Bonn � Boston

Heinz Forsthuber, Jörg Siebert

Praxishandbuch SAP®-Finanzwesen

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Inhalt

Einleitung .................................................................................. 15

1 Überblick ................................................................. 19

1.1 Berichte und Transaktionscodes .............................. 201.2 Echtzeitverarbeitung und Belegprinzip .................... 211.3 Integration .............................................................. 23

1.3.1 Neuerungen in SAP ERP Financials (Release SAP ERP 6.0) ............................... 24

1.3.2 Releasewechsel ......................................... 271.3.3 Erweiterungspakete (EHPs) ........................ 281.3.4 Wartungsstrategie ..................................... 31

1.4 Fazit ....................................................................... 31

2 Hauptbuchhaltung .................................................. 33

2.1 Grundlagen ............................................................. 332.1.1 Kosten- und Leistungsrechnung ................. 342.1.2 Ziele der Hauptbuchhaltung ...................... 352.1.3 Konfiguration des Systems ......................... 352.1.4 Mandant ................................................... 362.1.5 Kontenplan ............................................... 362.1.6 Buchungskreis ........................................... 372.1.7 Geschäftsbereich ....................................... 372.1.8 Profit-Center ............................................. 372.1.9 Kostenrechnungskreis ................................ 38

2.2 SAP-Komponente FI-GL .......................................... 392.3 Stammdaten ........................................................... 41

2.3.1 Aufbau der Sachkontenstammdaten .......... 422.3.2 Sachkontenpflege des

Kontenplansegments ................................. 432.3.3 Sachkontenpflege des

Buchungskreissegments ............................. 472.3.4 Sachkontenstammdaten ändern ................. 532.3.5 Sachkonten sperren ................................... 61

2.4 Belege im SAP-System ............................................ 622.4.1 Belegaufbau .............................................. 632.4.2 Belegkopf .................................................. 64

Inhalt

8

2.4.3 Belegart ..................................................... 652.4.4 Belegposition ............................................. 682.4.5 Buchungsschlüssel ...................................... 692.4.6 Sonderhauptbuchkennzeichen .................... 71

2.5 Belegerfassung ........................................................ 722.5.1 Sachkontenbuchung erfassen ..................... 722.5.2 Erfassungshilfen ......................................... 77

2.6 Das neue Hauptbuch in SAP ERP Financials ............. 822.6.1 Überblick ................................................... 832.6.2 Profit-Center-Reorganisation ...................... 89

2.7 Auswertungen in der Hauptbuchhaltung ................. 962.7.1 Journal ....................................................... 962.7.2 Bilanz ......................................................... 992.7.3 E-Bilanz ...................................................... 102

2.8 Fazit ........................................................................ 112

3 Kreditorenbuchhaltung ........................................... 113

3.1 Betriebswirtschaftliche Grundlagen .......................... 1133.2 SAP-Softwarekomponente FI-AP ............................. 1143.3 Stammdaten ............................................................ 114

3.3.1 Aufbau der Kreditorenstammdaten ............ 1153.3.2 Kreditorenkonto anlegen ........................... 1163.3.3 Lieferantenkonto sperren ........................... 124

3.4 Conto pro Diverse (CpD) ......................................... 1253.5 Der integrierte Geschäftsvorfall im Überblick ........... 1273.6 Eingangsrechnungen erfassen .................................. 130

3.6.1 Allgemeine Buchung .................................. 1303.6.2 Einbildtransaktion in FI .............................. 1333.6.3 Schnellerfassung ......................................... 1343.6.4 Rechnungsprüfung in MM .......................... 136

3.7 Maschineller Zahlungsverkehr ................................. 1383.7.1 Zahlwege im SAP-System ........................... 1393.7.2 Zahlungssperrgründe .................................. 1413.7.3 Einstieg in das Zahlprogramm ..................... 1423.7.4 Zahlungsvorschlag ...................................... 1463.7.5 Zahllauf ausführen ...................................... 152

3.8 Manueller Zahlungsausgang .................................... 1533.8.1 Vollständiger Ausgleich .............................. 1533.8.2 Restposten ................................................. 1573.8.3 Teilzahlung ................................................. 160

Inhalt

9

3.9 Auswertungen in der Kreditorenbuchhaltung .......... 1623.9.1 Bestätigung von kritischen Änderungen ..... 1623.9.2 OP-Fälligkeitsanalyse ................................. 1653.9.3 Kreditoren-Infosystem ............................... 167

3.10 Fazit ....................................................................... 170

4 Debitorenbuchhaltung ............................................ 171

4.1 Betriebswirtschaftliche Grundlagen ......................... 1714.2 SAP-Softwarekomponente FI-AR ............................ 1734.3 Stammdaten ........................................................... 174

4.3.1 Debitorenkonto anlegen ............................ 1754.3.2 Debitorenkonto sperren ............................ 1864.3.3 Debitorenstammsätze archivieren .............. 188

4.4 SEPA-Mandatsverwaltung ....................................... 1904.4.1 Kreditorenkennung .................................... 1924.4.2 Mandatsverwaltung im SAP-System ........... 1934.4.3 Formular SEPA_MANDATE ........................ 1964.4.4 Konfiguration der SEPA-Mandate .............. 1984.4.5 Nummernvergabe ...................................... 2004.4.6 Integration mit dem Zahlprogramm ........... 2004.4.7 Mandate für Kreditoren ............................. 200

4.5 Der integrierte Geschäftsvorfall im Überblick .......... 2024.6 Kreditlinien überwachen mit SAP Credit

Management .......................................................... 2054.7 Kundeninteraktion mit SAP Biller Direct ................. 2134.8 Zahlungsabzüge mit SAP Dispute

Management klären ................................................ 2204.9 Schriftliches Mahnverfahren .................................... 229

4.9.1 Einführung in das Mahnprogramm ............. 2294.9.2 Parameter pflegen ..................................... 2314.9.3 Mahnvorschlag erstellen ............................ 2354.9.4 Mahnvorschlag bearbeiten ........................ 2374.9.5 Mahnbriefe drucken .................................. 242

4.10 Auswertungen in der Debitorenbuchhaltung ........... 2464.10.1 Debitorenverzeichnis ................................. 2464.10.2 Debitorensalden ........................................ 2494.10.3 Debitoren-Zahlungsverhalten .................... 2514.10.4 Debitoren-Infosystem ................................ 2534.10.5 SAP Credit Management ........................... 263

Inhalt

10

4.10.6 SAP Dispute Management ......................... 2644.10.7 SAP Collections Management ..................... 265

4.11 Einzelpostenanzeige für Debitorenkonten ................ 2664.11.1 Selektionsbild ............................................ 2674.11.2 Funktionen innerhalb der

Einzelpostenanzeige ................................... 2764.11.3 Felder der Kopfzeilen nach eigenen

Bedürfnissen erweitern ............................... 2924.11.4 Freie Selektionen erweitern und

beeinflussen ............................................... 2944.12 Fazit ........................................................................ 297

5 Anlagenbuchhaltung ............................................... 299

5.1 Betriebswirtschaftliche Grundlagen .......................... 2995.2 SAP-Softwarekomponente FI-AA ............................. 300

5.2.1 Kontenplan und Bewertungsplan ............... 3015.2.2 Bewertungsbereich ..................................... 3025.2.3 Bewertungsparameter ................................ 3045.2.4 Überleitung von Werten in das

Hauptbuch ................................................. 3055.2.5 Abgeleitete Bewertungsbereiche ................ 3065.2.6 Integration ins Controlling .......................... 3065.2.7 Aspekte der Integration ............................. 307

5.3 Stammdaten ............................................................ 3095.3.1 Klassifizierende Ebene: Anlagenklasse ........ 3115.3.2 Anlagenbezogene Ebene:

Anlagenkomplex und Unternummer ........... 3125.3.3 Anlagenstammsatz anlegen ........................ 3135.3.4 Anlagenstammsatz ändern .......................... 3225.3.5 Anlagenunternummer ................................ 3245.3.6 Anlagenstammsatz sperren ......................... 326

5.4 Anlagenbewegungen ............................................... 3275.4.1 Bewegungsarten bei

Anlagenbewegungen .................................. 3275.4.2 Belegarten beim Anlagenzugang ................ 3285.4.3 Anlagenzugang buchen .............................. 3285.4.4 Abschreibung ............................................. 3415.4.5 Anlagenabgang .......................................... 3445.4.6 Anlage umbuchen ...................................... 350

Inhalt

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5.5 Auswertungen in der Anlagenbuchhaltung .............. 3535.5.1 Anlagenbestand ......................................... 3535.5.2 Verzeichnis unbebuchter Anlagen .............. 355

5.6 Auswirkungen des neuen Hauptbuchs auf FI-AA ..... 3565.6.1 Parallele Rechnungslegung mittels

Delta-Bewertungsbereich .......................... 3575.6.2 Verbesserte Unterstützung des

Bruttoverfahrens ........................................ 3595.7 Fazit ....................................................................... 360

6 Bankbuchhaltung .................................................... 361

6.1 Betriebswirtschaftliche Grundlagen ......................... 3616.2 SAP-Softwarekomponente FI-BL ............................. 3626.3 Stammdaten ........................................................... 3626.4 Auswirkungen von SEPA ......................................... 366

6.4.1 Gesetzliche Rahmenbedingungen .............. 3676.4.2 Teilnehmerländer ...................................... 3686.4.3 Neue Zahlungsverkehrsprodukte ............... 3686.4.4 Anpassungen im SAP-System ..................... 370

6.5 Zahlungsverkehr und Bankenkommunikation .......... 3736.5.1 Zahlungseingang ........................................ 3746.5.2 Zahlungsausgang ....................................... 3786.5.3 Bankenkommunikation .............................. 382

6.6 Verarbeitung von Kontoauszügen ........................... 3856.6.1 Kontoauszug einlesen ................................ 3866.6.2 Kontoauszug nachbearbeiten ..................... 3886.6.3 Nachkontierung im Kontoauszug ............... 391

6.7 Erweiterung der Kontoauszugsverarbeitung mit EHP 6 ............................................................... 393

6.8 Kassenbuch ............................................................ 3976.9 Scheckeinreicher ..................................................... 4076.10 Wechselverwaltung ................................................ 413

6.10.1 Besitzwechsel ............................................ 4146.10.2 Schuldwechsel ........................................... 430

6.11 Auswertungen in der Bankbuchhaltung ................... 4376.11.1 Liquiditätsvorschau .................................... 4386.11.2 Schecknachweis ......................................... 442

6.12 Fazit ....................................................................... 444

Inhalt

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7 Abschlussarbeiten ................................................... 445

7.1 Betriebswirtschaftliche Grundlagen .......................... 4457.2 Verwaltung der vorerfassten Belege ......................... 4487.3 Maschinelle Pflege des WE/RE-Kontos .................... 4517.4 Überleitung von Löhnen und Gehältern ................... 4597.5 Rückstellungen ........................................................ 4637.6 Periodische Abgrenzungen ...................................... 470

7.6.1 Dauerbuchungsbeleg .................................. 4717.6.2 Accrual Engine ........................................... 477

7.7 Anlagenbuchhaltung ............................................... 4877.7.1 Anlagen im Bau .......................................... 4887.7.2 Anlageninventur ......................................... 4957.7.3 Abschreibungslauf ...................................... 4977.7.4 Anlagengitter ............................................. 510

7.8 Wertberichtigungen ................................................ 5137.8.1 Einzelwertberichtigungen ........................... 5137.8.2 Pauschalwertberichtigung .......................... 517

7.9 Verzinsung .............................................................. 5257.10 Abstimmungsmaßnahmen ....................................... 530

7.10.1 Manuelle Überprüfung der Buchungen ................................................. 530

7.10.2 Technische Abstimmung der Verkehrszahlen ........................................... 535

7.11 Intercompany-Abstimmung ..................................... 5377.12 Umgliederung ......................................................... 5457.13 Saldenbestätigungen ............................................... 5537.14 Periodensteuerung .................................................. 5587.15 Umsatzsteuer .......................................................... 5627.16 Saldovortrag ............................................................ 5687.17 Fazit ........................................................................ 575

Anhang ............................................................................ 577

A Grundlagen des SAP-Systems ............................................. 579A.1 Bedienung von SAP ERP .......................................... 579A.2 Einführung .............................................................. 580A.3 Anmelden ............................................................... 580A.4 Vorgehensweise beim Anmelden ............................. 582A.5 Benutzeroberfläche .................................................. 583

Inhalt

13

A.6 Navigation .............................................................. 584A.7 Dateneingabe ......................................................... 590A.8 Benutzereinstellungen ............................................ 591A.9 Meldungstypen ....................................................... 598A.10 Modi ...................................................................... 599A.11 Daten speichern ..................................................... 600A.12 SAP-Bibliothek ....................................................... 601A.13 SAP-Glossar ............................................................ 601A.14 Abmelden ............................................................... 602A.15 Bearbeitungsoptionen Buchhaltung ........................ 602

B Beispiel für einen Abschlussplan ........................................ 613

C Menüpfade ....................................................................... 617C.1 Kapitel 2 – Hauptbuchhaltung ................................ 617C.2 Kapitel 3 – Kreditorenbuchhaltung ......................... 617C.3 Kapitel 4 – Debitorenbuchhaltung .......................... 618C.4 Kapitel 5 – Anlagenbuchhaltung ............................. 620C.5 Kapitel 6 – Bankbuchhaltung .................................. 620C.6 Kapitel 7 – Abschlussarbeiten ................................. 622

D Glossar .............................................................................. 627

E Weiterführende Informationsquellen ................................. 637

F Die Autoren ...................................................................... 639

Index ....................................................................................... 641

15

Einleitung

Das Praxishandbuch SAP-Finanzwesen widmet sich ausführlich derAnwendungskomponente für die Finanzbuchhaltung (FI) innerhalbvon SAP ERP Financials. Das Buch soll Sie bei der täglichen Arbeit mitFI unterstützen und Ihnen dafür praktische Tipps und Erfahrungenan die Hand geben.

Seit 2006 bietet SAP für den letzten Releasestand SAP ERP 6.0 soge-nannte Erweiterungspakete (Enhancement Packages, EHPs) an, umzusammen mit den Wartungsintervallen innovative Systembau-steine, die Business Functions, zur Verfügung zu stellen. SAP-Kundenkönnen je nach genutzten Modulen eine Auswahl treffen, welchedieser Business Functions sie aktivieren wollen und welche nicht.

Die erste Auflage dieses Praxishandbuchs erschien bereits 2002. Diefünfte Auflage basiert auf dem aktuellen Release SAP ERP 6.0 (ehe-mals SAP ERP 2005) EHP 6 und ist sowohl für Neueinsteiger als auchfür erfahrene SAP-Anwender, die sich in das neue Release einarbei-ten möchten, geeignet. Viele SAP-Kunden haben mittlerweile aufSAP ERP 6.0 umgestellt und die SAP R/3-Releases 4.6C und 4.7 ab-gelöst.

Da mit den neuen Releases und EHPs über die Jahre viele neue Funk-tionen hinzugekommen sind, musste das Buch bereits mehrmalsüberarbeitet und erheblich erweitert werden. Seit der dritten Auflagewirkt neben Heinz Forsthuber auch Jörg Siebert als Autor mit, derwie Herr Forsthuber bereits mehrere Bücher für SAP PRESS geschrie-ben hat.

