preekbeurten regelen (voorgangers) · 2020. 2. 4. · voorganger zet status van de preek om van...

Preekbeurten Regelen(Voorgangers)

Eenvoudig, Efficient en Online

2 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012

Agenda

�Voorganger(s)

�Persoonlijke gegevens

�Beschikbaarheid

�Preekbeurten

�Preekroosters vergelijken

�Preekrooster (agenda)

�Liturgie

�Declaratie

�Verzendlijst

�Overzichten


Voorganger(s)

�Beheren eigen preekrooster

�Accepteren/afwijzen van preekbeurtverzoeken

�Mogelijkheid om ook preekbeurten eigen gemeente te regelen

� Invoeren liturgie t.b.v. aanstaande diensten

�Declaraties invoeren t.b.v. vervulde preekbeurten

�Overzichten

� Inzicht bieden aan preekregelaars m.b.t. uw beschikbaarheid

�Overzicht t.b.v. belastingdienst (declaraties/vergoedingen)


Mijn eigen - Preekrooster

Opstartpagina is gelijk aan de agenda


Agenda

�Voorganger(s)


�Beschikbaarheid

�Preekbeurten



�Liturgie

�Declaratie

�Verzendlijst

�Overzichten


Mijn eigen - gegevens

Elke nacht worden de basisgegevens overgezet van

de centrale database kerkelijke bureau naar de webapplicatie


Basis data in de webapplicatie

�De volgende basis informatie komt uit het centrale systeem van het kerkelijke bureau

�Hersteld Hervormde Gemeenten

�Personen

�Voorgangers

�Preekregelaars

�Penningmeesters

�Kosters

�Deze basis informatie is gelijk aan de data in het kerkelijk jaarboek

�De basis data kan niet via de webapplicatie aangepast worden, aanpassingen dus doorgeven aan kerkelijke bureau

Naam,

Adres,

Postcode

Woonplaats

E-mail adres

HHK gemeente

Gebouwnaam,

Adres,

Postcode

Woonplaats

Telefoonnummer



Wijzigen van persoonlijke gegevens

Wijzigen van persoonlijke wachtwoord

Wijzigen van aantal diensten per zondag



Informatie (licht grijs) is niet te wijzigen, alleen de

zwarte teksten of lege velden

Status op ‘ja’ zetten wanneer u ook de

preekbeurten voor eigen gemeente regelt

Status op ‘ja’ zetten als u geen inzicht wilt geven aan anderen t.a.v. uw

preekbeurten


Agenda

�Voorganger(s)


�Beschikbaarheid

�Preken

�Preekbeurten



�Liturgie

�Declaratie

�Verzendlijst

�Overzichten


Mijn eigen - Beschikbaarheid

� Inzicht in uw beschikbaarheid is tot nut van velen. U kunt aangeven wanneer u

�Niet beschikbaar bent vanwege verlof of vakanties

�Nog open preekbeurten hebt en die beschikbaar stelt

�Het systeem houdt rekening met uw ingevoerde beschikbaarheid

�Het systeem presenteert uw beschikbaarheid

�Met rood in uw agenda, wanneer u niet beschikbaar bent

�Met groen in uw agenda, wanneer u nog een dienst kunt vervullen

� In een overzicht voor preekregelaars dat u nog beurten beschikbaar hebt (het preekbeurtenbureau vervulde deze functie)


Mijn eigen - Beschikbaarheid


Agenda

�Voorganger(s)


�Beschikbaarheid

�Preken

�Preekbeurten



�Liturgie

�Declaratie

�Verzendlijst

�Overzichten


Mijn eigen - Preken

�Via eigen prekenbeheer kunt u

�Aangevraagde preekbeurten, die via het systeem bij u binnen komen

�Accepteren of

�Afwijzen

�Reeds geaccepteerde preekbeurten wijzigen

�Aanvangstijd preekbeurt

�De locatie in geval u een preekbeurt ruilt met andere voorganger

�Type dienst (eredienst, trouwdienst, biddag etc.)

