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1 Preguntas y respuestas frecuentes Estrategia de Integración Digital del Estado Colombiano – GOV.CO Tabla de contenido Generales ........................................................................................................................................................................................................................................ 1 Aplicación Integración ................................................................................................................................................................................................................... 3 Apropiación Entidades................................................................................................................................................................................................................... 5 Definiciones Técnicas .................................................................................................................................................................................................................... 6 Descubre ......................................................................................................................................................................................................................................... 6 Diseño .............................................................................................................................................................................................................................................. 8 Información ................................................................................................................................................................................................................................... 11 Participación ................................................................................................................................................................................................................................. 12 Plan de Integración....................................................................................................................................................................................................................... 13 Trámites y Servicios ..................................................................................................................................................................................................................... 14 Otros temas ................................................................................................................................................................................................................................... 20 Generales Subcategoría Pregunta Respuesta Definición ¿Qué es la estrategia de integración digital del Estado Es la estrategia que le permitirá al ciudadano acceder a la oferta estatal, conocer y obtener la información pública estructurada y no estructurada por medios electrónicos, y la interacción con las entidades del Estado para llevar a cabo trámites, recibir servicios, y hacer parte de los ejercicios de participación, entre otros. La estrategia apoyará a las entidades públicas del orden nacional y territorial a transformarse digitalmente y mejorar la relación con los ciudadanos a partir del desarrollo y la administración de soluciones digitales compartidas. Todo lo anterior con el propósito de avanzar en la transformación digital del Estado e impactar positivamente la calidad de vida de los ciudadanos, generando valor público en cada una de las interacciones digitales entre ciudadano y Estado.

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Preguntas y respuestas frecuentes

Estrategia de Integración Digital del Estado Colombiano – GOV.CO

Tabla de contenido Generales ........................................................................................................................................................................................................................................ 1 Aplicación Integración ................................................................................................................................................................................................................... 3 Apropiación Entidades ................................................................................................................................................................................................................... 5 Definiciones Técnicas .................................................................................................................................................................................................................... 6 Descubre ......................................................................................................................................................................................................................................... 6 Diseño .............................................................................................................................................................................................................................................. 8 Información ................................................................................................................................................................................................................................... 11 Participación ................................................................................................................................................................................................................................. 12 Plan de Integración ....................................................................................................................................................................................................................... 13 Trámites y Servicios ..................................................................................................................................................................................................................... 14 Otros temas ................................................................................................................................................................................................................................... 20

Generales

Subcategoría Pregunta Respuesta

Definición

¿Qué es la estrategia de integración digital del Estado

Es la estrategia que le permitirá al ciudadano acceder a la oferta estatal, conocer y obtener la información pública estructurada y no estructurada por medios electrónicos, y la interacción con las entidades del Estado para llevar a cabo trámites, recibir servicios, y hacer parte de los ejercicios de participación, entre otros. La estrategia apoyará a las entidades públicas del orden nacional y territorial a transformarse digitalmente y mejorar la relación con los ciudadanos a partir del desarrollo y la administración de soluciones digitales compartidas. Todo lo anterior con el propósito de avanzar en la transformación digital del Estado e impactar positivamente la calidad de vida de los ciudadanos, generando valor público en cada una de las interacciones digitales entre ciudadano y Estado.

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Subcategoría Pregunta Respuesta

Herramienta

¿Qué es Gov.co y qué papel juega en la Estrategia de Integración Digital del Estado?

En desarrollo de la Política de Gobierno Digital y en cumplimiento de la Directiva Presidencial 02 del 02 de abril de 2019, se crea el Portal Único del Estado Colombiano - GOV.CO, la primera herramienta para esta integración, que se constituirá como el punto de acceso digital del ciudadano a los trámites, servicios, información pública, ejercicios de participación, colaboración y control social, entre otros, que ofrecen las entidades públicas orden nacional y territorial a través de medios digitales, transformando la experiencia de interacción del ciudadano con el Estado.

Política de Gobierno Digital

¿Cuál es la relación de Gov.co con la Política de Gobierno Digital?

La estrategia y herramienta en mención contribuirán al cumplimiento del objeto de la Política de Gobierno Digital, así como al logro de sus propósitos. Habilitar y mejorar la provisión de servicios digitales de confianza y calidad, permite empoderar a los ciudadanos a través de un Estado abierto y la toma de decisiones basadas en datos y generar procesos seguros y eficientes al interior de las entidades públicas, que contribuyan a la consolidación de ciudades y territorios inteligentes.

Beneficios

¿Qué ofrece Gov.co?

El Portal Único del Estado Colombiano - GOV.CO, como primera herramienta de esta estrategia garantizará la interoperabilidad, seguridad y privacidad de la información, accesibilidad, usabilidad y apertura, calidad, neutralidad, disponibilidad y priorización de estándares abiertos. Así mismo, las entidades públicas que se integren serán las responsables de la integridad, autenticidad y actualización de la información y de los servicios ofrecidos por este medio, así como del archivo electrónico de los documentos. Así mismo y siguiendo el modelo planteado, el Portal GOV.CO incorpora el diseño dirigido por el ciudadano, que permite desarrollar y evolucionar un producto o servicio junto al usuario final, incorporando como principal insumo para la mejora continua y el crecimiento constante, la contribución ciudadana a través un co-diseño permanente. Es por esto que se constituyen como criterios indispensables para su consolidación la evaluación constante de la experiencia ciudadana, el lenguaje claro de los contenidos y la optimización de la lógica de navegación, entre otros. Estos elementos serán mejorados de acuerdo con el análisis de las estadísticas crecientes sobre la funcionalidad del Portal GOV.CO y los resultados de las pruebas de usabilidad.

