préparation ca du 11/10/2011 7 septembre 2011 f. danel – g. bonnet – bertrand moriceau
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Présentation Projet SDSI Schéma Directeur des Systèmes d’Information Information Systems Strategic Alignment (IS Master Plan). Préparation CA du 11/10/2011 7 septembre 2011 F. Danel – G. Bonnet – Bertrand Moriceau. Présentation SDSI Préparation CA – 11 octobre 2011. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Présentation Projet SDSI
Schéma Directeur des Systèmes d’Information
Information Systems Strategic Alignment (IS Master Plan)
Préparation CA du 11/10/2011
7 septembre 2011 F. Danel – G. Bonnet – Bertrand Moriceau
Présentation SDSI Préparation CA – 11 octobre 2011
• Pourquoi faire évoluer le SI ? -> Contexte
• Comment? -> Méthodologie
• D’où on part? -> Diagnostic
• Quoi? -> Objectifs
• Quand? -> Planning
• Combien? -> Aspects financiers
2Préparation CA - 7/10/2011
Pourquoi un Schéma Directeur?• Le SI actuel repose sur Agresso …
– Couverture partielle des besoins pour le siège (Finance, RH et Log) – Utilisateurs peu satisfaits– Pas utilisé sur le terrain
Besoin d’aller + loin RH, Log, Finance. ….Et Excel pour le reste (APR, Kit log, Reporting…)
• Contexte : – Forte évolution des volumes (Missions, collecte, nb d’écritures…)– De + en + exigeant et complexe– Demandes des Tiers (transparence et traçabilité)– Des processus souvent inadaptés ou incomplets– Une stratégie ACF-IN 2015 ambitieuse, nécessitant d’être pilotée
Nécessité de bâtir un SI capable d’accompagner ACF pour les défis présents et à venir
2010: Demande du DG au DAFSI.
3Bureau CA - 2 septembre 2011 3Préparation CA - 7/10/2011
Contexte – Organisation• Contexte:
– Dans le cadre de la mise en œuvre de la stratégie ACF-IN 2015, ACF-F a initié mi 2010 une démarche d’étude de ses Systèmes d’Information (SI) et de conception d’un Schéma Directeur des Systèmes d’Information (SDSI)
– Le périmètre concerne ACF-F. Le réseau ACF-IN a été consulté, les travaux de ACF-E ont inspiré la démarche
– Le projet SDSI est une étape préliminaire du projet de transformation du SI 2013-2015
• Organisation du projet SDSI
4Préparation CA - 7/10/2011 4
Participants Rôle Poste
François Danel Sponsor DG ACF-F
Gilles Bonnet Directeur de projet DAFSI
Bertrand Moriceau Chef de projet AMOA & MOE Consultant
Juan-Francisco Gomez Membre COPIL Responsable SI
Erland Egiziano Membre COPIL Directeur Logistique
Vincent Taillandier Membre COPIL Desk
Olivier Longué Membre COPIL DG ACF-E
Comment ? Méthodologie
• Démarche:– Phase 1: diagnostic, analyse de l’état initial Août à déc. 2010– Phase 2: définition des orientations et priorités, SI cible 2015 Q1 2011– Phase 3: recommandations, Roadmap 2011–2015, méthodologie
Q2 2011
• Périmètre: France + ouverture ACF Intl (Madrid)
• Entretiens – 46 personnes rencontrées au siège – 12 entretiens pays :
• Bengladesh• Burkina Faso
– Madrid : Déplacement les 16-17/11/2010, Londres (Fév. 2011), NY (Téléphone)
• Méthodologie– Analyse des process existants et de la pertinence SI actuel– Recueil des besoins pour SI Cible– Scénarios et arbitrage– Implication DG et COMDIR– Vision internationale portée par ACF-F
5Préparation CA - 7/10/2011
Diagnostic – Ce qui va bien
• Le SI Communication Développement est mature
• Les matériels informatiques sont à niveau, au siège et sur le terrain pour les besoins actuels
• Le Kit Log est harmonisé et déployé au niveau ACF-IN
« L’hébergement a permis de rattraper les meilleures pratiques actuelles »
« Tous les portables en missions préparés depuis le siège sont sur le même standard, avec Kaspersky comme antivirus »
« La version 4 du kit log sera forcément automatisée dans un logiciel unique »
6Préparation CA - 7/10/2011
Diagnostic – Le SI est vieillissant et pas adaptable
• Le SI Finance ne permet pas un Reporting en temps réel (ré engineering complet)
• Les outils de partage de documents
sont manquants (Intranet)
• Le SI RH est disparate suivant les personnels (siège, expat, local, vivier)
• Les opérations n’ont pas d’outil pour gérer les projets humanitaires (projet GESPROH)
• L’organisation informatique est en retard pour accompagner le développement du SI (gouvernance SI, méthode, ressources, expertise)
• « la clôture est biannuelle et fastidieuse, les imports sont manuels»
• «Les APR mensuels sont longs à envoyer. Consolider les modifications est une perte de temps»
• «Le matricule d’un même salarié n’est pas le même s’il est expat. ou au siège»
• « Il n’y a plus d’outil pour anticiper les dates de remises de rapports bailleurs»«Les formats des rapports financiers bailleurs sont de plus en plus compliqués»« Il faudrait un outil de suivi des recommandations des audits et recos bailleurs»
• « Seule la maintenance est assurée, nous n’avons pas les moyens de répondre aux demandes de développements »
7Bureau CA - 2 septembre 2011 7Préparation CA - 7/10/2011
Quoi ? OBJECTIFS & ENJEUX
• Objectif de transformation du SI L’innovation technologique comme levier de la performance dans la lutte contre la faim.
