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Orientaciones estratégicas para teletrabajo en Notarías
UNIÓN COLEGIADA DEL NOTARIADO COLOMBIANO“U.C.N.C.”
Abril 2020
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Orientaciones para el teletrabajo en Notarías
Teniendo en cuenta las medidas de contingencia adoptadas por el Gobierno Nacional através del Decreto #457 de 2020 y las precisas directrices de la Superintendencia deNotariado y Registro - SNR expuestas en la Circular #04 de 2020 y en la Resolución#2948 de 2020 para contrarrestar la emergencia sanitaria, se hace necesario establecerherramientas que garanticen de forma idónea la ejecución de labores del entornoNotarial en modalidad remota o teletrabajo para los casos en los que nos ea posible elservicio en la sede Notarial.
Por lo anterior, la “U.C.N.C.”, propone las siguientes orientaciones
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Visión estratégica
• Establecer objetivos claros encaminados a acciones de modernización.
• Digitalización de funciones.• Uso de firma digital.• Uso de video-comunicaciones.
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Equipo líder
• Seleccionar un líder o comisión de teletrabajo.
• Desarrollo de perfiles.• Tareas aptas para el
teletrabajo.• Capacitaciones necesarias.
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Identificar áreas y puestos para el teletrabajo
• Identificar las áreas y puestos que son susceptibles al teletrabajo.
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Evaluación del trabajo
• Distribución justa y equitativa de las cargas de trabajo.
• Establecer esquema de evaluación.
• Cualitativas y cuantitativas.• Establecer informes y
reportes periódicos.
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Cambio Organizacional
• Gestionar el cambio.• Adaptarse al cambio de paradigma
laboral• Orientación a resultados.• Trabajar por objetivos.• Incentivar el uso de tecnologías
digitales.
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Seguridad de la información
• Aplicar protección de datos personales.
• Tener acceso a los datos exclusivamente para cumplir temas laborales.
• Cumplir medidas de seguridad.• No ceder a terceros la información
Tenga en cuenta que en el teletrabajo debe ser más riguroso en el control de la información, para lo cual debe:
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RECOMENDACIONES TÉCNICAS PARA EL TELETRABAJO
• Conectividad• Conferencias y colaboración
en línea• Herramientas de acceso
remoto• Hardware
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Conectividad
• Contar con una conexión a Internet estable
• Se recomienda uso de conexión cableada de 5 MB
• Evite el uso de datos de celular
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Conferencias y colaboración en línea
Para realizar reuniones haga uso de herramientas de conferencia como:
• Skype
• MS Teams
• Hangout
• Zoom
Estas herramientas permiten compartir documento o realizar presentaciones en grupo.
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Herramientas de acceso remoto
Para conectarse a computadoresy trabajar con aplicativos oinformación ubicada dentro dela Notaría y no puede sercopiada haga uso deherramientas como:
• AnyDesk• TeamViewer
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• Procesador: Core i3 o superiores, AMD A10, Ryzen3 o superiores.
• Memoria RAM Mínimo: 4GB• Disco Duro Mínimo: 500GB
Recomendaciones de Hardware
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Otras sugerencias
• Diadema con micrófono.• Silla que permita desarrollar
adecuadamente la labor. • Escritorio o mesa. • Condiciones adecuadas en cuanto a
lo ambiental, iluminación, atmosféricas y sonoras.