Beneficios ¿Cuál es la promesa de valor de Gov.co?

El compromiso por lograr una experiencia digital satisfactoria en el relacionamiento de los ciudadanos con el Estado, será compartido por el equipo de GOV.CO y los equipos de trabajo de las entidades públicas que se integren, permitiendo que, incluso desde los sitios web de cada entidad se proporcione una experiencia de navegación envolvente, facilitada por la alineación gráfica y funcional.

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Subcategoría Pregunta Respuesta

Componentes ¿Cuáles son los grandes componentes del portal?

Oferta estatal para el ciudadano GOV.CO cuenta en su etapa inicial con tres secciones principales para la disposición de la oferta estatal para el ciudadano: • Servicios y Trámites, que presenta la información de trámites y servicios existentes y busca el desarrollo en línea de los mismos dentro del Portal. • Participación, un espacio para la realización de ejercicios de participación (consulta normativa, toma de decisiones, rendición de cuentas, entre otros) y busca la incorporación, el seguimiento, la segmentación de los mismos, desde la planeación hasta la publicación de resultados. • Información, que inicialmente presenta los enlaces a las páginas web de las entidades públicas, y que busca la integración de todas las herramientas de disposición de información pública no estructurada de las entidades públicas del país dentro del Portal. Las etapas de integración de interacciones digitales para cada una de las secciones se darán de manera paulatina y de acuerdo con las funcionalidades habilitadas para tal fin. En una siguiente evolución del portal GOV.CO se creará la sección de Datos Abiertos, que permitirá el acceso ágil a la información pública estructurada del país.

Contenido actual ¿Qué tenemos hoy en GOV.CO en la sección de descubre?

El módulo Descubre hace parte de la sección participa, a la cual se puede acceder dando clic en el menú “Participa”. Hoy se cuenta con una visualización sobre los conjuntos de datos abiertos publicados por las entidades del estado en el portal de datos abiertos www.datos.gov.co, estos datos son producidos y gestionados por diferentes entidades del estado y pueden ser utilizados para la generación de nuevo conocimiento, para la toma de decisiones de gobierno, para la construcción de políticas públicas, para el control social, para el periodismo, para la investigación y por supuesto para la creación nuevos modelos de negocio. En el futuro esperamos contar con una mayor cantidad de visualizaciones que les permitan a los ciudadanos conocer la gestión de lo público y apoyarse en estas visualizaciones para su tomar sus decisiones, por ejemplo, para la decisión de búsqueda de colegio para su hijo, compra de medicamentos a menores precios, entre otros.

Aplicación Integración

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Subcategoría Pregunta Respuesta

Entidades Territoriales

¿El asunto de ser un proceso voluntario para las entidades territoriales está escrito y definido en la información que esta publicada en el portal?

Por el momento no es obligatorio para las entidades del orden territorial, la directiva las invita a que de manera voluntaria se integren y que integren sus estrategias de vinculación a sus instrumentos de planeación habituales.

Entidades Nacionales

¿Cómo y quiénes deben integrarse a Gov.co?

Con el fin de adelantar las acciones de integración a GOV.CO, las entidades públicas del nivel nacional deberán formular un “Plan de Integración”, en los 40 días hábiles siguientes a la expedición de estos lineamientos de integración. Esta formulación se dará inicialmente por las entidades públicas de la rama ejecutiva del orden nacional permitiendo la identificación y planeación de la integración paulatina de las interacciones digitales existentes al Portal GOV.CO. Estos planes registrados en el Portal permitirán la generación de un Plan Unificado de Integración, que marque los principales hitos de la evolución del mismo, hasta su total integración. Las entidades del orden territorial podrán integrarse a Gov.co, planeando sus actividades de vinculación y alineándolas con sus mecanismos de planeación.

Nacionales ¿Las entidades de salud estarán vinculados a gov.co?

Las entidades de la Rama Ejecutiva de acuerdo con lo establecido en la Directiva Presidencial No. 2 de 2019 integrarán la oferta digital estatal a GOV.CO

Entidades territoriales

¿Cómo va hacer la entrega del plan si Bogotá se compone de 57 entidades?

La Directiva Presidencial 02 de 02 de abril de 2019, en materia de simplificación de la interacción entre ciudadano y Estado, será de obligatorio cumplimiento para las entidades nacionales de la rama ejecutiva y de vinculación voluntaria para las entidades territoriales. Es así que para las entidades territoriales se sugiere una vinculación voluntaria y articulada con los instrumentos y mecanismos de planeación existentes, es decir, Plan de Desarrollo, Planes de Acción, PETI, entre otros, empezando en 2020. Dado que la estrategia tiene como foco la integración nacional, antes de iniciar con la territorial.

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Apropiación Entidades

Subcategoría Pregunta Respuesta

Acompañamiento ¿MinTIC tendrá capacitación sobre este tema?

Sí. De manera virtual y en reuniones sectoriales. Adicionalmente, se realizarán dos jornadas presenciales (4 y 11 de junio) para resolver dudas del equipo técnico frente a todos los temas a tener en cuenta en el Plan de Integración.

Acompañamiento

MinTic cuenta con servicio de acompañamiento a las entidades para este proceso?

