prenova poslovanja državne uprave je več kot samo izdelava ali sprememba zakonodaje

www.process-conference.org

Prenova poslovanja državne uprave je več kot samo izdelava ali

sprememba zakonodaje

doc.dr. Marko Colnar

Republika Slovenija, Ministrstvo za šolstvo in šport


Kazalo predstavitve

Uvodna razmišljanja

Kje smo s prenovo poslovanja danes

Kako se lotiti prenove poslovanja

Ugotovitve ob predlaganem pristopu

Zaključno razmišljanje


Uvodna razmišljanja #1

Še vedno velja, da je naša uprava:

– Prevelika – Predraga – Počasna – Neučinkovita – Neprijazna – ………

Z njo niso zadovoljne mnoge stranke in mnogo zaposlenih v upravi.


Uvodna razmišljanja #2

Uprava je največji organizacijski sistem pri nas:

• državna uprava (35.000 zaposlenih – cca 5% od vseh) • javna uprava (150.000 zaposlenih – cca 18% od vseh) • porabi (letni proračun RS) več kot 28% BDP • kljub temu, da ne deluje profitno, je potrebno večati vsaj

njeno produktivnost:– da se znižajo stroški (poraba)– da se bolje postreže več strank

Največkrat so sicer rezultati njenega delovanja izvedeni zakonski postopki …..

Uprava neposredno in posredno vpliva na celotno družbo.


Kje smo s prenovo poslovanja danes #1• Projekt “Reforma slovenske javne uprave” (1996 – ???; MNZ)• Projekt “Prenova poslovanja in informatizacija UE RS” (1997 –

2000, 2001, 2002; MNZ, UE, CVI) • Projekt “Kakovost v državni upravi” (1999 – ???; MNZ-UORU)• Projekt »Strategija uvajanja elektronskega poslovanja v javno

upravo RS za obdobje od leta 2001 do leta 2004 (SEP-2004)« (CVI, VRS, 2001)

• Ministrska svetnica, ministrstvo za informacijsko družbo in redefinicija delovnega področja Centra vlade Republike Slovenije za informatiko (2001)

• Ustanovitev “Komisije VRS za odpravo administrativnih ovir” (VRS, 2001 – 2003)

• Ustanovitev Komisije Vlade Republike Slovenije za informatiko za področje javne uprave (VRS, 2001 – 2004)

• Akcije predsednika Vlade RS – »Predlogi z razlogi / izbiranje uslužbenca meseca«, »Izbiranje najprijaznejšega uslužbenca« in »Zbiranje predlogov državljanov« (VRS, 2002)

• Projekt »Akcijski načrt e-Uprave do leta 2004 (AN-2004)« (CVI, VRS, 2002)

• Vprašalniki MNZ-UORU (organizacija, kadri, izobraževanje, upravni postopki, javnost) (2001, 2002 – MNZ-UORU)

• Ustanovitev ministrstva za javno upravo (VRS, 2004) • “Program ukrepov za odpravo administratinih ovir” (MJU, 2005) • Ustanovitev Službe vlade za razvoj (VRS, 2005)


Kje smo s prenovo poslovanja danes #2

izdelan samo posnetek stanja, star nekaj let?

prenovljeni postopki


Kako se lotiti prenove poslovanja #1

• Probleme, naloge, izzive prenove poslovanja obravnavajmo kot projekte.

• Uporabimo jasen metodološki pristop, od začetka do konca projekta.

• Prenova poslovanja (slovenske uprave) pomeni spremeniti organizacijo v uspešno, učinkovito. Pri tem spreminjamo:

– kadre– ostale vire – odnose (notranje, zunanje)– postopke– podatke – obrazce / tiskovine / podatke– tehnologije dela (ne samo informacijske)– upravljanje (angleško »management«) – poslovanje, ne glede na financiranje iz proračuna– cilje – formalne osnove



Ne delajmo parcialno! Pisanje in popravljanje zakonskih regulativ je le eden izmed vidikov

prenove poslovanja.Obstajajo najmanj še štirje drugi vidiki. Poskusimo jih upoštevati čimbolj sočasno.

Uprava ni le zbirka predpisov ……..