• Objectif du SDSIRéaliser un Schéma Directeur des Systèmes d’Information (SDSI) à horizon 2013-2015, afin d’ aligner le Système d’Information ACF-F sur les besoins des Opérations et des fonctions support, dans le cadre de la Stratégie 2015.
• Enjeux: – Stratégie: accompagner la mise en œuvre de la stratégie ACF-F 2015– Efficacité : répondre aux besoins avec réactivité, améliorer la qualité des
programmes pour les bénéficiaires, optimiser les process– Efficience : optimiser les capacités d’action, partager les bonnes pratiques,
harmoniser et améliorer les processus, retour sur investissement – Traçabilité : informations, sécurité, redevabilité – Image : communiquer avec les donneurs et parties prenantes – Valeurs : Professionnalisme, transparence
Préparation CA v0 - 6/10/2011 8
QUOI? VISION SI Cible 2015• Axe Stratégique: utiliser le SI pour communiquer on-line, en temps réel avec les parties
prenantes, disposer d’un Reporting fiable selon des axes d’analyse définis, renforcer la qualité (automatiser le suivi des contrôles internes, tracer les incidents de sécurité, améliorer les performances des process).
• Axe Opérationnel: Mettre le SI au service du soutien aux bénéficiaires et renforcer la redevabilité pour les financeurs, maîtriser les BDD et statistiques pour contribuer à la recherche et au plaidoyer, automatiser la gestion des projets humanitaires, en prévisionnel, suivi harmonisé et reporting bénéficiaires, renforcer l’impact des programmes et améliorer la pertinence des actions et leur suivi qualité.
• Axe Support: contribuer à l’amélioration de la performance d’ACF par l’automatisation et l’intégration des process support Finance, Log, RH. Renforcer les compétences SI, pérenniser l’infrastructure ICT, mettre en place un help desk.
• Axe Transverse: mettre à disposition l’information on-line, de qualité et en temps réel, développer la capitalisation (Intranet, Record Management). Développer la gouvernance SI (bonnes pratiques SI, culture transverse), afin de préparer les conditions de réussite des projets de transformation SI.
9Bureau CA - 2 septembre 2011 9Préparation CA - 7/10/2011
QUOI? Axes de transformation
COMMUNICATION REPORTING
QUALITE CONTROLE
COMDEV GESTION PROJETS HUMANITAIRES RECHERCHE
MARKETING
GESTION CONTATS
SI RH SI LOG ERP FI
SUPPORT SI
INFRA. ICT
GESPROH BDD, StatIntranet v2
Axe Stratégique
Axe Opérationnel
Axe Support Axe Transverse
Préparation CA - 7/10/2011 10
QUOI? 5 Projets phares SI
• Projet phare 1: CAPITALISATION: Intranet v1 (2011) à Internet v4
• Support SI, Infrastructure et Gouvernance SI: pré-requis permanent pour accompagner la performance et la transformation SI
• Projet phare 2: GESPROH (gestion des projets humanitaires)
• Projets phares 3 à 5: Informatiser RH, LOG, ERP– ERP FIN: Réussir la transformation financière pour mieux piloter les
activités
– SI LOG: Automatisation nécessaire, projet trasnverse ACF-IN
– RH: fortes attentes, y compris at ACF-IN level (recrutement et gestion du vivier)
• REPORTING: Définir les axes d’analyse et priorités, automatiser
• Autres projets SI: harmonisation, bonnes pratiquesPréparation CA - 7/10/2011 11
QUAND? Planning SDSI
Préparation CA - 7/10/2011 12
Version 1.4 du 010911 2011 2012 2013 2014 2015
Axes Thèmes
COMMUNICATION
REPORTING
CONTRÔLE
QUALITE PROCESS
BDD STATS
GESPROH
INFOS BAILLEURS ON-LINE
QUALITE PROGRAMMES
ERP FI
SI LOG
SI RH
REFERENTIELS SI & SUPPORT SI
INFRASTRUCTURE ICT
CAPITALISATION
GOUVERNANCE SITRAN
S-
VERS
EST
RATE
GIQ
UE
OPE
RATI
ON
NEL
SUPP
ORT
Faisabilité ProjetConception Suivi
Approche financière
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Benchmark PWC 2010ACF-F dépense 1,5 M€ en 2010, soit 1.92 % du volume d’activitévs Référence Panel PWC: 3,08 % du volume activité en moyenne
RECURRENT• 1,5 M€ à 1,9 M€ à fonctionnalités constantes - Effet croissance de l’activité ACF-F (de 2011:96 M€ à 2015: 125 M€) - Ajouter l’impact des projets SI
INVESTISSEMENT SDSI• 7 M€ pour les projets SI sur 5 ans • Impact sur le récurrent en: - Besoins en évolution d’infrastructures - Récurrent post projets (maintenance)
COUT TOTAL du SI• Effet rattrapage et développement SI• 3,06 % des revenus en moyenne sur 5 ans
FINANCEMENT de la transformation SI
• ROI des projets fonctionnels
• Réduction fraude
• Réduction réclamations bailleurs
• Développement image
• Recherche de financements: - Mécénat de compétence? - Bailleurs?