Sí. Hay un equipo que orienta y está trabajando para brindar herramientas de apoyo que faciliten esta tarea, el acompañamiento del primer abordaje se está llevando cabo de manera sectorial y posteriormente se están estableciendo mesas técnicas con las entidades cabeza de sector y con las priorizadas. Para todas las entidades se han planeado actividades como FB Live para divulgarles la información y las ayudas existentes.

Política de Gobierno Digital

¿O sea que todo lo que venimos trabajando con gobierno digital dónde queda? ¿porque ahora hay que hacer una integración? o sea que no estábamos integrados?

GOV.CO complementa todo lo realizado en la implementación de la Política de Gobierno Digital, se convierte además en una herramienta que facilita algunas de las tareas de la política y que redunda en beneficio de los ciudadanos que en últimas es el objetivo fundamental de Gobierno Digital. La integración hace referencia al Portal Único del Estado, es decir, a gov.co.

Acompañamiento

¿En qué consiste el acompañamiento de Min TIC en la elaboración del plan de implementación? ¿Es a través de alguna persona de enlace por cada sector? ¿O cómo se accede a esa asesoría?

Hay un equipo que orienta y está trabajando para brindar herramientas de apoyo que faciliten esta tarea, el acompañamiento del primer abordaje se está llevando a cabo de manera sectorial y posteriormente se están estableciendo mesas técnicas con las entidades cabeza de sector y con las priorizadas. Para todas las entidades se han planeado actividades como FB Live para divulgarles la información y las ayudas existentes. No hay como tal un enlace por sector. En un primer momento a través de Felipe Solano [email protected]

Acompañamiento ¿El Ministerio brindará capacitaciones para las

No por el momento; De igual manera las entidades hoy cuentan con video tutoriales para el diseño de visualizaciones dispuestos en el portal de datos abiertos del estado colombiano - www.datos.gov.co, los cuales se pueden encontrar en el menú de “Herramientas” dando clic a la sección “Usar los datos”,

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Subcategoría Pregunta Respuesta visualizaciones que se postulan a GOV.CO?

en donde se encuentran los videos de ¿Cómo visualizar datos con Power BI de Microsoft? y ¿Cómo visualizar datos con Tableau Public?

Definiciones Técnicas

Subcategoría Pregunta Respuesta

Acceso ciudadano

¿Cómo será el acceso de los ciudadanos al portal de Gov.co?

Cada ciudadano contará con un usuario y contraseña dentro de GOV.CO que le permitirá interactuar con las diferentes secciones del Portal. En un primer momento podrá registrar sus opiniones y aportes en los ejercicios de participación a través de un registro básico; en un segundo momento, tendrá acceso a su perfil con el historial de las interacciones dentro del portal, para lo cual se le solicitarán unas validaciones adicionales que permitan tener más seguridad en los datos de registro; en el tercer momento que será el nivel más avanzado de GOV.CO, el ciudadano podrá realizar trámites y servicios con un único usuario y contraseña dentro del portal.

Acceso entidades

¿Cómo será el acceso de las entidades a Gov.co?

A través de un usuario y contraseña con perfil de administrador proporcionado por GOV.CO, cada entidad podrá gestionar contenidos dentro del portal, principalmente noticias, visualizaciones, conocimiento compartido y ejercicios de participación. Dichos contenidos serán postulados por cada entidad y aprobados por el equipo de GOV.CO. El responsable de este perfil en la entidad podrá asignar permisos a otros usuarios que se hayan registrado previamente en el sistema, para realizar la gestión de contenidos de la entidad en GOV.CO, y cada entidad será responsable de la veracidad, actualidad y derechos de reproducción de las fotografías y textos que disponga en GOV.CO.

Descubre

Subcategoría Pregunta Respuesta

Funcionamiento

¿Qué se ha establecido en los lineamientos para la integración de entidades públicas a GOV.CO para el

En los lineamientos se ha establecido que para integrar una visualización de una entidad en el portal de GOV.CO se deben cumplir los siguientes aspectos: - Utilizar información pública - Deberán estar alimentadas de fuentes de datos robustas y actualizadas

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Subcategoría Pregunta Respuesta

tema específico de Descubre?

- Deberán ofrecer más de una dimensión del dato. (Ejemplo: si se habla de exportaciones no será suficiente tener una barra que diga monto de exportaciones por municipio sino otros datos como productos exportados, toneladas, lugar de producción, coordenadas, etc.) - Estas visualizaciones deberán consumir datos de formatos estándares como OData, JSON, o APIs como SODA API del portal de datos abiertos para que permanezcan actualizadas. - La postulación de las visualizaciones se realizará a través de un formulario en GOV.CO diligenciando datos como el título, la descripción, el código fuente para embeber la visualización, entidad postulante, palabras clave y fecha de publicación. También es posible contar con cuestuarios cortos complementarios a la visualización.

Características técnicas

¿Qué características debe contemplar una visualización a publicar en GOV.CO?

Una visualización publicada en GOV.CO debería contemplar las siguientes características: - Uso de datos estratégicos que estén alineados por ejemplo con la misión o los objetivos estratégicos de la entidad. - Presentar una idea clara de lo que se desea transmitir y comunicar. - Esforzarse por contar historias con los datos y las representaciones visuales. - Mejorar la toma de decisiones de los ciudadanos, por ejemplo, en la selección del colegio para matricular a sus hijos, de acuerdo con criterios de evaluaciones de calidad, ranking, ubicación geográfica, entre otros. - Mostrar datos exactos, esto con el fin de generar confianza en los ciudadanos que consumirán dichos datos.

