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Taller de Gestión de Proyectos

Montevideo

Fernando Wins

Marcelo Da Costa Porto

Paul Gálvez

Octubre2015

DIRECCION NACIONAL DE ADUANAS

Asesoría

Día 13

1.Breve repaso Taller Planificación Estratégica

2.Planificación Estratégica y Proyectos -

3.Definiciones generales y algunos ejemplos

4.Ciclo de Vida del Proyecto

5.Gestión de Alcance – Qué es lo que vamos hacer?

6.Caso práctico - Alcance

7. Gestión de Interesados – Con quienes lo vamos hacer?

8.Caso Practico - Interesados

Agenda

Día 14

1.Gestión del Tiempo – En cuanto tiempo vamos hacerlo?

2.Gestión del Riesgo – Qué hacemos si pasa algo?

3.Caso práctico - Parte IV

4. La Gestión de Proyectos en la Dirección Nacional de

Aduanas


Asesoría

Planificación Estratégica en Aduanas

El proceso de Planificación…

DNA - Participación integral en todas las fases


Asesoría

Planificación Estratégica y los Proyectos

Estructura Organizativa

Iniciativas Estratégicas

Cuadro de Mando Integral

Mapa Estratégico

Cómo bajamos a tierra esto?


Asesoría

Proceso de Planificación Estratégica

Objetivo: Control y

Facilitación

Agilidad en los Controles

% cumplimiento del Proyecto 97%

95%

Precinto Electrónico

Un ejemplo de bajada a tierra


Asesoría

Gestión de Proyectos - Algunas definiciones

Qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear

un producto, servicio o resultado único

– Los proyectos tienen un principio y un final.

– Un proyecto SIEMPRE debe generar algo (y si sirve para

algo, mejor).

– Ese “algo” debe ser único, es decir, que no surge de

tareas repetitivas.


Asesoría

Ejemplos de proyectos

Construir un edificio?

Pagar los sueldos?

Tramitar expedientes?

GEX v2.0?

Cuáles son proyectos?

Los proyectos y las Estructuras Organizativas

Ventajas y desventajas

Director de Proyectos

Un buen DP tiene la habilidad de hacer que las cosas sucedan

Liderazgo

Trabajo en equipo

Motivación y motivador

Comunicación

Toma de decisiones

Conocimientos

Negociación


Capacidades de coordinación general y comunicación, combinando sus

conocimientos, su capacidad de gestión y sus habilidades interpersonales:


Asesoría

Ciclo de vida de un proyecto

Definir la necesidad

• Propuesta de la idea

• Plasmarlo en papel: Acta de

constitución

• Elección del Director del Proyecto

• Definir objetivos

• Identificar interesados

• Recopilar requisitos

• Definir Alcance del proyecto

• Etapas del proyecto - Cronograma

Dirigir y gestionar la realización de las

actividades:

• Controlar RRHH

• Adquisiciones del proyecto

• Comunicar los avances

• Gestionar la calidad de los entregables

Monitorear el trabajo del proyecto:

• Control del cronograma

• Control del presupuesto

• Control de los riesgos

Gestionar los cambios


Asesoría

Qué nos está faltando?

• Re-integrar los recursos que ya no se utilizarán

• Archivar toda la información con índices que faciliten su futura

localización

• Dejar por escrito las lecciones aprendidas

• Y….


Asesoría

Gestión de Proyectos

Acta de constitución

Un proyecto no debe de comenzar sin contar con una Acta de Constitución

Definición del Director del Proyecto

Justificación / Antecedentes

Determinación del alcance

Estructura del proyecto

Cronograma general

Financiación

Identificación de interesados

Acta de

constitución


Asesoría

Gestión de Alcance del Proyecto

Para qué definir el Alcance del Proyecto?

Para asegurar que el proyecto

comprenda TODO el trabajo requerido

y SÓLO el trabajo requerido

Con el fin de completar el proyecto

satisfactoriamente


Asesoría


Diferencia de Alcance Producto y Proyecto

Alcance del ProductoCaracterísticas y funciones que

caracterizan al producto, servicio

o resultado final

Alcance del ProyectoTrabajo a realizar para entregar el

producto, servicio o resultado con

las funciones y características

especificadas


Asesoría


Procesos para definir el Alcance

5. Controlar del

alcance

3. Crear la estructura

de desglose del

trabajo o EDT

1. Recopilar

requisitos

2. Definir el alcance

4. Verificar el alcance


Asesoría



Asesoría

Gestión de Interesados

Quienes son los Interesados

Personas y organizaciones que están activamente involucrados en el proyecto o

cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la

ejecución o terminación del proyecto


Asesoría


Cual es el proceso para la Gestión de Interesados


Asesoría

1. Identificar interesados desde el comienzo

2. Analizar intereses, expectativas, importancia e influencia

3. Clasificarlos según interés, influencia y participación para

concentrarse en las relaciones que aseguren el éxito

4. Elaborar estrategia para:

• abordarlos

• determinar nivel y momento de participación

• maximizar influencias positivas

• mitigar impactos negativos potenciales.