An wen richtet sich dieses Buch?

Dieses Buch richtet sich an Leser, die Grundkenntnisse im Rech-nungswesen haben und sich nun mit der SAP-Applikation FI vertrautmachen möchten. Darüber hinaus bietet das Werk auch für bereitserfahrene SAP-Anwender eine Einführung in die Funktionen von

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Einleitung

SAP ERP 6.0. Alle Leser werden von den zahlreichen Praxistipps undBeispielen profitieren.

Aufbau und Inhalt

Das Buch umfasst sieben Hauptkapitel.

Kapitel 1 stellt die Neuerungen in SAP ERP Financials im Überblickdar.

Kapitel 2 befasst sich mit der Hauptbuchhaltung (SAP-KomponenteFI-GL). Die Hauptbuchhaltung ist der Kern jedes Rechnungswesens.Neben den Grundlagen mit Begriffen wie Mandant, Kontenplan,Buchungskreis, Geschäftsbereich und Profit-Center erhalten Sie eineAnleitung dazu, wie Sie die Stamm- und Bewegungsdaten im SAP-System optimal verwenden können. In einem weiteren Abschnitterfahren Sie, was es mit dem neuen Hauptbuch auf sich hat. Neu hin-zugekommen ist in dieser Auflage das Thema der Profit-Center-Reor-ganisation sowie die Erstellung und Versendung der E-Bilanz an dieFinanzbehörden.

Verbindlichkeiten werden in der Kreditorenbuchhaltung, also in derSAP-Komponente FI-AP, verwaltet. Dieses Thema behandeln wir aus-führlich in Kapitel 3. Die Erfassung von Eingangsrechnungen wird invier verschiedenen Varianten ausführlich dargestellt. Mit Ausführun-gen zum Zahlprogramm wird die Organisation des maschinellen Zah-lungsverkehrs erläutert. Auswertungen zu kritischen Stammsatzän-derungen und eine Analyse der Fälligkeit von Verbindlichkeitenrunden das Kapitel ab.

Kapitel 4 beschäftigt sich mit der Debitorenbuchhaltung (SAP-Kom-ponente FI-AR). Besonders in wirtschaftlich schwierigeren Zeiten istein effizientes Forderungsmanagement gefragt. Neben FI-AR gibt esin Release SAP ERP 6.0 drei wesentliche Neuerungen im Bereich For-derungsmanagement/Financial Supply Chain Management. Risikenwerden mit dem SAP Credit Management anhand von Kreditlimitsbewertet. Werden Rechnungen nicht vollständig bezahlt, kannschließlich mit SAP Dispute Management eine elektronische Akte zurKlärung des Sachverhalts erstellt werden. In Zusammenhang mit derSEPA-Einführung wurde das Thema der Mandatsverwaltung neu inKapitel 4 integriert.

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Einleitung

Thema von Kapitel 5 ist die Anlagenbuchhaltung. Im SAP-Neben-buch Anlagenbuchhaltung (FI-AA) werden Wirtschaftsgüter physischund wertmäßig verwaltet. In Kapitel 5 werden daher die SAP-BegriffeBewertungsplan, Bewertungsbereich und Bewertungsparameter nähererläutert. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels,wie innerhalb eines Arbeitsschritts mehrere Stammsätze gleichzeitigangelegt werden können bzw. wie Zugangsbuchungen für diese Wirt-schaftsgüter aussehen können. Mit der Umbuchung, der Abschreibungund der Abgangsbuchung schließt sich dann der Lebenszyklus derAnlage.

Kapitel 6 widmet sich der Bankbuchhaltung. Bei der Bankbuchhal-tung (FI-BL) handelt es sich um ein klassisches Thema, das mit derEinführung der Single Euro Payments Area (SEPA) erneut in denFokus rückt. Zunächst werden in diesem Kapitel die Stammdaten aus-führlich dargestellt. Im neuen Release ist außerdem eine Funktionhinzugekommen, die es ermöglicht, Datenträger und Kontoauszügemit den jeweiligen Hausbanken einfacher auszutauschen. Im Zusam-menhang mit EHP 6 wird von SAP eine erweiterte Kontoauszugs-verarbeitung angeboten, die neu in Kapitel 6 aufgenommen wurde.Kassenbuch, Scheckeinreicher und Wechselverwaltung ergänzen denThemenkomplex Bankbuchhaltung, der mit wichtigen Auswertun-gen zur Liquiditätsvorschau abgeschlossen wird.

Kapitel 7 zeigt Ihnen auf fast 200 Seiten, wie Sie besonders schnelleAbschlüsse durchführen können (Fast Close). Wiederkehrende peri-odische Aufgaben, wie etwa die Umgliederung von Forderungenund Verbindlichkeiten oder auch Verzinsung, können mithilfe die-ser Software unterstützt werden. Zusätzlich stehen ab SAP R/3-Release 4.7 eine Abgrenzungsmaschine (Accrual Engine) und ab denSAP ERP-Releases ein Tool für die Intercompany-Abstimmung zurVerfügung.

Der Anhang soll die Hauptkapitel dieses Buches mit praktischenDokumentationen ergänzen. Neben einer Zusammenfassung der indiesem Buch verwendeten Menüpfade ist, passend zu Kapitel 7, einBeispiel eines strukturierten Abschlussplans für Sie hinterlegt.Außerdem finden Sie im Anhang ein Glossar und eine Einführung indie Bedienung des SAP-Systems.

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Einleitung

Wie können Sie mit diesem Buch arbeiten?

Die einzelnen Kapitel des Buches können unabhängig voneinandergelesen werden, sodass Sie die Freiheit haben, einzelne Kapitel zuüberspringen und sich auf die für Sie interessanten Themen zu kon-zentrieren.

Um Ihnen die Arbeit mit diesem Buch zu erleichtern, verwenden wirspezielle Symbole:

Mit diesem Symbol möchten wir Sie vor einem möglichen Problemwarnen. Seien Sie besonders achtsam, wenn Sie diese Aufgabe inAngriff nehmen oder diese Funktion nutzen möchten.

Dieses Symbol leitet ein längeres Beispiel ein oder stellt ein kürzeresBeispiel in einem Kasten dar. Oftmals werden wir die im Text bespro-chenen Themen und Funktionen durch ein Beispiel illustrieren.

Dieses Symbol markiert einen Tipp. Hier weisen wir auf eine wich-tige Information noch einmal besonders hin, die Ihnen die Arbeiterleichtern kann.

Danksagungen

Bücher zu schreiben ist nicht einfach, und gerade ein Fachbuch zu einerkomplexen Anwendungssoftware wie FI fordert nicht nur von denAutoren großen Einsatz. Viele Freunde und Kollegen haben uns bei die-sem Buchprojekt durch Ratschläge, zusätzliche Informationen und ihreKorrekturen unterstützt. Bei ihnen allen bedanken wir uns herzlich!

Heinz Forsthuber bedankt sich besonders bei der OctaVIA AG undhier speziell bei Herrn Dirk Benderoth, die ihn durch Bereitstellungeines SAP-Systems auf dem Releasestand SAP ERP 6.0 EHP 6 sowiedurch tatkräftige und kompetente Hilfe unterstützt haben.

Besonders wichtig war jedoch fraglos die Unterstützung durchunsere Familien. Ein besonderes Dankeschön gilt Erika und Wolf-gang Siebert sowie Karin Bädekerl und Helma und Walter Forsthuber– ihnen ist dieses Buch gewidmet.

Heinz Forsthuber und Jörg Siebert

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»Nur wer die Vergangenheit kennt, kann die Gegenwartverstehen.« Gemäß diesem Leitspruch erhalten Sie in diesem Kapitel einen Überblick über die Entwicklung der SAP-Lösung für das Rechnungswesen. Außerdem finden Sie eine Zusammenfassung der Neuerungen in SAP ERP Financials.

1 Überblick

Im Jahr 1972 gründeten fünf ehemalige Mitarbeiter von IBM – ClausWellenreuther, Hans-Werner Hector, Klaus Tschira, Dietmar Hoppund Hasso Plattner – das kleine Unternehmen SAP in Weinheim.1977 siedelte SAP dann nach Walldorf um. Bereits von Anfang anwar die Buchhaltungssoftware eine der Kernlösungen von SAP. DieArchitektur und das Konzept der SAP-Finanzbuchhaltung wurdenvor allem von Claus Wellenreuther geprägt.

Die Kom-ponente RF

Die ersten Softwarepakete R/1 und R/2 beinhalteten bereits die Kom-ponente RF, wobei der Buchstabe »R« für Realtime (Echtzeit) und derBuchstabe »F« für Finanzbuchhaltung steht. In diesen Versionen wareine Hauptbuchhaltung mit Nebenbüchern für Lieferanten, Kundenund Anlagen verfügbar. In R/2-Zeiten wurde die grafische Benutzer-oberfläche maßgeblich durch den Großrechner mit dessen Zeichen-orientierung geprägt. Abbildung 1.1 zeigt eine alte Transaktion zurStammdatenerfassung.

Abbildung 1.1 R/2-Benutzeroberfläche

20

Überblick1

Einige Konzepte aus dieser Zeit haben bis zum aktuellen SAP-Releaseüberlebt. Im Folgenden geben wir Ihnen dazu einige Beispiele.

1.1 Berichte und Transaktionscodes

BerichteRFBILA00/RAGITT00

Heutige Auswertungen, die mit den Anfangsbuchstaben »RF« begin-nen, haben ihren Ursprung in der Zeit der Komponente RF. Zum Bei-spiel findet man im aktuellen SAP-Release noch eine Bilanzauswertungmit dem Berichtsnamen RFBILA00. Berichte mit den Anfangsbuchsta-ben RA stammen aus der gleichen Epoche. »RA« steht für die Applika-tion Anlagenbuchhaltung. Ein Beispiel dafür ist das AnlagengitterRAGITT00. Wenn Sie Berichte im Finanzwesen allgemein oder in derAnlagenbuchhaltung im Besonderen suchen, ist es also hilfreich, in derBerichtssuche mit RF* oder RA* zu arbeiten.

Das Prinzip derTransaktionscodes

In der Anfangszeit von SAP wurde die Software ausschließlich mitBerichtsnamen und Transaktionscodes bedient. Für den SAP-Anwen-der gab es als Hilfsmittel kleine gedruckte Faltmappen, die alle Funk-tionen und damit einhergehenden Transaktionscodes enthielten.Neben den Berichtsnamen hat auch das Prinzip der Transaktions-codes die Zeit überlebt. Folgende Transaktionscodes finden Sie z.B.im aktuellen SAP-Release:

� FB01 – Finanzbuchhaltung, Beleg anlegen

� FB02 – Finanzbuchhaltung, Beleg ändern

� FB03 – Finanzbuchhaltung, Beleg anzeigen

� FD01 – Finanzbuchhaltung, Debitoren anlegen

� FD02 – Finanzbuchhaltung, Debitoren ändern

� FD03 – Finanzbuchhaltung, Debitoren anzeigen

� FK01 – Finanzbuchhaltung, Kreditoren anlegen

� FK02 – Finanzbuchhaltung, Kreditoren ändern

� FK03 – Finanzbuchhaltung, Kreditoren anzeigen

� KS01 – Kostenrechnung, Kostenstelle anlegen

� KS02 – Kostenrechnung, Kostenstelle ändern

� KS03 – Kostenrechnung, Kostenstelle anzeigen

Auch heute können Sie mit diesen Kürzeln schnell auf SAP-Funktio-nen zugreifen. Die Bedeutung der Transaktionen ist jedoch aufgrund

21

Echtzeitverarbeitung und Belegprinzip 1.2

der Übersichtlichkeit von Menüpfaden und der damit verbundenenNavigationsstrukturen zurückgegangen. In diesem Buch wird des-halb auch der Fokus auf die Menüpfade und weniger auf die einzel-nen Transaktionen gelegt. Im Anhang finden Sie ein Verzeichnis derverwendeten Menüpfade dieses Buches, und im Index sind alleTransaktionen, die in diesem Buch vorkommen, aufgeführt. Zusätz-lich zu diesen funktionalen Relikten wurden einige konzeptionelleGrundprinzipien bis heute beibehalten. Dazu gehört neben der Echt-zeitverarbeitung auch das Belegprinzip.

1.2 Echtzeitverarbeitung und Belegprinzip

Die Echtzeitverarbeitung von Informationen sorgte in Bezug auf dasRechnungswesen schon in den ersten SAP-Releases für eine gleich-zeitige Verarbeitung der Informationen im Hauptbuch und in denNebenbüchern. Nach dem Realtime-Prinzip werden vor dem Bu-chungsvorgang alle angeschlossenen Module auf eine fehlerfreieVerarbeitung geprüft. Dies umfasst Einkauf, Vertrieb, Reisekosten-abrechnung, Kostenrechnung und vieles mehr.

Tagesend-verarbeitung und Fehlermappen

In der Anfangszeit von SAP war in den meisten Unternehmen eineTagesendverarbeitung üblich. Die Tagesendverarbeitung hatte je-doch zur Folge, dass Buchungsprüfungen erst spät nach der Daten-erfassung erfolgten und anschließend eine Fehlermappe für Korrek-turen erstellt wurde. Die abgehefteten physischen Belege musstenfür diesen Zweck ein weiteres Mal bemüht werden – ein zusätzlichermanueller Arbeitsschritt.

Nur mit einer Echtzeitverarbeitung war aber ein Belegprinzip sinn-voll anwendbar. Das Belegprinzip besteht darin, einen Buchungsbe-leg möglichst immer nur einmal betrachten zu müssen. Sind zu die-sem Zeitpunkt alle Informationen korrekt, kann dieser elektronischgebucht und der physische Beleg abgeheftet werden.

Selbst heute gibt es am Markt noch Softwarelösungen, die eine Echt-zeitverarbeitung und das Belegprinzip nicht vollständig beherrschen.Dort werden Buchungsbelege mit einem periodischen Job alle fünfbis zehn Minuten zur Überprüfung und Verarbeitung herangezogen.

Wenn Sie heute im SAP-System bei der Erfassung einer Eingangs-rechnung direkt auf einen Fehler in der Zusatzkontierung »Kosten-

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Überblick1

stelle« hingewiesen werden, liegt das an dem immer noch gültigenPrinzip der Echtzeitverarbeitung.

VerschiedeneModule

In der Hauptbuchhaltung (FI-GL) laufen die gesammelten Zahlen ausallen Nebenbüchern zusammen. Auf dieser Grundlage werden Bilan-zen erstellt. Die Debitorenbuchhaltung (FI-AR, Accounts Receivable)ist in Echtzeit an das Hauptbuch angeschlossen und ermöglicht einForderungsmanagement auf Kunden- und Einzelpostenebene. NeueGeschäfte werden in Form von Rechnungen vom Vertriebsmodul SD(Sales and Distribution) direkt übergeben. FI-AP (Accounts Payable),die Kreditorenbuchhaltung, verwaltet die Lieferanten und damit Ver-bindlichkeiten eines Unternehmens. Ist das Einkaufsmodul MM(Materialmanagement) im Einsatz, können neue Eingangsrechnun-gen direkt gegen Bestellungen und Wareneingänge geprüft werden.