Protocolo de aprobación

¿Las visualizaciones se eliminan una vez sube otra realizada por otra entidad?

No, la idea es mantener un histórico de las visualizaciones publicadas en el portal, cada vez que se publica una nueva visualización, esta pasará a la evaluación del equipo de GOV.CO y finalmente si es aprobada esta se visualizará en la sección Descubre.

Técnico ¿En qué herramientas se pueden o deben hacer estas visualizaciones?

Las entidades seleccionaran las herramientas a utilizar independientemente; sin embargo, actualmente existen herramientas recomendadas en el cuadrante mágico de Garther para Analítica e Inteligencia de Negocio (BI), en donde se destacan herramientas como Tableau, Power BI, Qlik, entre otras. De igual manera existen versiones gratuitas como, por ejemplo: Tableau Public, Google Data Studio, Birt, WebDataRocks , Google Charts, entre otras.

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Subcategoría Pregunta Respuesta

Evolución descubre

¿Visualizaciones como terridata o mapa regalías podrían ir en esta sección?

SI, cuando tengamos un inventario completo de que tiene el país en cuanto a visores geográficas, plataformas de visualización de datos podremos tener un componente más evolucionado integrando estas plataformas y portales, que permita visualizarlos y agruparlos por temáticas y categorías, para que los ciudadanos puedan acceder a esta información.

Diseño

Subcategoría Pregunta Respuesta

Biblioteca de recursos

¿Dónde está la biblioteca de recursos de gov.co?

Está disponible en www.gov.co/bibloteca

Marca ¿Cómo llegaron a formular la imagen gráfica de GOV.CO?

La marca GOV.CO tiene como pilar principal la generación de confianza en lo público por parte de los ciudadanos, a partir de la optimización de los servicios prestados, la información generada y la interacción que propician con los ciudadanos mediados por el uso de la tecnología y garantizando una experiencia digital satisfactoria. Esto se logra por medio de los valores de marca, que son aquellos que se perciben en las interacciones puntuales: cercano, útil, ágil, seguro y fácil, principios que definen las acciones que se realizan en el portal y determinan el crecimiento del mismo. El logotipo, como identificador gráfico del Portal, busca generar identidad a través de los símbolos patrios del escudo y la bandera de Colombia, así como el uso de sus colores en todo el portal. De fácil recordación gráfica GOV.CO se posiciona en la mente de los ciudadanos como el punto de acceso a los servicios e información del Estado colombiano. El usuario, nacional e internacional, reconocerá a GOV.CO como fuente primaria de información pública y se posicionará como la página a la cual acceder si necesita contactarse con el Estado colombiano.

Experiencia de Usuario

¿Por qué es relevante tener una imagen gráfica y

GOV.CO será el único punto de acceso de los colombianos para interactuar con el Estado colombiano, los esfuerzos que se harán están enfocados en múltiples frentes para dar una sensación

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Subcategoría Pregunta Respuesta una experiencia de navegación homogénea?

completa y unificada, en donde indudablemente la experiencia web juega un rol fundamental. En este momento un ciudadano para acceder a un servicio con el estado, debe navegar entre más de 8000 sitios, cada uno con una gráfica y lógica de navegación diferentes, lo que implica un gran esfuerzo para acceder a la información, ya que no solo hablamos de cantidad de sitios, sino de lógicas y lenguajes gráficos diferentes. El principal fin, es simplificar esta estructura, y que para el ciudadano sea claro e intuitivo el acceso a la información y los trámites sin importar con que entidad especifica está prestando el servicio, por lo que unificar gráficamente es muy importante. Es un mensaje de un Estado unificado y simple, donde la mayor cantidad de usuarios entiendan fácilmente el contenido.

Accesibilidad

¿Se han tenido en cuenta temas de accesibilidad para el diseño del portal GOV.CO?

Este es un tema muy importante para nosotros como equipo de diseño, tanto la accesibilidad como la usabilidad, son pilares para el diseño y estamos constantemente trabajando en ello. La accesibilidad, es la que brinda herramientas para que personas independientemente de sus conocimientos, capacidades personales o de las características técnicas del equipo utilizado para acceder al sitio. Botones que permitan el cambio de contraste, tamaño de la letra, el acceso rápido al centro de relevo en donde las personas sordas cuentan con un intérprete que les facilita las comunicaciones con personas oyentes y soporte CCC donde se atienden las dudas de los usuarios sobre el sitio. Así mismo, en el uso del lenguaje, en el uso del color, entre otras hacen parte de este componente.

Biblioteca - Sistema de diseño

¿Las entidades contarán con herramientas para poder realizar la integración gráfica a GOV.CO?

Para lograr la integración se contará con la “Guía de diseño para usuarios GOV.CO”, con diferentes elementos de parametrización que se encontrarán disponibles en www.gov.co/biblioteca, en la categoría de Sistema de diseño, estos son: Manual de marca: lineamientos sobre los colores de la marca, tipografía, tamaños mínimos y máximos, usos correctos e indebidos.

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Subcategoría Pregunta Respuesta Manual de diseño de Interfaz: información específica y técnica sobre elementos de navegación, tamaños, formatos de adaptabilidad, uso de botones, estructuras de contenido, barras de búsqueda y demás. Librería de íconos: repositorio de iconos para que se apliquen y usen de acuerdo a lo establecido en el Manual de diseño de interfaz. Librería de código: códigos de hojas de estilo y estructuras para que las entidades integren sus contenidos.

Biblioteca - Sistema de diseño

¿Donde podemos encontrar la información y las herramientas para realizar la integración gráfica?

