser atendidas inmediatamente para ello el oferente dispondrá de los medios de comunicación apropiados para dar cumplimiento a lo aquí mencionado. Liquidaciones. Liquidación de cuotas partes pensionales por cobrar y por pagar, reliquidaciones de los valores de las cuotas partes pensionales por cobrar y por pagar: 3 días hábiles. Generación de informes. Los informes solicitados por la empresa deber ser entregados en 3 horas hábiles después de recibida la solicitud. Registros de Novedades en SAP HR y en los diferentes sistemas de información. Se incluirán en el mes siguiente al reporte de la novedad, su periodicidad es mensual. Calculo actuarial. Se debe reportar la información solicitada por el área de contabilidad y del actuario de manera anual o cada dos años de conformidad con los requerimientos de las normas nacionales e internacionales.



Para contar los tiempos en días hábiles serán a partir del día siguiente del recibo por parte del OFERENTE de las comunicaciones, documentaciones, órdenes y correos electrónicos en ningún caso las respuestas podrán superar los términos de ley particulares que disponga las peticiones, especialmente los términos de algunas entidades de inspección y vigilancia. Para contar las horas hábiles serán dentro del horario laboral de lunes a jueves de 7:30 am a 6:00 pm y viernes de 7:30 am a 1:30 pm que es el horario de la empresa para atender los requerimientos del OFERENTE. 3.1.4.2 Estimado de las actividades en la Administración de las cuotas partes pensionales. De conformidad con las actividades para la administración de la nómina de las cuotas partes pensionales por cobrar y por pagar se presenta el siguiente estimado de flujo de algunas de las actividades que debe desarrollar el OFERENTE con el fin de que adecue su propuesta a las actividades que debe desarrollar para la administración de las cuotas partes pensionales de la empresa. A la fecha, el número de cuota partistas es: (Este número puede variar dependiendo de las reclamaciones que se vayan presentando así como sus novedades). Entidades deudoras – Cuotas Partes por Cobrar: 60 entidades con 220 jubilados cuotapartistas. Entidades Acreedoras – Deudoras: 19 entidades con 80 jubilados cuotapartistas. Se presenta las frecuencias de las actividades más representativas en la administración de las cuotas partes pensionales por cobrar y por pagar, pero sin limitarnos a que estas sean las frecuencias y las actividades totales que debe ejecutar el contratista, y la frecuencia de ellas pueden variar por distintos factores como son los cambios legislativos.

Algunas Actividades en la Administración de las cuotas partes pensionales.

Frecuencia mensual - Número de veces que podrá

realizarse la actividad.

Revisión de cuentas por pagar a terceros

7

Modificaciones a los valores de las cuotas partes pensionales por cobrar y por pagar en los registros que se lleven por parte del

contratista 15

Generar informe por triplicado para la Empresa

1

Reliquidaciones de valores de la cuota parte pensional 3

Registrar pagos y cobros en bases de datos de cuotas partes pensionales por cobrar y por pagar por empresas

60

Frecuencia Anual - Número

de veces que podrá realizarse la actividad

Trasmisión de Conocimiento, y actualización en legislación, nómina y temas afines

2

Presentar base de datos al área de contabilidad y al actuario para ajustes en el cálculo actuarial de conformidad con las normas

nacionales e internacionales aplicables. 1

Remitir bases de cartera para cobro y pago de cuotas partes al área de litigios

2



3.1.5. Auditoria de Seguridad de la Información. EL OFERENTE deberá acogerse a las políticas de seguridad de la información existentes en la Empresa para el cumplimiento de todas las actividades cubiertas dentro del alcance del presente contrato. En el caso que EL OFERENTE no realice sus labores desde las instalaciones de la Empresa, se realizarán dos (2) visitas por año a lo largo del contrato para validar que existen controles de seguridad solicitados en el Anexo III del presente documento. En caso de no cumplir los controles solicitados, no se brindará o se eliminarán los accesos a información hasta que no se alcance el nivel de cumplimiento requerido por la empresa. 3.1.6. Transferencia de conocimiento EL OFERENTE promoverá a su costo seminarios/talleres durante el plazo del contrato, a dictarse preferencialmente en la ciudad de Bogotá, por personal especializado en SERVICIOS de respaldo a la gestión de cuotas partes pensionales por cobrar y por pagar, actualización de temas legales, tributarios, manejo de nómina y aquellos de interés en materia de cuotas partes y de seguridad social. La Empresa se reserva el derecho de invitar a dichos eventos a participantes de otras empresas del Grupo o del sector. Oportunamente la Empresa y EL OFERENTE definirán de común acuerdo el temario de dichos seminarios y coordinarán su desarrollo. El objetivo de estos seminarios es contribuir al fortalecimiento de las competencias técnicas y profesionales del personal de EL OFERENTE y de la Empresa involucrado en la gestión de cuotas partes pensionales. La frecuencia será de dos (2) por cada año del contrato. 3.1.7 Empalme en caso de terminación del contrato o cambio del OFERENTE En caso de terminación anticipada del CONTRATO o una vez vencido el plazo contractual, EL OFERENTE será responsable de suministrar toda la información sobre documentación y operaciones en proceso al nuevo OFERENTE, con el fin de no impactar la prestación de los servicios. EL OFERENTE se obliga a realizar todas las actividades de empalme necesarias, a fin de asegurar una adecuada continuación de los servicios, con el mínimo impacto para la Empresa. Tales actividades consistirán en, pero no se limitarán a: • Permitir el acceso de los empleados de la Empresa, a las instalaciones de EL OFERENTE

para facilitar su familiarización con documentación y operaciones en proceso para la prestación de los servicios y con los servicios en sí;

• Suministrar a la Empresa toda la información y documentación requerida sobre las actividades relativas a los servicios y en especial, sobre trabajos que llegaren a encontrarse en trámite o pendientes al momento de la terminación del CONTRATO, facilitando la terminación o iniciación de dichas actividades por parte de la Empresa directa o indirectamente con el mínimo impacto para la operación;

• Coordinar las actividades necesarias para la entrega y recibo de documentación y trámites en proceso de ser necesario y en general,

• Coordinar todas las actividades tendientes a garantizar la continuidad de los servicios para la Empresa.

En caso de cambio del OFERENTE ó una vez vencido el término se pagará al OFERENTE inicial el valor del 100% del pago mensual estipulado en el contrato y por un plazo máximo de dos (02) meses calendario mientras hace la entrega al nuevo OFERENTE.



3.1.8 Acuerdos de servicio con clientes internos El OFERENTE participará en la elaboración de aquellos acuerdos de servicios suscritos por el interventor con clientes internos. Entiéndase como “acuerdo de servicios con clientes internos” el compromiso formal negociado entre el Interventor y sus clientes internos - eventualmente pueden estar involucrados OFERENTES directos de la Empresa -, mediante el cual, de mutuo acuerdo se establecen el alcance, las condiciones, restricciones y medidas de desempeño bajo los cuales, el proveedor de los SERVICIOS - en este caso EL OFERENTE - prestará un determinado servicio y los clientes internos en la Empresa lo recibirán, esperando satisfacer expectativas debidamente dimensionadas. 3.1.9 Reuniones periódicas de desempeño Se constituyen en una herramienta para efectuar revisiones al menos trimestrales del desarrollo del contrato. Permiten hacer una revisión de lo acontecido en el período anterior, resaltando logros y dificultades; identificando áreas críticas y proyectando retos para el siguiente período. Es el entorno adecuado para revisar los indicadores de desempeño. Permiten convocar a la alta gerencia, cuando el interventor lo estime conveniente. 3.1.10 Clasificación de personal y requerimientos mínimos. EL OFERENTE deberá contar con un equipo de trabajo integrado por personal capacitado en las competencias técnicas requeridas para la prestación de este tipo de servicio que deberá interactuar con los clientes internos. EL OFERENTE celebrará por escrito los contratos con todos los profesionales que vincule a la prestación de los Servicios. 3.1.12 Competencias El personal de EL OFERENTE deberá cumplir con las competencias técnicas y conductuales para cada tipo de cargo/trabajo/responsabilidad que desempeñe en la prestación de los SERVICIOS en el manejo independiente de su personal. Estas competencias son específicas y comprenden una combinación promedio de conocimientos técnicos, habilidades y comportamiento, liderazgo, y conocimiento del negocio. El esquema de las competencias permite una definición más objetiva que la proporcionada por la simple experiencia del profesional. Los empleados de EL OFERENTE deberán satisfacer este perfil promedio por cargo. EL OFERENTE hará una evaluación de competencias del personal respecto a los perfiles establecidos por cada cargo. Lo dispuesto en el presente numeral será aplicable al talento humano de los Subcontratistas, cuando aplique, y EL OFERENTE acogerá las sugerencias de la Empresa sobre este particular.

c. OPERACIÓN DE VIATICOS

1. ALCANCE

El Profesional o Técnico propuesto por EL OFERENTE debe tener conocimiento en SAP

(Aplicación y producto en procesamiento de datos, cuyo software integrado por varios módulos,

permite la administración de la gestión de personal de la empresa) como usuario funcional con

experiencia en FI, TV y HR. Conocimiento en SAP TRAVEL MANEGEMENT (Módulo de gestión

de viajes: Herramienta de SAP para el registro, control y administración de los gastos de viaje),

donde maneje las siguientes transacciones para verificar o corregir los datos como: fechas,

motivos, destinos del colaborador, órdenes internas, valores de anticipos, legalizaciones, de

acuerdo a la decisión de presidencia y a las tarifas aplicadas a los viajes nacionales e



internacionales según comisión ordinaria o comisión especial (destinos o grupos). Posteriormente

la contabilización de anticipos al colaborador vs. cuentas de viáticos.

Conocimiento en SAP FI para consultar Ordenes Internas y hacer liberaciones de comprometidos.

Conocimiento en SAP HR module para mantener la unidad organizativa y los infotipos

diligenciados correctamente.

A continuación se describe el proceso por pasos de la gestión de viáticos en EEB S.A. ESP y TGI

S.A. ESP.

1.1. PASO 1 - ANTICIPO

El trabajador crea su viático en el portal SAP, la secretaria incluyó la orden interna y lo autorizó el

jefe inmediato. Se recibe el work flow (SAP) en la bandeja de entrada del operador. Cuando no

llega el work flow es debido a como está el organigrama en SAP, que a veces no tiene

correctamente asignado el jefe o que la persona pertenece a otra área, pero está prestado a otra

área.



Una vez llega el work flow a la bandeja del operador, se toman los datos de SAP en el módulo

viáticos en la transacción PW05:

Se busca el No. de SAP del usuario

Se señala el No. de Viaje que indica el work flow



Se da doble click al viaje

Y se extraen los siguientes datos:

Se verifica que de acuerdo a la cantidad de días y las tablas de viáticos que se manejan

(comisiones ordinarias y comisiones especiales), el valor sea el correcto o de lo contrario se hace

la corrección. También se comprueba que la orden interna es la correcta de acuerdo a las órdenes

internas que se utilizan en Planeación Financiera y al área que va a realizar el viaje.

Para viajes nacionales, se imprimen 2 (dos) formatos “solicitud de viáticos y cumplimiento de viaje”,

uno para radicar en tesorería y el otro para guardar una copia en la Gerencia de Gestión Humana.

Se contabiliza cada viático de esta manera:

MODIFICAR,



STATUS DE VIAJE

SOLICITUD AUTORIZADA Y A LIQUIDAR



Y QUEDA EN ESTADO LIQUIDADO EL VIAJE.

Finalmente en la transaccion prfi se llenan los campos area de nomina, numero de personal y

numero de viaje y ejecutar o f8



SE EJECUTA LA TRANSACCION PRRW

Y SE OPRIME CONTABILIZAR



La contabilizacion del anticipo debe quedar asi despues de contabilizar en la transacción:

ACREEDOR VS. CUENTA AVANCE VIATICOS.

Se ejecuta la transacción :

Y se diligencian los campos Periodo, Número de Personal y Número de Viaje para generar el

archivo plano que se envia luego a Tesorería para hacer la transferencia electrónica.



Y ejecutar

Se genera un archivo plano de esta manera donde se relaciona código del banco, cuenta bancaria,

No. de identificación, Nombre, Valor del viático, No. de Viaje.

Se verifica que los valores y las cuentas bancarias sean correctas con el archivo que se hace en

excel. Una vez realizado el proceso, se imprime la hoja en excel relacionando todos los viáticos que

se van a pagar junto con los formatos y se radica en el primer piso.



1.2. PASO 2 - LEGALIZACION

Una vez realizado el viaje, el acreedor hace la legalización para poder cerrar la contabilización

completa del viático. Si no aporta los documentos para legalizar, en todo caso se cierra el viático

mensualmente. Las legalizaciones las debe realizar el trabajador en el portal, pero puede existir

error en el portal que no lo permite. Siguiendo con el proceso téncnico, todas las legalizaciones con

soporte deben presentarse de forma física en la Gerencia de Gestión Humana; si el portal no

permite el cargue, el operador debe realizar la labor directamente en SAP por la transacción PR05.

