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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION
PROFESIONAL TECNICA
CONALEP VENUSTIANO CARRANZA 1
CONTROL DE AGENDA DE TRABAJO
PROFESOR: JAIME NIEVES B.
Estas listas contienen elementos que agregas periódicamente con cosas que
quieres hacer o tener en cuenta. Por ejemplo, libros que debes leer, o cursos
que quieres hacer. Son listas muy poderosas porque mantienen organizadas
tus “asignaturas pendientes”, sin que estas se mezclen con tus tareas
centrales. Además puedes consultarlas cuando las necesitas.
Para manejar estas listas, uso diferentes archivos de texto y los guardo en
dropbox.
Esta lista es una de las mas poderosas que conozco. Generalmente,
manejo proyectos que repiten los mismos pasos, es decir que siguen una
estructura de funcionamiento similar. Entonces mantengo listas con
estructuras predefinidas, que sirven para proyectos similares. Para ello
creo una plantilla de proyecto con Omni Focus y le asigno el estado
“pendiente”. Cuando usarla hago una copia de esta estructura y
trabajo sobre ella : le cambio el estado a “activo”, y me manejo con la
copia sin modificar la plantilla de base.
No es necesario usar omni focus para manejar plantillas de proyectos.
Puedes crear un documento o archivo de texto con la guía de pasos a
seguir y usarlo como referencia cuando lo necesites.
Por ejemplo puedes hacer plantillas para actividades como prepararte
para un viaje de negocios, preparar las vacaciones familiares, escribir
tus rutinas matinales y vespertinas, un calendario de pago de deudas
mensuales, etcétera.
Las listas son la mejor ayuda para ver donde estas preparado de donde
vienes y que tratas de ser en tu vida profesional y personal.
Hoy celebramos con gran jubilo el día de las secretarias. Gracias a
ellas los jefes pueden descargarse de parte de su trabajo y asignarles
tareas tan importantes como manejar su agenda personal.
Ser secretaria es una ocupación tradicionalmente femenina aunque
ha cambiado con el tiempo, lo que se debe, en buena medida a las
tareas que implica su ejercicio.
Ellas son las encargadas de ordenar en la oficina el trabajo de día a
día de plantar reuniones, atender el teléfono y asistir a sus superiores.
Actualmente el rol de la secretaria es muy amplio y exige de
mucha preparación y estudios.
Ellas deben abarcar el campo de la computación, la
administración y, en muchos casos, el manejo de varios idiomas.
Preparar la agenda del día para el director, sus actividades y
encender todo lo del departamento son las tareas esenciales de
efres. “a veces hay que tomar decisiones cuando el jefe no esta.
No se pueden dejar las cosas en el aire”, agrego tras considerar
que las secretarias deben conocer la trayectoria de sus jefes y que
harían ellos en determinados casos.
La labor de secretaria permite una compenetración tal con los
superiores y demás empleados que salima con mas de 15 años de
haberse separado de sus compañeros de coacte, aun mantiene
muy buenas relaciones con muchos.
En la secretaria general de la suprema corte de justicia existe un
empleo fiel de lo que os ser secretaria. Se trata de Crimilda acosta
de subero, quien ingreso aquí en 1967.
Actualmente maneja todos los expedientes y documentos
relacionados con el mas alto tribunal y ser presidente y constituye el
departamento por donde en algún momento para todos los casos
que se manejan a nivel nacional.
Ser secretaria es tener vocación de servicio, ser sicóloga, tener una
excelente relación humana y sobre todo, tener mucha paciencia. La
secretaria es la mano derecha del jefe, y sin ella no podría funcionar
correctamente. La secretaria es quien siempre da la cura.
Actualmente ser secretaria no se limita a contestar el teléfono y
agendar reuniones para los jefes. Estas profesionales deben además
de tener capacidad de servicio, solucionar los problemas que
enfrentan sus superiores constantemente. Las entrevistadas coinciden
en que hay que saber discernir y no presentar a los jefes los problemas,
si no la solución
• Debe tener excelente ortografía y redacción
• Ser honrada, responsable y organizada.
• Tratar con afabilidad a las personas sin importar quien sea.
• Siempre poner en alto la empresa en la que labora
• Debe crear un ambiente de cordialidad en la oficina
• Debe ser discreta y utilizar el tacto con el jefe, con los compañeros
de trabajo y con el publico
• Algo muy importante es actuar con lealtad
Estas son características que nunca debe dejar de tomar en cuenta:
- Aunque la mayoría de los documentos son presentados escritos por
computadora, igual una buena secretaria debe escribir
correctamente, tener un orden correctamente, tener un orden rápido
de ideas y escoger una bonita letra y agradable a la vista. Pídele
escribir algo pequeño en la computadora, para que tenga una
prueba de ello.