En www.gov.co/biblioteca encontrarán los elementos que solicitamos, explicados y con el código listo para ser usado en sus sitios web en un marco de trabajo.

Biblioteca - Sistema de diseño

¿El código que van a proporcionar le sirve a cualquier entidad?

El equipo de diseño y desarrollo de GOV.CO está trabajando con un marco de trabajo llamado Bootstrap, una herramienta desarrollada con el objetivo facilitar el diseño web. Permite crear de forma sencilla webs de diseño adaptable, es decir, que se ajusten a cualquier dispositivo y tamaño de pantalla y siempre se vean igual de bien. Además, es muy importante que visitar su web sea una experiencia agradable y atractiva, sea desde un ordenador o desde un móvil o tableta. Con Bootstrap se consigue esto, además de que la carga de la web sea rápida y que la navegación sea fluida e intuitiva. Es código abierto, por lo que se puede usar de forma gratuita y sin restricciones

Lineamientos

¿según los lineamientos para el componente de información se establecen tres momentos, en qué consisten?

El primer momento que se encuentra alineado con la directiva 03 de presidencia, donde las entidades incluirán en el home de su página web el header que permitirá a los usuarios interactuar con GOV.CO, con todas sus secciones. También un footer que contendrá la información específica de la entidad y que tiene como fin, que los usuarios tengan a la mano todos los canales de comunicación con la entidad, este footer es personalizable. Ambos están disponibles en la sección de elementos de diseño de la biblioteca de gov.co. Y en consecuencia, un acondicionamiento del sitio web principal de la entidad incluyendo los

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Subcategoría Pregunta Respuesta sitios que se encuentren registrados a su nombre, todo esto estará ligado lo que se plantee en el plan de integración que implica la organización de las URLs en micro sitios, y con esto un cambio de imagen gráfica para el portal principal de la entidad, que cumpla con los lineamientos de experiencia de usuario, usabilidad de GOV.CO Y un segundo momento, donde el portal principal de la entidad donde la estructura del sitio debe tener la lógica propuesta por GOV.CO será habilitado normativamente a través de la actualización de la Resolución 3564 de 2015, que desarrolla los estándares mínimos de información pública establecidos en la Ley 1712 de 2014 y tecnológicamente a través de una solución única que permita la gestión de contenidos de los sitios web oficiales de las entidades De aquí se desprende un tercer momento, donde además del acondicionamiento gráfico, la estructura del sitio web oficial de cada entidad deberá obedecer a la misma estructura homogenizada de entrega de información a los ciudadanos con los mismos estándares de accesibilidad, garantizando el lenguaje claro y un contenido claro para los usuarios.

Información

Subcategoría Pregunta Respuesta

Dominio

¿El sitio WEB de la entidad tendrá que desaparecer o continuaran funcionando como en la actualidad? ¿Cada entidad conservará su dominio?

En primer lugar, el dominio oficial de la entidad se va a fortalecer, dado que integrará todos los dominios creados por la entidad a su sitio web. Posteriormente, atendiendo a las habilitaciones normativas, funcionales y técnicas requeridas, se integrará a GOV.CO para ofrecer una experiencia de navegación unificada, estandarizada que facilitará el uso de información pública. Es importante mencionar que las entidades para continuar con su operación interna, para servicios como el correo electrónico, seguirán usando el dominio oficial de la entidad y para los servicios de cara al ciudadano, la entidad las deberá ofrecer a través de GOV.CO

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Contenido

Al hacer el cambio de página web institucional. ¿Qué tanto contenido debe haber desde la fecha de implementación hacia atrás?

El contenido de las páginas web institucionales debe darse de acuerdo a los lineamientos entregados por Archivo General de la Nación, la integración de las páginas web institucionales no implicará perdida de contenido. La opción 3 de integración en información requiere incorporar buenas prácticas en materia de indexación, lenguaje, accesibilidad, entre otras, lo que implicará que los contenidos generados en la página una vez estén integrados deberán optimizarse a partir de ese momento.

Ley de Transparencia

¿En un futuro donde se evaluará la ley de trasparencia?

Se espera que la integración de las entidades en GOV.CO, optimice el proceso de cumplimiento y en consecuencia evaluación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, dado que se podrá capturar la información de un único lugar y bajo una misma estructura sin solicitar esta información a cada entidad

Participación

Subcategoría Pregunta Respuesta

Postulación ¿Qué entidades pueden proponer sus ejercicios de participación?

Inicialmente las entidades del orden nacional, a medida que se avance en la integración de las entidades en su sección de información se podrá hacer territorial.

Acompañamiento Las entidades que se quieran integrar tendrán acompañamiento

Si. Se brindará apoyo técnico desde el equipo de Urna de Cristal.

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Proceso ¿Cómo debo desarrollar mi ejercicio para que sea publicado en GOV.CO?

¿Su ejercicio de participación permite que las opiniones y comentarios ciudadanos sean tenidos en cuenta para toma de decisiones o cambios en alguna política de gobierno? (poner opciones de sí o no. Si marca sí, obtiene 40%. Si marca no, obtiene 20%. 2. El ejercicio de participación a realizar, ¿tiene posibilidad de ser fácilmente replicado por otra entidad nacional y territorial? (poner opciones de sí o no. Si marca sí, obtiene 30%. Si marca no, obtiene 15%. 3. El ejercicio de participación a realizar genera un alto impacto para la mayoría de ciudadanos colombianos. (poner opciones de sí o no. Si marca sí, obtiene 20 o %. Si marca no, obtiene 10%. 4. Los resultados del ejercicio de participación serán puestos a disposición de la ciudadanía por diferentes canales digitales y medios como: video, redes sociales, correo electrónico, mensaje de texto. Etc. Si marca sí, obtiene 10%. Si marca no, obtiene 5%.