Bei der Bankbuchhaltung FI-BL (Bank Ledger) handelt es sich um ein»unechtes Nebenbuch«. Bankkonten werden über das Hauptbuchabgebildet, lediglich das Kassenbuch hat hier den Charakter einerkleinen Nebenbuchhaltung. Das Modul CO (Controlling) ist um eini-ges vielschichtiger, als die Module der Finanzbuchhaltung hier skiz-ziert wurden. Es wird in diesem Bereich nochmals zwischen Kosten-arten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung unterschieden. Diewichtigsten CO-Komponenten sind:

� CO-OM – Gemeinkostenrechnung (Overhead Cost Management)

� CO-PC – Produktkostenrechnung (Product Costing)

� CO-PA – Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (Profitability Analysis)

Der Themenkomplex Controlling wird in diesem Buch nicht weiterbehandelt. Für eine Vertiefung empfehlen wir Ihnen das Buch »Pra-xishandbuch SAP-Controlling« von Uwe Brück (SAP PRESS).

GemeinsameStammdaten

Den verschiedenen Modulen liegt jeweils eine gemeinsame Daten-bank zugrunde. Der wesentliche Vorteil dieser gemeinsamen Daten-basis besteht darin, dass z.B. Kundenstammdaten für die Module FIund SD nur einmal vorgehalten werden müssen. Das Gleiche gilt fürden Einkaufsprozess und die Lieferantendaten für die Module FI undMM. Insbesondere für Prozessschritte, die an den Grenzen der jewei-ligen Abteilungen erfolgen, wie etwa eine Kreditlimitprüfung oderdie Prüfung von Eingangsrechnungen, ist diese gemeinsame Archi-tektur von Vorteil.

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Integration 1.3

Das Belegprinzip sorgt dafür, dass die Informationen von allen rele-vanten Modulen in Echtzeit geprüft und anschließend zur Verfügunggestellt werden. Damit verfügt das Controlling unmittelbar überInformationen zu Erlös- und Aufwandspositionen. Das Gleiche gilt fürdie Bankbuchhaltung, in der zukünftige Geldmittelabflüsse aus Bestel-lanforderungen, Bestellungen und Kreditoren sowie zukünftige Geld-mittelzuflüsse aus Aufträgen und Fakturen in Echtzeit vorliegen.

Dieser Integrationsaspekt wird in diesem Buch in den jeweiligenKapiteln zur Debitoren-, Kreditoren- und Bankbuchhaltung ausführ-lich beschrieben.

1.3 Integration

Einheitliche Benutzeroberfläche

Als SAP-Anwender können Sie innerhalb einer einheitlichen Benut-zeroberfläche Funktionen in Finanzwesen, Einkauf, Verkauf oderControlling aufrufen – vorausgesetzt, die notwendigen Benutzerbe-rechtigungen liegen vor. Dieser Umstand ist einer der wichtigstenVorteile eines integrierten Systems. Im konkreten Anwendungsfallist er hilfreich, um den Belegfluss zu verfolgen, indem z.B. einAbsprung aus der Fälligkeitsanalyse in die Debitorenbuchhaltungund anschließend in das Vertriebsmodul SD möglich ist. Ein ähnli-cher Drilldown im Berichtswesen ist z.B. von der Liquiditätsüber-sicht in die Kreditorenbuchhaltung und anschließend in den Einkaufdenkbar. Diese beiden Beispiele für Anwendungsfälle demonstrierenden Integrationsvorteil einer einheitlichen Benutzeroberfläche inKombination mit dem internen Belegfluss. Andere Softwarelösun-gen, die mit »Datensilos« und Schnittstellen arbeiten, werden dieseMöglichkeiten kaum bieten können.

SAP ERP FinancialsDas SAP-Produkt für das Rechnungswesen heißt nun SAP ERP Finan-cials. Außer den Anwendungen für Finanzbuchhaltung und Control-ling wird unter diesem Dach noch einiges mehr zusammengefasst.SAP ERP Financials umfasst die folgenden Bereiche:

� Finanzwesen (FI)Mit FI können Sie alle buchhalterischen Daten verwalten und dar-stellen, Geschäftsvorfälle nach dem Belegprinzip aufzeichnen, einenintegrierten Datenfluss ermöglichen, Buchhaltungsdaten in Echtzeitzur Verfügung stellen und automatische Buchungen im Hauptbuchvornehmen. All diese Bereiche sind Thema dieses Buches.

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Überblick1

� Controlling (CO)CO bietet Funktionen für die Koordination, Überwachung undOptimierung der unternehmerischen Aktivitäten. CO ist nicht nurmit FI, sondern auch eng mit den Produktions- und Logistikmodu-len integriert, sodass alle Daten, die für die Kostenrechnung rele-vant sind, automatisch dort einfließen können.

� Forderungs- und Kreditmanagement Mithilfe von Funktionen für das Forderungs- und Kreditmanage-ment und der elektronischen Rechnungsabwicklung kann dasWorking Capital optimiert werden, indem Geldflüsse von derBestellung bis zur Bezahlung sowie umgekehrt vom Auftragsein-gang bis zum Geldeingang überwacht und verbessert werden.Dafür stehen verschiedene Produkte zur Verfügung, von deneneinige (Dispute, Collections und Credit Management sowie BillerDirect) auch Thema dieses Buches sind.

(Die entsprechenden Funktionen wurden über einen langen Zeit-raum unter dem Oberbegriff Financial Supply Chain Management(FSCM) eingeordnet, der auch teilweise aktuell noch im Anwen-dungsmenü enthalten ist. Inzwischen ist dieser Oberbegriff offizi-ell weggefallen, die darunter versammelten Funktionen bestehenaber fort.)

� TreasuryMit SAP Treasury and Risk Management werden Geschäfte anKapitalmärkten sowie der interne und externe Zahlungsverkehroptimiert. Wertpapiere, Geld-, Devisen- und Derivatgeschäftewerden mit dem entsprechenden Nebenbuch abgedeckt. Das Pra-xishandbuch SAP-Finanzwesen beleuchtet einen kleinen Aspektdes Zahlungsverkehrs, nämlich das Thema SEPA und die SAP-Lösung Bank Communication Management.

1.3.1 Neuerungen in SAP ERP Financials (Release SAP ERP 6.0)

Das Release SAP ERP 6.0 ist für neue SAP-Kunden das Startreleaseund für Bestandskunden die Plattform für ein Zielrelease. Die vorlie-gende fünfte Auflage des Praxishandbuchs SAP-Finanzwesen basiertauf diesem Release und soll sowohl Grundkenntnisse im SAP-Finanz-wesen vermitteln als auch Neuerungen von ERP 6.0 gegenüber demVorgängerrelease R/3 herausstellen. Was die Neuerungen anbelangt,sind im Wesentlichen die folgenden Funktionen zu nennen:

25

Integration 1.3

� Das neue HauptbuchDie Erneuerung der Kernkomponente des Rechnungswesens istsicherlich die größte Neuerung im ERP-Release. Kapitel 2, »Haupt-buchhaltung«, geht auf die grundsätzliche Rolle des klassischenHauptbuchs FI-GL ein und stellt die Neuerung im Kontext dar.

� Accrual EngineAbgrenzungsbuchungen werden in Kapitel 7, »Abschlussarbei-ten«, näher behandelt. Bisher konnten diese ausschließlich mitDauerbuchungen erstellt werden. Die Accrual Engine bietet dazueine neue Alternative.

� Intercompany-AbstimmungGeschäftsbeziehungen innerhalb einer Unternehmensgruppe er-zeugen Intercompany-Buchungsbelege. Sie müssen im Rahmender Abschlussarbeiten abgestimmt werden. Kapitel 7 stellt Ihnendie Neuerungen in diesem Bereich vor.

� Elektronische UmsatzsteuermeldungEine kleine Neuerung bietet die elektronische Umsatzsteuermel-dung. Bisher konnten ausschließlich Papierdokumente an dieBehörden gesendet werden. Kapitel 7 beschreibt die Vorgehens-weise des durchgängigen elektronischen Prozesses.

� ForderungsmanagementDas Forderungsmanagement – ehemals Teil von FSCM (FinancialSupply Chain Management) – ist im SAP ERP-Release umfassenderneuert worden. Mit neuen Lösungen zum Credit, Collectionsund Dispute Management sowie mit der Komponente Biller Directkann der Geschäftsprozess besser unterstützt werden. Kapitel 4,»Debitorenbuchhaltung«, zeigt hier die Potenziale.

� BankenkommunikationDiese neue Lösung ermöglicht einen direkten Austausch der Zah-lungsträgerdateien bzw. Kontoauszüge mit den jeweiligen Haus-banken. Details dazu liefert Kapitel 6, »Bankbuchhaltung«.

� Möglichkeit eines Self-Services für die AnlageninventurDieses Szenario wurde für SAP Deutschland entworfen und dientals Beispiel dafür, was mit der neuen Basisinfrastruktur SAP Net-Weaver alles möglich ist. Kapitel 7, »Abschlussarbeiten«, bietetIhnen davon einen Eindruck.

� Verbesserungen im Abschreibungslauf und im periodischenBestandsbucherDiese Neuerung ist für den Anwender nicht auf den ersten Blick

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Überblick1

ersichtlich, weil hier die Laufzeit der Programme mit einer neuenArchitektur optimiert worden ist. Kapitel 7 schildert den Prozess-schritt Abschreibungslauf.

� Arbeitsvorrat für die WechselkurspflegeUm die Wechselkurspflege zu erleichtern, wurde die Möglichkeit ge-schaffen, mit Arbeitsvorräten zu arbeiten. In Kapitel 7 wird das an-hand eines Beispiels bei der Fremdwährungsbewertung geschildert.

In den einzelnen Kapiteln dieses Praxishandbuchs wird jeweils aus-führlich Bezug auf diese hier kurz angerissenen Neuerungen genom-men. Sie stehen jedoch exemplarisch für das, was sich in SAP ERPFinancials insgesamt geändert hat. Einen wesentlich detaillierterenÜberblick über SAP ERP Financials erhalten Sie mit dem ERP SolutionBrowser. Das technische Tool ist im Internet unter www.sapsolution-browser.com frei erhältlich und nicht nur auf den ApplikationsbereichFinancials beschränkt. Abbildung 1.2 illustriert die Möglichkeiten desTools. Auf der linken Seite geben Sie das Startrelease und anschlie-ßend das Zielrelease ein. Mit der Einschränkung auf die gewünschteApplikation werden Delta-Funktionen aufgelistet.

Abbildung 1.2 ERP Solution Browser

27

Integration 1.3

Solution BrowserEin zusätzlicher Detaillierungsgrad zeigt die funktionale Beschrei-bung, gepaart mit dem betriebswirtschaftlichen Nutzen (siehe Abbil-dung 1.3).

Abbildung 1.3 Die Lösung im Detail

Darüber hinausgehende Informationen bieten die Release Notes, dieeinige hundert Seiten umfassen. Im nächsten Abschnitt beschreibenwir kurz, was Sie bei einem Releasewechsel beachten sollten.

1.3.2 Releasewechsel

Keine Versions-problematik

Dank der Architektur der SAP-Lösung gibt es innerhalb eines Releaseskeine Versionsprobleme zwischen den einzelnen Modulen wie SD,MM, FI und CO, da sie in einer einheitlichen Version ausgeliefert wer-den. In der Vergangenheit waren Releasewechsel für Kunden immergroße Projekte, für die viel Zeit und Geld investiert werden musste.Insbesondere eigene Programmierungen und Neuerungen erforder-ten Arbeitsaufwand. Häufig waren umfangreiche Tests, Anpassungenund Schulungen der Anwender notwendig.

SAP-Releases

Die bisherige Releasereihenfolge bei SAP in der jüngeren Vergangenheitlässt sich wie folgt darstellen:

� R/3 4.0

� R/3 4.5

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Überblick1

Stabiler Kern undNeuerungen

Nicht selten wurden Releasewechsel wegen des hohen Investitions-volumens aufgeschoben, selbst wenn einige neue Funktionen Pro-zessverbesserungen mit sich gebracht hätten. Es war aus Gesamtkos-tensicht um einiges günstiger, das eine oder andere Release einfachzu überspringen. Ein CIO brachte es mit dem folgenden Satz auf denPunkt: »Ihr [SAP] dürft mein ERP-Kernsystem alle fünf Jahre anfassen– und bitte sehr an einem Samstag.« Auf der anderen Seite möchtenviele Firmenchefs häufig (jedes Quartal) verbesserte Prozesse haben –ein klassisches Spannungsfeld zwischen Stabilität auf der einen unddynamischer Veränderung/Verbesserung auf der anderen Seite, mitdem sich SAP konfrontiert sah.

Ein weiteres Anliegen, das von SAP-Kunden in der Vergangenheitimmer wieder vorgebracht wurde, betrifft funktionale Veränderun-gen innerhalb des ERP-Systems: Häufig sollte eine neue Funktion imFinanz- und Rechnungswesen genutzt werden, andere Neuerungenin den Bereichen Personalabrechnung, Einkauf oder Verkauf warendagegen zuerst einmal nicht interessant. In der Vergangenheit wur-den bei einem Releasewechsel neue Funktionen jedoch immer füralle Bereiche sichtbar und teilweise direkt aktiv. Diesen »Big-Bang-Ansatz« wollten die SAP-Kunden vermeiden. Stattdessen warenkleine Projekte mit jeweils berechenbaren Gegenüberstellungen derProjektkosten und des Prozessnutzens erwünscht.

Eine Antwort auf diese zwei Dimensionen der Herausforderung sinddie Erweiterungspakete (Enhancement Packages, EHPs). Der Kernbleibt stabil, und gleichzeitig wird es möglich, Prozessverbesserun-gen ohne Releasewechsel durchzuführen – kleine funktionale Ver-besserungen in einem Themenbereich anstelle eines »Big Bangs« sindmöglich.

1.3.3 Erweiterungspakete (EHPs)

Zweiter Anlauf Die Idee eines stabilen Kerns und funktionaler Verbesserungen inForm von kleinen Paketen ist in der SAP-Welt nicht neu. Bereits in

� R/3 4.6

� R/3 4.7 (auch R/3 Enterprise genannt)

� ERP 5.0 (ehemals mySAP ERP 2004 bzw. ECC 5.0 (Enterprise Core Component))

� ERP 6.0 (ehemals mySAP ERP 2005 bzw. ECC 6.0)

29

Integration 1.3

Release 4.7 gab es mit den Extension Sets einen ähnlichen Ansatz.Dieser Versuch war allerdings nicht erfolgreich, unter anderem weildie verschiedenen SAP-Branchenlösungen (etwa 27) zu Veränderun-gen des ERP-Kerns drängten. Darüber hinaus entstand zu diesemZeitpunkt mit der neuen SAP-Basiskomponente SAP NetWeaver eineInfrastruktur, die ebenfalls berücksichtigt werden musste. Die Erfah-rung aus dieser Zeit zeigt, dass es durchaus schwierig ist, einen Kernstabil zu halten und trotzdem Neuerungen zu entwickeln.

Was die Erweiterungspakete angeht, sind die Rahmenbedingungenjedoch gut. Mit den Erweiterungspaketen werden bereits seit 2005funktionale Erweiterungen zum ERP 6.0-Kern angeboten. Die EHPs 1bis 6 stehen bereits allgemein zur Verfügung.

