Dirección de Planificación

Institucional

22 de julio del 2014 San Jose, Costa Rica

Bienvenidos Compañeros

¿La aplicación de las normas de control interno en el

trabajo diario?

Planificación Institucional

Antecedentes

CONTROL INTERNO:

• Considerado como un mecanismo para proteger los activos de la Institución

• Garantizar la eficiencia en las operaciones

• Confiabilidad de la información financiera

Antecedentes

La definición inicial no daba respuesta a lo siguiente: • Importancia en el cumplimiento de los objetivos (operativo, táctico y estratégicos) • Vínculo entre el control y la organización • Quién es el responsable del control interno • Relación hay entre el proceso administrativo y el control

Antecedentes

INTOSAI(International Organization of Supreme Audit Institutions - INTOSAI),

Definió como el plan de organización y el conjunto de planes , métodos y procedimientos, y otras medidas orientadas a proporcionar una garantía razonable de que se cumplan los objetivos de promover operaciones metódicas, económicas , eficientes y eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada.

Antecedentes

• Preservar el patrimonio como pérdida por el despilfarro

• Abuso • Mala gestión, errores, fraudes • Irregularidades, respetar las leyes • Estimular la adhesión de los integrantes a las políticas

y los objetivos y obtener datos financieros

Antecedentes

• Actualmente, el concepto que se utiliza es el del “ Marco Integrado de Control Interno”, plasmado en el Informe COSO de 1992, fue actualizado en el 2013

• Artículo 8 de la LCCI

Definición de COSO COSO: (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway) es una Comisión

voluntaria constituida por representantes de cinco organizaciones del sector privado

en EEUU, para proporcionar liderazgo intelectual frente a tres temas interrelacionados:

la gestión del riesgo empresarial (ERM), el control interno, y la disuasión del fraude.

Las organizaciones son:

• La Asociación Americana de Contabilidad (AAA)

• El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA)

• Ejecutivos de Finanzas Internacional (FEI), el Instituto de Auditores Internos (IIA)

• La Asociación Nacional de Contadores (ahora el Instituto de Contadores Administrativos [AMI]).

En 1992, concluye el compromiso de un grupo importante de Asociaciones de Contadores públicos, quienes se propusieron el reto por definir un nuevo marco conceptual del Control Interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venían siendo utilizados sobre este tema y contar con un marco conceptual común de control.

Informe COSO Committee Of Sponsoring

Organizations

Informe COSO Committee Of Sponsoring Organizations

INFORME COSO-ERM

• Centra su análisis en la valoración del riesgo y su efecto sobre el control interno y la gestión institucional, contempla con mayor profundidad la influencia y los riesgos que generan los factores ambientales, internos y externos.

• Hace referencia a un nuevo tipo de objetivos, los

estratégicos que son los de más alto nivel y están alineados con la visión y la misión institucional. El cumplimiento de los 4 objetivos planteados en el Informe COSO de 1992 debe propiciar un efecto sinérgico que conduzca al logro de los objetivos.

EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI) APOYA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

• PLANIFICA

• ORGANIZA

• DIRIGE

• EJECUTA

• COORDINA

• CONTROLA

¿Qué hace un Administrador?

Proceso que procura el logro de lo propuesto en los términos previstos legal y técnicamente hablando. Así como el éxito y la satisfacción del deber cumplido

Nuevos enfoques de gestión pública

El objetivo de dichas reformas se centra en propiciar:

Un mejor uso de los recursos públicos en términos de economía, eficacia y eficiencia en un contexto de mayor flexibilidad, transparencia, rendición de cuentas y atención a la ciudadanía.

Nuevos enfoques de gestión pública

Orientados a: Fortalecer el ámbito de control basado en una mayor

claridad en la responsabilidad y el empoderamiento de los cuerpos administrativos.

Propiciar una gestión centrada en el desempeño en la cual se vincula el accionar con el cumplimiento de objetivos y,

Fomentar una mayor rendición de cuentas particularmente en relación con la ciudadanía, para lo cual se debe fomentar el control interno basado en la responsabilidad y el logro de objetivos.

Nuevos enfoques de gestión pública

Mayor exigencia en materia de control interno hacia los jerarcas y titulares subordinados de la Administración Pública como herramienta gerencial para promover:

El cumplimiento de su misión

El logro de objetivos

Protección del patrimonio público

EL BUEN GOBIERNO Y EL CONTROL INTERNO.