Y se hace nuevamente todo el PASO 1.

Y LA CONTABILIZACION DEBE QUEDAR CUENTA AVANCE VIATICOS VS. VIATICOS

1.3. VIAJES AL EXTERIOR

Para viajes al exterior, se solicita la certificación a Secretaria General y se le envia a Tesorería

solicitando la moneda extranjera que se va a utilizar para que Tesorería los tenga en su caja y

hacer la correspondiente entrega. Se debe diligenciar un formato de viáticos y enviarlos a

Tesorería, sobre el cual hacen entrega al trabajador de la moneda extranjera.

1.4. VARIEDAD DE CONTABILIZACIONES

Hay técnicamente modalidades de contabilización dependiendo si el colaborador hace

devoluciones y si la legalización sobrepasa el valor del anticipo.

1) Anticipos para pago en moneda fuerte.

2) Tratamiento a cuentas por pagar con naturaleza cambiada

Viajes nacionales

Escenario 1. No hay variación de fechas del viaje. El empleado gasta menos del valor del

anticipo. EEB reconoce la totalidad del anticipo.

Escenario 2. Disminución en los días de viaje. El empleado recibió un anticipo, mayor al que le

correspondía porque se devolvió antes de la fecha prevista.

Escenario 3. El empleado recibió anticipo, y por decisión administrativa no se realizó el viaje.



Viajes al exterior

Escenario 1. No hay variación de fechas del viaje. El empleado gasta menos del valor del

anticipo. EEB reconoce la totalidad del anticipo.

Escenario 2. Disminución en los días de viaje. El empleado recibió un anticipo, mayor al que le

correspondía porque se devolvió antes de la fecha prevista.

Escenario 3. El empleado recibió anticipo por viaje al exterior en Euros o dólares americanos, y

por decisión administrativa no se realizó el viaje.

2. INDICADORES DE GESTIÓN

Entendidos como la variable cualitativa o cuantitativa que representa la ocurrencia de un evento y

se compara con un valor potencial dentro de una tendencia histórica.

EL COTRATISTA deberá presentar mensualmente un informe sobre la medición de los índices de

desempeño de común acuerdo con el Interventor del CONTRATO por EEB y TGI y harán ajustes a

los indicadores de gestión cuando sea necesario para utilizar los más adecuados en la medición de

los distintos procesos asociados a la prestación de los SERVICIOS.

3. AUDITORIAS

EL CONTRATISTA deberá realizar auditorías internas periódicas a sus distintos procesos con el fin

de identificar debilidades y articular e implantar estrategias que planteen un plan de mejoramiento

de los procesos de la cadena logística con un plan de acción que incluya metas específicas a corto

y mediano plazo; responsables; puntos de control y seguimiento; etc.

4. TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

EL CONTRATISTA promoverá a su costo seminarios/talleres, a dictarse preferencialmente en la

ciudad de Bogotá, por personal especializado en SERVICIOS de respaldo a la gestión objeto de la

contratación. El objetivo de estos seminarios es contribuir al fortalecimiento de las competencias

técnicas y profesionales del personal de LA EMPRESA. La frecuencia será de uno por cada año

de vigencia del contrato.

GENERALES

SAP: No está dentro del alcance de esta solicitud, la prestación del servicio de soporte técnico en

SAP; no obstante, deberá demostrarse conocimiento en el manejo de los módulos de dicha

herramienta conforme los criterios técnicos de esta solicitud.

FORMA DE PAGO: El pago de los servicios objeto de la contratación derivada de la presente

solicitud, serán pagos mensuales contra informe de actividades aprobado por el interventor

designado por LA EMPRESA.

EQUIPOS Y RECURSOS: El CONTRATISTA deberá suministrar las herramientas tecnológicas,

físicas y de apoyo necesarias para el cabal cumplimiento del objeto y alcance del contrato. LA

EMPRESA solo facilitará un medio de correo electrónico (1 por cada empresa) para efectos de



seguimiento, requerimientos, apoyo y control. El equipo in house de apoyo, tendrá un espacio físico

en LA EMPRESA para la realización de sus actividades derivadas del objeto y alcance del contrato.

EMPALME EN CASO DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO O DE CAMBIO DE EL

CONTRATISTA

En caso de terminación anticipada del CONTRATO o una vez vencido el plazo contractual, EL

CONTRATISTA será responsable de suministrar toda la información sobre documentación y

operaciones en proceso al nuevo CONTRATISTA, con el fin de no impactar la prestación de los

SERVICIOS.

EL CONTRATISTA se obliga a realizar todas las actividades de empalme necesarias, a fin de

asegurar una adecuada continuación de LOS SERVICIOS, con el mínimo impacto para LA

EMPRESA. Tales actividades consistirán en, pero no se limitarán a:

Permitir el acceso a la información del CONTRATISTA para facilitar su

familiarización con documentación y operaciones en proceso para la prestación de

los SERVICIOS y con los SERVICIOS en sí;

Suministrar a LA EMPRESA toda la información y documentación requerida sobre

las actividades relativas a los SERVICIOS y en especial, sobre trabajos que

llegaren a encontrarse en trámite o pendientes al momento de la terminación del

CONTRATO, facilitando la terminación o iniciación de dichas actividades por parte

de LA EMPRESA directamente con el mínimo impacto para la operación;

Coordinar las actividades necesarias para la entrega y recibo de documentación y

trámites en proceso de ser necesario y en general,

Coordinar todas las actividades tendientes a garantizar la continuidad de los

SERVICIOS para LA EMPRESA.

BALANCES ANUALES

Cada año, contado a partir de la fecha de inicio del plazo contractual, EL CONTRATISTA

procederá a presentar un corte de los pagos y transacciones realizados en el año inmediatamente

anterior, con el fin de aclarar inconsistencias y anticipar soluciones complicadas de aplicar hasta el

cierre final del CONTRATO.

En caso de terminación anticipada del contrato se debe elaborar el acta de liquidación (cierre final).

ACUERDOS DE SERVICIOS CON CLIENTES INTERNOS

El CONTRATISTA participará en la elaboración de acuerdos de servicios con sus clientes internos.

Entiéndase como “acuerdo de servicios con clientes internos” el compromiso formal negociado

mediante el cual, de mutuo acuerdo se establecen el alcance, las condiciones, restricciones y

medidas de desempeño bajo los cuales, el proveedor de los SERVICIOS - en este caso EL

CONTRATISTA - prestará un determinado servicio y los clientes internos en LA EMPRESA lo

recibirán, esperando satisfacer expectativas debidamente dimensionadas.

REUNIONES PERIÓDICAS DE DESEMPEÑO



Conocidas como QPR’s por su denominación en inglés - Quartely Performance Review - se

constituyen en una herramienta para efectuar revisiones al menos trimestrales del desarrollo del

contrato. Permiten hacer una revisión de lo acontecido en el período anterior, resaltando logros y

dificultades; identificando áreas críticas y proyectando retos para el siguiente período. Es el entorno

adecuado para revisar los indicadores de desempeño.

CLASIFICACION DE PERSONAL Y REQUERIMIENTOS MÍNIMOS

EL CONTRATISTA deberá contar con un equipo de trabajo integrado por profesionales con un

amplio nivel de competencias, incluyendo aptitudes interpersonales, analíticas y de negociación,

focalización en el proveedor, mayor conocimiento de las condiciones del negocio. EL

CONTRATISTA debe entrenar a su personal para ensanchar su visión y para incluir la gestión de

riesgo, la satisfacción del cliente y las características técnicas de los servicios.

EL CONTRATISTA celebrará por escrito los contratos con todos los profesionales que vincule a la

prestación de los Servicios.

CONFIDENCIALIDAD DE INFORMACION PREVIA:

En caso que el OFERENTE requiera más información, podrá solicitarla por escrito a EEB S.A. ESP

dentro del plazo de presentación de aclaraciones contenido en el numeral 17 de la sección I del

presente documento de solicitud, suscribiendo el acuerdo de confidencialidad debidamente

diligenciado, según el formato No. 9 de este Documento.



SECCION III CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

5. GENERALIDADES: LA EMPRESA efectuará los estudios y análisis comparativos del caso, para

asegurar la selección con criterios objetivos de LA OFERTA más favorable para ella. Se analizarán LAS OFERTAS alternativas de los OFERENTES cuyas OFERTAS principales cumplan con los requisitos del DOCUMENTO. La evaluación se hará en dos (2) etapas de análisis: 1. Análisis jurídico, financiero y técnico 2. Análisis económico de LAS OFERTAS recibidas, para verificar el cumplimiento de los requisitos indicados en EL DOCUMENTO LA EMPRESA no responderá frente a los OFERENTES cuyas OFERTAS no sean aceptadas. El OFERENTE debe detallar todos los aspectos que a su juicio clarifiquen las condiciones económicas de su OFERTA. La elaboración y presentación de LA OFERTA deberá hacerse de acuerdo con las instrucciones y formularios que se detallan en este capítulo y LA OFERTA deberá acompañarse de los DOCUMENTOS que se exigen. Los costos, directos e indirectos, que se causen por la integración, elaboración, preparación y presentación de LA OFERTA serán de cargo exclusivo del OFERENTE y LA EMPRESA en ningún caso reconocerá costos por este concepto. Después del plazo de entrega de LAS OFERTAS, no se aceptarán modificaciones o aclaraciones motivadas por los OFERENTES. Sin embargo, LA EMPRESA podrá, si lo considera necesario, solicitar por escrito las aclaraciones que estime pertinentes con relación a LAS OFERTAS recibidas.

6. METODOLOGÍA PARA EVALUACION Y CALIFICACION: Se realizará teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros establecidos en EL DOCUMENTO y la evaluación y calificación económica de las respectivas OFERTAS.

7. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN

7.1 Análisis jurídico: Consiste en efectuar el análisis jurídico de LAS OFERTAS recibidas para verificar que cumplan los requisitos exigidos en EL DOCUMENTO.

En esta etapa se analizan los DOCUMENTOS de carácter legal que deben adjuntar los OFERENTES en su OFERTA:

a) Certificado de existencia y representación legal vigente o el documento que acredite la

existencia y la personería de sus representantes, de acuerdo con las leyes de su país de origen.

b) Autorización al representante legal para comprometerse en la cuantía ofrecida, si excede sus facultades estatutarias.

c) El estudio jurídico de las desviaciones y aclaraciones a las condiciones establecidas en EL DOCUMENTO.

d) Carta de presentación debidamente suscrita por el representante legal o apoderado. e) Garantía de Seriedad de la Oferta con el correspondiente recibo de pago, la cual

podrá ser verificada en el momento en que sea abierta la oferta económica. f) En el evento en que se presenten consorcios, los documentos exigidos en la sección

primera, de requisitos.



g) Documentos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones parafiscales.

De igual forma se analizan en esta etapa los requerimientos mínimos para poder contratar, en lo que respecta a las inhabilidades, incompatibilidades e impedimentos, lo cual debe manifestarlo expresamente en la carta de presentación. Así mismo, se analizarán las manifestaciones que haga el oferente respecto a las demandas, multas y/o sanciones. En caso de no cumplir con los anteriores requisitos mínimos, LA OFERTA no podrá continuar en EL PROCESO, hasta que las observaciones realizadas sean ajustadas, salvo que alguna de ellas se encuentre prevista como causal de rechazo de LA OFERTA.

4.1. Análisis financiero:

En este análisis solamente se considerarán las ofertas que cumplan con los requisitos jurídicos. El análisis financiero del OFERENTE determinará si está calificado para cumplir con EL CONTRATO en forma satisfactoria. Este análisis se realizará por medio de los siguientes indicadores, con base en el balance general del último año, con corte al 31 de diciembre de [2013] o año más reciente si se dispone de otro, los cuales deberán discriminar adecuadamente lo concerniente al Activo Corriente y al Pasivo Corriente. Estos deben adjuntarse a su OFERTA, debidamente firmado por el representante legal, por su contador y por el revisor fiscal. Las copias de los estados financieros solicitados a los oferentes, deben entregarse a LA EMPRESA en copias legibles, en formatos corporativos y deben mencionar de manera explícita la unidad de expresión de las cifras (miles, millones, según corresponda) y la moneda en que están cuantificadas (Pesos, Dólares, u otra moneda según corresponda).

7.1.1. Indicadores de liquidez:

7.1.1.1. Capital de trabajo (CT):

El resultado debe ser: (1) CT = AC - PC

(2) CT>= COP: $250.000.000= , en donde: CT = Capital de Trabajo AC = Activo Corriente PC = Pasivo Corriente

Se otorgará un máximo de cincuenta puntos (50) para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación (2) y para resultados inferiores a éste, en forma proporcional al indicador particular derivado de la propuesta.

7.1.1.2. Razón de Liquidez (RL)

El resultado debe ser:

(3) RL = AC / PC (4) RL ≥ 1.5 en donde: RL = Razón de Liquidez AC = Activo Corriente PC = Pasivo Corriente



Se otorgará un máximo de veinte puntos (20) para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación (4) y proporcionalmente si el indicador es inferior, de tal forma que si el indicador es inferior a 1.0 el puntaje será cero.