Proceso Una vez finalice, el ejercicio queda disponible en GOV.CO

Si. Se mantendrá un histórico de todos los ejercicios. También estará disponible para cada entidad la analítica y los resultados del comportamiento del ejercicio.

Protocolo de aprobación

¿Quien aprueba los ejercicios de participación?

El equipo de Urna de Cristal

Gestión de respuestas

¿Quien dará respuesta o procesará las interacciones de los ciudadanos?

Cada una de las entidades que postulan los ejercicios.

Plan de Integración

Subcategoría Pregunta Respuesta

Modelo

¿Tienen algún modelo de plan de integración para tomarlo como ejemplo para el diseño de los nuestros?

No. Existe una herramienta para que las entidades diligencien su plan de integración que estará disponible en la sección biblioteca (www.gov.co/biblioteca) a partir del 30 de mayo

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Modelo

Nos podrían facilitar un modelo de el plan de integración para ser adoptado por la personería municipal

Por el momento no es obligatorio para las entidades del orden territorial, la directiva las invita a que de manera voluntaria y que integren sus estrategias de vinculación a sus instrumentos de planeación habituales.

Plan de Integración

¿Qué es el Plan de Integración que deben elaborar las entidades?

Es la hoja de ruta en la cual las entidades siguiendo los lineamientos establecidos plasmaran las acciones y compromisos para integrarse a gov.co www.gov.co/biblioteca

Responsable

¿Quién estará a cargo del Plan de Integración a Gov.co al interior de las entidades?

Estas actividades deben liderarse por los responsables de la implementación de la Política de Gobierno Digital, en conjunto con el Comité de Planeación y Gestión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, atendiendo las indicaciones de integración.

Trámites y Servicios

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Subcategoría Pregunta Respuesta

Ventanillas Únicas ¿Qué pasa con las otras ventanillas únicas como VUCE?

Hoy se tienen alrededor de 60 ventanillas únicas en portales y paginas distintas, lo cual dificulta al ciudadano su identificación, ubicación y acceso rápido, por lo que se busca clasificarlas y consolidarlas en el Portal Único del Estado GOV.CO. Teniendo en cuenta que todos los trámites y servicios estarán integrados a GOV.CO, aquellos han sido agrupados en ventanillas, serán organizados dentro de GOV.CO por categorías temáticas, de acuerdo con los criterios y parámetros pertinentes (tipo de población que atienden, sector, proceso, actividad, temática, sector, etc.) para facilitar la búsqueda y acceso al ciudadano a los trámites y servicios necesarios para cumplir sus objetivos. Estas categorías pueden crecer y configurarse de acuerdo con lo que se requiera. Como es el caso de la VUTIC Ventanilla Única del MinTIC la cual ya está integrada a Gov.co. donde se agrupan 27 trámites a su vez clasificados en 8 subcategorías, facilitando el acceso al ciudadano.

Sede electrónica

¿Cómo va a ser la integración de GOV.CO con las sedes electrónicas toda vez que allí están publicado los trámites y servicios?

Las sedes electrónicas que a hoy existen deberán ser integradas gradualmente al Portal GOV.CO. El proceso de vinculación tendrá los mismos criterios y opciones de integración presentados en los lineamientos específicos para trámites y servicios ya sea agrupando los trámites por temática o integrándolos de manera individual, pero con la incorporación de componentes de autenticación electrónica que tendremos disponibles desde el modelo de servicios ciudadanos digitales en un corto plazo y, posteriormente con los elementos de la carpeta ciudadana para poder disponer la información del ciudadano con relación este agrupamiento de trámites.

Sede electrónica ¿GOV.CO remplazará las sedes electrónicas de las entidades?

Las sedes electrónicas que a hoy existen deberán ser integradas gradualmente al Portal GOV.CO. El proceso de vinculación tendrá los mismos criterios y opciones de integración presentados en los lineamientos específicos para trámites y servicios ya sea agrupando los trámites por temática o integrándolos de manera individual, pero con la incorporación de componentes de autenticación electrónica que tendremos disponibles desde el modelo de servicios ciudadanos digitales en un corto plazo y, posteriormente con los elementos de la carpeta ciudadana para poder disponer la información del ciudadano con relación este agrupamiento de trámites.

No Más filas ¿Este portal reemplazará a No Mas Filas?

El portal No Mas Filas va a evolucionar al Portal GOV.CO incorporando todas las mejoras tecnológicas que facilitan al ciudadano interactuar con el estado, generando respuestas efectivas y oportunas; y a su vez habilita a las entidades alternativas, guías y herramientas que les facilitan el proceso de integración de los trámites y servicios al Portal Único del Estado.

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Subcategoría Pregunta Respuesta

SUIT

¿Cómo se relaciona GOV.CO con el SUIT? ¿se integrarán todos los tramites que la entidad tenga reportados en el SUIT?

El SUIT, administrado por el DAFP, seguirá siendo el sistema donde las entidades registren todos sus trámites y servicios, por lo que es muy importante que cada Entidad asegure que la información allí registrada cumpla con las pautas dadas en la guía de lenguaje claro ciudadano generada por el DNP y que esa información se encuentre actualizada permanentemente, dado que el DAFP es la entidad que valida los Trámites y servicios que las entidades ofrecen a los ciudadanos y quien administra este sistema y desde allí se toma la información que visualizará el ciudadano en el Portal GOV.CO.