Uprava je organizacija, to pomeni, da jo sestavljajo:

• ljudje• aktivnosti • ostali viri• vse skupaj povezano z določenimi odnosi • da se uresničijo cilji te organizacije• na določenih formalnih osnovah

Ljudje so na prvem mestu v vsaki organizaciji; brez njih organizacije ni !



Priporočamo, da razvoj organizacijskih in / ali posledično informacijskih sistemov izvedemo na naslednji način:

• najprej posnetek, analiza in prenova (optimizacija, racionalizacija) poslovanja (delovanja) upravnega organa in nato

• razvoj ali prenova ali integracija informacijskega sistema

Dosedanja praksa je bila največkrat takšna:

• napišemo / spremenimo nek zakon, potem pa zahtevamo, da bo organizacijski in informacijski sistem kar »sam od sebe« deloval po novem

• ali pa: tekom razvoja nekega IS se šele začenja definirati vsebinski sistem, npr. nekega upravnega organa

IS je “slika” OS ! Slovenska e-Uprava poteka že 6. leto !

Najkoristnejše za stranke so e-storitve in sicer tiste stopnje 4 ali celo 5, ki pa jih ni ravno na pretek in ki zahtevajo najprej prenovljeno celovito poslovanje !

Zakaj torej še (vedno) ni bil izdelan (vsaj) posnetek stanja ?



Skromno priporočilo:

• najprej potreben politični konsenz vseh• stalna podpora najvišjih vodilnih ves čas trajanja projekta • nato pa naj se politika iz uprave postopoma in ustrezno

umika • ter prepusti delo managementu in posameznim strokam

• začnimo pri …………… (kje ?)Podaljšanje delovnega časa upravnih enot RS ?



cilji dobre organizacije

izdelki (modeli)

državna uprava

organizacija

ljudje aktivnosti

resursi

odnosi

kadrovski vidik

vsebinski vidik

organizacijski vidik

informacijski vidik

institucionalni vidik

metoda dela

5 vidikov prenove poslovanja (slovenske uprave)



predlog pristopa

cilji dobre organizacije

državna uprava

organizacija in njeni elementi

in vidiki prenove

projekt (prenova poslovanja)

oz.

reševanjeproblema

EMRIS1. faza: Strateško planiranje7 aktivnosti

metoda abstrakcije in modeliranje

izdelki (modeli)

klasična metoda raziskovalnega procesa

tehnike prikaza



klasična metoda raziskovalnega procesa

izbira in opredelitev raziskovalnega področja (in problema

oblikovanje hipotez

izbor metod, tehnik in instrumentov raziskovanja

zbiranje, obdelava, analiza in interpretacija rezultatov

izdelava poročila



Posnetek

organizacijske

sheme

2.1Izdelava globalnega

funkcionalnega

modela


modela delovnih

procesov


podatkovnega

modela

2.5

Strateško

planiranje

Opredelitev

poslovnih zahtev

Analiza

obstoječega

informacijskega

sistema

Dokumentacija

Analiza

obstoječega

stanja IS

3Analiza

strateških

elementov

1

Opredelitev

tehnoloških

zahtev

Analiza vpliva

IT

4

Izdelava

načrta IT

5

Izdelava

operativnega

plana

6.4

Izdelava slovarja

izrazov

7 Dokumentacija

Opredelitev

tehnoloških

zahtev

Analiza

obstoječega

informacijskega

sistema

Opredelitev

poslovnih zahtev

Strateško

planiranje

Planiranje

informacijskega

sistema

Planiranje

informacijskega

sistema

2.3

Izdelava globalnega

modela podatkovnih

tokov

Določitev

prioritet

aplikacijam

6.1

Planiranje po

področjih

6.2Planiranje

sredstev in

potreb po kadrih

6.3

EMRIS

1. Faza – Strateško planiranje


Ugotovitve ob predlaganem pristopu #1

Za potrebe projekta »prenove poslovanja slovenske državne uprave« priporočamo uporabo:

– “splošne metode raziskovalnega procesa”, ki ji dodamo – “konkretno metodo EMRIS” (Enotno metodo razvoja

informacijskih sistemov) in sicer 1. fazo: Strateško planiranje, ki s svojimi tehnikami prikaza rezultatov, popolnoma izpolnjuje zahteve s področja projektiranja organizacijskega sistema