�Reeds geaccepteerde preekbeurt teruggeven

�Vergeet niet alle wijzigingen op te slaan door onder aan de pagina op de button ‘Uitvoeren’ te klikken


Mijn eigen - Preken

Geselecteerde preken accepteren

of afwijzen


Agenda

�Voorganger(s)


�Beschikbaarheid

�Preken

�Preekbeurten



�Liturgie

�Declaratie

�Verzendlijst

�Overzichten


Preekbeurten – Algemeen (I-VI)

� Aanvragen en/of vastleggen preekbeurt(en)

1. Een preekregelaar verzoeken een preekbeurt te mogen vervullen

� Nieuw verzoek, dit verzoek wordt verstuurt via de applicatie

2. Een preekbeurt vastleggen die eerder is afgesproken

� Gemaakte afspraken in preekrooster opnemen


Preekbeurten – Algemeen (II-VI)

� Verschillende ingangen om preekbeurt vast te leggen

� Via menu ‘Mijn Eigen’, optie ‘agenda’,

� Via menu ‘Preekbeurten’, optie ‘Invoeren’

� Via menu ‘Preekbeurten’, optie ‘Vergelijken preekbeurten’

� Verschillende ingangen om preekbeurten te wijzigen

� Via ‘Eigen agenda’, klik op een bepaalde dienst of datum in agenda

� Via ‘Eigen Preken’, selecteer betreffende dienst


Preekbeurten – Algemeen (III-VI)

�Preekbeurten hebben een ‘status’ in het systeem

�Optie 1, Aanvragen nieuwe preekbeurt’

�Preekbeurt heeft de status ‘wacht op preekregelaar’

�Preekbeurt verschijnt niet in het algemene overzicht ‘Kerkdiensten’

�Optie 2, Vastleggen reeds afgesproken preekbeurt’

�Preekbeurt heeft de status ‘geaccepteerd’

�Nadat een voorganger of een preekregelaar een preekbeurt accepteert in het systeem, wordt de status van betreffende preekbeurt automatisch omgezet naar ‘geaccepteerd’

�Alleen preken met de status ‘geaccepteerd’ verschijnen in alle preekroosters en preekbeurtoverzichten


Preekbeurten – Algemeen (IV-VI)

�Preken die zijn aangevraagd maar nog niet geaccepteerd, worden oranje weergegeven in het preekrooster van zowel de betreffende voorganger als de preekregelaar

�Zolang een preek niet de status ‘geaccepteerd’ heeft, zal deze niet in het algemene overzicht met preekbeurten verschijnen

�Alleen preken met de status ‘geaccepteerd’ verschijnen in alle preekroosters en ‘Kerkdiensten’ overzicht


Preekbeurten – Algemeen (V-VI)

� Een preekregelaar kan via het systeem benadert worden met een preekverzoek

� Alle communicatie kan via het systeem verlopen, hier is geen persoonlijke e-mailapplicatie (Outlook) voor nodig

� U kunt zelf bepalen welke berichten/verzoeken wel of niet naar een preekregelaar worden verzonden


Preekbeurten – Algemeen (VI-VI)

� De webapplicatie kent onderscheiden typen ‘voorgangers’

� Met formele preekbevoegdheid -> weergave ‘Persoonsnaam’

� Zonder preekbevoegdheid -> weergave ‘Dienst’

� Voorkeur voor leesdienst -> weergave ‘Leesdienst’

� Voorganger gezocht -> weergave ‘Nog onbekend’