- Vea si al reconocer a alguna persona nueva, es capaz de dejar sus
ocupaciones y responder con una sonrisa a la visita.
Esto es símbolo que esta atenta a su labor pero no descuida ningún
aspecto en las relaciones de la empresa y sobre todo los buenos
modales.
- Cuando converse con ella, trate de descubrir si es una persona
positiva, creativa emprendedora y predispuesta a aprender o al
trabajo en equipo, no busque una secretaria que este dispuesta a
cumplir sus ordenes solamente o que realice sus labores
individualmente puede ser muy responsable y cumplir las funciones
encomendadas eficientemente.
Ellas desean:
Un jefe comunicativo
Un jefe que entienda que cuando se les da tareas para hacer, aunque
las hayan delegado en 2 minutos, a la secretaria le podría llevar 2 días
para llevarlas a cabo.
Un jefe que entienda que la secretaria tiene que hacer muchas tareas a
la vez además de contestar todas las llamadas telefónicas.
No es el presidente de la empresa, ni uno de los directores, tampoco el
CEO o un gerente clave. Sin embargo, el rol de las secretarias top en las
compañías tiene bastante de estratégico, porque se trata de quien
tiene las llaves de la puerta de entrada de su oficina.
Con ese poder de decidir importancias y jerarquías- además de
conocer las intimidades del negocio, organizar el trabajo y hasta la
vida en general- equivocarse puede ser un gran error.
Una buena secretaria debe ser acreedora de confianza. Su
discreción, carácter y competencias son clave para su buen
desempeño. Su compromiso, fidelidad e identificación con la
empresa y las personas que la dirigen debe ser total.
No es una tarea fácil encontrar personas de esas características (no
olvidar que “secretaria” viene de “secreto”), por lo que no es
habitual que las mejores estén disponibles fácilmente en el
mercado laboral, y muchas acompañan ejecutivos durante toda su
carrera , en las buenas y en las malas.
Así una secretaria top con mas de 10 años de experiencia, según
distintas compañías de caza de talentos, puede llegar a ganar US
$3,500 de sueldo y mas, pues en este cargo nadie quiere demasiada
rotación.
Las 6 virtudes que toda secretaria debe tener:
1. lealtad: si no hay confianza, no hay secretaria. Ellas manejan
información confidencial cuyo conocimiento puede llegar a ser
fatal.
2. Discreción: es fundamental que esta persona pueda manejar
información entendiendo su importancia.
3. Claridad verbal: no solo se trata de tener un nivel de lenguaje
adecuado y claridad para transmitir mensajes a diferentes personas
en la empresa y fuera de ella.
Si no también capacidad para manejar situaciones criticas con
actitudes y palabras adecuadas.
4. Flexibilidad: es común que una buena secretaria solucione
requerimientos con un nivel de urgencia diverso, que incluso pueden
venir de otras jefaturas.
5. sistematicidad: por muy de Perogrullo que sea, no se pueda
olvidar que si existen secretarias es porque el tiempo de un
ejecutivo es valioso y necesita que alguien lo ayude a
administrarlo con criterio y orden y la única manera de lograrlo,
es con una persona que piense y actué de manera sistemática
6. modernidad: no es un misterio de un tiempo a esta parte es
sabido que será necesario para la mayoría de las empresas
tener trabajadores y ejecutivos que dominen y sepan
aprovechar las nuevas tecnologías.
Si tiene una buena secretaria, seguramente sabe cuán valiosa es.
Una buena secretaria será su mano derecha. Logrará organizar sus
asuntos para que usted pueda enfocarse en los temas importantes.
Mantendrá todo funcionando normalmente. También tendrá
buenas relaciones interpersonales y se podrá comunicar
efectivamente con sus clientes y colegas.
Lamentablemente, hay muchas secretarias en el ambiente laboral
que no son reconocidas ni apreciadas lo suficiente.
En muchas empresas, los jefes delegan prácticamente todos los
aspectos de los negocios en sus secretarias ... y las secretarias no los
defraudan.
Lamentablemente, en muchos casos, las secretarias son dejadas
totalmente de lado al momento de evaluar posibilidades de
capacitación para el personal
A menudo se invierte dinero en enviar personal clave
a seminarios y conferencias, pero se invierte poco y nada en
actualizar las habilidades de las secretarias. Y las áreas más
importantes son generalmente las habilidades vivenciales....
comunicación, manejo de gente, actitud, etc.
Trabajando en forma eficaz con su secretaria
Capacite a su secretaria. Invierta tiempo y dinero en su desarrollo
personal.