SystemstatusWelches Release und welches Erweiterungspaket bei Ihnen zum Ein-satz kommt, können Sie in der Menüleiste über System Status abfra-gen. Es erscheint dann ein zusätzliches kleines Fenster, in dem wie inAbbildung 1.4 die Releasenummer dargestellt wird. Im Beispiel sinddas Release SAP ERP 6.0 und das Erweiterungspaket 6 (EHP 6) tech-nisch vorhanden.

Abbildung 1.4 Übersicht des Releases

30

Überblick1

Weil funktionale Neuerungen thematisch gekapselt und zunächstinaktiv sind, müssen sie im Customizing aktiviert werden. DerMenüpfad Werkzeuge � Customizing � IMG Projektbearbeitung �F5 � SAP Customizing Einführungsleitfaden � Business Functions

aktivieren führt zu den Business Function Sets, die die funktionalenErweiterungen der im SAP-System technisch vorhandenen Erwei-terungspakete repräsentieren. Die Aktivierung einzelner BusinessFunctions generiert im SAP-System neue Customizing-Menüpfade,und die Neuerungen werden in der Anwendung sichtbar.

Abbildung 1.5 Aktivierung der Erweiterungspakete

Abhängigkeiten Aus Abbildung 1.5 geht ebenfalls hervor, dass es Abhängigkeitenzwischen den neuen Funktionen gibt. Neuerungen zum Hauptbuchsind etwa in den Erweiterungspaketen 2, 4 und 6 zu finden. EHP 6baut jedoch auf 4 auf, weshalb nur eine gemeinsame Aktivierungsinnvoll ist. Mit dieser Technik ist es möglich, kleine überschaubareProjekte für die Einführung funktionaler Neuerungen durchzufüh-ren. Der sonst übliche »Big-Bang-Ansatz« gehört damit der Vergan-genheit an.

Trotz dieser technischen Neuerung bedarf es der im Projekt üblichenVorgehensweise aus Konzeption, Konfiguration, Test und Produktiv-setzung.

Die Erweiterungspakete legen den Grundstein für eine auch zukünf-tig lange bestehende Softwaregeneration. Im nächsten Abschnittgehen wir kurz auf die Wartungsstrategien von SAP ein.

31

Fazit 1.4

1.3.4 Wartungsstrategie

Damit die Kunden für das SAP ERP-Release Planungssicherheithaben, gibt es bereits lange im Voraus eine Zusage von SAP, wielange für die Lösung eine Wartung garantiert wird (siehe auch unterhttp://service.sap.com/releasestrategy).

Insbesondere für die Veränderung der Software im Hinblick aufgesetzliche Vorgaben ist diese Aussage wichtig. Aktuell stellt sich dieSituation so wie in Abbildung 1.6 dar.

Abbildung 1.6 Wartungsstrategie (Quelle: SAP)

Die Wartung wurde von Dezember 2015 auf das Jahr 2020 verlän-gert. Das bedeutet, SAP entwickelt die Software im Hinblick aufgesetzliche Anforderungen weiter. In Hinweis 1648480 wird dieserZusammenhang ausführlich beschrieben.

1.4 Fazit

Als aktuelle Standortbestimmung kann es nicht schaden, die Vergan-genheit in einem Kurzdurchlauf Revue passieren zu lassen. Der Leit-spruch »Nur wer die Vergangenheit kennt, kann die Gegenwart ver-stehen« ist sicherlich für viele Lebenslagen gültig. Im Kontext vonSAP ERP bzw. der SAP-Lösung für das Finanz- und Rechnungswesenfällt es mit Kenntnissen über die Vergangenheit leichter, die eigeneaktuelle Situation zu verstehen und – fast noch wichtiger – diese auchzu bewerten. Software ist ein langlebiges Investitionsgut. Das Release

32

Überblick1

SAP ERP 6.0 ist das empfohlene Zielrelease für Upgrades und dientals Ausgangspunkt für funktionale Erweiterungspakete.

Alle diese Neuerungen sind in die fünfte Auflage des PraxishandbuchsFinanzwesen eingearbeitet worden. Der Themenschwerpunkt dernächsten Kapitel liegt auf den Funktionen der Haupt-, Kreditoren-,Debitoren- und Anlagenbuchhaltung sowie auf den periodischenAbschlussarbeiten.

33

Die Hauptbuchhaltung bildet das Herzstück des Finanz- und Rechnungswesens. Es gibt eine zentrale Möglichkeit, dieses Element auszuprägen – das neue Hauptbuch.

2 Hauptbuchhaltung

Dieses Kapitel behandelt die betriebswirtschaftlichen Grundlagender Hauptbuchhaltung und beschreibt die SAP-Komponente FI-GL(General Ledger). Viele Organisationsbegriffe wie Mandant, Buchungs-und Kostenrechnungskreis, Geschäftsbereich oder Kontenplan werdengrundsätzlich erklärt und in einen Gesamtzusammenhang gebracht.Da der Aufbau einer funktionierenden Buchhaltung stark von denAusprägungen der Stamm- und Belegdaten abhängt, werden auchdiesem Thema einige Abschnitte gewidmet.

Die wesentliche Neuerung in Release SAP ERP 6.0 besteht im neuenHauptbuch. Was sich genau hinter diesem Themenkomplex verbirgtund für welche Firmen der Einsatz des neuen Hauptbuchs lohnens-wert ist, wird in einem separaten Abschnitt näher beleuchtet.

2.1 Grundlagen

Externes/internes Rechnungswesen

Im zentralen Bereich Rechnungswesen werden im SAP-System diebuchhalterisch relevanten Daten eines Unternehmens erfasst, gesteu-ert, verteilt und dokumentiert. Innerhalb des Rechnungswesens wirdzwischen einem externen Rechnungskreis (SAP-Modul Financials, FI)und einem internen Rechnungskreis (SAP-Modul Controlling, CO)unterschieden. Der externe Rechnungskreis umfasst die Haupt- undGeschäftsbuchhaltung mit den gesetzlich vorgeschriebenen Neben-büchern, und der interne Rechnungskreis beinhaltet die Kosten- undLeistungsrechnung. Die beiden Bereiche Finanzbuchhaltung (Buch-führung) und Kosten- und Leistungsrechnung werden oft durch dieBereiche Statistik und Planung ergänzt.

34

Hauptbuchhaltung2

2.1.1 Kosten- und Leistungsrechnung

Die Buchführung versorgt die Kosten- und Leistungsrechnung mitden relevanten Aufwands- und Erlösbuchungen. Die Kosten- undLeistungsrechnung ergänzt dieses Datenmaterial um kalkulatorischeWertansätze und Verrechnungen, die ebenfalls auf den Sachkonteneines gemeinsam genutzten Kontenplans zu buchen sind. Damit las-sen sich im SAP-System das Controlling mit allen Einzelvorgängenund die Hauptbuchhaltung aufeinander abstimmen. Die Statistik lie-fert betriebliche Auswertungen durch Vergleichsrechnungen gegen-über früheren Perioden oder Unternehmen der gleichen Branche. Siedient als Basis für die Planung des Unternehmensgeschehens, umeine Entscheidungsgrundlage für die Zukunft zu erhalten.

Integration vonBuchhaltung undKostenrechnung

Die Integration von Buchhaltung und Kostenrechnung wird durchfolgende Instrumente gewährleistet:

� gemeinsamer Kontenplan

� durchgängiges Belegprinzip mit Einzelbelegbuchung nach demRealtime-Prinzip

� parallele Kontierungsmerkmale für die Haupt- und Nebenbüchersowie die Kosten- und Leistungsrechnung

� Abstimmungen hinsichtlich periodischer und vorgangsbezogenerBelege und Summen

� wechselseitiger Verrechnungsfluss von Haupt- und Nebenbuch-haltung in die Systeme der Kosten- und Leistungsrechnung

Dabei bestehen besonders enge Beziehungen zwischen:

� der Hauptbuchhaltung (Sachkontenbuchhaltung, Aufwendungen)und dem Gemeinkostencontrolling

� der Anlagenbuchhaltung und dem Projektcontrolling (Investiti-onsmanagement)

� der Materialbuchhaltung und dem Produktcontrolling

� der Ergebnisrechnung mit allen Buchhaltungssystemen

Dieses Buch legt seinen Schwerpunkt auf die Finanzbuchhaltung (dasexterne Rechnungswesen), deren Aufgaben und Entwicklung imnächsten Abschnitt erläutert werden.

35

Grundlagen 2.1

2.1.2 Ziele der Hauptbuchhaltung

Vorgänge in Echtzeit

Die zentrale Aufgabe der Hauptbuchhaltung ist die Gesamtdarstel-lung des externen Rechnungswesens und damit der Konten. Die Auf-nahme und Sammlung aller Geschäftsvorfälle (etwa Primärbuchun-gen oder Abrechnungen aus dem internen Rechnungswesen) in einbetriebswirtschaftlich integriertes Softwaresystem garantiert zu je-dem Zeitpunkt, dass die Kontenführung vollständig und abgestimmtist. Das Hauptbuch gilt als ganzheitlicher Nachweis aller Geschäfts-vorfälle. Es stellt die zentrale und aktuelle Komponente der Rech-nungslegung dar. Der Nachweis der einzelnen Vorgänge ist in Echt-zeit aktuell zu jedem Zeitpunkt über Belege, Einzelposten undVerkehrszahlen auf unterschiedlichen Ebenen verfügbar, z.B.:

� Kontenführung

� Journalschreibung

� Summen/Saldenverkehrszahlen

� Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

BilanzZentrale Größe des Rechnungswesens ist die Bilanz, eine kurzgefasste Übersicht über Vermögen und Schulden eines Unterneh-mens. Die Bilanz gibt Auskunft über die in Geld gemessene Größe,Art und Zusammensetzung des Vermögens eines Unternehmens zueinem genau bestimmten Zeitpunkt und stellt fest, mit wie viel eige-nem und fremdem Kapital das Vermögen finanziert worden ist. ZuBeginn eines Geschäftsjahres wird die Bilanz in die einzelnenBestandskonten aufgelöst. Diese dienen zur fortlaufenden und über-sichtlichen Einzelabrechnung jeder Bilanzposition.

2.1.3 Konfiguration des Systems

System-konfiguration bzw. Customizing

In der Einführungsphase muss zunächst im Rahmen der Systemkon-figuration (Customizing) das ausgelieferte SAP-Standardsystem andie speziellen Belange des Kunden angepasst werden. Die interneOrganisation des SAP-Kunden und die vorgedachten Strukturen imSAP-System müssen in diesem Prozess in Einklang gebracht werden.Dies betrifft zum einen die statische Gliederung des Unternehmensund zum anderen die Funktionen des SAP-Systems, mit denen die imUnternehmen vorhandenen betrieblichen Abläufe automatisiertwerden können. Bei der kundenspezifischen Anpassung eines SAP-Systems werden hauptsächlich die Inhalte der Tabellen eingestellt,

36

Hauptbuchhaltung2

die im SAP-System steuernde Funktionen haben. Eine Änderung derStandardprogramme mittels Programmierung wird vermieden.

SAP-Ordnungs-begriffe

Zentrale Ordnungsbegriffe eines SAP-Systems sind aus der Sicht derFinanzbuchhaltung der Mandant (in der Regel die Konzernebene),der Kontenplan und der Buchungskreis (in der Regel die Ebene desEinzelunternehmens). Bei Einsatz des SAP-Moduls CO (Controlling)kommt außerdem die Organisationseinheit Kostenrechnungskreishinzu, in der die Belange der Kosten- und Leistungsrechnung unddamit alle innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle abgebildet sind.

2.1.4 Mandant

Der Mandant ist die höchste Hierarchieebene im SAP-System. JederMandant ist eine in sich abgeschlossene Einheit mit getrenntenStammsätzen und einem vollständigen Satz von Tabellen. Alle Ein-gaben werden getrennt nach Mandanten gespeichert, um die Ein-haltung einheitlicher Verarbeitungsregeln zu gewährleisten. EinMandant ist demnach eine systemtechnische Nutzungseinheit derSAP-Software. Die Verarbeitung und Auswertung der Daten sind nurinnerhalb eines Mandanten durchführbar. So ist es beispielsweisenicht möglich, Debitoren verschiedener Mandanten in einem Mahn-lauf auszuwerten. Festlegungen, die auf Mandantenebene getroffenwerden, gelten für alle Organisationsstrukturen dieses Mandanten(Buchungskreise, Geschäftsbereiche etc.). Die Zugangsberechtigungwird getrennt nach Mandanten vergeben. Damit ein Benutzer in einemMandanten arbeiten kann, muss innerhalb des Mandanten ein Be-nutzerstammsatz angelegt werden.

2.1.5 Kontenplan

Kontonummer undBezeichnung

Der Kontenplan ist ein systematisch gegliedertes Verzeichnis allerSachkontenstammsätze, die in einem oder mehreren Buchungskrei-sen benötigt werden. Der Kontenplan enthält zu jedem Sachkonten-stammsatz die Kontonummer, die Kontenbezeichnung sowie steu-ernde Informationen. Man kann innerhalb eines Mandanten beliebigviele Kontenpläne verwenden. Dies ist etwa dann notwendig, wenndie Buchungskreise unterschiedlichen Branchen oder Nationalitätenangehören. Die Kontenpläne, die innerhalb eines Mandanten ver-wendet werden, bilden das Kontenplanverzeichnis.

37

Grundlagen 2.1

2.1.6 Buchungskreis

Ebene des Einzel-abschlusses

Ein Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit, für dieeine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildetwerden kann. Dies beinhaltet die Erfassung aller buchungspflichti-gen Ereignisse und die Erstellung aller Nachweise für einen gesetzli-chen Einzelabschluss (Bilanz und GuV) und das Meldewesen. EinBuchungskreis ist also eine selbstständig bilanzierende Einheit. Füreinen Mandanten können fast beliebig viele Buchungskreise einge-richtet werden. Jedem Buchungskreis muss dabei genau ein operati-ver Kontenplan zugeordnet werden, der von mehreren Buchungs-kreisen verwendet werden kann.

2.1.7 Geschäftsbereich

Aufgaben- oder Verantwortungs-bereich

Ein Geschäftsbereich ist eine organisatorische Einheit innerhalbeines Mandanten, die keinen rechtlichen Bestimmungen unterliegt.Er beschreibt einen abgegrenzten Aufgaben- oder Verantwortungs-bereich im Unternehmen. Geschäftsbereiche sind nur für interneZwecke geeignet, insbesondere zur Auswertung und Analyse inter-ner Daten. Vor allem der Geschäftsbereich als Ebene der Finanzbuch-führung bildet eine nicht selbstständige organisatorische Einheitinnerhalb eines Mandanten. Damit ist es möglich, alle Verkehrszah-len und Ergebnisse (Bilanz und GuV) je Geschäftsbereich zu spei-chern, zu verwalten und auszuwerten. Aufgrund interner Verrech-nungen sind Sie mithilfe der Geschäftsbereiche in der Lage, beliebigeErgebnisebenen (Sparten, Werke, Verkaufsorganisationen etc.) nachbetriebswirtschaftlich relevanten Inhalten gegliedert abzubilden.