Z EMRIS 1. fazo: Strateško planiranje:

1. izdelamo pregledni model obstoječega stanja 2. ga kritično analiziramo (v skladu s postavljenimi cilji

prenovljene državne uprave) 3. izdelamo (ciljni) pregledni model prenovljene državne uprave



Pregledni model uprave (upravnega organa) je glavni izdelek strateškega planiranja, ki nam nudi pregledno širino in globino organizacije, ki je predmet kasnejših projektov razvoja ali prenove.

Kaj torej dobimo ?

UPRAVNI ORGAN

PODATEK

POSTOPEKDRUGI UPRAVNI ORGANI

URADNIK

STRANKA


Ugotovitve ob predlaganem pristopu #3OS

OE1 OE2 OE3

OE1.1 OE1.2 OE1.3 OE1.4 OE3.2OE3.1 OE3.3OE2.1

Globalnif unkcionalni

model

Funkcionalnopodročje

1

Funkcija

1.1


2

Funkcija

1.2

Funkcija

2.1

Funkcija

2.2

Funkcija

2.3

Funkcija

3.1

Funkcija

3.2


3

Presojakakovosti

Presojevalec s strani CVI

Presojevalec s strani FRI

Koordinator

Strateški plan

Seznamkorektivnih

ukrepov

Presojaopravljena

Izvajanjekorektivnih

ukrepov

Seznamkorektivnih

ukrepov

Strateški plan

Metodolog

Korektivni ukrepi

opravljeni

Presoja kakovosti in korektivni ukrepi

pregledni model

(nekega državnega upravnega organa)

obstoječi

ciljni

OS

OE1 OE2 OE3

OE1.1 OE1.2 OE1.3 OE1.4 OE3.2OE3.1 OE3.3OE2.1

Globalnif unkcionalni

model


1

Funkcija

1.1


2

Funkcija

1.2

Funkcija

2.1

Funkcija

2.2

Funkcija

2.3

Funkcija

3.1

Funkcija

3.2


3

Presojakakovosti

Presojevalec s strani CVI

Presojevalec s strani FRI

Koordinator

Strateški plan

Seznamkorektivnih

ukrepov

Presojaopravljena

Izvajanjekorektivnih

ukrepov

Seznamkorektivnih

ukrepov

Strateški plan

Metodolog

Korektivni ukrepi

opravljeni

Presoja kakovosti in korektivni ukrepi


Ugotovitve ob predlaganem pristopu #4Ciljni pregledni model pomeni:

konkretne osnove za izdelavo ustrezne pravne regulative

(celovite, logične, konsistentne, realne)

Ciljna pravna

regulativa

Obstoječa pravna

regulativa



Ciljni pregledni model pomeni:

konkretne osnove za ustreznejše IS, eUpravo

Obstoječi IS,

eUprava

Ciljni IS,

eUprava


Zaključno razmišljanje #1

• Uporabimo ustrezen pristop (projektno organizacijo in metodo dela ter prikaza rezultatov)

• Posnetek stanja – pregledni model - je logični začetek dela

• Po posnetku stanja postavimo cilje dobre organizacije (prenovljene uprave) in izvedemo kritično analizo

• Nato izdelamo - pregledni model - prenovljene uprave



• Kadri (ljudje) so temelj organizacije

• Veliko lahko naredimo z (re)organizacijo (optimiranjem postopkov, odnosov)

• Management pa je temelj sodobne organizacije

• Informatizacija (e-poslovanje) pa mora delo olajšati


• Prepustimo torej delo managementu in strokam, naj enkrat opravijo delo od začetka do konca !

• Samo celovita prenova poslovanja in integrirani IS (tudi eUprava) so danes ključ do uspešne organizacije !

• Pisanje in popravljanje zakonske regulative je le eden izmed vidikov prenove slovenske uprave.

Obstajajo še najmanj štirje!



Hvala za vašo pozornost !

Kontakt: [email protected]

prenova poslovanja državne uprave je več kot samo izdelava ali sprememba zakonodaje

Documents