13Préparation CA - 7/10/2011
Benchmark ONG
14Préparation CA v0 - 6/10/2011
ONG ACF-F ACF-E ACF-NY MSF CRF OXFAM CRIC HI MDM UCPA IUCN
SecteurMalnutrition Médical Médical /
diversFaim Médica
l Handicap
Médical
Loisir Conservation
nature
Descriptif
5 HQ dont 3 HQ OPE30 à 100M€
19 HQ dont 5 HQ OPE90 à 130M€
France1800 structures17000 salariés50000 bénévoles+- 1 MM€
750 M£ > 1 MM$
Lyon + X pays
Paris + X pays
? Genève+ 75 pays250 M€
SI Gestion
AGRESSOS/T paie, com/devSAGAEXCEL
NAVIGATORSAGAEXCEL
5 ERP HQ/ Pays
QUALIAC HYPERION + BOPaie PLEIADE (SOPRAH)
PS (Oracle)
NAVISION
QUALIACSAGA
SAP ?
SI OPE
ftp GESPRA2 M€/4 ans mécénat
- Log: SAGE/ LBCLogiciels métier
PS specific
Projets SI
SDSI 7 M€/ 4 ans
Attente ACF-FVolonté d’ERP en capitales
UNIFIELD Log+Fin / bases> 10 M€
• New Intranet : JALIOS• Etude d’un ERP• SIGMAH international
HELIOSLog+cash / Missions5 M£
New ERP > 20 M€
SIGMAH New NAVIGATOR
5 pays en 18 mois
La tendance est générale dans le secteur des ONG de l’utilisation des technologies et systèmes d’information comme levier de performance, en vue d’améliorer le professionnalisme et la transparence, en particulier afin de répondre aux exigences des bailleurs.
SDSI: analyse des risques et solutions
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Niveau de Prob.
%Risque
Facteur de risque
Actions de diminution (couverture des risques)
Responsable- Acteurs
Nature du risque
15 %J
Cadrage du périmètre fonctionnel
• Mettre en place un modèle de données centralisé avec un référent fort• Appliquer les critères de priorité définis
CACOMDIR
Go / No Go
15 % J
Cadrage du périmètre géographique
• Priorité Missions, avec test de déploiement SI terrain sur 1 à 2 projets à court terme• Amélioration des processus HQ <-> Missions• Coordination avec ACFIN, harmonisation des données à consolider
SponsorDP
Délai
10 % JQualité de l’étude et du chiffrage
• Faire un projet pilote• Mettre en place une méthodologie pragmatique• Analyser les impacts si avènement des risques
DPMOA
DélaiCoûtQualité
25% RManque de moyens humains
• Rattraper le retard de staffing • Développer la gouvernance SI
CA / DGCOMDIR/ DSI
DélaiQualité
10 % JChoix de solution (ERP ou briques SI, type d’appli..)
• Analyse technique et applicative, • Mise en place des meilleures pratiques: architecture SI et modèle de données fonctionnelles
COMDIRACF-INDSI
Coût
30% RDisponibilité des ressources
• Mobiliser les ressources, former les MOA dans chaque direction utilisatrice• Analyser annuellement le suivi du projet et ajuster
COMDIRDP / MOADSI
DélaiCoût
20% O
Rejet de la solution par les utilisateurs
• Mobiliser en amont, valoriser les attendus• Accompagnement au changement, help desk• Montrer l’exemple, faire simple pour initier le SI
COMDIRDPMOA
Délai Qualité