5. Revisar periódicamente la estrategia


Proceso de Gestión de Interesados


Asesoría


Análisis de Interesados – Matriz Interés - Poder

Acciones!!!


Asesoría



Asesoría

Día 13

1.Breve repaso Taller Planificación Estratégica

2.Planificación Estratégica y Proyectos -

3.Definiciones generales y algunos ejemplos

4.Ciclo de Vida del Proyecto

5.Gestión de Alcance – Qué es lo que vamos hacer?

6.Caso práctico - Alcance

7. Gestión de Interesados – Con quienes lo vamos hacer?

8.Caso Practico - Interesados

Agenda

Día 14

1.Gestión del Tiempo – En cuanto tiempo vamos hacerlo?

2.Caso práctico - Parte IV

3. La Gestión de Proyectos en la Dirección Nacional de

Aduanas


Asesoría

Ciclo de vida de un proyecto

Definir la necesidad

• Propuesta de la idea

• Plasmarlo en papel: Acta de

constitución

• Elección del Director del Proyecto

• Definir objetivos

• Identificar interesados

• Recopilar requisitos

• Definir Alcance del proyecto

• Definir Cronograma

Dirigir y gestionar la realización de las

actividades:

• Controlar RRHH

• Adquisiciones del proyecto

• Comunicar los avances

• Gestionar la calidad de los entregables

Monitorear el trabajo del proyecto:

• Control del cronograma

• Control del presupuesto

• Control de los riesgos

Gestionar los cambios

Gestión del Tiempo

Sus proyectos terminan a tiempo?

1. Definir las actividades: identificar cada una de las

actividades que se deben realizar para lograr un proyecto

exitoso (EDT).

2. Secuenciar las actividades: analizar qué tipo de

dependencias existe entre las distintas actividades.

3. Estimar los recursos de las actividades: determinar cuáles

son los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo

cada actividad.

4. Estimar la duración de las actividades: estimar el tiempo

necesario para completar las actividades.

5. Desarrollar el cronograma: analizar la integración existente

entre la secuencia, los recursos necesarios, las restricciones

y la duración de cada actividad.

6. Controlar el cronograma: administrar los cambios en el

cronograma.



Asesoría


Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

• La EDT es una descomposición jerárquica

orientada al producto ENTREGABLE, del equipo

del proyecto para lograr OBJETIVOS

• Objetivo: Dividir el proyecto en menores

componentes para medir el avance del alcance,

cronograma y los costos

• Organiza y define todo el trabajo

• Trabajo en la EDT refiere a los entregables del

proyecto que son el resultado del esfuerzo (no son

el esfuerzo)

• Organiza el alcance (trabajo) del proyecto en una

estructura jerárquica donde el nivel de

profundidad (detalle) de la información del

proyecto contempla sus necesidades de control

administrativo

• Jerarquía organizada en relaciones padre-hijo.

Cada elemento tiene un solo padre y, si tiene

hijos, debe ser más de uno

Producto Principal

Cuenta de Control

Paquete de Trabajo


Asesoría



Producto Principal

Cuenta de Control

Paquete de Trabajo

Paquetes de trabajo:

• Definen el trabajo que un individuo o unidad debe realizar

• Facilitan el cálculo de tiempo y la estimación de los recursos necesarios para producirlo (en

particular los costos)

Cuentas de control:

• Lugares donde se mide el progreso


Asesoría



Hasta donde debo descomponer

el proyecto?

Hasta el punto donde se puede

ESTIMAR el cronograma y costos

con precisión.


Asesoría



Debe cumplir la regla del 100%

• Debe especificar el 100% del trabajo que se debe realizar y debe contener todos sus entregables

• La suma del trabajo de los “hijos” de un componente es el 100% del trabajo que requiere dicho

componente “padre”

• No puede incluir más del 100% del trabajo

• Regla aplicable también cuando se definan las actividades para cada paquete de trabajo (área

de conocimiento de tiempo)


Asesoría



• Desarrollado por los miembros clave del equipo

• La estructura de la EDT no está basada en dependencias de secuencia o tiempo entre sus

componentes

• La EDT no se estructura estrictamente por procesos o organización

• La EDT define las relaciones lógicas entre todos los componentes del proyecto

• No incluye tareas ni actividades (que son componentes del cronograma)

Diccionario de la EDT

Es utilizado como referencia para cada paquete de

trabajo. Incluye:

• “Código de cuentas”: identificador único de cada

ítem. Indica la estructura jerárquica (acumulación

de costos y de recursos )

• Descripción del trabajo

• Organización responsable

• Lista de hitos

• Recursos

• Costos

• Requisitos de calidad

• Criterios de aceptación

• Referencias técnicas

• Información del contrato

Gestión del Tiempo

Qué necesitamos?

• Alcance

• EDT

El Alcance del proyecto puede ajustarse y/o mejorarse a medida

que se van definiendo las actividades.

Qué obtenemos al final del proceso?