7.1.2. Indicadores de solidez

7.1.2.1. Nivel de Endeudamiento (NE)

El resultado debe ser: (6) NE = PT / AT (7) NE ≤ 0.7, en donde: NE = Nivel de Endeudamiento PT = Pasivo Total AT = Activo Total

Se otorgará un máximo de treinta (30) puntos para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación (7), inversamente proporcional si el indicador es superior de tal forma que sea cero (0) para quien tenga un indicador igual o superior a uno (1). |

7.1.3. Requisitos Financieros Mínimos: EL OFERENTE que obtenga en el Análisis Financiero una calificación total inferior a SETENTA (70) puntos de los CIEN (100) puntos posibles será considerado no apto financieramente para la ejecución del CONTRATO y por tanto, su OFERTA no se tendrá en cuenta para las siguientes etapas de evaluación y calificación.

4.2. Análisis Técnico: La calificación técnica de LAS OFERTAS se aplicará únicamente a las

que hayan cumplido con los requerimientos del análisis jurídico y financiero descrito anteriormente. La metodología para la evaluación y calificación de LAS OFERTAS comprende los siguientes factores y puntajes:

La evaluación se realizará sobre un puntaje total de 800 puntos distribuidos de la siguiente manera:

DESCRIPCIÓN PUNTAJE

Experiencia General del Oferente 100

Experiencia Específica del Oferente 300

Experiencia del Equipo de Trabajo 400

Puntaje Final 800

4.2.1. Experiencia General del Oferente (100 puntos)

EL OFERENTE deberá presentar soporte de contratos celebrados y ejecutados eficazmente con objeto de outsourcing de nómina y por lo menos uno de los servicios asociados de cuotas partes pensionales, compartibilidad ó viáticos) en los últimos 5 años, cada uno con valor igual o superior a 250 SMLMV de 2013 (allegar certificación del contratante con nivel sobresaliente/excelente).




5 ó más contratos 100

3 ó 4 80

1 ó 2 50

0 0

4.2.2. Experiencia Específica del Oferente (300 puntos):

EL OFERENTE deberá presentar soporte de contratos celebrados y ejecutados eficazmente contratos de administración de nómina en empresas o entidades con trabajadores o empleados por un término mínimo de un año cada uno, dentro de los últimos cinco (5) años para un número de entre 400 y 600 trabajadores. (allegar certificación del contratante con nivel sobresaliente/excelente).


Más de 3 contratos 300

Entre 2 y 3 contratos 200

1 contrato 100

0 0

4.2.3. EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO (Máximo 400 puntos)

En este factor se evaluará la capacidad del equipo de profesionales, se tendrán en cuenta los años de experiencia como profesional y el año de grado del profesional. El equipo de trabajo estará conformado por 10 personas en total (1 gerente, 3 líderes, 6 auxiliares), quienes deberán prestar su servicio de forma total o parcial conforme se indica en cada cuadro de puntaje. Se calificará individualmente a cada miembro del equipo de trabajo para efectos de puntaje. Calificación:

4.2.3.1. GERENTE (Una persona tiempo parcial para las dos empresas) (Máximo 100 puntos)

DESCRIPCION PUNTOS

Profesional con Maestría o más de una especialización y experiencia de

más de 10 años en gerencia de tercerización de nómina (Profesional en

Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Economía o afines y

Especialización en Gerencia de Gestión Humana y/o Derecho Laboral)

100

Profesional con una especialización y experiencia entre 5 y 10 años en

gerencia de tercerización de nómina (Profesional en Administración de

Empresas, Ingeniería Industrial, Economía o afines y Especialización en

Gerencia de Gestión Humana y/o Derecho Laboral)

80

Profesional sin especialización y menos de 5 años de experiencia en

gerencia de tercerización de nómina(Profesional en Administración de

Empresas, Ingeniería Industrial, Economía o afines)

50



4.2.3.2. LIDER (Total 3: Uno por cada empresa, tiempo parcial para Nómina y Uno tiempo total 100% in house para EEB S.A. ESP para Cuotas Partes Pensionales) - (Máximo 40 puntos cada uno)

DESCRIPCION PUNTOS

Profesional con más de 5 años de experiencia certificada en SAP y

cursos de SAP, Derecho laboral, liquidación de nómina, seguridad social,

servicio al cliente o afines. (Profesional en Administración de Empresas,

Ingeniería Industrial, Economía o afines)

40

Profesional con experiencia de dos a cinco años de experiencia

certificada en SAP y cursos de SAP, Derecho laboral, liquidación de

nómina, seguridad social, servicio al cliente o afines. (Profesional en

Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Economía o afines)

30

Profesional con menos de dos años de experiencia certificada en SAP y

cursos de SAP, Derecho laboral, liquidación de nómina, seguridad social,

servicio al cliente o afines. (Profesional en Administración de Empresas,

Ingeniería Industrial, Economía o afines)

10

4.2.3.3. AUXILIAR (Total 6 personas tiempo total 100% in house: Dos personas por C/Empresa para nómina y una persona por C/Empresa para viáticos) (Máximo 30 puntos cada uno).

DESCRIPCION PUNTOS

Auxiliar con estudios técnicos ó 4 a 6 semestres de estudios

profesionales con experiencia en manejo de herramienta SAP y

liquidación de nómina.

30

Con estudios técnicos ó 4 a 6 semestres de estudios profesionales con

experiencia en liquidación de nómina

20

Con estudios técnicos ó 4 a 6 semestres de estudios profesionales 10

Los profesionales cuyos nombres sean relacionados en la oferta para la prestación del servicio, deberán permanecer durante la vigencia del contrato y deberán certificar tanto los estudios como la experiencia. El puntaje total obtenido en la evaluación técnica, será la suma de los puntajes de los ítems 4.2.1., 4.2.2. y 4.2.3.

4.3. Análisis económico: Se estudiarán LAS OFERTAS económicas para lo cual se otorgará el siguiente puntaje: La oferta de menor valor económico obtendrá 200 puntos y las demás un puntaje inversamente proporcional.

Selección: LA OFERTA elegible en primer lugar para la selección, será la que presente el mayor puntaje total obtenido como resultado de sumar los puntos de la evaluación técnica y la evaluación económica.

En caso de empate en el puntaje total de las ofertas, será elegible para la selección, LA OFERTA que haya obtenido mayor puntaje en la calificación de LA OFERTA técnica.



Para efectos de esta solicitud, se considera empate cuando la diferencia en el total de puntos entre LAS OFERTAS, no sea superior a 10 puntos entre una y otra. PRESENTACIÓN Y FORMULARIOS DE LA SOLICITUD PUBLICA DE OFERTAS LOS OFERENTES deberán suministrar toda la información que se solicita en esta sección. LA OFERTA debe constar de las siguientes partes:

1. Carta de Presentación

2. Resumen de LA OFERTA

3. Garantía de seriedad de LA OFERTA

4. Información general del Oferente

5. Información general del representante

6. Estados financieros del Oferente

7. Demandas, multas y/o sanciones

8. Formularios de LA OFERTA técnica

9. Desviaciones, excepciones y/o aclaraciones

10. Anexos de la propuesta

11. Declaración de conformidad del oferente de conocer los DOCUMENTOS y de su aceptación, los documentos contenidos en la página web de la EMPRESA tales como política de contratación, circulares, política de abastecimiento, política ambiental y de calidad, Código de Ética, Código de Buen Gobierno, empresas que conforman el Grupo de Energía de Bogotá, así como los demás documentos relevantes publicados en la citada página web de la EMPRESA.

12. Compromiso de confidencialidad.

Los Oferentes deberán diligenciar los formularios en español, siguiendo las instrucciones dadas en cada una de las partes.



1. CARTA DE PRESENTACIÓN

La carta de presentación, se debe colocar al principio de LA OFERTA y a continuación el resumen de LA OFERTA, la Información General del OFERENTE, la garantía de seriedad, los certificados de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o por la entidad competente correspondiente en caso que se trate de una persona jurídica extranjera, los Estados Financieros del OFERENTE, su propuesta y sus anexos, los formularios solicitados, propuesta alternativa (si lo considera conveniente o necesario) y la información que el Oferente desea anexar. (Lugar y fecha) Señores EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Carrera 9 No. 73-44 primer piso Bogotá, D.C. Colombia Asunto: Solicitud Pública de Ofertas No. 30000001112. Estimados señores: Atendiendo su solicitud para participar en la Solicitud Pública de Ofertas No. 30000001112, para el (señalar el objeto de la solicitud), el (los) suscrito(s) (nombre del representante legal del OFERENTE) en representación de (Nombre del oferente), por medio de la presente somete(n) a su consideración la propuesta No. ………………………la cual es válida hasta el día ____ de ____ de 200_. Así mismo, el (los) suscrito(s) declara(n) que:

Tiene(n) poder legal para firmar y presentar oferta.

Esta oferta y los contratos que llegaren a celebrarse, comprometen totalmente a la firma que legalmente representa(n) y los contratos serán firmados por la(s) siguiente(s) persona(s) en su representación:

NOMBRE CÉDULA CARGO NOMBRE DE LA FIRMA __________ ____________ _________ _____________________ (Aquí deberá indicarse el nombre completo y el documento de identidad de la(s) persona(s) que representan al Oferente. Cuando el Oferente actúe en su propio nombre, así constará. Si la oferta es presentada bajo la modalidad de la representación, el contrato podrá ser firmado por el Oferente o su representante, en este último evento se debe presentar para la firma del CONTRATO, un poder especial que reúna todos los requisitos legales).

He estudiado cuidadosamente los documentos de la presente solicitud pública de ofertas y renuncio a cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación de los mismos.

He revisado detenidamente la oferta adjunta y no contiene ningún error u omisión.

La firma que legalmente represento no está inhabilitada o impedida para contratar, de conformidad con la ley y el estatuto de contratación de LA EMPRESA. Cuando sobrevenga alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la ley o el Estatuto de Contratación, durante el proceso de selección renunciaré a la participación y a los derechos surgidos del mismo.

De igual manera manifiesto que la firma no está impedida para contratar con LA EMPRESA por situaciones de relaciones comerciales o de parentesco con quienes ostentan la calidad de administradores de LA EMPRESA.



Manifiesto no encontrarme en las listas OFAC (Clinton) y ONU; así mismo, los miembros de la Junta Directiva o Junta de Socios, los Representantes Legales y el Revisor Fiscal, tampoco se encuentren en dichas listas.

Manifiesto no tener procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre en calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá.

Manifiesto que no he sido sancionado o multado en los últimos tres (3) años (en caso de haberlo sido se debe diligenciar el cuadro del anexo No. 7).

Manifiesto que he revisado los documentos

Manifiesto no estar incurso en causal de disolución y liquidación de la EMPRESA.

Manifiesto estar en capacidad legal, financiera y técnica para presentar OFERTA y en el evento de resultar adjudicatario de la misma ejecutar el CONTRATO correspondiente.

Entiendo y acepto que la presente OFERTA es irrevocable. Por ello, no la podré retirar, modificar o condicionar los efectos y alcance de su oferta durante el proceso de petición de ofertas.

He recibido la suficiente información sobre “preguntas y respuestas” y los siguientes adendas a la presente solicitud Pública de ofertas:

No. __________________ Fecha _______________________

En la eventualidad de que resulte elegido como EL OFERENTE seleccionado, me comprometo a:

a) Firmar el CONTRATO y realizar, dentro del plazo estipulado, todos los trámites necesarios para su legalización, en el momento que LA EMPRESA lo solicite.

b) Mantener vigente la garantía de seriedad de la oferta hasta tanto no se constituya la garantía de cumplimiento exigida en el contrato.

c) Constituir y presentar oportunamente las demás garantías y pólizas exigidas en el CONTRATO. d) Prestar los bienes y/o servicios objeto del CONTRATO de acuerdo con los términos y

condiciones contractuales dentro del plazo estipulado. e) Regirme por el Estatuto de Contratación y el Manual de Interventoría de la Empresa de Energía

de Bogotá S.A. ESP. Atentamente ___________________________________ Nombre completo del Oferente Dirección comercial Firma

NOTA: Este es el modelo de la carta de presentación de LA OFERTA. Utilice papel membreteado. Si en EL PROCESO de selección no se dieran Adendas ni informes sobre “Preguntas y

Respuestas” omita el literal respectivo. No agregue comentarios ni aclaraciones.



2. RESUMEN DE LA OFERTA

Solicitud Pública de Ofertas: ____3000001112__________

OFERENTE: ________________________

Oferta No.: ________________________

Representante Legal: ________________________

Representante comercial en Colombia: ________________________

Domicilio Legal: ________________________

Teléfono (s): ________________________

FAX: ________________________

E-mail: ________________________

Fecha hasta la que es Válida LA OFERTA: ________________________



3. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA

NUMERO: _______________________________

COMPAÑÍA ASEGURADORA: _______________________________

ENTIDAD BANCARIA: _______________________________

VALOR ASEGURADO: (Porcentaje ___________________________

VIGENCIA: _______________________________

FORMATO: EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS ESP NÚMERO DE RECIBO DE PAGO El suscrito certifica que los datos anteriores son ciertos y son tomados fielmente del texto de LA GARANTÍA.