Agenda

�Preekbeurten

�Optie 1. Nieuwe preekbeurt aanvragen

�Optie 2. Reeds afgesproken preekbeurt vastleggen


Preekbeurt aanvragen

Verzoek voor een preekbeurt via deze

applicatie bij een preekregelaar indienen


Agenda

�Preekbeurten

�Optie 1. Nieuwe preekbeurt aanvragen

�Optie 2. Reeds afgesproken preekbeurt vastleggen


Preekbeurt vastleggen

�Reeds gemaakte preekbeurtafspraken vastleggen in het systeem

�Afspraken die lang geleden al zijn gemaakt

�Afspraken die telefonisch zijn gemaakt

�Afspraken die via persoonlijke e-mail zijn afgestemd

�Deze preekbeurten krijgen direct de status ‘geaccepteerd’in het systeem zodra ze zijn ingeboekt

�Preekbeurten zijn direct zichtbaar in de preekroosters van voorganger, de preekregelaar, het algemene overzicht


Preekbeurt vastleggen

Hiermee kunnen de controles die het systeem

uitvoert, genegeerd worden


Agenda

�Voorganger(s)


�Beschikbaarheid

�Preken

�Preekbeurten



�Liturgie

�Declaratie

�Verzendlijst

�Overzichten


Preekbeurten – Vergelijken

�Eigen preekrooster vergelijken met preekrooster van een gemeente (preekregelaar)

�Snel overzicht waar open beurten aan beide kanten zijn

�Kies het kerkverband van de gemeente die u zoekt

�Let op, dit systeem bevat alleen preekroosters van HHK-gemeenten

�Klik in dit overzicht op een datum waar u een preekbeurt mogelijkheid ziet, en u kunt direct een preekbeurt hierop aanvragen


Preekbeurten – Vergelijken (I)


Preekbeurten – Vergelijken (II)


Preekbeurten – Vergelijken (III)


Agenda

�Voorganger(s)


�Beschikbaarheid

�Preken

�Preekbeurten


�Preekrooster (agenda) Liturgie

�Declaratie

�Verzendlijst

�Overzichten


Agenda

�Betekenis kleuren in preekrooster

�Rood = afwezig

�Groen = nog open preekbeurt

�Orange = preekbeurt is nog niet geaccepteerd

�Gevarendriehoek (rood)

�Datum met conflicterende preekbeurten


Agenda

Signaal dat er preekbeurt conflicten zijn. Dubbel klikken

op gevarendriehoek om probleem op te lossen


Agenda

In dit geval de preekbeurt afwijzen waarmee het conflict is

opgelost


Agenda

�Voorganger(s)


�Beschikbaarheid

�Preken

�Preekbeurten



�Liturgie

�Declaratie

�Verzendlijst

�Overzichten


Liturgie

�De liturgie voor de komende dienst kan via de applicatie worden verzonden naar organist en koster

�Als gegevens van organist/koster door de preekregelaar niet zijn ingevoerd, kunt u zelf een e-mail invoeren, waarnaar de liturgie wordt verzonden

�Klik op button ‘verzenden’ en de liturgie wordt naar betreffende personen verzonden

�Door de liturgie in te voeren, kan later worden teruggekeken waarover is gepreekt (in betreffende gemeente alsook voor uzelf)


Liturgie

Liturgie wordt verzonden zodra u button ‘verstuur’

wordt aangeklikt


Agenda

�Voorganger(s)


�Beschikbaarheid

�Preken

�Preekbeurten



�Liturgie

�Declaratie

�Verzendlijst

�Overzichten


Declaratie

�Gereden afstanden kunnen via systeem worden doorgegeven aan de penningmeester

�Indien geen penningmeester is gekoppeld aan de betreffende gemeente, gaat de declaratie naar de preekregelaar van betreffende gemeente

�Het systeem geeft aan als een declaratie is verzonden

�Via het systeem kan worden bijgehouden of de betaling heeft plaats gevonden (vakje ‘Ontv.’)