• Lista de actividades

• Atributos de las Actividades

• Lista de Hitos

Como lo hacemos?

• Descomposición – de cada paquete de trabajo abrimos en

Actividades

• Planificación gradual – Primero las actividades mas cercanas

• Plantilla – Registrar y utilizar las actividades en otros

proyectos


Definir las Actividades

Gestión del Tiempo


El proceso de secuenciar las actividades consiste en determinar las dependencias

entre las mismas. O sea, qué realizo primero y qué sigue luego.

Qué necesitamos?

• Listado de actividades

• Atributos de actividades

• Listado de hitos

Diagramación por Precedencia

• Final – Inicio

Buscar Info – Analizar Info

Construir pared – Pintar pared

• Final – Final

Realizar planos – Controlar Planos

Desfile de llamadas – Iluminación extra

• Inicio – Inicio

Colocar Vigas – Llenar con hormigón

Campaña publicitaria – Distribución mayorista

Secuenciar Actividades

Gestión del Tiempo


Obligatoria

• Propia de la naturaleza del trabajo o requerida por contrato

• Ejemplo: Fraguar hormigón -> Colocar pisos

Discrecional

• Definida por el equipo del proyecto. Documentar: probablemente se revisarán

en caso de necesitar acortar el cronograma

• Ejemplo: Viabilidad legal -> viabilidad económica

Externa

• Depende de evento externo al proyecto.

• Relaciona actividades del proyecto con otras que están fuera del control del

equipo

• Ejemplo: Permiso otorgado -> instalar gas

Determinación de Dependencia

Gestión del Tiempo


Retraso:

• El tiempo que debe transcurrir entre la terminación de una tarea antecesora y

el comienzo de una sucesora.

• Ejemplo: “la viabilidad económica DEBE de comenzar a los 30 días de finalizar

viabilidad legal

Adelanto:

• El tiempo que debe adelantarse el comienzo de una actividad sucesora antes

que la antecesora finalice.

• Ejemplo: La solicitud de presupuesto de impresión PUEDE comenzar 3 días

antes de que finalice el diseño de tapas del CD

Aplicación de Adelantos y Retrasos

Gestión del Tiempo

Estimar Recursos


Estimar el tipo y las cantidades de material, gente,

equipos o insumos requeridos para ejecutar cada

actividad

Que necesitamos?

Calendario de recursos

• Cuantos?

• Por cuanto tiempo?

Activos de la organización

• Políticas de recursos humanos

• Políticas de adquisiciones (TOCAF)

• Información histórica

Gestión del Tiempo

Estimación de Recursos


Qué obtenemos?

• Tipos y cantidades de recursos necesarios para cada

actividad de un paquete de trabajo.

• Se suman para determinar los recursos estimados para cada

paquete de trabajo

• Documentar los recursos que se van a utilizar

• Estructura de desglose de recursos

Gestión del Tiempo

Estimar la duración del proyecto


• La duración va a depende del recurso que va a realizar la actividad

• La disponibilidad de los recursos

• Restricciones y supuestos

• Factores “ambientales” de la organización: información de duraciones anteriores,

mediciones de productividad, etc.

Tipos de Estimaciones:

• Por Analogía

• En base de información histórica y juicios de expertos

• Usada cuando hay poca información detallada

• Paramétrica

• Multiplicar la cantidad de trabajo por el tiempo de

trabajo a realizar

• Estimación por 3 valores:

• Tpo Optimista

• Tpo Pesimista

• Tpo mas probable

Gestión del Tiempo

Desarrollar el Cronograma


• Generalmente se genera en un proceso iterativo

• Define fecha de inicio y fin planeado p/actividades e hitos

• Se utiliza para medir el avance del proyecto

• Puede requerir revisar las estimaciones de duración y de los recursos necesarios

¿Qué herramientas puedo utilizar?

• Método de la ruta crítica: identificar cuáles son las actividades críticas que

forman el camino más largo del proyecto.

• Método de la cadena crítica: modificar el cronograma del proyecto teniendo en

cuenta la restricción de recursos. Agregando colchones de tiempo - Holguras

Gestión del Tiempo

Desarrollar el Cronograma


Compresión del cronograma:

Acortar el cronograma del proyecto sin modificar al Alcance.

Compresión (Intensificación o Crashing):

Agregar más recursos al proyecto para acortar la duración. Por

lo general, esta técnica implicará mayores costos. La clave aquí

será cómo obtener la máxima compresión del cronograma con

el mínimo costo posible.

Ejecución rápida (fast-tracking):

Realizar actividades en paralelo para acelerar el proyecto.

Por lo general, esta técnica agrega riesgos al proyecto.


Asesoría




Y ahora que hacemos?

Tiene que hacer que las cosas pasen

Alcance

Tiempo

Costo

Calidad

Recursos

Riesgo

Gestión de Proyectos en la DNA


Asesoría

Estructura Organizativa

Iniciativas Estratégicas

Cuadro de Mando Integral

Mapa Estratégico

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