2.1.8 Profit-Center

Firma in der FirmaProfit-Center stellen eine managementorientierte Einteilung desUnternehmens dar und dienen somit der internen Steuerung, d.h.dem Verkauf und Bezug von Leistungen anderer Abteilungen. Eineweitere wichtige Aufgabe der Profit-Center-Rechnung ist die Ermitt-lung bestimmter Kennzahlen (Return on Investment, Cashflow, Wor-king Capital). Auf Profit-Center werden Ergebnisse ausgewiesen, dienach dem Umsatz- und/oder Gesamtkostenverfahren ermittelt wer-den. Die kosten- und erlösführenden Objekte des Systems (Innenauf-trag, Kundenauftrag, Ergebnisobjekt, Anlage, Kostenstelle) werdenjeweils genau einem Profit-Center zugeordnet. Mithilfe einer Zusatz-

38

Hauptbuchhaltung2

kontierung bei der Belegerfassung wird jeder ergebnisrelevanteGeschäftsvorfall auf das zugehörige Profit-Center abgebildet. Fallsein Kontierungsobjekt nicht zugeordnet ist, werden die entsprechen-den Kosten und Erlöse innerhalb der Profit-Center-Rechnung auf dassogenannte Dummy-Profit-Center gebucht, das wie jedes reale Profit-Center im SAP-System als Stammsatz vorhanden sein muss.

2.1.9 Kostenrechnungskreis

Strukturierung desControllings

Ein Kostenrechnungskreis ist die organisatorische Einheit innerhalbeines Unternehmens, für die eine vollständige, in sich geschlosseneKostenrechnung durchgeführt werden kann. Der Kostenrechnungs-kreis strukturiert ein Unternehmen aus der Sicht des Controllings.Das Controlling versteht sich als Führungsfunktion mit der Aufgabe,die Entscheidungsträger des Unternehmens mit Informationen zuversorgen. Dabei geht es im Wesentlichen um die wirtschaftlicheLage des Unternehmens, meistens gegliedert nach folgenden Verant-wortungsbereichen:

� Planung und Kontrolle der Kosten

� Planung und Kontrolle der Ergebnisentwicklung

� Ermittlung der Kostenkalkulation

Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung, für die restriktive gesetzlicheVorlagen gelten, ist das interne Rechnungswesen frei von äußerenRegeln. Da die Kostenrechnung nach den Vorstellungen der Unterneh-mensführung aufgebaut werden kann, ist es möglich, den speziellenGegebenheiten und Anforderungen eines Unternehmens Rechnung zutragen. Um eine Datenübernahme in Echtzeit aus der Finanzbuchhal-tung zu gewährleisten, muss jeder Kostenrechnungskreis mindestenseinem Buchungskreis zugeordnet sein. Dabei gilt Folgendes:

� Die Buchungskreise und der Kostenrechnungskreis verwendendenselben operativen Kontenplan.

� Falls die Buchungskreise mit verschiedenen Währungen arbeiten,verwenden die Objekte eines Buchungskreises die Buchungskreis-währung als Objektwährung.

Innerhalb des Kostenrechnungskreises wird das Unternehmen in ein-zelne Verantwortungsbereiche gegliedert. Innerhalb des SAP-Sys-tems sind dies folgende Verantwortungsbereiche:

39

SAP-Komponente FI-GL 2.2

� Kostenstelle

� Einhaltung eines Kostenbudgets (Kostenkontrolle)

� Profit-Center

� betriebswirtschaftlicher Erfolg

� Investment-Center

� Investitionsrahmen (Profit-Center mit Vermögen)

Diese allgemeinen Strukturen und Aufgaben des Rechnungswesensmüssen im Kontext der SAP-Komponente FI-GL abgebildet werden.

2.2 SAP-Komponente FI-GL

Werteflüsse imSAP-System

Die Komponente für die Hauptbuchhaltung, FI-GL (General Ledger),kann in den seltensten Fällen isoliert betrachtet werden. Die Wer-teflüsse mit Beteiligung der Hauptbuchhaltung beginnen z.B. inanderen SAP-Komponenten wie MM (Materials Management,Materialwirtschaft), SD (Sales and Distribution, Vertrieb) oder PP(Produktionsplanung). Darüber hinaus bedient das Hauptbuch dasControlling mit Werten. Beispielhaft sollen einige Sachverhalte imFolgenden kurz dargestellt werden:

� Wareneingang/Rechnungseingang (MM)EinkaufsprozessIm Einkaufsprozess erhält man nach einer Bestellung in der Regel

zunächst die angeforderte Ware, was zu einer Erhöhung des Mate-rialbestands führt. Entsprechend wird im Hauptbuch auf demMaterialbestandskonto eine Mitbuchung durchgeführt (Konten-findung im Materialstamm). Die Gegenbuchung erfolgt auf demWareneingangs-/Rechnungseingangskonto (WE/RE), das bei Ein-gang der Rechnung durch das Verbuchen der Verbindlichkeit aufdem Lieferantenkonto wieder ausgeglichen wird.

� Warenausgang/Rechnungsausgang (SD)VerkaufsprozessAnalog verläuft der Verkaufsprozess »Warenausgang und Rech-

nungsausgang« in der Debitorenbuchhaltung. Auch hier empfängtdie Hauptbuchhaltung nach der Erfassung des Kundenauftragsund der Auslieferung der Ware lediglich Werte aus den ange-schlossenen Modulen.

� Anlagenzugang aus der Anlagenbuchhaltung (FI-AA)Anlagen-buchhaltung

Beim Kauf eines Wirtschaftsgutes bzw. einer Anlage von einemLieferanten erstellt das SAP-System eine Buchung mit einigen au-

40

Hauptbuchhaltung2

tomatisch abgeleiteten Buchungszeilen. Das über den Kontenfin-dungsschlüssel im Stammsatz des Anlagegutes bestimmte Bestands-konto (Klasse 0) erhöht seinen Wert um den durch den Lieferantenin Rechnung gestellten Betrag. Die Gegenbuchung erfolgt auf demKreditorenkonto und parallel dazu auf dem im Kreditorenstamm-satz hinterlegten Verbindlichkeitskonto (Abstimmkonto, siehe Ab-schnitt 2.3.3, »Sachkontenpflege des Buchungskreissegments«).

� Abrechnung eines Fertigungsauftrags aus der Produktions-planung (PP)

Produktions-planung

Die Abrechnung eines Fertigungsauftrags gestaltet sich im SAP-Sys-tem wie bei allen Auftragsarten nach einer bestimmten Logik. Dieauf dem Fertigungsauftrag gesammelten Kosten werden nach einerhinterlegten Systematik zusammengefasst und anhand einer festge-legten Regel weiterverrechnet. Dabei wird der Fertigungsauftragüber die primäre Kostenart »Fabrikleistung« entlastet, entsprechenderhöht die Abrechnung den Bestand an »Fertigerzeugnissen«.

� Werteflüsse in das Controlling (CO)Werteflüsse, die ausgehend von der Hauptbuchhaltung in andereModule bzw. Komponenten fließen, werden anhand der Beispiele»Materialentnahme mit Kostenstellenbuchung« und »Abschrei-bungen aus der Anlagenbuchhaltung« näher erläutert.

� Materialentnahme durch KostenstelleZusatzkontierung Bei der Erfassung einer Materialentnahme verrechnet das SAP-

System Mengen und Werte zwischen verschiedenen Objekten.Im Stammsatz des Materials ist ein Preis hinterlegt, der zurBewertung einer Materialbewegung herangezogen wird (in derRegel der Standardpreis). Bei der Erfassung einer Materialent-nahme muss man die Materialnummer sowie die entnommeneMenge angeben. Der Wert der Materialbewegung berechnetsich als Produkt aus der Menge mit dem hinterlegten Preis desMaterials. Im SAP-System wird nun der Wert des Materialbe-stands entsprechend reduziert und eine Mitbuchung auf demMaterialbestandskonto ausgeführt. Die Gegenbuchung erfolgtauf einer primären Kostenart (Sachkonto in FI), die zwingendeine Zusatzkontierung auf einem CO-Objekt erfordert.

� Abschreibungen aus der AnlagenbuchhaltungWertberichti-

gungskontoAuch bei Buchungen von Abschreibungen innerhalb der Anla-genbuchhaltung werden Werte, ausgehend von der Finanzbuch-

41

Stammdaten 2.3

haltung, an das Controlling übermittelt. In diesem Beispiel wer-den zwei Bewertungsbereiche betrachtet: zum einen der han-delsrechtliche und zum anderen der kalkulatorische Wertansatz.

Bei der indirekten Methode bucht man (im Gegensatz zurdirekten Methode) die handelsrechtliche Abschreibung nichtdirekt auf dem Bestandskonto, auf dem der Zugang gebuchtwurde, sondern man bucht die Abschreibung indirekt auf demsogenannten Wertberichtigungskonto, das ebenfalls als Bestands-konto geführt wird. Die Gegenbuchung erfolgt auf einem neu-tralen Aufwandskonto (Erfolgskonto). Dadurch ist gewährleis-tet, dass der Bestandswert der Anlage reduziert wird und derentsprechende Betrag in die GuV fließt. Die kalkulatorischeAbschreibung bucht man auf einer primären Kostenart. Diesführt dazu, dass der jeweilige Betrag über eine Zusatzkontie-rung (CO-Objekt) in die Kostenrechnung übermittelt wird. DieGegenbuchung erfolgt auf dem Erfolgskonto »Wertberichti-gung«. Da die beiden betroffenen Konten Erfolgskonten sind,bleibt die kalkulatorische Abschreibung kostenneutral.

Neues HauptbuchWie auch immer die Werteströme ins Hauptbuch sein mögen: DieKomponente FI-GL bildet auf der Ebene des Einzelabschlusses denKern des Rechnungswesens. Mit dem neuen Hauptbuch, das mit SAPERP eingeführt wurde, bietet sich eine zweite Alternative, wie mandie Hauptbuchhaltung organisieren kann. Nähere Ausführungendazu finden Sie in Abschnitt 2.6, »Das neue Hauptbuch in SAP ERPFinancials«. Unabhängig davon, ob das klassische oder das neueHauptbuch im SAP-System zum Einsatz kommt, sieht die Definitionder Stammdaten bzw. die Durchführung manueller Buchungen zu99% identisch aus.

2.3 Stammdaten

Bestands- und Erfolgskonten

Die Finanzbuchhaltung verwendet Sachkonten zur buchhalterischenAbbildung von Geschäftsvorfällen. Dabei unterscheidet man zwi-schen Bestands- und Erfolgskonten. Auf Bestandskonten werden dieZu- und Abgänge eines Bestands geführt, sie werden am Geschäfts-jahresende über die Bilanz abgeschlossen. Der Saldo eines Bestands-kontos wird zum Geschäftsjahreswechsel auf sich selbst vorgetragen.Auf Erfolgskonten werden dagegen die Aufwendungen und Erträge

299

In der Anlagenbuchhaltung werden Wirtschaftsgüter verwal-tet, die dem Unternehmen für die Wertschöpfung dauerhaft zur Verfügung stehen. Dieses Kapitel beschreibt Programme von SAP ERP Financials für die effiziente und transparente Organisation der Anlagenverwaltung.

5 Anlagenbuchhaltung

Dieses Kapitel behandelt zum einen die betriebswirtschaftlichenGrundlagen der Anlagenbuchhaltung und beschreibt zum anderendas SAP-Nebenbuch FI-AA (Asset Accounting, Anlagenbuchhaltung).Neben der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung handelt es sichbei der Anlagenbuchhaltung um eines der wichtigsten Nebenbücher.Je anlagenintensiver ein Unternehmen ist, desto größer ist die Be-deutung von FI-AA. Sachanlagen werden nicht nur mit ihrem physi-schen Standort, sondern auch wertmäßig verwaltet. Eine Bewertungder Wirtschaftsgüter erfolgt neben lokalen Rechnungslegungs-vorschriften häufig auch nach IFRS oder US-GAAP. Dem Ab-schreibungslauf und damit der parallelen Bewertung kommt in die-sem Kontext eine Hauptfunktion innerhalb der Anlagenbuchhaltungzu. Als besondere Neuerung in Release SAP ERP 6.0 ist das Programmfür den Abschreibungslauf zu nennen, das in Kapitel 7, »Abschlussar-beiten«, näher beschrieben ist.

5.1 Betriebswirtschaftliche Grundlagen

Abbildung von Sachanlagen

Das Anlagevermögen lässt sich in Sachanlagen, immaterielle Anlagenund Finanzanlagen unterteilen. Sachanlagen sind langfristig im Unter-nehmen befindliche Wirtschaftsgüter (Gebäude, Maschinen etc.). Zuden immateriellen Sachanlagen gehören Patente und Konzessionen.Finanzanlagen sind Beteiligungen an anderen Unternehmen, langfris-tig gehaltene Wertpapiere und langfristige Darlehens- und Hypothe-kenforderungen. Die klassische Anlagenbuchhaltung umfasst dengesamten Lebenslauf der Anlagen von der Bestellung oder dem ersten

300

Anlagenbuchhaltung5

Zugang (der gegebenenfalls noch als »Anlage im Bau« (AiB) geführtwird) bis zum Abgang. Zwischen diesen beiden Zeitpunkten werdendie Werte für Abschreibungen, Zinsen, Versicherung und andereZwecke weitgehend automatisch errechnet und in vielfältiger Formim Informationssystem zur Verfügung gestellt. Eine Auswertungermöglicht die Abschreibungsvorausschau und Simulation der Wert-entwicklung im Anlagevermögen.

Landesversionen Die Komponente FI-AA ist für den internationalen Einsatz in vielenLändern konzipiert und branchenunabhängig ausgelegt. Dies bedeu-tet z.B., dass keine landesspezifischen Bewertungsvorschriften festprogrammiert sind. Insbesondere wenn es um Abschreibungen geht,ist dies ein Vorteil. Parallele Wertansätze nach lokalen und internati-onalen Vorschriften im Bereich der Abschreibungen sind heute Stan-dard. Die Kriterien zur Aktivierung eines Vermögensgegenstandsnach lokalen Vorschriften und die Aktivierungskriterien eines Ver-mögenswertes nach IAS entsprechen einander im überwiegendenTeil der Fälle, sodass es, bis auf wenige Ausnahmen beim immateri-ellen Vermögen, keine relevanten (praktischen) Unterschiede zwi-schen den Aktivierungsvoraussetzungen gibt. Zentrale Aufgabe beider Einführung eines SAP-Systems ist es, die Organisation und dieStrukturen des Unternehmens im System abzubilden. Die Organisa-tionsstrukturen sind im SAP-System nach den Bereichen eines Unter-nehmens gegliedert und können unabhängig voneinander definiertwerden. Die Integration des SAP-Systems bedingt jedoch eine Zuord-nung der einzelnen Bereiche und deren Organisationsstrukturenzueinander. Im nächsten Abschnitt werden die Organisationseinhei-ten der Komponente FI-AA und deren Zuordnungen beschrieben.