�Een overzicht met declaraties kan worden geexporteerd naar excel (bv voor belastingdienst)


Declaratie

Declaraties uit geselecteerde periode

worden naar excel geexporteerd (b.v.

jaaroverzicht)

Declaraties worden naar de penningmeester verzonden die aan betreffende gemeente is

gekoppeld (door preekregelaar)


Declaratie


Agenda

�Voorganger(s)


�Beschikbaarheid

�Preken

�Preekbeurten



�Liturgie

�Declaratie

�Verzendlijst

�Overzichten


Verzendlijst (I)

� In de lijst worden berichten aangemaakt t.b.v.�Een preekbeurt die u via het systeem wilt aanvragen

�Verzoek wordt naar preekregelaar verstuurd

�Een preekbeurtafspraak die u hebt vastgelegd in het systeem

�Afspraakbevestiging wordt naar preekregelaar verstuurd

�Doel verzendlijst is om preekbeurtberichten te bundelen�Zodoende krijgt een preekregelaar maar 1 mail die mogelijk meerdere preekbeurtberichten kan bevatten

�Hier bepaalt u of een preekbeurtbericht per e-mail�Wordt verstuurd: Klik op de button ‘Selectie verzenden’

�(Nog) niet wordt verstuurd: geen buttons op dit scherm aanklikken

�Nooit wordt verstuurd: klik op de button ‘Selectie verwijderen’

�Vergeet dus niet de berichten die in uw verzendlijst staan ook daadwerkelijk te versturen of te verwijderen !


Verzendlijst (II)

Pas nadat op deze button is gedrukt, wordt een e-mail naar betreffende voorganger verzonden

met het verzoek voor de preekbeurt


Verzendlijst (III)

�Naar betreffende preekregelaar wordt vanuit het systeem een mail verzonden

�Tekst in de e-mail is volledig voorgeprogrammeerd


Verzendlijst (IV)

� Als preekregelaar telefonisch reageert

� Voorganger zet status van de preek om

�Van ‘aangevraagd’ naar ‘geaccepteerd’ of ‘afgewezen’

�Zodra een preekbeurt de status ‘geaccepteerd’ heeft, verschijnt deze automatisch in alle preekroosters (van voorganger, van preekregelaar, in algemene overzicht)

� Als preekregelaar per e-mail reageert

� Zelfde procedure als hierboven

� Als preekregelaar via de webapplicatie reageert

� Accepteert de preekregelaar het preekverzoek

�Krijgt de voorganger hier een bericht van

�Preekbeurt heeft status ‘geaccepteerd’ gekregen door preekregelaar

�Verschijnt de preekbeurt automatisch in alle preekroosters (van voorganger, van preekregelaar, in algemene overzicht)

� Wijst de preekregelaar de preekbeurt af dan

�Krijgt de voorganger een bericht

�Wordt de status van de preekbeurt op ‘afgewezen’ gezet


Agenda

�Voorganger(s)


�Gemeente details

�Preken

�Preekbeurten



�Liturgie

�Declaratie

�Verzendlijst

�Overzichten


Overzichten

�1. Diensten

�Alle geregistreerde diensten (t/m eind volgende jaar) opvraagbaar

�2. Liturgie

�Van gehouden diensten waarvoor liturgie is ingevoerd, kan deze worden ingezien (zowel van eigen gemeente, als van andere gemeenten)

�3. Mededelingen

�Afkomstig van het kerkelijke bureau


Overzichten

�4. Open preekbeurten gemeenten

�Alle diensten waar (nog) geen voorganger met preekbevoegdheid voorgaat

�5. Open preekbeurten voorgangers

�Door systeem bepaald of door voorganger(s) zelf opgegeven

�6. Gemeenten (HHK)

�Overzicht van alle gemeenten (NAW gegevens.)

�7. Personen (HHK)

�Overzicht van voorgangers, preekregelaars, penningmeesters, kosters,organisten per gemeente (voor zover vastgelegd in applicatie)

preekbeurten regelen (voorgangers) · 2020. 2. 4. · voorganger zet status van de preek om van...

Documents