Acceso al trámite

¿Los trámites y servicios se alojarán en GOV.CO y desfijarse de la página oficial de la entidad?

Está previsto que los trámites estén disponibles a través de los portales de las entidades hasta tanto alcancemos niveles adecuados de estabilización de los trámites al integrarlos al portal GOV.CO, esto en función de los resultados de las pruebas técnicas y funcionales efectuadas. Una vez se finalice esta etapa de estabilización, la entidad deberá redirigir a los ciudadanos, desde su página web, para la ejecución del trámite a través del portal GOV.CO.

Firma Electrónica

¿Los trámites que requieren firma electrónica o digital este portal va prestar ese tipo de servicios?

Inicialmente las entidades continuarán haciendo uso de los servicios de firma electrónica en sus trámites y servicios provistos con recursos propios, no obstante, este requerimiento quedará habilitado a través de autenticación digital al desplegarse el modelo de servicios ciudadanos digitales desde el Ministerio TIC.

Plan de Integración ¿Deben estar integrados todos los trámites y servicios de la entidad?

Si. Por defecto tendremos el primer nivel de integración de todos los trámites y servicios puesto que estará disponible a través del Portal GOV.CO la información de la totalidad de los trámites y servicios que las Entidades han registrado en el Sistema Único de Trámites del Estado SUIT. Sin embargo, este es el primer momento y se requiere integrar cada trámite haciendo uso de las otras opciones de integración disponibles para garantizar la posibilidad de que el ciudadano pueda desarrollarlo directamente a través de GOV.CO, esto con una dinámica gradual de integración. Por tanto, se requiere que las Entidades prioricen y consignen en su plan de integración cuáles serán los trámites y servicios que inicialmente integrarán al portal indicando también a través de cuál de las opciones de integración habilitadas.

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Subcategoría Pregunta Respuesta

Acceso al trámite

¿Los trámites y servicios que en la actualidad se encuentran en los portales de la entidad deben desaparecer del sitio web o se tendría la oportunidad de acceso por GOV.CO y por el portal de la entidad?

Está previsto que los trámites estén disponibles a través de los portales de las entidades hasta tanto alcancemos niveles adecuados de estabilización de los trámites al integrarlos al portal GOV.CO, esto en función de los resultados de las pruebas técnicas y funcionales efectuadas. Una vez se finalice esta etapa de estabilización, la entidad deberá redirigir a los ciudadanos, desde su página web, para la ejecución del trámite a través del portal GOV.CO.

Acceso al trámite

¿Las instituciones que tienen servicios digitales actualmente en páginas web, tendrán que desmontarlos y dejarlos exclusivamente para consulta a través del GOV CO?

Está previsto que los trámites estén disponibles a través de los portales de las entidades hasta tanto alcancemos niveles adecuados de estabilización de los trámites al integrarlos al portal GOV.CO, esto en función de los resultados de las pruebas técnicas y funcionales efectuadas. Una vez se finalice esta etapa de estabilización, la entidad deberá redirigir a los ciudadanos, desde su página web, para la ejecución del trámite a través del portal GOV.CO.

Acceso al trámite

¿El portal gov.co funciona como un front-end? ¿las Ventanillas Únicas desaparecerían? ¿Tendríamos que inhabilitar la página de inicio de las ventanillas?

El portal GOV.CO funcionará como el front-end para las interacciones Ciudadano-Estado. Una vez se integren los trámites de las ventanillas únicas que existen actualmente en el Portal GOV.CO, a través de las opciones existentes, bien sea individualmente o agrupados por categorias temáticas específicas se inhabilitarán dichas ventanillas. Al efectuar la integración al Portal, efectivamente la página de inicio de las ventanillas se inactivará pues el ciudadano ingresará desde GOV.CO.

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Subcategoría Pregunta Respuesta

Plan de Integración

¿Los trámites que se van a gestionar desde el portal son solo los que sean comunes con otras entidades o también aquellos particulares de cada entidad??

En el portal GOV.CO estarán disponibles todos los trámites y OPAs de las entidades que estén registrados y aprobados en el SUIT, pero en todo caso dirigidos a los ciudadanos en sus categorías de persona natural y jurídica.

Plan de Integración

¿Si los trámites que tenemos no son online, por diversos temas normativos y de posible fraude, qué información cargaríamos en el portal GOV.CO?

Para los trámites que requieren presencialidad, el ciudadano podrá a través del Portal GOV.CO acceder a la información del trámite sobre requisitos, pasos, pagos, puntos y horarios de atención, enlaces de descarga de formatos y otros recursos de apoyo. Por lo tanto, se requiere que las Entidades tengan actualizada en el SUIT y descrita en lenguaje claro al ciudadano para lo cual debe hacerse uso de la guía provista por el DNP. Se pretende que la entidad incluya en su plan de integración los ejercicios en los que abordará estos trámites para su transformación haciendo uso de estrategias de racionalización normativa, administrativa y técnica a la luz de los lineamientos del DAFP.

Tracking

¿El seguimiento por parte del ciudadano continuará a través del Portal GOV.CO que está integrado al sistema de información o servicio digital que la entidad tenga dispuesto para soportar el tramite?