Código Iberoamericano

de buen gobierno

Eficacia

Rendición de

Cuentas

Legalidad

Eficiencia

Transparencia

Concepto • Artículo 8.- Concepto de sistema de control interno Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida,

despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

SISTEMA • Sistema integrado por diversos componentes que

producen un resultado final. Tiene cinco componentes funcionales y dos orgánicos.

• La Administración Activa

• Y la Auditoria

Serie de acciones

Serie de acciones realizadas por las personas, configuran el proceso realizado mediante el sistema para obtener el producto final.

Administración Activa En primera instancia es quien ejecuta las acciones del SCI, es responsable del sistema.

La auditoría interna: otro participante en control interno con un rol de asesoría y advertencia, es responsable de administrar las actividades propias y de aplicar los controles correspondiente.

SEGURIDAD EL control interno da seguridad “ razonable” la organización sobre el logro de sus objetivos.

Objetivos

Propiciar el logro de los objetivos de la organización a diferentes niveles

Objetivo 1

• Protección y conservación del patrimonio contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal

• Aunque este objetivo no se contempla en COSO

Objetivo 2

Eficiencia y eficacia de las operaciones

Este objetivo es congruente con el principio constitucional de eficiencia , el cual requiere que la Administración se someta a un procedimiento de evaluación de resultados y rendición de cuentas

Objetivo 3

Confiabilidad y oportunidad de la información

El modelo costarricense contempla no sólo los informes financieros, contables y presupuestarios, sino todos los de tipo administrativo y de naturaleza, para uso interno y externo. Son confiables si contienen información precisa, veraz y exacta.

Objetivo 4

Cumplimiento de la normativa vigente

El control interno es una herramienta para promover que la gestión institucional y el desempeño de cada persona dentro de la organización se ajusten a la normativa jurídica, técnica y administrativa.

Planificación Institucional

DEFINICIONES DE ALGUNOS ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO (Art.2 LGCI).

• Administración activa: Es el conjunto de órganos y entes

de la función administrativa, estos son los que deciden y

ejecutan las acciones a seguir.

• Jerarca: Superior jerárquico, el cual ejerce la máxima

autoridad dentro del órgano o ente unipersonal o colegiado.

• Titular subordinado: Funcionario de la administración

activa responsable de un proceso, con autoridad para

ordenar y tomas decisiones.

Conceptos

Artículo 2 de la LGCI

Administración activa: desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al jerarca, como última instancia.

Conceptos

Establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno: términos utilizados para delimitar la responsabilidad del jerarca o la del titular subordinado sobre el sistema de control interno, en cuanto a instituirlo, darle permanencia y mejorarlo constantemente.

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COMPONENTES DEL SCI

COMPONENTES ORGÁNICOS

Administración Activa

Auditoria Interna

Ambiente de control

Valoración de riesgos

Actividades de control

Sistemas de Información

Seguimiento

COMPONENTES FUNCIONALES DE

CONTROL INTERNO

DEFINICIONES

Ambiente de control: Es un conjunto de factores del ambiente

organizacional que deben establecer y mantener el jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios de una organización, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y apoyo al control interno y para una administración escrupulosa.

DEFINICIONES

Ambiente de control: Los factores se relacionan con las actitudes y

acciones de los jerarcas, los titulares subordinados y demás funcionarios de la institución, sus valores y el entorno en el que desempeñan sus actividades dentro de la institución.

DEFINICIONES

Ambiente de control: Conlleva un mayor uso de controles

informales, asociados con los valores, las creencias y las actitudes de las personas, y un menor sesgo hacia el control burocrático que se orienta al cumplimiento de procedimientos.

DEFINICIONES

Valoración de riesgo: Consiste en la identificación y el análisis de los

riesgos que enfrenta la institución, de fuentes internas y externas, que son relevantes para la consecución de los objetivos, a partir de lo cual el jerarca y los titulares subordinados deben realizar los esfuerzos pertinentes con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos.

DEFINICIONES

Valoración de riesgo: Conlleva la existencia de un sistema de

detección y análisis de los riesgos derivados del ambiente, que permita a la administración efectuar una gestión eficaz y eficiente por medio de la toma de decisiones válidas y oportunas para prevenir y enfrentar las posibles consecuencias de la eventual materialización de esos riesgos.

DEFINICIONES

Actividades de control: El ordenamiento jurídico las conceptúa como

políticas y procedimientos para obtener la seguridad de que se ejecuten las disposiciones emitidas por la CGR, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del SCI.

DEFINICIONES

Actividades de control: Incluyen los métodos, las políticas, los

procedimientos y otras medidas establecidas y ejecutadas como parte de las operaciones para asegurar que se apliquen las acciones necesarias para manejar y minimizar los riesgos y realizar una gestión eficiente y eficaz.