NOTA: Se debe anexar el recibo de pago de la prima, las condiciones, límites, excepciones y deducibles de la póliza correspondiente.

FIRMA



4. INFORMACIÓN GENERAL DEL OFERENTE

DESCRIPCIÓN DE LA FIRMA OFERENTE NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: ______________________ C.C. O NIT: ______________________ DIRECCIÓN ______________________ TELÉFONO ______________________ CIUDAD / DEPARTAMENTO: ______________________

Impuesto sobre la renta

Contribuyente Grandes contribuyentes: Resolución:

Personas Jurídicas:

Personas Naturales:

Retención en la Fuente

Autoretenedor: Si ( ) No ( ) Resolución :

Impuesto a las ventas

Responsable Régimen Común:

Régimen Simplificado:

No responsable:

Impuesto de Industria y Comercio

Actividad Económica:

CAPITAL AUTORIZADO: _______________ SUSCRITO: _______________ PAGADO: _______________ LÍMITE DE LA FACULTAD DEL REPRESENTANTE LEGAL PARA COMPROMETER A LA SOCIEDAD: ILIMITADAMENTE SI ( ) NO ( ) LIMITADO HASTA LA SUMA DE: ___________________ Si las facultades del REPRESENTANTE LEGAL están por debajo del valor de la Oferta, debe presentarse una autorización del órgano competente donde se le autorice para presentar la Oferta y firmar el correspondiente contrato en caso de celebrar contrato. TIPO DE SOCIEDAD: NACIONAL ( ) EXTRANJERA ( ) MIXTA ( )



ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN No _____ NOTARIA _____ DE ______________ MATRICULA MERCANTIL No. ____________________ CÁMARA DE COMERCIO ____________________ CLASE DE SOCIEDAD: ANÓNIMA ( ) LIMITADA ( ) OTRA:______________ VIGENCIA DE LA SOCIEDAD ____________________ DURACIÓN: DESDE _____________ HASTA ______________ EN EL EVENTO DE ESTAR PRÓXIMO EL VENCIMIENTO DE LA DURACIÓN DE LA SOCIEDAD INDIQUE SI SE ENCUENTRA EN TRÁMITE ALGUNA EXTENSIÓN Y SEÑALE EL ESTADO EN QUE SE ENCUENTRA PERSONA AUTORIZADA PARA FIRMAR EL CONTRATO: NOMBRE: __________________________ CARGO: __________________________ DOCUMENTO DE IDENTIDAD TIPO _____ No. ______________ DE _____________ La anterior información debe ser suministrada completamente por EL OFERENTE. En caso de requerir cualquier aclaración debe hacerse a continuación.

NOTA: Se deben anexar los siguientes documentos y certificaciones:

Certificados de existencia y representación legal o su equivalente para personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia.

Poder (si aplica)

Autorización de la Junta Directiva, Asamblea o Junta de socios (si aplica)

Si es consorcio o Unión Temporal los documentos correspondientes que demuestren su existencia y representación.



5. INFORMACIÓN GENERAL DEL REPRESENTANTE

Este formulario debe ser diligenciado cuando se represente en la presente contratación a otra sociedad. Señalar qué tipo de contrato o vínculo jurídico tiene el REPRESENTANTE con la sociedad representada. Apoderado o Representante ( ) Contrato de agencia comercial ( ) Sucursal ( ) Mandato con representación ( ) Comisión ( ) OTRO (Especificar) ( ) DATOS DE LA SOCIEDAD REPRESENTANTE DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL: ______________________________ DIRECCIÓN: ___________________________________________________ CIUDAD: ______________________________________________________ TELÉFONO: ______________________ NIT: ______________________ TEL/FAX: ______________________ ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN No: ___ NOTARIA: ___ DE: ______________ MATRICULA MERCANTIL No: ___________________________ CÁMARA DE COMERCIO DE: ___________________________ REPRESENTANTE LEGAL: ___________________________ CLASE DE SOCIEDAD: ANÓNIMA ( ) LIMITADA ( ) OTRO:_________________ VIGENCIA DE LA SOCIEDAD ____________________ DURACIÓN: DESDE _____________ HASTA ______________ La anterior información debe ser suministrada completamente siempre que la oferta se presente en representación de otra persona, natural o jurídica. En caso de requerir cualquier aclaración, debe hacerse a continuación. Se deben anexar los poderes de representación y certificaciones que sean pertinentes.



6. ESTADOS FINANCIEROS DEL OFERENTE El Oferente debe adjuntar aquí el balance y los estados financieros del año 2013 (31 de diciembre ó 30 de septiembre de 2013) para el análisis financiero de la propuesta.



7. DEMANDAS, MULTAS Y/O SANCIONES Los procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre en calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá. Demandante Si ( ) NO ( ) Demandado SI ( ) NO ( ) A continuación se relacionan los procesos judiciales en los cuales EL OFERENTE se encuentra en calidad de demandante o demandado:

CLASE DE PROCESO No DE RADICADO

JUZGADO DEMANDANTE DEMANDADO

Ha recibido multas: SI ( ) NO ( ) Ha recibido sanciones: SI ( ) NO ( ) A continuación se relacionan las multas y/o sanciones impuestas (N° CONTRATO, Valor de la multa y/o sanción, fecha) a la firma en los últimos tres (3) años.

TIPO DE SANCIÓN O

MULTA ENTIDAD CONTRATO

VALOR DE MULTA

TIEMPO DE SANCIÓN (MESES)

FECHA DE APLICACIÓN

DE LA SANCIÓN Y/O

MULTA



8. FORMULARIOS DE LA OFERTA TÉCNICA A continuación se relacionan los formularios que debe diligenciar el Oferente para adjuntar a su oferta: Formulario 1 Subcontratistas propuestos. Formulario 2 Experiencia (General y Específica) del oferente y hojas de vida del equipo participante en la ejecución. Anexos aclaratorios, catálogos, planos y demás información que desee incluir EL OFERENTE. Si EL OFERENTE considera, puede ampliar o adicionar formularios siempre y cuando contribuyan al mejoramiento de su oferta.

SUBCONTRATISTAS PROPUESTOS

Si el Oferente desea subcontratar, deberá consignarlo a continuación, señalando los ítems que desea subcontratar e incluyendo la información del subcontratista (nombre, dirección, infraestructura técnica, experiencia en la actividad que desea ejecutar, adjuntando los certificados de los sistemas de gestión de calidad correspondientes, autorización para ofrecer el producto, etc. (según sea el caso)). SUBCONTRATISTA: ____________________________

ÍTEM DESCRIPCIÓN PAÍS DE ORIGEN

UNIDAD CANTIDAD

EXPERIENCIA DEL OFERENTE

A continuación, indique los proyectos aplicables

CONTRATO DESCRIPCION DEL SUMINISTRO

FECHA ENTREGA

CONTRATANTE VALOR $ VALOR ACTUALIZ AL

31.12--

TOTAL - -

Incluir anexos sobre el detalle y descripción de los contratos aportados.

REPRESENTANTE LEGAL



9. DESVIACIONES, EXCEPCIONES Y/O ACLARACIONES El Oferente debe indicar a continuación, en forma precisa, todas las desviaciones a las especificaciones técnicas y a las condiciones generales de la Solicitud Pública de Ofertas. Si el Oferente no presenta desviaciones, así debe manifestarlo en el presente formulario.

Si el Oferente presenta desviaciones en lugar diferente al presente formulario, LA EMPRESA podrá exigir en caso de celebrar contrato, el cumplimiento de lo estipulado en la Solicitud Pública de Ofertas.

Las desviaciones que se hagan en lugar diferente al presente formulario se tendrán como no escritas y en el evento de una celebración de contrato, el Oferente no podrá aducirlas a su favor.

Las desviaciones y excepciones que no sean expresamente aceptadas por LA EMPRESA, se entienden desestimadas.



10. ANEXOS DE LA PROPUESTA



11. FORMULARIOS DE LA OFERTA ECONOMICA

Esta propuesta está constituida por los siguientes formatos y deben incluirse en un sobre aparte de la Oferta Técnica:

1. Información General Oferta Económica

2. Oferta Alternativa Económica

3. Desviaciones y/o aclaraciones de la Oferta Económica

4. Anexos a la oferta económica

INFORMACIÓN GENERAL OFERTA ECONOMICA SOLICITUD DE OFERTAS No. : …3000001112……………….. OFERTA N° ………………………………….. PROPONENTE: ________________________ PRECIOS FIJOS: SI _______ NO_________ ACEPTA LA FORMA DE PAGO: SI________ NO_________ NOTA: En caso de discrepancia entre esta información y la contenida en los formatos correspondientes, prevalecerá la última.



12. Declaración del oferente (estos documentos pueden ser consultados en la página web de

la Empresa)

El oferente declara conocer el DOCUMENTO DE SOLICITUD DE OFERTAS y declara su aceptación al mismo, las Políticas Corporativas del Grupo de Energía de Bogotá, los Diez Principios universales del Pacto Global de las Naciones Unidas suscritos por LA EMPRESA, así como la Circular No. 0002 del 29 de abril de 2010, expedida por la Secretaría General de la Empresa, y la circular 001 del 21 de enero de 2011, emitida por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, el Código de Ética, el Código de Buen Gobierno, la composición de las sociedad que forman parte del Grupo de Energía de Bogotá, así como los demás documentos relevantes publicados en la página web de la EMPRESA.

Firma Representante legal



13. Compromiso de Confidencialidad. El OFERENTE reconoce y acepta que es de propiedad de la EMPRESA toda información que llegare a su conocimiento o se generare con motivo u ocasión de la relación jurídica surgida de la OFERTA o la que se relacione directa o indirectamente con la misma o en el evento de resultar adjudicatario de la misma, con el CONTRATO, cualquiera sea su origen y los medios utilizados para fijarla o guardarla, trátese de medios escritos, magnéticos, computacionales o cualquier otro ahora existente o que existiere en el futuro. El OFERENTE reconoce, asimismo, que en virtud del compromiso, se encuentra obligado a utilizar dichos conocimientos e información sólo para los fines relacionados con la presentación de la OFERTA, y en el evento de resultar adjudicatario de la misma, de la relación jurídica surgida de la aceptación de la oferta y que no podrá revelarlos sin previa y escrita autorización de la EMPRESA. Reconoce del mismo modo, que todo lo que indica en este compromiso se aplica también a la información que fuere propiedad de terceros. El OFERENTE reconoce que la obligación de confidencialidad se extiende hasta que la información haya sido hecha pública de forma legítima y sin restricciones. El OFERENTE reconoce que, de conformidad con lo ofrecido, en el evento en que resulte adjudicatario de la OFERTA el incumplimiento de la obligación de confidencialidad será causal de terminación inmediata de la relación jurídica surgida de la OFERTA y hará responsable al OFERENTE por el pago de la cláusula penal acá contenida, y demás daños y perjuicios, directos e indirectos que se ocasionen, sin perjuicio de las responsabilidades penales que hubiere involucradas y del cobro de la garantía de fiel cumplimiento. Reconoce además el OFERENTE su obligación de restituir y entregar a la EMPRESA toda la documentación que obrare en su poder relacionado directo o indirectamente con la relación jurídica surgida de la OFERTA y con la EMPRESA, ya sea de propiedad de alguna de las partes o de terceros. Se entiende por documentación cualquier medio que sirva para fijar o guardar información, según se expresa más arriba. La información que tiene la calidad de confidencial no incluye la que estaba, está o llegare a estar a disposición del conocimiento público, siempre que previamente dicha información y la fuente de la misma no hubieren estado sujetas a un acuerdo de confidencialidad u otra obligación legal o contractual en tal sentido. El OFERENTE efectúa esta declaración para sí, sus sucesores o cesionarios, causahabientes, empleados, representantes, asesores y subcontratista a cualquier título, en beneficio de la EMPRESA sus sucesores y causahabientes a cualquier título. Cláusula Penal: El OFERENTE, en caso de incumplimiento del presente compromiso, se compromete a reconocer a la EMPRESA, a título de estimación anticipada de perjuicios, y sin perjuicio de la obligación de resarcir a la EMPRESA cualquier otro daño o perjuicio causado con ocasión del incumplimiento, una suma equivalente a CIEN MILLONES DE PESOS ($100.000.000=) mlc. El OFERENTE renuncia a los requerimientos de ley para ser constituido en mora. El presente compromiso de confidencialidad rige para toda la información que hubiere recibido el oferente por razón o con ocasión de cualquier relación jurídica que haya tenido o tenga vigente con la EMPRESA. En señal de conformidad y aceptación de lo expresado precedentemente, se suscribe este compromiso por: __________________ (Nombre del oferente)



OFERTA ALTERNATIVA ECONÓMICA



DESVIACIONES Y/O ACLARACIONES A LA OFERTA ECONÓMICA



ANEXOS A LA OFERTA ECONÓMICA



SECCIÓN V

1. MODELO DE MINUTA

(INDICATIVA)