Esto depende del tipo de integración del trámite al Portal GOV.CO. Está previsto que la interacción digital total se surta a través de GOV.CO, incluyendo el seguimiento que efectuará el ciudadano a su trámite, no obstante, se logrará mediante las integraciones respectivas a los sistemas de información, cada entidad será quien continúe soportando el trámite.

Acondicionar vs Transformar

¿Cuáles son las Diferencias entre transformar y acondicionar el trámite?

El proceso de acondicionar un trámite consiste en integrarlo a Gov.co con las especificaciones y proceso como se encuentra actualmente, se debe tener en cuenta que para condicionar un trámite debe estar en línea; el proceso de acondicionamiento implica desde Gov.co consumir servicios que expone la entidad para la realización digital del trámite. La transformación de un trámite es un proceso de revisión y mejora estructural del trámite, donde se

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Subcategoría Pregunta Respuesta

valida desde la pertinencia y real necesidad de que ese trámite exista; luego de esto se revisan cada una de las actividades, momentos, requisitos y demás aspectos propios del trámite con el fin de identificar todos aquellos elementos que se pueden eliminar, simplificar y sistematizar (en ese orden) para rediseñar el trámite con el objetivo de optimizar el servicio que se brinda al ciudadano. La transformación se puede aplicar a trámites que se realizan de manera presencia, semipresencial o en línea y que requiere de una intervención más compleja para digitalizarlo e integrarlo a Gov.co. En los dos esquemas (acondicionamiento y transformación) los trámites y servicios intervenidos deben ser estandarizados para que el ciudadano acceda a los mismos desde el Portal GOV.CO a través de 4 pasos: • Paso 1. Acceso: donde el ciudadano se informa sobre los requisitos del servicio o trámite y accede a la plataforma digital de GOV.CO para realizarlo. • Paso 2. Solicitud: cuando el ciudadano solicita el servicio o trámite para lo cual diligencia o adjunta la información requerida por la entidad. • Paso 3. Resolución: cuando la entidad procesa la solicitud del servicio o trámite para lograr su resultado. • Paso 4. Resultado: cuando se entrega al ciudadano el resultado de su solicitud. Esta estandarización de pasos constituye el primer hito de la optimización de trámites, porque homogeniza la experiencia del ciudadano en la interacción digital con el Estado, garantizando el acceso a sus derechos y el cumplimiento de sus deberes a través de una experiencia cercana, ágil y segura que responde a sus necesidades. La transformación de trámites implica (en los casos que corresponda) hacer uso de los servicios ciudadanos digitales (autenticación, carpeta ciudadana e Interoperabilidad) como parte de dicho rediseño, lo anterior con miras a generar impactos y ahorros significativos al ciudadano en términos de tiempos de respuesta, desplazamientos, costos directos e indirectos, entre otros. Los lineamientos expedidos para la racionalización de trámites expedidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública son instrumentos indispensables para dicho procedimiento. Durante los ejercicios de acondicionamiento y transformación las entidades podrán incorporar de manera gradual y cuando estos estén disponibles, los componentes o soluciones tecnológicas compartidas y transversales que hoy por hoy son gestionadas de manera aislada por cada entidad

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Subcategoría Pregunta Respuesta

pública para resolver necesidades dentro de sus trámites y servicios, tales como autenticación, pasarelas de pago, agendamiento de citas, entre otras, que permitirán obtener eficiencias administrativas. Así mismo, desde el Ministerio TIC se desplegará el modelo de Servicios Ciudadanos Digitales incorporándose a GOV.CO.

Otros temas

Subcategoría Pregunta Respuesta

Funcionamiento ¿A partir de cuándo empieza a funcionar oficialmente GOV.CO

Desde el viernes 3 de mayo está disponible en su versión Beta, de acuerdo a las indicaciones dadas por la Directiva

Plan de Integración

¿No es MINTIC quien debe dar el plan que se va a seguir para hacer la integración?

Si. El 17 de julio MinTIC publicará en www.gov.co el plan unificado de integración construido, armonizando los planes que entreguen las entidades a través de la herramienta de integración el 17 de junio y priorizando las interacciones digitales de mayor impacto.

PETI ¿Qué pasa con los PETI que se están organizando por entidades?

La planeación estratégica de TI debe continuar y articularse, dado que es a partir de esa información es que puede apoyar la formulación del plan de integración, es importante recordar que el PETI es el instrumento de planeación maestra por lo que debe incorporar las decisiones de la entidad

Antecedentes ¿Qué diferencia tiene con el anterior Portal del Estado Colombiano?

Gov.co es la evolución de esos esfuerzos anteriores. Es además la herramienta de la estrategia de transformación digital del estado y se diferencia en que gov.co será ese acceso simplificado a todas las interacciones con el estado no solo en materia de trámites y servicios sino en participación, información, noticias, conocimiento compartido y datos abiertos, entre otros.

PQRDS

¿Se ha pensado en un único software para el trámite de PQRSD para todas las entidades, que sea interoperable, reduciendo costos y

A futuro se pretende tener unificado el tema de PQRSD en Gov.co, se está pensando que esta solución estaría a finales de 2020.

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Subcategoría Pregunta Respuesta

tiempos de respuesta al ciudadano y a la entidad?

Monitoreo

¿Cómo puede una entidad vigilar y/o controlar el cumplimiento de esta directiva?

Para realizar el monitoreo constante de la implementación del Plan de integración por parte de la entidad y programar el acompañamiento y apoyo del equipo GOV.CO, se podrá realizar un seguimiento constante del cumplimiento a través de visualizaciones y tableros de control, generados a partir del conjunto de datos abiertos de la integración de planes.