DEFINICIONES

Sistemas de Información: Comprenden los sistemas de información y

comunicación existentes en la institución, que permitan la generación, la captura, el procesamiento y la transmisión de información relevante sobre las actividades institucionales y los eventos internos y externos que la puedan afectar positiva o negativamente.

DEFINICIONES

Sistemas de Información: La instituciones deben contar con sistemas de

información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, que es el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, con el fin de prevenir cualquier desvió en los objetivos trazados.

DEFINICIONES

Sistemas de Información: La gestión documental debe estar

estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deben contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas , que son importantes fuentes de información registrada.

DEFINICIONES

Seguimiento del SCI: Involucra las actividades que se realizan para

valorar la calidad del funcionamiento del SCI a lo largo del tiempo, así como para asegurar que los hallazgos de la auditoria y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud.

DEFINICIONES

Seguimiento del SCI: Contempla las labores cotidianas de vigilancia de la

efectividad de los controles en su aplicación, así como verificaciones periódicas, incluida la autoevaluación anual del SCI.

No debe confundirse con el seguimiento del entorno , que es una actividad más amplia y procura identificar situaciones internas y externas a la entidad, con el propósito de tomar decisiones relativas a un amplio ámbito de gestión.

Normativa actualizada de Control Interno

Regulaciones

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1.2. OBJETIVOS

Protección y conservación del

patrimonio contra pérdida,

despilfarro, uso indebido, irregular o

ilegal

Eficiencia y eficacia de operaciones

Cumplimiento de normativa vigente

Confiabilidad y oportunidad

de la información

1.3. CARACTERISTICAS DEL SCI

Ser Aplicable: Condiciones propias de la Institución Ser Completo: Estar presente componentes funcionales y orgánicos. Ser Razonable: Calidad suficiente y necesaria de la Institución Ser Integrado: Interrelacionarse componentes del sistema Ser Congruente: Debe ajustarse a necesidades y capacidades y estar enlazado al bloque de legalidad

1.4 Responsabilidad por el SCI

La responsabilidad por el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del SCI es inherente al jerarca y a los titulares subordinados, en el ámbito de sus competencias.

1.4 Responsabilidad por el SCI

a) Definición de criterios que brinden una orientación básica para la instauración y el funcionamiento de los componentes orgánicos y funcionales del SCI con las características

b)Apoyo con acciones concretas al establecimiento y funcionamiento de la Auditoria interna.

C)Emisión de instrucciones a fin de que las políticas normas y procedimientos para el SCI estén documentadas

1.4 Responsabilidad por el SCI

d) Vigilancia del cumplimiento , la validez y suficiencia de todos los controles que integran el SCI

e)Comunicación constante y seguimiento de asuntos designados a los miembros de la institución .

f)Las acciones pertinentes para le fortalecimiento del SCI

g)Una pronta atención a las recomendaciones de distintos órganos de fiscalización

1.5 Responsabilidad de los Funcionarios por el SCI

Los funcionarios de la institución deben, de manera oportuna, efectiva y con observancia a las regulaciones aplicables, realizar las acciones pertinentes y atender los requerimientos para el debido diseño, implantación, operación, y fortalecimiento de los distintos componentes funcionales del SCI.

1.6. Responsabilidad de la Auditoría Interna por el SCI

Norma de Control Interno 1.6.

La auditoría interna, en cumplimiento de sus funciones, debe brindar servicios de auditoría interna orientados a fortalecer el SCI, de conformidad con su competencia institucional y la normativa jurídica y técnica aplicable.

1.7. Rendición de Cuentas sobre el SCI

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer y ejecutar un proceso periódico, formal y oportuno de rendición de cuentas sobre el diseño, el funcionamiento, la evaluación y el perfeccionamiento del SCI, ante los diversos sujetos interesados.

1.8. Contribución del SCI al Gobierno Corporativo

Norma de Control Interno 1.8.

El SCI debe contribuir al desempeño eficaz y eficiente de las actividades relacionadas con el gobierno corporativo, considerando las normas, prácticas y procedimientos de conformidad con las cuales la institución es dirigida y controlada, así como la regulación de las relaciones que se producen al interior de ella y de las que se mantengan con sujetos externos.

1.9.Vinculación del SCI con la calidad

Deben promover un compromiso institucional con la calidad y apoyarse en el SCI para propiciar la materialización de ese compromiso en todas las actividades y actuaciones de la organización. A los efectos, deben establecer las políticas y las actividades de control pertinentes para gestionar y verificar la calidad de la gestión, para asegurar su conformidad con las necesidades institucionales, a la luz de los objetivos, y con base en un enfoque de mejoramiento continuo.