CONTRATO Entre los suscritos a saber, (nombre del facultado para contratar), mayor de edad, vecino de Bogotá, D.C., identificado con (la cédula de ciudadanía Nº o número del documento de identificación) expedida en ______, quien en su calidad de (apoderado o representante legal), si es apoderado: de conformidad con el poder conferido mediante escritura pública No (número de la escritura pública) de la Notaría 36 de Bogotá D.C., del (fecha del otorgamiento de la escritura), y quien obra en nombre y representación de la EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP, sociedad con domicilio en Bogotá, D.C., transformada en empresa de servicios públicos como sociedad por acciones, mediante escritura pública N° 0610 de la Notaría Veintiocho (28) de Bogotá, D.C., del 3 de junio de 1996, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá, el 5 de julio de 1996 bajo el N° 544661, del Libro IX, con matrícula mercantil N° 715138, por una parte y que en el texto de este contrato se denominará LA EMPRESA, y de la otra, (nombre del representante legal o apoderado del contratista), mayor de edad, vecino de (ciudad de la que es vecino el representante legal), identificado con (la cédula de ciudadanía No.________ o el número del documento de identificación) de (ciudad de expedición del documento de identificación), en su calidad de (calidad del representante legal o apoderado), actúa en nombre y representación de la firma (nombre de la sociedad), identificada con el Nit No. (número del nit) todo lo cual se evidencia en el (certificado de existencia y representación legal expedido por la__________ vigente y que se adjunta al presente documento como Anexo No. ____[ y en el poder debidamente otorgado por __________ en su calidad de __________ y el cual se adjunta al presente documento como Anexo No. ______] quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente contrato que se regirá por las siguientes cláusulas (en adelante el “Contrato”) previas las siguientes

CONSIDERACIONES

1. Que LA EMPRESA el ___ de _____ de ___ envió invitación (en caso de solicitudes privadas y especiales) a varias [personas jurídicas y naturales] incluyendo a EL CONTRATISTA con el fin que presentaran ofertas para [indicar] (la “Invitación”).

2. Que EL CONTRATISTA el __ de ___ de ____ presentó oferta en los términos del

documento de solicitud de ofertas.

3. Que EL CONTRATISTA resultó seleccionado dentro del proceso como resultado de las evaluaciones jurídicas, técnicas y económicas conforme a lo cual, LA EMPRESA envió la carta de aceptación de su oferta de fecha XXX a EL CONTRATISTA.

4. Que el Comité de Contratación y Presidencia en su sesión de XX recomendó la celebración

de este contrato.

5. Que como consecuencia de lo anterior, las Partes han acorado la suscripción del presente Contrato, el cual se regirá por las siguientes

CLÁUSULAS



CLÁUSULA PRIMERA: OBJETO.- En virtud del presente Contrato EL CONTRATISTA, obrando por su cuenta y riesgo, con libertad y autonomía, se compromete a prestar sus servicios de OUTSOURCING DE NOMINA Y SERVICIOS ASOCIADOS (Administración de Cuotas Partes Pensionales, Compartibilidad Pensional y Operación de Viáticos) para las empresas EEB S.A. ESP y TGI S.A. ESP. PARÁGRAFO I: EL CONTRATISTA deberá cumplir con las condiciones y especificaciones contenidas en la Oferta, la cual se adjunta al presente Contrato como Anexo No. _________, y en las condiciones aceptadas por ésta de acuerdo con la [carta de aceptación de fecha ___ de ____ de _____, la cual se adjunta al presente Contrato como Anexo No. ____]. CLÁUSULA SEGUNDA: ALCANCE.- Para llevar a cabo el objeto EL CONTRATISTA deberá realizar las siguientes actividades (Se deberá definir la forma en que el contratista se compromete a realizar el objeto, indicando de manera detallada cada una de las actividades a que se compromete en la ejecución del objeto. Este podrá allegarse mediante anexo de especificaciones técnicas, cuando se considere que puede ser muy extenso.) CLAUSULA TERCERA: PLAZO.- El presente Contrato tendrá un plazo de ejecución de dos (2) años, contados a partir de la fecha en la cual LA EMPRESA imparta la orden escrita de iniciación y una vigencia igual al plazo de ejecución y tres (03) meses más. PARÁGRAFO I: La fecha en la cual LA EMPRESA imparte la orden escrita de iniciación, se declarará por las Partes como la fecha cierta y exacta a partir de la cual se contará el plazo de ejecución del Contrato. En esta fecha LA EMPRESA debe haber recibido la totalidad de las garantías y pólizas de que trata la cláusula …[verificar No. De la cláusula] del presente Contrato. La ejecución del contrato será revisada anualmente a partir de un seguimiento trimestral. El contrato podrá darse por terminado dentro de cualquiera de los trimestres de seguimiento, con preaviso por parte de la EMPRESA de 3 meses antes de la fecha en que ésta desee su terminación, sin que por esta causa se cause indemnización alguna. CLÁUSULA CUARTA: VALOR.- El valor del presente contrato es de ___________________ ($________). (si el contrato tiene IVA debe dejarse claramente establecido en este contrato). CLÁUSULA QUINTA: FORMA DE PAGO.- LA EMPRESA cancelará al CONTRATISTA el valor del contrato de la siguiente manera:

4.1. Pagos parciales mensuales por la suma de $........................... IVA incluido cada uno. PARÁGRAFO I: Los pagos serán efectuados por LA EMPRESA, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la radicación de la respectiva factura en las oficinas de LA EMPRESA ubicadas en la carrera 9a No. 73-44 Piso 1 de la ciudad de Bogotá D.C., en la ventanilla de correspondencia. La factura deberá acompañarse de la constancia de cumplimiento del CONTRATISTA expedida por el Interventor de contrato, informe mensual de actividades por cada proceso (Administración de cuotas partes pensionales, compartibilidad pensional y operación de viáticos) y el paz y salvo por concepto de seguridad social y demás prestaciones sociales. PARAGRAFO II: LA EMPRESA efectuará al momento del pago, los descuentos por concepto de retención en la fuente y los demás que procedan contractual y legalmente. CLÁUSULA SEXTA: INTERESES.- En caso de que los pagos no sean efectuados dentro de los plazos establecidos en la cláusula anterior, LA EMPRESA reconocerá intereses de mora en la cancelación de las facturas a una tasa equivalente al interés bancario corriente certificado por la



Superintendencia Financiera de Colombia, para el periodo dentro del cual se cause el atraso. Para los efectos del pago de los intereses, EL CONTRATISTA deberá efectuar los cálculos correspondientes y presentar a LA EMPRESA la factura respectiva, con los soportes que demuestren su existencia, el periodo por el cual se cobra y la tasa aplicada. CLÁUSULA SEPTIMA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.- EL CONTRATISTA se obliga a (relacionar las obligaciones del contratista para ejecutar el objeto del contrato). a. Cumplir las obligaciones legales y contractuales de acuerdo con lo establecido en el presente

Contrato y en su oferta. b. Responder del cuidado o vigilancia de los recursos, materiales, equipos y demás bienes de

propiedad de LA EMPRESA, así como aquellos que son entregados por LA EMPRESA. Por lo tanto, LA EMPRESA no será responsable por hurtos, robos ni pérdidas, cualesquiera fueren sus causas.

c. Informar a LA EMPRESA todo cambio en la composición accionaria, situación de control o grupo empresarial, así como informar con suficiente antelación sobre cambios significativos negativos en la situación financiera de EL CONTRATISTA.

d. Responder del cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales para con sus proveedores y subcontratistas.

e. Tener los medios de comunicación que permitan ubicar al o los responsables de los servicios, a fin de responder a consultas sobre estados de avance o trabajos de urgencia necesarios.

f. Cumplir con las especificaciones de diseño, calidad e imagen corporativa que establezca LA EMPRESA para los elementos de protección, señalización, carné, vehículos y uniformes que deban suministrarse a los trabajadores de EL CONTRATISTA para el desarrollo del objeto del presente Contrato.

g. En el evento en que EL CONTRATISTA le sea notificado o llegaré a tener conocimiento de la existencia de cualquier acción penal instaurada en su contra o de sus empleados, y que hayan sido derivadas por la ejecución o desarrollo de las labores contenidas en el Contrato, deberá comunicar tal situación a LA EMPRESA dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la notificación o conocimiento. En mérito de lo anterior EL CONTRATISTA suministrará a LA EMPRESA tanto los datos generales del proceso (Despacho de conocimiento, radicación, fecha de la denuncia, nombre del denunciado), como cualquier información complementaria previamente requerida por LA EMPRESA para el ejercicio de sus derechos.

h. Poseer la totalidad de los derechos de propiedad intelectual (derechos de autor y propiedad industrial) precisos para la realización del objeto del Contrato. Por lo anterior, eximirá a LA EMPRESA de toda responsabilidad por las infracciones de la propiedad intelectual en que incurra.

i. Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad industrial y prevención de riesgos, tanto los señalados por la normatividad nacional como los establecidos por el CONTRATANTE.

CLÁUSULA OCTAVA: OBLIGACIONES DE LA EMPRESA.- LA EMPRESA se obliga a:

a. Pagar en las condiciones establecidas en la cláusula quinta, previo el cumplimiento del CONTRATISTA de sus obligaciones.

b. Entregar la información necesaria para la ejecución del objeto contractual. CLÁUSULA NOVENA: GARANTIAS Y PÓLIZAS.- GARANTÍAS: Las garantías podrán consistir en: 1. Póliza de seguros; 2. Fiducia Mercantil en Garantía; o, 3. Garantía Bancaria. Todas ellas expedidas por una entidad o compañía que este legalmente autorizadas para funcionar en Colombia y que sea ampliamente reconocida a nivel nacional o internacional. Como requisito para la ejecución del CONTRATO, en adición a su firma, EL CONTRATISTA deberá constituir a su costa y a favor de LA EMPRESA y entregar a ésta para su aprobación, las siguientes garantías para responder por el cumplimiento de las obligaciones surgidas de dicho CONTRATO:



a) Cumplimiento: para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones que surjan del CONTRATO, por una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del CONTRATO ó sus modificaciones, IVA incluido. Este amparo se otorgará inicialmente por un término igual al plazo del CONTRATO y tres (3) meses más y en todo caso deberá mantener su vigencia hasta la liquidación del mismo.

b) Pago de Salarios y Prestaciones Sociales: por el cinco por ciento (5%) del valor del

contrato ó sus adiciones, IVA incluido. Su vigencia deberá extenderse por el plazo del contrato y tres (3) años más.

c) Calidad del servicio: El valor asegurado del veinte por ciento (20%) del valor del contrato ó sus adiciones y con una vigencia equivalente al término de duración del contrato y un (1) año más.

PARÁGRAFO I: Las garantías deben haberse constituido por EL CONTRATISTA y aprobado por LA EMPRESA y entregadas a ésta, para que aquel pueda comenzar la ejecución del CONTRATO.

PARÁGRAFO II: En el caso en que modificaciones del CONTRATO generen la necesidad de ampliar la vigencia o el valor asegurado de las garantías solicitadas, EL CONTRATISTA deberá presentar como requisito para la ejecución de los mismos, las modificaciones de las garantías y los recibos de pago de las primas correspondientes.

PARÁGRAFO III: Serán de cargo del CONTRATISTA todos los gastos en que incurra para efectos de la expedición de las garantías.

PARÁGRAFO IV: En las garantías deberá aparecer textualmente como beneficiaria: “Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP”. Se debe expedir en formato “A favor de Empresas de Servicios públicos ESP”. Todas las garantías deberán llevar anexo el recibo de pago de la prima, y las condiciones, límites, excepciones y deducibles de las mismas. 8.2. PÓLIZAS DE SEGUROS: Las pólizas deben ser expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia y ampliamente reconocidas nacional o internacionalmente. Como requisito para la ejecución del CONTRATO, en adición a su firma, EL CONTRATISTA deberá constituir a su costa, a favor de sí mismo y entregar a LA EMPRESA para su aprobación a las siguientes pólizas:

a) Responsabilidad civil extracontractual: Por una suma de $300.000.000= mlc, para

responder por los daños o perjuicios que se le puedan causar a LA EMPRESA o a terceros, incluyendo el daño moral y lucro cesante, por causa o con ocasión de la ejecución del CONTRATO, con vigencias anuales durante el plazo del contrato y periodo la liquidación. Para los efectos de esta póliza, LA EMPRESA se considerará como un tercero. EL CONTRATISTA deberá anexar copia de la renovación de la póliza y el recibo de pago correspondiente, cinco días hábiles antes del vencimiento de cada vigencia. No obstante la cobertura del Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual, queda claro y convenido que EL CONTRATISTA será responsable por la totalidad de los perjuicios que ocasione a terceros en el desarrollo de las actividades objeto del CONTRATO.