5.2 SAP-Softwarekomponente FI-AA

Integrations-aspekte

Die SAP-Komponente für die Anlagenbuchhaltung FI-AA dient inner-halb des SAP-Systems der Verwaltung und Überwachung des Sachan-lagevermögens. Im Rahmen der vielfältigen Integrationsbeziehungendes SAP-Systems werden Daten sowohl von anderen Systemen direktin die Anlagenbuchhaltung übernommen als auch von der Anlagen-buchhaltung an andere Systeme weitergegeben. So ist es etwa beimKauf von Anlagen möglich, den Rechnungs- und Wareneingang imSAP-Modul MM (Materials Management, Materialwirtschaft) direktauf die Anlagen in der Komponente FI-AA zu kontieren. Abschreibun-

301

SAP-Softwarekomponente FI-AA 5.2

gen und Zinsen können direkt an die Finanzbuchhaltung (FI) und andie Kostenrechnung (CO) weitergegeben werden. Die Anlagenbuch-haltung wird ebenso wie die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltungals Nebenbuch der Finanzbuchhaltung behandelt. Damit die Kompo-nente FI-AA alle gesetzlichen und buchhalterischen Anforderungenerfüllt, ist es notwendig, einige Organisationselemente zu definieren.

5.2.1 Kontenplan und Bewertungsplan

Der Bewertungsplan fasst zulässige Bewertungen je Bewertungs-bereich (lokales Recht, Steuerrecht, IAS etc.) zusammen. Dabeibeschreibt der Bewertungsbereich den Rechenzweck. Der Bewer-tungsplan ist damit also ein nach betriebswirtschaftlichen Gesichts-punkten aufgestelltes Verzeichnis von Bewertungsbereichen. DerVerweis eines Buchungskreises auf einen Bewertungsplan ist unab-hängig vom Verweis auf einen Kontenplan.

Jeder Buchungskreis verwendet genau einen Kontenplan und einenBewertungsplan, wobei keine feste Beziehung zwischen Kontenplanund Bewertungsplan definiert wird. Dies bedeutet, dass mehrereBuchungskreise denselben Kontenplan nutzen können, obwohl sie aufunterschiedliche Bewertungspläne verweisen (und umgekehrt). DieAnlagenbuchhaltung bezieht sich auf die Buchungskreisdefinition inder Hauptbuchhaltung. Ein Buchungskreis muss dabei zunächst in FIeingerichtet werden. Anschließend wird dem Buchungskreis ein Be-wertungsplan zugeordnet (siehe Abbildung 5.1).

Zuordnung je LandIm System können Sie mehrere Bewertungspläne für die Anlagen-buchhaltung definieren. In der Regel wird pro Land ein Bewertungs-plan eingerichtet, den alle Buchungskreise des Landes verwenden.Diesen Bewertungsplan müssen Sie zunächst von dem Referenzbe-wertungsplan kopieren, der im System vorhanden ist. FolgendeObjekte sind an einen Bewertungsplan gebunden:

� Bewertungsbereiche

� Investitionsfördermaßnahmen

� Abschreibungsschlüssel

� Charakteristika der Bewegungsarten

SAP liefert als Referenz landestypische Bewertungspläne (Musterbe-wertungspläne), in denen die unterschiedlichen Bewertungsbereichein maximaler Ausprägung gepflegt sind.

302

Anlagenbuchhaltung5

Abbildung 5.1 Definition von Bewertungsplänen

5.2.2 Bewertungsbereich

Ein Bewertungsbereich dient der zweckgebundenen Bewertung desAnlagevermögens. In einem Bewertungsbereich sind alle Informati-onen hinterlegt, die die Bewertung des Wirtschaftsgutes betreffen.Die SAP-Komponente FI-AA bietet dabei folgende Möglichkeiten:

� Pro Anlage sind bis zu 99 Bewertungsbereiche nebeneinander verwendbar.

� Die Werte eines Bereichs können wahlweise in FI mitgebucht werden.

� Die Bewertungsbereiche sind frei verwendbar. Es gibt keine systembedingten Vorgaben.

ParalleleBewertungen

Für jeden Bewertungsbereich lassen sich alle Arten der Abschrei-bungs-, Zins- und Aufwertungsrechnung einsetzen. UnterschiedlicheBewertungsbereiche können die gleichen Werte und Abschreibungs-parameter führen, diese aber in unterschiedlichen Währungen aus-

303

SAP-Softwarekomponente FI-AA 5.2

weisen. Mithilfe der Bewertungsbereiche können Anlagenbeständeund Bewegungen unterschiedlich bewertet werden. So gibt es etwaverschiedene Wertansätze für folgende Fragestellungen bzw. betriebs-wirtschaftliche Gesichtspunkte:

� die lokale Bilanzierung nach regionalen Erfordernissen

� die Steuerbilanz (soweit eine andere Bewertung erlaubt ist)

� die Bilanz nach den IAS (soweit die Bewertung erforderlich ist)

� das interne Rechnungswesen

� die parallele Rechnungslegung (z.B. im Rahmen einer Konzern-bilanzierung)

EchtzeitintegrationDabei werden, wie in Abbildung 5.2 dargestellt, pro Anlage undBewertungsbereich (Bestandswerte, Abschreibungen, Restbuchwerteetc.) separate Verkehrszahlen geführt. Der Bewertungsbereich 01bucht online ins Hauptbuch, und die Belegübernahme erfolgt eins zueins. Das heißt, jeder originäre Beleg, der auf eine Anlage kontiert ist,wird bei der Onlinebuchung auf genau eine Anlage ohne Verdich-tung gebucht.

Abbildung 5.2 Bewertungsbereiche einer Anlage

Onlineintegration von Bewertungsbereich 01

Eine Onlineintegration in die Haupt-, Kreditoren- oder Debitorenbuchhal-tung und das Controlling bietet nur der führende Bewertungsbereich 01.

304

Anlagenbuchhaltung5

Die Buchung in die anderen Bereiche erfolgt periodisch. Es werdenSammelbelege geschrieben. Im Rahmen der Systemkonfiguration de-aktivieren Sie beim eigenen Bewertungsplan die nicht benötigtenBewertungsbereiche und fügen die nicht vorhandenen Bewertungs-bereiche hinzu. Es ist jederzeit möglich, deaktivierte Bewertungsbe-reiche nachträglich wieder zu aktivieren.

5.2.3 Bewertungsparameter

Die SAP-Komponente FI-AA bietet sehr flexible Gestaltungsmöglich-keiten der einzelnen Bewertungsbereiche. Dies wird durch die Ver-wendung zahlreicher Bewertungsparameter erreicht, mit denen Siedie unterschiedlichen Einflussgrößen der Abschreibungsrechnungfestlegen können. Dabei handelt es sich um die in Abbildung 5.3 auf-gelisteten Größen.

Abbildung 5.3 Bewertungsparameter eines Bewertungsbereichs

305

SAP-Softwarekomponente FI-AA 5.2

5.2.4 Überleitung von Werten in das Hauptbuch

Bewertungs-bereiche definieren

Im Rahmen der Konfiguration des SAP-Systems geben Sie an, ob undwie die Werte aus den Bewertungsbereichen im Hauptbuch gebuchtwerden. Bei der Definition der einzelnen Bewertungsbereiche legenSie jeweils Folgendes fest:

� ob keine Werte gebucht werden sollen

� ob die Bestände in Echtzeit und die Abschreibungen periodischgebucht werden sollen

� ob die Bestände und Abschreibungen periodisch gebucht werdensollen

� ob nur die Abschreibungen periodisch gebucht werden sollen

� ob nur die Bestände periodisch gebucht werden sollen

� ob nur die Bestände direkt gebucht werden sollen

In Abbildung 5.4 sind die Ausprägungen des Bewertungsbereichs 60(Handelsrecht) zu sehen.

Abbildung 5.4 Buchungen im Hauptbuch

306

Anlagenbuchhaltung5

Bewertungs-bereich 01

Das System gibt für den Bewertungsbereich 01 vor, dass die Beständein Echtzeit ins Hauptbuch gebucht werden müssen. Mit der periodi-schen Bestandsbuchung können Sie auch die Werte der anderenBewertungsbereiche im Hauptbuch buchen. Die jeweiligen Bewer-tungsbereiche können ihre Bestandswerte auch vom Bewertungsbe-reich 01 übernehmen und dennoch andere Abschreibungswerteerrechnen und im Hauptbuch buchen. Die Abschreibungen werdenin der Regel periodisch erfasst und im Hauptbuch gebucht. Sie kön-nen auch Bewertungsbereiche definieren, die keine Werte ins Haupt-buch weiterleiten und nur internen Auswertungszwecken dienen(etwa einen Bewertungsbereich für Steuerrecht).

5.2.5 Abgeleitete Bewertungsbereiche

Abbildung vonSonderposten

Die bisher betrachteten Bereiche werden als echte Bewertungsbereichebezeichnet. Im Unterschied dazu existieren im System noch die soge-nannten abgeleiteten Bewertungsbereiche. Ein abgeleiteter Bereichkann aus zwei oder mehreren echten Bewertungsbereichen zusam-mengesetzt sein, die durch Addition oder Subtraktion verbundensind. Eine Anwendungsmöglichkeit ist etwa die Berechnung vonSonderposten als Differenz zwischen steuerlich zulässiger Abschrei-bung und gebotener Abschreibung nach lokalem Recht. Die Buch-wertvorschriften eines abgeleiteten Bewertungsbereichs werden beijeder Buchung und Abschreibungsänderung in den zugehörigen ech-ten Bereichen geprüft. Haben Sie diese grundsätzlichen Definitionenim Modul FI vorgenommen, müssen Sie für einen erfolgreichen Ein-satz von FI-AA auch das Modul CO betrachten.

5.2.6 Integration ins Controlling

Eine Anlage wird einem Objekt der Kostenrechnung zugeordnet(siehe Abbildung 5.5). Dabei können Sie folgende Objekte der Kos-tenrechnung verwenden:

� Kostenstelle

� (Innen-)Auftrag (echt oder statistisch)

� Leistungsart

CO-Objekte fürAbschreibungs-

buchungen

Die Abschreibungen können Sie von jedem Bewertungsbereich indie Kostenrechnung buchen. Für die kalkulatorischen Abschreibun-gen einer Anlage wählen Sie eine der drei folgenden Möglichkeiten:

307

SAP-Softwarekomponente FI-AA 5.2

� Belastung einer Kostenstelle

� Belastung eines (echten) Auftrags

� Belastung einer Kostenstelle und eines statistischen Auftrags

Abbildung 5.5 Zuordnung einer Anlage zur Kostenrechnung

Hinterlegen Sie im Stammsatz einer Anlage sowohl eine Kostenstelleals auch einen Innenauftrag, wird nur der Innenauftrag mit denAbschreibungskosten belastet. Neben den Modulen FI und CO kom-men unter Umständen weitere SAP-Komponenten zum Einsatz.

5.2.7 Aspekte der Integration

FI-AA, FI, CO und EAM

Im Rahmen der vielfältigen Integrationsbeziehungen des SAP-Systemswerden Daten sowohl von Modulen direkt in die Anlagenbuchhaltungübernommen als auch von der Anlagenbuchhaltung an andere Module

Abschreibung auf mehrere Ausprägungen eines CO-Objekts

Soll die Abschreibung z.B. auf mehrere Kostenstellen gebucht werden, isteine Umlage oder Verteilung im Modul CO notwendig, etwa wenn einGebäude von mehreren Abteilungen genutzt wird und die Kosten derAbschreibung den verschiedenen Bereichen belastet werden sollen. ImAnlagenstammsatz lässt sich immer nur eine Ausprägung des CO-Objektshinterlegen.

308

Anlagenbuchhaltung5

weitergegeben. So ist es zum Beispiel beim Kauf bzw. bei der Selbst-erstellung von Anlagen möglich, den Rechnungs-/Wareneingang bzw.die Entnahme von Material aus dem Lager im Modul MM direkt auf dieAnlagen in der Komponente FI-AA zu kontieren. Dagegen könnenAbschreibungen und Zinsen direkt an die Finanzbuchhaltung (FI) undan das Controlling (CO) weitergegeben werden. AktivierungspflichtigeInstandhaltungsleistungen lassen sich aus der Instandhaltung (Enter-prise Asset Management, EAM, ehemals Plant Maintenance, PM)) aufdie jeweiligen Anlagen abrechnen. Abbildung 5.6 illustriert das Zusam-menspiel der verschiedenen Module.

Abbildung 5.6 Integrationsüberblick für FI-AA

Anlagen im Bau Eine Anlage wird zunächst von einem Kreditor geliefert oder im eige-nen Unternehmen erstellt. In letzterem Fall kommt das Objekt»Anlage im Bau« ins Spiel. Dabei werden von Dritten (Objekt »Kredi-

309

Stammdaten 5.3

tor«) Teile der Anlage geliefert oder Leistungen erbracht. Falls dasInvestitionsmanagement (IM) oder Controlling (CO) von SAP produk-tiv ist, können Sie über einen Investitionsauftrag bzw. einen speziellenInnenauftrag Eigenleistungen erfassen. Materialentnahmen kontierenSie entweder direkt auf das Objekt »Anlage im Bau« oder zunächst aufden entsprechenden Innenauftrag. Der entsprechende Auftrag wirdzunächst in periodischen Abständen auf die zugehörige »Anlage imBau« abgerechnet, bevor er mithilfe einer speziellen Transaktion aufeine oder mehrere Anlagen aktiviert wird. In der Nutzungsphase wirddie Anlage nach festgelegten Regeln periodisch abgeschrieben. Dieerrechneten Abschreibungen werden entsprechend verbucht, paralleldazu wird das im Stammsatz der Anlage hinterlegte CO-Objekt (Kos-tenstelle bzw. Auftrag) mit den Abschreibungskosten belastet. So gehtes weiter bis zum »Lebensende« der Anlage, die irgendwann entwederverschrottet oder an einen Kunden verkauft wird.

Sind Konten- und Bewertungsplan definiert und Integrationsaspektezum Controlling (CO), zur Materialwirtschaft (MM), zur Instandhal-tung (EAM) und zum Investitionsmanagement (IM) berücksichtigt,liegt ein solides Fundament vor. Im nächsten Schritt können Sie mitder Definition der Stammdaten beginnen.

5.3 Stammdaten

Betrachtet man die verschiedenen Nebenbücher des SAP-Systems, bil-den die Stammdaten in jedem Bereich eine wichtige Ausgangsbasis fürspätere Geschäftsvorfälle. Insbesondere in der Anlagenbuchhaltungsind die hinterlegten Stammsatzinformationen von besonderer Be-deutung. Für die Gliederung des Anlagevermögens stehen im SAP-System drei Strukturbegriffe zur Verfügung (siehe Abbildung 5.7):

� Bilanzielle EbeneAuf der bilanziellen Ebene ist im SAP-System eine dreistufige Hie-rarchie vorhanden. Dabei wird zwischen der Bilanzversion, derBilanzposition und dem Hauptbuchkonto differenziert.