Otras responsabilidades • Deberes fundamentales:

• Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o el órgano a su cargo

• Tomar de inmediato las medidas correctivas ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades

• Analizar e implantar de inmediato las recomendaciones y disposiciones de la CGR, auditoria externa y las demás instituciones de control y fiscalización

• Asegurarse de que los sistemas de control interno cumplan al menos con las características definidas en el articulo 7 de la LGCI

• Presentar un informe de gestión .

Responsabilidad de la auditoría

Tiene dos facetas:

• Una, al nivel de la propia Unidad ( gestionar el control interno dentro de la auditoria de manera similar a como lo hacen los titulares subordinados en las unidades o procesos que dirigen)

• Otra , con respecto al sistema institucional ( brindar servicios de asesoría, advertencia y fiscalización que conlleven la emisión de recomendaciones , sugerencias y advertencia relevantes y oportunas para fortalecer los 5 componentes)

Pronunciamiento 047049 • … se estima procedente la creación de

unidades administrativas orientadas al control interno, únicamente en el entendido que éstas se conviertan para la institución de que se trate(…) en un apoyo a la administración en dicha materia (…), tendiendo más a una labor de asesoría que operativa, sin asumir la responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados, sino trabajando con ellos”

Incumplimiento de las obligaciones

• El incumplimiento de las obligaciones en materia de control interno puede acarrear responsabilidades administrativa, civil o penal al jerarca, los titulares subordinados y otros funcionarios, así como al auditor , el sub-auditor interno y demás funcionarios de la auditoria interna , de conformidad con las regulaciones establecidas en el Capitulo V de la LGCI

Tipos de sanciones

• Según la gravedad de las fallas en las que incurren dichos funcionarios , son aplicables las siguientes sanciones:

• Amonestación escrita

• Amonestación escrita comunicada al colegio profesional respectivo, cuando corresponda

• Suspensión sin goce de salario de ocho a quince días hábiles.

Tipos de sanciones

• Si lo que el funcionario percibe es dietas y estipendios de otro tipo , la suspensión sin goce se entenderá por el número de sesiones

• Separación del cargo sin responsabilidad

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Principios de Gestión de la Calidad

Principios de Gestión

de la Calidad

Orientación al Cliente

Liderazgo

Participación del Personal

Enfoque de procesos

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Política y Objetivos

Manual de Calidad

Registros- Operativo

JERARQUÍA TÍPICA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD

Nivel 2

Nivel 3

Nivel 4

Nivel 1

Nivel 5

Procedimientos de Sistema

Procedimientos Operacionales

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¿Qué son las normas ISO 9000?

• Son las normas internacionales para los sistemas de gestión de la calidad

• La Norma ISO 9001: 2000 Contiene una serie de lineamientos mínimos que debe tener una empresa, para que pueda ser reconocido a nivel internacional su sistema de gestión de la calidad.

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¿Qué es Calidad?

• Existe calidad cuando las necesidades son cubiertas y las expectativas cumplidas; el usuario está satisfecho con el servicio o producto brindado. Es decir, que aquel servicio o producto que funcione tal y como nosotros queramos y para realizar aquella tarea o servicio que requerimos.

• Para Llegar a la calidad correcta, en primer lugar es necesario saber cuales son las necesidades del usuario y que espera y después realizarlo.

• Calidad se trata de hacer las cosas bien de una manera correcta y

cumplir con los deseos del usuario de una manera óptima. Además de que los empleados se sienten mejor y se sienten motivados cuando el usuario aprecia su trabajo.

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Familia de Normas ISO • ISO 9000: Sistemas de Gestión de Calidad, Principios y

Vocabulario

• ISO 9001: Sistemas de Gestión de Calidad Requisitos

• ISO 9004: Sistemas de Gestión de Calidad Guía para la Mejora Continua.

• ISO 19011: Directrices para la Auditoría Medioambiental y de calidad

• ISO 14001: Sistema de Gestión Ambiental, Requisitos

• ISO 10015:Gestión de la Calidad – Directrices para la formación

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Que es la certificación ISO 9001?

Es una certificación del sistema de Administración de calidad con reconocimiento Internacional que especifica requisitos para el sistema del gestión de calidad, aplicables a toda organización.

“Si he logrado ver más lejos, ha sido porque he subido a hombros de gigantes”. Isaac Newton