Las anteriores pólizas deberán ser constituidas por EL CONTRATISTA y aprobadas por LA EMPRESA y entregadas a ésta a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a su suscripción como requisito para la ejecución del CONTRATO. EL CONTRATISTA se obliga a reponer el monto amparado de las pólizas siempre que el mismo se disminuya o se agote por cualquier siniestro, por mora o por incumplimiento parcial. Serán de cargo del CONTRATISTA



todos los gastos en que incurra para efectos de la expedición de las garantías. Todas las pólizas deberán llevar anexo la respectiva constancia de pago de la prima, y las condiciones, límites, excepciones y deducibles de las mismas. CLÁUSULA DÉCIMA: AUTONOMÍA E INDEPENDENCIA LABORAL: Las partes manifiestan que, para la ejecución de este contrato EL CONTRATISTA tiene absoluta libertad y autonomía, siendo por consiguiente de su exclusiva responsabilidad lo referente a las obligaciones laborales, civiles, o comerciales que surjan de cualquier contrato que celebre EL CONTRATISTA con terceros para dicha ejecución. Queda así mismo exonerada LA EMPRESA de cualquier reclamación por concepto de remuneraciones, salarios, prestaciones sociales, incentivos, indemnizaciones, bonificaciones, honorarios, etc., pactados por EL CONTRATISTA para la realización de éste contrato. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA: SUBCONTRATACIÓN: La subcontratación de los trabajos objeto del Contrato, requiere de autorización previa de LA EMPRESA y no libera a EL CONTRATISTA de la obligación de vigilar la actividad del subcontratista y la de responder de su actuación. Adicionalmente, EL CONTRATISTA se compromete a obtener del subcontratista la aceptación previa de todas las obligaciones que se deriven del presente contrato. El CONTRATISTA y los subcontratistas serán solidariamente responsables por sus obligaciones frente a la EMPRESA. Lo anterior podrá ser corroborado en cualquier momento por LA EMPRESA sin que por ello se genere ninguna obligación laboral o contractual alguna entre el subcontratista y LA EMPRESA. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA: CESIÓN DEL CONTRATO.- EL CONTRATISTA no podrá ceder en todo ni en parte el presente contrato sin autorización previa y escrita de LA EMPRESA. PARÁGRAFO I: En el evento que después de celebrado el Contrato, EL CONTRATISTA incurra en una de las causales de inhabilidad, incompatibilidad consignadas en la Ley, el Estatuto de Contratación y en el Código de Buen Gobierno de LA EMPRESA, le será obligatorio cederlo al CONTRATISTA que expresamente autorice LA EMPRESA. PARÁGRAFO II: La cesión estará sometida a la condición de que el cesionario constituya las pólizas y garantías de que trata el presente Contrato a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a la firma del documento de cesión correspondiente. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA: INTERVENTORÍA.- La Interventoría del presente contrato será ejercida por la persona designada por el Vicepresidente Administrativo de LA EMPRESA. El interventor se encargará de coordinar, supervisar y verificar el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el presente Contrato, dando cumplimiento a lo previsto en el Manual de Interventoría de LA EMPRESA, el cual forma parte integral del presente contrato y se encuentra publicado en la página web de LA EMPRESA y que EL CONTRATISTA declara conocer y aceptar. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA: INDEMNIDAD.- En virtud de las obligaciones adquiridas mediante el presente contrato, EL CONTRATISTA defenderá y mantendrá indemne a LA EMPRESA, así como a sus empleados, agentes, asesores, contratistas, de cualquier demanda, acción, obligación, queja, proceso legal, reclamo por cualquier tipo de lesiones o muerte de personas o por pérdida física o daños a la propiedad de terceros, o responsabilidad por causa imputable a EL CONTRATISTA o a la actividad que desarrolla EL CONTRATISTA y los activos que posee, incluyendo cualquier persona empleada o contratada bajo cualquier modalidad, en relación con el cumplimiento del presente Contrato. EL CONTRATISTA se obliga a dejar a salvo a LA EMPRESA y a responder por cualquier suma de dinero o indemnización que se cause por este concepto para lo cual se procederá de la siguiente manera: a. LA EMPRESA pondrá en conocimiento de EL CONTRATISTA la situación con el fin de que

éste pueda acudir en defensa de sus intereses, a través de profesionales idóneos que asuman la representación de LA EMPRESA.



b. Si LA EMPRESA estima que sus intereses no están siendo bien defendidos, podrá requerir al EL CONTRATISTA para que explique la manera y objetivos de la defensa que viene desarrollando, a efectos de que conjuntamente se acuerde la mejor estrategia de defensa, o que si LA EMPRESA lo estima necesario, asuma directamente la misma.

c. En caso de que EL CONTRATISTA injustificadamente no asuma la defensa, LA EMPRESA podrá asumir su defensa, pero el costo de tal actividad será asumida por EL CONTRATISTA.

CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA: RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA.- Correrán por cuenta de EL CONTRATISTA los daños que le sean imputables durante el término de vigencia del Contrato por acción, omisión, operación, error técnico, negligencia o descuido suyo o de cualquiera de quienes integran su equipo de trabajo, bien sean trabajadores, agentes, contratistas, o que tengan cualquier vínculo contractual con EL CONTRATISTA cualquiera que sea la naturaleza de su contrato. De acuerdo con lo previsto por los artículos 2341 y 2342 del Código Civil Colombiano, también correrá por su cuenta cualquier reparación, ordenada legal o judicialmente, por daño o perjuicio causado a un tercero o al personal de LA EMPRESA con ocasión de la ejecución del Contrato. CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA: AFILIACIÓN AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL.- De conformidad con los requisitos exigidos por la Ley 100 de 1993 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, EL CONTRATISTA deberá afiliar a todos los trabajadores que ocupe en la ejecución del presente contrato, al sistema de seguridad social integral, hecho que acreditará con la presentación de una certificación expedida por la persona facultada para tal fin o por su revisor fiscal, en el sentido de encontrarse al día en el pago de los aportes parafiscales y de seguridad social. CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA: CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA.- En caso terminación del Contrato por incumplimiento de cualquiera de las obligaciones adquiridas en virtud del presente Contrato por parte de EL CONTRATISTA y sin que sea necesario requerimiento alguno, EL CONTRATISTA pagará a LA EMPRESA a título de cláusula penal una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del Contrato. Lo anterior sin perjuicio de la legitimación de LA EMPRESA para reclamar la reparación integral del perjuicio causado en lo que exceda del valor de la cláusula penal, o de exigir el cumplimiento de la obligación principal. LA EMPRESA podrá deducir el valor de la cláusula penal establecida en la presente cláusula de cualquier suma que se adeuden o exigirla a EL CONTRATISTA, lo cual es expresamente aceptado desde ya por EL CONTRATISTA. Igualmente LA EMPRESA podrá cobrarse por la vía ejecutiva, con base en el presente contrato y la declaración de LA EMPRESA sobre el incumplimiento. CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA: CLÁUSULA PENAL DE APREMIO.- En caso de retraso en el cumplimiento de sus obligaciones y sin que sea necesario requerimiento alguno, EL CONTRATISTA pagará a LA EMPRESA el punto cinco por ciento ( 0.5 %) del valor total del Contrato, por cada día de retraso hasta que cese el incumplimiento. Si el monto total de las sumas a cargo del CONTRATISTA por razón de esta cláusula penal fuere igual al diez por ciento (10%) del valor total del presente Contrato, LA EMPRESA podrá proceder a poner fin al mismo por incumplimiento dando aplicación a lo previsto en la cláusula anterior. De acuerdo con esto, el valor total de las sumas por concepto de la cláusula penal de apremio no podrán exceder del diez por ciento (10%) del valor total del presente Contrato. CLÁUSULA DÉCIMA NOVENA: PROCEDIMIENTO DE COBRO DE LAS CLASULAS PENALES.- Para la aplicación de cualquier penalización contenido en las dos cláusulas anteriores, LA EMPRESA comunicará a EL CONTRATISTA por escrito la ocurrencia de las situaciones que dan lugar a las mismas con el fin de que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de dicha comunicación EL CONTRATISTA pueda dar explicaciones con el fin de garantizar el debido proceso. Si las justificaciones del CONTRATISTA no son satisfactorias para la EMPRESA, ésta lo comunicará por escrito, dando aplicación a la penalización o retención.



Este procedimiento se aplica a las deducciones o retenciones por incumplimiento en el pago de acreencias laborales y las retenciones por concepto de impuestos o que operen por el ministerio de la ley. CLÁUSULA VIGÉSIMA: TERMINACIÓN ORDINARIA DEL CONTRATO.- El presente de Contrato podrá terminar de forma ordinaria por vencimiento del plazo de ejecución y anticipadamente por las siguientes causas sin necesidad de declaración judicial o extrajudicial alguna:

a. Cuando por fuerza mayor o caso fortuito no se pueda realizar el objeto en el tiempo establecido, y el plazo para adecuar el Contrato a las nuevas circunstancias y reanudar su ejecución no convenga a los intereses de alguna de las Partes.

b. Por incapacidad financiera de EL CONTRATISTA, que se presume cuando le sea notificado

el auto de apertura del trámite de liquidación obligatoria, por insolvencia empresarial, se le abra concurso de acreedores o sea intervenido por autoridad competente, se atrase en el pago de salarios o prestaciones sociales de sus trabajadores o sea embargado judicialmente, a menos que se trate de los eventos previstos en el artículo 16 de la 1116, en cuyo caso, no habrá lugar a la terminación del presente Contrato.

c. Por disolución de la persona jurídica.

d. Por mutuo acuerdo entre las partes.

e. LA EMPRESA podrá dar por terminado el presente contrato en cualquier momento para lo

cual, dará un aviso al CONTRATISTA con TRES (3) meses de antelación a la fecha en que desee hacer efectiva la terminación. Esta terminación no dará lugar a indemnizaciones de ninguna clase. En este evento, LA EMPRESA pagará al CONTRATISTA por los servicios efectivamente prestados hasta la fecha en que se haga efectiva la terminación anticipada del contrato.

PARÁGRAFO I: La terminación anticipada del presente Contrato por estos eventos, no dará derecho a las Partes a indemnizaciones o reclamaciones de ninguna naturaleza, ni a ajustes o devoluciones del Precio pagado. CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA: TERMINACIÓN POR INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATISTA.- Habrá lugar a la terminación del presente Contrato en los siguientes eventos, los cuales se considerarán como incumplimiento de EL CONTRATISTA:

a. En caso que el valor total de las sumas por concepto de la cláusula penal de apremio exceda el diez por ciento (10%) del valor total del presente Contrato.

b. Si la calidad de los bienes / servicios aquí contratados no son aceptables a juicio de LA EMPRESA.

c. Que durante la ejecución del contrato sea incluido en las listas OFAC (Clinton) y ONU.

d. Por cualquier otro incumplimiento grave de EL CONTRATISTA a juicio de LA EMPRESA.

e. El incumplimiento del acuerdo de confidencialidad.

PARÁGRAFO I.- En caso que se produzca un incumplimiento de cualquiera de las obligaciones de EL CONTRATISTA pactadas en el presente Contrato, que dé lugar a la terminación del presente Contrato, EL CONTRATISTA estará automáticamente obligado a pagar a LA EMPRESA la pena, establecida en la cláusula penal del presente Contrato, sin perjuicio del pago de los demás perjuicios que excedan esta suma a los que haya lugar. En este caso, las Partes renuncian