� Klassifizierende EbeneAuf der klassifizierenden Ebene wird das Anlagevermögen mit-hilfe von Anlagenklassen strukturiert. Dabei lässt sich eine Struk-turierung nach rechtlichen bzw. betriebswirtschaftlichen Erfor-dernissen abbilden. Jede Anlage ist genau einer Anlagenklasse

641

Index

A

Abgrenzungantizipative 470transitorische 471

Abgrenzungsbuchung 627Abgrenzungsmaschine � siehe

Accrual Engine 471Abgrenzungsobjekt

anlegen 478anzeigen 480, 484definieren 478gruppieren 480

Abmeldung 602Abrechnungsergebnis 459Abrechnungsregel 492Abschlussarbeit 445, 622Abschlussplan 613Abschreibung 40, 303, 305, 306, 308,

341, 489außerplanmäßige 341, 497kalkulatorische 306Normalabschreibung 341, 497

Abschreibungsänderung 306Abschreibungskosten 309Abschreibungslauf 25, 497, 623

Drucker 504einplanen 504im Hintergrund 503

Abschreibungsparameter 510Abschreibungsrechnung 304Abschreibungsschlüssel 301Abschreibungswert 306Absetzung für Abnutzung (AfA)

341, 487Abstimmkonto 42, 48, 53, 120, 156,

180, 336, 516, 627Abstimmliste 557Abstimmungsmaßnahme 530, 624abweichender Regulierer 178Accounts Payable � siehe Kreditoren-

buchhaltung 113Accounts Receivable � siehe Debito-

renbuchhaltung 171Accrual Engine 25, 471, 477, 623Ad-hoc-Scheckdruck 378Ad-hoc-Zahlung 381

AfA-Schlüssel 332Akontobuchung 422Akontozahlung 153, 377, 422, 424Aktiva 99, 445Aktivierung 337Aktivierungsbetrag 328Änderungsbeleg 47, 323Anlage 308

Bezugsdatum 332Rechnungseingang 338Umbuchung 350Wertminderung 341

Anlage an Kreditor 329Anlage im Bau (AiB) 308, 311, 341,

487, 623Anlagenabgang 344, 345

mit oder ohne Debitor 345mit oder ohne Erlös 345Voll- oder Teilabgang 345

Anlagenbestand 353, 354Anlagenbewegung 327, 498Anlagenbewegung erfassen 342, 509Anlagenbuchhaltung 39, 71, 299,

300, 301, 510Abschluss 487Auswertung 353, 620Geschäftsvorfälle 327, 620Stammdaten 620

Anlagengitter 510Anlagengittergruppe 327Anlagenhauptnummer 310Anlageninventur 25, 495Anlagenklasse 309, 311, 315, 627Anlagenkomplex 310, 312Anlagennummer 330Anlagenstammdaten

ändern 322gleichartige Anlagen 321zeitabhängige Daten 316

Anlagenstammsatz 332anlegen 314Herkunft 318Mehrfachanlage 321sperren 326Versicherung 319

Anlagentransfer 350Anlagenunternummer 312, 324, 325

642

Index

Anlagenzugang 328, 330, 333integriert mit FI-AP 330integriert mit MM 336Verrechnungskonto 334

Anlagevermögen 99, 299, 302, 445Anlagevermögen, Gliederung 310Anmeldebild 580, 582Anmeldevorgang 582Anschaffungs- und Herstellungskosten

(AHK) 506Anzahlung 185, 327Anzahlungsanforderung 63, 185Anzeigefeld 590Äquivalenzziffer 78Arbeitsvorrat 26, 627Asset Accounting � siehe Anlagen-

buchhaltung 299Asset Explorer 333, 494

gebuchter Wert 344Planwert 344

Audit-Trail 462Auftrag anlegen 205Auftragseingang 203Aufwandsbuchung 73Aufwertung 499Ausführungsplan 473Ausgangssteuer 562, 627ausgehende Zahlung 202Ausgleich, vollständiger 153ausgleichen 627Ausgleichsnummer 156Ausgleichstext 153Auskunftei 208Ausnahmeliste 140, 141, 150, 183Außenstandsdauer � siehe Days Sales

Outstanding (DSO) 172Auswertung 246Auswertung, Bankbuchhaltung 437Auszahlung 174Auszahlungsbetrag 154Auszifferung

manuelle 453maschinelle 453

B

Bank anlegen 365Bank Ledger � siehe Bankbuchhal-

tung 362

Bankbuchhaltung 361, 362, 620Auswertung 622Stammdaten 620

Bankdaten maschinell übernehmen 364, 365, 372

Bankenauswahl 388Bankenkommunikation � siehe SAP

Bank Communication ManagementBankenstammdaten 627Bankgebühr 392, 393Bankinformationen der Geschäfts-

partner 371Basisdatum 628Batch-Input-Mappe 410, 475, 567Befehlsfeld 584, 586, 599Behördenkommunikation 568Beleg 62

Ablage 66Anzeige 75anzeigen 389buchen 75, 132Landesspezifika 450vorerfasster 448, 622, 634

Belegänderungsregel 628Belegart 65, 67, 72, 328, 330, 628Belegaufbau 63Belegaufteilung 86Belegaufteilung, Forderungs-

buchung 87Belegdatum 65Belegerfassung 72, 73Belegfluss 450Belegkopf 64Belegkopftext 65Belegnummer 62, 66, 67, 68, 72Belegposition 68, 69, 130, 132Belegprinzip 21, 34, 63, 628Belegübersicht 155, 461Belegverwaltung 63Belegwährung 76Benutzer 580, 581Benutzeroberfläche 583Benutzerstammsatz 581, 582, 591,

592Berechtigung 180Berechtigungsgruppe 562Berechtigungskonzept 580Berechtigungsverwaltung 43Berichte 591Berichtsbaum 628

643

Index

Berichtsvariante 628Besitzwechsel 414, 417, 418, 422,

424, 427akonto buchen 422buchen 417

Bestandsbuchung, periodische 306Bestandskontenbewertung 628Bestandskonto 35, 41, 45, 98Bestellung 336, 337, 339Betrag 68, 69betriebswirtschaftlicher Erfolg 39Bewegungsart 301, 327, 332,

342, 466Bewegungsartengruppe 327Bewegungsdaten 310Bewertung 302, 628Bewertung, parallele 302Bewertungsbereich 41, 301, 302,

303, 304, 305, 306, 320, 327, 499abgeleiteter 306echter 306

Bewertungslauf 520ausführen 522freigeben 522Parameter pflegen 521Selektion 522

Bewertungsparameter 304Bewertungsplan 301, 304Bezugsdatum 332Bilanz 35, 99, 445, 466Bilanz/GuV-Struktur 628Bilanzanlage 547Bilanzerstellung 514Bilanzposition 35, 309Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz

(BilMoG) 102Bilanzstichtag 100Bilanzstruktur

Aktivseite 52Passivseite 52

Bilanzversion 309Bruttoverfahren 328, 359Buchführung 33, 34Buchhaltungsbeleg 134Buchung

buchungskreisübergreifende 629manuell überprüfen 530

Buchungsdatum 65Buchungskreis 33, 36, 37, 68, 174,

301, 628

Buchungskreissegment 47Buchungskreiswährung 629Buchungsliste 483Buchungsperiode 65Buchungsperiode sperren 536Buchungsperiodenvariante 629Buchungsschlüssel 66, 68, 69, 70, 71,

72, 73, 74, 130, 132, 418, 423, 629Debitor 70Hauptbuch 71Kreditor 70

Buchungstechnik 387Buchungszeile 64Business to Business (B2B) 173Business to Consumer (B2C) 173

C

CO � siehe SAP-Controlling 33Conto pro Diverse (CpD) 125, 175Contract Accounting 173Controlling 308Controlling � siehe SAP-ControllingCO-Objekt 307Copy & Paste 78CpD-Konto 125, 175, 629Credit Manager 210Customizing 35

D

Dauerbeleg 471, 475Dauerbuchung 629Dauerbuchungsbeleg 471, 622Dauerbuchungsbeleg erfassen 472Days Sales Outstanding (DSO) 172,

204, 254Debitor 113, 171Debitorenbuchhaltung 39, 70,

171, 174Auswertung 246, 619Stammdaten 618

Debitoren-Einzelpostenliste 514Debitoren-Infosystem 253Debitorenkonto 175Debitorenrechnung 375Debitorenrechnung erfassen 375Debitorensalden 249

644

Index

DebitorenstammdatenAdressdaten 177Bankverbindung 178Filiale 180Sprache 177Verrechnung mit Kreditor 178Zahlungsbedingung 181zentrale 180zentrale Pflege 175

Debitorenstammsatzarchivieren 188sperren 186

Debitorenverzeichnis 246Debitoren-Zahlungsverhalten 251Delta-Bewertungsbereich 357Diskontierung 414, 416, 425, 426Diskontkredit 416Diskontprovision 417Diskontsatz 416, 420Diskontspesen 420Diskonttage 420Diskontwechsel 415, 416disponierte Beträge für Zahlpro-

gramm eingeben 374Dreispaltenjournal 98DSO-Analyse 254Durchschreibeverfahren 98

E

E-Bilanz 102Echtzeitverarbeitung 19, 21, 34, 35Eigenkapital 99, 445Eigenleistung 491Einbildtransaktion 72, 75Eingangsrechnung 130, 131, 132,

133, 489erfassen 156, 618simulieren 340

Eingangssteuer 562eingehende Zahlung 200Einkauf 115Einkaufsorganisation 629Einkaufsprozess 39Einspaltenjournal 96Eintrittswahrscheinlichkeit 463Einzelbelegbuchung 34Einzelposten 49Einzelwertberichtigung 513Einzelwertberichtigung, pauscha-

lierte 517

Einzelzahlung 182Electronic Bill Presentment and

Payment (EBPP) 218Electronic Data Interchange (EDI) 214elektronische Akte 221elektronische Mahnung 245elektronische Umsatzsteuer-

meldung 25elektronisches Meldewesen 567Empfängeranlage 350Enjoy-Transaktion 72, 75, 76,

133, 134Enterprise Asset Management (EAM)

308, 318Equipmentverwaltung 318Erfassungshilfe 77, 464Erfolgskonto 41, 45, 98Ergebnis- und Marktsegment-

rechnung 22Ergebnisbereich 630Ergebnisobjekt 630Ergebnisvortragskonto 574Eröffnungsbilanz 99Erweiterungspaket (EHP) 28

F

Fälligkeitsanalyse 165, 169Fast Close 445, 446Favoriten 587Favoritenliste 588Fehlbuchung 531Fehlermappe 21Fehlermeldung 599Feldhilfe 597, 598Feldhistorie 594Feldinformation, dynamische 474Feldstatus 630Feldstatusgruppe 50Fertigungsauftrag 40Festwerte 595FI-AA � siehe Anlagenbuch-

haltung 299FI-AP � siehe Kreditorenbuch-

haltung 113FI-AR � siehe Debitorenbuch-

haltung 171FI-BL � siehe Bankbuchhaltung 362FI-CA � siehe Contract

Accounting 173FI-GL � siehe Hauptbuch 33

645

Index

Filialkonto 630Financial Supply Chain Management

(FSCM) 24, 205Finanzbuchhaltung 19, 23, 33, 34,

41, 63Finanzdisposition 439Forderungsausfall 172Forderungsbewertung 446Forderungsmanagement 25, 172, 203Forfaitierung 415, 425, 426Formular SEPA_MANDATE 196Fremdkapital 99, 445Fremdwährung 134Fremdwährungsbeleg 260Fremdwährungsbewertung 624Funktionsbereich 630

G

Geldeingang 204Gemeinkostenrechnung 22General Ledger � siehe Hauptbuch

33, 39geringwertige Wirtschaftsgüter 311Geschäftsbereich 33, 37, 630Geschäftsbereichsbilanz 352Geschäftsjahresbeginn 42Geschäftsjahresende 41Geschäftsjahreswechsel 41Geschäftspartner 157Geschäftsvorfall 63Geschäftsvorfall auswählen 400gesperrte Aufträge 212Gewinn 98Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

35, 41, 466Gläubiger-Identifikationsnummer,

Aufbau 192Gliederung des Anlagevermögens 309Glossar 601Grundbuchung 96Grundsätze ordnungsgemäßer

Speicherbuchführung (GOS) 63

H

Halten Daten 590Handelsgesetzbuch (HGB) 300Handelsrecht 301

Hauptbuch 33, 35, 39, 40, 42, 156, 305, 617Auswertung 89, 96, 617Stammdaten 617

Hausbank 154, 362auswählen 363bearbeiten 363

Hauswährung 629HRPAY-Beleg 460

I

IFRS � siehe International Financial Reporting Standards 83

immaterielles Vermögen 300Indexreihe 499Information 599Infosystem aktualisieren 261Inkasso 415, 425, 426Inkassogebühr 415, 420Inkasso-Indossament 415Inkassoprovision 415Inkassowechsel 415Innenauftrag 630Insolvenz 514Instandhaltung 308Institutsnummer 185Integration 23, 34, 300, 307, 329Integration mit dem

Zahlprogramm 200Intercompany-Abstimmung 25,

537, 624International Accounting Standards

(IAS) 300, 301International Bank Account Number

(IBAN) 370International Bank Account Number

(IBAN) eingeben 373International Financial Reporting

Standards (IFRS) 83, 299, 448, 463interne Revision 442Inventarnummer 315Investitionsauftrag 309Investitionsfördermaßnahme

301, 327Investitionsmanagement (IM) 309Investitionsrahmen 39Investment-Center 39

646

Index

J

Jahresabschluss 446Journal 96, 98

Mehrspaltenjournal 98Zweispaltenjournal 97

Journalblatt 98Journaldarstellung 415Journalschreibung 35

K

Kann-Feld 590Kapital 99, 445Kassenbeleg 73Kassenbuch 397, 621

auswählen 398Verbindung zum Hauptbuch 399

Kassenbuchjournal 407Kauf einer Anlage 39Kennwörter 581Kern- und Branchentaxonomie 107Klärungsfall 218, 220

anzeigen 223Gründe 222Gutschrift 227Notizen 225Protokollfunktion 225Restposten 227Übersicht 264

kleine Nebenbuchhaltung 398Kontenbestand 63Kontenfindung 311, 315, 336, 499Kontenfindungsschlüssel 40Kontenführung 35Kontengruppe 42, 44, 176, 630Kontenpflege 43Kontenplan 33, 34, 36, 37, 301, 630Kontenplan, operativer 632Kontenplanbereich 42Kontenplansegment 43Kontenplanverzeichnis 36Kontenrahmen 98Kontenzuordnung 327Kontierung, automatische 627Kontierungsmuster 77, 78, 464, 631

anlegen 79auswählen 81Erfassungsmaske 80

Kontierungstyp A 336

Kontomahnen 235selektieren 235

Kontoart 66, 154, 328, 420, 433, 631Kontoart, erlaubte 66Kontoauszug

Automatisierung 391einlesen 387verarbeiten 373, 385Verarbeitung 621

Kontoführung 179Kontonummer 36, 68, 69, 73, 74, 130Kontonummer, alternative 50Kontosteuerung 178Kontowährung 48Kontrolle 38Konzern 631Konzernabschluss 83Konzernkontenplan 631Konzernkontonummer 45Kopfdaten, erfassen 380Korrespondenz 182, 631Kosten 40Kosten- und Leistungsrechnung 33,

34, 36Kostenart 631

primäre 40, 633sekundäre 633

Kostenbudget 39Kostenrechnung 38, 301, 306Kostenrechnungskreis 33, 36, 38Kostenstelle 39, 306, 631Kostenstellenverantwortlicher 495Kreditlimitausschöpfung 263Kreditlimitüberprüfung 205Kreditlinien überwachen 205,

263, 619Kreditmittel 414Kreditor 156Kreditorenbuchhaltung 70, 113, 114,

133, 156Auswertung 162, 618Stammdaten 617

Kreditoren-Infosystem 167Kreditorenkennung 192Kreditorenkennung festlegen 192Kreditorenkonto 131, 154Kreditorenkonto anlegen 116Kreditorenposition 131, 132,

134, 155

647

Index

Kreditorenrechnung erfassen 379Kreditorenstammdaten 115

Adressdaten 117Bankverbindung 118Berechtigungen 120Sprache 117Verrechnung mit Debitor 118

Kreditorenstammsatz 40, 631Mahnsperre 123Mahnstufe 123Mahnverfahren 123sperren 124Sperrschlüssel 122Zahlungsbedingung 121

Kreditprofil 208kritische Änderung 162Kulanztage 184, 229Kunde 174Kunde anlegen 176Kundenauftrag 99, 206Kundenauftrag anlegen 206Kundennummer 175Kurstyp 631

L

Landeskontenplan 631Landeszentralbank 419Lastschriftverfahren 174Leasingverwaltung 320Leistungsart 631Lieferant 114Lieferantenkonto 160Liquidität 362, 373Liquiditätsvorschau 438Local GAAP 357Lockbox-Bearbeitung 632Lombardkredit 415Löschvormerkung 188Luftbuchung 553

M

Mahnablauf 230Mahnabstand 184, 229Mahnabstandstage 184Mahnbestand 238Mahnbestand ändern 239

Mahnbrief 185, 231, 232, 242drucken 242Probedruck 242

Mahndatum 231, 245Mahndruck 231, 236, 242, 245Mahngebühr 244Mahnlauf 232

löschen 241Protokoll 242

Mahnprogramm 182, 229, 231Druck 244Einstieg 231Fehlerbehebung 241Grunddaten 232Sachbearbeiter 237Selektionsbedingungen 233Sperrgründe 239Zusatzprotokoll 240

Mahnrhythmus 184Mahnselektion 236Mahnsperre 183, 185

Sperrgründe 240temporäre 239

Mahnstufe 183, 185, 229, 245Mahnverfahren 182, 183, 184, 229Mahnvorschlag 183, 230, 234,

235, 236ändern 239bearbeiten 237erstellen 235Liste 235, 236Veränderungen 240

Mahnwesen 174, 632Mahnzins 244Mandant 33, 36, 174, 580, 582, 632Mandate für Kreditoren 200Mandatsverwaltung im SAP-

System 193Materialbestandskonto 40Materialbewegung 40Materialentnahme 40Materialmanagement � siehe

Materialwirtschaft 39Materialnummer 40Materials Management � siehe

Materialwirtschaft 156Materialwirtschaft 39, 71, 115, 156,

300, 329, 452Meldewesen 563Meldung 584, 598

648

Index

Meldungstyp E 599Meldungstyp I 599Meldungstyp W 599Mengenverwaltung 315Menübaum 584, 585, 587Menüpfad 617Merkposten 632Minderzahlung 376Mindestverzugstage 184Mitbuchung 98, 156Mittelherkunft 99, 445Mittelverwendung 99, 445MM � siehe Materialwirtschaft 300Modul 579Modus 583, 586, 590, 599Muss-Feld 590Musterbewertungspläne 301Musterkonto 45

N

N:1-Übernahme 90Nachbearbeitung

Bankenauswahl 388Bankgebühren 391Scheckbuchung 390Übersicht 389Verfahren 386

Nachbelastung Bilanz 632Nachholverfahren 510Nebenbuch 42, 301Nettobuchung 632neues Hauptbuch 25, 41, 82, 356Notizen 134Nummernkreis 68, 72, 328, 632Nummernvergabe 43, 200

O

Objektverantwortlicher 93Obligo 211, 337, 428offene Posten (OP) 165

bearbeiten 378OP-Bewertung 632OP-Verwaltung 452, 632

Onlineintegration 303Organisationsstruktur 300

P

parallele Rechnungslegung 83, 357, 447neues Hauptbuch 105parallele Konten 104Vorgehen bei Abbildung 103

Parameter 597Partnerbanktyp 119Partnergesellschaft 540Passiva 99, 445Pauschalwertberichtigung 517Pauschalwertberichtigung,

manuelle 517PDF anhängen 224Performance 536Periodenmethode 332Periodensteuerung 558, 625periodische Abgrenzung 470periodischer Bestandsbucher 25Personalabrechnungsbeleg 461Personenkonto 97, 113, 171, 440persönlicher Wertebereich 330Planung 33, 38Position

erfassen 409mahnen 235

PP � siehe ProduktionsplanungProbebuchung 523Production Planning � siehe

ProduktionsplanungProduktionsplanung 40Produktkostenrechnung 22Profit-Center 37, 39, 633Profit-Center-Hierarchie 90Profit-Center-Reorganisation 89

Ablauf 90Benutzerrollen 92Daten hinterlegen 94nicht abgeschlossene Geschäfts-

vorfälle 91Reorganisationsdatum 94Reorganisationsplan 93Übernahmearten 89

Prozesskosten 172

Q

Quittungsdruck 403

649

Index

R

RAPaktiv 99, 446passiv 99, 446

Rating 208Rausbuchung 484Realtime � siehe Echtzeitver-

arbeitung 19Recherche 633Rechnungsabgrenzungsposten (RAP)

99, 446Rechnungseingang 337Rechnungskreis

externer 33interner 33

Rechnungslegung, parallele 83Rechnungsprüfung 339, 633Rechnungsstellung 203Rechnungswesen 33Referenz 65Referenzbeleg 633Referenznummer 65Refinanzierung 425Reinbuchung 484Reklamation 220Remittent 413Reorganisationsmanager 93Report

RAGITT00 20RFBILA00 20RFBILA10 84SAPF124 335SAPF181 328, 359

Report Painter 468, 469, 633Restposten 157, 159Restpostenbildung 157, 160Restverteilungsverfahren 510Revisionsinformationen 462Risiko 186Rückstellung 463Rückstellungsbuchung 84Rückstellungsspiegel 466, 470

S

Sachanlage 299Sachbearbeiter 157

Buchhaltung 124, 184Mahnung 124, 184

Sachkontenbeleg 72Sachkontenbuchhaltung 34Sachkontenbuchung 71, 72, 74, 75,

97, 464Sachkontenbuchung erfassen 73Sachkontenpflege 43, 47Sachkontenposition 131Sachkontenposition erfassen 412Sachkontenschnellerfassung 633Sachkontenstammdaten 42Sachkontenstammdaten ändern 53Sachkontenstammsatz 36, 633Sachkonto 41, 133, 154, 363

ändern 53archivieren 62Einzelpostenanzeige 49Kontowährung 48pflegen 44sperren 61Verwaltung offener Posten 49, 53

saisonales Geschäft 210Saldenanzeige 570Saldenbestätigung 553Saldenüberblick 569Saldenverkehrszahlen 35Saldenverzinsung 51Saldovortrag 568, 572, 625, 633Sales and Distribution � siehe

Vertrieb 175SAP Bank Communication Manage-

ment 25, 362, 373, 383, 621SAP Biller Direct 213SAP Collections Management 265SAP Credit Management 205, 263SAP Dispute Management 264SAP Easy Access-Menü 586, 591SAP ERP 6.0

Neuerungen 24Releasewechsel 27Wartungsstrategie 31

SAP ERP Financials 23SAP ERP HCM 459SAP Interactive Forms by Adobe 196SAP NetWeaver BW 246, 437SAP R/3 83SAP RF 19SAP Smart Forms 196SAP Treasury and Risk

Management 24, 363

650

Index

SAP-Berechtigungskonzept 448SAP-Bibliothek 601SAP-Controlling 22, 24, 33, 34, 38,

40, 41, 306, 503SAP-Releases 27Scheck 407Scheck, Landesspezifika 408Scheckansicht 381Scheckbuchung 390Scheckeinreicher 407, 621Scheckeinreicherliste 410Scheckeinreicherliste bearbeiten 408Schecknachweis 442Scheckzahlung 378Schlüsselbegriff 176Schnellerfassung 75, 77schriftliches Mahnverfahren 229Schriftverkehr 114, 174Schulden 35Schuldwechsel 430, 431Schuldwechselausgang 430Schuldwechseleinlösung 430Schwarzliste 213SD � siehe Vertrieb 39Segmentbilanz 87Segmentinformation 86Selbstbeteiligung 185Self-Service 25, 215Senderanlage 350SEPA-Lastschrift 190SEPA-Lastschriftverfahren 191SEPA-Mandat konfigurieren 198SEPA-Mandat, Funktion 191SEPA-Mandatsverwaltung 190Setzen Daten 591Single Euro Payments Area (SEPA)

361, 366, 373Skontoabzug 162, 328Skontobetrag 328Solution Browser 27Sonderhauptbuchkennzeichen 71,

413, 418, 423, 431, 435, 634Sonderhauptbuchkonto 417, 427Sonderhauptbuchvorgang 71, 185,

413, 515Sonderperiode 634Sonderposten 306Sortierschlüssel 49, 180Speichern 600Sperrschlüssel 182, 183

Stammdaten 22, 41, 114, 174, 309, 362archivieren 62Credit Management 209

Statistik 33, 34Statusleiste 584, 590, 594Steuerbürokratieabbaugesetz

(SteubaG) 102Steuerkategorie 53Steuerkennzeichen 134, 634Steuerrecht 301Stichtagsbewertung 456Stornobuchung 405Stornogrund auswählen 405Summendaten 63SWIFT-Code 365, 634Symbolleiste 582, 583, 584, 589Systemkonfiguration 35, 304Systemmeldung 594Systemstatus 29

T

Tagesendverarbeitung 21Taxonomie 106Taxonomieversion 107Teilbetrag 157, 160Teilkomponente 579Teilumbuchung 352Teilzahlung 157, 160, 161Titelleiste 583T-Konten 429Toleranz 157Toleranzgrenze 157Toleranzgruppe 121, 181Transaktion

ABZON 334, 497AS01 314AS02 322AS11 325BIC 365BNL_MONI 384F.46 167F-02 73, 77, 80F110 139, 142, 383F-28 375F-43 133, 136F-58 379F-91 335

651

Index

FB01 20, 130FB02 20FB03 20, 459FB10 134, 136FB50 75, 84FB50L 84FB60 136, 378FB70 375FBCJ 407FD01 20FD02 20FD03 20FEBA_BANK_STATEMENT 388FF_5 386FF68 408FI-APAR_SEPA_CUST 198FIBHU 363FIBLFFP 381FK01 20FK02 20, 370FK03 20FK09 163FSE1_XBRL 107GRR2 468GRR3 468KS01 20KS02 20KS03 20MIRO 136OB53 574OB58_XBRL 108OBVU 199RFBILA10 467SAPF101 546SAPFGVTR 572SM30 372SM35 411TB01 130VA01 205

Transaktionscode 20, 585Transaktionswährung 634Transfervariante 350Trassant 413Tratte 413Treasury � siehe SAP Treasury and

Risk Management 24

U

überfällige Posten 256Überleitung von Löhnen und

Gehältern 459Umbuchung 350Umgliederung 545, 625Umlaufvermögen 99, 445Umrechnungskurs 64Umsatzsteuer 562, 625Umsatzsteuerkreis 565Umsatzsteuervoranmeldung 564United States Generally Accepted

Accounting Principles (US-GAAP) 299, 343, 357, 448, 463

Unterkonto 363Unternummer 310

V

Valutadatum 412Verbindlichkeit 113, 133, 153Verbindlichkeitskonto 131Verdichtung 502Verfügbarkeitsprüfung 206Verkaufsorganisation 634Verkaufsprozess 39Verkehrszahl 535Verlust 98Vermögen 35, 99, 445Vermögenssteuer 318Verrechnungskonto 335, 336Versicherung 185Versicherungssumme 185Vertrieb 175, 205Verwendungszweck 390Verzeichnis unbebuchter

Anlagen 355Verzinsung 525, 624Verzinsungskennzeichen 51Verzinsungsrhythmus 51Verzugstag 252Vierspaltenjournal 98Vorauszahlungen 153vorerfassten Beleg buchen 449Vorschlagslauf 235, 523Vorschlagsliste 235Vorschlagswert 597Vorsichtsprinzip 514Vorsteuer 634vorwärtsgerichtete Reorganisation 94

652

Index

W

Währung 64, 65Währungsanalyse 258

Kunde 259Land 259

Währungsschlüssel 53Warenausgang 39, 203Warenausgang/Rechnungsausgang 39Wareneingang 337

bewerteter 338unbewerteter 338

Wareneingang/Rechnungseingang 39Warnmeldung 599WE/RE-Konto 39WE/RE-Verrechnungskonto 133, 451,

622, 627, 635Wechsel 413, 428, 432, 635

Belegkopfdaten 418, 423bundesbankfähiger 413diskontieren 416Kopfdaten 431Schuldwechsel 430Selektionskriterien 420Sichtwechsel 414Tagwechsel 414Zeit-Sichtwechsel 414

Wechselbetrag 415, 419Wechselbuchung 418, 431Wechseldaten 424Wechseldiskont 425Wechseleinlösung 430, 435Wechselforderung 415, 417, 422,

423, 427Wechselkurseinflüsse 258Wechselkurspflege 26Wechselnehmer 413Wechselobligo 417, 425, 427, 431

Belegkopfdaten 427zurücknehmen 427

Wechselprotest 427Wechselschuld 413Wechselspesenabrechnung 431Wechselverbindlichkeit 430,

435, 436Wechselverwaltung 413Wechselverwendung 417, 425Wechselverwendung buchen 425Wechselzahlung 417, 421, 423, 430,

434, 435

Wertaufhellungsprinzip 513Wertberichtigung 513, 624Wertberichtigungskonto 40Wertberichtigungsschlüssel 518Wertefluss 39Wertminderung 40Wertstellungsdatum 412Wiederbeschaffungswert 499Window Dressing 229Working Capital 172

Z

Zahllastkonto 565Zahllauf 143, 148, 152, 383Zahlprogramm 114, 139, 142, 174,

374, 431, 635Bestimmung der Fälligkeit 142Beträge 140Druck 145Einstieg 142freie Selektionen 143Parameter 142Selektionsbedingung 143Sperrgründe 141Vorschlagsliste 147Zahlungsformular 145Zahlungsträgerprogramm 145Zusatzprotokoll 144

Zahlsperre 150Zahlung 155, 157Zahlung mit einem Schuld-

wechsel 431Zahlung zusammenführen 385Zahlungsabzug 220Zahlungsabzug klären 619Zahlungsanforderung 185Zahlungsausgang 138, 139, 154, 155,

160, 378, 431Bankdaten 154Belegkopf 153Einstiegsbild 153erfassen 153manueller 153Selektionskriterien 154

Zahlungsbedingung 68, 72, 181, 635Zahlungsbetrag 161Zahlungsdifferenz 376Zahlungseingang 138, 139, 174, 374,

418, 423

653

Index

Zahlungsmittel 414Zahlungsprozess, ausgehender 138Zahlungssperre 141, 182Zahlungsverhalten 181Zahlungsverkehr 134, 138, 178, 180,

373, 618, 621Prozesssicht 138Sicht des Rechnungswesens 138

Zahlungsvorgang, Differenz 157Zahlungsvorschlag

bearbeiten 141einplanen 146

Sachbearbeiter 148Zahlungsziel 220Zahlweg 122, 139, 140, 150, 181zentrale Sperre 187Zinsen 308, 499Zinskennzeichen 51Zinskondition 528Zugangsbuchung 329, 332Zuordnung 65Zuordnungsfeld 635Zusatzkontierung 40, 69, 72,

516, 635