expresamente al requerimiento exigido en el artículo 1595 del Código Civil para ser constituido en mora y el presente Acuerdo prestará mérito ejecutivo en contra de la Parte incumplida a partir del día hábil siguiente a su terminación.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA: COMPENSACIÓN Y DERECHO DE RETENCIÓN.- EL CONTRATISTA autoriza expresamente a que se le deduzca en cualquier momento y de cualquier suma que le adeude LA EMPRESA (facturas o cuentas de cobro), sumas de dinero que le deba a LA EMPRESA por concepto de los daños sufridos por ésta o que ésta haya reconocido a terceros, multas aplicadas a LA EMPRESA por autoridades administrativas o judiciales con ocasión de acciones u omisiones del CONTRATISTA, penalizaciones por incumplimientos, o sumas de dinero pagadas por LA EMPRESA que estuviera debiendo por cualquier obligación suya que hubiere sido cancelada por LA EMPRESA, con ocasión de la relación jurídica que surja del presente contrato, lo cual es autorizado desde ya por el CONTRATISTA con la suscripción del presente Contrato. Toda penalización será exigible para el pago al día siguiente a la expedición de la comunicación de aplicación de la misma. Transcurrido dicho plazo sin que se hubieran realizado lo pagos, se causarán intereses de mora. El Contrato suscrito, junto con la comunicación de aplicación de la penalización o la constancia de pago por cuenta del CONTRATISTA prestará mérito ejecutivo, por contener una obligación clara, expresa y exigible a cargo del CONTRATISTA. El CONTRATISTA, renuncia desde ya a cualquier requerimiento judicial o extrajudicial para ser constituido en mora. CLAUSULA VIGÉSIMA TERCERA: IMPUESTOS.- Los impuestos que se causen con ocasión de la celebración del presente Contrato estarán a cargo de quien, conforme las leyes, ordenanzas departamentales y acuerdos municipales colombianos vigentes, sea considerado como sujeto pasivo de la respectiva obligación. El estricto cumplimiento de los deberes formales asociados a los impuestos que se originen por la celebración del presente Contrato y la práctica de las retenciones que resulten aplicables, será de responsabilidad de la parte que resulte obligada conforme se prevea en las leyes, ordenanzas departamentales y acuerdos municipales colombianos vigentes. Las partes se comprometen a suministrar la información y documentación soporte que resulte necesaria para la correcta determinación de sus obligaciones tributarias. CLÁUSULA VIGÉSIMA CUARTA: FUERZA MAYOR Y CASO FORTUITO.- Todo evento de fuerza mayor y caso fortuito deberá ser comunicado por cualquiera de las partes a la otra parte en un plazo máximo de 24 horas. Los plazos de entrega establecidos se prolongarán por un periodo equivalente al tiempo que dure la causa de fuerza mayor o caso fortuito. Por Fuerza Mayor o Caso Fortuito se entenderá cualquier hecho o evento que impida la ejecución total o parcial del Contrato, que no pueda ser superado realizando diligencias razonables por la parte afectada, sus empleados, subcontratistas o suministradores y que no haya sido provocado por la acción u omisión negligente de la parte afectada. Todos los casos en los que se alegue Fuerza Mayor o Caso Fortuito deberán tener las condiciones y requisitos señalados por la ley y jurisprudencia colombiana para que sean catalogados como tales. Si la ejecución del Contrato fuere retrasada o se encontrare suspendida por más de treinta (30) días por cualquier evento de Fuerza mayor o Caso Fortuito, las Partes se reunirán para examinar de común acuerdo los términos y condiciones de la continuación de la ejecución del Contrato. Si no hubiere acuerdo entre las partes dentro de los treinta (30) días de inicio de las reuniones, cualquiera de ellas podrá notificar por escrito a la otra la rescisión del Contrato en los términos y condiciones aquí estipulados.



CLÁUSULA VIGÉSIMA QUINTA: ARREGLO DIRECTO.- Las Partes acuerdan que en el evento en que surjan diferencias entre ellas, por razón o con ocasión del presente Contrato, buscarán mecanismos de arreglo directo, tales como la negociación directa o la conciliación. Para ese efecto, las partes dispondrán de un término de treinta (30) días hábiles contados a partir de la fecha en que cualquiera de ellas haga una solicitud en tal sentido. Dicho término podrá ser prorrogado por mutuo acuerdo.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SEXTA: LEGISLACIÓN APLICABLE.- El presente contrato se rige por el Estatuto de Contratación y el Manual de Interventoría de LA EMPRESA, los Códigos de Civil y de Comercio, así como por las disposiciones especiales que les sean aplicables por la naturaleza de la actividad de LA EMPRESA. CLÁUSULA VIGÉSIMA SÉPTIMA: LIQUIDACIÓN.- El contrato se liquidara dentro de los tres (3) meses siguientes a su terminación. Con tal fin, LA EMPRESA citará al CONTRATISTA a una reunión. En el evento en que EL CONTRATISTA no comparezca a la reunión que se fije para efectos de determinar la liquidación del contrato, LA EMPRESA remitirá el proyecto de liquidación a la dirección indicada en el presente Contrato y en caso de no recibirse objeciones dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su envío, el proyecto de liquidación se entenderá aprobado. CLÁUSULA VIGÉSIMA OCTAVA: DOCUMENTOS.- Forman parte integral de este contrato: 1) El Estatuto de Contratación de LA EMPRESA. 2) El Manual de Interventoría de la EMPRESA. 3) La Oferta del CONTRATISTA de fecha ______________. 4) la orden de inicio del contrato. 5) acuerdo de confidencialidad. 6) Las actas y demás documentos que durante la ejecución del contrato se firmen por LA EMPRESA y/o sus delegados y EL CONTRATISTA. PARÁGRAFO: Todos los documentos de este Contrato obligan jurídicamente y cualquier elemento que figure en ellos obligará como si se contemplara en el Contrato. En caso de contradicción entre ellos, prevalecerán las estipulaciones contenidas en el Contrato y en lo no previsto en éste, se aplicarán los documentos enunciados en la presente cláusula en el orden establecido. CLÁUSULA VIGÉSIMA NOVENA: COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES.- Las partes responderán las solicitudes que se hagan, dentro de los ocho (8) días calendario siguientes a su recepción. Todas las notificaciones requeridas bajo este Contrato deberán ser efectuadas por escrito y se considerarán comunicadas en la fecha en la que sean entregadas personalmente o enviadas por correo electrónico a la otra Parte a la dirección siguiente: EL CONTRATISTA: Dirección: Atención: Teléfono: E-mail: LA EMPRESA Dirección: Atención: Teléfono: E-mail: En todo caso, las Partes podrán modificar la dirección o direcciones designadas para su notificación, previa información escrita a la otra Parte con quince (15) días hábiles de antelación al cambio de la dirección previamente designada.



CLAUSULA TRIGÉSIMA: CONFIDENCIALIDAD.- EL CONTRATISTA deberá tratar los detalles del presente Contrato de manera privada y confidencial, excepto si el grado de necesidad para ejecutar las obligaciones derivadas del mismo así lo requiere, pero siempre bajo los parámetros establecidos por las leyes aplicables. EL CONTRATISTA no podrá publicar, permitir que sea publicado, o divulgar cualquier información sobre el desarrollo de este Contrato y temas conexos al mismo, sin la autorización previa y expresa de LA EMPRESA. Será de propiedad de la EMPRESA toda información que se generare con motivo u ocasión del presente contrato, relacionada directa o indirectamente con el mismo o con LA EMPRESA, cualquiera sea su origen y los medios utilizados para fijarla o guardarla, trátese de medios escritos, magnéticos, computacionales o cualquier otro ahora existente o que existiere en el futuro Las Partes reconocen de manera expresa, la naturaleza confidencial de la información que ha circulado y que circulará en relación con el presente Contrato y sus contratos relacionados (la “Información”) y garantizan que ésta será recibida bajo un deber estricto de confidencialidad, con el único propósito de suscribir, negociar y ejecutar el presente Contrato y sus contratos relacionados, y se comprometen a que la Información no será revelada, en todo o en parte, a ninguna persona, salvo a las Personas Autorizadas (como se define más adelante). Los directores, representantes, empleados y asesores financieros, legales y comerciales autorizados por las Partes se entienden como las “Personas Autorizadas” y en tal consideración, estas personas tendrán acceso a la Información bajo los parámetros de absoluta confidencialidad acordados mediante la suscripción de este Contrato. No se considerará confidencial, bajo los términos de este Contrato: (i) toda aquella Información que al momento de ser revelada ya sea de dominio público, o que, luego de dicha revelación, devenga de dominio público por causa no imputable a las Partes, sus directores, representantes, empleados y asesores financieros, legales y comerciales autorizados; o (ii) que las partes o las Personas Autorizadas hayan obtenido sin obligarse a guardar en reserva de fuente distinta de las Partes; o (iii) cuya divulgación sea requerida de acuerdo con las leyes vigentes.

CLAUSULA TRIGÉSIMA PRIMERA: REQUISITOS DE EJECUCION.- El presente Contrato requiere para su ejecución: (i) La constitución de las garantías y de las pólizas exigidas en el presente Contrato por parte del CONTRATISTA, su aprobación por parte de LA EMPRESA; (ii) La designación del Interventor; y (iii) la orden de inicio.

CLÁUSULA TRIGÉSIMA SEGUNDA: MODIFICACIONES.- El presente Contrato solamente podrá ser modificado de común acuerdo por los representantes legales de las Partes o sus apoderados designados para tal efecto. Toda modificación deberá cumplir con las instancias establecidas por el Estatuto de Contratación de LA EMPRESA, debe estar debidamente acordada por las Partes, debe constar por escrito y sin dicha formalidad se reputará inexistente.

CLÁUSULA TRIGÉSIMA TERCERA: ANEXOS.- Hacen parte integral del presente Contrato los siguientes documentos: (Incluir en caso que aplique)

Anexo No. 1

Anexo No. 2

Anexo No. 3

Anexo No. 4

Anexo No. 5



Anexo No. 6

CLAUSULA TRIGÉSIMA CUARTA: DECLARACIONES.- Con la firma del presente contrato EL CONTRATISTA reitera que no se encuentra incurso en una de las causales de inhabilidad o incompatibilidad de conformidad con lo previsto en la Ley, el Estatuto de Contratación de la Empresa, ni el Código de Buen Gobierno de LA EMPRESA. De igual manera manifiesta que la firma no está impedida para contratar con LA EMPRESA por situaciones de relaciones comerciales o de parentesco con quienes ostentan la calidad de administradores de LA EMPRESA. Manifiesta no encontrarse en las listas OFAC (Clinton) y ONU; así mismo, los miembros de la Junta Directiva o Junta de Socios, los Representantes Legales y el Revisor Fiscal, tampoco se encuentren en dichas listas. Manifiesta no tener procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre en calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá. Manifiesta conocer las Políticas Corporativas del Grupo de Energía de Bogotá, los Diez Principios universales del Pacto Global de las Naciones Unidas suscritos por LA EMPRESA, así como la Circular No. 0002 del 29 de abril de 2010, expedida por la Secretaría General de la Empresa, y la circular 001 del 21 de enero de 2011, emitida por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, el código de ética, el código de buen gobierno. CLÁUSULA TRIGÉSIMA QUINTA: AMBIENTAL: EL CONTRATISTA dará cumplimiento a la normatividad ambiental aplicable a las actividades objeto de este contrato y propenderá por la protección del medio ambiente. En consecuencia, EL CONTRATISTA adoptará las medidas preventivas oportunas que dictan las buenas prácticas de gestión ambiental, tales como manejo sanitario, almacenamiento y manejo adecuado de productos químicos y mercancías o residuos tóxicos y peligrosos; prevendrá fugas, derrames, contaminación del suelo, aire, agua, flora o fauna, emisiones de polvo u otras sustancias; vertidos incontrolados, así como la disposición inadecuada de residuos sólidos. EL CONTRATISTA adoptará y ejecutará planes para atender las emergencias y reparar los daños que ocasione con la ejecución de este contrato; informará a LA EMPRESA y a las autoridades ambientales por cualquier incidente de carácter ambiental por él causado, reservándose LA EMPRESA el derecho de exigir sobre el mismo las acciones y los gastos que se originen por incumplimiento de dichas obligaciones. En caso de que se produzca un incidente ambiental, cualquiera que sea, EL CONTRATISTA será responsable de prevenir, remediar, mitigar o compensar el daño ambiental por el causado. En todo caso, para la ejecución del objeto del contrato EL CONTRATISTA deberá tramitar todos los permisos, autorizaciones, concesiones, planes de manejo o licencias ambientales necesarios, y por tanto no adelantará ninguna actividad que los requiera, hasta tanto cuente con el respectivo instrumento legal ambiental que lo habilite para su ejecución. Teniendo en cuenta que EL CONTRATISTA será el único ejecutor material de la actividades que comprenden el objeto del contrato, será el responsable de las mismas, y por lo tanto, mantendrá indemne a LA EMPRESA de cualquier obligación contraída en este contrato o realizadas en desarrollo del mismo, directamente o por subcontratistas, así como de los efectos que resultaren del incumplimiento de la normatividad ambiental, de daños al medio ambiente o derivados de ellos. Lo anterior sin perjuicio de la obligación de indemnizar a terceros que resultaren perjudicados con ocasión del incumplimiento, asimismo asumirá la defensa y los costos de los procesos iniciados



contra LA EMPRESA con ocasión de tales reclamaciones y pagará las multas y/o sanciones que se produzcan por el incumplimiento de la legislación ambiental o la producción del daño. Por ello, se entienden incluidos en el presente contrato los costos derivados del cumplimiento de las normas ambientales. EL CONTRATISTA deberá contar con personal competente para ejecutar las actividades que generen impactos al medio ambiente y le brindará la capacitación y sensibilización sobre los aspectos ambientales específicos de las actividades a ejecutar. CLÁUSULA TRIGÉSIMA SEXTA. DOMICILIO.- Para todos los efectos legales, el domicilio de la EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP, es la carrera 9 No. 73 – 44 piso 6° Bogotá D.C., y el del CONTRATISTA _______________________ Para constancia se firma en Bogotá D.C., a los

Por LA EMPRESA, Por EL CONTRATISTA,

(Nombre y cargo de la persona que maneja el presupuesto de cada área) certifico que en la Orden Interna _______ existe presupuesto para amparar este contrato.



ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Entre los suscritos a saber, (nombre del facultado para contratar), mayor de edad, vecino de Bogotá, D.C., identificado con la cédula de ciudadanía Nº (número del documento de identificación) de Bogotá, quien en su calidad de (cargo del facultado para contratar) y de conformidad con el poder conferido mediante escritura pública No (número de la escritura pública) de la Notaría 36 de Bogotá D.C., del (fecha del otorgamiento de la escritura), obra en nombre y representación de la EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP, sociedad con domicilio en Bogotá, D.C., transformada en empresa de servicios públicos como sociedad por acciones, mediante escritura pública N° 0610 de la Notaría Veintiocho (28) de Bogotá, D.C., del 3 de junio de 1996, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá, el 5 de julio de 1996 bajo el N° 544661, del Libro IX, con matrícula mercantil N° 715138, por una parte y que en el texto de este contrato se denominará LA EMPRESA, y de la otra, (nombre del representante legal del contratista), mayor de edad, vecino de (ciudad de la que es vecino el representante legal), identificado con la cédula de ciudadanía No. (número del documento de identificación) de (ciudad de expedición del documento de identificación), en su calidad de (calidad del representante legal), actúa en nombre y representación de la firma (nombre de la sociedad), identificada con el Nit No. (número del Nit) que en adelante se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el siguiente Acuerdo de Confidencialidad, previas las siguientes

CONSIDERACIONES

1. Que LA EMPRESA el ___ de _____ de ___ envió invitación (en caso de solicitudes privadas y especiales) a varias [personas jurídicas y naturales] incluyendo a EL CONTRATISTA con el fin que presentaran ofertas para [indicar] (la “Invitación”).

2. Que EL CONTRATISTA el __ de ___ de ____ presentó oferta en los términos del

documento de solicitud de ofertas.

3. Que EL CONTRATISTA resultó seleccionado dentro del proceso como resultado de las evaluaciones jurídicas, técnicas y económicas conforme a lo cual, LA EMPRESA envió la carta de aceptación de su oferta de fecha XXX a EL CONTRATISTA.

4. Que el Comité de Contratación y Presidencia en su sesión de XX recomendó la celebración

de este contrato.

5. Que LA EMPRESA va a tener que revelarle a EL CONTRATISTA mutuamente determinada información que cada una considera confidencial y/o de su total propiedad, relacionada con su estrategia comercia para llevar a cabo la Transacción Proyectada la cual se define como (INCLUIR DEFINICIÓN DE ACUERDO CON EL PROYECTO);

6. Que con el fin de proteger la Información Confidencial (como se define mas adelante), las Partes se comprometen y aceptan someterse a las disposiciones del Acuerdo;

7. Que por lo tanto, y considerando las premisas que son incorporadas a este Acuerdo, las mutuas promesas contenidas en el mismo y con el fin de estar legalmente obligadas, las Partes acuerdan por el presente:

1. OBJETO: El presente Acuerdo entre las Partes tiene por objeto proteger y mantener la confidencialidad de la Información que de tiempo en tiempo intercambie LA EMPRESA en desarrollo de las discusiones y análisis a fin de considerar la posibilidad de llevar a cabo la Transacción Proyectada, en especial lo relacionado con cualquier análisis, recopilación, estudio, informe, negociación y cualquier otro



documento y/o información que EL CONTRATISTA, sus asesores o representantes reciban de LA EMPRESA. PARAGRAFO: Cada Parte determinará a su absoluta discreción que información será suministrada a la otra Parte. Es entendido y aceptado por las Partes que el hecho de firmar el presente Acuerdo no les da derecho, en ningún momento, a exigir a la otra parte el suministro de información. 2. DEFINICIONES: Los términos utilizados en el texto del presente Acuerdo se deberán entender en el sentido corriente y usual que ellos tienen en el lenguaje técnico correspondiente o en el natural y obvio según el uso general de los mismos, a menos que se especifique de otra forma en el presente Acuerdo. Los términos en mayúscula tendrán el significado que se les asigna a continuación. Los términos que denoten singular también incluyen el plural y viceversa, siempre y cuando el contexto así lo requiera. “Información Confidencial - Información” – significa cualquier información, (a) transferida por escrito, (b) transferida verbalmente (y confirmada por escrito dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes), (c) conocida por la transferencia de equipos, sistemas o elementos, (d) por la el acceso a Información como aquella que es contenida en base de datos, (e) por presentación oral o visual o (f) de cualquier otra forma tangible, incluidos los mensajes de datos según este término se define en la legislación colombiana, y claramente marcada como “De Propiedad”, “Confidencial” o cualquier otra marca similar, junto con notas, análisis, hojas de trabajo, compilaciones, comparaciones, estudios o cualquier otro documento preparado por las Partes el cual contenga, refleje, estén basadas en o son generadas por tal Información Confidencial. Para todos los efectos, la Información debe ser considerada como secreto empresarial y, en consecuencia, la misma está protegida por este Acuerdo y por lo establecido en la legislación aplicable a los secretos empresariales. No obstante lo anterior, los siguientes ejemplos no se considerarán “Información Confidencial” para efectos de este acuerdo: (i) Información conocida por las Partes antes de ser revelada bajo este Acuerdo, sin que la

misma estuviese sujeta a ninguna obligación de confidencialidad. (ii) Información que es o se vuelve de acceso y/o conocimiento público de manera diferente a la

de ser revelada directa o indirectamente por la Parte obligada a mantener la confidencialidad de la misma en virtud de la celebración de este Acuerdo.

(iii) Información que está o se vuelve disponible para una de las Partes en una manera no confidencial, de una fuente diferente a la otra Parte o cualquiera de sus Afiliadas, con tal de que tal fuente haya indicado y demostrado a la Parte que no está limitado u obligado a ningún acuerdo de confidencialidad.

La obligación de probar estas excepciones esta a cargo de la Parte que las alegue. “Afiliada” - La afiliada a una de las Partes significa cualquier persona natural o jurídica, ya existente o que se constituya en el futuro, que directa o indirectamente controla, es controlada o está bajo un control común con esa “parte”. Una persona controla a otra persona si posee, o está habilitada a poseer, directa o indirectamente, de manera diferente a una garantía, más del 50% de sus derechos de voto, ingresos, o capital. “Persona” - Incluye sin limitación cualquier individuo, sociedad comercial o cualquier otro tipo de entidad jurídica.



3. USO DE LA INFORMACION CONFIDENCIAL: Las Partes intercambiarán Información Confidencial con el objeto de prestar el servicio de outsourcing de nómina y servicios asociados para las empresas EEB S.A. ESP y TGI S.A. ESP. 4. CONFIDENCIALIDAD: Las Partes firmantes se comprometen a no usar indebidamente la Información Confidencial y a mantener la Información que reciban de la otra en estricta confidencialidad, y no la revelarán, publicarán o darán a conocer, total o parcialmente, a ninguna persona diferente de (a) sus empleados, CONTRATISTAS o Afiliados que específicamente necesiten conocerla para poder asistir en las discusiones relevantes a las negociaciones entre las Partes; y (b) cualquier otra persona siempre que la misma este autorizada por escrito por la Parte reveladora de la Información. Cada una de las Partes será responsable del cumplimiento de este Acuerdo por parte de sus empleados, directores, CONTRATISTAS o Afiliados. Este Acuerdo se considerará automáticamente derogado por la celebración entre las Partes de un contrato definitivo que incorpore las provisiones de confidencialidad descritas en este documento. Para efectos de la presente cláusula, se considera como indebido cualquier uso que se le dé a la Información Confidencial distinto del indicado en la Cláusula 3 anterior. El uso indebido o la revelación de la Información Confidencial serán considerados como competencia desleal y la Parte incumplida quedará sujeta a las sanciones legales respectivas. De igual forma, constituirá competencia desleal y violación del presente Acuerdo la realización de los actos que se indican en el artículo 262 de la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina y las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen. 5. CONFIDENCIALIDAD DE LAS NEGOCIACIONES: Ninguna de las Partes podrá, sin previa autorización escrita de la otra Parte, informar a persona alguna el hecho de que se le ha suministrado, hecho disponible o ha revisado alguna parte de la Información protegida por este Acuerdo. 6. REVELACION OBLIGADA: En caso de que cualquiera de las Partes, sus directores, empleados, Afiliados o CONTRATISTAes, sea requerido legalmente a revelar alguna porción de la Información obtenida de la otra Parte, informará inmediatamente y por escrito a la otra Parte de dicho requerimiento, con el fin de otorgarle a la otra Parte suficiente tiempo para que busque una solución alterna, o para que declare que las Partes renuncian temporalmente al cumplimiento de los términos de este Acuerdo, renuncia que no puede ser negada sin justificaciones razonables. En todo caso, la Parte se compromete a solo entregar aquella porción de la Información que esté legalmente requerida, y de hacer todo lo posible para obtener garantía de que a la Información entregada se le dará manejo de confidencialidad. 7. TERMINACION DEL ACUERDO Y DEVOLUCION DE LA INFORMACIÓN: 7.1. Sin perjuicio de lo establecido en la cláusula segunda del presente Acuerdo, el término de duración del presente Acuerdo será de tres (3) años contados a partir de la firma del Acuerdo. No obstante lo anterior y conforme con lo estipulado en la cláusula cuarta del Acuerdo, el Acuerdo terminará automáticamente en el evento en que las Partes celebren un contrato definitivo que incorpore las provisiones de confidencialidad establecidas en el presente Acuerdo. 7.2. Las Partes se comprometen a devolver y/o a destruir, inmediatamente reciban comunicación escrita de la contraparte en ese sentido, toda la información recibida (incluyendo la Información Confidencial, notas, análisis, memorándums, datos de computador o cualquier otro trabajo



elaborado por la parte solicitante) sin mantener en su poder ningún tipo de copia de esa Información. La Parte solicitante podrá exigir la entrega de una certificación firmada por el representante legal de la contraparte garantizando la destrucción o la devolución completa de la Información suministrada. Las obligaciones contenidas en la cláusula 4 de este Acuerdo sobrevivirán cualquier devolución o destrucción requerida de la Información. 8. NEGOCIACIONES: Las Partes acuerdan y entienden que el propósito de este documento es netamente el de confidencialidad de la Información intercambiada, y que no los obliga o limita a efectuar futuras negociaciones, acuerdos o relaciones comerciales entre ellas, ni a ejercer sus derechos o exigir el cumplimiento de las obligaciones derivadas de cualquier otro contrato celebrado entre las Partes. Nada de lo expuesto en este Acuerdo debe implicar o crear una relación de exclusividad entre las Partes o limitar a alguna de las Partes a aprovechar oportunidades comerciales con terceros con tal de que se cumpla con todas las disposiciones de confidencialidad descritas en este documento. 9. RENUNCIAS: Ninguna omisión o demora de cualquiera de las Partes en el ejercicio de cualquier derecho, facultad, acción o recurso bajo este Acuerdo podrá ser considerada como una renuncia al mismo, ni el ejercicio particular o parcial de cualquiera de dichos derechos, facultades, acciones o recursos impedirá el ulterior ejercicio del mismo o de cualquier otro derecho, facultad, acción o recurso. 10. CESION: Este Acuerdo no puede ser cedido parcial ni totalmente por ninguna de las Partes sin la previa autorización escrita de la otra Parte. No obstante lo anterior, las Partes podrán ceder el presente Acuerdo a sus Afiliadas sin necesidad de consentimiento previo de la otra Parte. 11. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA:

En caso de incumplimiento del presente acuerdo por parte de EL CONTRATISTA, o por el incumplimiento de alguna obligación que lesione de manera grave los intereses de LA EMPRESA, EL CONTRATISTA pagará a LA EMPRESA a título de pena, y por el solo hecho del incumplimiento, sin necesidad de reconvención judicial previa para constituir en mora a ___________, una sanción por una suma igual a CIEN MILONES DE PESOS ($100.000.000=) MLC. En todo caso LA EMPRESA podrá exigir el cumplimiento de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA y reclamar los perjuicios moratorios ocasionados o bien, dar por terminado el presente Acuerdo. Dichas sumas serán canceladas dentro de los treinta (30) días siguientes al incumplimiento declarado por LA EMPRESA, para lo cual EL CONTRATISTA autoriza a LA EMPRESA para cobrarse por la vía ejecutiva, para lo cual este documento prestará mérito ejecutivo.

12. LEY APLICABLE La interpretación y ejecución del presente Acuerdo se regirá por las leyes colombianas.



13. ACUERDO COMPLETO: Este Acuerdo, incluyendo sus anexos, constituye el Acuerdo en su totalidad y anula y reemplaza cualquier acuerdo, negociación, o representación previa, escrita o verbal, sobre este tema. Este Acuerdo solo podrá ser modificado o cambiado por intermedio de un instrumento escrito firmado por los Representantes Legales de ambas Partes. 14. ALCANCE: El hecho de la celebración del presente Acuerdo no impone a ninguna de las Partes la obligación de comprar, vender, otorgar licencia, transferir tecnología, servicios o productos. Este Acuerdo no constituye una agencia o asociación de ninguna clase entre las Partes. En constancia de lo anterior se firma a los _____ días del mes de _____ de 20__ en dos originales de igual tenor y fecha, quedando un ejemplar en poder de cada parte. _______________________ (INSERTAR NOMBRE REP LEGAL) Representante legal Empresa.-

_______________________ (INSERTAR NOMBRE REP LEGAL) Representante legal EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. E.S.P.

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